CÓDIGO: CA-AD-01

CARACTERIZACION DE PROCESO VERSIÓN: 02

FECHA: 2014-06-10

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO Almacén y Despacho

CODIGO CA-AD-01
CATEGORIA DEL
Proceso de realización del producto.
PROCESO

2. DIRECCIONAMIENTO DEL PROCESO

Garantizar la entrega oportuna de los pedidos, manteniendo y

supervisando la conformidad de los mismos en todas las etapas de
OBJETIVO DEL PROCESO
almacenamiento, despacho, transporte y entrega; ofreciendo a los
clientes un servicio eficaz para todas sus necesidades.
El proceso inicia con la recepción de los pedidos provenientes del
proceso de ventas y culmina con la entrega oportuna y en perfecto
ALCANCE DEL PROCESO
estado del producto al cliente haciéndole un seguimiento de sus
necesidades y recepción de los requerimientos
imientos en la postventa.
Ver Objetivo de Calidad O1, y O4 del PL-PG-01:
PL
OBJETIVOS DE CALIDAD APLICABLES AL
PLAN GERENCIAL PARA EL DESPLIEGUE DE LA
PROCESO
POLITICA DE CALIDAD.
Ver estrategia N° E1, E2,E11 y E12 PL-PG-01:
ESTRATEGIAS PARA LOGRAR OBJETIVOS PLAN GERENCIAL PARA EL DESPLIEGUE DE LA
POLITICA DE CALIDAD.

3. RESPONSABLES DEL PROCESO

CARGO RESPONSABLE DE DIRIGIR Jefe de Almacén y Despacho

CARGO (S)RESPONSABLE (S) DE
Auxiliar de Producción. (Si aplica)
EJECUTAR
CARGO (S)RESPONSABLE (S) DE
Jefe de Almacén y Despacho
CONTROL

4. RECURSOS DEL PROCESO

Un (1) Jefe de Almacén y Despacho (en reserva cuando es

RECURSO HUMANO
requerido, un Auxiliar de Producción.)
Almacén de producto terminado, área de
Instalaciones tránsito y despacho del producto. Oficina
administrativa.
RECURSOS DE Equipos de
Estibador manual y carretilla de hierro.
INFRAESTRUCTURA proceso
Equipos de
N/A
medición
Software N/A

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FRANCISCO TAIBEL SARMIENTO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Jefe de Despacho y Almacén Representante de la Gerencia Gereente General
Página 1 de 5
 CÓDIGO: CA-AD-01
CARACTERIZACION DE PROCESO VERSIÓN: 02
FECHA: 2014-06-10

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5. ACTIVIDADES / ENTRADAS / SALIDAS

PROCESOS /
FUNCIONES DE PROCESOS /
DONDE ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS FUNCIONES A DONDE
PROVIENEN LAS VAN LOS RESULTADOS
ENTRADAS
Planeación y
Organización y
organización del PROCESO DE
PROCESO DE Producto distribución adecuada
almacén de PRODUCCIÓN,
PRODUCCION terminado del producto
producto ALMACEN Y DESPACHO
terminado.
terminado.
Planear la Instrucción para
PROCESO DE preservación y inspección y
PROCESO DE
PRODUCCION, Producto conservación del conservación del
PLANEAR

