INFORMACIÓN DOCUMENTADA Código: PR002

PROCEDIMIENTO Revisión 00
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CONTENIDO
1.OBJETIVO....................................................................................................................... 2
2.ALCANCE........................................................................................................................ 2
3.RESPONSABLES............................................................................................................ 2
4.ABREVIATURAS.............................................................................................................. 2
5.TERMINOS Y DEFINICIONES.........................................................................................3
7.DESARROLLO DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO..............................4
8. ANEXOS......................................................................................................................... 6

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1.OBJETIVO

Indicar los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa de DISTRIMEDIC PERIJÁ

S.A.S. para ofrecer un servicio de excelente calidad, contando con los requisitos y normas
exigidas por los clientes para satisfacer sus necesidades.

2.ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la recepción del producto hasta ser distribuidos a los
clientes.

3.RESPONSABLES

Regente de la farmacia.

El departamento de gestión integral.

REGISTROS
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modificación

4.ABREVIATURAS.

Nombre Abreviatura

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Sistema de gestión integral SGI

Satisfacción al cliente SC

Requisitos de clientes RQC

Informe en la Revisión por la Dirección IRD

Acción de mejoramiento AM

5.TERMINOS Y DEFINICIONES

 Calidad: La calidad es el resultado de un esfuerzo arduo, se trabaja de forma

eficaz para poder satisfacer el deseo del consumidor. Dependiendo de la forma
en que un producto o servicio sea aceptado o rechazado por los clientes,
podremos decir si éste es bueno o malo.

 Mejora continua: pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

 Parte interesada: persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo

involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud de una
organización.

 Cliente: es aquella persona que a cambio de un pago recibe servicios o un

producto de alguien que se los presta por ese concepto.

 Procedimiento: consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos

que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más
correcta y exitosa posible.

 Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.

 Servicio: es la unión de las actividades que realizan las empresas para

satisfacer las necesidades de sus clientes.

 Procedimiento: es la manera y forma especificada para realizar una actividad

o un proceso.

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 Compras: adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

 Requisito: es una expectativa o una necesidad establecida por las partes

interesadas, establece los criterios que debe cumplir un producto para ser
conforme.

7.DESARROLLO DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La empresa DISTRIMEDIC PERIJÁ S.A.S presta un servicio de distribución de

medicamentos y dispositivos médicos, el control de esta distribución se lleva a cabo
mediante el formato FM01-PR002 donde se consiga la fecha, el nombre del producto, sus
especificaciones, las cantidades, precio y el nombre del cliente y número de identificación
del mismo. Por otra parte, estos medicamentos y dispositivos médicos se adquieren de
laboratorios certificados y reconocidos, en la empresa se llevan a cabo unos
procedimientos técnicos para garantizar su calidad y estos son:
A. Almacenamiento:
Todos los medicamentos una vez sean entregados por los proveedores, serán puestos en
la estantería de la siguiente forma:
 Forma farmacéutica.
 Orden alfabético
 Medicamentos y dispositivos médicos separados en un área especificado.
 Refrigeración
Para empresa es importante tener en cuenta sus fechas de vencimientos, y su registro en
el INVIMA.
B. Adquisición
Los pedidos a los proveedores se realizarán bajo las siguientes circunstancias:
 Por lo menos una vez a la semana se realizará un pedido general según los
requerimientos y la necesidad de abastecimiento, para realizarse se solicitará al
encargado de ventas que realice un pronóstico de las ventas.

 Cuando algún cliente requiera un medicamento especial o que la empresa no lo

posea en el momento, se contactará al proveedor inmediatamente para la
adquisición de dicho producto, si el proveedor cuenta con este producto esté
deberá especificar el tiempo que demora la entrega.

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 Para empresa es importante tener en cuenta sus fechas de vencimiento, y su

registro en el INVIMA.

C. Inventarios
El servicio farmacéutico DISTRIMEDIC PERIJÁ S.A.S utiliza el sistema de inventarios
permanente, utiliza el método de inventario FIFO (primero en vencer primero en salir).
Al momento de ser almacenados los productos se deben ubicar por fecha, para que los
primeros que estén próximos a vencer estén a la mano para ser despachados a los
clientes y estos no se pierdan.
Se lleva un control de los inventarios donde el regente es el encargado, llamada tarjeta
Kadex sistematizado (formato control de inventarios FM02-PR002), en el cual se lleva
el control de:

 Compras.
 Ventas.
 Devoluciones.
La tarjeta Kadex (formato control de inventarios FM02-PR002) contiene:

 Encabezamiento: donde se encuentra la fecha que se efectúa la transacción

descripción del movimiento, numero de compraventa del cual se trasladan los
movimientos.
 Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las
devoluciones.
 Salidas: se registra la cantidad y el costo de la de mercancía en existencia.
 Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía existente.
 Ubicación: se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
 Proveedor: nombre o razón social ciudad y teléfono de la persona o empresa a
quien se le compra el artículo.

D. Entrega de domicilios
DISTRIMEDIC PERIJÁ S.A.S cuenta con una línea telefónica para recibir las llamadas
de los clientes que requieren de servicio de domicilio, el encargado de recibir las
llamadas es el vendedor, una vez entre la llamada se deben seguir los siguientes
pasos para la prestación de este servicio:

 En el formato de pedidos a domicilios (FM03-PR002), el vendedor ingresa toda la

información del cliente de manera clara: Nombre, dirección, teléfono mercancía
pedida, valor de la mercancía y el monto de la devuelta especificada por el cliente.

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 El vendedor debe informar al cliente el costo del servicio de domicilio conforme a

lo establecido en la siguiente tabla:

Valor de los pedidos Precio domicilio

Por valores de $50.000 en adelante No se cobra
Por valores inferiores a $50.000 Se cobra máximo $4.000

 Una vez el vendedor hay recolectado toda la información, le entrega al

domicilio copia del formato de pedidos de a domicilio, la factura de compra, la
mercancía, la constancia de recibido (formato anexo al presente
procedimiento) que deberá llenar cliente, la cual entrega posteriormente al
vendedor constando de que entregó la mercancía.

8. ANEXOS

 FM01-PR002-PRESTACIÓN DEL SERVICIO

 FM02-PR002- CONTROL DE INVENTARIO
 FM03-PR002- PEDIDOS A DOMICILIO

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