PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

UNIVERSIDAD AUTONOMA U.A.M.

INTRODUCCION

En el departamento de Compras y Almacn esperamos que este manual sirva como medio de orientacin tanto al personal que labora en estas dependencias, como al personal que ingresa por primera vez a la UAM y as optimizar los recursos humanos con el objeto de obtener el mximo beneficio para la realizacin del as adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la Empresa

OBJETIVO: Definir los procedimientos, establecer normas y responsabilidades para la adquisicin de elementos devolutivos (activos fijos bienes muebles) y elementos de consumo que se adquieran para la Universidad Autnoma de Manizales y el envo de facturas y/o cuentas al Departamento de Contabilidad.

ESTRUCTURA ORGANICA DEL AREA DE COMPRAS Y ALMACEN: Esta rea esta conformada por cuatro (4) personas (en el momento) as: Un auxiliar de contabilidad que a su vez apoya la oficina de Compras y Almacn, un Auxiliar de Inventarios, un Jefe de Almacn y un jefe de Compras. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Las reas responsables segn anexo elaboran la requisicin de compra, la cual debe estar previamente confrontada con el presupuesto del rea. Debe ir firmada por el responsable del rea.

Compras: - Se recibe la requisicin, si posee presupuesto y los espacios requeridos son debidamente diligenciados continua el proceso a almacn - Si no, se niega la solicitud de material o servicio con la nota aclaratoria del porque del rechazo. (En casos especiales se consulta con la Direccin Administrativa y Financiera sobre la posibilidad de realizar apropiacin de presupuesto. Si no es aprobado por ninguna de estas reas igualmente se devuelve con la observacin respectiva.

Una vez aprobada la requisicin pasa a almacn Almacn revisa stock de inventarios, si existe lo entrega; sino realiza la solicitud de compra. La solicitud de compra pasa a compras quien realiza la cotizacin con base en lass polticas establecidas en la UAM Una vez seleccionadas la s cotizaciones se pasa a elaborar orden de compra La orden de compra es enviada al proveedor para hacer efectivo el despacho de la mercanca Seguimiento de la orden de compra hasta su llegada a almacn. Una vez llegada la mercanca y la factura a almacn, ingresa la factura al sistema cambiando el estado de la orden de compra y la pone como atendida parcial o totalmente

Polticas: toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras, de lo contrario la universidad no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o rea esta autorizada para realizar compras. la requisicin debe efectuarse por parte del rea responsable del proyecto, en caso de involucrarse otra rea deber ir firmada por ambas reas pero cargada al responsable del proyecto compras debe gestionar la aprobacin de las siguientes reas dependiendo del tipo de compra as: Todo lo relacionado con tecnologa: coordinador de tecnologa Todo lo relacionado con obras de planeacin y adecuaciones fsicas: coordinadora de planeacion fsica Compras ESPECIALES relacionadas con la academia: direccin acadmica Compras ESPECIALES relacionadas con el rea administrativa: direccin administrativa Compras Mercadeo (Publicidad radia, escrita etc Coordinador de Mercadeo

las requisiciones de elementos y materiales de consumo frecuente, par el normal desempeo de las actividades ( ferretera, cafetera, aseo y materiales especiales de cada rea) debern hacerse los primeros 5 das de cada mes. La papelera se debe solicitar del 15 a 20 de cada mes para ser entregada los primeros das del mes. no podrn incluirse en una misma requisicin elementos de consumo con muebles y equipos solamente el almacena esta autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de que la mercanca sea entregada en otro

lugar que no sea almacn, deber estar presente una persona del equipo de compras de lo contrario la universidad no se hace responsable las restricciones de compras hechas a miembros de la UAM y sus familiares sern analizadas segn cada caso por el comit de respectivo. En caso de ser aprobada la requisicin ser enviada al almacn para hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra

PROCEDIMIENTOS:

