Evidencia No.

2 Valoración Documental y Disposición Final de Documentos

Administración Documental en el Entorno Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Febrero de 2022
 TIPOS DE VALORACION DISPOSICION FINAL

DOCUMENTALES DOCUMENTAL

RECIBO DE CAJA Documentos de carácter Art, 60. Título IV: Los libros y papeles deberán ser conservados

contable, con valores cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos

administrativos, fiscales y o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

legales Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,

siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su

reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde

fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la

reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta

en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el

procedimiento utilizado para su reproducción.

CONVENIOS Son documentos realizados deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados

por una entidad en ejercicio desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento,

de sus funciones de carácter documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser

legal, contable, fiscal y destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio

administrativo técnico adecuado garantice su reproducción exacta.

MEMORANDO Información emitida ya sea deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados

por un área para dar desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento,

recomendaciones, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser

instrucciones o en su destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio

defecto disposiciones técnico adecuado garantice su reproducción exacta.

LICITACIONES Documento que Conservado por un tiempo de diez años deberán ser conservados

manifiestan los contratos por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del

realizados por una entidad último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para
 en ejercicio de sus el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o

funciones tienen un valor en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice

legal, fiscal, contable y su reproducción exacta.

administrativo.

LIBROS Y PAPELES aquellos que la ley exige al deberán ser conservados por un período de diez (10) años

DE COMERCIO comerciante para que contados a partir de la fecha del último asiento, documento o

registre sus operaciones o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del

transacciones comerciales y comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio

algunas de sus decisiones a técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción

nivel societario exacta.

HISTORIAS De carácter privado, donde deberán ser conservados por un período de diez (10) años

CLINICAS reposan todos la anamnesis contados a partir de la fecha del último asiento, su conservación

de un paciente en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico

que garantice su reproducción exacta.