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ÁREAS BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

ÁREAS DE ACTIVIDAD (FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA)

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en
relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas
comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales, y comunes a toda empresa, son:
producción, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas. A continuación, se analizarán estas áreas con el fin de
introducir al estudiante en el conocimiento de las funciones y subfunciones inherentes a cada una de ellas, y de
lograr una comprensión integral del conocimiento administrativo de una empresa. Claro está que la estructura
que se presenta es la ideal y corresponde preponderantemente a una mediana o gran empresa industrial; pero
este modelo puede servir de base para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

Por otra parte, es necesario conceptualizar a la empresa como un sistema que comprende las cuatro funciones,
ya que darle mayor importancia a cualquiera de éstas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una
serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objetivo consolidado.

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica, sino
del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada
realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son:

OPERACIONES (PRODUCCIÓN)

Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los
métodos más adecuados para la elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo,
instalaciones, materiales y herramientas requeridas. Tiene como funciones:

1.     Ingeniería del producto:

·         Diseño del producto


·         Pruebas de ingeniería
·         Asistencia a mercadotecnia
2.       Ingeniería de la planta:

·         Diseño de instalaciones y sus especificaciones


·         Mantenimiento y control del equipo
3.       Ingeniería industrial:

·         Estudio de métodos
·         Medida del trabajo
·         Distribución de la planta

4.       Planeación y control de la producción:

·         Programación
·         Informes de avances de la producción
·         Estándares

5.       Abastecimientos:

·         Tráfico
·         Embarque
·         Compras locales e internacionales
·         Control de inventarios
·         Almacén

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6.       Fabricación:

·         Manufacturas
·         Servicios

7.       Control de calidad

·         Normas y especificaciones
·         Inspección de prueba
·         Registros de inspecciones
·         Métodos de recuperación

COMERCIAL-(MERCADOTECNIA)

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la
empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el
consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento
oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado. Tiene como funciones:

1.       Investigación de mercados 
2.       Planeación y desarrollo del producto: 

·         Empaque
·         Marca
3.       Precio 
4.       Distribución y logística 
5.       Ventas
6.       Comunicación

·         Promoción de ventas
·         Publicidad
·         Relaciones públicas

FINANZAS

De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de
dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de
los departamentos, con el objeto que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el
objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros. Comprende las siguientes
funciones:

1.       Financiamiento:

·         Planeación financiera
·         Relaciones financieras
·         Tesorería
·         Obtención de recursos
·         Inversiones

2.       Contraloría:

·         Contabilidad general
·         Contabilidad de costos

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·         Presupuestos
·         Auditoría interna
·         Estadística
·         Crédito y cobranzas
·         Impuestos

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con
los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y
desarrollo. Sus funciones principales son:

1.       Contratación y empleo:

·         Reclutamiento
·         Selección
·         Contratación
·         Introducción o inducción
·         Promoción, transferencias y ascensos

2.       Capacitación y desarrollo:

·         Entrenamiento
·         Capacitación
·         Desarrollo

3.       Sueldos y salarios:

·         Análisis y valuación de puestos


·         Calificación de méritos
·         Remuneración y vacaciones

4.       Relaciones laborales

·         Comunicación
·         Contratos colectivos de trabajo
·         Disciplina
·         Investigación de personal
·         Relaciones de trabajo

5.       Servicios y prestaciones:

·         Actividades recreativas
·         Actividades culturales
·         Prestaciones

6.       Higiene y seguridad industrial:

·         Servicio médico
·         Campañas de higiene y seguridad
·         Ausentismo y accidentes

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7.       Planeación de recursos humanos

·         Inventario de recursos humanos


·         Rotación
·         Auditoría de personal

Es importante hacer notar que las funciones de cada área de actividad, así como su número y denominación,
estarán en relación con el tamaño, el giro y las políticas de cada empresa.

