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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y


SUMINISTROS

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13

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y SUMINISTROS

NOMBRE: LILIANA ANDREA PREZ P.

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 01/04/2016

FECHA: 01/04/2016

FECHA: 01/04/2016

ELABOR

REVIS

APROB

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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIN
El Departamento de Compras y suministros tiene como funcin principal, realizar la adquisicin de bienes y
servicios de acuerdo con las necesidades de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad de
manera, gil, oportuna y eficaz, con el fin de brindar apoyo administrativo a la institucin en el cumplimiento
de su misin.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL:
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la
adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la
Universidad, mediante un esquema que asegure estndares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo
relaciones que generen valor agregado a la institucin.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de bienes y servicios
aplican para la sede de Bogot.

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2. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS


A continuacin se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestin de compras, los
actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo.
2.1. APROBACIONES DE GASTO:
Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir su concepto
y entregar a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas, los cuales
han sido establecidos en los Estatutos: Resolucin No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006
de Agosto 02 de 2011.
2.2. COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a travs de la persona designada por el Jefe de
Compras y Suministros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
a) Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se
debe presentar el documento equivalente.
b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros.
c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
d) No requerir evaluacin de proveedores.
2.2.1. FLUJOGRAMA:

CAJA MENOR

DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

DEPENDENCIA
SOLICITANTE

No

Inicio.

Solicitud de
autorizacin de compra
por caja menor.

Adquisicin de
producto o servicio.

Entrega de factura o
soporte.

Si

Entrega de dinero.

Relacin de soporte
en libro de caja
menor.

Solicitud de
desembolso.

Fin.

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2.3. GESTIN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES O SERVICIOS:


Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisicin de
acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo
de solicitud.
2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL:
Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no requieren
tratamiento especial, como son la adquisicin de Ferretera, Papelera, Aseo, Cafetera, Medios
Audiovisuales, Equipos de Cmputo, Redes, Comunicacin, Elementos Deportivos, Culturales, Elementos de
Laboratorio, Dotaciones, Medicamentos, Equipos Mdicos, Elementos de Seguridad Industrial y Publicidad
Impresa entre otros.
2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citacin a proveedores, con el fin de
definir especificaciones tcnicas del bien o servicio para la presentacin de ofertas econmicas en igualdad
de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citacin a proveedores. De lo contrario, inicia con la
generacin del suministro (pedido) en el sistema de informacin Iceberg.
No.
1

RESPONSABLE
USUARIO
SOLICITANTE

PERSONAL DE
COMPRAS

PROVEEDOR

USUARIO
SOLICITANTE

USUARIO
SOLICITANTE

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la informacin suficiente y clara del material que requiere, iniciar su proceso de
adquisicin con la actividad No. 5: Generacin de Suministro (Pedido).

CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin, indicando el personal que asistir y su
respectivo documento de identificacin.
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de
Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio
que requiere.
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las
especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el
Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*

Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el almacn o enviar al correo electrnico
solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o
decano segn corresponda*.

Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con
copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedar autorizado para firmar.

PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
ALMACN

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):


1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada
en el listado de firmas.
3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas:
3.1Informa al personal de almacn a travs de correo electrnico el nmero de suministro (pedido)
4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al
usuario solicitante.
GENERACION DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos.
Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trmites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida* de almacn, la cual debe
ser firmada a satisfaccin de quien recibe. Para ello el usuario deber presentar el carn que lo acredita como
funcionario de la Universidad, adems de estar registrado en el formulario de entregas almacn.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un nmero de requisicin de compra, el cual es

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informado por correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el
formulario Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de suministro (pedido).

