EL INSTRUCTIVO

TEMA Nº 4
 INTRODUCCIÓN
Es un documento que tiene como leyenda expresa
“INSTRUCTIVO”, en la correspondencia administrativa
interna, es utilizada con bastante frecuencia, significa
orden o disposición, tiene como propósito dirigir las
acciones del lector, contiene indicaciones muy precisas,
debido a que describe de manera ordenada y clara los
pasos a seguir para realizar una determinada acción o
trabajo.
También podríamos decir que los instructivos son guías
que sirven para que un trabajador logre cumplir
correctamente un objetivo o trabajo determinado.
 DEFINICIÓN
Proviene del español antiguo
“instructo”, participio pasivo
irregular antiguo de “instruir” y del
sufijo “ivo” o del latín “īvus” que
indica inclinación o capacidad para y
que está relacionado con una
actividad determinada.
 DEFINICIÓN
Entonces definiremos que un Instructivo, es un
documento que permite una comunicación
interna o externa de carácter general o
normativo, dirigida a un grupo específico de
personas, cuya finalidad es dar órdenes,
describiendo de manera ordenada y clara los
pasos que deben seguir para su estricto
cumplimiento.
 CARACTERÍSTICAS
Es un documento interno que transmite una orden
de estricto cumplimiento, por tanto, tendrá que
redactarse en un lenguaje sencillo de fácil
comprensión.
 Es imperativo, expresan una orden y se redacta
en tercera persona
 Tiene un propósito u objetivo, se debe detallar
los pasos para conseguir el objetivo.
 Siguen un orden estricto, este orden en la
mayoría de ellos suele enumerarse.
 CARACTERÍSTICAS
 Sintaxis sencilla que permita al receptor
comprender el mensaje, se utiliza
oraciones simples, coordinadas y
yuxtapuestas (oraciones compuestas,
tienen dos sub oraciones).
 Suelen ser documentos explicativos.
 Se puede adjuntar modelos o formatos
preestablecidos.
 Es un documento administrativo interno
PARTES DEL INSTRUCTIVO
1. Membrete
2. Identificación “INSTRUCTIVO”
3. Número de INSTRUCTIVO
4. Datos del destinatario
5. Datos del remitente
6. Referencia o asunto
7. Fecha
8. Cuerpo del Instructivo
9. Despedida
10. Ante Firma
11. Firma y sello
12. Datos de responsabilidad
13. Referencias Finales
Membrete
Tiene tres elementos esenciales los
cuales son: el nombre de la
Institución, la dirección y el número
de teléfono, generalmente son hojas
ya pre impresas.

Identificación de documento
Es el nombre “INSTRUCTIVO” y esto va
escrito en negrillas con mayúscula
sostenida.
Número de Instructivo
Se coloca las abreviaciones de la Unidad que emite el
INSTRUCTIVO seguido del número correlativo slash y
año.
Ej: DIR. FIN. Nº 007/2020

Datos del destinatario

A quienes esta dirigido dicho documento siempre se
empieza con la preposición A: luego se escribe el
grupo de personas Ej. Direcciones de Área.
Datos del Remitente
Son los datos de quien emite el
documento, empieza con la preposición
DE: luego se escribe la abreviación de su
grado académico y seguido su nombre
completo, un interlineado hacia abajo se
escribe el cargo que ocupa dentro de la
Institución o Empresa.

Referencia o asunto
En la mayoría de los casos se coloca la
abreviación REF.: seguido del texto que
“resume el contenido” del Instructivo, se
puede colocar también ASUNTO: ambos
son válidos.
 Fecha
Se escribe la palabra FECHA: luego
el lugar, día, mes y año de emisión
del documento.

Cuerpo del Instructivo

Debemos utilizar un lenguaje formal y sencillo de
fácil comprensión, en tercera persona, las
indicaciones se deben escribir de manera que guíen
perfectamente el proceso que se debe seguir, de
manera clara y fácil, usualmente suelen se extensos
y se los puede redactar en estilo bloque.
 Despedida
Se escribe solamente atentamente,
cordialmente.

Ante Firma
Son los datos del remitente el nombre completo y un
espacio hacia abajo se escribe el cargo que ocupa.

Firma y sello
Deberá firmar la persona que emite el documento
seguido de su sello Institucional.
 Referencias Finales
Se puede utilizar la abreviación con copia c.c. a
todas las unidades o dependencias donde se envía
una copia y archivo, en el caso de que se adjunte
alguna documentación se utilizará la abreviación
de adjunto Adj., en algunas instituciones colocan
la palabra completa de estas referencias finales.

