CAPACITACION:

ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES
VISION Y MARKETING SAS
LISTOS SAS
TERCERIZAR SAS
 PRESENTACION DEL PROCESO DE
ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES

Revisión y
Revisión y Contabilización de Realización de
Contabilización de Legalizaciones de Orden de Venta SFL
Solicitud de Anticipos Anticipos y Fondos (Pre factura)
Fijos

Auxiliar anticipos y Auxiliar anticipos y

Aprendiz
legalizaciones legalizaciones
OBJETIVO ESPECIFICO
DEL GIRO DE ANTICIPO

Contabilizar oportunamente la solicitud de anticipos

empleados en misión y planta, para cubrir a cabalidad
las actividades y eventos a realizar por solicitud del
cliente.

ALCANCE DEL
PROCESO DE GIRO DE
ANTICIPO
El proceso comienza desde la recepción de la solicitud
del anticipo, la cual se realiza por medio del aplicativo
BIPLUS para los colaboradores en misión, registro
contable del anticipo, hasta la entrega al proceso de
tesorería, donde se efectúa el pago electrónico.
PROCEDIMIENTO DE GIRO DE
ANTICIPOS

Todas las solicitudes de anticipos deben realizarse en el aplicativo BIPLUS y ser

aprobado por el coordinador, jefe inmediato o ejecutivo de cuenta.

Una vez aprobada la solicitud, Anticipos y legalizaciones procede con el giro en un tiempo
máximo de 24 horas, siempre y cuando la solicitud cumpla con los procedimientos (Firmas
de aprobación y fechas) y la persona solicitante no presente anticipos por legalizar.

Al contemplar la fecha de vencimiento de la solicitud, se debe tener en cuenta cuando

realizaran la legalización, debido que al no cumplirla, el anticipo quedara en cartera y será
descontado de su salario.

La fecha de legalización de los Fondos Fijos siempre será a final del mes del año en
curso, debido que este funciona con reintegros cada vez que la persona legalice y al
finalizar el año debe quedar cerrado el fondo fijo o cuando la persona tenga finalización de
contrato.

Bajo ninguna circunstancia los colaboradores pueden realizar solicitud de anticipo para
que estos sean ejecutados y administrados por otras personas diferentes a ella.
¿POR QUÉ NO SE PROCEDE CON EL
DESEMBOLSO DE UN ANTICIPO?

Por que el solicitante (Beneficiario del anticipo) presente anticipos

pendientes por legalizar.

Por que la solicitud de anticipo no se encuentre aprobada en el aplicativo

BIPLUS, por el coordinador, jefe inmediato y/o ejecutivo de cuenta.

La firma de la solicitud no coincida con el beneficiario del anticipo.

Si el anticipo es mayor a $1.500.000, la solicitud debe estar acompañada

por la aprobación de Sub-Gerencia V&M y Listos.

El tiempo máximo para la aprobación de un anticipo en el aplicativo es de 3

días después de realizada la solicitud; de no aprobarse y continuar en estado
activo, se procede con la anulación del anticipo en el sistema Biplus.

El tiempo máximo para el desembolso de un anticipo que presenta

inconsistencias son 5 días, después de informado el coordinador y/o ejecutivo
de cuenta de la inconsistencia, de no tener respuesta se procede con la
anulación de la solicitud.
 Consecutivo
solicitud de anticipo
aplicativo BIIPLUS

Beneficiario Anticipo

Concepto solicitud

Especifica si es facturable/incluido
en presupuesto

Valor anticipo

Fecha de
Legalización

Firma
beneficiario
Firma
Aprobación
 OBJETIVO ESPECIFICO DE
LEGALIZACION DE
ANTICIPOS Y FONDOS
FIJOS

Contabilizar oportunamente los costos y gastos que se

incurrieron en los eventos y actividades para las cuales
fue solicitado el anticipo por los colaboradores de planta
y/o misión.

