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LA TAQUIGRAFIA Y EL PERSONAL DE OFICINA

LA TAQUIGRAFIA Y EL PERSONAL DE OFICINA

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Trabajo investigativo sobre el uso de la taquigrafía o escritura rápida en la oficina.
Trabajo investigativo sobre el uso de la taquigrafía o escritura rápida en la oficina.

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LA TAQUIGRAFIA Y EL PERSONAL DE OFICINA

Introducción Si bien la escritura sirvió para plasmar las ideas y no dejar todo a la memoria, hallar la distinción cultural y hasta para comunicarse, la taquigrafía ha servido para aligerar el proceso de escritura al unísono con los que se escucha, sin perder la esencia del mensaje. Si hacemos una comparación entre la escritura y la taquigrafía, que es también una forma de escritura, podemos mencionar que en ambas prácticas se “dieron” debido a la poca capacidad de la memoria de retener en detalle todo lo que se escucha o se conoce. Por cientos de años, y allá para la época de Cicerón los humanos transmitían sus conocimientos a través de narraciones, poemas y canciones. La necesidad de conservar las ideas y la poca confianza a la memoria obligó ha que se desarrollara un método de escritura que permitiera plasmar las ideas, conocimientos, descubrimientos y acontecimientos históricos para poder dejarlos de legado a nuevas generaciones. Desde entonces, la incorporación de signos o símbolos para representar el “alfabeto” se hizo común. La escritura es una de las más importantes invenciones de la humanidad, puesto que hace a los hombres sociales y les permite dejar a la posteridad sus ideas culturales y científicas; es el arte de fijar nuestro pensamiento con signos

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convencionales que reciben la denominación de caracteres. No se puede dejar pasar por alto que la escritura sentó las bases para que se desarrollaran las escuelas. De la forma de escritura, se dice, que desde antes de su invención formal se hacia uso de ciertos rasgos para representar ideas y comunicarse. Así que podemos deducir que desde siempre se ha hecho uso de algún tipo de “taquigrafía” como método de escritura. El uso de la taquigrafía se remonta a los inicios de la educación en Grecia cuando el historiador Jenofonte utilizó un sistema antiguo de símbolos para escribir la vida de Sócrates. Durante el Imperio Romano se utilizaban mucho las llamadas Notae Tironianae (Anotaciones de Tiro). Se trataba de una derivación de la escritura en cursiva con muchas abreviaturas; se enseñaba en las escuelas romanas y lo empleaban para reproducir los discursos de grandes oradores. En la técnica taquigráfica se incorpora el uso de líneas rectas, arcos, elipses, ganchos, lazos, comas, puntos entre otros, para representar letras, palabras, frases y hasta oraciones completas. Esta técnica no tan sólo enfrenta el reto de escribir rápido sino también el de poder interpretar correctamente las notas tomadas. El sistema taquigráfico, llega a EU en 1640, a través de los colonizadores ingleses. A partir del 1800, comienzan a publicarse diferentes obras relacionadas a esta técnica de la escritura. Fueron varios los autores que con estilo propio trataron de impulsar la técnica. Sin embargo, las más utilizadas fueron las de Pitman y Gregg. Cabe señalar, que también ha surgido una técnica de escritura rápida conocida como Escritura Abreviada que consiste en

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la eliminación de letras cuando quedan sobreentendidas en la lectura de consonantes, entre otros principios. La taquigrafía puede ser usada por cualquier individuo que tenga la necesidad de tomar dictado o apuntes. Por ejemplo, un estudiante puede usar la técnica para tomar notas de alguna clase o conferencia. En los tribunales es usada para plasmar por escrito lo hablado en un caso, al unísono como surgen las ideas, comentarios o alegaciones. No obstante, los profesionales de oficina son los que por lo general utilizan esta técnica como herramienta de trabajo. Por mucho tiempo una de las funciones básicas de estos profesionales era el tomar dictados. El ejecutivo les dictaba de manera que pudiesen producir cartas, memorandos o tomar notas en una reunión para luego crear actas y minutas. No podemos inferir que ya no se toma dictado o se toman notas en una reunión. Sí se hace, pero no con la misma frecuencia. Los cambios en la tecnología y las nuevas formas de trabajo en las oficinas han puesto en entredicho el que sea indispensable conocer la técnica, ya sea taquigrafía o escritura abreviada, para cumplir con los requisitos del puesto de asistente administrativo. Este trabajo pretende auscultar si hoy día es necesario que las secretarias o asistentes administrativos dominen la destreza en cuestión y el uso que le dan en la ejecución de sus labores. Propone también, conocer si es un requisito demandado por los patronos para ocupar un puesto en el área de oficina. Son muchas y variadas las opiniones que se tienen al respecto. Muchas de las instituciones educativas, que preparan asistentes administrativos, estructuran su currículo dando énfasis al proceso de redacción. Por tanto, si el

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asistente administrativo es capaz de redactar un documento basado en un escenario, ¿es viable que se siente a tomar dictado del ejecutivo y haga uso de la escritura abreviada o taquigrafía? Los avances en la tecnología, la autosuficiencia de los ejecutivos, quienes son capaces de redactar y mecanografiar sus propios documentos y la exigencia cada vez mayor de que el asistente administrativo redacte documentos en base a una situación dada, ha hecho que el uso de estas técnicas vaya en descenso y no sea estrictamente un requisito dominar la destreza para desempeñarse eficientemente como secretaria o asistente administrativo. Y, es esto precisamente lo que queremos demostrar. ¿Será todavía un requisito? ¿Se debe seguir enseñando la taquigrafía o escritura abreviada? ¿Cuál es el uso que se está dando a esta técnica en la oficina pública y privada? Esperemos encontrar respuesta a estas interrogantes en este escrito. Revisión de Literatura La literatura revisada sobre este tema hace mención únicamente del surgimiento y evolución de la taquigrafía pero lamentablemente, la información no está actualizada en términos de su utilidad en la actualidad. Recalca que este sistema de escritura rápida, permite escribir a la velocidad de la palabra oral. El mismo, se basa en la utilización de una serie de rasgos rectos y curvos, finos y gruesos, así como círculos, y elipses para representar básicamente las letras del alfabeto de una manera simplificada. Según la posición en que se dibujen: por encima, sobre y debajo de la línea se contendrán implícitas las vocales.

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Aquel que por lo general hace uso de la taquigrafía es el profesional que por la naturaleza de su trabajo tiene que tomar nota sobre una exposición a la velocidad del orador. Esto significa que debe registrar todas las palabras vertidas en el discurso y luego traducirlas. Se espera que para aplicar correctamente esta destreza la persona sea culta, bien informada e incluso que cuente con estudios universitarios, dado que para poner por escrito lo que escucha, primero tiene que comprender el sentido de las expresiones, saber colocar los signos de puntuación, pues un error en estos puede redundar en la alteración del sentido del mensaje. Saber taquigrafía es ventajoso y hace que el personal de oficina o taquígrafo sean competentes con relación a los demás profesionales. Una persona, por lo general escribe a mano a razón de 40 palabras por minuto, mientras que la persona que domina la técnica puede escribir entre 120 y 140 palabras por minuto. Lo que lo habilita para tomar notas complejas de exposiciones, cursos, conferencias, para luego estudiarlas, repasarlas y traducirlas al idioma nativo logrando extraer mucho mayor provecho del tiempo del empleado. Así pues, la velocidad que brinda la taquigrafía permite plasmar en papel las ideas que repentinamente surgen en la mente o elaborar cualquier escrito con suma facilidad, en cualquier momento y lugar. Metodología de Investigación Para la realización de este trabajo se preparó un cuestionario el cual se administró a 15 secretarias con 5 a 20 años de experiencia. De estas 2 laboran en sector público y 13 en el privado. También, se tomó la opinión de tres profesoras de administración de sistemas de oficina a nivel subgraduado. Sólo

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una de ellas contestó el cuestionario. Las otras dos opinaron de forma escrita y verbal respectivamente. El cuestionario consistió de 10 preguntas. Nueve preguntas fueron contestadas mediante la asignación de puntos: 1=nada; 2=muy poco; 3=poco y 4=mucho; la pregunta 10 estaba dirigida a conocer sobre la opinión de las entrevistadas con relación al uso de la destreza que se investiga. No obstante, muchas de las entrevistadas reaccionaron por escrito a las demás preguntas. Una vez contestados los cuestionarios procedimos entonces ha representar los mismos en una gráfica e interpretarlos. Se hizo, también, una recopilación de publicaciones en las que se solicitan los servicios de personal de oficina y los requisitos con los que deben cumplir los candidatos. Esto nos ayudará a sustentar lo planteado anteriormente sobre si es o no un requisito conocer técnicas de escritura rápida para desempeñarse eficientemente en la oficina. Hallazgos Las preguntas uno y dos pretendieron conocer la opinión las entrevistadas con relación a es importante e indispensable que una secretaria conozca la taquigrafía o escritura abreviada. De las 15 entrevistadas 12 coincidieron en que sí es importante conocer alguna técnica de escritura rápida. Sin embargo, seis contestaron que aunque es importante actualmente no es necesariamente indispensable conocer la destreza para desempeñarse como asistente de si

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administrativo. Tres coincidieron en que no es importante ni indispensable dominar las técnicas de escritura rápida. La pregunta tres, por su parte buscaba investigar si en la oficina se hace uso frecuente de la taquigrafía o escritura abreviada. En este caso las opiniones vertidas son variadas. De las 15 entrevistadas, sólo cinco indican que en efecto sí hacen uso de la técnica en la ejecución de su trabajo. De las otras 10, cuatro mencionan que lo utilizan poco y seis en muy pocas ocasiones. Sin embargo, comentan que es bueno conocer la técnica ya que esto no tan sólo caracteriza la profesión sino también, les da ventaja sobre los demás colegas, ya que siempre hay situaciones en las que se puede utilizar. Al formular la pregunta cuatro pretendíamos auscultar sobre si es o no un requisito para reclutar personal de oficina el que se conozcan las destrezas en cuestión. En este caso tres de las entrevistadas argumentan que sí es requisito, cinco entienden que no necesariamente , otras cinco están de acuerdo en que prácticamente ya no es un requisito; la entrevistada #6 plantea que no tiene esa data. Hasta aquí, podemos decir que según la contestación a las primeras cuatro preguntas es recomendable conocer y dominar la destreza taquigráfica o de escritura abreviada, mas no es

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indispensable al momento de ocupar un puesto de oficinista, secretaria o asistente administrativo. Cabe señalar, que de acuerdo a la entrevista a una de las profesoras surgió que para trabajar en el gobierno, específicamente en la Rama Judicial, sí es un requisito conocer técnicas de escritura rápida. Veremos más adelante que en la recopilación de anuncios sobre plazas vacantes sólo en los Tribunales se requiere que se conozcan las destrezas. Quisimos investigar sobre lo que piensan estas profesionales de la administración de oficinas con relación a la las destrezas de abreviada o Nos interesó, específicamente consideran saber si ellas importante que enseñanza de escritura taquigrafía.

se siga enseñando las técnicas investigadas. El 53% (8 de las entrevistadas) entienden que sí se debe seguir enseñando las técnicas como parte de los cursos de educación comercial en cualquier nivel. Cuatro de las entrevistadas creen que se puede considerar seguir enseñanando. Las tres restantes, creen que no es tan necesario que estos cursos formen parte del currículo de educación comercial dado al poco uso que se le da. Los equipos tecnológicos han modificado grandemente la forma en que se trabaja actualmente en una oficina. De hecho, han sustituido o simplificado muchas de las tareas delegadas al asistente administrativo. Tanto así, que ya a los profesionales de oficina no se les llama secretarias o secretarios sino

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asistentes administrativos, con responsabilidades cada vez más enfocadas en la administración, precisamente por los avances tecnológicos. Por tanto, al formular la pregunta 6, quisimos indagar sobre el posible desplazamiento del uso de las técnicas de escritura rápida por los equipos tecnológicos. Siete de las entrevistadas, o sea el 47% entiende que en efecto los equipos tecnológicos han sustituido la forma en que se toma dictado en la oficina. Sabemos, que las grabadoras son de uso común en la oficina. igual forma, hay programas de reconocimiento de voz los cuales escriben en la máquina según se habla. El 2% de las entrevistadas entiende que la destreza no ha sido totalmente desplazada por los equipos tecnológicos. El restante de las entrevistadas entiende que sí ha habido un desplazamiento en el uso de las técnicas dado a la evolución en la tecnología. Las preguntas siete y nueve respectivamente, intentaban, establecer con qué frecuencia se usan las técnicas en la oficina (pregunta 7) y si todavía el tomar dictado es parte de sus funciones (pregunta 9). Como
4.5 4

