UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO

(UASD)
RECINTO SAN FRANCISCO DE MACORÍS

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

GRUPO HARLEN CARPIO,

PRESENTADO A:
CORNELIO HERNÁNDEZ

SUSTENTADO POR:

MARGARITA RODRIGUEZ AMADOR

AD 3761

WENDY MARIA PEÑA PEÑA

BC 6629
GRUPO HAMLET
CARPIO
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN
HISTORIA......................................................................................................5
MISIÓN..........................................................................................................6
VISIÓN...........................................................................................................6
VALORES......................................................................................................6
ORGANIGRAMA..........................................................................................7
AUDITORÍA INTERNA
Control interno del área de caja chica...........................................................38
Control Interno del área de banco.................................................................40
Control interno del área de documentos por cobrar......................................50
Control en el área de cuentas por cobrar.......................................................51
Control interno del área de inventarios.........................................................54
Control interno del área de propiedad, planta y equipo................................58
Control interno para el área de nómina.........................................................67
Recomendaciones de controles internos para el área de patrimonio...........74
Recomendaciones de controles internos.....................................................77
Control interno para las áreas de Proveedores, compras y gastos................77
Otros controles............................................................................................80
Controles internos de las ventas..................................................................85
FORMATOS DE ARQUEO Y SOLICITUDES........................................98
CONCLUSIÓN
BIBLIOGRAFÍA

3
 INTRODUCCIÓN

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de

aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Es necesaria para todo tipo de empresa
incluyendo las compraventas.

En este trabajo presentamos un manual de procedimientos de auditoria

para el grupo Hamlet carpio. En el mismo, se incluyen los
procedimientos correspondientes a cada área de trabajo, así como los
controles internos que deberán ser aplicados.

A modo de anexos de incluyen los formatos de solicitudes de

confirmación para la realización de cada procedimiento de auditoria.

4
 HISTORIA

Fue creada el 11 de julio del año 2008 abriendo sus puertas

específicamente al público el 06 de agosto de ese mismo año con el fin
formar una compañía financista, orientada a otorgar préstamos de menos
cuantía a la zona urbana y rural de san francisco de Macorís.

CAHOCA PRÉSTAMOS

Tiene su orígenes hace mas de 16 años, tres jóvenes emprendedores, se dieron a la

tarea de formar una compañía financista, orientada a otorgar préstamos de menos
cuantía a la zona urbana y rural de san francisco de Macorís.

Empezaron en un local pequeño donde solo existía un escritorio y una computadora,

una secretaria que realizaba la función de servicios al cliente y caja
Mientras que Gustavo Holguín y Hamlet Carpio eran los encargados de negocios y
cobro
.
El nombre de CAHOCA, surgió de la función de los apellidos Carpio, Holguín y
capellán.

En la actualidad tiene el nombre de Hamlet Carpio porque su socio

decidieron venderle sus partes, ahora cuenta con varios departamentos
como son
*Departamentos de cobro.
*Departamentos de caja.
*Departamentos de servicio al cliente.
*Departamentos de contabilidad.
*Departamentos de RH.
*Departamentos legales.
*Departamentos de préstamos y venta.
*Gerencia.

5
 Hoy en día cuenta con una pequeña sucursal en la ciudad de tenares y se
le da varios soportes a varias tiendas en tenares.
Descripción de la institución donde se realizó las PPS

HAMLET CARPIO.es una financiera con un emprendedor de amplio

conocimientos financista y experiencias en cada uno de los servicios que
ofreces.
Somos una empresa dedicada a cubrir todos tipos de necesidades de finanzas
que tenga el cliente, acogido a su capacidad. Para así contribuir al desarrollo
del medio urbano y de manera característica al medio rural a través de crédito
accesible para pequeños emprendedores.

6
 MISIÓN

Desarrolla el medio urbano u rural a través de financiamientos asequibles para

cualquier actividad económica que se realice en una población o comunidad
que distribuya a mejorar su calidad de vida. Y servir a los clientes

VISIÓN

Llegar a ser una empresa líder nacional e internacionalmente para cumplir con
los requerimientos y necesidades del cliente.

VALORES

*Sinceridad.
*Responsabilidad.
*Respeto.
*Compromiso.
*Amabilidad.
*credibilidad.
*confiabilidad.
*lealtad.
*integridad.
*excelencia.
*trabajo en equipo.

7
 ORGANIGRAMA

Gerente General

Departamento de auditaría

Departamento de operaciones Departamento de administración

Encargada de
agencia
Departamento de contabilidad

Departamento de Departamento de caja Departamento de

préstamos cobro

Conserje

Gerente General

Dueño de la empresa es quien se ocupa de velar por el fiel cumplimiento de

los fines y propósitos de los préstamos y de más operaciones.
.
8
 Dep. Auditoria interna

Este departamento es el encargado de la aplicación de procedimientos de

auditoria a todas las áreas de la empresa.

Departamento de operaciones
 Esta se encargada de planear y organizar desde la cadena de suministros, los
requerimientos para una etapa de difusión exitosa hasta las solicitudes de la alta
gerencia.

Departamento de administración
Se encarga de las funciones de carácter administrativo dentro de la empresa. Por
eso, es el departamento que se encarga de recibir las facturas de los proveedores y
emitir las facturas a los clientes.

Departamento de Contabilidad

Este departamento se encarga de suministrar información valiosa para la toma

de decisiones económicas, elaborar la nómina y la liquidación de los
empleados, llevar los controles de las cuentas contables y hacer los registros
básicos de contabilidad.
º
Departamento de préstamos
Este se encarga de facilitar las metas de crecimiento en ingresos de la empresa al
asistir tanto al Departamento de Ventas en sus esfuerzos por vincular nuevos clientes
como al Departamento de Mercadeo en el desarrollo de nuevos mercados.

Departamento de caja
Se encarga de administrar los servicios de Cajas de ingresos y egresos de la
9
Institución, así como el de Establecer los lineamientos y políticas generales a fin de
dar cumplimiento a las normatividades aplicables a la Institución.

Departamento de cobro
Se encargada de ordenar, planificar y controlar todos los ingresos de una
organización, haciendo así de órgano fiscalizador y de reclamación de los ingresos en
una organizacion

Departamento de consejería

Se encarga de brindar un trato amable y personalizado, asistiendo al huésped ante

cualquier necesidad durante su estancia.

10
 ORGANIZACIÓN CONTABLE

Depreciación
Para el cálculo de la depreciación se realiza con los por cientos especificados
en el artículo 287 del Código Tributario de la República Dominicana de la Ley
11-92. De acuerdo con esta Ley existen tres categorías, que son:

Categoría I

Las cuentas de esta categoría son Local Principal, Edificaciones y Mejoras en

propiedad, Construcción en proceso, y de acuerdo con la Ley se depreciará
con 5%.

Categoría II

En esta categoría están los equipos de transporte liviano, Mobiliarios de

Equipos de oficina, y se despreciara con el 25% de acuerdo con la Ley.

Categoría III

En esta categoría las cuentas que la integran son plantas eléctricas, inversores,
aires acondicionados, archivos, equipos de cocina, equipos de transporte
pesados. Y su depreciación será de 15% en cumplimiento de la ley.

Retenciones de la nómina
Las retenciones que la empresa realiza a la nómina de pago son:
Seguro médico (ARS) 3.04%
Seguro social (SFS) 2.87%

11
Cuentas por cobrar
La empresa maneja diversas fechas de pago de acuerdo con el valor monetario
ofrecido al cliente y el tiempo de vencimiento convenido entre ambas partes.

Caja Chica
Se tiene un fondo de caja chica para hacer frente a posibles eventualidades,
este fondo es revisado cada mes y se hacen reposiciones cada vez que el fondo
tiene solo el 20% de su valor.

12
 CATÁLOGO DE CUENTAS

1 ACTIVOS
11 Caja y Banco
111 Efectivo
112 Caja chica
113 Bancos
1131 Banco de Banreservas
114 Cuentas por cobrar
1141 Cuentas por cobrar empleados
115 Otras cuentas por cobrar
115 Reservas para cuentas incobrables
116 Inventarios
1161 Inventario de mercancías

1.2 ACTIVOS FIJOS

121 Terrenos
122 Edificios
122-01 Depreciación acumulada edificios
123 Maquinarias y equipos
123-01 Depreciación acumulada de maquinarias y equipos
124 Equipos de transporte
124-01 Depreciación acumulada equipos de transporte
125 Muebles y equipos de oficina
125-01 Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina

13
1.3 OTROS ACTIVOS
141 Finanzas
142 Depósitos

2 PASIVOS
2.1 Pasivos a corto plazo
21 Cuentas por pagar
211 Otras
2.2 Pasivos a largo plazo
221 Documentos por pagar
2.3 Retenciones y acumulaciones por pagar
230 Retenciones por pagar
231 Seguro Social
232 Impuesto Sobre la Renta
234 Otras retenciones

3 CAPITAL
31 Capital
32 Retención de
utilidades 33 Retiros
34 Utilidades del periodo

4 INGRESOS
41 Ventas
411 Devoluciones en ventas
412 Ingresos por ventas
413 Otros ingresos

14
 5 COSTOS
50 Costo de ventas
51 Devoluciones en ventas

6 GASTOS
6.1 Gastos generales y administrativos
611 Sueldos
612 Materiales de oficina
613 Servicio de agua
614 Servicio telefónico
615 Servicio eléctrico
616 Depreciaciones
617 Mantenimiento y reparaciones
6.2 Gastos de ventas
621 Sueldos
622 Comisiones

6.3 Gastos financieros

630 Gastos Financieros
631 Intereses

6.4 Otros gastos

640 otros gastos

7 UTILIDADES Y PÉRDIDAS
70 Utilidades y pérdidas

15
 AUDITORÍA INTERNA

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de

aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir
sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos,
control y gobierno.

Es un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad

con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en
obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones
contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico,
económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales
vigentes y los criterios establecidos.

La función de auditoría interna provee seguridad de que los controles

internos instaurados son adecuados para mitigar los riesgos y alcanzar el
logro de las metas y objetivos de la organización.

El alcance de la actividad de auditoría interna dentro de una organización

es amplio y puede incluir temas como la gobernanza de la organización,
gestión de riesgos y controles de gestión sobre: la eficiencia y eficacia de
las operaciones (incluyendo la protección de los activos), la fiabilidad de
la información financiera y de gestión, y el cumplimiento de leyes y
reglamentos.

16
La actividad de auditoría interna es una función gerencial que debe
reportarse a los niveles de autoridad y de dirección máximo de mayor
jerarquía en la empresa, debido a que los reportes de auditoría interna
deben de ir dirigidos a los niveles con capacidad para tomar decisiones
de carácter general en la organización y/o entidad.

Objetivos y Alcance

El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la

organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva.
Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones,
consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye
la promoción del control efectivo a un costo razonable.

El alcance comprende el examen y valoración de lo adecuado y efectivo

de los sistemas de control interno de una organización, y de la calidad de
la ejecución al llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Incluye:

Revisión de la fiabilidad e integridad de la información financiera y

operativa y de los juicios utilizados para identificar, medir, clasificar e
informar sobre la misma.

Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con

aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que
pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes, y
determinar si la organización los cumple.

Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado,

verificar la existencia de los mismos.

Valorar la economía y eficacia con que se emplean los recursos.

17
Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados son
coherentes con los objetivos y las metas establecidas, y que las
operaciones y programas han sido llevados a cabo como estaba previsto.

Responsabilidad y Autoridad

El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditoría

interna debe definirse en un documento formal por escrito, aprobado por
la dirección y aceptado por el consejo, especificando el alcance no
restringido de su trabajo y declarando que los auditores no tienen
autoridad o responsabilidad sobre las actividades que auditan.

Independencia

Para asegurar el grado efectivo de independencia necesario para el

auditor interno, estará subordinado e informará de su trabajo al ejecutivo
más alto del escalafón; solo por este camino puede asegurar un alcance
adecuado de responsabilidad y de efectividad en el seguimiento de las
recomendaciones.

