PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO RECAUDOS Código : PFI.

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Versión : 06
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CARTERA POR VENTA DE BIENES Y
SERVICIOS Página 1 de 12
Revisó: Jefe División Financiera
Jefe Sección de Recaudos Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Profesional Planeación Resolución N° 1858

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades necesarias para llevar el control de las cuentas Aplica a las cuentas por cobrar por facturación de venta de bienes y/o
por cobrar y realizar el seguimiento de la gestión de cobro de las deudas servicios, realizada por las UAA .
a favor de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

· Acuerdo No. 070 de 2006, por el cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.
· Acuerdo No. 074 de 2005, por el cual se aprueba el Reglamento General de Posgrado.
· Resolución 249 de 2004. Artículo 6. Delegación en los procesos de contratación.
· Código de Comercio, art. 731, Sanción al librador de un cheque no pagado por su culpa.
· Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en
el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.
· Resolución N° 1320 de 2008, por la cual se aprueba el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS y se delega en el
Vicerrector Administrativo las facultades para adelantar el procedimiento de cobro coactivo administrativo, por concepto de cuotas partes
pensionales.
· Ley 1231 de 2008, Por la cual se unifica la factura como titulo valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario,
y se dictan otras disposiciones.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias a favor de la Universidad, consignadas en títulos ejecutivos simples y complejos que contienen
obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible.
· Cobro Coactivo Administrativo: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Estatuto Tributario Nacional, con el objeto de
lograr la satisfacción de la obligación hasta con el remate de bienes del deudor. Incluye acciones como la investigación de bienes, la notificación del
mandamiento de pago, la orden de medidas cautelares, y concluye con el pago o el remate efectivo de bienes. En desarrollo del procedimiento se
pueden celebrar acuerdos de pago autorizados por la autoridad competente.
· Cobro Coactivo de cuotas partes pensionales: Es el procedimiento por medio del cual la UNIVERSIDAD, asume directamente sin intervención
judicial el cobro de las cuotas partes pensionales que le adeuden las entidades de Derecho Público, que concurren en la mesada pensional de sus
exfuncionarios desde el reconocimiento de la pensión y que no han sido canceladas en la etapa de cobro persuasivo.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· Cobro persuasivo: Son las actuaciones que pretenden el acercamiento con el deudor, con el fin de procurar la cancelación de su obligación de
manera voluntaria o por lo menos celebrar un acuerdo de pago, antes de iniciar el proceso de cobro coactivo o jurídico atendiendo la naturaleza de la
obligación. Incluye todas las comunicaciones que invitan al deudor a pagar su obligación, como cartas, llamadas, etc.
· Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable: Es el encargado de asesorar en la determinación de políticas y procedimientos que
garanticen a la administración la obtención de información financiera razonable y oportuna. Sus miembros permanentes, quienes concurrirán con voz
y voto son: El Vicerrector Administrativo o su Delegado, quien lo presidirá; El Jefe de la División Financiera; El Jefe de la Sección de Contabilidad,
quien ejercerá las funciones de Secretario Técnico; el Jefe de la Sección de Tesorería; El Jefe de la Sección de Presupuesto; el Asesor Jurídico; y el
Director de Control Interno y Evaluación de Gestión, con voz pero sin voto.
· Cuota parte: Es una obligación dineraria o económica que se debe como empleador concurrente corresponder a favor del último empleador que
tuvo bajo sus servicios a un servidor público al cual le reconoció, pagó y viene pagando su mesada pensional.
· SIF: Sistema de Información Financiero.
· UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
· Cobro Jurídico: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Código de Procedimiento Civil, con el objeto de lograr la
satisfacción de la obligación hasta con el remate de los bienes del deudor, que se adelanta con sujeción a las normas previstas para los procesos
ejecutivos reguladas en la legislación procesal civil o contenciosa administrativa atendiendo la naturaleza de la obligación y las partes.
· Jefe de unidad: Ordenador de gasto UAA.

