SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO

Sistema alfabético: Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo
con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los
negocios

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto.
2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados
inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.
3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número
de divisiones.

Organización

Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma

forma y la mayor parte tiene estos elementos comunes:

- Guías principales
- Guías secundarias o auxiliares,
- Guía especial auxiliar,
- Expedientes individuales.
- Expediente misceláneo

Guías Principales

Llevan la pestaña en la primera. Sirven para indicar las divisiones mayores. Por ejemplo, las
distintas letras del alfabeto.
Guías Secundarias:
Las que llevan la pestaña en segunda posición. Sirven para indicar las subdivisiones por títulos
secundarios. Por ejemplo, las divisiones de la letra “B”, como “Bo”, Bo B
Venegas
Alberto
FUERA

Guías Especiales
Sirven para hacer resaltar aquellos títulos que se usan mucho o que son muy importantes. Llevan
la pestaña en 5ª. Posición.

Guías de Salida:
Sirven para indicar que un documento salió del archivo. Llevan la pestaá en 4ª o 5ª posición, y
en ella la palabra “FUERA” o “OUT”.
Algún gabinete de archivo trae un dispositivo para sostener las guías

EXPEDIENTES INDIVIDUALES

Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciben 5 documentos

referentes a un corresponsal o tema en particular. Esos expedientes están ordenados
alfabéticamente después de cada guía los documentos dentro del expedientes individuales están
ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente de tal manera que la correspondencia
reciente sea fácil de localizar.

1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que

llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales
cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los
documentos se ordenan alfabéticamente, fijándonos en la segunda o tercera letra: si hay más
de un documento el mismo corresponsal deberán ordenarse cronológicamente, como en los
expedientes individuales: el documento más reciente deberá quedar al frente.
Procedimiento para Archivar

Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de la

tal manera que, si los documentos están distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus
expedientes rápidos y eficientemente.

Seguir los siguientes pasos:

1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre ésta. Si

se utiliza una repisa o bandeja para archivar ésta se fija al costado y se colocan los
documentos en ella.
2. Localización de la guía, se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante.
3. Localización de expediente individual. La rejilla de los expedientes individuales con sus
membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente. Si hay expediente individual
para el documento se coloca en ésta.
4. Localización del expediente misceláneo. Si no existe un expediente individual, dejando a
la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden
engraparse juntos para mantenerlos en el orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores
metálicos en los documentos porque son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a
engancharse en hoja adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de
archivo y de localización.