Tareas a ejecutar en la auditoría interna

Generales

 Comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno

en vigor y sus adecuaciones autorizadas, así como de aquellos
que por las características propias de la entidad haya sido
necesario establecer, determinando su calidad, eficiencia y
fiabilidad, así como la observancia de los principios generales
en que se fundamentan.

18
 Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de
las adecuaciones, que, para la entidad, hayan sido establecidas,
a partir del clasificador de cuenta en vigor.
 Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo
contable y financiero, y observar el cumplimiento de las
funciones, autoridad y responsabilidad, en cada caso en que
estén involucrados movimiento de recursos.
 Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la información
contable-financiera que rinde la entidad, realizando los análisis
correspondientes de los indicadores económicos fundamentales.
 Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-
financiera vigente.
 Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo,
resoluciones, circulares, instrucciones, etc. emitidas tanto
internamente, como por los niveles superiores de la economía y
el Estado.
 Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas
de procesamiento electrónico de la información, con énfasis en
el aseguramiento de la calidad de su control interno y
validación.
 Analizar mediante la aplicación de las diferentes técnicas de
Auditoría la gestión empresarial, con el objetivo de determinar
su economía, eficiencia y eficacia.

19
Específicas

 Realizar conteos físicos sorpresivos de forma periódica a los

inventarios y activos fijos y otros valores de la entidad, y verificar
su compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta
contable correspondiente.
 Efectuar arqueos de caja sorpresivos de forma periódica, y
verificar su compatibilidad con los controles establecidos, su
movimiento y la cuenta contable correspondiente.
 Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, y verificar su
movimiento y compatibilidad con los controles establecidos y la
cuenta control.
 Comprobar el saldo de las cuentas de pasivo y su movimiento.
 Comprobar las operaciones de nóminas, su calidad y control, así
como presenciar su pago físico.
 Verificar los ingresos producidos en la entidad y su cobro en
tiempo y forma, de acuerdo con lo establecido, y su compatibilidad
con las correspondientes cuenta control.
 Comprobar la racionalidad de los cargos efectuados a las cuentas
correspondientes a gastos de todo tipo, su nivel de autorización,
analizando las desviaciones de importancia.
 Estudiar y evaluar el cumplimiento de los sistemas de costo
establecidos.
 Verificar el cumplimiento de las cuentas de Patrimonio, evaluando
la corrección y autorización de las operaciones.

20
  Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de
contabilidad de acuerdo con los principios generales de control
interno.
 Analizar el cumplimiento correcto de los aportes al fisco, en
tiempo y en los plazos establecidos.

Proceso para desarrollo de la auditoria

Durante el desarrollo de las diferentes auditorias y/o exámenes especiales es

necesario cumplir con el proceso detallado a continuación:

Fases desarrollo de auditoria

1.- Planificación

Se debe de realizar con el fin de alcanzar los objetivos de forma eficiente,

eficaz, económica y oportuna. Es necesario considerar la materialidad y el
riesgo para determinar la estrategia del examen. Esta fase sirve principalmente
para proporcionar una guía de cómo realizar la auditoria y para facilitar el
control de su ejecución.

A continuación se presenta el detalle de los requisitos mínimos a considerarse

en la planificación de la auditoria:

a) Objetivo general

b) Objetivos específicos

c) La evaluación del control

d) Alcance del examen

e) Procedimientos y técnicas de auditoria a utilizar

21
 f) Los recursos humanos y materiales necesarios

g) Disposiciones legales y normativas aplicables a las áreas a evaluar

h) Seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores.

2.- Ejecución

La ejecución del examen de auditoria comprende las actividades que se

realizarán para obtener los datos, ordenados y analizados para conocer el
estado en que se encuentran las unidades auditadas.

Para la ejecución de la auditoría se utilizará un sistema de auditoría para hacer

más eficiente la labor, por lo tanto es necesario que el auditor mantenga un
aprendizaje continuo a través del Manual del usuario del sistema de Auditoría.

Durante la ejecución se debe considerar al menos lo siguiente:

Elaborar Programa de Auditoría.

 Los Auditores prepararán los programas de auditoría por cada proyecto

objeto de examen a los asuntos de potencial importancia identificados
en la Fase de Planificación, se le asociarán los criterios relacionados.
 Los Criterios serán utilizados para elaborar los procedimientos de
auditoría.
 Los procedimientos se ordenarán en secuencia lógica para estructurar el
programa de auditoría.
 Los programas de auditoría serán aprobados por el Gerente de la
Unidad de Auditoría.

22
Ejecución de Programas.

 El Auditor aplicará los procedimientos del programa de Auditoría

 Cada procedimiento del programa deberá referenciarlo con el papel de
trabajo en el cual lo haya cumplido.
 Obtendrá evidencia suficiente y competente o sea relacionada con el
hecho sujeto del examen para sustentar las observaciones y/o hallazgos.

Información formal al área auditada:

 Cada supervisor elaborará una Carta informando al Director, Gerente,

Sub-Gerente, Jefe o responsable de área a ser auditada, la cual deberá
contener el objeto de la Auditoría, el alcance del examen, fecha de
inicio de la auditoría y nombre de los Auditores y supervisores
responsables.
 Se excepcionan los Arqueos o auditorías especiales que requieran de
confidencialidad.

Realización de pruebas y obtención de evidencias.

 Durante el proceso de ejecución de la auditoría el auditor deberá

recopilar las pruebas suficientes y competentes para sustentar y
evidenciar las observaciones o hallazgos encontrados.
 Las pruebas generalmente son documentales, las cuales deben ser
obtenidas durante la ejecución de la auditoría. Las declaraciones juradas
pueden sustentar un hallazgo.
 Las evidencias siempre estarán amparadas y sustentadas con el o los
criterios relacionados a la observación y hallazgo.

23
Desarrollo de observaciones, hallazgos y atributos.

 En el transcurso de la auditoría se deberán ir identificando las

observaciones correspondientes si las hubiere y/o hallazgos
relacionados al área auditada.
 Se elaborará un informe por cada área auditada.

3.- Comunicación de resultados.

La fase de informe constituye la elaboración, edición y entrega del informe,

este informe debe ser:

 Completo
 Exacto
 Objetivo
 Convincente
 Oportuno.

El Informe debe ser entendible por las personas interesadas y principalmente

por aquellas que intervienen en los procesos de toma de decisiones de la
entidad auditada.

Los resultados obtenidos en la ejecución de la auditoria, serán informados de

inmediato para que su información pueda ser utilizada oportunamente por el
jefe de la unidad o área auditada.

La elaboración y entrega de informes involucra las siguientes etapas:

Informe de Observaciones.

a) Comunicar oportunamente las observaciones a la persona encargada del

área evaluada, y deberá contener como mínimo los siguientes atributos:

24
  Introducción: Breve descripción del examen realizado.
 Título de la observación
 Condición u observación
 Criterio o normativa incumplida
 Estipular plazo de 5 días hábiles para presentar los comentarios o
justificación respectivos
 Firma del supervisor responsable de la Auditoría.
 El informe debe dirigirse al Responsable del área auditada, con copia a
Jefe Inmediato y Gerente de Área.

b) Luego de recibir los comentarios o aclaraciones y/o documentación de

soporte del área examinada los auditores responsables de la auditoria en
coordinación con el Supervisor encargado evaluarán a fin de considerar si
éstos desvanecen las observaciones y/o hallazgos relacionados.

4.- Seguimiento a informes con observaciones de auditoria.

Con el propósito de verificar el cumplimiento de aquellos hallazgos que no

hayan sido superados por la unidad auditada, se deberá realizar el
procedimiento siguiente para dar seguimiento a los informes finales de la
Unidad de Auditoría Interna.

a) Elaborar hoja resumen de hallazgos una vez al año en el cual se detallen

las observaciones y/o hallazgos pendientes de cumplir por parte del
Área auditada.
b) Se enviará al área auditada los hallazgos bajo su responsabilidad y se
les asignará 10 días hábiles para que presenten sus comentarios y
evidencia documental del cumplimiento de la recomendación
pendientes.

25
 c) Posterior al recibo de los comentarios, éstos serán revisados y evaluados
por los auditores responsables y luego se determinará si cumple dar por
superada o no las recomendaciones correspondientes.

Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre la

planificación, los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la
información obtenida durante la fase de ejecución de la Auditoria y las
conclusiones e informes pertinentes.

Se utilizará el Archivo Permanente como primer referencia en el sistema (ver

manual del usuario). Se conformará con los papeles de trabajo y
documentación de soporte de las auditorías realizadas por año, contará con la
información útil para el auditor en futuros trabajos de auditoria por ser de
interés continuo, y cumplirá los siguientes propósitos:

a) Proporcionar a futuros miembros de la Unidad de Auditoría Interna un

resumen rápido de los papeles de trabajo que se han manejado en la
Unidad, documentación de soporte de las auditorías realizadas y las
diferentes normativas utilizadas.
b) Contar con un archivo digital ordenado y completo de todos los
Informes Finales enviados.
c) Contar con documentación inmediata y confiable que sirvan de soporte
para cumplir los requerimientos.
d) Contar con un expediente digital con correspondencia enviada por
gerencias y/o áreas. Archivo General: Se conformará por los papeles de
trabajo y documentación de soporte de las auditorías realizadas
anteriores a la implementación del sistema AUDINET y contará con la

26
información útil y documentación de soporte para el auditor en futuros
trabajos de auditoría y/o para auditorías realizadas a esta Unidad. Y
comprende:
 Documentación de soporte Auditorías Realizadas.
 Planes anuales de trabajo.
 Planificación y Programas de auditorías.
 Informes: de observaciones, Borrador de informe e Informe Final
de cada examen o evaluación realizada.
 Expediente de seguimiento de Auditorías Internas.

27
 Control interno para las cuentas de activo
GRUPO HAMLET CARPIO
Cuestionario de control interno

MEDIDAS DE RESPUESTAS JUSTIFIQUE RECOMENDACION

CONTROL LAS ES Y/O
ÁREA INTERNO RESPUESTAS SUGERENCIAS

SI NO

FONDO DE 1.Usar sistema

CAJA de fondo fijo.
CHICA

MADELINE 2.Observar que

REYES sea un solo
Custodio el
encargo.

3. Los cheques
de reembolso
deben hacerse a
nombre del
custodio.

FONDO DE 1. Cotejar
CAJA GENERAL pruebas contra
los detalles de
las fichas de
Liliana Fernandez depósito.

2. El efectivo o
los documentos
deben ser
depositados
diariamente en
el banco.

28
 3. Mantener una
cuenta de
control, analizar
el saldo con
regularidad y
llevar los
sobrantes o
faltantes a
resultados,
previa
autorización del
funcionario
responsable.

INVERSIONES 1. Los
certificados de
acciones, las
Hamlet Carpio acciones, etc.,
deben ser
guardadas por
una persona
independiente o
por el banco.

2. El registro
debe estar al
día, cotejado
periódicamente
con los
certificados de
acciones, etc.,
así como la
contabilidad.

3. Las
transacciones de
valores deben
ser autorizadas
por el Consejo
de

29
 Administración.

CUENTAS POR 1. Los estados

COBRAR de cuenta deben
ser enviados con
regularidad a
todos los
deudores.
Ruth Gonzales

2. Los estados
de cuenta deben
ser cotejados
independiente
ente con el
auxiliar y
enviados por
correo sin que la
persona que
lleva el auxiliar
o el cajero
tengan acceso a
ellos.

3. Otro
funcionario,
aparte del

30
 cajero,
encargado de
crédito o
empleado
responsable del
auxiliar de
cuentas por
cobrar debe
encargarse de:

a) Aclarar todas
las partidas
sujetas a
Controversia.

b) Confirmar
saldos
ocasionalmente.

DOCUMENTOS 1. Estos
POR COBRAR documentos
deben ser
aprobados por
Huaso Carpio un funcionario
capaz, antes de
aceptarlos,
variarlos,
renovarlos o
darlos de baja.

