Equipos virtuales o remotos en proyectos

Un equipo virtual también es conocido como "grupo de trabajo virtual" /aka group) . En el entorno de
proyectos es un grupo de personas que participan en proyectos comunes realizando esfuerzos
colaborativos para lograr metas y objetivos compartidos. Los equipos de proyectos virtuales son
aquellos en los que al menos un miembro del equipo está alejado de los demás geográficamente.

Estas personas realizan tareas y trabajos en un entorno de trabajo virtual creado y mantenido a través
de tecnologías de TI y software. Se pueden utilizar este tipo de equipos en diferentes contextos de
proyectos.

Algunos datos interesante y estadísticas sobre los equipos virtuales que comparte el portal
Financesonline son

 Zoom es la aplicación más utilizada por los equipos virtuales en los EE. UU. Durante la pandemia.
 El 97% de los tribunales de todo el mundo utilizan plataformas de videoconferencia para
continuar el proceso legal durante la pandemia.
 El 75% de los equipos virtuales de todo el mundo dicen que la colaboración remota les permitió
ser más efectivos en sus trabajos
 El 62% de los empleados en todo el mundo dicen que podrían pensar en renunciar a una
organización que comparte el mismo edificio a una empresa que ofrece trabajo a distancia.

Tipos de estructuras para equipos virtuales

Para “Prachi Juneja” author en  Management Study Guide Content Team. MSG, Professionals
and Subject Matter Experts, existen los siguientes tipos de equipos virtuales :

1. Network Teams/ Equipos en Red. Podemos visualizarlos como una red, puntos ubicados
indistintamente en distintas áreas geográficas y pueden tener miembros externos a la organización. Por
ejemplos expertos que se reúnen para compartir su experiencia y conocimiento sobre un tema
específico. La vida útil de un equipo virtual en red depende de cuánto tiempo lleve resolver el
problema.

Los equipos en red se utilizan ampliamente en empresas de consultoría y empresas de tecnología. Por
muy grande que sea una empresa de consultoría, no puede tener los recursos adecuados para satisfacer
todas las necesidades de sus clientes. Por lo tanto, la mayoría de las firmas consultoras dependen de
otras redes externas para brindar servicios de calidad a sus clientes.

2. Parallel team/ Equipos Paralelos. Generalmente están formados por miembros de una misma
organización. Mientras cumplen su función principal asignada en la organización o proyecto, asumen
una responsabilidad paralela adicional, de ahí el término equipo paralelo. Generalmente, este equipo se
forma para revisar un proceso o un problema en cuestión y hacer recomendaciones.

A diferencia de los equipos en red, estos tienen una membresía constante que permanece intacta hasta
que se logra el objetivo deseado. Por lo general, se forman durante un período corto de tiempo. Estos
son muy efectivos en organizaciones multinacionales donde se necesita una perspectiva global. Por
ejemplo, muchas empresas de bienes de consumo unen a sus profesionales de ventas, marketing,
fabricación e I + D que trabajan en diferentes ubicaciones en equipos virtuales paralelos para hacer
recomendaciones para la adaptación local de las especificaciones de sus productos.

3. Product Team/Equipos de desarrollo de productos. Son los equipos virtuales clásicos que se
desarrollaron ya en la década de 1990. Estos fueron en realidad los pioneros en el desarrollo de equipos
virtuales. Los equipos virtuales de desarrollo de proyectos o productos están compuestos por expertos
en la materia reunidos de diferentes partes del mundo para realizar una tarea claramente definida que
involucra el desarrollo de un nuevo producto, sistema de información o proceso organizacional, con
entregables específicos y medibles. Por ejemplo, Whirlpool reunió a un equipo de expertos de Estados
Unidos, Brasil e Italia durante un período de 2 años para desarrollar un refrigerador sin
clorofluorocarbonos.

Al igual que los equipos de red, su membresía también es fluida, pero a diferencia de los equipos
paralelos, estos pueden tomar decisiones y no solo recomendaciones. Por lo general, se encuentran en
la división de I + D de las empresas basadas en productos.

4. Production o Funtional Teams/ Los equipos de trabajo de Producción o Funcionales se forman

cuando los miembros de un rol se unen para realizar un solo tipo de trabajo diario continuo. Aquí los
miembros tienen un papel claramente definido y trabajan de forma independiente. Todo el trabajo de
los miembros se combina para dar la solución final. Por ejemplo, para reducir los costos, muchas
organizaciones están subcontratando sus operaciones de recursos humanos de backend o incluso, para
el caso, las agencias de contratación forman equipos virtuales funcionales para sus clientes.