PERSONAL DE
COMPRAS

PROVEEDOR

10

PERSONAL DE
COMPRAS

SOLICITUD DE COTIZACIN*:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin
generado para el suministro radicado por el rea solicitante.
2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrnico indicando el nmero de la
requisicin que puede ser consultada a travs del Portal de Proveedores, o enva el registro cotizacin de productos
CDIGO: R-07-11CP.
Nota:* La solicitud de cotizacin es enviada inicialmente a los proveedores que se encuentran registrados, sin
embargo, en caso de no contar con suficientes proveedores del producto y/o servicio solicitado se buscan nuevos
proveedores a travs de distintos medios tales como internet, directorio telefnico, y ofertas enviadas al correo
institucional, con el fin de invitarlos a cotizar.
PRESENTACIN DE COTIZACIN:
1. Consulta la requisicin en el Portal de Proveedores o revisa la informacin contenida en el Registro Cotizacin de
Productos Cdigo: R-07-11CP enviado por correo electrnico.
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del Portal de Proveedores o la enva por correo
electrnico segn corresponda.
REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal de Proveedores o por correo
electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnologa.
Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin cuando exista proveedor nico para la compra o sea una legalizacin

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PERSONAL DE
COMPRAS

12

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

13

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

14

PERSONAL DE
COMPRAS

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PROVEEDOR

GENERACIN ORDEN DE COMPRA:


1. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg para el proveedor que cumpli con las
condiciones requeridas y deja el documento en estado grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la informacin este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobacin por parte del
autorizador del gasto.
APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a travs del sistema de informacin Iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado
grabado, teniendo como soporte la aprobacin escrita de los autorizadores del gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por
correo electrnico al usuario.
ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada para
su consulta a travs del Portal de Proveedores o se enva escaneada.
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacn para realizar seguimiento y asegurar
cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de almacn una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita
para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisin, acta de entrega o documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados.
Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el usuario solicitante con el fin de finiquitar las ltimas
indicaciones al proveedor para efectuar la entrega.

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PERSONAL DE
ALMACN Y/O
USUARIO
SOLICITANTE

REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL:


1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede
a firmar* la remisin, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfaccin**.De lo contrario devuelven el
producto segn sea el caso.
2. El Personal de Almacn recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la
informacin coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento
soporte firmado a satisfaccin por el usuario o por el almacn.
No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra.
2.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario o personal del almacn.
3. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra
relacionando nmero de factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte.
4. Informa por correo electrnico al usuario que los productos ya estn en disponibilidad para ser retirados del
almacn en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretera y elctricos, entre otros.
Nota: *El usuario solicitante podr firmar el recibido a satisfaccin si est autorizado de acuerdo al formulario Entregas Almacn.
**Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a
satisfaccin.

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PERSONAL DE
ALMACN

SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin, acta
de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario solicitante.

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Nota: en los casos que el material es recibido en el almacn el usuario, registrado en el formulario de entregas almacn, presenta el
carn que lo acredita como funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida.
En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de pedido.
Para el caso de la dotacin el empleado firmar el documento soporte correspondiente.

18

PERSONAL DE
ALMACN

19

PERSONAL DE
COMPRAS

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JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS

TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:


1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago.
2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro,
entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).
RECEPCIN DE PAGOS:
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.

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2.3.1.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES

CITACIN A
PROVEEDORES

REUNIN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES

REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES

GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)

REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIN

SE LE INFORMA
AL USUARIO

PRESENTACIN
DE COTIZACIN

REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES

GENERACIN
ORDEN DE
COMPRA

APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUM ENTO
SOPORTE

NO

SI
APROBACIN
ORDEN DE
COMPRA

AGENDA Y
ENTREGA DEL
MATERIAL

ENVO ORDEN DE
COMPRA

REVISIN Y RECEPCIN DE
MATERIAL (ALMACN Y/O
USUARIO)

FIRM A DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIN A
SATISFACCIN (ALMACN
Y/O USUARIO)

RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

RECEPCIN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS EN GENERAL

ENTRADA AL
ALMACEN.

NO

SALIDA DE
ALMACEN.

TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

REVISIN DE
PAGOS

SI

RECEPCIN DE
PAGOS

RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE

FIN

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2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y


LICENCIAMIENTO:
Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las reas administrativas y acadmicas
diferentes a las compras de tangibles, tales como: fumigacin; mantenimientos de equipo de cmputo, lavado
de tanques, tapetes, manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas
de oxgeno, adquisicin y/o renovacin de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones,
mantenimiento de elementos e instalaciones de la Universidad, entre otros.
2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.

RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

USUARIO
SOLICITANTE

GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):


1.Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las
especificaciones tcnicas o caractersticas propias del servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el
Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*
Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del jefe de compras con
copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedar autorizado para firmar.
El usuario podr adjuntar cotizacin.

PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
ALMACN

PERSONAL DE
COMPRAS

PROVEEDOR

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):


1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada
en el listado de firmas.
3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas:
3.1 Informa al personal de almacn a travs de correo electrnico el nmero de suministro (pedido)
4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al
usuario solicitante.
GENERACION DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos.
Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un nmero de requisicin de compra, el cual es informado por
correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario
Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario solicitante
y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
SOLICITUD DE COTIZACIN:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin
generado para el suministro radicado por el rea solicitante.
2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro Cotizacin de Productos CDIGO: R-0711CP.
2.1 No solicita cotizacin porque la suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad.
PRESENTACIN DE COTIZACIN*:
1. Consulta la informacin contenida en el Registro cotizacin de productos CDIGO: R-07-11CP enviada por
correo electrnico.
2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos envindola por correo electrnico.
Nota: *No aplica para los casos en que la cotizacin suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad.

PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
COMPRAS

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

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PERSONAL DE
COMPRAS
PROVEEDOR

REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:


1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a travs del correo electrnico.
2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.
Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de proyectos integrados.
Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin cuando exista proveedor nico para la adquisicin del servicio o sea una
legalizacin.

GENERACIN SOLICITUD DE PAGO:


1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotizacin y/o el documento que soporte el suministro.
APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin y/o documento soporte verificando que la informacin este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente aprobacin por parte del autorizador del
gasto.
2.1 Si el cuadro de adjudicacin y/o documento soporte no es aprobado da la instruccin para que se anule la
solicitud de pago y se notifique por correo electrnico al usuario.
ENVO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante correo electrnico adjuntando la solicitud de pago escaneada.
PRESTACIN DEL SERVICIO:

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USUARIO
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PROVEEDOR

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PERSONAL DEL
ALMACN Y/O
COMPRAS

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PERSONAL DE
ALMACN Y/O
COMPRAS

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JEFE DPTO. DE
COMPRAS
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1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestacin del servicio y este a su vez informa al Usuario
Solicitante
VERIFICACIN DE SERVICIO PRESTADO:
1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las caractersticas solicitadas, de acuerdo a la orden de servicio. Si
est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfaccin, nicamente si est
autorizado de acuerdo al formulario entregas almacn. De lo contrario, no firma ningn documento de recibido a
satisfaccin y no se da por aceptado el servicio.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de pago (orden de servicio)
adjuntando la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con la solicitud de pago (orden de
servicio) y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmada a satisfaccin por el
usuario.
2. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos:
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la solicitud de pago.
2.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Realiza el consolidado de los documentos para trmite de pago (Factura o cuenta de cobro, remisin, acta de
entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva
aprobacin).
2. Diligencia en Excel el formato pagos presupuesto.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato pagos presupuesto.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.

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2.3.2.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

INICIO

GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)

REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)

NO

SI

SOLICITUD DE
COTIZACIN

PRESENTACIN
DE COTIZACIN

REVISIN Y
ANLISIS DE
COTIZACIONES

GENERACIN
SOLICITUD DE
PAGO

APROBACIN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE

NO

ENVO SOLICITUD
DE PAGO AL
PROVEEDOR

PRESTACIN DEL
SERVICIO

VERIFICACIN
DE SERVICIO
PRESTADO

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO

SI
RADICACIN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

FIRMA DE
REMISIN ACTA
DE ENTREGA

RECEPCIN DE
DOCUMENTOS

NO

TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

REVISIN DE
PAGOS

SI

RECEPCIN DE
PAGOS

RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE

FIN

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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO


SOLICITADO POR BIBLIOTECA:
Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual entre
otros.
2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.

RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

USUARIO
SOLICITANTE

GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):


1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de Informacin Iceberg/ mdulo de suministros indicando las
especificaciones tcnicas o caractersticas propias del material bibliogrfico, luego procede a enviar a los correos
electrnicos compras@ugc.edu.co , solicitudes.compras@ugc.edu.co el nmero de los suministros y el nombre de
los proveedores a los cuales les ha sido asignada la compra.
El correo deber contener mensaje de aprobacin por parte del Jefe del Departamento, teniendo en cuenta que los
suministros no se imprimen por el gran nmero de documentos que son generados.
El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material.
Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a
compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar.

PERSONAL DE
ALMACN

PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
COMPRAS

PROVEEDOR

USUARIO
SOLICITANTE Y
ALMACN

PERSONAL DE
ALMACEN

PERSONAL DE
ALMACN

PERSONAL DE
COMPRAS

10
11

JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):


1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Adems, que en el
campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud.
3. Verifica que el correo electrnico contenga el mensaje de aprobacin del Jefe de Biblioteca.
4. Si todos los datos son correctos:
4.1 Realiza el ingreso de la informacin en el formulario Registro de pedidos
4.2 Si los datos son incorrectos se rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario
solicitante, las inconsistencias evidenciadas.
ELABORACIN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el suministro adjuntando el oficio con las
respectivas aprobaciones de la compra de este material.
ENVI ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
1. Enva por correo electrnico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de
Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de
agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisin, acta de entrega o documento soporte y
factura o cuenta de cobro.
REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacn fecha de entrega del material bibliogrfico por parte del proveedor.
2. El usuario solicitante recibe el material bibliogrfico en compaa del personal de almacn, verificando que
corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento
soporte de recibido a satisfaccin, nicamente si est autorizado de acuerdo al formulario entregas almacn. De lo
contrario, devuelve el producto segn sea el caso.
3. El personal del almacn recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la informacin coincida con la
orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin
por el usuario. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra
3.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del
usuario.
4. El personal de almacn realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la
orden de compra relacionando nmero de factura, cuenta de cobro, remisin o acta de entrega.
SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin
firmada a satisfaccin por parte del Usuario Solicitante.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago.
2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro,
entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).
RECEPCIN DE PAGOS:
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.
RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:
1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.

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SUMINISTROS

2.3.3.2. FLUJOGRAMA
BIBLIOTECA

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

INICIO

GENERACIN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)

REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)

NO

SI

ELABORACIN
ORDEN DE
COMPRA

ENVI ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO

REVISION Y
RECEPCION DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO (
PERSONAL COM PRAS
Y BIBLIOTECA).

RECEPCION DE
DOCUMENTOS.

ENTRADA DE
ALMACEN.

ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA

SALIDA DE
ALMACN

TRMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO

NO

REVISIN DE
PAGOS

SI

RECEPCIN DE
PAGOS

RADICACIN DE
PAGOS EN EL
REA CONTABLE

FIN

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2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA


PROYECTOS:
Este procedimiento aplica en la adquisicin de adecuaciones para la planta fsica, oficinas abiertas, entre
otros. Las solicitudes de suministro son generadas por el Departamento de Planta Fsica.
2.3.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.