La representación gráfica de áreas de responsabilidad se presenta en la siguiente figura:

Adaptado de http://taller-admon.blogspot.com.co/p/blog-page_10.html el 29 de marzo de 2017

PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad, en donde la
administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en
acción, o también como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral, que cuando se
administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más
fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la
dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de
elementos o recursos que, conjugados armónicamente, contribuyan a su funcionamiento adecuado,
en donde es importante estudiar los recursos de la empresa porque uno de los fines de la
administración es la productividad, o sea, la relación entre la producción obtenida y los recursos
utilizados para lograrla.  En esta forma, la administración, siempre deberá evaluar la productividad de
los recursos, mismos que se clasifican en:

RECURSOS MATERIALES

Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa:

a)  Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc;


b)  Materias primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso,
productos terminados, etc.

RECURSOS TÉCNICOS

Aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros
recursos:

a)  Sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc.;


b)  Fórmulas, patentes, etc.;

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RECURSOS HUMANOS

Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo social; de ellos depende el manejo y
funcionamiento de los demás recursos. Los recursos humanos poseen características tales como:
posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades, etc.,
mismas que los diferencian de los demás recursos. Según la función que desempeñen y el nivel
jerárquico en que se encuentren dentro de la organización pueden ser:

1.       Obreros. Calificados y no calificados


2.       Oficinistas. Calificados y no calificados 
3.       Supervisores. Se encargan de vigilar el cumplimiento de las actividades. 
4.       Técnicos. Efectúan nuevos diseños de productos, sistemas administrativos, métodos, controles,
etc; 
5.       Ejecutivos. Se encargan de poner en ejecución las disposiciones de los directivos. 
6.       Directores. Fijan los objetivos, estrategias, políticas, etc;

La administración debe de poner especial interés en los recursos humanos, pues el hombre es el
factor primordial en la marcha de una empresa. De la habilidad de aquel, de su fuerza física, de su
inteligencia, de sus conocimientos y experiencias, depende el logro de los objetivos de la empresa y
el adecuado manejo de los demás elementos de esta.

RECURSOS FINANCIEROS

Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la
ejecución de sus decisiones.

Entre los recursos financieros propios se pueden citar:

 Dinero en efectivo
 Aportaciones de los socios (acciones)
 Utilidades

Los recursos financieros ajenos están representados por:

 Préstamos de acreedores y proveedores


 Créditos bancarios o privados
 Emisión de valores (bonos, cédulas, etc;)

Todos los recursos tienen gran importancia para el logro de los objetivos de la empresa. Del
adecuado manejo de los mismos y de su productividad dependerá el éxito de cualquier empresa.

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Adaptado de http://taller-admon.blogspot.com.co/p/14-proceso-administrativo-y.html el 29 de agosto
de 2018

LAS 6 ETAPAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA


Las etapas de la planeación estratégica son el análisis del entorno, fijación de objetivos,
establecimiento de tácticas o técnicas, ejecución, reporte de resultados y evaluación; asi entonces, la
planificación estratégica es un proceso en el cual se definen objetivos, las maneras y los medios para
lograrlos, así como el modo de medir o evaluar los resultados.

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En el ámbito de la administración, la estrategia consiste en la configuración de metas a largo plazo,


que encierran también unas pautas para la toma de decisiones fundamentales y para la ejecución de
las actividades necesarias. El largo plazo es crucial en la estrategia. Un experteo como Michael Proter
aconseja que se planifique a, al menos, 10 años. Sin estrategia, es difícil que una organización,
cualquiera sea su naturaleza, avance de manera coherente y progresiva hacia su propio desarrollo.
La gestión de una organización, exige una estrategia. Tal estrategia, requiere un proceso de revisión
continuo y de su socialización entre las partes involucradas. La estrategia sirve para sacar adelante
una organización y aprender e institucionalizar la forma de hacerlo cada vez mejor.
La globalización le ha sumado importancia al proceso de planificación y su carácter estratégico por

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cuanto ha elevado la cantidad y la calidad de competidores a los que se puede enfrentar una
empresa o proyecto. Además, se ha comprobado que son las empresas que tienen un sistema formal
de planificación de la estrategia, las que logran los mejores resultados financieros y de ventas, y
mejoran en los indicadores del éxito empresarial, entre los cuales se cuentan la eficiencia y la
satisfacción del personal.

¿Cuáles son las etapas de la planificación estratégica?

Dado que la planificación estratégica se aplica a cualquier tipo de organización humana,


independientemente del tamaño, la edad organizacional y la ubicación de esta, la duración y la
rigurosidad del proceso resultan variables. Sin embargo, existen unas fases más o menos comunes a
todos los casos, a saber:

1. Análisis de entorno
Es el momento inicial del proceso en el que se hace una revisión del estado en el que se encuentra la
organización en cuestión a lo interno y en relación con su entorno. También es la etapa en la que se
realiza la denominada matriz DOFA con la que se hace una identificación precisa de las debilidades
que posee la organización, las oportunidades que tiene, las fortalezas que puede aprovechar y las
amenazas a las que se enfrentará.
Hay quienes denominan a esta fase como la del diagnóstico porque el objetivo de esta etapa es
responder a interrogantes como estas:
¿quién es o qué representa la organización en su medio?
¿dónde está y a dónde quiere llegar?
¿con qué cuenta para llegar hasta allá?
¿cuáles son los obstáculos posibles en ese camino?
¿quién es la competencia?

2. Definir objetivos

Una vez que se han analizado las condiciones del entorno, se deberían tener elementos de juicio
suficientes para definir el objetivo a perseguir. Este objetivo debe ser visto a largo plazo. Como se
dijo en líneas anteriores, idealmente a 10 años. Claro que no tiene que ser un único objetivo, pero los
que surjan, deben priorizarse de tal modo que permitan orientar todas las tácticas hacia uno en
particular a la vez.
En esta fase, también ayuda valerse de un direccionamiento estratégico que se apoye en los
principios que dicten la filosofía de gestión de la organización en cuestión (misión, visión, valores,
creencias y normas). De este modo, los objetivos serán cónsonos con la cultura de quienes trabajarán
por alcanzarlos. Es durante esta etapa cuando se formula la estrategia, propiamente, considerando:
objetivos, tácticas, reporte, evaluación y planes alternos. Uno de los aspectos que suele descuidarse
en este momento es el modo en el que tales objetivos serán comunicados a los involucrados y cómo
se procurará su adopción voluntaria por parte de estos.

3. Establecimiento de tácticas
Desgranan la estrategia. Son los pasos concretos en el camino a lograr los objetivos. Es el detalle de
la planificación operativa. El gran objetivo se vuelve operativo y se determinan tareas, recursos
disponibles, plazos, indicadores de gestión y responsables. Vale decir que, según lo indicado en el
anterior apartado, la comunicación de los objetivos también debe considerarse y eso aplica a esta
etapa; las tácticas relacionadas con la socialización de la estrategia, también deben ser tomadas en

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cuenta.

4. Ejecución
Aquí las tácticas se vuelven acciones. En este punto se ponen a prueba las decisiones tomadas hasta
el momento.
El plan previsto se lleva a cabo y se consumen los recursos estimados a tal fin. Es en esta fase donde
se suelen notar las brechas entre lo planificado y la realidad. Es normal que en esta fase surjan las
desviaciones del plan porque suelen responder a las exigencias del entorno. Lo ideal es que la mayor
parte de las personas que integran la organización, participen de la ejecución de la estrategia,
comprendiendo y aceptando la finalidad de la misma.

5. Reporte
Esta es una fase a la que no suele dársele mucha importancia pero que debe considerarse puesto que
constituye el registro, el testimonio, de cómo se gestionaron las cosas y, por lo tanto, de cómo
podrían replicarse o mejorarse en el futuro. No existe un formato único para este tipo de registro.
Puede ser impreso o no. Puede ser literal o gráfico. Lo que sí es aconsejable, es que sea lo más
detallado posible para que su réplica o mejora rinda los frutos esperados.

6. Evaluación
Desde el momento en el que se definen los objetivos, se deben considerar los modos e instrumentos
para evaluar su cumplimiento. Esto es, si se logran o no, y el costo (material e intangible) que
implican. Este proceso debería realizarse en diferentes momentos de la puesta en práctica de la
estrategia de modo que se puedan detectar a tiempo los posibles errores y hacer los ajustes
correspondientes. Se trata de una especie de auditoria continua a fin de invertir eficiente y
eficazmente el tiempo y los recursos humanos y financieros.
Las etapas aquí expuestas son un resumen de lo que resulta común a la planificación en distintos
ámbitos, porque la planificación en una universidad tendrá algunas especificaciones que no son
necesarias en la planificación en un hospital o en una empresa de marketing digital. Asimismo, la
secuencia de las etapas y los métodos, herramientas y técnicas que se utilicen, serán muy diferentes
y adecuados a cada tipo de organización.

Referencias

1. Almuiñas Rivero, José Luis; Galarza López, Judith; (2012). El proceso de planificación
estratégica en las universidades: desencuentros y retos para el mejoramiento de su calidad.
Revista Gestão Universitária na América Latina – GUAL, agosto-, 72-97.
2. Herrera, Carlos (2017). Etapas de la planificación estratégica. Recuperado de: slideshare.net
3. Leal de Valor, D.Y. & otros (2011). La Planificación Estratégica como proceso de integración
de un equipo de salud. Enfermería Global, 10(24). Recuperado de: dx.doi.org
4. Ogliastri, Enrique (2017). Manual de planificación estratégica. Siete modelos para hacer un
plan estratégico. Recuperado de: researchgate.net
5. Rezende, D. A. Planejamento estratégico para organizações privadas e públicas: um guia
prático para elaboração do projeto de plano de negócios. Rio de Janeiro, Brasport, 2008.

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6. Xtratexia (2013). Michael Porter y la planificación estratégica. Recuperado de: xtratexia.com
7. Yañez, Deisy. (octubre 01 de 2018). Las 6 etapas de la planeación estratégica. Recuperado
de https://www.lifeder.com/etapas-planeacion-estrategica/
8. Zuin Secco, Fernanda & otros (2016). Etapas de la planificación estratégica de Marketing y el
ciclo de vida organizacional. Estudio en una empresa de gestión familiar. Invenio, vol. 19,
núm. 36, junio, 2016, pp. 65-87. Universidad del Centro Educativo Latinoamericano Rosario,
Argentina. Recuperado de: redalyc.org.

 
CASO: PANADERIA CROISSANT

El señor Reinaldo Ramírez, abogado de 40 años de edad, compró la panadería CROISSANT; motivado por el
deseo de tener un negocio propio que le generara empleo a su familia y mejorara sus ingresos. En la panadería
laboran de tiempo completo 4 primos del señor Reinaldo en el área de producción, con quienes se ha negociado
pagar un salario integral de $1’000.000. La panadería en los últimos años ha cambiado en 6 ocasiones de
panadero, debido a que estos le daban recomendaciones a Don Reinaldo, las que finalmente se descubría que
beneficiaban a los empleados y no a la panadería, algunos de los panaderos, están laborando en otras
panaderías donde devengan mejores salarios. Los panaderos no se encuentran afiliados a ningún sistema de
seguridad social por no considerarlo importante, ellos han propuesto que el dinero que el empresario debería
destinar para este compromiso sea entregado a ellos. Generalmente los panaderos aprenden el oficio una vez
que ingresan a Croissant, mediante cursos ofrecidos por los proveedores. La panadería produce las líneas de
panadería, pastelería y cafetería, la capacidad de producción está siendo utilizada en un 40%. Durante los
últimos 3 años la panadería ha mantenido la misma variedad de productos en puntos de ventas. La esposa del
señor Reinaldo trabaja como cajera y vendedora en la panadería, en ocasiones ella decide comprar de contado
materias primas para aprovechar descuentos, sin embargo, cuando el señor Reinaldo le consulta sobre el
efectivo para pagar los sueldos de la quincena y otros compromisos se encuentra con dificultades por la falta de
dinero. Los panaderos son quienes deciden los productos y las cantidades a producir diariamente; son
frecuentes las discusiones entre los dos esposos porque se pierden oportunidades de venta por no contar con los
productos en la estantería. El negocio fue visitado por un representante de salud pública, quien estableció
sanciones por encontrar que los panaderos no cuentan con la dotación requerida. A la panadería acuden con
frecuencia propietarios de tiendas y cafeterías de colegios de los barrios vecinos.
Usted ha sido contratado por el señor Reinaldo como Asesor Administrativo para que le ayude a:
1. Analizar la situación actual de la empresa
2. Elaborar todas las fases del proceso de planeación estratégica.
3. Elaborar un organigrama.
4. Conclusiones

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