CONSIDERACIONES

· Parte de las cuentas por cobrar están representadas por el valor de las deudas a favor de la Universidad por concepto de venta de bienes y/o servicios. Estas
deudas deben estar respaldadas con documentos válidos para el cobro respectivo.
· Las UAA deben cumplir con lo dispuesto en el Reglamento General de Posgrado en relación con el pago de las liquidaciones de matrícula de posgrado.
· Las UAA deben imprimir tres originales de la factura de venta en formato de código de barras acorde con lo establecido por la Universidad.
· En la cara o faz de las facturas de venta no debe hacerse anotación alguna, puesto que ello altera el documento y puede ocasionar dificultades en el cobro.
· El coordinador de la sede envía a la Subdirección Administrativa del Instituto de Proyección regional y Educación a Distancia, tres facturas de venta
debidamente firmadas en original por el cliente como constancia de su aceptación y compromiso de pago, para la respectiva firma. Una vez firmadas, la
subdirección administrativa envía una factura para el archivo de la sede, una para entregar al cliente con el fin de que realice el pago y la otra se remita a cartera.
· Es responsabilidad de la UAA solicitar la siguiente información que conduzca a la localización del cliente: Dirección y teléfonos del domicilio, de oficina, fax,
celulares, correo electrónico, referencias personales con sus datos respectivos, etc. En la misma forma debe asegurarse que el cliente firme los tres originales
de la factura de venta en el momento en que la recibe como constancia de su aceptación y compromiso de pago. En caso de que el cliente no haya firmado la
factura de venta, la UAA debe solicitarle que elabore un acuerdo de pago donde acepte la obligación contraída con la Universidad y la forma como será
cancelada dicha factura. Si el cliente es una entidad pública debe adjuntar Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal para la adquisición
del bien o servicio.
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CONSIDERACIONES

· Es deber del ordenador del gasto crear o generar los documentos necesarios e idóneos que garanticen el recaudo de la cartera por la venta de los bienes y
servicios, de acuerdo a lo establecidos en el Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS.

· Es deber del ordenador del gasto apoyar la gestión del cobro jurídico realizado por la Oficina Jurídica.

· Las UAA disponen, a través del SIF, de la información actualizada de las cuentas pendientes de cobro. Cada UAA debe iniciar la gestión de cobro recordando
al cliente el pago de la factura antes de su vencimiento. Es responsabilidad del Jefe de la UAA generadora de la obligación, adelantar el cobro persuasivo por
medio de comunicación escrita, telefónica o demás acciones que estime conveniente, dejando constancia por escrito de lo actuado.

· El responsable de la UAA debe remitir a la Oficina Jurídica la documentación necesaria junto con las constancias y copias de las comunicaciones remitidas al
deudor que conformen el título ejecutivo para cobro jurídico, su incumplimiento será responsabilidad administrativa y disciplinaria de cada uno de los
responsables de la contratación.

· Los pagos que se realicen con cheque se recibirán únicamente con Cheque de gerencia, de Cesantías o de Cooperativas.

· El plazo máximo para que un cheque sea enviado a cobro jurídico es de tres meses después de haber sido girado, teniendo en cuenta que el cheque tiene
una vida comercial de seis (6) meses. Cuando se ha recibido un pago con cheque y ha sido devuelto, la Sección de Tesorería comunicará al cliente, a fin de
que este corrija la inconsistencia y efectúe el pago. En caso de que no se logre localizar al cliente, se le informará a la UAA respectiva para que efectúe el
trámite pertinente. Si un cheque ha sido devuelto por fondos insuficientes, aplica la sanción del 20% del importe del cheque (art. 731 del Código del
Comercio).

· El plazo máximo para que una factura de venta sea enviada a cobro jurídico es de 180 días después de la fecha de vencimiento, teniendo en cuenta que su
período de vida comercial es de tres (3) años.
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Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

INICIO

1. Envía a Cartera un original de la factura de venta

1. Envía original de la
factura de venta firmado
por Jefe de la UAA y
Cliente
debidamente firmado por el Jefe de la UAA y por el cliente Secretaria de la UAA
1 como constancia de su aceptación y compromiso de pago. y/o Funcionario
pág. 6
Entrega otro original de la factura al cliente y archiva un Encargado
ejemplar.

