CAPITULO IV

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO

Estudiamos las etapas del ciclo de un proyecto, cada una de estas etapas requiere una
forma de organizar sus actividades. Conocemos muchos ejemplos en el mundo donde los
proyectos no han cumplido todo su ciclo; conocemos sobre hospitales que no cumplieron
sus objetivos porque no se previó su costo de operación, carreteras que no
descongestionan el flujo vehicular que cada día crece más, proyectos que demoran su
operación muchos años después de lo previsto y que obviamente aumentan su costo,
muchas veces lo multiplican.
Son muchos los ejemplos y no es fácil señalar en qué etapa se falló, pero si podemos estar
seguros que en algún momento se presentaron decisiones administrativas inadecuadas o
equivocadas. Esto nos indica que en la formulación y evaluación de proyectos se deben
buscar los caminos organizativos que garanticen el cumplimiento de los objetivos de cada
una de las actividades, señalando responsabilidades.
El documento desde la etapa de formulación debe proponer una “solución institucional”
adecuada a los objetivos y una estructura orgánica para cada una de las etapas. La
solución institucional está encaminada a crear un ente jurídico (empresa) que represente
adecuadamente los intereses de los gestores del proyecto, ya sean personas naturales,
empresas de economía privada, del sector público, empresas solidarias, o mixtas.
Una vez identificada la solución institucional adecuada, si es una empresa nueva se debe
trabajar en torno a la cronología de su constitución, determinando:

 Su razón social
 Sus objetivos y su naturaleza legal
 Las actividades para el cumplimiento
 Los beneficiarios del proyecto
 Su forma de organización, (administración, dirección, representación legal)
 Composición patrimonial (socios, inversionistas)
 Domicilio
 Duración
Si es una empresa antigua, se debe establecer la relación del proyecto con sus
dependencias.
 Identificación de actividades y tareas
 Agrupar actividades y tareas similares
 Determinar requerimientos de personal
 Realizar actividades administrativas, su dependencia, su responsabilidad, e
intercomunicación
 Diseñar un organigrama.
 ESTRUCTURA Y ORGANIZACION
En primera instancia la estructura depende del tamaño de la empresa o del proyecto que
se ejecute. Grande, Mediano o Pequeño. También la organización o estructura se puede
hacer funcional, por productos, territorial o por clientes.
FUNCIONAL: Consiste en reagrupar las actividades comunes en bloques o unidades; un
ejemplo sería la organización por departamentos, como departamento de producción,
departamento de ventas, departamento financiero, departamento de planeación, de
relaciones industriales, etc.
Lo importante es mantener la integración de los departamentos para lograr objetivos
como un todo.
POR PRODUCTOS: Cuando se produce en varias líneas o productos con demandas
amplias, se organiza de esta manera para optimizar la utilización de los recursos, se debe
tener cuidado con la duplicación de funciones y servicios.
TERRITORIAL: Se presenta cuando los proyectos o las empresas cubren áreas geográficas
demasiado extensas, con este sistema de organización se facilita el acceso a los productos
o servicios, al transporte, a las comunicaciones, al almacenaje.
POR CLIENTES: Determina como producir un bien o proveer un servicio para cumplir con
los requerimientos de los clientes, este sistema trae efectos en la cantidad de producción,
en los costos y en la calidad; conlleva un alto grado de especialización.
FUNCIONES PARA PROPUESTA DE INVERSION
Para clarificar los aspectos administrativos de un proyecto, se presentan con algún grado
de detalle las diferentes funciones para una propuesta de inversión:
A.- FUNCION DE PRODUCCION
B.- FUNCION FINANCIERA
C.- FUNCION DE RECURSOS HUMANOS
D.- FUNCION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
E.- FUNCION DE MERCADEO
F.- FUNCION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO
A.- FUNCION DE PRODUCCION
La ingeniería del proyecto busca identificar una función de producción que optimice la
utilización de los recursos, dentro de la función de producción podemos identificar
diferentes fases.
1.- PLANIFICACION: Antecede a la producción y consta de las siguientes etapas:
a) Ingeniería del producto que consiste en el diseño del producto o del servicio
b) Determinación de procesos técnicos, corresponde al conjunto de actividades
secuenciales que permiten transformar los insumos
c) Planificación de materiales y servicios, es el arreglo en tiempo y lugar de equipos y
maquinaria, suministros, herramientas, servicios, contratos
d) Programación que corresponde a órdenes de producción y sus tiempos
e) Costos, su cuantificación identificación y clasificación
2.- MATERIALES Y SERVICIOS: Comprende todas las acciones encaminadas a la
adquisición y manejo de materiales:
a) Compras, incluye solicitud, estudio de cotizaciones, control y verificación de
suministros, elaboración de listas de proveedores, elaboración de listas de precios,
entrega al almacén
b) Almacenamiento; recibir y responsabilizarse de los materiales y suministros, organizar
registros, hacer inventarios, informar
3.- CONTROL DE CALIDAD: comprende todas las acciones encaminadas a confrontar lo
que el usuario está acostumbrado a recibir, lo que se está produciendo, se hace mediante
pruebas objetivas y subjetivas
4.- MANTENIMIENTO: Es el proceso de prevención de fallas y conservación de maquinaria y
equipo

