Ttulo

TECNOLOGIAS, HERRAMIENTAS GROUPWARE DE INTRANET

C. J. Jurez Lucas
1192-06-07914 Universidad Mariano Glvez
092504 Intranet y Aplicaciones
charjjuarez@gmail.com
Resumen
En la actualidad la mensajera, listas de distribucin de roles no son capaces de ofrecer mayor soporte
para la realizacin de trabajos en grupo, por ello hemos estado viendo que la Intranet ha logrado
eliminar las barreras de la distancia mediante la integracin de espacios de trabajo para darle solucin a
problemas de la empresa, as como al desarrollo de proyectos los cuales se deben ofrecer al cliente con
calidad pero en tiempo oportuno. Nos referimos a Groupware, es una integracin de tecnologas que
nos permite crear y compartir todo el conocimiento corporativo entre grupos de trabajo de la empresa
englobando mtodos y herramientas de software que unifican el trabajo en un solo proyecto ejecutado
por muchas personas ubicadas geogrficamente en puntos distintos. Hoy en da se cuentan con
soluciones software y herramientas para implementar, disear, ajustar y poner en marcha en nuestra
Intranet un Groupware, por ello el objetivo de dicho artculo es ofrecer al lector una idea sobre las
distintas herramientas que se tienen para la implementacin de un Groupware dentro de la
organizacin.
Como en toda nueva implementacin se deben tomar las diferentes consideraciones para que la
creacin de un grupo de trabajo sea productivo y con una misin unificada, podemos indicar que las
empresas han llegado a la madurez en el tema de redes internas y como sacarle el mayor provecho a
dichas redes, Intranet ofrece muchas facilidades y oportunidades que llevan ms all de una simple
comunicacin y compartimiento de archivos.

Palabras clave: Groupware, gestin de documentos, trabajo grupal, herramientas.

Desarrollo del tema

Objetivo: Informar breve y objetivamente sobre las herramientas, soluciones software para implantar
Groupware dentro de la Intranet empresarial.
Los groupwares son herramientas colaborativas que integran un solo proyecto, el trabajo de muchos
usuarios concurrentes, conectados a travs de una red corporativa, que permite capturar y almacenar la
comunicacin o informacin de una organizacin, empresa que permite gestionar el conocimiento e
informacin de la misma.
Las tecnologas groupware son aquellas que permiten el trabajo en grupo, mediante las cuales distintas
personas situadas en diferentes puntos geogrficos o localizaciones pueden trabajar en un mismo
proyecto, pudiendo cooperar, comunicarse, coordinarse, resolver problemas, compartir ideas, competir,
socializar e incluso negociar, realmente groupware es una herramienta que permite interactuar en un
proyecto en comn.

Tipologas de groupware: segn los distintos usos o campos de actuacin se pueden definir algunos
tipos de groupware.

Herramientas de gestin del conocimiento.

Herramientas de creacin del conocimiento.
Herramientas de distribucin de la informacin
Herramientas de gestin de proyectos colaborativos.
Herramientas de gestin de recursos.
Herramientas de gestin de contenidos.

Las herramientas de Gestin del conocimiento se refieren al proceso alineados a los objetivos de la
informacin orientado a crear, buscar, validar, almacenar, difundir y compartir conocimiento individual
y colectivo, para utilizarlos en la toma de decisiones, en el mejoramiento de las funciones de la
empresa respondiendo adecuadamente a la demanda del mercado. Para el tema de la gestin de
contenidos se cuentan con herramientas para la gestin de los contenidos, se deben considerar algunos
elementos bsicos que deben integrarla, dichos software ofrecen soluciones integradas de las cuales
podemos mencionar: JOOMLA, INTERACT para Intranet CMS, DRUPAL, PLONE, PHP NUKE estas
herramientas son soluciones de cdigo abierto (OPEN SOURCE) gratuitas con licencias GPL y se
ejecutan sobre entornos igualmente OpenSource como: PHP, Apache, MySQL, Perl y otros, tambin
cabe mencionar que se ejecutan sobre los Sistemas Operativos ms conocidos tales como: Windows,
Mac y Linux. Ofreciendo las siguientes facilidades o componentes para su organizacin:

Organizacin del sitio Web.

Publicacin de Contenidos.
Escalabilidad e implementacin de nuevas funcionalidades.
Administracin de usuarios.
Diseo y aspecto esttico de los sitios web de la empresa.
Navegacin, Encuestas, Feed de Noticias, Estadsticas de visitas.
Administracin de imgenes, retroalimentacin y automatizacin de las publicaciones.
Email, Valoracin de los contenidos, comentarios.

Se tienen soluciones para nuestras intranets relacionado a la implantacin de Groupware basados en el

trabajo en equipo, dependiendo del tipo de usuarios que seamos por lo menos para los usuarios
OpenSource se tiene Simple Groupware y CMS, es una empresa de trabajo grupal de cdigo abierto
que ofrece correo electrnico, calendario, contactos, tareas, gestin de documentos, gestin de
proyectos, la sincronizacin de Outlook, telfonos celulares esto es la parte de la Intranet Mvil,
bsqueda de texto completo, extensiones y mucho ms, basada en web gratuito basada en PHP, ofrece
las siguientes tareas:

RSS, iCalendar, vCard.

