EJEMPLO-SIG-P-001

PROCEDIMIENTO Versión: 01
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
04/07/2022

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Elaborado por: Aprobado por:

Encargado SIG Gerencia General

Firma: Firma:

Fecha:27/06/2022 Fecha:04/07/2022

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PROCEDIMIENTO Versión: 01
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
04/07/2022

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para gestionar y controlar eficazmente la información documentada de
Sistemas Integrado de Gestión, así mismo asegurarse de:
- La identificación y descripción (por ejemplo: título, fecha, autor o número de referencia)
- El formato (por ejemplo: idioma, medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico).
- La revisión y conveniencia con respecto a la adecuación
- Esté disponible y ser idónea para su uso, donde y cuando se necesite
- Esté protegido adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado o
pérdida de integridad.
- Distribución, acceso, recuperación y uso
- Almacenamiento y preservación
- Control de cambios
- Conservación y disposición

2. ALCANCE
Aplica a toda la información documentada que pertenece a Sistemas de Gestión de la Calidad ADAMS
SECURITY SERVICE S.A.C.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

DEFINICIONES
3.1. Información: Datos que poseen significado
3.2. Documento: Información y el medio en que está contenida
3.3. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar, mantener, y
el medio que la contiene.
3.4. Especificación: Documentos que establece requisitos.
3.5. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas.
4. RESPONSABILIDAD
4.1. Encargado SIG: Llevar el control de toda la información documentada del SIG.
5. REFERENCIAS
5.1. Norma Internacional ISO 9001:2015. Requisito 7.5

6. POLÍTICAS
6.1. Los elementos del encabezado para los registros serán: Logo, Nombre del Documento, Código,
Versión y fecha de aprobación.
6.2. Todos los documentos del SIG iniciarán con la Versión: 01
6.3. En caso el cliente lo requiera se utilizarán los documentos designados por ellos

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6.4. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse

contra modificaciones no intencionadas.

7. DESPLIEGUE
7.1. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE INFORMACION DOCUMENTADA
7.1.1. Cuando el Dueño de Proceso crea conveniente la revisión, actualización o
elaboración de una información documentada, este realizará los cambios pertinentes
o se designará a un responsable para la actualización o elaboración. Una vez
concluido lo remite al Dueño de Proceso o Responsable de Aprobación para su VB.
7.1.2. Los responsables de las firmas de revisión y aprobación se indican en el Cuadro 1.
7.1.3. El jefe de Procesos realizará el registro del ingreso de información documentada en
ADAMSSP-SIG-F-004 Lista Maestra Documentos Internos.

Cuadro 1. Revisión y Aprobación

ELABORACIÒN
DOCUMENTO Y REVISIÓN APROBACIÓN
ACTUALIZACIÒN
DP Encargado
Procedimientos GG
SIG
DP Encargado
Cartillas GG
SIG
DP Encargado
Instructivos GG
SIG
DP Encargado
Formatos GG
SIG
DP Encargado
Funciones GG
SIG
DP Encargado
Manuales GG
SIG
DP Encargado
Reglamentos GG
SIG

Nota:
DP: Dueño de proceso
GG: Gerencia General

7.2. IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

La Información Documentada Interna del Sistema de Gestión, tienen en el encabezado una identificación
única donde se especifica sus elementos: Logo de la empresa, Nombre del documento, Código,
versión y fecha de aprobación.
Modelo de Encabezado
o
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o Donde:
PP-YY-A-NNN
PP: Nombre de la empresa “ADAMS”
YY: Siglas del proceso al que pertenece
A: Tipo de documento
NNN: Numeración correlativa

Nota 3: En caso de cambio de logo de la empresa y/o nombre de la información documentada,

no amerita cambio de versión debido a que no altera al contenido y/o cuerpo del documento.
Las siglas del proceso se encuentran detalladas en el cuadro 2.

Cuadro 2. Siglas de Identificación de los Procesos

SIGLA DE
PROCESOS
IDENTIFICACIÓN
Gestión Estratégica GE
Sistema Integrado de Gestión SIG

Gestión Operaciones GO

Gestión de Marketing y Ventas MKV

Gestión de Recursos Humanos RH
Gestión Contable GC
Gestión Tecnologías de Información TI
Gestión Mantenimiento GMAT
Gestión Logística y Almacén GLAL
Seguridad y Salud en el Trabajo SST

El tipo de información documentada del Sistema de gestión y sus iniciales se encuentran detallados en
el Cuadro 3.
Cuadro 3. Tipo de Documento y Siglas
Documento Inicial Documento Inicial
Cartilla C Instructivo I
Reglamentos R Procedimiento P
Formato F Manuales M

Los documentos definidos en el Cuadro 3 tendrán una estructura el cual se define en el Cuadro 4. Cuadro
4.
Elemento P I C R F
Encabezado SI SI OP OP SI
Objetivo SÍ OP NO SÍ NO
Alcance SÍ OP NO NO NO
Definiciones y/o Abreviaturas OP OP NO NO NO
Responsabilidad SÍ OP OP NO NO
Referencias SÍ OP NO NO NO
Políticas SÍ OP NO NO NO
Despliegue SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ
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Información Documentada
SÍ OP NO NO NO
Asociada
Historial de Documentos SÍ SÍ NO NO NO
Anexos OP OP NO NO NO

