Dirección de Proyectos PMI I

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Caso Práctico Clase 4: Enunciado

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© 2018 Instituto Europeo de Posgrado

®
INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
https://www.coursehero.com/file/57831358/Caso-Pr%C3%A1ctico-4-ActaConstituci%C3%B3nPYTO-NBMpdf/
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado. Su difusión,
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reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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Enunciado

Gestión de la Integración

En España, la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal

fue desarrollada para adaptar la Directiva 95/46/CE. Dicha ley tenía por objeto garantizar y proteger
en lo concerniente al tratamiento de los datos personales y derechos fundamentales de las personas

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físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

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A partir del enunciado y con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo del

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ACTA DE CONSTITUCIÓN para este proyecto.

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ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO

“Actualización del sistema existente y creación de herramientas

necesarias para la protección de datos personales y libre circulación
de datos que dé cumplimiento al Reglamento (UE) 2016/679”

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Fecha: 25/02/2020

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Tabla de contenido
Enunciado ............................................................................................................................................................................... 2
Información del Proyecto ...................................................................................................................................................... 5
Patrocinador ............................................................................................................................................................................... 5
Propósito y justificación del Proyecto ............................................................................................................................... 5
Descripción del Proyecto ...................................................................................................................................................... 5
Descripción de Entregables ................................................................................................................................................... 5
Requerimientos de alto nivel ................................................................................................................................................ 6
Objetivos ..................................................................................................................................................................................... 6
Premisas y restricciones ......................................................................................................................................................... 7
Riesgos iniciales de alto nivel ................................................................................................................................................ 7

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Cronograma de hitos principales ........................................................................................................................................ 7

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Presupuesto inicial asignado .................................................................................................................................................. 7

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Listado de interesados ............................................................................................................................................................ 8

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Requisitos de aprobación del proyecto ............................................................................................................................ 8
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Criterios de cierre o cancelación........................................................................................................................................ 8
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ......................................................................................... 8
Gerente de Proyecto .......................................................................................................................................................... 8
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Niveles de autoridad ........................................................................................................................................................... 8

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Personal y recursos asignados .............................................................................................................................................. 9

Aprobaciones ............................................................................................................................................................................. 9
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Información del Proyecto

Empresa / Organización Ingeniería & Energía S.A. – I&E

Proyecto Actualización del sistema existente y creación de
herramientas necesarias para la protección de datos
personales y libre circulación de datos que dé cumplimiento
al Reglamento (UE) 2016/679
Fecha de preparación 25 de febrero de 2020
Cliente Ingeniería & Energía S.A. – I&E
Patrocinador principal Director de PMO – I&R
Gerente de proyecto Nicole Botero Martínez

Patrocinador

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

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División (Vicepresidencia)

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Stephanie Molano Directora de la oficina PMO I&E Vicepresidencia de

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Gutiérrez de proyectos (PMO) Asuntos Regulatorios

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Propósito y justificación del Proyecto

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Con el fin de cumplir con los dictámenes de la Unión Europea establecidos en su Reglamento General
para la protección de datos 2016/679 del Parlamento Europeo y Consejo que se encuentra vigente en
toda la EU hace ya 18 meses, y que tiene como plazo máximo de implementación a nivel organizacional,
so pena de sanciones y multas, un periodo de 4 meses, contados desde hoy. Ingeniería & Energía S.A. I&E
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ejecutará bajo el patrocinio de la PMO el proyecto mediante el cual se actualizará el sistema y se crearán
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nuevas herramientas para el tratamiento de datos personales que permitan tramitar de forma ágil y
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efectiva las autorizaciones físicas y/o electrónicas de clientes y usuarios, realizar el seguimiento y permitir
el control de la circulación de datos.
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Descripción del Proyecto