1. REQUISICION DE MATERIALES 1.1. DEFINICION: La Requisicin de Materiales (RQ) es el documento por medio del cual se comunica al Almacn los requerimientos de elementos de consumo al igual Que los activos de acuerdo con la necesidad de alguna dependencia de la UAM. Todos los requerimientos de consumo y/o devolutivos, deben ser solicitados en el Almacn mediante REQUISICIN DE MATERIALES, la cual debe tener en cuenta: . Persona que solicita . Departamento . Fecha en que formula la requisicin . Centro de Costos: nombre y cdigo Nmero (Que asigna el almacn) . Cantidad requerida . Cdigo del artculo: si existe, de lo contrario el almacn lo asigna . Descripcin: clara, precisa y detallada del material solicitado . Unidad de medida (pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galn u otras) . Nombre y firma de: solicitado (solicitante)- aprobado (responsable del rea)tramitado (almacn) . Autorizado para compras especiales: dependiendo de materialidad e importancia de la requisicin .. Observaciones: (Sugerir un proveedor, hacer referencia a el rubro presupuesta) Observaciones solicitante: espacio para ubicar comentarios del solicitante sobre le requerimiento, necesidad explicita asignacin presupuestal, proveedor sugerido Observaciones compras: espacio designado para hacer aclaraciones, este se encuentra a cargo de los responsables de autorizar o negar la compra segn materialidad e importancia El proceso de estudio y anlisis de la requisicin se iniciar a partir de la fecha de recibo de la misma en el Almacn de acuerdo al nmero asignado, para lo

cual deber diligenciarse en original (Almacn) y copia (solicitante) para hacer seguimiento de la misma. NOTA: No podr incluirse en una misma requisicin elementos de consumo y activos, en el espacio de observaciones deber anotarse las prioridades de compra de los elementos solicitados. En ningn caso deber diligenciarse requisicin por elementos solicitados con requisicin anterior que no haya sido atendida por el Almacn; en la eventualidad de presentarse esta situacin, no se dar validez a requisiciones posteriores, para lo cual se solicita hacer seguimiento a la requisicin inicial.

1.2 Antes de autorizarse una compra, deben evaluarse los siguientes aspectos:

ASPECTO

RESPONSABLE

Prioridad y naturaleza de la solicitud.

Director, Coordinador o Jefe de Departamento Jefe de Almacn

Duplicidad, complemento y/o sustitucin Con otras solicitudes Correcta elaboracin de la Solicitud interna De compra Correcta asignacin presupuestal Correcta elaboracin de la Orden De Compra

Jefe de Almacn

Jefe de Presupuesto Jefe de Compras

2. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA 2.1 DEFINICION La Solicitud Interna de Compra es el documento por medio del cual, el Almacn comunica al Departamento de Compras las necesidades de compra de acuerdo con las requisiciones recibidas y a su vez garantizar el stock mnimo de inventarios. 2.2. ORIGEN DE LA SOLICITUD INTENA DE COMPRA 2.2.1 Artculos de existencia normal en el Almacn La elaboracin de las solicitudes es responsabilidad del Jefe , con base en listados actualizados, cada vez que los artculos lleguen a su punto de pedido.

Para esto deben revisar constantemente los registros de existencias de dichos artculos . 2.2.2. Artculos que no son de existencia normal en el Almacn Estas solicitudes las origina el Jefe de Almacn, previa requisicin del rea interesada. 2.3. REQUISITOS PARA SU ELABORACION: Todos los materiales a comprar con cargo a cualquier centro de costos, deben ser adquiridos mediante SOLICITUD INTERNA DE COMPRA incluyendo las compras efectuadas con fondos de cajas menores. 2.3.1 Las solicitudes de compra deben elaborarse completamente (ver anexo Solicitud Interna de Compra)

Las solicitudes internas de compra deben elaborarse en original y copia as: Original: Departamento de Compras Copia: Almacn de Materiales 2.4 Creacin de Cdigos para Artculos Nuevos: 2.4.1 Los cdigos correspondientes a artculos nuevos deben ser asignados por el Jefe de Almacn nicamente previo conocimiento del jefe de Compras 2.4.2 Tanto la solicitud interna de compra como la orden de compra deben contener el cdigo de todos los artculos que se requieran.

SOLICITUD DE COTIZACION Puede hacerse va telefnica, fax o Internet, segn los datos inherentes a lo solicitado en la requisicin.