ALMACEN Y
ALMACEN Y terminado producto producto terminado,
DESPACHO
DESPACHO. terminado en el Especificaciones para
almacén. preservación
Registro de control de
Proveedores de ingreso de materia
Recepción y PROCESO DE
materia prima y prima y equipos en
Materia prima o control materia PRODUCCION,
equipos, Formato de entrada
equipos prima y equipos ALMACEN Y DESPACHO,
PROCESO DE de materiales e
conformes. COMPRAS
COMPRAS inspección de control
de calidad.
Conformar y
acomodar los
productos con los
PROCESO DE
lotes más Productos
PRODUCCION, Producto PROCESO DE ALMACEN
antiguos de acomodados bajo el
ALMACEN Y terminado Y DESPACHO
primero y los más método FIFO.
DESPACHO
recientes de
último. (Método
FIFO)
Producto Recibir producto Producto terminado
PROCESO DE PROCESO DE ALMACEN
terminado terminado de almacenado bajo el
PRODUCCION Y DESPACHO
producción. método FIFO.
Pedidos de Sacar los
PROCESO DE clientes: productos
Pedidos revisados y
PRODUCCION, Documentos: solicitados bajo PROCESO DE
listos para su
VENTAS/ Remisión, Salidas el método FIFO y ALMACEN Y DESPACHO
despacho.
Facturación. de almacén o organizar los
Facturas. despachos.
Pedidos de Diligenciar la guía Producto terminado
PROCESO DE clientes: de transporte y despachado de
PRODUCCION, Documentos: entregar al acuerdo a facturación PROCESO DE ALMACEN
VENTAS/ Remisión, Salidas transporte o de pedidos. Y DESPACHO
HACER

Facturación. de almacén o realizar la

Facturas. entrega de los Registro en la

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FRANCISCO TAIBEL SARMIENTO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Jefe de Despacho y Almacén Representante de la Gerencia Gereente General
Página 2 de 5
 CÓDIGO: CA-AD-01
CARACTERIZACION DE PROCESO VERSIÓN: 02
FECHA: 2014-06-10

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

pedidos de Bitácora de despacho

manera directa, de la información del
en el menor despacho, cliente y
tiempo posible, los números de lotes
dependiendo el de los productos, con
co
caso. los números de guía
de despacho del
transporte, entre
otros.

Realizar Verificación de
PROCESO DE Guías de
seguimiento a entrega de los PROCESO DE ALMACEN
ALMACEN Y despacho dell
entrega de los despachos al cliente. Y DESPACHO
DESPACHO transporte.
despachos (Si aplica).
Guía de e despacho
Revisar facturas
revisada y factura
Remisiones
siones guías emitidas por el
entregada a Compras
Proveedor de despacho de la transporte, Contabilidad/ PROCESO
para su revisión y
transporte transportadora
ransportadora ((Si revisando las DE COMPRAS
posterior
aplica) guías facturadas.
si
contabilización (si
(Si aplica)
aplica)
Preservación y
control del
Producto conforme a
PROCESO DE producto
Producto los requerimientos. PROCESO DE
PRODUCCION, terminado en
terminado Unidades no PRODUCCION,
ALMACEN Y almacén. Ver
almacenado. conformes ALMACEN Y DESPACHO
DESPACHO Especificaciones
detectadas y tratadas
tratadas.
para
preservación.
Control de
cualquier Registro de control en
Clientes, Material o equipo material y el formato de Entrada
TODOS LOS PROCESOS
Proveedores externo equipos de almacén ya sea de
ingresados a la materiales o equipos.
equipos
empresa.
Registro de control de
cualquier salida de
Inventario de Control de
materia prima,
PROCESO DE materia prima, materia prima, PROCESO DE
producto terminado,
PRODUCCION, producto producto PRODUCCION,
materiales y equipos
ALMACEN Y terminado, terminado, ALMACEN Y DESPACHO,
en el formato Salida
DESPACHO listado de materiales y Proveedores o clientes.
de Almacén. Si este
equipos equipos
no cuenta con
remisión o factura.
factura
Realizar el
PROCESO DE Inventario de Listado de inventario
inventario de
PRODUCCION, materia
eria prima y de producto PROCESO DE ALMACEN
producto
ALMACEN Y producto terminado revisado Y DESPACHO
terminado
DESPACHO terminado. con el sistema.
mensual

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FRANCISCO TAIBEL SARMIENTO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Jefe de Despacho y Almacén Representante de la Gerencia Gereente General
Página 3 de 5
 CÓDIGO: CA-AD-01
CARACTERIZACION DE PROCESO VERSIÓN: 02
FECHA: 2014-06-10

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Verificar detalle
PROCESO DE Inventario de
de lo facturado Verificación pedido PROCESO DE ALMACEN
ALMACEN Y producto