RESPONSABLE

USUARIO
SOLICITANTE

PERSONAL DE
COMPRAS

PROVEEDOR

USUARIO
SOLICITANTE

PROVEEDOR

PERSONAL DE
COMPRAS

USUARIO
SOLICITANTE/
PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
COMPRAS

PERSONAL DE
ALMACEN

10

PERSONAL DE
COMPRAS

11

JEFE DPTO DE
COMPRAS

12

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin.
CITACIN A PROVEEDORES:
1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.
REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin, indicando el personal que asistir y
su respectivo documento de identificacin.
2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de
Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Cdigo: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el producto y/o
servicio que requiere.
PRESENTACIN DE COTIZACIONES:
1. Enva las cotizaciones al correo electrnico del personal designado en el Departamento de Compras.
RECEPCIN DE COTIZACIONES:
1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el Departamento de Planta Fsica
para la elaboracin del cuadro de adjudicacin.
ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACION Y SUMINISTROS
1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicacin*con las cotizaciones que cumplieron con las
especificaciones.
2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de
suministros
3. Radica la solicitud de suministro (pedido) fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado,
con sello presupuestal y debidamente firmado por el Director **
Nota:* Habr excepcin de realizar el cuadro de adjudicacin cuando exista proveedor nico para la compra o sea
una legalizacin.
** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al correo del Jefe de compras con
copia a compras@ugc.edu.co el nombre de la persona que quedara autorizada.
REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del Director registrada en el listado
de firmas.
3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas:
3.1Informa al personal de almacn a travs de correo electrnico el nmero de suministro (pedido)
4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta
al usuario solicitante.
GENERACION DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos.
Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud.
3. Si todos los datos son correctos procede a generar un nmero de requisicin de compra, el cual es informado
por correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario
Registro de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o informando por correo electrnico al usuario
solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
GENERACION DE ORDEN DE COMPRA:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin
generado para el suministro radicado por el Departamento de Compras.
2. Genera la orden de compra en el sistema de informacin Iceberg al proveedor que cumpli con las condiciones
requeridas y deja el documento en estado grabado.
APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicacin o documento soporte verificando que la informacin este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente aprobacin por parte del autorizador
del gasto.
APROBACIN DE ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a travs del sistema de informacin iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado
grabado, de acuerdo al cuadro de adjudicacin o el documento que soporte la autorizacin para realizar la compra.

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13

PERSONAL DE
COMPRAS

14

PROVEEDOR

15

USUARIO
SOLICITANTE

16

PROVEEDOR

17

PERSONAL DEL
ALMACEN

18

PERSONAL DE
ALMACEN

19

PERSONAL DE
ALMACEN

20

PERSONAL DE
COMPRAS

21

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa
por correo electrnico al usuario.
ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante el correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada para
su consulta a travs del Portal de Proveedores o se enva escaneada con copia al Departamento de Planta Fsica.
PROGRAMACIN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO:
1. Se comunica con el personal del Departamento de Planta Fsica para firmar la orden de trabajo* y coordinar las
condiciones de entrega.
2. Realiza entrega del producto y/o servicio, de acuerdo a lo establecido en la orden de compra, bajo la revisin y/o
interventora del Departamento de Planta Fsica.
Nota:* La orden de trabajo aplica para las adquisiciones de valor superior a 2SMLMV.
RECEPCIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO:
1. Revisa que el producto y/o servicio entregado por el proveedor cumpla con lo establecido en la orden de
compra, si est correcto firma a satisfaccin la remisin y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto y
/o servicio segn sea el caso.
RADICACIN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacn la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de compra o solicitud de pago
(orden de servicio), remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por el usuario.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la informacin coincida con la orden de compra y que se
encuentre adjunta la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por el usuario. No se recibir la factura o
cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos:
1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra
1.2. No se encuentre adjunta la remisin y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por parte del usuario.
2. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra
relacionando nmero de factura, cuenta de cobro, remisin y/o acta de entrega.
SALIDA DE ALMACN:
1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin
y/o acta de entrega firmada a satisfaccin por parte del Usuario Solicitante.
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago.
2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.
3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro,
entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte aprobado).
.
RECEPCIN DE PAGOS:
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de listado de pagos.

22

PERSONAL DE
COMPRAS

RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:


1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.

NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos,
sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.

2.3.4.2.FLUJOGRAMA

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SUMINISTROS
USUARIO SOLICITANTE

PROVEEDOR

COMPRAS Y SUMINISTROS

INICIO

SOLICITUD DE
CITACIN A
PROVEEDORES

CITACIN A
PROVEEDORES

REUNIN O
RECORRI DO CON
PROVEEDORES

REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES

PRESENTACIN DE
COTIZACION ES

RECEP CION DE
COTIZACION ES.

ELABORACIN DE CUADRO
DE ADJUDICACIN EN
COMP AA DEL USUARIO

GENERACION DE
SUMINISTROS.

REVISIN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)

NO
SE LE IN FORMA AL
USUARIO

SI
CONSU LTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE COMP RA

APROBACIN
CUADRO DE
ADJUDICACIN O
DOCU MEN TO
SOPORTE

NO

SI

APROBACIN DE
ORDEN DE COMP RA

ENVO DE ORDEN DE
COMP RA AL
PROVEEDOR

PROGRAMACIN Y
ENTREGA DE OBRA

RECEP CIN DE OBRA

NO

SI

FIRMA REMISIN O
ACTA DE ENTREGA

ENTREGA DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO

RECEP CIN DE
DOCU MEN TOS

ENTRADA DE
ALMACEN.

ADQUISICIN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS

SALIDA DE ALMACN

TRMITE DE
FACTU RA O CUENTA
DE COBRO

NO

RECEP CIN DE
PAGOS

REVISIN DE
PAGOS

SI
RADICACIN DE
PAGOS EN EL REA
CONTABLE

FIN

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16 / 21

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01/04/2016

No. REV
13

2.4. EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS:


Con el fin de conocer la percepcin de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la
Encuesta Satisfaccin Gestin de Compras la cual est diseada para medir la calidad y oportunidad del
servicio prestados por el personal de compras.
A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los usuarios y plantear planes de
accin frente a las debilidades encontradas en el servicio.
Con el fin de medir los resultados arrojados en la aplicacin de la encuesta, realizada de manera semestral, se
cuenta con el Indicador de Satisfaccin del Cliente, la cual es enviada va correo electrnico a las diferentes
dependencias para su diligenciamiento.
2.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No

RESPONSABLE

PERSONAL DE
COMPRAS

USUARIO

PERSONAL DE
COMPRAS

JEFE DPTO. DE
COMPRAS

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENVO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS:
1. Enva el correo electrnico con el link a las diferentes dependencias para su diligenciamiento.
Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el Jefe del Departamento de Compras.
DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA:
1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de retroalimentar sobre las oportunidades de
mejora para el Departamento de Compras.
ANLISIS DE DATOS:
1. Realiza tabulacin de la informacin.
2. Analiza los datos.
3. Actualiza el indicador.
4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos.
RESULTADO:
1. Analiza el resultado obtenido.
2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las actividades a ejecutar.

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SUMINISTROS

2.4.1.2. FLUJOGRAMA
EVALUACIN DE LA GESTIN DE COMPRAS

PERSONAL DE COMPRAS

USUARIO

JEFE DE COMPRAS

INICIO

ENVO DE LA
ENCUESTA A LOS
USUARIOS

DILIGENCIAMIENTO
DE LA ENCUESTA

ANLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIN DE
LA INFORMACIN

ANALIZAR LOS
DATOS

ACTUALIZAR
INDICADOR

REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS

COMPRAS Y SUMINISTROS

RESULTADO
ANALIZA
RESULTADOS

PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA

FIN

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01/04/2016

No. REV
13

2.5. DEFINICIONES:
COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuanta ($90.000) que no
requieren aprobacin del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los
correspondientes procedimientos de adquisicin.
COTIZACIN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta
econmica y condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes
al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la mxima autoridad de la Universidad para
aprobar una compra de un bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurdica que cumpliendo los requisitos mnimos establecidos por la
Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las
dependencias usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar
servicios o bienes intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de informacin Iceberg para
solicitar un bien o servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar
suministros (pedidos) en el sistema de informacin Iceberg.

2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:


Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011
Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006.
Listado de firmas digitales en PDF
Resolucin 17118 de Octubre 16 de 2014
Formulario entregas almacn

2.7. REGISTROS:
Registro cotizacin de productos
Registro encuesta satisfaccin gestin de Compras
Registro planilla asistencia de proveedores

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No. REV
13

3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV.

FECHA

DESCRIPCIN

01/07/2010

Emisin inicial
1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y
suministros.
2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de
conocimiento de la compra.
Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg
en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por
inclusin de nuevas lneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores

22/11/2010

01/09/2011

24/01/2012

01/03/2012

22/10/2012

Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se
diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros

Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos
proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que
se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara
de comercio y certificacin bancaria.

Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.


Literal 2.1
Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de la secretaria del departamento de
Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.
Literal 2.1.3 2.1.4 se eliminaron porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin,
evaluacin y certificacin de proveedores.

17/06/2013
Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisicin de compras en general
Adquisicin de servicios en general
Adquisicin para biblioteca
Adquisicin de obra civil e inmobiliario
Adquisicin publicidad impresa
Adquisicin elementos para bienestar universitario
Adquisicin para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin,
evaluacin y certificacin de proveedores.

21/09/2013

31/03/2014

01/06/2014

Literal 2.3
Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisicin de compras en general
Adquisicin de servicios en general
Adquisicin para biblioteca
Adquisicin de obra civil e inmobiliario
Adquisicin publicidad impresa
Adquisicin elementos para bienestar universitario
Adquisicin para centro de medios audiovisuales
Adquisicin de material para eventos (nuevo)
Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo)
Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de proveedores (Sello de evaluacin), se
eliminan las palabras Sello de evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.

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SUMINISTROS

10

10/07/2014

EMISION
01/07/2010

PAGINA
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REVISION
01/04/2016

No. REV
13

Se realiza cambio en todos los procedimientos


Se genera procedimiento para tratamiento de devolucin de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantas. Se incluye el registro de garantas.
Actualizacin de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se aade Habr eventos que no cumplan con el
procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE
EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero debern contener la firma de autorizacin de la
Vicerrectora Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes
(ser opcional el diligenciamiento del registro)
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO
HUMANO: se aade hacer firmar el listado de entrega de dotacin
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: se modifica
(ver documento adjunto)

11

27/10/2014

Se aade VERIFICACION: La verificacin del producto estar a cargo del usuario que solicita el elemento,
pues l es quien lo va usar y conoce las caractersticas tcnicas. Esta actividad aplica para
aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un
procedimiento especfico. Para las dems compras la verificacin estar a cargo del personal de
almacn y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se ampli la aplicacin de la encuesta para todas las reas de la universidad,
ya que solo se realizaba a las reas filtro
La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que se tiene de la gestin de compras y saber
si fueron alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas de la
universidad
Se aaden la definicin de AREAS FILTRO: Son aquellas a travs de las cuales se solicitan elementos
especficos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
Se cambia las cuantas para aprobacin de compras de gasto:
Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir y entregar
a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolucin No. 17118 del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto
02 de 2011.
Compras de caja menor:
Se modifica el literal d. no requiere evaluacin de proveedores.
Compras caja menor por eventos:
Eliminacin del procedimiento.
Adquisicin de compras en general:
Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos
solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio mdico, elementos solicitados por
Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios.

12

20/08/2015
Adquisicin para elementos solicitados por Biblioteca:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos
y radicacin en el rea contable.
Adquisicin para obra civil y proyectos inmobiliarios:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos
y radicacin en el rea contable.
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacn.
Tramites de garantas:
Eliminacin de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacn.

13

01/04/2016

Evaluacin de la gestin de compras:


Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.
Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con
los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan
portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.
Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de

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SUMINISTROS

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01/07/2010

PAGINA
21 / 21

REVISION
01/04/2016

No. REV
13

suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego
procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello
presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano segn corresponda*

Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el almacn o enviar al correo
electrnico solicitudes.compras@ugc.edu.co, en estado confirmado debidamente firmadas por parte del
director, jefe o decano segn corresponda*.