PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

Elaborado por:
ELABORACIÓN Y CONTROL DE Revisado por: Aprobado por:
Nombre y Cargo:
MAIRA MENDOZA
DOCUMENTOS Nombre y Cargo:
LUIS CAMARGO
Nombre y Cargo:
LUIS CAMARGO
COORDINADOR SIG GERENTE DE PROYECTOS GERENTE GENERAL
Firma: MAIRA MENDOZA Firma: LUIS CAMARGO Firma: LUIS CAMARGO

Fecha de Revisión Revisión Nº Modificación Observaciones Firma

19/11/2021 1 Creación MAIRA
MENDOZA

Contenido
1. OBJETIVO........................................................................................................................................3
2. ALCANCE........................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.................................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES......................................................................................................................4

Página 1 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

5. DESARROLLO..................................................................................................................................4
5.1. Elaboración y modificación de documentos............................................................................4
5.1.1. Identificación y evaluación de la necesidad de crear o modificar un documento............4
5.1.2. Elaboración de un documento nuevo...............................................................................4
5.2. Revisión del documento..........................................................................................................5
5.3. Aprobación del documento.....................................................................................................6
5.4. Disposición de documentos.....................................................................................................6
5.5. Eliminación de documentos....................................................................................................6
5.6. Tratamiento de documentos externos....................................................................................7
6. REGISTROS ASOCIADOS..................................................................................................................7
7. REFERENCIAS..................................................................................................................................7
8. CONTROL DE CAMBIOS..................................................................................................................7
9. ANEXOS..........................................................................................................................................7

1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para la elaboración y control de documentos generado por el
Sistema Integrado de Gestión, a fin de asegurar la disponibilidad y la protección de la
información; respecto a la elaboración, identificación, revisión, aprobación, distribución y
actualización de los documentos correspondientes a los diversos procesos de la organización.

Página 2 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros del SIG.

3. DEFINICIONES

● Lista Maestra: Registro que contiene toda la documentación y datos vigentes de los
documentos, tanto de origen interno como externo, del Sistema Integrado de Gestión.
● Copia No Controlada: Copia impresa o almacenada en electrónico por el usuario y que es
válida sólo para fines de consulta.
● Copia Controlada: Copia en físico autorizada que lleva como distintivo un sello que indica
“Copia Controlada”. Estas copias son distribuidas a personal que no cuenta con acceso al
portal o personal que requiera dichas copias para fines específicos tales como auditorías,
homologaciones, etc.
● Documento Interno: Es toda la documentación que ha sido desarrollada por Megatecsa y
que pertenece al SIG. Esta información se encuentra en papel y en archivo digital.
● Documento Externo: Documento que es generado fuera del Sistema Integrado de Gestión
de Megatecsa que debe ser controlado porque su aplicación tiene incidencia en la calidad,
en la seguridad, en la salud o el medio ambiente.
● Documento Obsoleto: Documento que no es válido para ser utilizado en ningún proceso
del Sistema Integrado de Gestión, debido a que se han generado nuevas versiones. Está
identificado con el sello “Documento Obsoleto”, en caso se almacena en versión física, en
digital se almacena en la carpeta de documentos obsoletos.

4. RESPONSABILIDADES
● Coordinador SIG

Página 3 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

5. DESARROLLO
5.1. Elaboración y modificación de documentos
5.1.1. Identificación y evaluación de la necesidad de crear o modificar un
documento
Todo personal de Megatecsa puede, en cualquier momento, sugerir la elaboración o
modificación de un documento interno, mediante comunicación con el responsable
del proceso quien determina si es que la elaboración o modificación da a lugar.
La elaboración o modificación de documentos se realiza en caso se presenten
modificaciones en los procesos o en caso se considerase necesario para mejorar la
eficacia del proceso.
Antes de realizar los cambios a la documentación, el personal que propone dichos
cambios tendrá en cuenta los siguientes criterios:
● ¿El proceso o actividad a documentar influye en el SIG?
● ¿El proceso o actividad no está suficientemente incluida en otro documento?
● ¿Existe algún riesgo o impacto potencial para la seguridad, salud y
medioambiente que no esté suficientemente controlado?
● ¿El control de dicho riesgo o impacto no está suficientemente incluido en otro
documento?
● ¿La propuesta simplifica o mejora el método anterior?
5.1.2. Elaboración de un documento nuevo
El responsable del proceso solicita al soporte del Coordinador SIG. Juntos, empiezan
a elaborar la documentación interna, siguiendo las estructuras establecidas en el
Anexo 01.
Se debe respetar ciertos parámetros, como la fuente de letra (Arial), el tamaño (10),
el interlineado (1.15) y el espaciado (0; 0). Además de mantener la buena ortografía
y redacción.
Terminada la redacción del documento, el responsable del proceso debe solicitar
código de documento al Coordinador SIG, quien asignará código según la Tabla de
Codificación de Documentos:

