CÓDIGO PC05-6

PROCEDIMIENTO DESPACHOS VERSIÓN 10

FECHA 01/11/2013

1. OBJETIVO:
Aplicar el procedimiento de despacho de manera creativa que permita atender al cliente en un menor tiempo, siempre dando cumplimiento a los
compromisos con el cliente y a los requisitos de la organización.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al producto terminado y muestras hasta la entrega al cliente.

3. DEFINICIONES:
 Calidad: Grado en el que un conjunto de características cumple con los requisitos.
 Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
 Producto terminado: Aquel producto resultante del proceso que se encuentra empacado en bolsa de polietileno como empaque primario y
como empaque secundario caja de cartón por 25 o 20 kg generalmente, o pudiendo ser de menor cantidad según sea requerido,
debidamente identificado, sellado y ubicado respectivamente en la zona de producto terminado o en la zona de despacho.
 Muestra: Cantidad pequeña del producto terminado, bolsas plásticas (para enviar a laboratorio) o bolsas metalizadas o naylon selladas de
mayor cantidad para envío de muestras (de acuerdo al cliente).
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de la información relacionada con el producto.

NATURALEZA DEL CAMBIO

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
Se modifica el mapa de distribución de estanterías adicionando dos nuevos estantes donde quedara
7 11/03/2011
almacenado el producto orgánico lista para la entrega
Se modifica el procedimiento de despachos anexando la etapa de exportación de los productos
8 17/10/2012
orgánicos
9 Se modifica el titulo adicionándole al título la palabra procedimiento 25/4/2013
Se modifica el procedimiento cambiando los responsables del registro en el formato de F02-PC05
10 1/11/2013
Programación despachos
ELABORO APROBÓ
NOMBRE: DAYAN MARQUEZ NOMBRE: CRISTINA MOSQUERA
CARGO: DIRECTORA DE OPERACIONES CARGO: DIRECTORA DE CALIDAD
FIRMA: FIRMA:
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4. CONTENIDO

4.1 Despacho de producto terminado

ACTIVIDADES RESPONSABLES ENTRADAS OBSERVACIONES DOCUMENTOS

INICIO El director comercial registra la

orden de compra (cliente) en el
Orden de F01-PC09 “Orden de pedido” y la
REGISTRAR ORDEN compra del envía al personal involucrado. F02-PC05
Director Comercial cliente Posteriormente el director “Programación
DE PEDIDO Director de F01-PC09 comercial ingresa el pedido al despachos”
Operaciones “Orden de formato, F02-PC05 “Programación
pedido” despachos”

El director de operaciones
VERIFICACIÓN DE consulta la existencia del producto
EXISTENCIAS Director de “Información de con el asistente de disposición y
Operaciones producción” almacén, realiza clasificación de
F01-PC09 la orden de pedido por colores
“Orden de según corresponda en el formato
A pedido” F02-PC05 “Programación
despachos”; Programado en
producción: amarillo
Sin programar en producción: Sin
relleno.
Producido: azul claro
Despachado: naranja.

ACTIVIDADES RESPONSABLES ENTRADAS OBSERVACIONES DOCUMENTOS

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Diariamente se revisa el formato F02-

PC05 “Programación despachos” para
A la programación de los despachos del F04-PC05-6 Control
siguiente día de Despachos
Se elaboran etiquetas con la dirección
“Información de del cliente, factura, *remisiones donde
producción” se reporta los consecutivos de las
Z02-PC06 cajas de acuerdo a producción
Asistente Administrativa “Certificado de correspondientes al lote despachado, F05-PS06
Asistente Disposición y calidad” sobres y guía. Se contacta al “Remisión”
PROGRAMAR Almacén Correos transportador y se solicitan los F03-PC05-6
DESPACHO electrónicos, fax u certificados de calidad de los lotes al “Factura”
otro medio escrito Director de calidad. Si el producto es
del cliente para exportación se debe tener en
cuenta el envío de la factura a la SIA
con dos días de anticipación.

Si el despacho es superior a 200 kg se

registra el F05-PC05-6 “Lista de
chequeo control de despachos”
Despachos sin liberación sólo se
Asistente Disposición y realizarán con aprobación escrita F05-PC05-6 “Lista de
Almacén y Director de del cliente. Pegar la etiqueta con la chequeo control de
Operaciones dirección del cliente sobre cada caja. despachos”
ADECUAR EL
PRODUCTO PARA *Local: Vía telefónica, se contacta al
transportador local para acordar la
DESPACHO fecha de recolección del producto
terminado.

Director Comercial Local: Se deja constancia de recibido

Asistente Administrativa y entregado al cliente en las copias de
la remisión y la factura. El encargado
CONTACTAR
del transporte devuelve la factura y
TRANSPORTADOR remisión con sello y firma.

*Nacional ó Internacional: Se
contacta la empresa transportadora
para que el producto sea recogido en
la fecha del despacho, teniendo en
cuenta los tiempos muertos generados
por el transporte.
Asistente Administrativa . F05-PS06
Asistente Disposición y Z02-PC06 “Remisión”
DESPACHAR Almacén “Certificado de *Nacional ó Internacional: Se le F03-PC05-6
calidad entrega al transportador el producto “Factura”
PRODUCTO F05-PS06 con un sobre para el cliente que Z01-PC02
“Remisión” contiene factura, remisión, certificados “Guía de transporte”
F04-PS06 de calidad, y la guía, dejando la copia F04-PC05-6 “Control
“Factura” con firma y sello. de despachos de
producto terminado”
Se contacta al transportador y/o con el
número de guía se solicita información
del producto despachado y se verifica
Director Operaciones con el cliente la entrega a satisfacción.
SEGUIMIENTO AL Asistente Administrativo Z01-PC02 Se diligencia el F02-PC05
“Guía de “Programación despachos” la
DESPACHO transporte” información correspondiente al
despacho realizado.

FIN

4.2 Despacho de Muestras

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ACTIVIDADES RESPONSABLES ENTRADAS OBSERVACIONES DOCUEMENTOS

INICIO Se recibe la solicitud vía electrónica

o telefónicamente, se verifica la
existencia de producto, si hay
REGISTRAR SOLICITUD inventario se procede a elaborar
Director Diseño y “Solicitud de A04-PC04 “Carta de envío” y se F02-PC01
DE MUESTRAS Desarrollo muestras” registra la información en el “Control envió de
Director Comercial TC02-01 “Control de envió de muestras”, se muestras”
Asistente Fichas técnicas imprimen las fichas técnicas del A04-PC04
Administrativa producto requerido y se elaboran “Carta de envío”
las etiquetas de los productos
solicitados.
ADECUAR LA MUESTRA
PARA DESPACHO
Se entrega la solicitud de muestras
Asistente al asistente de disposición y
Administrativa “Solicitud de almacén, este separa las
Asistente Disposición y muestras” cantidades de cada muestra, e
Almacén informa los lotes correspondientes y
se los entrega a la Asistente
Administrativa.
PROGRAMAR
DESPACHO
“Solicitud de Se verifica que las muestras
muestras” coincidan con la solicitud.
F02-PC01 Si es nacional se elabora guía y
Asistente “Control envió sobre, se saca copia control de
Administrativa de muestras” envío de muestras y se contacta al
F05-PS06 transportador.
DESPACHAR “Remisión”
MUESTRA AL CLIENTE TC02-01
Fichas técnicas Si es local: se entregan muestras
con copia de control envío de
muestras para que esta sea firmada
como constancia de recibo.
Si es nacional: se entregan al
Director Comercial transportador muestras guía y
FIN Asistente sobre que contiene fichas técnicas
Administrativa y control de envió de muestras. Se F02-PC01
anota en la copia del control de “Control envió de
envió de muestras el numero de muestras”
guía de transporte.
Si es internacional: Se diligencian
los documentos electrónicos
requeridos, se solicita el servicio y
se registra el no. de guía en
“Control de envío de muestras”