IMAP, POP3, SMTP.
CIFS, CSV.
WebDAV, LDAP y SyncML todo esto bajo una misma plataforma todas las funciones estn
disponible en el paquete de cdigo abierto no hay restricciones sobre el despliegue, todo estas
disponible bajo la filosofa de OpenSource.

Groupware es prcticamente utilizado para compartir la informacin, uno de los grandes objetivos de
Groupware es eliminar las barreras de la distancia, disponibilidad oportuna de informacin, empleados,
proyectos, es importante destacar que con el uso de una intranet se han mejorado considerablemente los
problemas de tiempo, cosa que costaba demasiado realizar en tiempos pasados en donde costaba mucho
reunir a los empleados en un solo punto geogrfico generando con ello costos grandes en logstica
transporte, y otros gastos propios de logstica. En esta nueva forma de trabajar un aspecto fundamental
es la forma de trabajo de los diferentes grupos o equipos de trabajo multidisciplinarios los cuales
aportando cada uno desde su especialidad generan soluciones adecuadas para los problemas o
realizacin de proyectos aumentando la productividad e inmediatez para las respuestas al cliente.
Compartiendo una responsabilidad afn enfocada en el logro de los objetivos empresariales, entonces
groupware ofrece el trabajo conjunto de forma electrnica, desde distintos puntos de ubicacin
geogrficos.
Cul es el lmite o alcance de un groupware; esto lo define la empresa propiamente pero se pueden
establecer algunos basados en un perfil estndar de implantacin del mismo, por ejemplo no se pueden
tener aplicaciones que no representen formalidad para la empresa misma, algunos de las tecnologas
que podramos integrar en nuestro groupware seran las siguientes, segn HILLS:

Comunicaciones, calendario y planificacin.

Videoconferencia, sistemas de reunin electrnica.
Pizarra electrnica y conferencia de datos.
Worflow, conversaciones, chats.
Repositorios de informacin, noticias.
Colaboracin.

Para la parte de Gestin de documentos en la actualidad se cuentan con distintas herramientas o

tecnologas para considerar de las cuales podemos mencionar:

Gestin de imgenes: procesadores de textos potentes los cuales generan imgenes de los
informes como una copia fiel la cual se almacena en dispositivos de almacenamiento masivo, de
igual forma se pueden traducir textos a travs de imgenes.
Documentos con formato: generalmente se utilizan CMS y portales Web, Web Services los
cuales se encuentran la mayora en formato HTML, aunque en la actualidad se cuentan con
nuevos formatos integrados.
Bases de datos documentales: con potentes motores de bsquedas y de recuperacin ofrecen
soluciones para obtener la informacin de la primera mano.

Observaciones y comentarios

Es indudable que los resultados obtenidos mediante trabajos en grupo son mayores a los que se
obtienen individualmente, por ello se sugiere que se tome en cuenta este aspecto dentro de las
empresas. Por ello gracias al software colaborativo que integran espacios de trabajo los
diferentes empleados pueden aportar ideas para el desarrollo de un proyecto, en tiempo real
desde diferentes puntos geogrficos esto sin duda mejora el rendimiento de las empresas y sus
oportunidades dentro del mercado.
Se debe considerar el nivel de flujo de procesos en la empresa para considerar la
implementacin de; en primer lugar una Intranet y por consiguiente Groupware teniendo que

evaluar la inversin necesaria contra las ventajas y beneficios que esto traera a nuestra
organizacin, considero tambin que se debe despertar el inters de cada uno de los miembros
de la empresa para dar uso a dichas herramientas tecnolgicas.
Algo que tambin es sumamente importante es saber hasta qu punto nuestros procesos pueden
ser gestionados para adaptar una solucin software de Groupware en nuestra intranet, si esta se
puede adaptar a nuestras necesidades.

Conclusiones

Las intranets con aplicaciones Groupware permiten el trabajo en tiempo real con miembros que
estn situados en distintos puntos geogrficos, ofreciendo con esto un aumento considerable en
el desempeo de una empresa, as como la reduccin de tiempo y costes para el traslado de los
miembros de dichas empresas.
Realmente la implantacin de una Intranet debe de estar enfocada y encaminada a que sea
escalable en el tiempo, mientras la empresa va creciendo el software debe permitir integrar
nuevas herramientas sin mayores dificultades, para ello el departamento de TI o de SI debe estar
bien informado y documentado sobre los procesos de la empresa.
Una vez se tenga automatizado, integrado y definido los procesos del negocio, la comunicacin
de los miembros de la empresa, mediante Intranet y Groupware de calidad esto va a influir
positivamente en la obtencin de resultados importantes, tanto en la mejora de procesos
administrativos, mostrando y generando el activo ms importante de una empresa LA
INFORMACION (este es el conocimiento empresarial).

Bibliografa

Siminiani, Mariano. INTRANETS, EMPRESA Y GESTION DOCUMENTAL. McGraw-Hill.

Madrid. 1997
Hills, Melanie. INTRANET PARA GROUPWARE. Anaya Multimedia. Madrid. 1999
Chaffey, Dave. GROUPWARE, WORKFLOW AND INTRANETS. Gulf Professional
Publishing. 1998