5.- SEGURIDAD INDUSTRIAL: Función encaminada a la prevención de accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales y adelanta entre otras las siguientes actividades;

a) Estudiar métodos encaminados a disminuir o eliminar riesgos de accidentes

b) Diseño de equipos y procedimientos para la eliminación y disposición de desechos

c) Elaborar procedimientos para el manejo de materiales peligrosos

e) Diseño de dispositivos de seguridad, salidas de emergencias

f) Dotación de servicios de enfermería y primeros auxilios

B.- FUNCION FINANCIERA

Incluye las acciones encaminadas a determinar el nivel de recursos, su distribución, su localización

y comprende:

1.- Contabilidad y análisis financiero

2.- Inversiones, capital de trabajo, capital fijo, capital diferido

3.- Fuentes de financiamiento, créditos, cartera

4.- Presupuestos, planear y programar costos de instalación y de operación

5.- Costos

C.- FUNCION DE RECURSOS HUMANOS

Es el conjunto de políticas, reglamentos, normas, procedimientos que se utilizan para el manejo de

los empleados

1.- VINCULACION: Procedimientos para identificación localización y obtención del personal a

través de: a) Reclutamiento, atrae potenciales empleados para los diferentes cargos

b) Selección, escoge los aspirantes más aptos para cada cargo

c) Contratación, vincular formalmente a la empresa o al proyecto a trves de un contrato de

trabajo o de un nombramiento

d) Inducción, informar al empleado nuevo sobre las políticas, los reglamentos, los procedimientos
para lograr objetivos de la organización

e) Registro, actualizar la información de los empleados, organizar estadísticas, expedir certificados

2.- DESARROLLO: Por medio del cual se busca el mejor desempeño del empleado en el cargo,
incluye la capacitación, el adiestramiento, la promoción y la valoración de méritos

3.- BIENESTAR SOCIAL: Diseño y ejecución de políticas para satisfacer necesidades propias de los
empleados, incluye programas de salud, educación, recreación, vivienda

D.- FUNCION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Encaminada a buscar la armonía y coordinación entre las diferentes funciones, comprende;

planeación, organización, dirección, coordinación y control

E.- FUNCION DE MERCADEO

Desde la producción hasta el usuario final se debe hacer investigación de mercado, estudio del
producto, publicidad, ventas

F.- FUNCION DE INVESTIGACION Y DESARROLLO

Es una de las funciones más descuidadas en las organizaciones y es la que debe propender por el
desarrollo institucional, para garantizar la participación del proyecto o empresa en los mercados
futuros, las empresas modernas basan su competitividad en las nuevas tecnologías a través de
procesos de investigación.

FACTORES ADMINISTRATIVOS

Los factores administrativos que se deben analizar durante la formulación de un proyecto son:
1.- La participación de unidades externas al proyecto como: a) Relaciones operativas con
proveedores y clientes

b) Participación de entidades para las auditorías, contratistas de obra, agencias de publicidad,

agencias financieras, empresas de distribución, empresas consultoras.

2.- Tamaño de la estructura organizativa

3.- Tecnología administrativa

4.- Complejidad de las tareas administrativas

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Un proyecto de inversión puede requerir de la aplicación de diversos procedimientos

administrativos como: Contables, computacionales, auditorías, interventorías, legales.