NOTAS:
Establecimiento de horarios de entrega de materias primas y producto terminado. Para esto la empresa ha informado a su personal responsable
de este proceso, comunicado a sus proveedores, divulgado a través de avisos en la parte externa y en la planta de producción el horario
determinado para la recepción de materias primas y el despacho de productos, para evitar la contaminación cruzada, el contraflujo de
actividades y se mejora la programación del despacho, orden de la bodega y logística del transporte.
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 DISTRIBUCION DE ESTANTERIAS EN BODEGA DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTO TERMINADO Y ORGANICOS

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Fecha 20121
Cubículo
Módulo Nivel
1 2 3
E1-0 MP (Ac citrico) MP (dextrosa, goma, Ac malico, tiosil) MP (azucar blanca)
E1 E1-1 MP (Sabores, ajo polvo, cebolla polvo, sabor arequipe, metabisulfito, conservantes)
E1-2 Cajas carton PT Liofilizado
E2-0 Maltodextrina
E2
E2-1 Material de empaque (rollos empaque éxito, bolsas plasticas, cajas éxito)
Azucar 3X, azucar
E3-0 común,Desmol CMC, inosinato snowflake, glutamato, sal
E3
E3-1 PT (LIOFILIZADO) PT (Deshidratado) PT (Deshidratado)
E3-2 PT (Deshidratado)
E4-0 PT (polvo Torre) PT (polvo Torre) PT (polvo Torre)
E4 E4-1 PT (polvo Torre) PT (polvo Torre) PT (polvo Torre)
E4-2 Cajas Embalajes PT Torre
E5-0 PT (polvo Torre) PT (polvo Torre) PT (polvo Torre)
E5 E5-1 PT (polvo Torre) PT (polvo Torre) PT (polvo Torre)
E5-2 Productos Liofilizados y Muestras y contra muestras productos tecnacol
E6-0 Productos alergenicos Productos alergenicos Productos alergenicos
E6 E6-1 Deshidratados Deshidratados Deshidratados
E6-2 Producto no conforme
E7-1 Liofilizados Liofilizados Liofilizados
E7
E7-2      
E8-1 Productos organicos Productos organicos Productos organicos
E8
E8-2      
Producto Terminado a
E9 E9-0 despachar Producto Terminado a despachar Producto Terminado a despachar
E10 E10-0 Producto Terminado a despachar
E11 E11-0 Recepción de materia prima
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5. CONTROL DE REGISTROS
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Responsable F/M Tiempo de

Código Titulo Acceso Clasificación Archivo Disposición
de recolección * retención
Director
F02- Programación Operaciones
General Consecutivo Despachos M 1año Actualización
PC05 despachos /Asistente
Administrativa
Control de
F04- despachos de Director
General Cronológico Despachos F 1 año Destruir
PC05-6 producto Operaciones
terminado
F03- Asistente Archivo inactivo por
Factura General Consecutivo Facturas F 1 año
PC05-6 Administrativa 10 años
F05- Asistente Archivo inactivo por
Remisión General Consecutivo Remisiones F 1 año
PS06 Administrativa 10 años
Lista de Asistente
F05-
chequeo control Disposición y General Cronológico Despachos F 1 año Destrucción
PC05-6
de despachos Almacén

* F: Físico; M: Magnético

6. ANEXOS:
Anexo 1: F02-PC05 “Programación de despachos”
Anexo 2: F04-PC05-6 “Control de despachos de producto terminado”
Anexo 3: F03-PC05-6 “Factura”
Anexo 4: F05-PS06 “Remisión”
Anexo 5: F05-PC05-6 “Lista de chequeo control de despachos”