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14.11.2010 21:42
Antes de entrar en tema es necesario aclarar c iertos conceptos relacionados
La informática:
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GERENCIA DE LA INFORMATICA
Otra Información La discusión sobre el papel que juega el gerente de informática dentro de la
empresa, es tan larga como el tiempo que lleva el cargo en sí en existencia. Sin embargo, y
posiblemente propiciado por el continuo cambio asociado al desarrollo tecnológico, el rol de este
puesto ejecutivo, vuelve al tapete cada cierto tiempo. La incorporación de Tecnologías de la
Información (TI) dentro de la empresa hace necesario tener una estrategia definida y un proyecto
organizacional destinado a sacar el máximo provecho de una inversión tecnológica. Tomar una
decisión de este tipo es un asunto muy complejo, porque requiere un conocimiento acabado tanto
del negocio como de las alternativas tecnológicas que están disponibles en el mercado. La relación
con la tecnología identifica tres tipos de empresas. Un primer grupo lo componen aquellas
organizaciones que son altamente sensibles a la tecnología, pues ella define el modelo de
negocios. Ese es el caso, por ejemplo, de Amazon, que reinventó el negocio de la venta y
distribución de libros, incorporando después otros bienes similares como CDs, basándose en una
plataforma tecnológica que le permitió hacer más eficiente su operación. En otras empresas, en
tanto, la incorporación de TI tiene como objetivo cambiar solamente los procesos de negocios,
haciéndolos más eficientes tanto por el uso de la tecnología en sí como por las mejores prácticas
asociadas a ello. Y, por último, están aquellas organizaciones donde la tecnología tiene un uso
marginal, independiente del funcionamiento del negocio en sí, y cuya presencia se evidencia sólo
en algunos computadores, equipados con procesadores de texto y panillas de cálculo básicas. Es
en este sentido que el papel que debería jugar el gerente de informática, debería ser fundamental
no sólo a la hora de tomar cualquier decisión sobre inversión en TI, sino también en el diseño de
una estrategia tecnológica y en la integración de la tecnología con el proceso de negocios de la
empresa. Sin embargo, el rol que juega el CIO no está claramente definido, y esa es una situación
que si bien se da a nivel general, en las empresas chilenas es aún más patente. Esta indefinición
genera directamente una falta de liderazgo e influencia dentro de la organización, lo que lleva a
tener gerentes de informática muy técnicos, que se ocupan solamente de la mantención de
sistemas, sin tener ni la más mínima injerencia ni en las decisiones ni en los resultados globales de
la empresa. Se trata, en el fondo, no sólo de un desafío sino de un problema que las
organizaciones deben solucionar en forma urgente. Lo que necesitan hoy es alguien que se haga
cargo de alinear las TI con la estrategia del negocio. Y eso requiere a una persona experta en
tecnología, pero también experta en gestión y administración de empresas, y que conozca bien el
negocio de su organización. ¿Las alternativas? Si bien puede pensarse en un profesional
informático con una gran habilidad y experiencia en el área de negocios para ocupar este puesto,
existe una opción menos traumática de
adoptar, que es la externalización de ese aspecto. O sea, el contrato de una empresa externa,
especializada en informática y gestión de empresas, que se haga cargo de esta responsabilidad.
Por supuesto, una empresa de consultoría de negocios de este tipo debe ser una organización con
una trayectoria y experiencia que la avale pero, además, con una visión amplia de lo que sucede
tanto en la industria en general como en el mercado informático. En ese sentido, no puede
comprometerse con ninguna tecnología o fabricante en especial, pues su norte siempre será la
mejor forma de integrar la TI a la estrategia de negocios de la organización. ¿Y por qué una
empresa debe optar por hacerse cargo de esta preocupación? Simplemente porque resulta vital
en el mundo de hoy hacer que los procesos de negocios sean más eficientes, y que las inversiones
en TI sean las adecuadas. Esa es una de las formas más inteligentes de competir en la economía de
hoy.
Estos tres niveles toman en cuenta tanto equipos lógicos como físicos y al personal encargado. De
existir un gran volumen de recursos informáticos es necesario crear un departamento encargado
únicamente del área de informática, este se puede llamar Departamento de Informática o Centro de
Proceso de Datos y se encarga de centralizar todas las tareas que requieran el uso de un sistema
informático. En la organización de los servicios informáticos se requiere un modelo que tenga relación
con la alta gerencia, con el usuario o cliente directo, con el desarrollo de proyectos informáticos y la del
soporte de la infraestructura tecnológica, como se muestra en el siguiente cuadro:
El plan informático es un documento que contiene las especificaciones, políticas y directrices generales
que delimitan la estrategia tecnológica. Para el desarrollo de este, se debe crear un comité
interdisciplinario que se ocupe de administrar y desarrollar este documento, fijando por medio de el, los
principios básicos de las políticas de funcionamiento del servicio de información de la organización, la
naturaleza y las características de los sistemas de información, abordando aspectos como: el contenido
y las características de la red de información, el ámbito de acción del servicio informático a nivel
organizacional (limitaciones, alcance, cuota de poder), el grado de flexibilidad y la participación del
servicio informático ante los cambios organizacionales, los criterios de la evaluación del rendimiento, la
satisfacción y la calidad de las nuevas aplicaciones informáticas, los factores críticos del éxito para el
logro de los planes, las políticas y las formas de control, evaluación y seguimiento de los planes,
detallando los responsables de estas actividades, la estructura o el diagrama que represente los
sistemas de la organización y las interrelaciones, el impacto esperado de los sistemas de información en
la organización, el seguimiento, la actualización y el control del plan informático.
NECESIDAD E IMPORTANCIA.
En una organización surge la necesidad de un plan informático para definir los sistemas mecanizados
que satisficieran las necesidades de información, las comunicaciones y estructuras de los sistemas de
información que soportaran dichos sistemas y el conjunto de medidas necesarias, ofreciendo un plan
realista que se ajustan a las necesidades objetivas de la organización, de allí su importancia.
MODELOS.
- Esquema director: define las políticas y estrategias informáticas que habrán de seguir los distintos
ministerios-consejerías.
- Planes directores informáticos departamentales: en ellos de definen los recursos que tendrán que
compartir los diferentes órganos de los ministerios-consejerías. Estableciendo el marco informático que
permite dar coherencia a los distintos planes informáticos.
CARACTERISTICAS.
• El plan informático fija las líneas de actuación que ha de seguir la organización en materia informática.
• Es práctico y realista.
• Es acorde a la situación de la organización.
• Es acorde al colectivo que trabaja en la organización y al presupuesto.
• Es un plan viable.
INFRAESTRUCTURA Y REQUERIMIENTOS.
El plan informático puede estructurarse en un conjunto de proyectos. A continuación se relacionan los
proyectos fundamentales de que consta:
Estudio, racionalización y diseño de la organización.
Este proyecto tendrá como requerimiento al menos las siguientes actividades:
- Estudio de la organización actual.
- Diagnostico de la situación actual.
- Propuestas de alternativas de organización.
- Selección de la alternativa optima.
- Desarrollo en la alternativa optima.
Seguridad.
El sistema de seguridad implica establecer:
- La seguridad en el acceso externo e interno de personas y objetos.
- Las condiciones y normas de las copias de seguridad.
- La seguridad en el acceso de los datos.
- Las normas de confidencialidad.
- Los sistemas de seguridad frente a incendios, sabotajes, catástrofes naturales.
- La sustitución del sistema de explotación en casos de emergencia.
- Otras medidas de seguridad física.
Organización y personal.
Debe tener los siguientes requerimientos:
- Determinar la estructura de la organización informática.
- Determinar sus funciones.
- Determinar la plantilla de personal.
- Determinar las retribuciones del personal.
Formación.
El proyecto de formación supone determinar:
- Los cursos a impartir.
- Los asistentes a los cursos.
- El plan de prelación de los cursos.
- El programa y naturaleza de cada uno de los cursos.