Página 4 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

Proceso Documento Correlativo

Gestión Estratégica GE Manual M 01

Gestión de Mejora Continua MC Política P 02

Comercial CO Procedimiento PR 03

Coordinación Técnica CT Plan PL 04

Supervisión de Proyectos SP Estándar E 05

Ejecución de Proyectos EP Instructivo I 06

Servicio Post-Venta PV Programa PG 07

Procura y Servicios Generales PS Formato F 08

Recursos Humanos RH - - 09

Seguridad SE - - 10

Cuando los documentos requieran establecer formatos para la elaboración de

registros, dichos formatos deberán mantenerse independientes al documento que
los genera, y no formarán parte de los anexos del mismo.
De tratarse de documentos que son elaborados de acuerdo a estándares propios del
cliente y son elaborados a solicitud del mismo, este, será tratado como documento
externo.
5.2. Revisión del documento
El responsable de la elaboración o modificación del documento coordina su revisión con el
personal involucrado en el proceso.
De encontrarse observaciones al documento, se coordinará con el responsable del proceso
para realizar las modificaciones que se consideren necesarias. De no existir observaciones,
el documento es enviado vía correo electrónico al responsable del proceso con copia al
Coordinador SIG para su aprobación.

Página 5 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

Se sugiere que todos los documentos sean revisados cada año, y sean modificados en caso
cambie la legislación aplicable, los procesos, y/o requisitos de los clientes.
5.3. Aprobación del documento
Una vez revisado el documento, el responsable de la elaboración o modificación del
documento envía a su supervisión directa con copia al Coordinador SIG vía correo
electrónico las modificaciones para la aprobación del documento.
La aprobación de los documentos debe ser evidenciada con la firma del Gerente General
en el documento original impreso, y será archivado y almacenado por el Coordinador SIG.
5.4. Disposición de documentos
Todo documento interno (y externo requerido) aprobado se encuentra almacenado en la
nube Drive denominado “Documentación del SIG Megatecsa SAC”. Son guardados en 2
carpetas: en una las versiones modificables (Word, Excel) y en otra las versiones de
impresión/visualización (Pdf). En la carpeta de modificables, se organizan según el tipo de
documento, y en la de visualización, según proceso.
Se almacenan también las versiones obsoletas de cada uno.
La carpeta de documentos en Pdf es compartida a todo el personal, y se indica en pie de
página como Copia No Controlada.
Si se requiere capacitar y entregar documentación a colaboradores propios y/o terceros,
se envía a imprimir varias copias con sello de Copia Controlada, y se llena y firma cada
trabajador el formato de Constancia de Entrega de Documentos (MC-F-02).
5.5. Eliminación de documentos
El responsable del proceso comunica mediante un correo electrónico al Coordinador SIG la
eliminación del documento.
El Gerente General da conformidad a la eliminación del documento mediante correo
electrónico para que el Coordinador SIG proceda a retirar los documentos físicos y
virtuales.
La eliminación del documento se realiza mediante un correo electrónico informativo al
personal de todas las áreas involucradas en el proceso.

Página 6 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

Todos los cambios realizados a los documentos internos conllevan a la actualización de la

Lista Maestra de Control Documentario (MC-F-01).
5.6. Tratamiento de documentos externos
Si el Cliente lo solicita, o inclusive proveedores, se incluirán los documentos de terceros
dentro del SIG, registrándose también en la Lista Maestra (MC-F-01).

6. REGISTROS ASOCIADOS
Tiempo de Responsable de
Código Nombre
almacenamiento control

Lista Maestra de Control

MC-F-01 Permanente Coordinador SIG
Documentario

Constancia de Entrega de
MC-F-02 2 años Coordinador SIG
Documentos

7. REFERENCIAS
No aplica.

8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de Revisión Revisión Nº Modificación Observaciones Firma
XX/XX/XXXX XX XXXXXX

9. ANEXOS
Anexo 01: Estructuras de documentos internos de Megatecsa.
Procedimientos:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsables
5. Desarrollo
6. Registros asociados
7. Referencias
8. Control de cambios
9. Anexos

Página 7 de 8
 PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS MC-F-001

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: 01

Fecha:
19-11-2021
COORDINADOR SIG GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL
Páginas:
8

Estándares: (en base al anexo 09 del D.S. 024-2016-EM)

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Referencias legales y otras normas
5. Responsables
6. Desarrollo
7. Especificaciones de estándar
8. Control de cambios
Instructivos:
1. Objetivo
2. Responsables
3. Instrucciones
4. Control de cambios
Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro: (en base al anexo 10 del D.S. 024-2016-EM)
1. Objetivo
2. Personal
3. Equipos de Protección Personal
4. Equipos / Herramientas / Materiales
5. Procedimiento
6. Restricciones
7. Control de Cambios

Página 8 de 8