3. REQUISICION DE SERVIVIO. 3.1 DEFINICIN La Requisicin de servicio es el documento por medio del cual alguna dependencia de la Universidad comunica al Departamento de Compras las necesidades de reparaciones, mantenimientos o prestacin de servicios (elaboracin externa de papelera, trabajos de tipografa, alquiler de equipos, reparaciones).

La requisicin de servicio debe llevar firma del solicitante y firma autorizada al igual que la requisicin de material para su estudio y trmite correspondiente en el Departamento de Compras. El proceso de estudio y anlisis de la requisicin se iniciar en la fecha de recibo de la misma en el Departamento de Compras de acuerdo con el nmero asignado, para lo cual deber diligenciarse en original y una copia as: Original para Contabilidad y la segunda copia para Almacn. La requisicin de servicio debe elaborarse completamente (ver anexo Requisicin de Servicio) 4. COTIZACIONES 4.1 DEFINICION Las cotizaciones son el mecanismo por medio del cual los proveedores, previa solicitud, informan la disponibilidad de la mercanca para la venta de acuerdo con las condiciones y precios determinados. Esta informacin sirve de base a la Universidad para asignar la compra. 4.2 ASPECTOS GENERALES Las Cotizaciones se deben referir a elementos con idnticas referencias, marcas, especificaciones tcnicas comparables etc. Se deben considerar aspectos tales como: responsabilidad del proveedor frente al IVA, (Rgimen Comn o simplificado), fletes, etc. aspectos estos que aumentan el costo de los artculos solicitados.

5. REGISTRO DE PROVEEDORES 5.1 DEFINICION Por medio de este registro se inscriben los proveedores, que cumplen con los requisitos establecidos, con el objeto de mantener clasificadas las personas naturales o jurdicas que se puedan considerar como proveedores.

5.2 Normas Generales 5.2.1 El departamento de compras debe registrar la inscripcin de proveedores locales enviando al departamento de contabilidad la informacin requerida para la inclusin en el registro interno de proveedores (terceros) Igualmente debe informar las modificaciones o adiciones de sanciones o suspensin de proveedores en el registro interno. 5.2 Requisitos para la Inscripcin de proveedores informacin,

Los proveedores para ser admitidos, deben acreditar los siguientes requisitos: a. Nombre y apellido del proponente razn social de la persona jurdica y nmero de identificacin tributaria NIT Cdula de Ciudadana. b. Domicilio, direccin, telfono, fax y ciudad. c. Certificacin de algunos clientes d. Tipo de Proveedor e. Presentar fotocopia del RUT

6. ORDEN DE COMPRA 6.1 DEFINICION: La Orden de Compra es el documento con el cual se contrata con terceros el suministro de materiales, insumos, devolutivos y activos 6.2 Procedimiento para la elaboracin 6.2.1 Toda adquisicin de materiales e insumos debe efectuarse mediante Orden de Compra elaborada por el jefe de Compras previo recibo de la correspondiente solicitud de compra, estudio y aprobacin de la cotizacin. Ninguna otro dependencia puede hacerlo. Las Ordenes de Compra se elaboran en original y dos copias as: Original : Proveedor Primera copia : Oficina de Compras Segunda copia: Almacn 6.3 Normas Generales 7.3.1 Toda compra de artculos deber efectuarse a travs del Jefe de Compras, si es realizada por otro persona no autorizada, esta se har acreedora a las sanciones disciplinarias del caso y la Universidad Autnoma de Manizales no se har cargo del bien adquirido. 7.3.2 Cuando sea necesario la importacin, una vez aprobada la compra es responsabilidad del rea de Compras adelantar todos los trmites de envi, nacionalizacin y pago de la importacin etc. 7.3.3 Se convocara un comit de compras, cuando la Direccin Administrativa y Financiera considere necesario previo anlisis del volumen y valor de la compra o cuando no se tenga partida presupuestal. 8. RECEPCION Y COMPROBACION DE MATERIALES Y SUMINISTROS 8.1 Esta funcin es principalmente de Almacn, quien debe verificar las entregas que hacen los proveedores.