2. Estos
documentos
deben ser
registrados
detalladamente.

3.Conciliar,
cuando menos
una vez al mes

31
 El auxiliar
con la cuenta
de control.

INVENTARIOS 1.Llevar
inventarios
constantes de:
Noemí Carpio

a)Materias
primas
b)Materiales
c)Producción en
proceso
d)Producto
terminado
e)Refacciones

2. Todas las
compras deben
ser recibidas por
un
Departamento
de recepción,
independiente
ente de los
departamentos
de compra,
almacenes y
cuentas por
pagar.

3.Almacenar
todas las
existencias de
materias primas,
materiales,

32
 Refacciones y
producto
terminado en un
almacén central,
cerrado, bajo la
supervisión de
un custodio.

TERRENOS, 1. Preparar
EDIFICIOS, presupuesto de
MAQUINARIA Y inversión en
EQUIPOS DE activos fijos y
FÁBRICA Y DE obtener
OFICINA aprobación por
escrito para
proyectos de
Perla Alvarado cuantía, firmada
por funcionario
nombrado por el
Consejo de
Administración.

2.Los

33
 Desembolsos
por concepto de
salarios,
materiales y
almacenajes
deben estar
sujetos a los
mismos
procedimientos
ya establecidos
para gastos
normales.

3. Los activos
deberán
identificarse por
número.
Los inventarios
físicos deben ser
cotejados y
conciliados
periódicamente
con el auxiliar
de activo fijo.

CUENTAS Y 1. Solo personal

DOCUMENTOS con poder debe
POR PAGAR autorizar su
aceptación.

Melvis Alcántara
2. Respecto de
los documentos
pagados, estos
deben ser:
Debidamente:

a)cancelados
b)Archivado

34
 3.Aplicar otros
controles para
casos
especiales.

CAPITAL 1. Personal
independiente
debe llevar los
registros de
acciones o
Jefferson Valdez títulos.

2. Los
certificados no
suscritos y
pagados (en el
caso de
sociedades
anónimas) debe
estar bajo la
custodia del
secretario
(normalmente
los abogados).

3. Conciliar
periódicamente
el registro de
acciones con las
cuentas de
control.

35
VENTAS 1.Verificar las
facturas
independiente
Ángel Acosta ente de la
custodia de
dinero en
efectivo,
mercancía o
auxiliar de
clientes, en los
renglones de:

a)Precios
b)Sumas
c)Multiplicación
es

2. Las facturas
canceladas
deben ser
archivadas con
todas sus copias
y junto con el
remisión.

3. Comparar
detalladamente
la factura con el
pedido del
cliente.

36
PROVEEDORES,
COMPRAS Y
GASTOS

(proveedores) 1. El análisis de
los saldos
pendientes de
Enrique Peña pago a
proveedores
debe conciliarse
periódicamente
con la cuenta de
control.

2. Cotejar los
estados de
cuenta del
proveedor con
el registro de
compra o el
auxiliar de
proveedores.

3. Aprobar los
ajustes a cuentas
de proveedores
por un
funcionario.

37
COMPRAS Y 1.Respecto de
GASTOS las compras:

a) Deben hacerse
mediante
Eduardo Polanco remisiones de
los jefes de
departamentos.

b) Deben ser
coordinadas con
producción y
con las
existencias.

c) Deben ser
elaboradas para
proveedores
aprobados
(listarlos).

2.Las
mercancías
devueltas deben
ser procesadas
por el
departamento de
embarques,
mediante
remisiones las
cuales deben
ser:

a) Elaboradas.

b) Correlacionad
as con las notas

38
de crédito de los
proveedores.

3.Las facturas
de proveedores
deben ser
verificadas por
personal del
departamento de
contabilidad
contra:

i) Pedidos.

ii) Notas de
entrada.

iii)Reporte de
Inspección.

39
Control interno del área de caja chica

Medidas de control interno Objeto

1 Usar sistema de fondo fijo. Limita la cantidad dada en
custodia.
Permite verificar la cantidad cada
vez que se efectúa el reembolso.
Es fácil revisar, puesto que la suma
de los comprobantes más el
efectivo disponible en caja debe
ser igual al monto del fondo.
Propicia que el registro de los
desembolsos este al corriente
2 Observar que sea un solo Habiendo dos o más custodios se
custodio el encargado. pueden culpar entre sí, en caso de
producirse un faltante con lo cual
Se diluye la responsabilidad.
3 Respecto de los comprobantes, A-Si se hacen excepciones en el
observar los siguientes respaldo de desembolso con
requisitos: comprobantes, se facilita cometer
fraudes dentro de las excepciones.
A- Es necesario que haya un
comprobante para cada pago. B-Al firmar el beneficiario de
recibido, el custodio descarga su
B- El comprobante debe estar responsabilidad por esa cantidad.
firmado de recibido por el
beneficiario. C- Al expresarse el importe con
número y letra, se dificulta
C-Debe escribirse a tinta, y el aumentar el importe. Las palabras
importe expresarse con número escritas a tinta son más difíciles de
y letra. alterar.

D-Los comprobantes deben D-Generalmente, los custodios son

estar aprobados por un empleados menores que no están
autorizados para aprobar gastos.
funcionario.
E-Esto evita que se sustraigan
E-Una vez que los comprobantes de reembolsos
comprobantes han sido anteriores y se vuelvan a presentar
cubiertos, deberán sellarse con

40
 sello de: PAGADO, para que
No puedan volverse a usar.
4 Los cheques de reembolso
deben hacerse a nombre del
Custodio.
5 Efectuar arqueos de fondos por
sorpresa.
6 Limitar los fondos a una
cantidad razonable y que los
desembolsos no excedan de
una cantidad fijada
7 El custodio no debe tener
acceso a:
A-Remesas de clientes u otro
depósito.
B-Libros de registros.
8 Si el custodio está autorizado
para cambiar cheques:
A-Los cheques deben ser
aprobados por una tercera
persona.
B-Los cheques cambiados
deben ser depositados sin
retraso.
9 Verificación de comprobantes
a los reembolsos
10 Prohibición de vales
11 Si el custodio guarda otros
fondos, estos deben registrarse
Por separado.
41
a reembolso.
En caso de pérdida de cheque,
cualquier persona que desee
Cobrarlo deberá de endosarlo.
Como medida psicológica
preventiva contra irregularidades y
Prestamos no autorizados.
A-El efectivo debe mantenerse al
mínimo necesario. Si los pagos son
de cuantía deben pagarse mediante
cheque.
Cuanto menor sea la cantidad a
desembolsar menor es la tentación.
A fin de evitar cubrir faltantes
mediante el empleo de fondos
provenientes de remesas u otros
depósitos.
Evitar que el custodio pueda
elaborar asientos contables para
cubrir faltantes.
El mínimo de fondo tendría que ser
mayor para poder cambiar los
cheques y efectuar desembolsos
normales.
Si no se depositan los cheques sin
retraso, estos pueden usarse como
vales provisionales.
Para cerciorarse de que los
Comprobantes son legítimos.
Esta práctica se sale de control.
Evitar que estos fondos se usen
para cubrir faltantes en uno u otro
Fondo.
Control Interno del área de banco

No. Medidas de control Objeto

1 Entradas de la caja
a) Cuando el pago lo hace
personalmente el cliente:
Emplear cinta de máquina
registradora, así como recibos de
mostrador, como prueba de la
entrada de caja.
2 Conciliar esas pruebas por medio
de un empleado que no tenga
relación directa con la recepción
y el depósito bancario de las
entradas.
Cotejar pruebas contra los
detalles de la ficha de depósito.
Las copias de las cintas de la
máquina registradora y de recibos
de mostrador, talonarios, etc. que
se le den al cliente como recibo,
deben ser verificadas contra los
resúmenes; de otra manera, se
pueden sustraer fondos.
La omisión de un recibo puede
significar la sustracción de la
cantidad correspondiente.
El retraso de los depósitos
aumenta el riesgo de malversación
de los fondos.

Controlar adecuadamente las

existencias de recibos
renumerados.
3 Los recibos de mostrador deben Normalmente la cuenta d control
estar pre numerados, y debe arrojar saldo; el análisis
controlado el abastecimiento de periódico es necesario; de otra
estas formas. manera no existe control en
realidad.
Todos los recibos cancelados
deben ser tomados en cuenta al
verificar la secuencia numérica
de los mismos.
El efectivo o los documentos Las formas que se usan sin seguir
4 deben ser depositados con la secuencia numérica pueden ser
regularidad en el banco. usadas para cubrir faltantes.

Mantener una cuenta de control,

analizar el saldo con regularidad

42
 y llevar lo sobrantes o faltantes a
resultados, previa autorización
del funcionario responsable.
5 Cuando el cliente paga por
correo.
la correspondencia debe ser
abierta por una persona que no
tenga relación directa con la
presentación de los depósitos
bancarios o la elaboración de los
Pases para el auxiliar de cliente.
6 La persona que habré la
correspondencia debe llevar un
registro detallado de las entradas.
Cruzar los cheques por la
persona que habré la
correspondencia.
Una persona distinta de las que
depositan en el banco o registran
en el auxiliar de cliente, habrá de
verificar las entradas registradas.
Si los agentes viajeros efectúan
cobranzas.
a) Emitir recibos seriados
numéricamente.
b) Realizar la pronta recepción
de las cobranzas en la oficina, así
como el deposito inmediato
Las entradas diarias deben:
ser registradas sin excepción,
indicando la fecha en que se
recibieron.
ser depositadas de inmediato,
intactas.
b) Un funcionario debe verificar
que esto se haga.
Las formas de recibos deben ser:
numeradas consecutivamente.
guardadas
Controladas mediante recibo.
43
Para que pudiera haber fraude,
sería necesario coludirse para
sustraer el dinero y falsificar el
registro de entradas recibidas por
correo.
Para evitar que las personas que
Manejan efectivo omitan entradas
para cubrir dinero sustraído.
El cruzamiento garantiza que los
cheques no puedan hacerse
efectivos sino solo a través de la
propia cuenta de la empresa deben
ser verificados de manera
independiente; de otra manera, el
control 1.b no es eficiente.
a) Para controlar los cobros
hechos por ellos.
b) Para evitar que los viajeros
usen las cobranzas en beneficio
propio antes de enviarlas.
El depósito inmediato disminuye
la posibilidad de sustracción o
robo externo, y evita la
acumulación de sumas mayores
de las necesarias en manos del
cajero.
Es conveniente evitar recibos para
protección del deudor y de la
Empresa. Del deudor, porque le
confirma haber recibido su pago;
guardadas y verificadas
periódicamente (las existencias).
elaboradas por un empleado y
enviadas por correo por otro.
respecto de los recibos estos
deben ser controlados,
incluyendo los originales de lo
que se hubieran cancelados.
Disponer las responsabilidades
de las personas que manejan el
efectivo, de tal manera que:
sea innecesario para ellos tener
acceso a:
Auxiliar de cliente.
Estados de cuenta de clientes.
Tengan nada que ver con:
Entrega de mercancías.
Envió de factura.
Análisis y seguimiento de
cuentas vencidas.
Autorización de crédito.
Registro del mayor.
Conciliación de cuentas
bancarias.
Guarda o registro de recibos.
Cuando existen depósitos o
cobranzas en las que el banco
determina si son incobrables y
las carga en cuenta, las funciones
del empleado que recibe el
cheque o documento devuelto
44
de la empresa, porque el
empleado emite un recibo por
procedimiento. dentro d lo
razonable, cuando mayor división
haga el trabajo, mejor control
habrá.
Teóricamente, cualquier persona
con acceso al efectivo puede
sustraerlo. Lo que desanima es la
certeza de que se descubre el
faltante de inmediato. Por tanto, las
obligaciones de los que manejan
efectivo se deben programar, de
manera que no puedan:
Alterar la cuenta del deudor.
Alterar el estado de cuenta del
deudor.
Omitir el registro de entrega.
Suprimir facturas.
Ocultar el importe de cargos que
debido a que no se le haya hecho
al cliente el crédito por el pago, se
refleje la cantidad como vencida.
Dejar de presionar
deliberadamente el cobro de las
cuentas vencidas.
Dar de bajas saldo de deudores
contra gastos.
Ocultar diferencias entre las
entradas de dinero y los depósitos
bancarios.
Emitir recibos fraudulentos.
Los cheques devueltos pueden ser
cobrados posteriormente por el
empleado, especialmente si puede
omitir volverlos a presentar y
cubrir la omisión en la cuenta del
deudor.
deben ser independientes:
de las funciones de la recepción
de entradas de dinero.
del auxiliar de clientes.
De los estados de cuenta de los
clientes.
Respecto de los cheques
posdatados.
Deben estar en custodia hasta
que se depositen.
Deben ser registrados en los
libros, cuando se reciban.
Cuando las sucursales efectúan
cobranzas:
estas deben ser depositadas en
cuenta bancaria, de la cual solo
puede retirar fondos la oficina
principal.
A demás los duplicados de las
fichas de depósito deben ser
selladas por el banco y enviadas
por correo a la oficina principal.
Tales duplicados deben ser
cotejados detalladamente con los
reportes de la sucursal.
Los activos negociables, con
excepción de efectivo y cheques
(por ejemplo, documentos por
cobrar y valores), deberán ser
custodiados por un empleado no
relacionado con las personas
directamente responsables de las
entradas de dinero.
la apertura de cuentas bancarias
habrá de ser autorizada por el
consejo de administración.
45
Los cheques posdatados pueden
perderse de vista y deben estar
sujetos a las mismas precauciones
que los documentos por cobrar.
Las cobranzas efectuadas por
sucursales han sido con frecuencia
motivo de fraude. Los controles
sugeridos proporcionan
precauciones valiosas en forma de
controles y verificaciones en la
oficina principal. Estos son tanto
necesarios cuando lo reducido del
número de personas que laboren
en las sucursales, impide un
control interno adecuado en las
mismas.
Es fundamental que no se pueda
disponer de otros activos que
puedan convertirse en efectivo,
para cubrir sustracciones de
dinero.
Salvaguardar suficientemente los
cheques cruzados a favor de la
empresa para que no puedan ser
depositados en otra cuenta abierta
a nombre de la empresa, pero con
otras firmas no autorizadas para
librar cheques.
Si el cajero guarda fondos
pertenecientes a empleados,
sueldos y salarios no cobrados,
etc., tales fondos deben
registrarse por separado.
Otros ingresos (intereses, renta,
comisiones, venta de
desperdicio, etc.) deben ser
verificados con regularidad por
un funcionario, para determinar
las cantidades recibidas y las que
se depositaron.
Controles aplicables a casos
especiales
46
Para evitar que los fondos de los
empleados se usen para cubrir
faltantes en los fondos de la
empresa.
Los conceptos de otros ingresos
que no están controlados por los
procedimientos de facturación
requieren especial cuidado para
cerciorarse de que todos se
registran.
Cuando cualquiera de los
controles anteriores sea
inaplicable, se deben buscar
métodos sustitutivos, de acuerdo
con las características de la
empresa o el negocio.
Control interno de desembolsos de caja

No. Medidas de control Objeto

1-Formas de cheque 1-Esta es la forma más segura de
impresas con sello de goma expedir cheques, mediante la cual el
que diga “no negociable-solo librador se asegura de que el cheque
para depósito en cuenta.” y llegue al beneficiario. La impresión
nominativa. o el sello aseguran que las
desviaciones, como cheques al
portador, requieren especial atención
de las personas que firman los
cheques.
2-Controlar la existencia de 2-Para que los cheques se usen en
formas de cheques. secuencia. También para hacer más
difícil que personas sin autorización
tomen formas de cheques (que
puedan ser usadas, por ejemplo, para
cubrir sustracciones de efectivo
depositando cheques de la propia
empresa).
3-Los cheques cancelados 3-Los cheques faltantes pueden ser
deberán mutilarse y usados como en el punto anterior.
archivarse.
4- Se evita la alteración de los
4- Los cheques deben mismos.
protegerse con maquina
protectora. 5- Medida útil diseñada para hacer
necesario coludirse para cometer
5- Emplear firmas fraude.
mancomunadas, a menos
que una persona autorice la
emisión del cheque y otra
refrende la autorización y
estas personas no estén
relacionadas ni tengan
relación alguna entre sí.
6-En caso de que haya 6-Para cerciorarse de que cuando
firmas mancomunadas, menos un firmante es completamente
cuando menos una no debe independiente.
ser responsable de:

47
registro de operaciones, o
custodia de efectivo, o
autorización de
comprobantes

7-La distribución de los 7-Si se dan los cheques a cualquier

cheques no debe ser persona con el punto anterior se
efectuada por un empleado rompe el control.
relacionado con el punto
anterior.
8- No firmar cheque por 8-En este caso no hay control cuando
anticipado en ninguna los fondos se desembolsan. Aunque
circunstancia. se pueden verificar los cheques
posteriormente, pueden ser ya
9- Controlar estrictamente el demasiado tarde.
uso de cheque al portador.
9- El efectivo es el activo más
10-Todas las transacciones vulnerable y debe ser mantenido al
de efectivo deben ser mínimo.
registrada de inmediato,
especialmente traspaso de 10- Para evitar cubrir desfalco
banco a banco mediante un traspaso de fin de
periodo (temporal), de una cuenta a
otra.
11-Cuando se presentan a 11-Capasita al firmante para
firmar los cheques, todos cerciorarse de lo correcto del pago.
deben de estar respaldados
por comprobantes.
12- Para evitar los cheques
12-Los comprobantes deben mecánicamente.
contener la evidencia de que
fueron examinados por las
personas que firman los 13- Hace necesario coludirse para
cheques. hacer pago fraudulento.

13-Los comprobantes para

pagos deben ser aprobados
por otro funcionario
diferente del que inicia el
pago.

48
14- Los comprobantes deben 14- Se evita la sustitución de
poderse identificar por el comprobante y la presentación de los
número del cheque y/o mismos documentos dos veces a
número del comprobante, así diferentes funcionarios.
como por el sello fechado de
pago o también pueden ser
cancelados al firmar el
cheque.
15- Proporciona evidencia completa
15- Tener sistema eficiente acerca de la naturaleza de las
para verificar las entradas y transacciones, junto con prueba del
para archivar los pago.
comprobantes.
16-Las conciliaciones 16-La pronta detección de
bancarias deben elaborarse irregularidades esencial para el
periódicamente “cuando control interno. En los casos que se
menos una vez al mes”. manejan cantidades fuertes de
efectivo, se hacen necesaria
verificaciones más frecuentes que si
los depósitos (y los desembolsos)
están principalmente representados
por cheques.
17- Las conciliaciones 17- Las conciliaciones bancarias
bancarias deben ser dejaran de ser una verificación al
preparadas por personas no manejo, si el registro de dinero y la
relacionadas con el registro firma de cheques los hacen
o manejo de efectivo o con empleados relacionados con estas
la firma de cheque. funciones.

18- Los estados de cuenta del

banco deberán ser enviados
directamente a la persona
que prepara las
conciliaciones
19-Anotar la suma de las
columnas de “banco” en el
libro de caja; al anotar los
cheques antiguos pendientes
de presentación, las fichas de
depósito deben ser
18- Se evitan alteraciones
fraudulentas de los estados de cuenta
o sustitución de hojas de cuenta por
hojas falsificadas.
19-Para que una conciliación sea
efectiva es necesario:
Verificar que todos los cheques estén
incluidos.
Verificar la prontitud de los
depósitos.

49
verificadas por la persona Verificar cuidadosamente las
que prepara la conciliación.partidas pendientes.
Estar en guardia contra asuntos
fraudulentos o alteraciones.
20- Emplear un sistema de 20- Al requerir la presentación de
fondo fijo para desembolsos comprobantes para efectuarse el
a través de sucursales reembolso, se puede mantener un
control estricto.
21- Utilizar controles 21- Cuando cualquiera de los
aplicables a casos especiales. controles anteriores sea inaplicable,
se deben buscar métodos sustitutos,
según las características de la
empresa. En algunos casos se
necesitaran controles suplementarios
dependiendo de la naturaleza.

50
Control interno del área de inversiones

No. Medidas de control Objeto

Los certificados de acciones, La separación del registro y de la
las acciones, etc., deben ser custodia para aumentar la seguridad.
guardados por una persona
independiente o por el Evita la sustracción u ofrecer los
banco. valores en garantía de préstamos
personales.
El registro debe estar al día,
cotejado periódicamente con Evita la sustracción de ingresos,
los certificados de acciones, intereses, venta de valores etc. que
etc., así como lade otra manera pudieran no
contabilidad. registrarse, además evita
transferencias de valores no
Llevar cuenta y razón de los autorizadas.
ingresos provenientes de este
Asegura una política de inversiones
concepto.
determinada o ratificada en el más
alto nivel.
Las transacciones de valores
deben ser autorizadas por el
consejo de administración. Supervisión del custodio deseable
cuando las inversiones son de
consideración. Así mismo, sirve de
Las transacciones efectuadas protección al custodio.
por el custodio requieren la
autorización de cuando Cuando cualquiera de los controles
menos dos funcionarios. anteriores sea inaplicable, se deben
buscar métodos sustitutivos, de
Emplear controles aplicables acuerdo con las características de la
a casos especiales. empresa. En algunos casos se
necesitaran controles suplementarios,
lo cual depende de la importancia de
las transacciones, en relación con la
responsabilidad, competencia y
confianza del personal que la maneja

51
Control interno del área de documentos por cobrar

No. Medidas de control Objeto

Estos documentos deben ser Evita que se usen documentos por
aprobados por un cobrar para no permitir o retrasar el
funcionario capaz, antes de descubrimiento de cuentas de cobro
aceptarlos, variarlos, dudoso, cuentas erróneas y fondos
renovarlos o darlos de baja. sustraídos.
Estos documentos deben ser Evita que se usen documentos por
aprobados por un cobrar para no permitir o retrasar el
funcionario capaz, antes de descubrimiento de cuentas de cobro
aceptarlos, variarlos, dudoso, cuentas erróneas y fondos
renovarlos o darlos de baja. sustraídos.
Conciliar, cuando menos una a) Permite asegurarse de que todos
vez al mes, el auxiliar con la los documentos por cobrar han sido
cuenta de control. registrados en el auxiliar y en el
mayor.
b) Permite localizar diferencias y
razones de esta.
Registrar el descuento de Facilita la determinación del pasivo
documentos. de contingencia.
Requerir deudores para Permite descubrir errores y
confirmar los saldos de desfalcos.
documentos no pagados
Revisar periódicamente los Evitar manejos en los fondos ya que
pagos vencidos (por un aquellos pueden ser la causa de
empleado independiente). pagos aparentemente vencidos.
Organizar las funciones del Separación necesaria para que los
custodio de tal manera que le registros sirvan de control del
sea innecesario tener acceso custodio.
a:
a) Registro de caja.
b) Auxiliar de cuentas por
cobrar o libro de mayor.
Emplear controles aplicables Cuando cualquiera de los controles
a casos especiales. anteriores sea inaplicable, se deben
buscar métodos sustitutivos, según
las características de la empresa. En
algunos casos se necesitarán

52
 controles suplementarios, lo cual
depende de la naturaleza e
importancia de las transacciones, en
relación con la responsabilidad,
competencia y confianza del
personal que las maneje.

Control en el área de cuentas por cobrar

No. Medidas de control Objeto

El total de las cuentas Verificación de la corrección
individuales debe ser aritmética de los pases.
conciliado periódicamente
con la cuenta de control en
el mayor general.
Prevención contra malos manejos, ya
La antigüedad de saldos que, mediante la investigación de los
debe ser revisada saldos antiguos, se pueden descubrir
periódicamente por un remesas no restringidas o
empleado; esta labor es restringidas en cuenta equivocada.
independiente de las
funciones relativas a cuentas
por cobrar o a la recepción
de efectivo.
Los estados de cuenta deben Capacita al deudor para reportar
ser enviados con regularidad discrepancias. Las excepciones al
a todos los deudores. envió de estados de cuenta permite
usar esta cuenta para esconder
Los estados de cuentas sustracciones.
deben ser cotejados
independientemente con el Permite asegurarse de que el estado
auxiliar y enviados por de cuenta coincide con la cuenta y
correo sin que la persona que que no sea interceptado por aquellos
lleva el auxiliar o el correo que están en los puestos que le
tenga acceso a ellos permiten sustraer efectivo o esconder
la sustracción del mismo.
La entrega de estados de Reduce la oportunidad de que los

53
cuenta por parte de agentes agentes viajeros sustraigan dinero.
viajeros debe estar
prohibida. Disminuye las posibilidades de
sustracción por parte del cajero,
Otro funcionario, aparte del encargado de crédito o empleado
cajero, encargado de crédito responsable del auxiliar de cuenta
o empleado responsable del por cobrar, el cerciorarse de que
auxiliar debe encargarse de: todas las cuentas, especialmente no
Aclarar todas las partidas conciliadas, reciban atención
sujetas a controversias. independiente.
Confirmar saldos
ocasionalmente.
Los siguientes conceptos Evita que el dinero sustraído sea
deben ser aprobados por un cancelado mediante cargos a
funcionario responsable: cuenteas de empleados o abonos por
Anticipos a empleados. bajas o por ajuste.
Cuentas de cobro dudoso
dadas de baja.
Abonos por ajuste. Cuando una cuenta ha sido dada de
Las cuentas de cobro dudoso baja, cualquier cantidad recuperada
recuperadas deben ser posteriormente, es susceptible de
controladas por un malversación.
funcionario capaz.
Respecto de las notas de Las notas de crédito requieren
crédito, estas deben ser: control especial ya que pueden
Numeradas emitirse para ocultar sustracciones
progresivamente. de dinero.
Controladas totalmente.
Autorizadas por persona
responsable que no tengan
acceso al efectivo. Los descuentos especiales o aquellos
no reclamados por deudores, pueden
Se debe contar con la usarse para cubrir sustracciones de
aprobación específica del dinero.
funcionario para: Evitar realizar pagos de saldos
Otorgar descuentos acreedores originados por errores en
especiales o irregulares. pases de crédito u omisiones de
Pagar saldos acreedores. débitos.

54
Las labores del encargado Separación de las funciones de
del auxiliar de cuentas por registro de cuentas por cobrar
cobrar deben ser respecto de las cajas, preparación de
independientes de: fuentes de contabilización y control
Todas las funciones de de totales y de bajas y ajustes, reduce
efectivo. la ocultación de sustracciones de
Verificación de facturas y efectivo.
notas de crédito.
Verificación de los totales de
ventas y otros créditos.
Pases a cuentas de control.
Autorización de bajas de
cuentas de cobro dudoso.
Si hay más de un empleado La rotación de la responsabilidad
encargado del auxiliar de proporciona verificación de un
cuentas por cobrar, encargado a otro.
cambiarlo de sección de
responsabilidad de cuando
en cuando. El funcionario sirve como control de
El funcionario responsable trabajo del encargo del auxiliar de
de las cobranzas no debe cuentas por cobrar y del cajero.
estar relacionado con los
encargados del auxiliar de
cuentas por cobrar.
El funcionamiento Si consideramos que el encargado de
responsable de otorgar el crédito determina la legitimidad de
crédito debe estar segregado los deudores, debes ser
de: independiente de:
Departamento de ventas.
Encargados de auxiliar de
cuentas por cobrar.
Caja.
Emplear controles aplicables Cuando cualquiera de los controles
a casos especiales. anteriores sean inaplicables se deben
buscar métodos sustitutivos, de
acuerdo con las características de la
empresa.

55
Control interno del área de inventarios

No. Medidas de control Objeto

1 Llevar inventarios Proporciona información para el
constantes de: control de compras y producción.
Las sustracciones de inventarios
Materiales primas pueden ser detectadas al comparar en
Materiales cualquier momento las existencias
Producción en proceso reales con los registros.
Producto terminado
Refacciones

2. Todas las compras deben La separación de funciones es

ser recibidas por un indispensable ya que hace necesario
departamento de recepción, el coludirse para cubrir entregas con
independiente de los faltantes, devoluciones espurias o
departamentos de compras y pagos sin entrega.
cuentas por pagar.
2 Tomar las precauciones Son la base para llevar los registros
adecuadas para asegurar que de control de existencias y
cuando menos, se elaboren producción.
cuatro copias de los Evita hacer pagos por entregas con
materiales recibidos, y que faltantes o sin haber entregas. Para
se distribuyan a los comparación con las facturas.
siguientes departamentos: Para comparación con la solicitud de
compra.
Almacenes o producción Registro permanente de todos los
Cuentas por pagar materiales recibidos.
Departamento de compras
Departamento de recepción
Evitar robos y facilita el control. El
4. Almacenar todas las grado de control puede variar en
existencias de materias relación con el valor de los artículos
primas, materiales, en inventarios.
refracciones y producto
terminado en un almacén
central, cerrado, bajo la
supervisión de un custodio.
3 Efectuar entregas de Garantiza que los inventarios serán

56
materiales solo con empleados solamente con fines
requisiciones debidamente autorizados.
autorizadas.
Separación conveniente de
El auxiliar de inventarios funciones, para que los registros
debe ser llevado por sirvan de control de personas que
personas que no sean manejan las existencias.
responsables del manejo
físico de los inventarios.
Revela faltantes de inventarios.
Verificar los registros de El elemento sorpresa inhibe las
inventarios en los siguientes sustracciones.
aspectos:
Conteos completos de
existencias.
Conteos por pruebas
selectivas durante un periodo
no mayor de un año.
a) los ajustes de inventariosLa investigación y la autorización
deben ser investigados. evita los faltantes de inventario y el
b) los ajustes similares aocultamiento de errores. Las
cuentas de control deben ser diferencias llaman la atención de la
autorizados. Gerencia.
Facilita a las personas indicadas la
determinación de si las cuentas de
control necesitan o no ajuste;
también proporciona si las razones
dadas para tales ajustes son
legítimas.
Preparar periódicamente Proporciona información al
reportes sobre existencias, departamento de ventas para
que sean: promover la venta del producto y
para tomarse en cuenta en la
De movimiento lento. valoración de inventarios.
Obsoletas Para tomarse en cuenta en la
Fuera de los mínimos y valoración de inventarios y para
máximos. disponer de los artículos obsoletos.
Dañadas. Asegura que las existencias se
conserven dentro de los límites, y los
Supervisar los siguientes departamentos de compras y

57
artículos, bajo el control de producción no hagan inversiones,
contabilidad. ventas o baja de los mismos.

Artículos en consignación. Se necesita controles especiales para

Materiales en poder de inventarios fuera de la supervisión
proveedores o directa del almacenista custodio ya
subcontratistas. que tales inventarios son susceptibles
Materiales o mercancía en en consideración o de perdida.
bodegas foráneas.
Mercancías embarcadas en
préstamo o sujeta a
aprobación.
Envases.
Controlar la mercancía en Evita que se incluya en inventarios,
existencia, que no sea de la aunque requiere salvaguardas como
empresa, mediante: si fuera propiedad de la empresa.

La separación física, en el Objetivo

almacén.
La separación contable. i) Facilita la identificación y el
conteo correcto.
12. a) Emplear instrucciones Evita que se cuente dos veces el
escritas para guía del producto terminado (por ejemplo:
personal asignado a la toma como vendido y también como
de inventarios físicos, que existencia en almacén). Asegura que
incluyan: se haya registrado el pasivo
Identificación y acomodo de correspondiente a todas las compras
las existencias. de materiales tomadas en
Cortes de inventario de inventarios.
entrada y salida. Facilita la elaboración de reportes
Separación de artículos de (véase el punto 9 anterior) y evita la
poco movimiento, obsoletos omisión de la necesidad de devaluar
o dañados. algunos inventarios.
Control numérico de hojas Evita la perdida u ocultamiento de
de toma de inventario y/o hojas y/o tarjetas.
tarjetas. Es conveniente esta separación de
Verificación por personal no funciones ya que proporciona
relacionado con el supervisión sobre el almacenista y el
almacenamiento o registro. personal de contabilidad.
Supervisión el trabajo de b) Fomentar la exactitud numérica.

58
detalle en la preparación de
las hojas de inventario, en lo
que se refiere a:
Resúmenes de cantidades.
Conversiones de unidades.
Precio estipulado.
Multiplicaciones.
Sumas.
Somatización de tarjetas y/u
hojas.
Emplear sistema de costos, La comparación entre el costo real y
de manera que: el estándar proporciona medios para
Emplee estándares o sistema la pronta señalización de procesos
que mida la actuación contra ineficientes de manufactura.
una actuación
predeterminada. Objetivo
Controle por cuentas.
Proporcione una Inhibe y detecta las sustracciones de
determinación rápida y artículos dados de baja.
razonable del costo, con
objetivo de valorar
inventario.
Controlar adecuadamente la Los artículos que no están bajo el
acumulación y venta de control apropiado son más
desperdicios, así como los susceptibles de sustracción.
sub-productos sujetándolos,
por ejemplo, a los mismos
procedimientos de registro Objetivo
que los inventarios de Minimizar las perdidas por incendio.
productos terminados.

Asegurar inventario.
Emplear controles aplicables Cuando cualquiera de los controles
a casos especiales. anteriores sea inaplicable, se deben
buscar métodos sustitutos, de
acuerdo con las características de la
empresa.

59
Control interno del área de propiedad, planta y equipo

No. Medidas de control Objeto

1 A) preparar presupuesto de A) Permite asegurarse de que las
inversión en activos fijos y inversiones de capital solamente se
obtener aprobación por inicien por autoridad directa o
escrito para proyectos de expresamente delegada del consejo
cuantía, firmada por un de Administración.
funcionario nombrado por el
consejo de Administración y 1- Para que el departamento de
turnar dicho presupuesto a: compras inicie la emisión de pedidos
de compra.
1-Departamento de compras. 2- Para que el departamento de
2-Departamento de ingeniería este informado, intervenga
ingeniería. y ejecute el proyecto en su caso. En
3-Departamento de determinadas circunstancias permite
contabilidad. que el departamento de ingeniería
apruebe las facturas.
B) La aprobación debe 3- Para que contabilidad compare las
incluir: facturas, señale desviaciones y
1- Necesidad del prepare el presupuesto de caja.
desembolso.
2- Costo estimado. B) 1-Permite cerciorarse de que el
3- Disposición de las desembolso se justifica. Asimismo,
unidades que se fueran a facilita la clasificación de las cuentas
reemplazar. de activos y las cuentas de gastos a
4- Cuentas de cargo y abono. las cuales se deben cargar la
5-Duración estimada de los depreciación. 2-Los desembolsos
activos y tasas de excedidos ya autorizados, que se
depreciación. determinen por comparación,
requieren autorización expresa del
consejo.
3-Contar con información necesaria
para que el departamento de
contabilidad registre y controle la
baja de los activos descontinuados.
2 La recepción de las unidades Considerando el valor probable de
debe estar sujeta a los tales unidades, se hace necesario un
mismos procedimientos control adecuado. La naturaleza poco

60
 seguidos para la recepción usual de las unidades no debe ser
de materias primas y razón para hacer excepciones en los
materias. procedimientos de recepción.
3 Respecto de la planta de a) Los traspasos a las cuentas de
construcción esta debe estar: libro mayor de activos establecen la
a) Sujeta a control por capitalización, y las fechas en que
cuentas especificas del libro comienza a correr la depreciación
mayor. contable.
b) Controlada por número b) La orden de trabajo asegura la
de orden de trabajo. clasificación correcta y facilita la
c) Aprobada y definida comparación con las cantidades y los
claramente. Aprobación de montos autorizados originalmente.
las variaciones que resulten c) Estas aprobaciones y detalles
al confrontar las facilitan el control adecuado de los
estimaciones del desembolsos reales con los
presupuesto. presupuestos.
4 Mantener auxiliar de activo Se requieren para:
fijo: a y c) Control físico.
a) Mostrando ubicación. b) Elaboración de cedulas
b) Mostrando duración analíticas de depreciación.
estimada y tasas de c) Programas de mantenimiento.
depreciación. d) Exactitud.
c) Enviando copia a los
jefes de departamento
involucrados
d) Conciliando este
periódicamente con las
cuentas de control.
a) Los activos deberán Para confirmar la existencia y la
identificarse por número. ubicación de los activos.
b) Los inventarios físicos
deben ser cotejados y
conciliados periódicamente
con el auxiliar de activo fijo.
a) establecer política a) procura un política contable
referente a tasas de consistente.
depreciación. b) Salvaguarda contra la
b) Las unidades totalmente depreciación en exceso y perdida de
depreciadas deben las unidades totalmente depreciadas
registrarse en el auxiliar de o dadas de baja.

61
activo fijo, con la anotación
adecuada.
Respecto de las escrituras de a) El registro proporciona lista
propiedad: permanente de referencia en caso de
a) Anotar detalladamente pérdida.
los datos completos en el b) Separación de las funciones de
registro correspondiente. custodia y de contabilización.
Controlar herramientas de Evita que activos fijos se den de baja
mano, en lo que respecta a: contra gastos si se tratara de equipo
a) Adquisición. menor.
b) Disminución del costo.
Revisar periódicamente Es responsabilidad de los directivos
coberturas de riesgos de salvaguardar los bienes de la
activos fijos. empresa, para cerciorarse de lo
adecuado de las coberturas.
a) Efectuar bajas y traspasos a) La notificación y autorización de
solo mediante autorización las bajas es necesaria para cerciorarse
expresa y copia al de que los ingresos obtenidos por
departamento de ventas de activos fijos, se
contabilidad. contabilicen, y para que los
b) Las ventas de activo auxiliares de activos fijo se puedan
fijo deben estar sujetas a los tener al corriente.
mismos procedimientos
establecidos para las ventas
de productos terminados.
Aplicar otros controles en Cuando cualquiera de los controles
casos especiales. anteriores sea inaplicable.

62
 Programas de auditoria interna para las cuentas de activo año 2019

Área Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos de

del riesgo mej/observ.
estimado
A M B E F M A M J J A S O N D T
Caja chica x Control Confirmación 1 - - 2 - 3 - - 1 - - 2 9
interno de registros
deficiente Arqueo
Caja x Control - 3 - - - 2 - - 1 - - - 6
general interno Arqueo
deficiente
Verificar el
destino de los
desembolsas

Seguimiento de
los cheques

Confirmación
de fondos

Banco x Encases de Confirmación - - 4 - - 1 - - - 2 - - 7

conciliación de cuentas
bancaria
Confirmación
de saldo
 Conciliaciones
-bancarias
Inversiones x Destino de Confirmación - - - 2 - 1 - - - 4 - - 7
los fondos de saldo

Verificación
del tiempo de
la inversión

Arqueo
Cuentas x Falta de Envió de carta - 1 - - 1 - - 2 - - 1 - 5
por cobrar información de
suficiente confirmación
de los de cuentas
clientes
Confirmación
de saldo

Revisión de
documentación
requerida de
los clientes

Revisión de
antigüedad

62
 Programas de auditoria interna para las cuentas de activo año 2019

Área Riesgo Razones del Procedimiento Meses de ejecucion Puntos de

riesgo mej/observ.
estimado
A M B E F M A M J J A S O N D T
Inventarios x Descontrol Política para el 2 - - 1 - - - 2 - - - 2 7
en los manejo de
inventarios inventarios

Conteo físico

Verificar que
los soportes de
los inventarios,
se encuentren
en orden y de
acuerdo a los
procedimientos
establecidos
por la empresa.

Verificar que
los costos de
adquisición

63
 Gastos x Desvió de Determinar si 3 - - 1 - - - - 1 - - - 5
Pagados por fondos se revisan las
anticipado transacciones y
saldos de la
cuenta Gastos
Pagados por
anticipado

Verificar que
los soportes de
las cuentas
registradas
como Gastos
Pagados por
anticipado

Confirmación
de saldos

Amortizaciones
Propiedad, x Mal uso de Inventario - - 2 - - 1 - - 2 - - 1 6
planta y las físico
equipos propiedades
Revisar que
exista un
control sobre
los suministros

64
 de oficina

Examinar las
autorizaciones
para las
compras y
ventas o retiros
de propiedad y
equipo

Analizar esta
partida y
conciliar su
saldo con el
mayor de
propiedades,
planta y equipo

Comparar el
resultado de la
comprobación
física con el
mayor de
propiedades,
planta y equipo
e investigar
cualquier

65
 irregularidad

Órdenes de
compra
Depreciaciones x Falta de Analizar esta 2 - - 1 - - - 2 - - 1 - - 6
cálculos de partida y
depreciación conciliar su
saldo con el
mayor de
propiedades,
planta y
equipo.

Confirmación
de saldo

Comprobar si
la base para la
depreciación se
ajusta a las
disposiciones
legales

Verificar los
cálculos de la
depreciación

66
Control interno para el área de nómina
No. Medidas de control
1 Respecto de los registros de
personal el departamento a su
cargo o el funcionario,
independiente del pagador, es
el que debe encargarse de tal
registro, los cuales, previa
autorización, deben contener.
a)Generales del contrato de
trabajo y de la terminación
del mismo
b) Autorización de bases del
sueldo cada vez que este se
modifique.
c) ausentismo, vacaciones y
enfermedades.
d)Muestras de su firma
2 Respecto de las horas
trabajadas
a) Estas deben detallarse en
hojas de tiempo o tarjetas
marcadoras.
b) La anotación que se haga
en las tarjetas marcadoras
debe ser supervisada durante
las horas de entrada y salida o
haciendo que el empleado
recoja la tarjeta en la oficina
de personal, cuando no llegue
a tiempo.
c) Llevar registros por orden
de trabajo o departamentos
firmados por el supervisor.
Estos deben llevarse además
de las tarjetas.
Objeto
Los registros independientes del
pago constituyen una salvaguarda
contra el pago a empleados
ficticios o a los que ya no trabajan
en la empresa, contra pagos
incorrectos por días no trabajados.
Las muestras de firmas
proporcionan identificación para
los salarios no reclamados.
Determinación del tiempo de
trabajo independientemente de las
personas que trabajan en la oficina
del personal.
Evita que un empleado marque por
otro.
Los registros de horas trabajadas,
autorizados por el supervisor,
proporcionan una verificación
independiente de las tarjetas de
tiempo, al conciliarlas con las horas
pagadas.
Respeto de la preparación de
nómina:
Los sueldos y salarios no
debe tener relación con:
Contratación de personal.
Autorización de sueldos y
salarios.
Registro de tiempos
trabajados.
Costeo de mano de obra en
las ordenes de trabajo.
Cambio del cheque
correspondiente a sueldos y
salarios, por efectivo.
Distribución de los sobres de
pago.
b) llevar a cabo rotación de
funciones.
Verificar dos veces todos los
cálculos aritméticos.
d) conciliar la distribución de
la mano de obra para fines de
costos de los registros de
tiempo trabajado, con el total
del tiempo reportado en las
tarjetas de reloj, por un
funcionario.
e) autorizar las nóminas y
listas de raya antes de firmar
el cheque.
f) escribir a tinta y con
palabras los totales de las
nóminas y de las listas de
raya.
g) elaborar el cheque
únicamente por la cantidad
neta.
Control relacionado con el
cambio del cheque y la
preparación de sobres de
68
La separación del personal que
prepara los sueldos y salarios
respecto del que contrata, calcula
tiempos trabajados, determina
importes y efectúa el pago, hace
necesario el coludirse para ocultar
fraudes.
La rotación aumenta la posibilidad
de descubrir fraudes.
La doble verificación evita errores
numéricos.
La conciliación del total de horas
sirve como verificación de los
departamentos de personal y costos.
Los pagos de sueldos y salarios
representan desembolsos
importantes, por lo que el
funcionario que los autoriza debe
constatar que se han seguido todos
los pasos de control.
Evita alteraciones fraudulentas. Las
palabras son difíciles de alterar.
Evita manipulaciones con el dinero
retenido por “deducciones”
(impuestos, cuotas, etc.).
Los empleados que determinan el
monto del efectivo y las personas
que deban recibirlo no tienen
pago: incentivos para falsificarlos si ellos
El cheque debe ser cambiado mismos no se pueden quedar con el
por el cajero. dinero. La falta de responsabilidad
Entes del pago y durante la delimitada para el control del dinero
inserción del dinero en los hace difícil la localización de
sobres y hasta que estos se irregularidades.
entreguen, el acceso al
efectivo correrá a cargo solo
del personal designado, que
no tenga nada que ver con la
elaboración de las nóminas y
de las listas de raya.
Respecto del pago de los Salvaguardarse con pagos falsos.
empleados:
el pagador debe estar
acompañado de alguien
independiente de todas las
funciones de nóminas y listas
de raya.
Se debe identificar a los
empleados que reciben los
sobres ya sea personalmente
o mediante la representación
de sus tarjetas de tiempo
firmadas, e ir marcando en la
lista de entrega de los sobres,
conforme se van
distribuyendo.
Las tarjetas de tiempo deben
ser distribuidas para que sean
firmadas, independientemente
del pagador, y cotejadas
después del pago.
Sobres de sueldos y salarios Descargar la responsabilidad del
no cobrados. pagador.
el pagador debe hacer Evitar usar los sueldos y salarios no
inmediatamente una lista de cobrados, para cubrir faltantes en
los sobres no cobrados y otros fondos.
entregarlos al custodio, quien Procedimiento necesario ya que el
firmara de recibido. custodio puede no conocer al

69
el custodio de los sobres no empleado que reclama el sobre.
cobrados no debe custodiar Asegura que los sueldos y salarios
otros fondos ni ser no cobrados se vuelvan a depositar
responsable de la preparación en el banco en un tiempo razonable.
de nóminas y listas.
Identificar cuidadosamente a
la persona que cobre
posteriormente tales sobres.
un funcionario debe revisar
periódicamente el registro de
sueldos y salarios no
cobrados.
Aplicar otros controles a Cuando cualquiera de los controles
casos especiales. anteriores sea inaplicable, se debe
buscar métodos sustituidos, según
las características de la empresa.

70
 Programas de auditoria interna para las cuentas de pasivo año 2019

Área Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos de

del riesgo mej/observ.
estimado
A M B E F M A M J J A S O N D T
Cuentas por x Pagos no Confirmación - - 1 - - 1 - - 3 - - 1 6
pagar sustentados de saldo

Verificación
de las cuentas
que:

Tengan saldos
más
importantes

No hubieran
tenido
movimientos
durante el
ejercicio

Con saldo cero

Documentos x Pagos no Confirmación 1 - - - 1 - - - 2 - - - 4
por pagar sustentados de saldo

Verificar que
las facturas del
proveedor
estén
registradas en
el libro de
compras.

Revisar los
pagos
posteriores de
cuentas por
pagar y
determine si se
han liquidado
pasivos no
registrados.

Retenciones x Descontrol Confirmación 2 - - 1 - - 3 - - - 1 - 7

por pagar de de saldo
retenciones
Sustentación
documental de

72
 la retención

Impuestos x Falta de Confirmación 2 - - - - 1 - - - 1 - - 4

sobre la pago de saldo
Renta
Otras x Falta de Confirmación - - 1- - - - 2 - - 1 - - 4
retenciones pago de saldo

73
Recomendaciones de controles internos para el área de patrimonio

No. Medidas de control Objeto

a) Conciliar Para cerciorarse de que existe el
periódicamente el registro adecuado en libros.
registro de acciones
con las cuentas de Facilita la conciliación y sirve de
control. memorándum de cheques por
dividendos no cobrados.
b) Conciliar Separación de funciones
periódicamente el
registro de acciones
con las Actas de
Asambleas.

Efectuar pago de
dividendos a través de
cuenta bancaria especial.

Emplear cuenta bancaria

especial para efectuar el
pago de dividendos; tal
cuenta debe ser conciliada
por un funcionario
independiente del pago de
dividendos.
Aplicar otros controles Cuando cualquiera de los controles
para casos especiales. anteriores sea inaplicable, se deben
buscar métodos sustitutivos, según
las características de la empresa.