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El proyecto que dará cumplimiento a la reglamentación de la Unión Europea para la protección de datos
y circulación de los mismos, consiste en adelantar en un plazo inferior a 4 meses contados a partir de la
firma de la presente acta de constitución, la actualización del sistema interno y la modernización de las
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herramientas tecnológicas de Ingeniería & Energía S.A., de tal manera que inicie su operación antes del
plazo establecido por la normatividad y se eviten las multas y sanciones expuestas en el Reglamento.
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Descripción de Entregables
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Tipo de Descripción del Entregable Responsable de Responsable de la

entregable Generación custodia y operación
Mapa de procesos Actualización del mapa de PMO Toda la Organización
actualizados procesos de la Organización
para incluir los cambios del
sistema e incluir las
herramientas implementadas
Instructivo del Guía básica de la ingeniería PMO – Oficina de Oficina de Sistema
sistema básica del sistema, entradas, Sistemas
salidas, operación,
integración, etc.

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Tipo de Descripción del Entregable Responsable de Responsable de la

entregable Generación custodia y operación
Hojas de vida de Especificaciones técnicas y PMO – Oficina de Oficina de Sistemas
las herramientas operativas de las Sistemas
herramientas adquiridas
para el proceso de
tratamiento de datos
Documentos del Todos aquellos documentos PMO PMO
Proyecto que hacen parte de la
ejecución, seguimiento,
monitoreo y cierre del
proyecto

Requerimientos de alto nivel

Por indicaciones del Reglamento UE se requiere analizar los datos que ingresan al sistema, definir que
tratamiento se le aplican y registrar dichas operaciones

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Se solicita que el consentimiento sea inequívoco, que se registre el tratamiento dado a este
consentimiento mediante manifestaciones claras hacia el interesado.

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Se debe evitar el consentimiento tácito, de esta manera el sistema debe asegurar que los

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consentimientos no sean por omisión o por incomprensión, es decir que el sistema debe ser explícito
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con las autorizaciones que se otorgan,
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EL sistema y las herramientas tecnológicas que se utilicen deben ser capaces de hacer tratamiento de
datos sensibles, toma de decisiones automatizadas, permitir la transferencia de datos de manera
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internacional y registrar cada operación que se realice al respecto

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El tratamiento de datos, así como la transferencia de los mimos, deben permitirse monitorear de forma
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transparente, inteligible, fácilmente, con lenguaje claro y conciso,

Finalmente, el sistema y las herramientas utilizadas deberán permitir identificar aquellos interesados que
requieren de aprobaciones físicas, las cuales pueden ser en forma magnética o en medios electrónicos.
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Objetivos
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Objetivo Indicador de éxito

Alcance
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Actualizar el sistema actual de tratamiento de datos personales Sistema actualizado y

y el tránsito de los mismos, además de implementar nuevas herramientas en operación
herramientas tecnológicas para el cumplimiento del Reglamento bajo criterios de la UE.
General para la protección de datos 2016/679 del Parlamento
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Europeo y Consejo
Cronograma (Tiempo)
El proyecto deberá ejecutarse en un periodo de 3 meses y 20 SPI
días, contados a partir de la firma de la presente acta de Fecha de finalización actual
constitución de proyecto
Costo
Ejecutar las acciones del proyecto para el logro del alcance, con CPI
el presupuesto establecido de 20000€ Tasa de incertidumbre
Calidad
Cumplir a satisfacción de los interesados con el alcance del Requisitos de la EU
proyecto

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Premisas y restricciones

El proyecto debe desarrollarse bajo los lineamientos establecidos por la UE para el tratamiento de datos
personales y el tránsito libre de estos en plataformas tecnológicas utilizadas a nivel internacional e
implementar el sistema de la organización con los estándares de calidad, claridad, transparencia y
legalidad.

En la organización no se cuenta con personal capacitado y especializado para la ingeniería conceptual del
diseño del sistema, que además pueda realizar pruebas de funcionamiento, análisis de operatividad y
funcionamiento, control de tecnologías y selección de herramientas adecuadas para el sistema. Con lo
anterior, el Proyecto deberá realizar las gestiones con la dirección de RRHH para la consecución del
personal que apoyará la labor de logro del alcance, quienes serán apoyados por la dirección de sistemas
de la organización.