De

respuesta a las preguntas, sólo el 2% de las
PREGUNTA 7 PREGUNTA 9

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entrevistadas usan la destreza y toman dictado.
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Todas coinciden en que no lo hacen de manera formal o como parte de sus funciones, más bien lo practican en la toma de mensajes y para sus propios

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apuntes. La pregunta ocho pretendía auscultar el conocimiento que tienen los patronos sobre la taquigráfica o escritura abreviada. En términos generales y según las entrevistadas, sus jefes conocen el concepto pero no tienen claro en qué consiste. Conclusión
PREGUNTA 8
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De acuerdo con la información recopilada en esta investigación queda demostrado que en la actualidad el personal de oficina no utiliza los métodos de escritura rápida como herramienta estricta de trabajo. El uso que se le da en la oficina no está estrechamente relacionado con las funciones o responsabilidades primarias del asistente administrativo. Sí se utiliza para fines de autosuficiencia. Me explico, para tomar notas breves, mensajes telefónicos, tal vez, o hasta para algún tipo de apunte, mas no para sentarse a tomar dictado. Según los datos aquí presentados, ni siquiera en las reuniones se utiliza con la frecuencia que se hacía antes cuando no había equipos tecnológicos que facilitaran la toma de mensajes o transcripción de discursos. En la actualidad, el asistente administrativo es definido como un individuo que es responsable de tareas administrativas y de la coordinación de información en apoyo a un ambiente de oficina. Se espera que éste sea capaz de producir documentos (redactar) con precisión y presentarlos al ejecutivo. De igual forma, debe tener la habilidad de cotejar y mejorar borradores de sus superiores y llevarlos a copia dura libre de errores gramaticales, puntuación y exactitud. Por tanto, el conocer y dominar las destrezas taquigráficas o de escritura abreviada no es ya indispensable para

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desempeñarse eficientemente en la oficina. Ahora bien, conocer y dominar las destrezas sí pone al asistente administrativo en una posición más ventajosa dada la esencia de la técnica y el uso personal-profesional que se le da para adelantar la competitividad. De ahí, a que se remunere por hacer uso de la técnica en la oficina, está por verse. De acuerdo con este trabajo investigativo, el uso de la taquigrafía o escritura abreviada, no es ya un requisito para ocupar un puesto de asistente administrativo. Los patronos buscan candidatos con buenas destrezas interpersonales y preparación académica a nivel de bachillerato. De hecho, varios de los artículos consultados requieren únicamente que se tenga conocimiento en computadoras y algo de experiencia en el área de oficina. Quiero mencionar, que no todo aquel que sabe manejar una computadora es capaz de desenvolverse eficientemente como asistente administrativo. En el sector público, los Tribunales, son los únicos que requieren que se dominen las destrezas aquí mencionadas para ocupar puestos de oficina. No obstante, otras agencias gubernamentales también lo requieren pero irónicamente la secretaria o el asistente administrativo no hacen uso formal de éstas. En conclusión, el uso que se le da actualmente a la taquigrafía o escritura abreviada no es el que se le daba en sus comienzos, en donde la secretaria se sentaba a escribir al unísono con lo que escuchaba. Recomiendo que es importante pero no indispensable que el asistente administrativo conozca y domine las técnicas. Esto le servirá para en sin número de tareas en la oficina como por ejemplo: tomar mensajes telefónicos, tomar instrucciones de su

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supervisor, hacer sus propias anotaciones sobre trabajos que realizar, llevar la agenda de la oficina, tomar mensajes de visitantes, para uso personal, entre otras. Con relación a si se debe enseñar o no, considero que no necesariamente debe ser un requisito, pero sí se deben ofrecer como clases electivas y que sea el estudiante quien decida si las debe tomar.

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REFERENCIAS
1. Lopes Yustos, Alfonso, Compendio Historia y Filosofia de la Educacion; Publicacones Puertorriqueñas
2. C:/Documents and Settings/estudiantes/Local Settings/Temporary Internet

Files/ Content.IE5/YI8RPTFE/taquigrafia
3. www.taquigrafo.com 4. www.eduteka.org 5. www.paginaseducativas.net

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