Antes se acostumbraba a expresar los costos de estos procedimientos administrativos como un

porcentaje fijo del costo total del proyecto. Este sistema hoy perdió toda vigencia, lo que se debe
hacer es definir las diferentes opciones de los procedimientos administrativos del proyecto,
simular un funcionamiento con cada una de dichas opciones, para identificar su incidencia sobre
los demás aspectos como tamaño, localización, ingeniería, costos financiera. Al final se escoge el
procedimiento administrativo que proporcione las mejores ventajas financieras al proyecto como
un todo.

Podemos presentar una lista de ejemplos de opciones de procedimientos administrativos que

pueden ser elaborados y ejecutados directamente por la organización dueña del proyecto, o que
deban encargarse a compañías externas consultoras, empresas de construcción o de interventoría:

 Estudios técnicos detallados, construcción de obras, interventorías

 Instalación de equipos, ensayos, pruebas
 Publicidad para venta del bien o servicio
 Distribución del bien o servicio
 Aspectos legales durante la ejecución del proyecto y posteriores
 Aplicación de sistemas
 Almacenamiento e inventarios

El análisis de estos y otros aspectos es crucial porque permiten a los formuladores de los
proyectos conocer lo que cuesta una y otra opción y definir lo más conveniente.

MODALIDADES DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS

Las modalidades de estructuras administrativas son las diversas combinaciones estables de la

división de funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan
mediante los denominados organigramas, llamados también cartas de organización, consisten en
cuadros cada uno de los cuales representa un cargo o puesto unidos mediante líneas que
representan los canales de autoridad y responsabilidad.

CAPITULO V
 ASPECTOS LEGALES Y JURIDICOS

Toda organización social posee un andamiaje jurídico que regula los derechos, deberes y las
relaciones entre sus miembros.

En nuestro país el contexto jurídico parte desde la Constitución Política, las leyes, los decretos, las
ordenanzas, los acuerdos y llega hasta los reglamentos y las resoluciones.

Desde el estudio de mercado incursionamos en los conceptos de demanda, oferta, precio y el

origen del precio, puede estar cifrado en la dinámica propia de las fuerzas del mercado o en la
estructura de costos, sin embargo, en algunas oportunidades, la intervención de las autoridades,
determinan valores diferentes a través de mecanismos de control.

En el estudio técnico podemos encontrar que algunos procesos obligan a la utilización de equipo y
maquinaría o de partes que no se fabrican en el país, debemos entonces conocer la legislación con
respecto a las importaciones, tasas de cambio, derechos de aduanas.

Existen varias formas utilizadas en la organización empresarial tanto pública como privada; la
agrupación de personas con el objeto de adelantar labores mancomunadas ya sea con fines de
lucro, o no, se llaman sociedades. La sociedad es un contrato por el cual dos o más personas
estipulan colocar un capital u otros bienes en común, con el objeto de repartir entre sí las
ganancias o pérdidas que resulten.

La sociedad puede ser civil o mercantil.

Las sociedades comerciales o mercantiles se pueden clasificar de la siguiente forma:

1.- SOCIEDAD COLECTIVA: Los socios administran por si o por un mandatario elegido de común
acuerdo y todos los socios responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones.

2.- SOCIEDAD EN COMANDITA: Cuando uno o más de los socios se obligan solamente hasta la
concurrencia de lo que hubieran aportado a la sociedad. Es decir, uno o más de los socios se
comprometen solidaria e ilimitadamente en su responsabilidad y uno o varios se comprometen
solamente hasta el monto de sus aportes. Los primeros se llaman socios gestores o colectivos y
los segundos se denominan socios comanditarios.

3.- SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA: En este tipo de sociedad todos los socios
responden hasta el monto de sus acciones. El capital social que está representado por cuotas de
igual valor debe ser pagado totalmente al integrarse la compañía. No puede tener menos de dos o
más de 25 socios.

4.- SOCIEDAD ANONIMA: Se forma con la reunión de un fondo social aportado por accionistas
que responden hasta el monto de sus aportes, debe funcionar con un mínimo de cinco accionistas.
El capital social se divide en títulos de igual valor y negociables.

Capital autorizado es la cifra máxima a la cual pueden llegar los asociados, debe estar estipulada
en la escritura de constitución de la sociedad.