2. Verifica que las facturas 2. Verifica que las UAA hayan enviado las facturas que
registradas en el SIF estén aparecen registradas en el sistema, que lleven las firmas Funcionario Cartera
correctas respectivas o, en su defecto, que se envíen los acuerdos de
pago o constancias de aceptación y compromiso de pago.
¿Factura cumple Si
requisitos?

No
3. En caso de que las facturas no cumplan los requisitos, las
3. Devuelve documentos a devuelve a la UAA respectiva para que efectúe los ajustes Funcionario Cartera
la UAA
necesarios y envíe nuevamente a Cartera.

4. Envía facturas a 4. Envía las facturas revisadas y en orden a la Sección de Funcionario Cartera
Contabilidad Contabilidad.

5. Revisa y verifica 5. Realiza la revisión y verificación contable de las facturas y las

Auxiliar Contabilidad
contablemente las facturas archiva. (Manejo contable ® mvto. ctble. Automático ®
y las archiva consultar)

1
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

6. Realiza cruce de 6. Diariamente realiza en el SIF el cruce de los reportes de

cuentas por cobrar con 3
ingresos en las entidades bancarias y en las cajas de la Auxiliar Tesorería
reporte de ingresos
Universidad con las cuentas por cobrar.

¿Pago con cheque No

devuelto?
7. Independiente de la fecha de vencimiento de la factura, en
Si caso de que el cliente haya realizado el pago con cheque y este
haya sido devuelto, la Sección de Tesorería comunicará al
7. Comunica al Cliente cliente, a fin de que este corrija la inconsistencia y efectúe el Auxiliar Tesorería
pago. En caso de que no se logre localizar al cliente, se le
informará a la UAA respectiva para que efectúe el trámite
pertinente. (Ver Consideraciones)
Si
¿El cliente cancela la
obligación?

No
8. Sin perjuicio de la acción de cobro prejurídico que se debe Manual de Normas y
8. Envía soportes que
conforman el Título
2 efectuar, cuando se haya producido devolución de cheque y el Procedimientos para el
Jefe de Tesorería Recaudo de Cartera de la
Ejecutivo
pág. 8 cliente definitivamente no realice el pago, debe enviar los
UIS
soportes que conformen el título ejecutivo a Asesoría Jurídica.

9. Verifica que el registro del ingreso de las facturas se haya

9. Verifica el registro realizado correctamente, revisando el código contable y Auxiliar Contabilidad
confrontando con el movimiento de la Sección de Tesorería.

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

No
¿Hay observaciones?

Si
10. Introduce las 10. Si hay observaciones, corrige en el SIF los registros
Auxiliar Contabilidad
correcciones necesarias contables que no correspondan.

11. Efectúa el registro

contable 11. Efectúa el cargue contable en el SIF. Auxiliar Contabilidad

FIN
Secretaria de la UAA
12. Verifica diariamente en el SIF las facturas próximas a y/o Funcionario
12. Verifica diariamente las
1 facturas próximas a
vencerse y vencidas. Encargado
vencerse y vencidas

¿La cuenta está Si

vencida?

No Secretaria de la UAA
13. En caso de facturas próximas a vencerse, recuerda y/o Funcionario
13. Recuerda
telefónicamente al cliente telefónicamente al cliente la fecha límite de pago de la factura y Encargado
la fecha de pago la importancia del pago oportuno de las obligaciones.

14. Realiza el cobro

14. Si se trata de facturas vencidas, realiza el cobro persuasivo Manual de Normas y
Persuasivo por medio de comunicación escrita, telefónica o demás Jefe de la UAA Procedimientos para el
acciones que estime convenientes, teniendo en cuenta que Recaudo de Cartera de la
UIS
debe guardar evidencia de ello.
3 Si No 4
¿El cliente cancela la Nota: Es deber del ordenador del gasto apoyar la gestión del
pág. 5 obligación? Pág. 7
cobro jurídico realizado por la Oficina Jurídica.

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

3
A. Mínimo dos veces al año se extrae para cada UAA, la
información correspondiente a la facturación con vencimiento
Extrae y clasifica mayor a 30 días y la clasifica en la siguiente forma:
4 información por UAA
sobre facturación
· Facturas que tengan vencimiento mayor a 30 días, hasta Funcionario Cartera
180 días.
· Facturas que tengan vencimiento mayor a 180 días.

Solicita información sobre

gestión de cobro y envío a. Envía carta a cada UAA solicitando información sobre la
de copias de Funcionario Cartera
consignaciones
gestión de cobro realizada hasta el momento y el envío de
copias de consignaciones si las facturas están canceladas.

Cartas En caso de ser necesario, les recuerda a las UAA el envío a

Jurídica de las facturas con vencimiento mayor a 180 días.

¿La UAA responde la Si

comunicación?

No
b. Transcurrido un (1) mes, en caso de que la UAA no se
Envía nueva comunicación
manifieste, le recuerda el cumplimiento de sus obligaciones Funcionario Cartera
con una nueva comunicación.
Recibe información c. Recibe la información sobre la gestión de cobro de facturas
proveniente de las UAA
vencidas proveniente de las UAA. Si recibe copias de Funcionario Cartera
consignaciones por pago de facturas, informa a la Sección de
Copia de consignación
Tesorería para su registro y anexa documentos.

FIN
B. Remite a Asesoría Jurídica las facturas originales que tengan
Envía facturas vencidas 180 días de vencimiento junto con la información por escrito Manual de Normas y
junto con informe de Jefe de la UAA
4
gestión de cobro realizada
acerca de toda la gestión de cobro realizada hasta el momento, Procedimientos para el
e información del cliente incluyendo los datos del cliente deudor (Ver Consideraciones) y Recaudo de Cartera de
cualquier documento que preste mérito ejecutivo de la UIS
conformidad con el artículo 488 del Código de Procedimiento
4
Civil.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

Facturas originales
vencidas
Informe de gestión de
cobro
Información del cliente

15. Procede a realizar el cobro jurídico de las facturas, siempre

2 Realiza cobro jurídico y cuando conste en documentos que provengan del deudor y Manual de Normas y
Asesor Jurídico Procedimientos para el
que contengan una obligación clara, expresa y actualmente
exigible. Recaudo de Cartera de
No la UIS
¿Cobro efectivo?

Si
16. Informa a Cartera y 16. Si el cobro fue efectivo informa a Cartera y le envía los
envía soportes Asesor Jurídico
soportes respectivos.

17. Remite información de

la cartera recuperada
17. Consolida y remite a Tesorería la información de la cartera Funcionario Cartera
recuperada anexando soportes.

Soportes

18. Registra el pago realizado correspondiente a la cartera

18. Registra el pago y Auxiliar Tesorería
reporta a Contabilidad
recuperada y reporta a Contabilidad por medio del Boletín
Diario.

20. Realiza registro 20. Realiza el registro contable de la cartera recuperada por
contable cuadre a ceros, tomando como referencia los documentos que Auxiliar Contabilidad
tienen incidencia en el movimiento de recuperación de cartera.
FIN (Manejo contable ® Informes ® Cuadre a ceros).

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

21. Realiza evaluación
jurídica
Evaluación jurídica
21. Si el cobro no fue efectivo realiza la evaluación jurídica
aclarando los criterios tenidos en cuenta para concluir que no Asesor Jurídico
es posible obtener el pago de la deuda. Remite evaluación a
Cartera.

