ORDENES DE SERVICIO

TEMA Nª 5
INTRODUCCIÓN
Una orden de servicio es un documento escrito que
contiene las especificaciones de un servicio a ser
brindado o un trabajo que se debe realizar, en su
contenido debe reflejar y documentar las condiciones
del acuerdo previo, y se lo realiza mínimamente en dos
copias una para el cliente y otra para el trabajador.
La orden de servicio es de uso muy común en las
empresas industriales, comerciales y de servicio,
usualmente son utilizados con mucha frecuencia en los
hoteles, talleres mecánicos, servicios de limpieza,
ópticas, mecánicos dentales, carpinterías, labores de
construcción y muchas otras más.
CONCEPTO
Se trata de un documento que debe elaborar un
proveedor de servicio y entregar a su cliente, debe
estar firmado por ambas partes y cada uno debe
tener original o copia del formato según
corresponda, generalmente el original es para el
cliente.
Una orden se servicio, puede llegar a ser una
garantía en caso de futuras reclamaciones, tanto
para el cliente como formar parte del respaldo de
un buen trabajo de parte de la empresa.
CARACTERÍSTICAS
 Documento individualizado, de forma que cada
encargado tenga su propia orden.
 Tiene su procedimiento y reglamentación
interna
 Sirve como documento base de una actividad
operativa (respalda cualquier trabajo)
 Su formato es flexible y se adecua a cualquier
tipo de empresa
 Es un documento interno administrativo.
CLASES DE ORDENES DE
COMPRA

SERVICIO
VENTA

SERVICIO O
TRABAJO
ORDEN DE SERVICIO DE
COMPRA
Es un documento que emite el comprador para
pedir mercaderías al vendedor, en esta orden
se detalla la cantidad, el ITEM, detalle, precio
unitario, precio total y las condiciones de pago.
Se imprime en dos ejemplares una copia para
el vendedor e implica que esta empresa debe
preparar el pedido, el otro ejemplar se quedará
en la empresa como constancia de las
mercaderías encargadas.
ORDEN DE SERVICIO DE
VENTA
Son documentos internos que en su
mayoría de las veces van ligadas a una
orden de compra expedida por su cliente,
la orden de venta es un documento que
autoriza a almacenes el despacho de la
mercancía como también define la
información importante para su posterior
facturación.
ORDEN DE SERVICIO O DE
TRABAJO
Es un documento escrito que la empresa
le entrega a la persona que corresponda
y contiene una descripción
pormenorizada del trabajo que debe
realizar, se podrá indicar el tiempo que se
estima que durará el trabajo, los
materiales que se necesitaran, los costos
aproximados y algunas observaciones.
ORDEN DE SERVICIO O DE
TRABAJO
Estos se clasifican a su vez en:
 Correctiva, ya existe un problema, el
cual ya fue reportado y de debe ser
solucionado.
 Preventiva, es aquella que se emite de
forma automática y está vinculada con
el mantenimiento preventivo que
demandan algunas máquinas.
ORDEN DE SERVICIO O DE TRABAJO
 Construcción, es aquella que contrata
los servicios para realizar construcciones
en ellas se detalla lo que se quiere que
se construya, las dimensiones, los
materiales a utilizar, el presupuesto de
materiales, como también el
presupuesto de la mano de obra. En
éste documento se puede establecer si
habrá el adelanto el cual
generalmente es de un 20%.
FORMATO DE UNA ORDEN DE SERVICIO
En la actualidad no existe un formato
estándar para una orden de servicio, de
manera que cada empresa puede
diseñarlo de acuerdo sus necesidades.
Sin embargo, suelen contener algunos
datos que son generales.
 1. Datos generales del proveedor, es decir, razón
social, dirección, teléfono y correo
electrónico.

ORDEN DE SERVICIO
PARTES GENERALES
2. Número de la Orden
3. Nombre del documento “ORDEN DE SERVICIO”
4. Fecha de emisión de la orden de trabajo
5. Nombre del cliente o solicitante y datos del
contacto (Dirección, teléfono y correo
electrónico)
6. Tipo de servicio contratado
7. Descripción del mismo y detalles necesarios
8. Costo del trabajo, con adelanto(opcional) y
cálculos pertinentes.
9. Fecha aproximada de entrega o finalización
del trabajo
10. Observaciones
11. Forma de pago
12. Firma del cliente
FUNCIONES DE LA ORDEN
DE SERVICIO
 Comunica a los técnicos responsables
que debe hacerse.
 Ayuda a determinar el tiempo
promedio de respuesta de los servicios.
 Determina la productividad del equipo
de trabajo.
 Sirve de garantía.
ORDENES DE SERVICIO EN
LA ACTUALIDAD
Las empresas de servicios y mantenimiento, en
la actualidad por la complejidad de controlar
la información en una hoja de papel, han
implementado herramientas tecnológicas para
generar ordenes de servicio, las cuales, al estar
ya digitalizadas, ayudan de gran manera a dar
un mejor seguimiento, obtener información
completa del cliente, facturar y finalmente
cobrar por los servicios prestados.
ORDENES DE SERVICIO EN
LA ACTUALIDAD
Existen muchos sistemas o aplicaciones que
ayudan a generar estas órdenes de servicio y
además nos pueden ofrecer las siguientes
ventajas:
• Información menos vulnerable a extravíos
• Trabajo eficiente y productivo
• Creación de notificaciones
ORDENES DE SERVICIO EN
LA ACTUALIDAD
• Creación de flujos de trabajo
• Información capturada digitalmente (evita
errores humanos)
• Información disponible para usuarios
asignados
• Consolidación de datos y creación de
reportes
• Nivel de Productividad y eficiencia
 PASOS PARA REDACTAR UNA ORDEN
DE SERVICIO
 En el caso de que la empresa o Institución no tenga un formato
preestablecido o un sistema para llenar los datos de las órdenes de
servicio, debemos redactar este documento.
1. Se coloca el lugar y la fecha que se está emitiendo la Orden de
Trabajo.
2. El número correlativo o folio de la Orden
3. Se ordena el trabajo que se quiere que se realiza de forma general
4. Se específica a detalle todos los trabajos que se requiere
5. Se describe los documentos que se están adjuntado para la
elaboración del trabajo los cuales pueden ser: planos, esquemas,
presupuestos.
PASOS PARA REDACTAR UNA ORDEN
DE SERVICIO
6. Establecemos el plazo de entrega del trabajo
7. Determinamos la forma de pago
8. El párrafo de aclaración y conformidad, en caso de que se
requiera modificar alguna parte de la orden, se da un plazo para
que la persona o empresa pueda notificar por escrito los cambios
que requiere, ya sea el plazo de entrega, la forma de pago y otros
aspectos que considere necesario.
9. Firmas de conformidad tanto del contratante como del
contratado (es recomendable colocar los pies de firmas, para
identificar a los firmantes)
10. Fecha de Notificación
11. Notas Aclaratorias.