En algunos casos se necesitaran

controles suplementarios, lo cual
depende de la naturaleza e
importancia de las transacciones, en
relación con la responsabilidad,
competencia y confianza del personal
que las maneje.
 Programas de auditoria interna para las cuentas de patrimonio año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/obs
erv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Capital x Falta de Confirmación de 1 - - - 1 - - 2 - - 2 - 6
Control saldo

Examinar el “Acta
Constitutiva” y sus
modificaciones.

Afectar una
relación de todas
las cuentas que
conforman el
patrimonio del ente
auditado.

Afectar la
conciliación de los
dividendos

Retención de x Uso de los Preparar un detalle de 2 - - - 1 - 1 - - - 1 - 5

utilidades recursos las cuentas que
 Componen esta área
al cierre del ejercicio.

Cotejar los
movimientos habidos
durante el ejercicio
en estas cuentas con
las actas de las juntas
de accionistas y
consejos de
administración.

Retiros x Autorizació Confirmación de 3 - - 2 - - 1 - - 3 - - 9

n y control saldo
en los
retiros Verificar
autorización en los
pagos de dividendos,
comprobando si se
han efectuado las
correspondientes
retenciones fiscales.

Utilidades del x Registros Confirmación de 1 - - - - - 1 - - - - - 2

periodo eficientes saldo

Arqueo sorpresivo

76
Recomendaciones de controles internos

Control interno para las áreas de Proveedores, compras y gastos.

No. Medidas de control Objeto

1 El análisis de los saldos Proporciona una verificación doble
pendientes de pago a del total de los saldos de cada
proveedores debe conciliarse proveedor. Esta verificación es más
periódicamente con la cuenta valiosa si el control en el mayor es
de control determinado por otra persona que no
sea la que registra el auxiliar de
Cotejar los estados de proveedores.
cuentas del proveedor con el
registro de compras o el Usar los estados de cuentas de los
auxiliar de proveedores. proveedores como verificación de su
Aprobar los ajustes a cuentas cuenta
de proveedores por un
funcionario.
2 El departamento de crédito Los saldos deudores en las cuentas
debe aprobar e investigar los de proveedores deben sujetarse el
saldos deudores de cuantía. mismo control que las cuentas por
cobrar.
Que el procedimiento
establecido garantice pago El pago de factura no sistematizado
de factura dentro de las puede propiciar perdidas por
fechas de descuento por descuentos no tomados.
pronto pago
3 El encargado de compras o Separación de autorización, registro
el departamento de tal y custodia para establecer
nombre debe estar separado verificaciones cruzadas.
de:

Departamento de
contabilidad.
Registro de inventarios.
Recepción de mercancías.
Embarque de mercancías.
Pagos de contado.
4 Respecto a las compras: Permite que solo se hagan compras
deben hacerse mediante autorizadas.
requisiciones de los jefes del Evita comprar demás o de menos.
departamento Evita comisiones secretas y asegura
deben ser coordinadas con compras al mejor precio.
producción y con las Obliga a llevar una lista al día de
existencias. proveedores, en relación con su
deben ser elaboradas para compra al mejor precio.
proveedores aprobados
(listarnos)
b) deben verificarse
periódicamente los precios
de estas, a fin de determinar
de determinar que son los
Óptimos.
c) Deben emplearse Permite controlar entregas.
solicitudes de compras
(ordenes), las cuales deben Permite cotejarlo con la factura.
estar:
Renumeradas. Permite cotejar con el registro de
Controladas numéricamente. entrada.
d) la copia del pedido debe
ser enviada directamente a: Evita el cargo equivocado cuando se
Departamento de recibe la factura.
contabilidad.
departamento de recepción
e) contabilidad deberá notar
las cuentas a las que deben
cargarse los materiales
Pedidos.
Registrar todas las entradas Permite verificar la factura por lo
de mercancías, anotando: que respecta la cantidad y localidad.
i) cantidad. d) Permite cotejar con la factura y el
ii) condición pedido cerciorarse que se registra el
Contar realmente la cantidad pasivo.
que se anote. e) Verificación de la copia cotejada
Cuando la condición o con la factura.
localidad son técnicas,
Reportarlas en informes de
inspección por separado.

78
enviar copias de las notas de
entrada directamente a los
departamentos de
contabilidad y compras,
debidamente:
Renumeradas.
Controladas numéricamente
por el departamento de
contabilidad.
e) llevar registro
permanente en el
departamento de recepción.
Las mercancías de vueltas Permite tramitar y registrar las
deben ser procesadas por el salidas de mercancías como las
departamento de embarques, vendidas.
mediante revisiones las Permite asegurarse de que se recibe
cuales deben ser: el crédito justo por las mercancías de
Elaboradas. vuelta.
Correlacionadas con las
notas de crédito de los
proveedores.
La factura de proveedores Verificación de la corrección del
deben ser verificadas por cargo del proveedor.
personal del departamento Para contar con verificación
de contabilidad contra: independiente de pedido y recepción.
Pedidos. Proporciona evidencia necesaria para
notas de entrada. para aquellos que aprueban el pago.
Reportes de inspección. La firma o la iníciales fijan la
b) la persona que ejecute el responsabilidad.
trabajo anterior (punto a) no La cancelación de los comprobantes
debe estar relacionada con: evita el que se vuelvan a presentar
pedidos los mismos.
recepción
c) anotación de haber
verificado las facturas, por
lo que toca a:
i)precios
ii)fletes
iii)multiplicaciones y sumas

79
 En las facturas deben Evita cargos equivocados a las
anotarse las cuentas de cuentas.
Cargo.
Revisar la inclusión de todos Permite cerciorarse de que se han
los comprobantes aprobar ejecutado todos los controles.
los mismos.
Aplicar otros controles Cuando cualquiera de los controles
según el caso anteriores sea inaplicable, se deben
buscar métodos sustitutivos según la
característica de la empresa. En
algunos casos se necesitaran
controles suplementarios, lo cual
depende de la naturaleza e
importancia de las transacciones, en
relación con la responsabilidad,
Competencia y confianza del
personal que las maneje.

Otros controles

No. Medidas de control Objeto

a) contar con cuadro de
organización al día.
Emitir por escrito las
principales políticas contables
(por ejemplo, bases de
evaluación de inventarios,
capitalización, depreciación,
etc.), con aprobación del
consejo administrativo.
Los cuadros de organización claros
y bien planeados son necesarios
para la clara definición y asignación
de responsabilidad de funcionarios
y empleados de lo cual depende, en
gran parte, el funcionamiento
eficiente de una organización y el
desarrollo de un buen sistema de
control interno.

Como guía para los funcionarios

sobre las principales políticas de
contabilidad, a fin de asegurar que
las cuentas se operen bajo una base
Eficiente y consistente.
2. respecto de las Evita la duplicación de trabajo,

80
obligaciones de funcionarios
y empleados:
Definirlas con claridad.
Delimitarlas razonablemente
en cuanto a autoridad, con
objeto de que ninguna
persona pueda dominar o
ejercer influencia excesiva
sobre otras que no se reportan
con ella durante el desarrollo
de su trabajo.
estas deben estar de acuerdo
con las obligaciones que se
establezcan en los estatutos
respecto de la manuales de
contabilidad:
El sistema de autorizaciones
y el registro de métodos y
procedimientos que se deban
seguir en el desempeño de las
obligaciones y funciones,
deben estar expresados
claramente en manuales de
Referencia o su equivalente.
Permiten (por medio de la
auditoria interna o las
verificaciones internas del
sistema de otros medios)
cerciorarse de que los
métodos y procedimientos
establecidos en los manuales
son observados con fidelidad.
Deben prever de inclusión de:
comité de métodos y estén mejorando constantemente y
procedimientos, funcionarios
o departamento encargado de
81
Invasión de funciones, omisión de
funciones importantes, malas
entendidas, fricciones y otras
situaciones que pudieran resultar en
el debilitamiento del control
interno.
La delimitación de
responsabilidades evita que el
personal responsable de ciertas
obligaciones sea influido por un
funcionario de mayor jerarquía
fuera de su área de responsabilidad,
para ocultar o cometer
irregularidades.
La obligación de la empresa debe
estar de acuerdo con los deseos de
los accionistas, reflejados en los
estatutos
a). La separación eficiente de
obligaciones depende en gran parte
de la precisión y el detalle de la
planeación de todos los
procedimientos y la cuidadosa
asignación de labores.
Asegura la veracidad de la
información contable producida al
determinarse si el sistema
establecido se está siguiendo.
La revisión constante de los
sistemas se hace necesaria para
cerciorarse de que los
procedimientos establecidos se
que los cambios se efectúen solo
después de un estudio cuidadoso de
Estudiar formas, métodos, todas las repercusiones de los
procedimientos desde el mismos.
punto de vista de eficiencia y
de efectividad del control. Los cambios de métodos y
los cambios en métodos y procedimientos requieren
procedimientos requieren aprobación formal, en vista de que
aprobación formal. la gerencia depende en gran parte de
la efectividad de los mismos. Los
cambios no autorizados pueden
crear oportunidades para que se
cometan fraudes y errores.
4. se debe establecer un Asegura el cargo o crédito correctos
catálogo de cuentas por conceptos de ingreso y de
formalmente para: inversión.
Facilitar la elaboración
económica de estados La división de los registros
financieros y reportes. contables, cada uno con su cuenta
de control, facilita la conciliación y
Incluir las cuentas necesarias la elaboración de estados y reportes.
para reflejar a adecuada y
verazmente: activos y
pasivos, ingresos, costos y
gastos; estos conceptos deben
detallarse lo suficiente para
que sean útiles a la gerencia
en el control de la
operaciones y en la toma de
decisiones.
Deben describir concisa y
claramente que se bebe
incluir en cada cuenta.

Delimitar tan claro como sea

posible los límites entre
activos fijos, inventarios y
conceptos de gastos.
Proveer cuentas de control
cuando sea necesario.
La función del departamento Cuanto más independiente sea el
de contabilidad debe departamento de contabilidad de

82
separarse completamente de: otros departamentos, sus registros
Ventas. son de más confianza en la
Producción. supervisión de esos otros
Compras. departamentos.
Desembolsos de efectivo.
Ingresos de efectivos.
Seguros.
Crédito.
Respecto de auditor interno: Permite asegurar la consistencia en
Debe seguir programas de el enfoque y que todos los puntos
trabajo escritos. significativos se cubran en el
examen del auditor interno.
Tales programas deben estar También facilita la revisión de
diseñados eficientemente para auditores externos.
probar el control interno.
Indica a la gerencia desviaciones a
Debe emitir reportes los sistemas oficialmente
cubriendo su examen. establecidos.
Debe reportar únicamente a la
gerencia general. Como punto de referencia y de
decisiones en su caso.
Los programas de auditoria Permite asegurar independencia.
interna, reportes y papeles de Permite determinar qué grado de
trabajo deben ser revisados confianza se puede depositar en este
por el auditor externo. trabajo para el auditor externo.
Efectuar rotación de labores Algunos desfalcos han sido
del personal de contabilidad descubiertos solo porque un
empleado se ha ausentado por
enfermedad o vacaciones, y el
empleado que reemplazo al anterior
ha planteado dudas conducentes al
descubrimiento.
Verificar que todos los El mismo del punto anterior.
empleados tomen
efectivamente sus variaciones
anuales y que sus labores
sean desempeñadas por otros
empleados.
Todos los empleados en Permite proteger a la empresa
puestos de confianza deben contra pérdidas ocasionadas por la

83
estar debidamente afianzados. infidelidad de un empleado.
Los parientes o conocidos Reduce el riesgo de irregularidades,
deben ser colocados en ya que el coludirse es más frecuente
puesto donde la colusión sea entre parientes.
improbable.
respecto de los libros de Permite obtener reportes veraces y
contabilidad, estos deben ser: el suministro de información
Adecuados para el negocio. eficiente.
Llevados a la fecha.
Balanceados cuando menos
una vez al mes.
Remitir a la gerencia reportes La gerencia ha descubierto fraudes
internos adecuados para al poner en duda la veracidad de las
llamar la atención sobre cuentas que no parecían reflejar los
resultados financieros resultados que eran de esperarse de
anormales, de tal manera que acuerdo con su experiencia práctica.
provoquen preguntas acerca
de si las cifras no reflejan los
hechos, de acuerdo con la
experiencia gerencial en esos
asuntos.
respecto el control Permite controlar el gasto.
presupuestal: Sirve como verificación de los
preparar presupuestos que resultados finales.
incluyan: Permite descubrir cargos
Adiciones de activos fijos. incorrectos del gasto real o
Gastos departamentales. ineficiencia en los presupuestos.
Costos y gastos.
b) los presupuestos deben
basarse en proyecciones de
necesidades y no solo en las
cantidades gastadas en
periodos anteriores.
c) investigar gastos en exceso
de lo presupuestado.
Un funcionario capaz debe Es responsabilidad de la gerencia
revisar periódicamente lo ver que los activos de la empresa
adecuado de las coberturas de estén debidamente protegidos.
seguros (incendio, inventarios
y activo fijo, perdida de

84
 utilidades, responsabilidad
civil, robo, fianzas, accidente,
etc.)
respecto de las pólizas de Se pueden usar las pólizas de diario
diario, estas deben ser: no autorizadas para cubrir
Aprobadas por un irregularidades.
funcionario. Proporciona información al
Explicadas adecuadamente y funcionario que las a prueba para
respaldadas en la ver que el asiento proceda.
documentación pertinente.
cuando algunos de los Permite reducir el riesgo de
funcionarios también son transacciones irregulares en
ejecutivos de otros negocios beneficio del funcionario.
(aparte de filiales) con los
cuales la empresa hace
transacciones;
Todas las cuentas bancarias Permite que se pueda ejercer un
deben estar a nombre de la control adecuado de las mismas a
empresa y registradas en través del departamento de
libros. contabilidad.
Aplicar otros controles a Cuando cualquiera de los controles
casos especiales. anteriores sea inaplicable, se deben
emplear métodos sustitutivos, de
acuerdo con las características de la
empresa.