Capital suscrito es la porción del capital autorizado que los accionistas a través de un contrato se
obligan a pagar.
Capital pagado es la parte de capital suscrito que efectivamente ha sido cubierto por los
accionistas.

5.- SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA: Tiene aportes de capital público o estatal y de capital
privado, se comportan de acuerdo con el porcentaje de aportes; si el estado aporta el 90% o más
tiene tratamiento de empresa industrial y/o comercial del estado; en caso contrario se comporta
como sociedad privada.

Se manejan con el monto de capital, el estado tiene 90% o mas se llaman empresas o industrais
comerciales del estado y se trabajan con el derecho publico.

6.- SOCIEDADES EXTRANGERAS: Como su nombre lo indica se conforman con capital extranjero y
se constituyen de acuerdo con el ordenamiento jurídico del otro país. Si requiere tener negocios
permanentes en Colombia debe establecer una sucursal cumpliendo con varios requisitos legales y
estar sujetas a controles.

Cuando hay capital del exterior, se conforman como empresas extranjeras, tienen que constitur
agencias

7.- EMPRESAS DE ECONOMIA SOLIDARIA: Buscan lograr metas conjuntas, mediante el consumo,
el ahorro, o la inversión de grupos con propósitos comunes. Esta dio origen a las formas
cooperativas, de las cuales tenemos muchos ejemplos que han incursionado en el sector de la
construcción.

Cooperativas donde reúnen capitales (conjunto ahorro)

8.- SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS SAS: Reemplazan a las sociedades unipersonales, la
Ley 1258 de 2008 en su artículo 46 estableció que a partir del 5 de junio de 2009 no pueden existir
sociedades unipersonales y se deben convertir en sociedades por acciones simplificadas,
estableciendo los requisitos.

CONTRATACION

Debido a la cantidad de actividades que se presentan con respecto a la formulación, ejecución y

evaluación de los proyectos, en algunas oportunidades se precisa del concurso de ciertas personas
o empresas especializadas, recurriendo a la contratación.

MODALIDADES DE CONTRATOS UTILIZADOS EN LOS PROYECTOS:

1.- CONTRATO “LLAVE EN MANO”: Consiste en que la empresa dueña del proyecto le entrega a
una compañía especializada la ejecución total del mismo, para que lo regrese ejecutado y
operando en condiciones normales por un valor previamente acordado. Tiene la desventaja que la
compañía propietaria del proyecto no participa en la toma de decisiones y pierde la oportunidad
de capacitar a su propio personal, en muchas ocasiones después de ejecutado el proyecto tiene
que acudir a la compañía contratista.

2.- CONTRATO POR SERVICIOS ESPECIFICOS: Cuando el proyecto posee un equipo de gerencia
sólido y autónomo puede hacer una desagregación tecnológica para permitir asignar a diferentes
contratistas obras u objetivos distintos. Este sistema presenta ventajas como:
a) Determina menores costos

b) La empresa contratante participa activamente y toma iniciativas

c) Se pueden elegir tecnologías disponibles para cada parte del proyecto

d) Mejor participación en el proyecto de la ingeniería, especialmente ingeniería local.

3.- CONTRATO A COSTO FIJO: La contratación se realiza por una determinada suma para
adelantar ciertas obras. Supone el conocimiento a un nivel de detalle de cada una de las obras
contratadas, puede presentar la desventaja de que cualquier ahorro que se haga irá en beneficio
del contratista, de pronto en contra de calidad.

4.- CONTRATO POR ADMINISTRACION DELEGADA: El contratista entrega toda su capacidad

técnica y administrativa para realizar la obra y recibe una cantidad para atender todos los costos
directos e incrementales y una suma fija o porcentual por concepto de gastos de administración y
utilidades.

5.- COSTOS REEMBOLSABLES CON UN MAXIMO GARANTIZADO: Este contrato se parece al

anterior, define claramente las obras a realizar y su valor estimado. Se garantiza una suma por
concepto de honorarios y se va pagando hasta llegar a lo acordado.

6.- CONTRATO A PRECIOS UNITARIOS: Se utiliza cuando las obras están plenamente definidas,
pero las cantidades de obra pueden variar. Su aplicación más frecuente se da para contratos de
construcción, cuya cantidad exacta se determina solamente al terminar la obra.