Datos de responsabilidad
Son las iniciales con mayúsculas de la
persona que firma slash y con OBLIGATORIO
minúscula las iniciales de la persona
que transcribe el documento.
FORMATO
FUNCIONES DEL INSTRUCTIVO
Los instructivos tiene distintas funciones, las cuales
son:
1. Dar órdenes de estricto cumplimiento, sobre
alguna actividad o trabajo que deben realizar.
2. Lograr que se cumplan eficientemente con los
trabajos encomendados.
3. Sistematizar todas las actividades y recursos.
FUNCIONES DEL INSTRUCTIVO
4. Disminuir el tiempo utilizado para lograr los
objetivos.
5. Prevenir daños y peligros mediante instrucciones
de seguridad, para el personal del área productiva.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
Debemos considerar los espacios a utilizar, margen superior y
lateral izquierdo de 3 a 4 cm, margen inferior y lateral derecho de
2 a 3 cm, se recomienda centrar el nombre “INSTRUCTIVO”, que
será el referente, para centrar los demás datos que conforman el
encabezado, recuerde que el documento debe ser estético.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
La línea de separación, será el parámetro que delimitará al desarrollo del
contenido del Instrutivo, este debe iniciar y finalizar el trazado en 3 a 4 cm del
lateral izquierdo y 2 a 3 del lateral derecho.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
Antes de iniciar la redacción del instructivo, debemos
considerar las siguientes recomendaciones:
1. Frases cortas, utilizar frases cortas que permiten una lectura rápida
y llegar al objetivo de una manera rápida y de la mejor manera
posible.
2. Lenguaje natural, es clave hacer uso de expresiones sencillas y
vocabulario poco especializado, siempre que se pueda. El lenguaje
natural o llano facilita que las instrucciones las pueda leer todo el
personal.
3. Entendible a sola lectura, una lectura debe ser suficiente, sí el
lector tiene que hacer más de una lectura para entender las
instrucciones o un paso concreto, no es un buen texto.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
4. Tiempo verbal y persona, es preciso saber el tiempo
verbal que se utilizará, pero lo más importante es
utilizar el mismo tiempo verbal durante todo el texto. El
imperativo suele ser más preciso, y son instructivos
claros que dicen al usuario exactamente cómo y qué
debe hacer. También existe la opción de usar el infinitivo
en oraciones impersonales, aunque tienden a ser más
largas y menos explícitas.
5. Pocos pasos, hacer unas instrucciones con pocos pasos,
si el contenido es realmente complejo (por ejemplo,
más de 15 pasos), podemos separarlo en tareas
independientes, de tal manera que el usuario no pierda
el hilo.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
6. Orden claro y lógico, los pasos deben seguir un orden
secuencial, es decir, deben representar fielmente el orden
que debe seguir el trabajador para alcanzar su objetivo, estos
pueden ser enumerados.
7. La técnica de redacción paso a paso, ayuda a tener una guía
fácil, enfocada y certera de qué hacer, de manera progresiva,
para alcanzar el resultado.
a) Cada paso debe tener una sola acción principal y hasta una
complementaria.
b) Usa un tono apelativo, las apelaciones, buscan que quien lee el
documento haga lo que se le está indicando, de modo apelativo
funciona como una orden.
(Busca, envía, corta, descarga, etc.)
c) Usa números sin reforzarlos en letra, lo recomendable es usar
números para indicar cada actividad, pero no se debe volver a
escribir en letras.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
8. Utilizar Recursos, se puede utilizar la negrita, el
subrayado para destacar algunas palabras o ideas.
9. Lectura de un tercero, una buena idea para probar si
las instrucciones son claras, es proporcionar el texto a
una tercera persona no especializada, que nos dirá si
entiende el texto y se siente capaz de seguir los pasos
que hemos escrito para alcanzar nuestro objetivo.
 PASOS PARA REDACTAR UN
INSTRUCTIVO
Encabezado, escribe los datos del encabezado que están al inicio antes de la
línea de separación, recuerda que en el destinatario, debemos colocar al grupo
que va dirigido el Instructivo y del remitente deben ir todos sus datos.
 PASOS PARA REDACTAR UN INSTRUCTIVO

Cuerpo del Instructivo, su redacción debe ser en un lenguaje

formal y sencillo de fácil comprensión, en tercera persona, las
indicaciones se deben escribir de manera que guíen
perfectamente el proceso que se debe seguir, de manera clara y
fácil, las cuales se pueden enumerar.
Las instrucciones deben adaptarse a los destinatarios, la
mayoría van dirigidas a un público general y también tienen que
tener un carácter inclusivo.
Se pueden utilizar en su comienzo las siguientes palabras:
La Dirección General…
En específicas atribuciones del….
En el marco de …
En atención a…
 PASOS PARA REDACTAR UN INSTRUCTIVO