22. En los casos en que la cartera sea incobrable, procede a

22. Informa acerca de las
cuentas de difícil
recuperación
Facturas y Gestión de
Cobro realizada
Ficha de Depuración
Evaluación jurídica
23. Evalúa informe
presentado por Cartera
elaborar la correspondiente Ficha de Depuración y la remite al
Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, Funcionario Cartera
anexando las facturas y toda la información correspondiente a
la gestión de cobro realizada hasta el momento, así como la
Evaluación jurídica hecha por el Asesor Jurídico.
Ficha de Depuración
FFI. 04
23. Estudia y evalúa la información presentada por Cartera y
recomienda al Rector la depuración de partidas contables por
incorporación o descargue en los estados financieros, según Comité Técnico de
sea el caso, cuando exista prueba sumaria y el monto no Sostenibilidad del
supere los cinco (5) SMLMV y reporta las partidas a depurar Sistema Contable
que deben presentarse a consideración del CS para su
aprobación, por tratarse de cuantías superiores a los cinco (5)
SMLMV.

24. Emite acto 24. Emite acto administrativo aprobando la Ficha de Rector o Consejo
administrativo Depuración. Superior

Resolución o Acuerdo

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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

25. Recibe acto administrativo y efectúa el descargue de saldos

25. Recibe acto de cuentas por cobrar en el SIF. (Manejo de ingresos ® Venta
administrativo y efectúa de servicios ® serv. Fact. Directa ® Facturación de servicio ® Auxiliar Tesorería
descargue Desc. Ctble). Remite soportes de la depuración a la Sección de
Contabilidad.

26. Revisa el descargue 26. Revisa el descargue respectivo en el SIF. En caso de

por saneamiento contable Auxiliar Contabilidad
inconsistencias procede a corregir los registros.

FIN
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento

· Adecuación del documento al SGC según el Procedimiento Control de Documentos.
· Se modifica el nombre del procedimiento
· Inclusión del alcance, normatividad y definiciones
· Especificación de los responsables de las actividades
· Complemento y adición de consideraciones
· El contenido del anexo 19 correspondiente a la versión anterior se incluye dentro de las
Diciembre 04 de consideraciones
2
2007 · Se incluye a los funcionarios de Cartera como responsables de las actividades de revisión
y seguimiento de facturas, consolidación de la información de la cartera recuperada según
informes del Asesor Jurídico, y elaboración de las Fichas de Depuración en los casos en
que la cartera sea incobrable
· Se incluye la definición, miembros e implicación del Comité Técnico de Sostenibilidad del
Sistema Contable dentro de la Gestión de Cartera

· En las consideraciones, se eliminó que los conceptos de matrícula de posgrado hacen

parte de la cuentas por cobrar ya que la Universidad no otorga créditos por éste
concepto y según el reglamento de posgrado (Capítulo III, Trámites de Matrícula)
Abril 14 de 2008 · Se aumento el período de tiempo en que el funcionario de cartera envía comunicación a
3
la UAA con el propósito de recordarle el cumplimiento de sus obligaciones, en la
actividad 15 (A-b).

· Inclusión de Normatividad, definición de algunos conceptos.

4 Septiembre 26 de · Complemento de algunas consideraciones
2008 · Inclusión del Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera de la UIS
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

· Inclusión de la definición de jefe de unidad.

· En consideraciones se eliminó que se exceptúan de formato con código de barras las
facturas generadas en las sedes, en la medida en que el volumen de facturación
permita la identificación plena y oportuna del pago de las mismas.
· Modificación e inclusión de responsables en las actividades 1, 12, 13 y 24.
5 Noviembre 19 · En consideraciones se incluyó que el coordinador de sede envía a la Subdirección
de 2009 Administrativa del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia, tres
facturas de venta debidamente firmadas.
· Se incluyó que se envíen las constancias de aceptación y compromiso de pago
(Actividad 2).
· Se incluyó en la actividad 15A la periodicidad para enviar a cada UAA, la información
correspondiente a la facturación con vencimiento mayor a 30 días.

· Inclusión de dos consideraciones en la página 3, relacionadas con los deberes del

6 Junio 11 de 2010 ordenador del gasto en el recaudo y cobro de la cartera.
· Inclusión de una nota aclaratoria en la actividad 14.