MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

MASS VENTAS S.A.C

Mass Ventas SAC

 MASS VENTAS Fecha 1/01/2019
ORGANIGRAMA
S.A.C Versión 01
Página 2 de 4

Gerencia Gerente General

Jefaturas
Proyecto Presencial Proyecto Telemarketing

Supervisor Supervisor
Sub areas
Ejecutivo de Promotor
venta 1 Ejecutivo de
(Hunter) venta 2 Validador
(Sniper)

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 I. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA

Brindar y administrar servicios de colocación y promoción de
productos financieros conforme a las necesidades del mercado,
orientándonos siempre en la mejora continua de nuestras
operaciones y en el desarrollo de nuestro personal.

2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA

ÓRGANOS DE DIRECCION
 Gerencia General

ÓRGANOS DE ASORAMIENTO
 Asesoría Legal
 Asesoría tributaria
 Asesoría Laboral

3. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y

COORDINACIÓN

Las líneas de autoridad que predominan en la organización son directas

y verticales, esto es, un nivel subalterno rinde su actuación y decisión a
la autoridad inmediata superior, tanto en deberes como en
responsabilidades, sin menoscabar su iniciativa y creatividad en la labor
que realiza. La responsabilidad general y fundamental en la
Organización, reside en el compromiso de brindar un óptimo y excelente
servicio de calidad a nuestros clientes tanto internos como externos y
comunidad social, con contenido ético, metodología de trabajo y
creatividad, para formar líderes capaces, afrontar, asumir retos y
responsabilidades. La coordinación, se realiza considerando la afinidad
de funciones y responsabilidades así como el logro de objetivos y metas
de cada unidad orgánica, estimulando esfuerzos conjuntos y el trabajo
en equipo.

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 II. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MASS VENTAS Fecha 1/01/2019

GERENCIA GENERAL
S.A.C Versión 01

IDENTIFICACIÓN Título del Puesto: GERENTE GENERAL

Área / Sección: GERENCIA GENERAL
Es el máximo órgano de dirección
FUNCIONES encargado de la gestión
administrativa e institucional de la
organización está a cargo del
Gerente General.

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 MASS VENTAS Fecha 1/01/2019
JEFE DE PROYECTO
S.A.C Versión 01

IDENTIFICACIÓN Título del Puesto: Jefe de proyecto

Área / Sección: Comercial

Gerencia

JERARQUÍA

Jefe de Proyecto

1. Manejo y gestión de indicadores

2. Desarrollar estrategias novedosas y planes de
FUNCIONES acción que aseguren el cumplimiento de los
GENERALES objetivos del negocio.
3. Generar productividad y eficiencia en la
operación comercial.
4. Motivar, formar y desarrollar al equipo comercial.
5. Gestionar, controlar y realizar seguimiento
constante del negocio.
1. Elaborar los indicadores de gestión comercial.
TAREA Y 2. Seguimiento diario del desarrollo de las ventas.
ACTIVIDADES 3. Elaborar reportes se seguimiento de la gestión
de ventas diario, semanal y mensual.
4. Reportar al cliente la gestión de ventas.
5. Elaborar estrategias diarias, semanales y
mensuales para el logro de objetivos
comerciales.
6. Gestionar diariamente con todo el área de
comercial las estrategias de uso de base de
datos, estrategias de venta
MASS VENTAS
SUPERVISOR DE VENTAS Fecha 01/01/2019
S.A.C

Mass Ventas SAC

 Versión 01
Página

IDENTIFICACIÓN Título del Puesto: Supervisor de Ventas

Área / Sección: Comercial

Jefe de Proyecto

JERARQUÍA
Supervisores de ventas

Ejecutivo de ventas

1. Liderar y supervisar al personal asignado,

implementar estrategias comerciales, cumplimiento
operativo y de calidad; según la responsabilidad que

FUNCIONES le corresponde a cada puesto con la finalidad de

GENERALES lograr los objetivos comerciales asignados por la

gerencia.
2. Preparar estrategias de motivación del personal
para llegar a su meta.
3. Supervisar y brindar soporte a los ejecutivos de
venta en relacion a la calidad y ventas.
4. Brindar soporte a los ejecutivos nuevos para
garantizar un cierre exitoso.
5. Controlar la rotación de Personal.
6. Llevar el registro de las asistencias, tardanzas y
faltas.