5. Service team/ Equipos de servicio. ¿Se ha preguntado alguna vez cómo organizaciones como
Vodafone, Make My Trip, etc. pueden brindar soporte al cliente 24 * 7? Esto ha sido posible gracias a los
equipos virtuales de servicio. Los equipos virtuales de servicio tienen miembros en diferentes zonas
horarias, por lo tanto, cuando un miembro en Asia se duerme, el otro miembro en América se despierta
para responder a sus consultas. Este es el modelo básico de equipos de servicio que están formados por
miembros distribuidos en ubicaciones geográficas muy distintas y, aunque cada miembro trabaja de
forma independiente, juntos realizan un trabajo de continuación. Es como una carrera de relevos donde
uno toma el testigo del otro y corre la carrera.

6. Action Team/ Los equipos de acción. Son en realidad equipos ad-hoc formados por un período
de tiempo muy corto. Los miembros del equipo de acción se reúnen para brindar una respuesta
inmediata a un problema y se dispersan tan pronto como se resuelve el problema. La NASA forma un
equipo de acción virtual que consta de líderes sentados en la sede de la NASA en Houston, astronautas
en el transbordador espacial, ingenieros y científicos en diferentes lugares del mundo para una misión
espacial exitosa.
7. Management Team/Los Equipos de Gestión. Están formados por directivos de una organización
que trabajan desde diferentes ciudades o países. Estos miembros se reúnen en gran medida para
discutir estrategias y actividades a nivel corporativo. Estos son aplicables a casi las organizaciones que
tienen oficinas en más de una ubicación. En el caso de proyectos podría ser el grupo de directivos del
proyecto o un grupo de sponsor que viva en diferentes países o ciudades y hagan uso de las tecnologías
para interactuar con los equipos “On Site” del proyecto.

8. Offshore Tam/ Equipos de ISD offshore. Muchas empresas subcontratan o subcontratan partes
de su trabajo de desarrollo de software a una ubicación global de bajo costo como India, Filipinas, etc. El
equipo con base en esta ubicación de bajo costo se llama equipo offshore que coordina y colabora con el
equipo en tierra, es decir el equipo principal de la empresa para entregar resultados. Este modelo es
aplicable a organizaciones de desarrollo y subcontratación de software.

9. Equipos híbridos. Una combinación de equipo presencial y equipo virtual.

Cada uno de estos tipos de equipos tendrán una interacción diferente basado en la estructura
organizativa o contexto de organización donde se desarrollen como lo muestra la tabla1, su membresía
y estabilidad quedará determinada por el tipo de organización y el tipo de equipo que conformen.

Beneficios de utilizar equipos virtuales en

el desarrollo de proyectos
Como lo establece la guía de mejores prácticas en su versión 6, el modelo de equipo virtual permite:

• Formar equipos de personas de la misma organización que viven en áreas geográficas dispersas;

• Aportar una experiencia especial a un equipo del proyecto, incluso si el experto no se encuentra
en la misma área geográfica;

• Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios;

• Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos, horarios o días;

• Incluir personas con limitaciones de movilidad o discapacidades;

• Avanzar en proyectos que habrían sido suspendidos o cancelados debido a los gastos de
desplazamiento; y

• Ahorrar en el gasto de oficinas y todo el equipo físico necesario para los empleados.

Herramientas para la gestión de proyectos

virtuales
Para gestionar y llevar adelnte un equipo de proyectos virtuales se necesitan dsitintos tipos de
herramientas tecnológicas y de software que logren mejorar la colaboración del equipo. Entre estas
tenemos

 Herramientas de videoconferencia: zoom, Google meet, Skype, wasap .

 Herramientas de comunicación: chat, correoelectronico,meensajeria intsnatanea.
 Herramientas de gestión de proyectos: asana, Project, smarsheet, projectmanager, trello
 Herramientas colaborativas: mural, miro, trello
 Herramientas para uso compartido de archivos: Google drive

Referencias:

Juneja, P. Different Types of Virtual Teams. Management Study Guide Content Team. recuperado de
https://www.managementstudyguide.com/types-of-virtual-teams.htm

Financesonline (s.f). 70 estadísticas del equipo virtual que no puede ignorar: análisis de datos, ventajas y
desafíos de 2020/2021. Recuperado de https://financesonline.com/virtual-team-statistics/