FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA

TECNICA PROFESIONAL EN PROCESOS EMPRESARIALES

Materia:

DOCUMENTACIÒN Y MANEJO DE LA INFORMACIÒN

Tutora:
Sandra Janeth Medina.

Tarea:

Tarea AA4II: TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ESTUDIANTES
THALIA NORELIS MENDOZA JAIMES
HECTOR FABIO HOYOS GALLEGO
JUAN JOSE SACHICA GARZON

Marzo 13
 INTRODUCCION

CUANTAS SERIES DOCUMENTALES HAY, HABLAREMOS ACERCA DE LAS

AGENDAS AMBIENTALES, DURANTE CUANTO TIEMPO SE ARCHIVA UNA
SERIE DOCUMENTAL Y QUE SON

Objetivo general

Tener más conocimiento acerca de la serie documental y su orden

1. Usted es Claudia Enciso, Técnica en Gestión Empresarial, recientemente ingresó a

laborar desempeñando el cargo de Técnica de Seguridad y Defensa en la Caja de Retiro de
los Fuerzas Armadas (CAREFA), en la oficina asesora de planeación, desde esta
dependencia se maneja toda la parte estratégica de la entidad (pública del orden nacional),
entre sus funciones principales se encuentra la de manejar la documentación que ingresa o
se produce en la oficina. (CE: Describe lo que es una tabla de retención documental con el
fin de aplicar el concepto en el SGD) Su jefe quedó satisfecho con la diapositiva elaborada
para divulgar a través de la intranet, llevó a cabo el seguimiento correspondiente con los
líderes de proceso y estos a su vez le manifestaron que se había alcanzado el objetivo.
Así que ha decido seguir con las campañas de sensibilización en gestión documental, a
través de este medio de comunicación. Ahora le solicita que con el fin de afianzar los
conceptos en TRD y su importancia en la gestión documental elabore un poster apoyándose
en las herramientas que considere pertinentes, este debe contar con las siguientes
características:
¡Felicitaciones! Su jefe la tiene en la lista para un ascenso y el SI definitivo depende de sus
conocimientos en TRD, y Ordenación Documental, para lo cual se requiere que conteste
con base en el Anexo 1 (Tabla de retención documental Oficina Asesora de Planeación) las
siguientes preguntas correctamente.
2. Con base en el Anexo 1 (Tabla de retención documental Oficina Asesora de Planeación)
las siguientes preguntas correctamente.

a) ¿Cuántas series documentales tiene la TRD de la oficina?  

Tiene 14 series. 

Que son: 

 Agendas Ambientales Municipales 

 Agenda Ecorregión 
 APOYO A LA PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL 
 AUDIENCIAS PUBLICAS 
 COMUNICACIONES OFICIALES 
 INTERVENTORIAS Y SUPERVISIÓN 
 Mesas Ambientales 
 PAI (Plan Anual de Inversión) 
 Plan de Acción 
 PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Y EVALUACIONES DE DESEMPEÑO 
 PROYECTOS ESPECIALES 
 SISTEMA DE INFORMACION AMBIENTAL Y ESTADÍSTICO (SIAE) 
 Sistema de Planificación 
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 

b) ¿Cuántas Sub-series tiene la serie sistema integrado de gestión? 

Tiene 15 sud-series. 

Que son: 

 Actas e Informes del Comité 

 Actas e informes del Grupo Coordinador del Sistema Integrado de Gestión 
 Auditoría Externa 
 Auditoría Interna 
 Compromiso de la Dirección 
 Determinación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 
 Distribución de documentos aprobados 
 Documentos obsoletos 
 Medición de la satisfacción del cliente 
 Registros de Inspección, mantenimiento y calibración 
 Registros desempeño ambiental interno 
 Registros desempeño de SYSO 
 Revisión por la Dirección 
 Socializaciones 
  Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos 

 c) ¿Durante cuánto tiempo se debe archivar ésta serie documental?  

El tiempo en archivo de gestión puede ser de 3 a 5 años. 

d) ¿Cuántos tipos documentales se debe archivar en la serie documental denominada

“comunicaciones oficiales? 

Son dos documentaciones oficiales internar y externas. 

 e) ¿Cuánto tiempo se debe mantener la serie documental “sistema de planificación” en el

archivo de gestión, ¿cuánto en el archivo central y cuál es la disposición final de estos
documentos? 

En el archivo de gestión 3 años. 

Archivo central 10 años. 

Su disposición final es sostenible.  

3. Hacer un paralelo entre los tres (3) diferentes tipos de ordenación. (en un cuadro
comparativo de SU autoría)
series documentales
Documento hecho después de
un proceso jurídico o
administrativo
Las Series Documentales son el
resultado de un proceso
intelectual.
Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos,
Actas, Informes, entre otros.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
instalación física
los documentos en el
depósito de archivo,
mediante cajas
archivadoras u otro
sistema, que va a
posibilitar la localización
de los documentos a
través del
correspondiente código
de archivo o signatura
topográfica
En este sentido, hay
estudios que demuestran
el ahorro de tiempo que
se obtiene al archivar
documentos en
determinadas carpetas.
Por ejemplo, se trata
muchísimo menos tiempo
en hacerlo en una carpeta
sin dispositivos de cierre
que una que si lo tenga.
Las secciones
división que se
establece a partir de las
principales actividades
desarrolladas por la
asesoría (contable,
fiscal, laboral,
mercantil, auditoría,
etc.) y, dentro de éstas
Son aquellas que suelen
ser más frecuentes en
los fondos de
instituciones históricas
y remotas