8.1.2 Normas Generales 8.1.3 El Almacn debe verificar el contenido de la Orden de Compra contra la factura o documento de entrega del proveedor para cerciorarse de que es los que se consigno en la Orden de Compra y que no hay faltantes, fallas, cambios de referencias, valores, especificaciones. Si el material no cumple con las especificaciones tcnicas, referencias; por consiguiente no se aprueba la Entrada al Almacn ser devuelta al proveedor por cuenta y riesgo de este. Este trmite es responsabilidad del jefe de Almacn. 8.1.4 Cuando los artculos requeridos sean muy especializados, deben llevar el V.B. del solicitante al momento de recibir.

9. ENTRADA DE ALMACN 9.1 DEFINICION Es del documento por medio del cual se incorporan los materiales y suministros a los inventarios de la Universidad Autnoma de Manizales. Es el documento que da lugar a los registros contables. Las compras menores por Caja Menor no tendrn ingreso fsico por Almacn de Materiales, pero deben llevar el Vo.Bo. del Coordinador de rea. 9.2 Procedimiento para su elaboracin 9.2.1 Despus de aprobada la recepcin de la mercanca, el Almacn elabora la entrada correspondiente. La elaboracin del ingreso se hace con base en la Informacin de la Orden de Compra disponible en sus archivos, por lo tanto se debe tomar el nmero de la respectiva Orden de Compra y se digitan las cantidades recibidas. 9.2.2 Las entradas de Almacn se deben elaborar en original y copia: Original Copia : Almacn : Departamento de Contabilidad

10. TRASLADO CONSUMO TRASLADO PRESTAMO 10.1 DEFINICION Es el documento con el cual el Almacn hace entrega a los usuarios de los artculos incorporados al inventario. Genera la contabilizacin correspondiente (gasto).

Traslado prstamo es el documento con el cual el Almacn de materiales hace entrega a los usuarios, quienes se responsabilizan del uso correcto y de su debida conservacin de los activos fijos.

10.1.1 El traslado consumo se elabora en original y dos copias as: Original Primera copia Segunda copia : Solicitante : Almacn : Departamento de Contabilidad

10.1.2 El traslado prstamo se elabora en original y dos copias as: Original Primera copia Segunda copia : Solicitante : Almacn : Control Activos Fijos

10.1.3 La informacin solicitada en el formato debe especificar: a. Fecha del inventario: cuando se trate de un activo. Es responsabilidad del Control de Activos. b. Cdigo del artculo

11. CERTIFICADO DE MOVILIZACION Y PRESTAMO DE EQUIPOS 11.1DEFINICION Es el documento mediante el cual se controla el paso por las porteras de los activos que van en prstamo de un lado a otro de la UAM. 11.1.1. El certificado de movilizacin y prstamo se elabora en original y una copia as: Original Copia : Solicitante o quien realice el movimiento : Almacn Dependencia que preste

11.2 Normas Generales 11.2.1 Los artculos de Almacn solo se podrn entregar cuando estos hayan sido legalizados con la correspondiente Entrada de Almacn. 11.2.2 Los egresos deben ser elaborados por el Almacn, simultneamente con la entrega del material, para lo cual se exigir la firma de recibido del solicitante. 12. TRAMITE DE CUENTAS Y FACTURAS 12.1 Informacin necesaria para el trmite de pagos

12.1.1 Original y copia de la factura y/o cuenta de cobro, debidamente diligenciado. Nunca podr efectuarse el pago con fotocopia de factura y/o cuentas de cobro 12.1.2 Copia de la Entrada de Almacn para elementos de consumo, activos y devolutivos. 12.1.3 Los precios y dems condiciones de venta registrados en la factura deben coincidir con lo estipulado en la Orden de Compra. 12.1.4 Cuando se trate de pagos de facturas y/o cuentas de cobro por prestacin de servicios, debe ir acompaada de una copia de la Orden de servicio y la aprobacin de al persona que verific la prestacin de este. 12.2 Procedimiento para Trmite de Pagos 12.2.1 Toda factura o cuenta de cobro por compra de artculos, por reparaciones y mantenimientos, es recibida en el Almacn donde se radican, e ingresan para ser remitidas a Contabilidad con sus respectivos anexos 12.2.2 Las facturas y cuentas de cobro deben ser enviadas por el Departamento de Contabilidad con sus respectivos anexos a Tesorera para su respectivo pago.