ALCANCE DEL PROCESO DE

LEGALIZACION DE
ANTICIPOS Y FONDOS
FIJOS
El proceso inicia desde la recepción de la legalización, en el
cual se registran cada uno de los gastos que se ocasionaron en
las diferentes actividades con sus respectivos soportes,
revisión y contabilización de cada uno de los soportes,
disminuyendo así la deuda que tiene el colaborador o el
reintegro aprobado a su favor.
 PROCEDIMIENTO DE
LEGALIZACION DE ANTICIPOS Y
FONDOS FIJOS

Los soportes deben estar adjuntos a la legalización, debidamente pegados, en

orden, firmados y registrados en el formato y aprobados por la coordinación de V&M,
jefes de regionales y/o ejecutivos de cuenta.

Las facturas que se consideran soporte valido son las que están ligadas a los
requerimientos del Art. 617 del Estatuto tributario siendo Régimen Común; si son
régimen Simplificado (es decir no están obligados a facturar a menos de que cuente
con responsabilidad 33 -34 ) siempre se debe anexar el RUT.

Adicional, al punto anterior las facturas que no cuenten con los datos básicos como
dirección y/o teléfono deben anexar el RUT. (Sea régimen simplificado o Común)

Los Rut deben de ser totalmente legibles y siempre se deben de anexar a la factura
así el proveedor sea recurrente, con fecha a partir de 01-DIC-2012.

Recibos de caja menor SOLO para transporte urbano de menor cuantía.

Todas las cuentas de cobro deben anexar Rut, (desde Dic 2012),planilla de seguridad
social debe de estar liquidada sobre el 40% de los ingresos del prestador del servicio
y carta de clasificación persona natural del 2016.
PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACION
DE ANTICIPOS Y FONDOS FIJOS

Todas las facturas y soportes deben realizarse a nombre de la compañía por la cual sea girado
el anticipo o a nombre de la persona que tomo el anticipo.

Cuando los soportes no cumplen con los procedimientos se informa a la coordinación de V&M,
jefe inmediato y/o ejecutivo de cuenta, quien debe dar respuesta en un tiempo no mayor a 24
horas, de lo contrario se procederá con la devolución de los mismos .

Es causal de despido la adulteración y falsificación de documentos soportes de la legalización.

El tiempo estimado para el desembolso de los saldos a favor del empleado se realiza en un
termino no mayor a dos días hábiles después de recibidos físicos en Contabilidad (Cali) y debe
estar aprobado por la coordinación de V&M con correo adjunto a la legalización.

Quincenalmente se envían los pendientes, correspondientes a los anticipos sin legalizar y a los
saldos que se presentan cuando no realizan las consignaciones pertinentes ni las retenciones
aplicadas, esto lo debe revisar el coordinador y dar respuesta en un tiempo no mayor a dos días
hábiles.

Al no recibir respuesta se procede con el descuento por nomina, después de realizado el
descuento si la persona presenta la legalización el reintegro se realizará en un término de tres
días hábiles, a partir de la recepción física de los documentos en Contabilidad (Cali), y contando
con que el proceso de nomina ya este en acumulados.
PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACION
DE ANTICIPOS Y FONDOS FIJOS

Los excedentes a favor de la compañía por la cual sea girado el anticipo, deben ser
consignados a las cuentas respectivas y anexar la consignación original a la legalización
física, no esperar a ser descontados. Anexo números de cuentas:

N U MER OS D E CU EN T A PAR A CON SIGN ACION ES

Banco bogota bogota cta 012-101424 PARA CONSIGNAR LEGALIZACIONES LISTOS
Banco Bgta Bogota cta 012-10143-2 PARA CONSIGNAR LEGALIZACIONES VISION Y MARKETING
Banco bgta bogota cta 012-09297-9 PARA CONSIGNAR LEGALIZACIONES TERCERIZAR

Si en un término de 2 días hábiles no se ha recibido solución a las inconsistencias

reportadas, se procede con la devolución a la regional correspondiente informando la
novedad a las personas involucradas, según sea el caso.

La fecha limite de legalizacion no se podrá ampliar una vez se haya girado el anticipo.

Todas las legalizaciones deben llegar revisadas y validadas por los coordinadores,
directores de oficina y/o ejecutivos de cuenta; en cuanto a formulas, valores, retenciones y
soportes adjuntos.

La demora en el reintegro a los empleados por mayor valor gastado, dependerá del
momento en que el coordinador y/o cliente apruebe el desembolso. Esta aprobación
siempre debe estar adjunta a la legalización cuando sea enviada.
 FORMATO DE LEGALIZACION DE ANTICIPOS - FONDOS FIJOS - CORRERIAS

DATOS DE ANTICIPO FECHA DE SOLICITUD FECHA DE LEGALIZACION VALOR ANTICIPO $0

IN F O R M A C IO N
D EL
TIPO DE ANTICIPO Facturable S O LIC IT A N T E Nombres y Apellidos Completos DATOS DE CLIENTE Nombre del Cliente

No Facturable / Incluido en PPTO Numero de Cedula Nombre de la Actividad

Gasto Administrativo Numero de Cuenta Centro de Costo

Giro Anticipo Nomina Tipo de Cuenta

Giro Anticipo Contabildiad Nombre de Entidad Bancaria

Fondo Fijo Cargo

Gastos Viaje

Numero de PPTO

DISCRIMINACION DE GASTOS Y COSTOS

FECHA (DIA-MES-AÑO) NIT O C.C. BENEFICIARIO CONCEPTO OBSERVACIONES
IVA TRANSPORTE ALIMENTACION ALOJAMIENTO OTROS TOTAL FACTURA

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

TOTALES $0 $0 $0 $0 $0 $0
Nota :Las Bases de retenciones en la fuente son: para COMPRAS es $803.000 , para SERVICIOS es $119.000 y para alquiler de bien m ueble la retencion es el 4% del 100% del valor. Es requisito indispensable para aceptar los soportes que todos los
recibos tengan el Nit o el No. De cedula a quien se le efectuo el pago y que figuren a nom bre de LISTOS S.A.S. Los REINTEGROS por m ayor valor gastado se consignaran 48 horas posterior a la fecha y hora de radicada la legalizacion en el Dpto contable. Las
facturas anexas a este form ato deben cum plir con los requisitos establecidos en el ART. 617 del Estatuto Tributario.
Responsable de Legalizar Anticipo
Valor Gastado $0

Valor Anticipo $0 Nombre en Letras y Firma

Responsable de Autorizar la
Menos Retenciones Efectuadas $0 Legalización

Saldo a favor de la Empresa $0 Nombre en Letras y Firma

Responsable de Revision en Proceso
Contable
ELEMENTOS BÁSICOS DE
RETENCIÓN EN LA FUENTE

La retención en la fuente comprende elementos como:

Sujeto pasivo: que es la persona a la que se le debe retener
(Vendedor o prestador del servicio).
El agente de retención: que es la persona obligada a
practicar la retención(Comprador)
El concepto de retención: que es el hecho económico que
se realiza y está sometido a retención
La tarifa: que es el porcentaje que se aplica a la base de
retención.
La base de retención: es el valor o monto sujeto a
retención.
 BASES DE RETENCIÓN MAS
FRECUENTES EN ANTICIPOS Y
LEGALIZACIONES

Base %
•Para Hoteles y restaurantes $119.000 3.5%
(Declarantes y no declarantes)
•Alquiler Bienes Inmuebles $803.000 3.5%
(Declarantes y no declarantes)
(Ejemplo: Alquiler Salones)
• Compras
(Declarantes) $803.000 2.5%
Siempre que un gasto
•Compras tiene base para
(No declarantes) $803.000 3.5% retención en la fuente
también tiene base para
•Alquiler Bienes muebles 100% 4% retención de IVA del 15%
Ejemplo (Video Beam, (Régimen Común)
Computadores) Siempre y cuando la
•Servicios en General $119.000 4% factura liquide IVA, no
(Declarantes) aplica para Impuesto al
consumo 8%.
•Servicios en General $119.000 6%
(No Declarantes)
 ALIMENTACIÓN Y
ALOJAMIENTO PARA
RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Factura por Alimentación de un Restaurante ó Alojamiento

del Régimen Simplificado:

Valor Total $200.000

Rete- Fuente (200.000*3.5/%) $ 7.000
Rete-ICA (200.000*13.8/1000) $ 2.760
Vr. A Pagar $ 190.240

Nota: El ICA solo aplica para Cali (8,8/1000) y Bogotá (13,8/1000)

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA sería

de 8.8/1000

Rete-ICA (200.000*8.8/1000) $ 1.760

 ALIMENTACIÓN Y
ALOJAMIENTO PARA
RÉGIMEN COMÚN

Factura por Alimentación de un Restaurante ó Alojamiento

Régimen Común que discrimine IVA:

Valor Total $200.000

IVA (16%) $ 32.000
Rete- Fuente (200.000*3.5/%) $ 7.000
Rete-ICA (200.000*13.8/1000) $ 2.760
Rete-IVA (15%) $ 4.800
Vr. A Pagar $217.440

Nota: El ICA solo aplica para Cali (8,8/1000) y Bogotá (13,8/1000)

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA sería de

8.8/1000

Rete-ICA (200.000*8.8/1000) $ 1.760

SERVICIOS GENERALES
PARA RÉGIMEN
SIMPLIFICADO

Las tasas de aplicación para estos servicios varían según su

responsabilidad ante la DIAN, así:
Régimen Simplificado (No declarante)

Valor Total $300.000

Rete- Fuente (300.000 *6%) $ 18.000
Rete-ICA (300.000*9.66/1.000) $ 2.898 (Bogotá)
Vr. A Pagar $279.102

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA seria de

10/1000
Rete-ICA (300.000*10/1000) $ 3.000
 SERVICIOS GENERALES
PARA RÉGIMEN COMÚN

Las tasas de aplicación para estos servicios varían según su

responsabilidad ante la DIAN, así:
Régimen Común (Declarante)

Valor Total $300.000

IVA (16%) $ 48.000
Rete- Fuente (300.000 *4%) $ 12.000
Rete-ICA (300.000*9.66/1.000) $ 2.898 (Bogotá)
Rete-IVA (15%) $ 7.200
Vr. A Pagar $325.902

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA seria de

10/1000
Rete-ICA (300.000*10/1000) $ 3.000
ALQUILER DE BIENES
MUEBLES RÉGIMEN
SIMPLIFICADO

Siendo Régimen Simplificado o Régimen Común, las

retenciones que se les aplica son iguales y la base radica desde
$1:

Valor Total $ 20.000

Rete- Fuente (20.000 *4%) $ 800
Rete-ICA (20.000*9.66/1.000) $ 193 (Bogotá)
Vr. A Pagar $ 19.007

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA seria de

10/1000
Rete-ICA (20.000*10/1000) $ 200
ALQUILER DE BIENES
MUEBLES RÉGIMEN
COMÚN

Siendo Régimen Simplificado o Régimen Común, las

retenciones que se les aplica son iguales y la base radica desde
$1:

Valor Total $ 20.000

IVA (16%) $ 3.200
Rete- Fuente (20.000 *4%) $ 800
Rete-ICA (20.000*9.66/1.000) $ 193 (Bogotá)
Rete-IVA (15%) $ 480
Vr. A Pagar $ 21,727

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA seria de

10/1000
Rete-ICA (20.000*10/1000) $ 200
 ALQUILER DE BIENES
INMUEBLES RÉGIMEN
SIMPLIFICADO

Siendo Régimen Simplificado o Régimen Común, las

retenciones que se les aplica son iguales y la base radica desde
$803.000:

Valor Total $ 820.000

Rete- Fuente (800.000 *3,5%) $ 28.700
Rete-ICA (800.000*9.66/1.000) $ 7.921 (Bogotá)
Vr. A Pagar $ 799,221
Si esta factura fuese en la ciudad de Cali NO habría campo para
retención de ICA, dado que este servicio se encuentra exento en CALI.
 ALQUILER DE BIENES
INMUEBLES RÉGIMEN
COMÚN

Siendo Régimen Simplificado o Régimen Común, las

retenciones que se les aplica son iguales y la base radica desde
$803.000:

Valor Total $ 800.000

IVA (16%) $ 128.000
Rete- Fuente (800.000 *3.5%) $ 28.000
Rete-ICA (800.000*9.66/1.000) $ 7.728 (Bogotá)
Rete-IVA (15%) $ 19.200
Vr. A Pagar $ 873,072

.
 COMPRAS RÉGIMEN
COMÚN

Factura por compras del Régimen Común que discrimine

IVA:

Valor Total $850.000

Compras en almacenes de IVA (16%) $136.000
cadena donde son grandes Rete- Fuente (850.000*2,5/%) $ 21.250
contribuyentes pero no Rete-ICA (850.000*11,04/1000) $ 9,384
son autorretenedores se
debe practicar todas las Rete-IVA (15%) $ 20,400
retenciones a excepción
del Rete IVA Vr. A Pagar $934,966

Nota: El ICA solo aplica para Cali (7,7/1000) y Bogotá (11,04/1000)

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA sería de

7,7/1000

Rete-ICA (850.000*7,7/1000) $ 6,545

.
COMPRAS RÉGIMEN
SIMPLIFICADO

Factura por compras del Régimen Simplificado:

Valor Total $ 850.000

Rete- Fuente (850.000 *3,5%) $ 29,750
Rete-ICA (850.000*11,04/1.000) $ 9,384
Vr. A Pagar $ 810,866

Si esta factura fuese en la ciudad de Cali la retención del ICA seria de

7,7/1000
Rete-ICA (850.000*7,7/1000) $ 6,545
 GENERALIDADES DEL CAMBIO DE LA NORMA
TRIBUTARIA AÑO 2015

 Bases de Retención de  Bases de Retención de

$113.000 y $764.000. $119.000 y $803.000.
 Impuesto al consumo  Impuesto al consumo
para alimentación del 8%. para alimentación del 8%.
 IVA por Alojamiento del  IVA por Alojamiento del
16%. 16%.
 Rete-IVA del 15% sobre el  Rete-IVA del 15% sobre el
IVA. IVA.
 COMO IDENTIFICAR LA
RESPONSABILIDAD EN EL
RUT

 CUANDO EN EL RUT SE IDENTIFICA

QUE LA RESPONSABILIDAD ES 33 LA
FACTURA DEBE DE CUMPLIR CON
TODOS LOS REQUISITOS DE LEY Y
DEBE DE LIQUIDAR EL IMPUESTO AL
CONSUMO.(8%), SI NO SE DETALLE
DEBE SER PORQUE EL PRODUCTO
NO ESTA GRAVADO.

 SI LA RESPONSABILIDAD ES 34 LA
FACTURA DEBE CUMPLIR CON
TODOS LOS REQUISITOS PERO NO
SE DEBE COBRAR EL IMPUESTO.
 RECOMENDACIONES

 Una vez diligenciado el valor de todos los soportes en el formato de

legalizacion es importante validar el total de la sumatoria.
 La persona responsable de autorizar la legalizacion debe poner primero
nombres y apellidos legibles junto con la firma.
 El formato de legalizacion debe ser diligenciado de acuerdo a lo requiero.
 Los Rut adjunto deben estar lo mas legible posible de lo contrario no se
aceptara como documento soporte.
 Los soportes deben estar debidamente pegados en hojas por pagina, no por
lado y lado.
 Los soportes o facturas en papel carbón, siempre debe venir con una copia.
 Los recibos de caja menor por concepto de transporte únicamente deben
venir a nombre del trabajador que esta haciendo la legalizacion.
 Para pedir informacion de que rentenciones se deben practicar a una factura,
esta solicitud debe ser por correo con el scaner del documento soporte.
 Si el proveedor practica las retenciones, estan deben ser consignadas a favor
de la compañía valor que será contribuido a la Dian (las certificaciones el
proveedor las puede solicitar al final del año con el proceso de impuestos).