Evidencia No.

3 Importancia de los Archivos

Administración Documental en el Entorno Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Febrero de 2022

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

 Desde la antigüedad el archivo ha sido parte fundamental desde las primeras

civilizaciones se ha venido utilizando este método para mantener cualquier tipo de información

de manera organizada, con el paso del tiempo se ha venido mejorando las prácticas para tener

resguardadas todas las informaciones que se encuentran en una empresa sea pública o privada, ya

que todos estos archivos custodian la memoria, conservan patrimonio, nos permiten gestionar

cualquier tipo de información y son parte fundamental de cualquier organización, los archivos

deben mantenerse bien estructurado y administrado ya que son necesarios para la toma de

decisiones de cualquier empresa y es de vital importancia son el fortalecimiento y avance de

cualquier sociedad.

En la actualidad existen varias clases de archivos según su uso el cual se puede clasificar

de acuerdo al tiempo que se pueden determinar para cada una de las etapas, ajustándose a los

requerimientos de cualquier organización entre los cuales podemos identificar.

Según su uso: El archivo activo: documentos que se encuentran en proceso de tramitación

del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de consulta como historias

laborales, resoluciones, contratos y demás documentos.

El archivo Semiactivo: varían en su proceso de conservación y su consulta es menor.

Archivo Inactivo: son de durabilidad perpetua en el periodo de conservación de acuerdo a

sus disposiciones legales, fiscales, comerciales e histórica.

Según su Naturaleza: Archivo público: esto se refiere a cualquier documento que

pertenecen a entidades del estado.

Archivo Privado de interés Público: Estos documentos por su valor histórico,

investigativo, científico o cultural siendo de interés público.

 Archivo Privado: son documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su Ciclo Vital: Archivo de Gestión: corresponde a la documentación que se

encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en

vigencia.

Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al

archivo de conservación permanente.

Dentro de las cualidades de los archivos Son las ventajas que esta técnica facilita a la

organización, de manera correcta la implementación y adiciona elementos de competitividad al

contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de

conocimiento institucional, dentro de la implementación de estas técnicas de archivo se

caracterizan por ser de carácter económico, funcionales, sencillos, precisos y técnicos.

Gracias a todas estas técnicas de archivo implementan unas herramientas para cualquier

empresa pueda mantener una buena gestión de archivo pueden mantener una administración

eficaz y responsable.