El párrafo introductorio, establece la facultad de emitir ordenes

y directamente instruye al personal, el cumplimiento de ciertas
actividades o procedimientos que deben realizar.
Se deben enumerar todos los pasos o procedimientos que deben
realizar.
1.
2.
El párrafo de conclusión o de cierre, se puede realizar
recomendaciones o aclaraciones sobre el cumplimiento del
instructivo, en algunos casos se deja por escrito si su
incumplimiento generará sanciones o acciones de
responsabilidad.
 PASOS PARA REDACTAR UNA INSTRUCTIVO

“La Dirección General de Sustancias Controladas, instruye a los

Operadores de Transporte de Yacimientos Petrolíferos Fiscales
Bolivianos, que deberán llenar el reporte mensual de Descargos de
acuerdo a las siguientes instrucciones:
1. En el cuadro de Detalle de Adquisiciones, producción o
transporte del formulario "Informe mensual de Descargos", se
deben consignar todos los ingresos, es decir, todas las Hojas de
Ruta con las autorizaciones correspondientes, especificando en
cada una, la cantidad nominal de la sustancia transportada hasta
YPFB.
2. En el cuadro de Detalle de ventas o consumo propio del
formulario "Informe mensual de Descargos", se deben consignar
todos los egresos, es decir, todas las entregas realizadas a YPFB.
 PASOS PARA REDACTAR UNA INSTRUCTIVO

3. El campo "Saldo Anterior" en el formulario "Informe

mensual de Descargos" debe ser por primera vez iniciado en
O (cero).
4. Adjunto al Descargo Mensual se debe presentar:
a. Copias de todas las Hojas de Ruta utilizadas.
b. Planilla Excel (en formatos impreso y digital)
Se debe recordar que toda Hoja de Ruta no utilizada debe ser
devuelta en un plazo máximo de 48 horas y los reportes
deben remitir hasta el 8 de cada mes.
Los Responsables Departamentales y Regionales de la
Dirección General de Sustancias Controladas quedan en la
obligación de cumplir y hacer cumplir la presente.”
 PASOS PARA REDACTAR UN INSTRUCTIVO

Despedida, se utiliza directamente las palabras atentamente o cordialmente.

Atentamente,

La Antefirma, está compuesta por los datos de la persona que firma el

documento y el cargo que ocupa dentro de la empresa.

Cnl. Leonidas Rada Suarez

DIRECTOR GENERAL
La firma y el sello, debe ser firmado y sellado por la persona que emite el
Instructivo
 PASOS PARA REDACTAR UN INSTRUCTIVO

Datos de responsabilidad, su exposición es obligatoria recuerda que son las iniciales

en mayúsculas de la persona que firma seguida de las iniciales en minúscula de
persona que transcribe el documento.
LRS/sv

Referencias finales, abreviación con copia c.c. generalmente va con copia a archivo
en caso de enviar a diferentes unidades detallar con precisión, en caso que se
adjunte algún documento, se utiliza la abreviación adj.: y se detalla.

C. c.: Oficina Departamental

Oficina Regional

Archivo

Adj.: Formulario Informe mensual de descargos

 CASOS PRÁCTICOS

1. IDENTIFIQUE:
SIMILITUDES Y DIFERENCIAS
MEMORANDO CIRCULAR INSTRUCTIVO
CARACTERÍSTICAS Similitud: Similitud: Similitud:
Diferencia: Diferencia: Diferencia:
ENCABEZADO Similitud: Similitud: Similitud:
Diferencia: Diferencia: Diferencia:
CONTENIDO DEL Similitud: Similitud: Similitud:
DOCUMENTO Diferencia: Diferencia: Diferencia:
DATOS Similitud: Similitud: Similitud:
REFERENCIALES Diferencia: Diferencia: Diferencia:

FUNCIÓN DEL Similitud: Similitud: Similitud:

DOCUMENTO Diferencia: Diferencia: Diferencia:
 CASOS PRÁCTICOS
2. CON EL OBJETIVO DE OPTIMIZAR EL CONTROL DE LOS
MATERIALES EN SUS ALMACENES, DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA HA GESTIONADO EN GERENCIA GENERAL LA
APROBACIÓN DEL “FORMATO DE KARDEX DE EXISTENCIA
DE MATERIALES”, SEGÚN RESOLUCIÓN Nº 027/2021, POR
TANTO, DEBE INSTRUIR A LOS ALMACENES DE LA EMPRESA
SU UTILIZACIÓN.
 CASOS PRÁCTICOS
3. EL D.S. Nº 4206, EMITIDO POR LA PRESIDENTA
CONSTITUCIONAL DEL ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA,
ESTABLECE: