MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA GENERACIÒN DE

FACTURAS Y GESTIÒN DE CARTERA DE LA

UNIVERSIDAD DEL ATLÀNTICO.

PROCESO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DEL ATLÀNTICO
VIGENCIA 2021

1
 CONTENIDO

Item. Pàg.

1- Antecedentes ...................................................................................................... 3

2- Objetivo ................................................................................................... 5

3- Alcance ................................................................................................................. 5

4- Definiciones ........................................................................................................ 5

5- Principios orientadores ................................................................................... 7

6- Fundamento legal y Regimen de Cartera .................................................... 8

7- Responsabilidad De Los Servidores, Asesores, Auxiliares y

Consultores De La Universidad............................................................. 11

8- Descripcion Y Particularidades del Procedimiento para Gestiòn de

Cartera por Venta de Bienes y/o Servicios ........................................... 11

9- Descripción y particularidades del procedimiento para gestión de

cartera por cuotas partes pensionales ................................................. 23

10- Vigencias y normas de transición ......................................................... 27

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 1. ANTECEDENTES

La gestión de cobranza es uno de los procesos de mayor importancia para una empresa
o institución, ésta debe estar alineada con los demás departamentos y/o dependencias
y debe suministrar la información real y actualizada sobre el estado de cada una de las
cuentas por cobrar, sin embargo, es importante destacar que cada empresa pública o
privada es autónoma en establecer el proceso de cobranza de facturas y otros títulos
valor.

En el caso de la Institución de Educación Superior, Universidad del Atlántico, la gestión

de cobranza se realiza de conformidad con lo determinado en el reglamento interno de
gestión, trámite, cobro, provisión y recaudo de cartera de la Universidad del Atlántico,
adoptado mediante Resolución No. 001064 del 15 de septiembre de 2008.

Ahora bien, el reglamento se encuentra sustentado inicialmente en facultades otorgadas

mediante el estatuto general de la universidad del Atlántico aprobado en febrero de
2007 y desde esa fecha tanto la Universidad del Atlántico como la educación
superior han sufrido cambios y transformaciones significativas las cuales fueron
incorporadas a la arquitectura jurídica e institucional mediante ACUERDO
SUPERIOR 000001 del 23 de julio de 2021 “Por medio del cual se reforma el Estatuto
General de la Universidad del Atlántico”; Así mismo, se evidencia que el procedimiento
de recuperación de cartera impartido, toma como base lo establecido en el antiguo
Código contencioso administrativo- CCA, el cual fue derogado y sustituido por la Ley
1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo”- CPACA. Por lo anterior, se recomienda y se hace
necesario actualizar y modernizar las políticas y procedimientos bajo las cuales se debe
gestionar el cobro de la cartera, y en particular alinearlo con el nuevo estatuto general
de la universidad, las normas de carácter administrativo, niif, y el nuevo marco normativo
contable.

A través del presente documento, la Institución de educación superior contará con un

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA GENERACIÒN DE FACTURAS Y GESTIÒN
DE CARTERA DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLÀNTICO, de tal suerte que logrará
identificar formatos e instructivos referentes al proceso de cartera, la existencia o
designación formal de un área responsable de gestión de cobro y de recuperación de
cartera efectiva en cada una de sus etapas.

Así las cosas, la política de recuperación de cartera deberá estar conforme a los
principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la
Constitución Política, así como en los previstos para las actuaciones administrativas
consagrados en el artículo 3ª del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.

3
En este sentido, los responsables de la Unidades Académico Administrativas- UAA-
deberán realizar su gestión de manera transparente, ágil, eficaz, eficiente y
oportuna, al tiempo que la Universidad a partir de este momento deberá tener como
política de cobro la recuperación del total de su cartera, con el fin de evitar la
pérdida de recursos públicos por la inejecución de acciones tendientes a su
recaudo.

Ahora bien, las cuentas por cobrar de la Institución de educación superior están
representadas por el valor de las deudas que terceros tienen pendientes por concepto
de venta de bienes y servicios, las cuales deben estar respaldadas en documentos que
contengan obligaciones claras, expresas y actualmente exigibles, en los términos
establecidos en el artículo 422 del código general del proceso- CGP; por otra parte,
existen obligaciones que están pendientes de cancelar por las diferentes Entidades
Públicas que concurren en el pago de las mesadas pensionales de los servidores de la
Universidad a favor de la Institución de educación superior, a esto se le denomina
“cuotas partes pensionales”.

De cualquier manera, cual sea la naturaleza de la deuda, la Universidad a través de sus

Unidades Académico Administrativas - UAA, debe conservar documentos como
facturas, contratos, convenios y/o actos administrativos en original.

En el caso de las facturas, se debe evitar realizar sobre las mismas enmendaduras,
tachaduras o anotaciones, puesto que ello altera el documento y puede ocasionar
dificultades en el cobro; respecto a los contratos y/o convenios deben conservarse con
la firma de las partes y si se suscribieron mediante plataforma electrónica, deberá ir
acompañado de la constancia de las firmas electrónicas de las partes y cuando se trate
de actos administrativos por medio de los cuales se ordena reconocer, cobrar y/o
ejecutar, se debe conservar la constancia de notificación y de ejecutoria una vez
culminado el término para presentar recursos.

Es responsabilidad de las Unidades Académico Administrativas - UAA solicitar la

siguiente información que conduzca a la localización del tercero deudor: Dirección y
teléfonos del domicilio, de oficina, fax, celulares, correo electrónico, referencias
personales con sus datos respectivos, etc.; En la misma forma debe asegurarse que el
cliente firme originales de la factura de venta en el momento en que la recibe como
constancia de su aceptación y compromiso de pago. En caso de que el cliente no haya
firmado la factura de venta, la UAA debe solicitarle que elabore un acuerdo de pago
donde acepte la obligación contraída con la Universidad y la forma como será cancelada
dicha factura. Si el cliente es una entidad pública debe adjuntar Certificado de
Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal para la adquisición del bien o
servicio.

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 2. OBJETIVO:

Elaboración y actualización del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

GENERACIÒN DE FACTURAS Y GESTIÒN DE CARTERA DE LA UNIVERSIDAD
DEL ATLÀNTICO , de tal suerte que la Institución de Educación Superior cuente con
un documento que describa las actividades necesarias para llevar el control de las
cuentas por cobrar, realizando gestión permanente de recaudo, recuperación y control
de cartera, con el fin de que los clientes y usuarios de la Universidad del Atlántico
permanezcan al día respecto a sus obligaciones.

3. ALCANCE:

Aplica a todas las cuentas por cobrar a terceros externos por facturación de venta de
bienes y/o servicios, realizada por la Universidad del Atlántico, desde el análisis y
clasificación de la cartera hasta el seguimiento de los acuerdos de pago.

Lo anterior significa que el cobro de cartera por concepto de avances, viáticos y

anticipos deberá realizarse bajo procedimientos establecidos para tales fines, teniendo
en cuenta que no se trata de ventas de un bien o prestación de servicios por los cuales
se deba recibir una contraprestación.

4. DEFINICIONES:

- Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias a favor de la Universidad,

consignadas en títulos ejecutivos simples y complejos que contienen obligaciones
dinerarias de manera clara, expresa y exigible.

- Cobro persuasivo: Consiste en la actuación de la Institución dirigida a obtener el

pago voluntario de las obligaciones vencidas de manera voluntaria, antes de iniciar el
proceso de cobro coactivo o jurídico atendiendo la naturaleza de la obligación.

- Cobro Coactivo Administrativo: Es la aplicación de los procedimientos formales

previstos en el Estatuto Tributario Nacional, con el objeto de lograr la satisfacción de
la obligación hasta con el remate de bienes del deudor. Incluye acciones como la
investigación de bienes, la notificación del mandamiento de pago, la orden de medidas
cautelares, y concluye con el pago o el remate efectivo de bienes. En desarrollo del
procedimiento se pueden celebrar acuerdos de pago autorizados por la autoridad
competente.

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- Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable: Es el encargado de
asesorar en la determinación de políticas y procedimientos que garanticen a la
administración la obtención de información financiera razonable y oportuna.

- Deudor Moroso: Es aquella persona natural o jurídica que, según lo establecido en

la norma, no cancela su obligación en el período reglamentado.

- Requerimiento: Proceso que lleva a cabo la administración conducente a la obtención

del efectivo cumplimiento de las obligaciones.

- SIF: Sistema de Información Financiero; considerado la herramienta que permite llevar

la trazabilidad, el registro y el control contable.

- NIIF: Sobre las Normas internacionales de Información Financiera, se tendrán en

cuenta las aplicables a asuntos de cartera, tales como deterioro de cartera y Baja en
cuentas.

- Deterioro de cartera: Es la pérdida del valor de la cartera por el no pago de la misma.

El deterioro de cartera se rige por la normatividad de la NIC 39, Sección 11, NIIF 9.
Relacionada con los instrumentos financieros. El deterioro de cartera se aplica cuando
hay evidencia objetiva de deterioro.

- Baja en cuentas: La eliminación de un activo financiero o un pasivo financiero

previamente reconocido en el estado de situación financiera de una entidad.

- UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. Se consideran UAA, aquellas

dependencias que dependen de la rectoría y las diferentes vicerrectorías, de
conformidad con la estructura orgánica de la Universidad del Atlántico.

- Cobro Jurídico: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el

Código de Procedimiento Civil, con el objeto de lograr la satisfacción de la obligación
hasta con el remate de los bienes del deudor, que se adelanta con sujeción a las
normas previstas para los procesos ejecutivos reguladas en la legislación procesal civil
o contenciosa administrativa atendiendo la naturaleza de la obligación y las partes.

- Cuota parte: Es una obligación dineraria o económica que se debe como empleador
concurrente corresponder a favor del último empleador que tuvo bajo sus servicios a
un servidor público al cual le reconoció, pagó y viene pagando su mesada pensional.

- Título Ejecutivo: Es todo documento proveniente de un deudor y que constituye plena

prueba contra él, que contiene una obligación clara, expresa y exigible y los demás

6
 que determine la ley. Los títulos ejecutivos pueden ser simples o complejos según su
proceso de formación.

- Embargo: Consiste en una medida cautelar o preventiva cuyo fin es limitar el

dominio de los bienes pertenecientes al deudor, impidiendo el traspaso o
gravamen de los mismos, para que una vez determinados e individualizados y
precisado su valor mediante el avalúo, se proceda a su venta o adjudicación.

- Mandamiento de pago: Es el acto administrativo procesal que consiste en la

orden de pago que dicta el funcionario ejecutor para que el ejecutado pague la
suma líquida de dinero adeudada contenida en el título ejecutivo, junto con los
intereses desde cuando se hicieron exigibles hasta la extinción de la obligación.

- Vencimiento de la factura: De acuerdo a lo estipulado en el artículo 774 del código

de comercio colombiano, se entenderá como fecha de vencimiento el contenido en la
factura; no obstante, en ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de
vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta (30) días
calendario siguientes a la emisión

5. PRINCIPIOS ORIENTADORES

El presente manual de procedimiento, se rige fundamentalmente por los siguientes

principios:

• Principio de Transparencia: Toda persona puede conocer las actuaciones de las

instituciones del orden público, por lo que, para el caso de la Institución de Educación
Superior, los responsables de la información de cartera de la Universidad del Atlántico
velarán por la adecuada divulgación y comunicación permanente que deje constancia
del ejercicio de cobro guiado mediante manual de procedimiento.

• Principio de Eficacia: Las autoridades buscan que los procedimientos logren su

finalidad en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación
administrativa, por lo cual, a través del presente manual, la Institución Educativa logrará
contar con una gestión de cartera eficaz.

• Principio de Economía: Las autoridades deberán proceder con austeridad, eficiencia,

procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y protección de los derechos
de las personas, tal es el caso de la Institución educativa, quien, a través de sus
funcionarios, procura mediante el presente manual optimizar la prestación del servicio
desde lo financiero – administrativo.

7
• Principio de fiabilidad: Los estados financieros deben tener la posibilidad de
proporcionar a sus usuarios información fiable, es decir que se encuentre libre de sesgo
y errores significativos. Este principio busca la representación fiel de la realidad
financiera configurada a partir de hechos económicos, transacciones y otros eventos,
por medio de una buena gestión de cartera; La Universidad del Atlántico podrá reflejar
su realidad económica, en lo concerniente a los saldos de la cuenta, donde se registran
los hechos económicos correspondientes a las cuentas por cobrar (cartera).

6. FUNDAMENTO LEGAL Y REGIMEN DE CARTERA

• Constitución Política de Colombia.

- Artículo 116, inciso tercero: estableció que excepcionalmente la ley podrá atribuir
funciones jurisdiccionales, en materias precisas, a determinadas autoridades
administrativas.

- Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones.

• Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

– Ley 1437 de 2011.

- La gestión de administración y cobro persuasivo y coactivo se soporta en los principios

previstos para las actuaciones administrativas consagrados en el Artículo 3º, como
los de eficacia, transparencia y economía.

- Mediante el Parágrafo 1 del Artículo 104 se entiende por entidad pública todo órgano,
organismo o entidad estatal, con independencia de su denominación; las sociedades
o empresas en las que el Estado tenga una participación igual o superior al 50% de
su capital; y los entes con aportes o participación estatal igual o superior al 50%.

- En lo que corresponda se dará aplicación al Título IV Procedimiento Administrativo

de Cobro Coactivo.

- Para los aspectos no previstos en el Estatuto Tributario o en las respectivas normas

especiales, en cuanto fueren compatibles con esos regímenes, se aplicarán las reglas
de procedimiento establecidas en la Parte Primera del CPACA.

8
• Código General del Proceso- Ley 1564 de 2012.

- Cuando no sea posible aplicar lo establecido en la parte primera del CPACA, se deberá
aplicar lo contenido en el Código General del Proceso- CGP, en lo relativo al proceso
ejecutivo singular, el cual se encontraba ubicado en el TÍTULO XXVII, por remisión
normativa al haber sido derogado por el literal c del artículo 626 de la Ley 1564 de
2012 se asumirá el proceso ejecutivo señalado en la sección segunda del Código
General del Proceso.

• Ley 1066 de 2006, “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera
pública y se dictan otras disposiciones”.

- Artículo 1: Gestión Del Recaudo De Cartera Pública. Conforme a los principios que
regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución
Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a
favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente
y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

- Artículo 2: Obligaciones De Las Entidades Públicas Que Tengan Cartera A Su

Favor. Cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su
cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de
servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales
públicos del nivel nacional o territorial deberán:

1. Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima

autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del
Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá
incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago. (…)

- Artículo 5. Facultad De Cobro Coactivo Y Procedimiento Para Las Entidades

Públicas. Las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el
ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del
Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales
públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades
con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva
para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos,
deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario. <Inciso adicionado
por el artículo 370 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades
públicas de que trata el inciso anterior, podrán vender la cartera coactiva que tengan a su cargo
a la entidad estatal colectora de activos públicos Central de Inversiones CISA S. A., quien
tendrá para el efecto la facultad de cobro coactivo de los créditos transferidos, conforme al
procedimiento establecido en el Estatuto Tributario. Los procesos de cobro coactivo ya
iniciados que se transfieran a CISA, continuarán su trámite sin solución de continuidad.

Parágrafo 1o. Se excluyen del campo de aplicación de la presente ley las deudas
generadas en contratos de mutuo o aquellas derivadas de obligaciones civiles o
comerciales en las que las entidades indicadas en este artículo desarrollan una

9
 actividad de cobranza similar o igual a los particulares, en desarrollo del régimen
privado que se aplica al giro principal de sus negocios, cuando dicho régimen esté
consagrado en la ley o en los estatutos sociales de la sociedad.

• Decreto 4473 de 2006, “por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006.”

- Reglamenta la Ley 1066 de 2006, por la cual se dictan normas para la normalización
de la cartera pública. Señala el plazo para la expedición del reglamento interno y el
contenido mínimo del mismo, dicta disposiciones sobre las facilidades para el pago de
las obligaciones a favor de las entidades públicas, garantías a favor de la entidad,
procedimiento aplicable para ejercer el cobro coactivo y. determinación de la tasa de
interés por las obligaciones diferentes a impuestos, tasas y contribuciones fiscales y
parafiscales.

• Estatuto Tributario Nacional- Decreto 624 de 1989 y sus modificaciones.

- Todas las entidades públicas tienen a su cargo la facultad del cobro coactivo, para
esto, la Ley 1066 de 2006 en el artículo 5, determinó que, deben aplicar para el cobro
de sus obligaciones, el procedimiento descrito en las normas del Estatuto Tributario
Nacional, además, los vacíos de interpretación que se presenten, se resuelven con
las normas del Código Contencioso Administrativo y Código General del Proceso.

• Ley 6º de 1992, “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan

facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de
pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones”.

- Por su parte, la Ley 6ta de 1992, en su artículo 112 facultó a las entidades del orden
nacional y a otras, para el cobro por jurisdicción coactiva de los créditos exigibles a su
favor.

En atención a todas las disposiciones legales y reglamentarias enunciadas, que regulan el

recaudo de cartera de las Entidades Públicas, el régimen de recaudo de cartera de la
Universidad del Atlántico será el previsto en el presente manual, teniendo en cuenta lo
dispuesto en el numeral 1 del artículo segundo de la Ley 1066 de 2006, el cual facultó a las
entidades públicas que tengan cartera a su favor, la obligación de establecer el reglamento
interno del recaudo de cartera.

No obstante, la autonomía de la Institución de Educación Superior para la suscripción del

presente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA GENERACIÒN DE FACTURAS Y
GESTIÒN DE CARTERA DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLÀNTICO, encuentra sustento en
el Acuerdo Superior No. 000001 del 23 de julio de 2021, “Por medio del cual se reforma
el Estatuto General de la Universidad del Atlántico”, especialmente en el contenido de los
literales A, I, N y R del Artículo 33, denominado “FUNCIONES DEL RECTOR”, los cuales
a la letra rezan de la siguiente manera:

10
 “A. Cumplir y hacer cumplir las normas constitucionales, legales, reglamentarias y
estatutarias. (…)
I. Suscribir contratos y convenios, expedir los actos que sean necesarios para el
cumplimiento de los fines, funciones y el Plan de Desarrollo de la Universidad,
atendiendo las disposiciones legales.
N. Expedir los manuales de procedimientos administrativos.
R. Velar por la protección y administración eficiente de todo lo relacionado con la
conservación del patrimonio y rentas de la Universidad. “

7. RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES, ASESORES, AUXILIARES Y

CONSULTORES DE LA UNIVERSIDAD.

Los servidores y particulares que en virtud de ejecuciones contractuales de la Universidad

que intervengan en los procesos de recaudo y normalización de cartera previstos en el
presente manual responderán por acción o por omisión, por los conceptos, estudios y
demás actuaciones profesionales o de apoyo que hayan sido encomendadas por el contrato
en estricto cumplimiento de la Constitución Política, de la ley y del presente Manual.

8. DESCRIPCION Y PARTICULARIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA

GESTIÒN DE CARTERA POR VENTA DE BIENES Y/O SERVICIOS.

La universidad del Atlántico, dentro de su actividad misional y administrativa, ejecuta

operaciones con terceros; entidades públicas, privadas, personas jurídicas y naturales,
como consecuencia de dichas operaciones se generan contratos, convenios y en general
actos administrativos, de los cuales la Universidad adquiere derechos de cobro por la venta
de bienes o prestación de servicios.

Este derecho de cobro, constituye una cuenta por cobrar, que la universidad debe recaudar
a través de las herramientas legales aplicables vigentes. En la actualidad el artículo 615 del
estatuto tributario nacional, el decreto 358 del 05 de marzo de 2020, expedido por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la resolución No. 000042 del 05 de mayo de
2020, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN - establece,
entre otras cosas, quienes se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta
como mecanismo para exigir el cobro de una prestación de un servicio o la venta de bienes:

11
 1. FACTURACION Y GESTION INICIAL DE COBRO

ÍTEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Se recibe solicitud de elaboración de
factura firmado por el jefe de la
dependencia solicitante, mínimo debe
Generación de contener, documento de identificación Funcionario de Factura Electrónica
1.1 factura del cliente o usuario, nombre o razón Tesorería de venta
electrónica de social del cliente, valor de la factura, (facturación y
venta concepto del cobro, cuenta bancaria a Cartera)
recibir los recursos. (anexar contrato
o convenio y RUT del cliente o
usuario), se revisa dicha solicitud con
sus respectivos anexos

Se genera factura electrónica de

venta con base en la solicitud recibida
de manera física o por medio de
correo electrónico institucional.

Se notifica la factura electrónica de

venta, a la DIAN y al cliente y/o
usuario, por medio del sistema de
Impresión y/o facturación de la Universidad del Funcionario de Factura Electrónica
1.2 envío de factura Atlántico, además se envía por correo Tesorería de venta
electrónica de electrónico o físicamente al cliente y (Facturación y
venta al solicitante de la misma (de acuerdo Cartera)
a solicitud).

Notificación de Cuando la factura fue radicada Correo electrónico

radicación de directamente al cliente, por parte del u oficio informando
1.3 factura solicitante, este debe notificar por Jefe de la UAA sobre el recibido de
electrónica de medio de correo electrónico u oficio la factura por parte
venta físico, al sub área de tesorería sobre del cliente o
el recibido de la misma. usuario.

Se valida que todas las facturas

Validación de generadas en sistema se encuentren Funcionario de
1.4 facturas en recibidas por el cliente o usuario, se Tesorería Archivo físico o
sistema archiva física o digitalmente las (Facturación y digital
facturas con los recibidos. Cartera)
Se recibe solicitud de generación de
nota crédito a la factura, firmada por
el jefe de la dependencia solicitante,
Generación de mínimo debe contener, consecutivo Funcionario de Nota crédito a
notas crédito a de la factura electrónica a generarle tesorería factura de venta
1.5 las facturas de nota crédito, valor de la nota crédito, (Facturación y electrónica
venta documento de identificación del Cartera)
cliente o usuario, nombre o razón
social del cliente, valor de la factura,
concepto del cobro, cuenta bancaria a
recibir los recursos.

12
 Se genera nota crédito a la factura
electrónica de venta con base en la
solicitud recibida de manera física o
por medio de correo electrónico
institucional.

Envío de Envío de factura electrónica de venta, Funcionario de

1.6 facturas al área de contabilidad, ordenado por Tesorería N/A
electrónicas de consecutivo. (Facturación y
venta al área de Cartera)
contabilidad
Realiza la revisión y verificación del
1.7 Revisión registro contable de las facturas Funcionario de N/A
registro contable electrónicas generadas. contabilidad

Notificación de Se envía relación de las facturas Funcionario de Archivo con la

1.8 las facturas al electrónicas de venta, al funcionario Tesorería relación de facturas
funcionario de encargado del registro de los (Facturación y generadas en el
ingresos ingresos. Cartera) mes

Periódicamente realiza en el SIF y en

el archivo recibido de las facturas
generadas, el cruce de los reportes
de ingresos en las entidades
Validación del bancarias con las cuentas por cobrar. Funcionario de Archivo con la
1.9 pago de Tesorería relación de facturas
facturas De acuerdo a lo estipulado en el encargado del pagadas
artículo No. 774 del código de registro de ingresos
comercio colombiano, se entenderá
como fecha de vencimiento el
contenido en la factura; no obstante,
en ausencia de mención expresa en
la factura de la fecha de vencimiento,
se entenderá que debe ser pagada
dentro de los treinta (30) días
calendarios siguientes a la emisión.

1.10 Registro de Registra en el SIF, los ingresos por Funcionario de

pagos de concepto de pagos de facturas Tesorería Comprobante de
facturas encargado del ingresos
registro de ingresos

Se recibe del funcionario de tesorería,

archivo que contiene las facturas que Funcionario de
1.11 Recibido de fueron canceladas. Tesorería N/A
facturas (Facturación y
pagadas Se recibe del área solicitante o del Cartera)
cliente yo usuario, los soportes de los
pagos de las facturas.

13
 Independiente de la fecha de
vencimiento de la factura, en caso de
que el cliente haya realizado el pago
Validación con cheque y este haya sido devuelto, Funcionario de N/A
1.12 pagos con la Sub área de Tesorería comunicará Tesorería
cheques al cliente, a fin de que este corrija la encargado del
inconsistencia y efectúe el pago. En registro de ingresos
caso de que no se logre localizar al
cliente, se le informará a la UAA
respectiva para que efectúe el trámite
pertinente.

Realiza la revisión y verificación del

Revisión registro contable del ingreso recibido Funcionario de N/A
1.13 registros por pago de las facturas electrónicas Contabilidad
contables generadas.

En caso de existir observaciones, Funcionario de

informa a la sub área de tesorería Contabilidad y de
1.14 Corrección para que se corrijan en el SIF los Tesorería
registros registros contables que no encargado del N/A
contables correspondan. registro de ingresos

Diariamente se valida en el SIF y en Funcionario de

1.15 Verificación de el reporte de facturas generadas, Tesorería
vencimiento de para determinar aquellas que se (Facturación y N/A
facturas encuentran próximas a vencerse y Cartera)
aquellas que se encuentran vencidas.

1.16 Se recuerda telefónicamente y por Funcionario

medio de correo electrónico al cliente encargado de la N/A
Gestión de la fecha límite de pago de la factura UAA y funcionario
cobro facturas electrónica, recordando la de Tesorería
próximas a importancia del pago oportuno de sus (Facturación y
vencer obligaciones. Cartera).

2. GENERACION DE REPORTES

Cada 30 días se genera reporte de

cartera y se envía a la UAA
2.1 Reporte de respectiva. Funcionario de
cartera y Tesorería
comunicación a • Facturas que tengan vencimiento (Facturación y Reporte de Cartera
la UAA del mayor a 30 días, hasta 180 días. Cartera)
estado de la • Facturas que tengan vencimiento
cartera mayor a 180 días.

Envía carta a cada UAA solicitando

información sobre la gestión de cobro
realizada hasta el momento y el envío
de copias de consignaciones si las
facturas están canceladas.

14
 Recibe la información sobre la gestión
de cobro de facturas vencidas
proveniente de las UAA.

Si recibe copias de consignaciones

por pago de facturas, informa a la
Sección de Tesorería para su registro
y anexa documentos.

2.2 Reporte de El funcionario de Tesorería (Cartera) Funcionario de Reporte de Boletín

Boletín de deberá remitir al área de Tesorería (Cartera) de Deudores
Deudores Contabilidad, la información de las - Morosos del Estado
Morosos del facturas con más de seis (6) meses Funcionario de - BDME
Estado - BDME de mora y cuya cuantía supere los Contabilidad
cinco (5) salarios mínimos mensuales
legales vigentes (SMMLV).
A su vez el funcionario de
Contabilidad, con base en la
información recibida, deberá enviar a
la Contaduría General de la Nación, el
Boletín de Deudores Morosos del
Estado – BDME – a través del sistema
CHIP, en los primeros 10 días de los
meses de junio y diciembre, con corte
a 31 de mayo y 30 de noviembre
respectivamente.
Lo anterior en virtud del parágrafo 3°
del artículo 2° de la Ley 901 de 2004,
y del numeral 5° del artículo 2° de la
Ley 1066 de 2006.

3. COBRO PERSUASIVO

Cuando se trate de facturas vencidas,

que se encuentre entre los 30 y 180 Funcionario
días, se procede a realizar el cobro responsable de la
persuasivo por medio de unidad Académico
comunicación escrita, la cual se debe Administrativa
enviar por correo electrónico y generadora de la
mensajería certificada, teniendo en obligación que se Comunicación de
3.1 Cobro cuenta que debe guardar evidencia pretende recaudar. cobro
persuasivo de ello.
Seguimiento y
De ser necesario, acto seguido, monitoreo
remitirá al funcionario ejecutor del constante de esta
cobro jurídico las constancias y actividad por parte
copias de las comunicaciones de la Oficina de
remitidas al deudor cuando procede Gestión Financiera-
el cobro enunciado, junto con toda la responsable de
información necesaria para la cartera.
prosperidad de la acción de cobro.

15
 La celebración de acuerdos de pago Los acuerdos
es un mecanismo para procurar el deben ser
pago de la obligación a través del aprobados por la
compromiso que se suscribe por Unidad Académico-
parte del deudor o un tercero a su Administrativa
nombre a favor de la Universidad, generadora de la
previo el cumplimiento de los obligación que se
siguientes requisitos: solicitud escrita pretende recaudar. Documento que
3.2 Acuerdo De del deudor en la que manifieste no corresponde al
Pago En La haber incumplido un acuerdo de pago Para tal efecto acuerdo de pago,
Etapa De Cobro con una entidad pública, la deberá recibir el debe contener
Persuasivo aceptación de garantías o la denuncia apoyo de la Oficina adjunto la solicitud
de bienes para su posterior embargo. de Gestión y demás anexos.
Financiera-
responsable de
cartera y de la
Oficina Asesora
Jurídica.

Criterios Para Los criterios a tener en cuenta para el La Unidad Check list
3.3 La Suscripción otorgamiento de acuerdos de pago Académico
De Acuerdos De atenderán el tipo de deuda y/o Administrativa
Pago deudor, el monto, la antigüedad, competente.
capacidad de endeudamiento.

Dichos criterios serán evaluados por

el Responsable de la Unidad
Académico Administrativa
competente para la autorización y Seguimiento y
suscripción del acuerdo de pago y monitoreo
consideraran aspectos como: constante de esta
actividad por parte
• Plazos máximos, de conformidad a de la Oficina de
lo señalado en el siguiente ítem. Gestión Financiera-
• Garantías exigibles. Las previstas responsable de
en el Código de Comercio, Código cartera
Civil siempre con la condición de que
cubran el valor total de la deuda.
• Remisión de forma inmediata a
cobro jurídico de la totalidad de la
obligación más los intereses que se
generan a la fecha de incumplimiento.
• Los acuerdos de pago deberán
incluir la cláusula aceleratoria que
operará en los casos de
incumplimiento.

El incumplimiento del Acuerdo de

Pago será verificado por el
responsable de la Unidad Académico-
Administrativa generadora de la

16
 obligación. El incumplimiento por
parte de la entidad o persona deudora
dará lugar inmediatamente a las
acciones judiciales respectivas. Para
tal efecto le corresponderá al
responsable de la Unidad Académico-
Administrativa generadora de la
obligación dar traslado dentro de los
cinco días siguientes a la verificación
del incumplimiento a la Oficina de
Gestión Financiera- responsable de
cartera.

Para la autorización y realización de

Acuerdos de Pago, el responsable de
la Unidad Académico Administrativa
generadora de la obligación y la
3.4 Plazo Máximos Oficina de Gestión Financiera tendrán Unidad Académico Check list
Y Garantías en cuenta los siguientes criterios: Administrativa
Exigibles Para competente
La Celebración A- Cuando el valor de la acreencia
De Un Acuerdo no supere los cinco SMLMV el Oficina de Gestión
De Pago plazo no podrá exceder de seis Financiera-
meses y la garantía exigible será responsable de
la de carácter personal. cartera
B- Cuando el valor de la acreencia
supere los cinco SMLMV, sin
exceder de 40 SMLMV, el plazo
no podrá exceder de doce meses
y la garantía exigible será la de
carácter personal para las
acreencias que no superen los 25
SMLMV, para las demás será de
carácter real.
C- Cuando la acreencia supere los
40 SMLMV, sin exceder de 150
SMLMV, el plazo podrá ser hasta
de dos años y la garantía exigible
será la de carácter real.
D- Cuando la acreencia supere los
150 SMLMV, sin exceder de 400
SMLMV, el plazo podrá ser hasta
de tres años y la garantía exigible
será la de carácter real.
E- Cuando la acreencia supere los
400 SMLMV, el plazo máximo
podrá ser hasta de cinco años y
la garantía exigible será la de
carácter real.
F- Podrán concederse plazos sin
garantías, a juicio de la Unidad
Académico Administrativa
generadora de la deuda cuando

17
 el término no sea superior a un
año, según la calidad del deudor
y la denuncia que éste haga de
bienes de su propiedad para su
posterior embargo y secuestro.

Los costos que represente el

otorgamiento de la garantía para la
suscripción de un acuerdo de pago,
deben ser cubiertos por el deudor o el
tercero que suscriba el acuerdo a su
nombre.
3.5
Registro de Registra en el SIF el pago recibido Funcionario de Comprobante de
cartera correspondiente a la cartera tesorería ingresos
recuperada recuperada e informa al área de encargado del
contabilidad. registro de ingresos

3.6 Revisión Realiza la revisión y verificación del Funcionario de N/A

registros registro contable del ingreso recibido contabilidad
contables por concepto de cartera recuperada.

3.7 En caso de existir observaciones, Funcionario de

Corrección informa a la sub área de tesorería Contabilidad y de
registros para que se corrijan en el SIF los Tesorería N/A
contables registros contables que no encargado del
correspondan. registro de ingresos

Se remite archivo de las facturas con Jefe del Archivo con la

Remisión 180 o más días de vencidas, a la Departamento de relación de facturas
facturas con 180 oficina asesora jurídica, anexando Gestión Financiera con 180 días o
3.8 días o más de como mínimo, las facturas en original, y jefe de la UAA. más, de
vencidas a la información por escrito de la (con visto bueno vencimiento
oficina asesora gestión de cobro realizada y la del jefe de
jurídica solicitud de la generación de factura. contabilidad)

De ser necesario, acto seguido,

remitirá al funcionario ejecutor del
cobro jurídico las constancias y
copias de las comunicaciones
remitidas al deudor cuando procede
el cobro enunciado, junto con toda la
información necesaria para la
prosperidad de la acción de cobro.

18
 4. COBRO JURIDICO

4.1 Cobro jurídico El trámite de cobro jurídico se Será Demanda ejecutiva

de las facturas adelantará para el recaudo de responsabilidad de con sus respectivos
obligaciones civiles o comerciales la UAA generadora soportes; acta de
mediante una actividad de cobranza de la obligación reparto antes
que adelantará la Oficina Asesora remitir a la Oficina jurisdicción
Jurídica de la Universidad ante la Asesora Jurídica la ordinaria y/o
Jurisdicción Ordinaria y/o documentación Contenciosa
Contenciosa Administrativa necesaria. Administrativa
atendiendo la naturaleza de la atendiendo la
obligación, siempre y cuando conste Oficina Asesora naturaleza de la
en documentos que provengan del Jurídica. obligación.
deudor y que contengan una
obligación clara, expresa y Seguimiento y
actualmente exigible, según lo monitoreo
establecido en el artículo 422 del constante de esta
código general del proceso- CGP. actividad por parte
de la Oficina de
Gestión Financiera-
responsable de
cartera

En caso que el pago de la factura se

4.2 Informe a haya hecho efectivo, informa a Asesor Jurídico Oficio de pago
Cartera de cartera, anexando los soportes del efectivo
cobro efectivo pago.

4.3 Consolidación Se consolida y remite al funcionario Funcionario de Oficio

cartera responsable del registro de los Tesorería consolidación
recuperada ingresos, la información de la cartera
recuperada, anexando la totalidad de (Facturación y cartera recuperada
los soportes. Cartera)

4.4 Registro de Registra en el SIF el pago recibido Funcionario de Comprobante de

cartera correspondiente a la cartera tesorería ingresos
recuperada recuperada e informa al área de encargado del
contabilidad. registro de ingresos

Revisión Realiza la revisión y verificación del Funcionario de N/A

4.5 registros registro contable del ingreso recibido contabilidad
contables por concepto de cartera recuperada.

4.6 En caso de existir observaciones, Funcionario de

informa a la sub área de tesorería Contabilidad y de
Corrección para que se corrijan en el SIF los Tesorería
registros registros contables que no encargado del N/A
contables correspondan. registro de ingresos

19
 Cuando el cobro no fue efectivo, se
realiza la evaluación jurídica
4.7 Evaluación aclarando los criterios tenidos en Asesor Jurídico Evaluación jurídica
oficina asesora cuenta para concluir que no es
jurídica posible obtener el pago de la deuda,
dicha evaluación debe ser remitida a
Tesorería (funcionario encargado del
manejo de la cartera).

En los casos en que la cartera sea

4.8 Informe cuentas incobrable, se deberá tener en cuenta Funcionario de Ficha de
de difícil cobro lo establecido en las políticas Tesorería Depuración
contables de la Institución de (Facturación y
Educación Superior, respecto al Cartera) con
deterioro de cartera, específicamente acompañamiento
en cuanto a los siguientes aspectos: del funcionario de
contabilidad
• Se analizará la cartera por cliente
que esté vencida a más de 360
días ya que la entidad considera
que este plazo es el más riesgoso
para que tenga algún tipo de
pérdida.
• Se le aplicaran los abonos
correspondientes para tener la
cartera neta por cliente.
• Se determinará el porcentaje de
recuperación de la cartera que se
está analizando dependiendo de
la experiencia que tenga la
entidad con respecta a cada
cliente.
• Establecer la fecha posible de
recuperación de la cartera según
la experiencia que se tenga en
negociaciones pasadas.
• Traer al valor presente la cartera
recuperable con una tasa de
interés de mercado para las
cuentas por cobrar y la tasa TES
dependiendo el plazo para los
impuestos por cobrar y con
respecto a la fecha posible de
recuperación.
• La diferencia entre el valor
presente y el valor recuperable se
deberá registrar directamente en
los resultados de la entidad como
un deterioro de valor de la
cartera.

20
 Agotados los pasos anteriormente
relacionados, se procede a elaborar
la correspondiente Ficha de
Depuración y se remite al Comité
Técnico de Sostenibilidad del Sistema
Contable, anexando las facturas y
toda la información correspondiente a
la gestión de cobro realizada hasta el
momento, así como la Evaluación
jurídica hecha por el Asesor Jurídico.

4.9
Baja En La Universidad del Atlántico dejará Funcionario de Saldos de la cuenta
Cuentas de reconocer una cuenta por cobrar Contabilidad de cartera de los
cuando expiren los derechos, se estados
renuncie a ellos o cuando financieros.
se transfieran los riesgos y las
ventajas inherentes a la misma.
Para el efecto, se disminuirá el valor
en libros de la cuenta por cobrar y la
diferencia con el valor recibido se
reconocerá como ingreso o gasto
del periodo. La entidad reconocerá
separadamente, como activos o
pasivos, cualesquiera derechos u
obligaciones creados o retenidos en
la transferencia.

En caso de que se retengan

sustancialmente los riesgos y las
ventajas inherentes a la propiedad
de la cuenta por cobrar, esta no se
dará de baja y se reconocerá un
pasivo por el valor recibido en
la operación, el cual se tratará como
una cuenta por pagar en la categoría
de costo amortizado.

Si la Universidad del Atlántico no

transfiere ni retiene de forma
sustancial los riesgos y ventajas
inherentes a la propiedad de la
cuenta por cobrar, determinará si ha
retenido el control sobre la cuenta
por cobrar. Si la Universidad del
Atlántico no ha retenido el control,
dará de baja la cuenta por cobrar y
reconocerá por separado, como
activos o pasivos, cualesquiera
derechos u obligaciones creados o
retenidos por efecto de la

21
 transferencia. Si ha retenido el
control, continuará reconociendo la
cuenta por cobrar en la medida de
su implicación continuada y
reconocerá un pasivo asociado.

Estudia y evalúa la información

presentada por Cartera y recomienda
al Rector la depuración de partidas
contables por descargue en los
estados financieros, cuando exista Comité Técnico de N/A
4.10 Evaluación del prueba sumaria y el monto no supere Sostenibilidad
informe los cinco (5) SMLMV y reporta las Contable
presentado por partidas a depurar que deben
Tesorería presentarse a consideración del CS
(Cartera) para su aprobación, por tratarse de
cuantías superiores a los cinco (5)
SMLMV.

Aprobación Emite acto administrativo aprobando

4.11 Ficha de la ficha de depuración. Rector N/A
depuración

Recibe acto administrativo y efectúa

4.12 Descargue de el descargue de saldos de cuentas Funcionario de N/A
saldos por cobrar en el SIF. Remite soportes Contabilidad
de la depuración al sub área de
Tesorería (funcionario de cartera).

Realiza el descargue del archivo de

Descargue en el cartera o cuentas por cobrar, aquellas Funcionario de Archivo depurado
4.13 archivo de facturas que fueron presentadas ante Tesorería de cartera o
cartera o el comité de sostenibilidad contable y (Facturación y cuentas por cobrar.
cuentas por fueron aprobadas la depuración de Cartera)
cobrar los saldos de las cuentas por cobrar.

22
 9. DESCRIPCION Y PARTICULARIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA
GESTIÒN DE CARTERA POR CUOTAS PARTES PENSIONALES,
MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÒN DEL COBRO POR JURISDICCIÓN
COACTIVA.

ÍTEM ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

Será deber del Jefe de la Oficina de
Gestión de Talento Humano, el
adelantar el cobro persuasivo por
1 Cobro medio de comunicación escrita, la Jefe de la Oficina Comunicación de
persuasivo para cual se debe enviar por correo de Gestión de cobro
el recaudo de electrónico y mensajería certificada, Talento Humano.
cuotas partes teniendo en cuenta que debe guardar
pensionales evidencia de ello.
Seguimiento y
El Jefe de la Oficina de Gestión de monitoreo
Talento Humano responsable de constante de esta
adelantar el cobro persuasivo dejará actividad por parte
constancia por escrito de lo actuado y de la Oficina de
remitirá al funcionario ejecutor del Gestión Financiera-
cobro coactivo administrativo, las responsable de
constancias y copias de las cartera.
comunicaciones remitidas al deudor
cuando procede el cobro enunciado.

La celebración de acuerdos de pago

2 Acuerdo de es un mecanismo para procurar el Los acuerdos Documento que
pago en la pago de la obligación a través del deben ser corresponde al
etapa de cobro compromiso que se suscribe por proyectados por la acuerdo de pago,
persuasivo parte del deudor o un tercero a su Oficina de Gestión debe contener
nombre, a favor de la Universidad, de Talento adjunto la solicitud
aprobado por el Vicerrector Humano. y demás anexos.
Administrativo y elaborado por el Jefe
de la Oficina de Gestión de Talento Deberán ser
Humano previo el cumplimiento de los aprobados por el
siguientes requisitos: Vicerrector
Administrativo y
-Solicitud escrita del deudor en la que Financiero
manifieste no haber incumplido un
acuerdo de pago con una entidad Para tal efecto
pública. podrán recibir el
-La aceptación de garantías o la apoyo de la Oficina
denuncia de bienes para su posterior de Gestión
embargo y las demás que fije el Financiera-
Estatuto tributario. responsable de
cartera y de la
Oficina Asesora
Jurídica.
Criterios Para Los criterios a tener en cuenta para la
3 La Suscripción suscripción de un acuerdo de pago, La Oficina de Check list
De Acuerdos De atenderán el tipo de deuda y/o Gestión de Talento
Pago Humano.

23
 deudor, el monto, la antigüedad,
capacidad de endeudamiento.
Vicerrector
Dichos criterios serán evaluados por Administrativo.
el Vicerrector Administrativo
competente para la autorización y Para tal efecto
suscripción del acuerdo de pago y podrán recibir el
consideraran aspectos como: apoyo de la Oficina
de Gestión
• Plazos máximos. En ningún caso Financiera-
podrá ser superior al plazo máximo responsable de
señalado en el Estatuto Tributario. cartera y de la
• Garantías exigibles. Las previstas Oficina Asesora
en el Código de Comercio, Código Jurídica.
Civil y el Estatuto Tributario, siempre
con la condición de que cubran el
valor total de la deuda.
• Remisión de forma inmediata a
cobro coactivo de la totalidad de la
obligación más los intereses que se
generan a la fecha de incumplimiento.
• Los acuerdos de pago deberán
incluir la cláusula aceleratoria que
operará en los casos de
incumplimiento.

El incumplimiento del Acuerdo de

Pago será verificado por el Jefe de la
Oficina de Gestión de Talento
Humano. Para tal efecto le
corresponderá al Jefe de la Oficina de
Gestión de Talento Humano dar
traslado dentro de los cinco días
siguientes a la verificación del
incumplimiento al funcionario ejecutor
del cobro coactivo administrativo.

Para la autorización y realización de

Acuerdos de Pago, la Vicerrectoría
4 Plazo Máximos Administrativa junto a la Oficina de La Oficina de Check list
Y Garantías Gestión de Talento Humano y el Gestión de Talento
Exigibles Para apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, Humano.
La Celebración tendrán en cuenta los siguientes
De Un Acuerdo criterios:
De Pago Vicerrector
-Los acuerdos de pago podrán Administrativo y
suscribirse hasta por cinco años, Financiero.
siempre que el deudor o un tercero a
su nombre.

-Constituya fideicomiso de garantía,

ofrezca bienes para su embargo y
secuestro, garantías personales,

24
 reales, bancarias o de compañías de
seguros o cualquier otra garantía que Para tal efecto
respalde suficientemente la deuda a podrán recibir el
satisfacción de la Universidad. apoyo de la Oficina
de Gestión
Igualmente podrán concederse Financiera-
plazos sin garantía, cuando el término responsable de
no sea superior a un año y el deudor cartera y de la
denuncie bienes para su posterior Oficina Asesora
embargo y secuestro. Jurídica.

Los costos que represente el

otorgamiento de la garantía para la
suscripción de un acuerdo de pago,
deben ser cubiertos por el deudor o el
tercero que suscriba el acuerdo a su
nombre.

El adelantamiento de la etapa de
5 Cobro coactivo cobro coactivo está bajo la Vicerrector Acto administrativo
administrativo responsabilidad funcional del administrativo y por medio del cual
VICERECTOR ADMINISTRATIVO de Financiero se inicia la etapa
la Universidad, quien será el del cobro coactivo,
funcionario ejecutor por delegación Oficina asesora se decretan
expresa del Rector y representante jurídica- asesor medidas cautelares
legal de la Universidad. jurídico y se dejan
establecidas otras
La Oficina Asesora Jurídica será la Oficina de Gestión actuaciones.
encargada de sustanciar los actos de Talento Humano
administrativos y dar impulso al
proceso de cobro coactivo Para tal efecto
administrativo previsto en el presente podrán recibir el
manual. apoyo de la Oficina
de Gestión
Será responsabilidad del Jefe de la Financiera-
División de Recurso Humanos remitir responsable de
a la Vicerrectoría Administrativa la cartera
documentación necesaria, dentro de
los cinco días siguientes al
vencimiento del plazo otorgado al
deudor para el pago directo de la
obligación, dentro de la etapa de
cobro persuasivo.

La universidad aplicará en su
integridad para ejercer el cobro
coactivo administrativo el
procedimiento establecido por el
Estatuto Tributario Nacional o el de
las normas que este estatuto remita.

25
6 Acuerdo De En cualquier etapa del proceso de Vicerrector Documento que
Pago Dentro Del cobro coactivo administrativo puede administrativo y corresponde al
Procedimiento celebrarse Acuerdo de Pago con el financiero acuerdo de pago,
De Cobro deudor en cuyo caso se suspenderá debe contener
Coactivo el procedimiento y se podrán levantar Oficina asesora adjunto la solicitud
las medidas preventivas que jurídica- asesor y demás anexos
hubiesen sido decretadas. jurídico

Sin perjuicio de la exigibilidad de las Oficina de Gestión

garantías requeridas, cuando se de Talento Humano
declare el incumplimiento del acuerdo
de pago, deberá reanudarse el Para tal efecto
proceso si aquellas no son suficientes podrán recibir el
para cubrir el total de la deuda apoyo de la Oficina
de Gestión
Financiera-
responsable de
cartera.

A solicitud del deudor y a voluntad de Vicerrector Solicitud del deudor

7 Solicitud y la Universidad, como facultad administrativo y y anexos.
Trámite potestativa de ésta se podrán financiero
efectuar acuerdos de pagos respecto Evaluación
de las obligaciones sometidas a cobro Oficina asesora mediante check list
coactivo. La solicitud de acuerdo de jurídica- asesor para el
pago deberá presentarse por escrito y jurídico cumplimiento
deberá contener por lo menos los mínimo de
siguientes datos: concepto, plazo requisitos.
solicitado, calidad con la que actúa el
peticionario. De ser aprobada,
concepto expedido
En caso de aprobarse la solicitud de por la Oficina
acuerdo de pago, se deberán seguir Asesora Jurídica y
el procedimiento y las pautas el acto
consignadas en los item 3 y 4 del administrativo con
numeral 11 del presente manual. la constancia de
La solicitud de acuerdo de pago será notificación.
estudiada por la VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA y aprobada De no ser
mediante resolución motivada, previo aprobada, oficio
concepto de la Oficina Asesora mediante el cual se
Jurídica. comunica la
negación de la
De no aprobarse la solicitud de solicitud.
acuerdo de pago deberá comunicarse
por escrito.

Podrá declararse incumplido el

Incumplimiento acuerdo de pago y dejar sin vigencia Vicerrectoría Acto administrativo
8 del acuerdo de el plazo concedido, cuando el deudor Administrativa y y soporte de
pago incumpla el pago de una o más cuotas Financiera notificación.

26
 de amortización o por la mora en el
pago de las cuotas convenidas en el
acuerdo de pago.

El incumplimiento deberá declararse

mediante resolución motivada de la
Vicerrectoría Administrativa y
Financiera, la cual deja sin vigencias
el plazo concedido y en el evento de
haberse otorgado garantías, se
ordenará hacerlas efectivas hasta la
concurrencia del saldo insoluto.
(ARTÍCULO 814 – 3.E.T.). La
resolución que declara incumplido el
acuerdo de pago y sin vigencia el
plazo concedido, se notificará tal y
como lo establece el artículo 565 del
Estatuto Tributario y contra ella
procede el recurso de Reposición
ante el mismo funcionario que la
profirió, dentro de los cinco días
siguientes a su notificación, quien
deberá resolverlo dentro del mes
siguiente a su interposición.

10. VIGENCIAS Y NORMAS DE TRANSICIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la

UNIVERSIDAD DEL ATLÀNTICO, rige a partir de su expedición y deberá aplicarse por
parte de todas la Unidades Académico –Administrativas y demás dependencias que se
vean involucradas.

Las obligaciones que a la entrada en vigencia del presente manual que se encuentren en
mora inferior a 180 días, les será aplicable el procedimiento previsto en este manual para
el cobro persuasivo y posterior cobro jurídico o coactivo en caso de no prosperar aquel.

Las obligaciones que tengan mora superior a 180 días a la entrada en vigencia de este
manual deberán ser remitidas a la Oficina de Gestión Financiera junto con un informe de
las gestiones adelantadas para su cobro, en un lapso no superior a dos meses por esta
única vez.

Finalmente, una vez adoptado mediante acto administrativo el presente Manual de

Procedimientos para Generación de Facturas y Gestión De Cartera de la Universidad del
Atlántico, deberá indicarse que éste regirá a partir de su expedición y deroga los
reglamentos o manuales expedidos con anterioridad, de tal suerte que debe entenderse
que el presente contiene actualizaciones en materia legal, modificaciones procedimentales
e innovaciones en virtud del principio de modernización de la gestión pública.

27