VERIFICAR
con lo que se cliente Y DESPACHO.
DESPACHO terminado
despacha.
PROCESO DE Datos relativos al Análisis de
Reporte de análisis de
ALMACEN Y desempeño del resultados de PROCESO DE GERENCIA
indicadores
DESPACHO proceso. indicadores
Emprender
acciones de
PROCESO DE Reporte de ACTUAR mejora, acciones
Mejoras
PROCESO DE GERENCIA/
ALMACEN Y análisis de implementadas en el
correctivas y/o ALMACEN Y DESPACHO.
DESPACHO. indicadores proceso
preventivas
sobre el procesos

6. MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DEL FORMULACION ORIGEN DE LOS FRECUENCIA DE

META
INDICADOR PARA SU CALCULO DATOS MEDICION
OD== # de Despacho
OPORTUNIDAD EN con retraso / # Bitácora de
OD ≤5% Mensual
EL DESPACHO (OD) totales de Despacho Despacho
en el periodo
PP = # de Unidades
PERDIDAS DE
afectadas por
PRODUCTO POR LA Bitácora de
Despachos/Unidades PP ≤ 4% Mensual
MANIPULACIÓN Despacho
Totales Despachadas
(PP)
en el Periodo. x 100

7. REQUISITOS DEL PROCESO

Ver tabla: RELACION PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

ISO 9001:2008 VERSUS REQUISITOS
ISO 9001:2008, anexa en el Manual de Calidad.
DEL CLIENTE Cumplimiento en plazos de entrega – Retroalimentación al cliente
DE LA EMPRESA Políticas relativas a la seguridad de la información.
LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL
N/A
PRODUCTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FRANCISCO TAIBEL SARMIENTO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Jefe de Despacho y Almacén Representante de la Gerencia Gereente General
Página 4 de 5
 CÓDIGO: CA-AD-01
CARACTERIZACION DE PROCESO VERSIÓN: 02
FECHA: 2014-06-10

DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

8. DISPOSICIONES DOCUMENTADAS DEL PROCESO

TIPO DE DOCUMENTO IDENTIFICACION

ES-AD
AD-01 Especificaciones para preservación
PR-PD 02 Procedimiento para el control de productos no conformes
PD-02
FT-AD
AD-01
01 Planilla de inventario físico de materia primas y material
empaque.
FT-AD
AD-02
02 Planilla de inventario físico de producto terminado
DOCUMENTOS FT-AD
AD-03 Entrada a almacén.
FT-AD
AD-04 Salida de almacén
FT-AD
AD-05 Formato entrada
ntrada de materiales e inspección de control de
calidad.
FT-AD
AD-06 Formato índice de oportunidad en el despacho.
FT-AD
AD-07 Formato índice perdidas de producto por la manipulación
FT-AD
AD-01 Registro Planilla de inventario físico de materia primas y
material empaque.
FT-PD 03 Registro Consolidado de Producto No Conforme
PD-03
FT-AD
AD-02
02 Registro Planilla de inventario físico de producto terminado
FT-AD
AD-03 Registro de entrada a almacén.
REGISTROS FT-AD
AD-04 Registro de salida de almacén
FT-AD
AD-05
05 Registro de entrada de materiales e inspección de control de
calidad.
FT-AD
AD-06
06 Registro índice de oportunidad en el despacho.
FT-AD
AD-07
07 Registro índice perdidas de producto por la manipulación
Bitácora de despachos

9. REGISTRO DE CAMBIOS

NUMERO ULTIMA
DESCRIPCION DEL CAMBIO
VERSIÓN Y FECHA
Se referenciaron los documentos utilizados en el proceso; Se especifica
VERSION 1; 2013-09-02 el documento y el registro para PNC identificados para el proceso
productivo.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FRANCISCO TAIBEL SARMIENTO ANGELICA CERVANTES GORDON RICARDO A. FLOREZ TAIBEL
Jefe de Despacho y Almacén Representante de la Gerencia Gereente General
Página 5 de 5