Dónde: SI: Elemento obligatorio NO: Elemento no aplicable OP: Elemento opcional
⮚ Objetivo: Elemento de la estructura del documento que define lo que se pretende
alcanzar con la formulación de éste.
⮚ Alcance: Elemento de la estructura del documento que indica, los procesos, recursos o
productos sobre los que se aplica el documento.
⮚ Definiciones y/o Abreviaturas: Elemento de la estructura del documento que facilita la
comprensión de términos empleados en el documento.
⮚ Responsabilidad: Elemento de la estructura del documento que señala el (los) puesto(s)
responsables de la eficaz aplicación del documento.
⮚ Referencias: Indica los documentos asociados al presente procedimiento.
⮚ Políticas: Elemento de la estructura del documento que señala los lineamientos y reglas
que complementan la descripción del documento y que son necesarios para su aplicación.
⮚ Despliegue: Elemento de la estructura del documento que detalla la descripción de
actividades en forma secuencial, los responsables y los registros generados o utilizados
en él.
⮚ Información Documentada Asociada: Elemento de la estructura del documento que
indica un resumen de los registros y documentos que evidencian el cumplimiento del
procedimiento.
⮚ Historial de Documentos: Indica los cambios realizados y/o actualizaciones en los
documentos. En el caso de ser versión 01 en el campo historial de documentos se dejará
en blanco.
⮚ Anexos: Elemento de la estructura del documento que incluye cualquier otro tipo de
información que se considere relevante para la descripción del documento se describe si
aplica.

7.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS EN LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA INTERNA

7.3.1. Toda la información documentada iniciará con la Versión: 01.
7.3.2. Los cambios (entre una versión y otra) que se realicen en la información documentada,
se identificarán en el mismo documento, en el elemento HISTORIAL DE CAMBIOS solo
para el caso de la información documentada tipo: Procedimientos, instructivos; para el
caso de formatos y cartillas se actualizará la versión en la lista maestra de información
documentada y en el mismo documento.

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7.4. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA OBSOLETA

7.4.1. Cuando se actualice un documento, el encargado SIG en coordinación con el dueño de
proceso almacena el documento en la carpeta de “Obsoletos”

7.5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA EXTERNA

Los documentos externos son incluidos en el formato ADAMS-SIG-F-005 Lista Maestra de
Documentos Externos los cuales son identificados y conservados por los procesos
responsables.

7.6. ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN

DOCUMENTADA
La información documentada está almacenada en carpetas (digital), files (físico) o cualquier otro medio
que garantice su preservación, fácil recuperación. La clasificación y ubicación de
almacenamiento son determinadas por los Dueños de Procesos de manera que estos puedan
ser ubicados fácilmente; ello se evidenciará en el registro “Lista Maestra de Información
Documentada”.
En caso de almacenamiento en Files se han definido los colores del file por procesos.

PROCESO COLOR DE FILE

Gestión Estratégica Celeste
Planificación del SIG Azul
Gestión de Recursos Humanos Anaranjado
Gestión de Marketing y Ventas Plomo
Gestión de Operaciones Morado
Mantenimiento Marrón
Gestión Logística y Almacén Amarrillo
TI Negro
Gestión Contable Y Legal Rojo
SST Verde

7.7. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.7.1. La información documentada en papel, se mantiene en lugares limpios y en condiciones
apropiadas que no ocasionen el deterioro del archivo, esto es, libre de polvo y humedad.
7.7.2. Se cuenta con extintores de fuego en lugares apropiados, para salvaguardar la
información en papel y electrónico.
7.7.3. Para proteger la información en digital cada usuario contará con contraseñas para
acceder a la Computadora del cual está a cargo. Las contraseñas se cambiarán cuando
se realice el cambio de usuario.
7.7.4. El resguardo de la información (back up) se realizará con una frecuencia semestral o
cuando el Gerente lo requiera y se guardará en un disco duro externo y/o cualquier otro
medio extraíble.
7.8. ACCESO, RECUPERACIÓN Y USO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
La información documentada en físico y/o digital son clasificados por los responsables de su
custodia y ubicados en lugares accesibles al personal que lo requiera para el desarrollo de sus
tareas, permitiendo su fácil y oportuna recuperación y acceso, esto se describe en el registro
“Lista Maestra de Información Documentada”.

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7.9. RETENCIÓN y DISPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

El tiempo de retención es definido por la organización en el registro “Lista Maestra de información
documentada.”

La organización define, en el registro “Lista Maestra de Información Documentada”, la

disposición final una vez acabado el tiempo de retención; así mismo la información documentada
físico se conserva en files y en digital en PC.

8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA

Código Nombre
ADAMSSP-SIG-F-004 Lista Maestra Documentos Internos
ADAMSSP-SIG-F-005 Lista Maestra de Documentos Externos
ADAMSSP-SIG-F-006 Lista de Información Documentada Controlada

9. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Cambio

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