Controles internos de las ventas

No. Medidas de control Objeto

Respecto de los pedidos de Evita la aceptación de pedidos
clientes, estos deben ser: que no se pueden surtir.
ii) controla el crédito.
a) revisados y aprobados antes de b) evita que se dejen de surtir
ser aceptado por: pedidos.
i) departamento de pedidos o c) permite asegurarse de que
de ventas. todas las mercancías surtidas se
ll) departamento de crédito. facturaron.

85
b) pre numerados y controlados
numéricamente.
c) correlacionados con las
facturas.
Respecto de las notas de remisión
( o factura _ remisión), estas
deben ser:
a) renumeradas
b) controladas según el número
que les toque.
c) cruzadas sus referencias con
las facturas, en su caso.
d) firmadas de ¨ recibido ¨ por el
cliente.
e) regresadas y archivadas con la
guía, el talón de embarque u otras
pruebas de entrega.
a) elaborar simultáneamente:
factura, remisión y lista de
empaque.
b) en caso de que no sea posible
llevar a cabo el punto a), las
facturas deben cotejarse
detalladamente con las
remisiones.
c) las facturas deben ser
elaboradas por personal que no
tenga relación directa con:
i) despacho de mercancías.
ii) auxiliar de clientes.
iii) efectivo.
d) respecto de las facturas, estas
deben ser:
i) prenumeradas.
86
a) facilita la cuenta de todas las
remisiones con fines de control.
b) permite cerciorarse de que
todas las entregas se registren.
c) permite cerciorarse de que
todas las entregas se carguen al
cliente.
d, y e) proporciona prueba de
entrega al cliente.
f) evita hacer entrega de menos
o de más a los clientes.
a) la elaboración simultánea
evita errores, que resultan de las
discrepancias entre estos
documentos.
Garantiza que se cargue al
cliente por todas las mercancías
enviadas.
b) permite asegurarse de que
están cargando al cliente todas
las mercarías entregadas.
c) i) la preparación del
embarque debe ser
independiente del despacho de
mercancía.
ii) evita que se usen facturas
para cubrir desfalcos de
efectivo,
iii) o faltantes de inventario.
d) Permite asegurarse de que
todas las facturas se registren en
libros.
ii) controladas numéricamente.
e) verificar las facturas
independientemente de la
custodia de dinero en efectivo,
mercancía o auxiliar de clientes,
en los renglones de:
i) precios.
ii) sumas.
iii) multiplicaciones.
f) las facturas canceladas deben
ser archivadas con todas sus
copias y junto con la remisión.
g) Funcionarios autorizados
deberá aprobar las facturas ¨ sin
cargo ¨ (muestras, etc.)
i) Las facturas deben presentarse
invariablemente por medio de
cobrador o por correo.
a) deben prepararse notas de
entrada de todas las devoluciones
de mercancía.
b) las notas de entrada deben
ir correlacionadas con las notas
de crédito.
c) todas las notas de crédito
deben ser autorizadas por un
funcionario de la gerencia.
Las facturas deben ser sumariadas
y clasificadas por un
departamento que no sea el de
contabilidad, de tal manera que
represente una verificación a:
a) los valores registrados.
b) las cantidades vendidas Las ventas de naturaleza poco
87
e) Confines de verificación
aritmética y con medida de
precaución contra la emisión de
facturas falsas o
deliberadamente incorrectas.
f) Las facturas canceladas que
físicamente no se cancelen,
junto con la remisión y el
pedido, pueden usarse para
cubrir desfalcos.
g) Las facturas ¨ sin cargo ¨
equivalen a notas de cerditos y
deben estar sujetas a los mismos
controles.
h) Permite cerciorarse de que la
factura está de acuerdo con el
pedido.
Las facturas presentadas junto
con la mercancía permiten que
las cobre el repartidor.
a) el registro inmediato de
mercancía devuelta (como en
compras) proporciona evidencia
para la emisión de las notas de
créditos correspondientes.
b) permite otorgar el
crédito solo por las mercancías
físicamente regresadas al
almacén.
c) evita que las notas de
crédito puedan usarse para
cubrir desfalcos de efectivo o
falta de inventario.
Separación conveniente de las
funciones de custodia y registro
así como para contar con una
verificación independiente.
para abono a las cuentas de usual o esporádica y que no se
inventarios. sujeten al control normal,
Registrar los siguientes tipos de ofrecen un riesgo mayor de
ventas, de la misma manera que malversación.
las ventas a clientes:
a) ventas a empleados.
b) ventas de desperdicios
c) ventas de activos fijos.
d) ventas de c.o.d
e) ventas al contado.
Correlacionar y conciliar las Cuando es posible, proporciona
unidades vendidas con una prueba valiosa de registros
producción (o compras) y y facturación.
existencia.
a) verificar adecuadamente los
cargos por fletes.
b) los cargos por fletes deben
ser calculados por personal que
no tenga relación directa con el
manejo y registro de efectivo.

88
 Programas de auditoria interna para las cuentas de patrimonio año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Ingesos por x Desvio de Examen De Los - 2 - 1 1 1 - - - 2 - - 7
ventas ingresos Controles

Análisis Comparativo
De Los Ingresos

Examen De Registro
De Las
Transacciones

Revisión Analítica
De Las Ventas

Devoluciones x Falta de Confirmación de 3 - - - 1 - - - 1 - - - 5

por ventas registros saldo

Verificar los
conceptos
Otros ingresos x Falta de Confirmación de 2 - - 2 - - 2 - - 2 - - 8
registros saldo

Arqueo sorpresivo
 Programas de auditoria interna para las cuentas de ingresos año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Costo de ventas x Descontrol Verificar las compras 1 - 1 1 - 1 1 1 2 - - - 8
en las
compras Evaluar los costos

Confirmación de
saldo

Arqueo sorpresivo
Devoluciones en x Falta de Confirmación de 3 - 1 - - - - 2 - - 1 - 7
compras registros saldo

Verificar los
documentos que
sustentan

Arqueo

90
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Gastos Generales y Administrativos año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecución Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Gastos x Desvio o Evaluar la solidez y/o 2 - 1 - - - - 2 - - - 1 6
generales y aumento de debilidades del
administrativos valores de sistema de Control
gastos Interno

Confirmación de
saldo

Revisar los
documentos que
sustentan el gasto

Revisar los conceptos

Verificar las
autorizaciones de
compras

Gastos de x Pagos no Confirmación de 2 - - - 1 - - - 1 - - 1 5

sueldo justificados saldo

Verificar la nomina

Comprobar las

91
 retenciones

Verificar los
conceptos de las
deducciones

Gastos de x Pagos no Confirmación de - 1 - 2 - 1 - 1 - - 1 - 6

teléfono justificados saldo

Verificar la factura
física

Gastos de Pagos no Confirmación de 2 - 1 - 3 - - - - 2 - - 8

electricidad justificados saldo

Verificar la factura
física

92
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Gastos Generales y Administrativos año 2019

Area Riesgo Razones del Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Gastos de x Pagos no Confirmación de 1 - 2 - - - - 2 - - 2 - 7
agua sustentados saldo

Verificar la factura
física
Gastos x Gasto Confirmación de 3 - - 1 - - 2 - - - - 1 7
materiales de excesivo saldo
oficina
Verificar la factura
física

Verificar
autorizaciones de
compra
Gastos de x Falta de Confirmación de 2 - - - 3 - 1 - - 1 - - 7
depreciación registros saldo .

Verificar los registros

Gastos de x Falta de Confirmación de 2 1 1 1 - - - - - 1 - 1 7
alquiler amortización saldo .

Verificar los soportes

93
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Gastos de Ventas año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Gastos de x Falta de Confirmación de - - 1 2 - - 1 - - - - 2 6
ventas registro saldo

Verificar los soportes

Evaluar los conceptos

Gastos de x Error en la Confirmación de 1 - - - - - 2 - - 1 - - 4
sueldo transacción saldo

Revisar la nomina

Verificar los pagos

Comisiones x Falta de Confirmación de 3 - - - 1 - - - - 1 - - 5
pago saldo

Verificar los
conceptos

Evaluar los soportes

94
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Gastos Financieros año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Punto

del riesgo s de
estimado mej/o
bserv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Gastos x No Confirmación de 3 - - - 2 - - 1 - - - 1 7
financieros registros saldo

Verificar los soportes

Revisar las
transacciones

Evaluar los conceptos

Revisar los pagos

Intereses x Intereses Confirmación de 1 - - - 2 - - 2 - 1 - - 6
elevados saldo

Revisar la
amortización
Comisiones x No registro Confirmación de 2 - 1 - - 1 - - 2 - - - 6
saldo

Evaluar los conceptos

95
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Otros Gastos año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Otros Gastos x Falta de Confirmación de 3 - - 1 - - 1 - - 2 - - 7
registros saldo

Evaluar los conceptos

Verificar los soportes

Revisar los registros

96
 Programas de auditoria interna para las cuentas de Utilidades y Pérdidas año 2019

Area Riesgo Razones Procedimiento Meses de ejecucion Puntos

del riesgo de
estimado mej/ob
serv.
A M B E F MA M J J A S O N D T
Utilidades y x Falta de Confirmación de 2 - - 1 - - 1 - 4 - - - 8
Pérdidas control saldo

Revisar los estados

financieros

Evaluar los registros

97
FORMATOS DE ARQUEO Y SOLICITUDES
99
100
101
102
103
104
 CONCLUSIÓN

Los procedimientos de auditoria propuestos para este manual buscan que las
diferentes áreas sean evaluadas y sobre todo que se tengan los controles
internos adecuados para que sea confiable la información proporcionada.

Este manual es una propuesta para el año 2019, por lo cual para los años
posteriores deberá ser revisado y adaptado a las necesidades nuevas que se han
producido.

Esperamos que la información presentada sea útil y sobre todo que pueda traer
beneficios para el grupo Hamlet carpio

105
 BIBLIOGRAFÍA

 http://carvajalempaques.com/wp-content/uploads/2016/01/Manual-de-
Auditoria-Interna.pdf
 https://www.academia.edu/15855741/Procedimientos_De_Auditoria_Pa
ra_Gastos_3
 https://www.monografias.com/trabajos65/auditoria-ingresos/auditoria-
ingresos2.shtml
 https://www.monografias.com/trabajos65/auditoria-ingresos/auditoria-
ingresos2.shtml

106
ANEXOS

107