Groupware

A medida que las empresas utilizan cada día más equipos de colaboración en su organización, es
importante que éstos sean capaces de operar juntos, independientemente de donde se
encuentren. Pero ¿cómo funciona exactamente esta ayuda? ¿Cuáles son los beneficios del trabajo
en grupo? ¿Cómo hacer trabajar mejor para los empleados? Pues a ello se le llama Groupware.

Con la tecnología en auge, como la nube, muchas veces los grupos trabajan unificadamente,
aunque no estén necesariamente en la misma habitación, la misma ciudad, o incluso el mismo
país.

Groupware no es más que otro nombre para el software de colaboración, es decir, programas cuyo
propósito es reunir a los empleados para trabajar bajo una misma plataforma. Este tipo de
software tiene dos puntos, el de almacenamiento de datos, y el de la gestión y comunicación.

Estas plataformas unificadas permiten a los miembros del grupo empresarial ver y editar los
documentos que son una parte de la organización, mientras que en el aspecto de la comunicación
ayuda a que los usuarios pueden dejar comentarios, mensajes, revisar las notas u otros artículos
para los miembros.

Características del groupware

Comunicación en tiempo real: Muchos softwares colaborativos ofrecen capacidades de chat en

tiempo real o videoconferencia, permitiendo una comunicación fluida y eficaz entre los miembros
del equipo.

Compartición de archivos y documentos: La posibilidad de compartir archivos y documentos es

una característica esencial de muchas aplicaciones colaborativas. Los miembros del equipo pueden
compartir fácilmente archivos, que luego pueden ser vistos, editados o descargados por otros
miembros del equipo.

Edición colaborativa: Algunos softwares colaborativos permiten a varios usuarios editar un

documento al mismo tiempo, lo que puede ser muy útil para la colaboración en proyectos de
equipo.

Gestión de tareas y proyectos: Muchas aplicaciones colaborativas incluyen herramientas de

gestión de tareas y proyectos, permitiendo a los equipos planificar, asignar y seguir el progreso de
las tareas y proyectos.

Sincronización y acceso remoto: El software colaborativo a menudo se basa en la nube, lo que

significa que se puede acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los cambios
realizados en los documentos o tareas se sincronizan en tiempo real, asegurando que todos los
miembros del equipo estén siempre actualizados.

Integración con otras herramientas: Muchos softwares colaborativos pueden integrarse con otras
herramientas y aplicaciones, como el correo electrónico, calendarios, o incluso otras herramientas
colaborativas. Esto puede hacer que el trabajo en equipo sea aún más eficiente y sin fisuras.
Seguridad: Como estas herramientas a menudo manejan información sensible, la seguridad es una
característica importante. Esto puede incluir el cifrado de datos, autenticación de usuarios, y
permisos y controles de acceso para proteger la información.

Tipos de software colaborativo

Las tecnologías de software de colaboración se clasifican generalmente en dos dimensiones

principales:

Los usuarios están trabajando o realizando tareas juntos al mismo tiempo (conocido como
software de colaboración “en tiempo real” o “sincrónico”) o en diferentes momentos (conocido
como software de colaboración “asincrónico”).

Asincrónico o no en tiempo real

El correo electrónico es la herramienta de colaboración más común que existe. El correo

electrónico se considera el abuelo de las aplicaciones de software de colaboración actuales, pero
sigue siendo el programa de colaboración más utilizado. Actualmente, el correo electrónico incluye
algoritmos intuitivos para reenviar o archivar mensajes, crear grupos de correo o adjuntar docenas
de archivos con un solo mensaje. Lo que también es sofisticado sobre la tecnología groupware de
correo electrónico actual es que podría clasificar y procesar mensajes automáticamente o enrutar
mensajes en línea, entre otros.

Las listas de correo y los grupos de noticias son muy similares a los sistemas de correo electrónico,
pero la principal diferencia es que son mensajes para grupos de personas en lugar de solo
comunicaciones uno a uno.

Los sistemas de flujo de trabajo, por otro lado, permiten que los archivos o documentos se enruten
a través de grupos u organizaciones mediante un proceso relativamente fijo. Los sistemas de flujo
de trabajo pueden proporcionar características interesantes, incluido el enrutamiento, el desarrollo
de varias formas y la compatibilidad con roles y privilegios.

Los calendarios grupales permiten programar y administrar proyectos, coordinar personas y ayudar
a programar entregas o plazos. Las características típicas de un calendario grupal incluyen la
detección de horarios en conflicto y la coordinación de horarios de reuniones que pueden
funcionar para todos. Los calendarios grupales también pueden ayudar a ubicar personas.

Sincrónico o en tiempo real

Los programas de software de colaborativo en tiempo real o sincrónicos permiten que dos o más
personas vean y editen documentos o información incluso si son de áreas diferentes. Las pizarras
blancas compartidas, por ejemplo, permiten que las personas trabajen en colaboración en un
problema en una plataforma basada en la web. Muchas pizarras compartidas se utilizan para
debates informales, pero estas herramientas también pueden servir para comunicaciones
estructuradas o más sofisticadas, incluidas aplicaciones de diseño gráfico colaborativo, ingeniería o
publicación.
Los sistemas de comunicaciones por video, por su parte, permiten realizar llamadas bidireccionales
o incluso multidireccionales utilizando video en vivo, básicamente, un sistema telefónico que tiene
un componente visual adicional. Un ejemplo de esto sería Skype, que puede usar fácilmente de
forma gratuita.

Los sistemas de chat permiten que varias personas escriban y envíen mensajes en tiempo real. Los
grupos de chat se crean normalmente asignando salas de chat con nombre, número de personas,
ubicación y tema de discusión, entre otros.

Los sistemas de apoyo a las decisiones están diseñados para ayudar a los grupos a gestionar el
proceso de toma de decisiones. Permiten el uso de herramientas de lluvia de ideas, análisis de
ideas, ponderación, así como probabilidades sobre eventos o alternativas, e incluso votaciones.

Ventajas

Estas son algunas de las razones más importantes por las que deberías considerar el uso de
software de colaboración para tu empresa:

 Hacer la comunicación más fácil, clara, persuasiva y productiva.

 Permitir la comunicación en momentos y lugares que de otro modo serían imposibles.
 Permitir el teletrabajo.
 Minimizar, si no eliminar, los costos de viaje.
 Permitir diversas perspectivas y experiencia en una discusión.
 Crear grupos que tengan intereses comunes donde sería difícil o imposible reunir a
suficientes personas cara a cara.
 Reducir el tiempo de inactividad y los costos para facilitar el trabajo en grupo.
 Coordinar la resolución de problemas en grupo.
 Permitir nuevos modos de comunicación, incluidos intercambios anónimos o interacciones
estructuradas.

Desventajas

Como principales desventajas del software colaborativo destacamos las siguientes:

 Es costoso. Comprar los materiales y mantener el material colaborativo siempre es un

desafío, porque requiere mucho dinero comprarlos y mantenerlos de manera efectiva.
Esto explica por qué muchas organizaciones suelen optar por utilizar otro software para
gestionar dichos programas.
 Es un programa poco confiable porque depende de un servidor. Cuando Internet no
funciona, el servidor no puede permitir que nadie use el programa.
 No permite el uso de comunicación no verbal entre los usuarios. Esto plantea un gran
desafío para la organización, ya que esta forma de comunicación siempre se prefiere a
otras. Es simple y fácil de usar para todas las partes interesadas.
  Promueve la dependencia excesiva de un proveedor de groupware en particular. Debido a
los problemas logísticos y de seguridad involucrados, es apropiado que el usuario solo
confíe en un proveedor para la producción, transporte e instalación del programa.

¿Por qué es tan importante para el teletrabajo?

Hoy en día, los equipos, especialmente los equipos remotos y geográficamente dispersos, se
enfrentan a muchos desafíos para optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la colaboración. El
software de colaboración, también conocido como groupware, puede ayudar a cualquier equipo,
desde los más pequeños hasta la empresa más grande.

El software de colaboración permite a personas de diferentes lugares compartir contenido en

documentos, mensajes, videos y otros formatos. La comunicación eficiente y rápida debe realizarse
en forma de diálogo, no en forma de correos electrónicos que pueden ignorarse, acumularse o ser
difíciles de encontrar.

Este software permite que los equipos remotos trabajen de manera eficiente al permitirles
programar reuniones diarias para mantener informados a los miembros del equipo sobre las tareas
actuales, planificar sprints y obtener comentarios instantáneos e informes en tiempo real.

Una de las principales tareas del software de colaboración es unir a los empleados de diferentes
ubicaciones de la manera más conveniente. Esta tarea no solo facilita el flujo de trabajo de una
organización, sino que también aumenta el compromiso y la satisfacción de los empleados con la
empresa.