Mass Ventas SAC

 7. Realizar seguimiento a los indicadores de
producción de los ejecutivos.
8. Realizar coaching y feedback con los agentes en
coordinacion con el area de calidad con la finalidad
de mejorar los indicadores de los ejecutivos.

1. Generar la información de la gestión comercial.

2. Generar reporte de ventas diario al iniciar la
gestión.
3. Calcular el avance respecto a la meta mensual.
4. Enviar archivos de Dotación y Producción a las
áreas de control.
5. Seguimiento de los resultados comerciales.
6. Control de la cantidad de ventas diarias por
ejecutivo.
7. Seguimiento de asistencias
8. Solicitar reporte de asistencia al área
correspondiente.
TAREA Y
9. Llevar el reporte de faltas y tardanzas de los
ACTIVIDADES
eevv.
10. Actualizar el reporte de metas.
11. Enviar al finalizar la gestión el reporte de ventas
del día.
12. Proveer información a las áreas
correspondientes.
13. Generar y enviar la información solicitada por las
diferentes áreas.
14. Proponer, desarrollar promover campañas de
incentivos.
15. Proponer nuevas y estandarizadas herramientas
de apoyo para la gestión comercial.
16. Monitorear la correcta operatividad de la gestión

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 comercial.
17. Identificar debilidades dentro de la gestión.
18. Proponer nuevas herramientas o procesos para
mejorar la gestión comercial.
19. Talleres que ayuden a mejorar las capacidades y
habilidades de venta
20. Levanta la información sobre cada ejecutivo de
ventas.
21. Verificar la evaluación trimestral del producto.
TAREA Y
22. Diseñar y poner en práctica talleres de ventas.
ACTIVIDADES
23. Gestionar horarios.
24. Distribuir los descansos, permisos y horarios con
el área correspondiente.
25. Gestionar horario de almuerzo del personal a
cargo.
26. Distribuir los horarios de almuerzo del personal a
cargo durante el turno.

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 MASS VENTAS Fecha 1/01/2019
EJECUTIVO DE VENTA 1
S.A.C Versión 01
Página

Título del Puesto: Sniper

IDENTIFICACIÓN
Área / Sección: Comercial

Jefe de Proyecto

JERARQUÍA
Supervisor de ventas

Ejecutivo de ventas

1. Contactar con clientes potenciales para la

FUNCIONES venta de un producto intangible hasta el

GENERALES cierre de la misma

2. Persuadir a los clientes sobre las ventajas del
producto y rebatir las objeciones que se le
presenten.
3. Comercializar los productos y servicios de la
entidad Bancaria a la que representan.
4. Cumplir con las metas establecidas en
ventas.

Mass Ventas SAC

 5. Ingresar los datos a la base sugerida.

1. Prospectar.
2. Contar con todos los implementos para el
correcto desempeño de labores.
3. Mantener una imagen siguiendo los
parámetros de un ejecutivo.
4. Realizar preguntas pautadas.
5. Ofrecer producto.
6. Contar con todo los implementos para el
correcto desempeño.
7. Utilizar las diferentes técnicas de ventas para
TAREA Y logar el cierre de la misma.
ACTIVIDADES 8. Actualizar información respecto al producto
ofrecido.
9. Cierre de venta.
10. Validar los datos personales del cliente con
los registrados en el sistema.

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 MASS VENTAS Fecha 1/01/2019
PROMOTOR DE VENTAS
S.A.C Versión 01

IDENTIFICACIÓN Título del Puesto: Hunter

Área / Sección: Comercial

Supervisor de ventas

JERARQUÍA

Promotor de Ventas

1. Contactar con clientes potenciales para la

venta de un producto intangible.

FUNCIONES 2. Persuadir a los clientes sobre las ventajas del

GENERALES producto y rebatir las objeciones que se le

presenten.
3. Promocionar los productos y servicios de la
entidad Bancaria a la que representan.

1. Prospectar.
2. Contar con todos los implementos para el
TAREA Y correcto desempeño de labores.
ACTIVIDADES 3. Mantener una imagen siguiendo los
parámetros de un ejecutivo.
4. Realizar preguntas pautadas.
5. Ofrecer producto.
6. Actualizar información respecto al producto
ofrecido.