Riesgos iniciales de alto nivel

• Desempeño en el tiempo, bajo control de avance y seguimiento al cronograma

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• Clima laborar, mala actitud de los colaboradores

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• Adquisiciones lentas o difícil consecución

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• Atrasos en los pagos de proveedores

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• Demoras en la elaboración de los instructivos y hojas de vida
• Simulacros de operación del sistema con errores de ingeniería conceptual

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Problemas de inexperiencia o falta de capacitación del personal encargado
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• Rotación de personal del proyecto
• Ambigüedades en la definición de metas
• Problemas de financiamiento del patrocinador
• Herramientas computacionales no de vanguardia para la labor
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• Hitos muy optimistas

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• Deficiencia en la entrega de los requisitos del proyecto

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• Nuevos requerimientos y que se encuentran por fuera del plazo del proyecto
• Comunicación deficiente o confusa sobre el alcance del proyecto o malas interpretaciones de
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• Baja retroalimentación entre el equipo, desviaciones en el alcance del proyecto.
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Cronograma de hitos principales

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Hito Fecha tope

Aprobación del acta de constitución 27/02/2020
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Capacitación al 100% del personal involucrado en el proyecto 20/03/2020

Aprobación de la arquitectura del sistema 15/04/2020
Aprobación de especificaciones técnicas de las herramientas 20/04/2020
Adquisición de las herramientas 30/04/2020
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Implementación del sistema con prueba piloto 15/05/2020

Aprobación final 15/06/2020

Presupuesto inicial asignado

El costo del proyecto será asumido al 100% por la PMO, el cual se eleva a 200.000€, los cuales serán
distribuidos según el plan de presupuesto y el flujo de valores

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Listado de interesados

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Jacobo Royal Accionista mayoritario Alta Gerencia Comité accionario
Presidente del Comité
María Gómez Presidenta I&E SA Presidencia Presidencia
Stephanie Molano Directora PMO Vicepresidencia de
Asuntos Regulatorios
Luis Gallardo Director Dirección Sistemas Vicepresidencia de
Tecnología e
Innovación
Sandra Loaiza Directora División financiera y Presidencia
abastecimiento
Juan Pérez Director RRHH Presidencia
Colaboradores de Empleados Dirección Sistemas Vicepresidencia de
proyecto Tecnología e
Innovación

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Colaboradores de Empleados Dirección Ingeniería Vicepresidencia de

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proyecto Tecnología e

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Innovación

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Requisitos de aprobación del proyecto

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Requerimiento Aprobador Firma y fecha
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Ingeniería conceptual Luis Gallardo
Adquisición de herramientas Sandra Laoiza
Montaje y prueba de sistemas Nicole Botero
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Criterios de cierre o cancelación

Finalización del alcance del proyecto.

Cambios en la reglamentación de la UE para la protección de datos
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Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto
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Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Nicole Botero Directora de Dirección de Sistemas Vicepresidencia de
Martínez Proyecto Tecnología e
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Innovación

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing) Alta
Gestión de presupuesto y de sus variaciones Alta
Decisiones técnicas Medias
Resolución de conflictos Alta
Ruta de escalamiento y limitaciones de Alta

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autoridad

Personal y recursos asignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Colaboradores asignados al proyecto Dirección de Sistemas Vicepresidencia de
Tecnología e
Innovación
Personal especializado en arquitectura Dirección de Sistemas Vicepresidencia de
informática Tecnología e
Innovación
Asignado para gestión de abastecimiento Dirección financiera Presidencia
Asignado para la gestión de personal Dirección de RRHH Presidencia

Aprobaciones

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Patrocinador Fecha Firma

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Stephanie Molano 27/02/2020

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