MASS VENTAS EJECUTIVO DE VENTA 2

S.A.C Fecha 1/01/2019

Mass Ventas SAC

 Versión 01
Página

Título del Puesto: Ejecutivo de Ventas

IDENTIFICACIÓN
Área / Sección: Administración

Supervisor de ventas

JERARQUÍA
Ejecutivo de ventas 2

 Realizar llamadas telefónicas a los clientes

potenciales de la base de datos entregada por el
supervisor de Telemarketing. 
FUNCIONES
 Brindar información certera sobre las campañas
GENERALES
y beneficios ofrecidos a los clientes de acuerdo
al SCRIPT DE VENTA entregado por el
supervisor de Telemarketing. 

 Ingresar correcta los datos de las ventas

realizadas al sistema, validando en todo
momento la información sea exactamente la
misma brindada por el cliente.
 Comunica de forma OBLIGATORIA las
condiciones legales de la tarjeta de Crédito.
 Realizar seguimiento a todas las ventas cerradas
hasta la activación de las mismas.

Mass Ventas SAC

  Ingresar al sistema los motivos de rechazo
brindados por los clientes potenciales en caso de
no aceptar el producto ofrecido.

 Cumplir con la cuota de venta establecida para cada

campaña.
 Cumplir de forma permanente con las con las
políticas de atención y de seguridad establecidas
por la empresa. 
Coordinar el levantamiento de solicitudes
observadas con el Supervisor de Telemarketing
 Realizar el feedback al Supervisor de Telemarketing
respecto al nivel de contacto de la base de datos
entregada.
 Mantener un clima laboral que permita un entorno
de compañerismo, productividad, comunicación y
lealtad entre los colaboradores.
 Cualquier otro inherente al cargo que sea
asignado por su jefe inmediato superior.

Mass Ventas SAC

 MASS VENTAS Fecha 1/01/2019
VALIDADOR
S.A.C Versión 01
Página

Título del Puesto: Validador

IDENTIFICACIÓN
Área / Sección: Comercial

Supervisor

JERARQUÍA
Asistente Validador

1. Seguimiento y validación de las ventas de tele

marketing.
2. Evaluación del cumplimiento de los indicadores

FUNCIONES de calidad de las llamadas.

GENERALES 3. Consolidación de todas las solicitudes de ventas.

4. Registrar la validación de la venta en el sistema.
5. Disminuir los riesgos en fraudes a través de la
correcta interpretación de los audios.
6. Preparar la producción de fichero para enviar al
banco.
7. Envío de producción.

Mass Ventas SAC

 1.1. Validar todas las llamadas realizadas por los
ejecutivos de venta de los canales de tele
marketing que han generado una solicitud de
venta.
 Ingresar al portal Paperless (la aplicación
donde se encuentra las fichas).
 Filtrar por día y generar un Excel donde se
puede observar datos del cliente con su
número de teléfono el cual se le hizo la venta.
 Descargar las ventas en un archivo "Audios".
 Escuchar los audios y abrir la plantilla del
portal.
TAREA Y
 Validar la información de los datos de las
ACTIVIDADES
fichas que fueron desarrollados por los
ejecutivos de ventas.

2.1. Evaluar las llamadas de venta de tele

marketing, según los indicadores de calidad que
el banco establece.
 Se abre el documento del formato de venta
del banco.
 Se audita el audio con el formato de venta.
 Si el audio cumple con los parámetros de
venta del banco, se separa el audio en una
carpeta de "Auditado".
 Cuando el audio no cumple con los
parámetros de venta del banco, se separa en
una carpeta en estado de "Audios
Observados".
 Se verifica el error del audio, según el
formato de ventas del banco.
 Después de corregir el error, se vuelve a
poner el audio en el proceso para volverlo a

Mass Ventas SAC

 auditar.
3.1. Consolidar todas las solicitudes de ventas y
TAREA Y
generar un archivo de carga masiva para el
ACTIVIDADES
banco junto con las copias de las llamadas.
 Los audios auditados que se encuentran en
la carpeta de "auditados", se queman en un
cd en blanco.
 La carga masiva se quema en un cd en
blanco.
 Las fichas impresas de cada cliente.
4.1. Agrupar la producción para envío.
 Crear un cargo de envío que deben de ser la
cantidad exacta con los audios auditados.
 Se envían los cd's y la ficha con un Courier al
banco. (tres veces por día).

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