Implantación y explotación.
El proyecto relativo a la implantación del nuevo sistema de información implica las siguientes
actividades:
- Diseño de un programa de gestión del cambio del antiguo sistema al nuevo.
- Diseño del sistema de explotación del nuevo sistema.
- Determinación de las normas de relación entre desarrollo y producción.
- Diseño de los contenidos de los manuales de explotación.
Calendario.
En este apartado se incluirán el calendario detallado de las actividades necesarias para la operatividad
del plan. Será conveniente incluir la relación de actividades, los tiempos requeridos por actividad y el
orden de prelación.
Presupuesto.
Este apartado debe incorporar un desglose suficiente para permitir el seguimiento económico del plan,
así como para servir de base de actualización y revisión del mismo.
Infraestructura
La infraestructura informática es uno de los pilares de cualquier negocio y su mantenimiento debería
ser responsabilidad de un profesional. Sin embargo lo habitual es que lo haga quien le toca, sobre todo
en empresas pequeñas. Lo primero a tener en cuenta es que la infraestructura informática impacta en la
productividad: a peor mantenimiento mayores pérdidas de productividad. Ese es el punto. Por eso, un
plan de sistemas informáticos debe tener en cuenta las necesidades concretas de la institución y si es
algo muy prioritario es recomendable contratar un profesional (muchos lo parecen, pero no lo son).
Para esa persona a la que le tocó estas son algunas notas generales de mi experiencia sobre un plan
de mantenimiento informático sencillo y los aspectos que hay que tener en cuenta.
El plan aplica para el mantenimiento de equipos de escritorio (Desktop), una pequeña red de
comunicaciones (LAN) y se pueden incluir servicios básicos en un servidor (server). Lo típico son redes
de menos de 20 equipos aunque se puede extrapolar a más. También vale para una casa (en la mía hay
6 equipos, por ejemplo).
Organización de los servicios informáticos.
La realización de trabajos utilizando los medios informáticos de una empresa requiere una cierta
organización y destreza relativa tanto a los equipos, donde incluimos los físicos y los lógicos, como al
personal encargado de su realización.
Desarrollo de la Organización
La estructura organizativa debe servir para implantar la estrategia y ser el elemento que guíe a las
personas para que adecuen sus actuaciones y desempeño en el contexto de la organización.
El desarrollo de una estructura organizativa requiere la definición de sus funciones, los procesos sobre
los que tiene responsabilidades, las herramientas, la definición y asignación de roles y puestos de
trabajo y los indicadores de gestión.
Funciones Gerenciales.
Definir y desarrollar el Programa Institucional de Desarrollo Informático para la planeación estratégica en
materia de tecnologías de cómputo y de información.
• Coordinar la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir las necesidades de
sistematización de información de las áreas usuarias
• Ejecutar un plan de investigación de mercado de nuevos productos y tecnología con miras a adquirir el
hardware y el software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información.
• Determinar el plan presupuestal y el programa para la adquisición de equipos, programas y paquetes
de cómputo, desarrollo de sistemas con apoyo externo, contratación de asesorías y gastos de
mantenimiento y soporte a la base instalada, para garantizar la operación informática.
• Determinar las bases de concursos y dictámenes técnicos que coadyuven a lograr las adquisiciones
más ventajosas en servicio y precio. Apoyar en la licitación, calificación y certificación de bienes
informáticos que se adquieran.
• Coordinar los trabajos de desarrollo de sistemas para proporcionar las herramientas de automatización
de las actividades de la empresa, así como supervisar el diseño de aplicaciones en internet para apoyar
la difusión y promoción de la empresa
Tendencias.
1. Evolución de las formas organizacionales para servir a:
a. Aumentos significativos de la productividad
b. Velocidad en los procesos
c. Flexibilidad ante los cambios
d. Concentración en actividades de alto valor agregado
e. Calidad y servicio a clientes como centro
2. Movimiento hacia la organización basada en la información.
3. Las unidades especializadas y dedicadas de informática desaparecerán la actividad se integra al
negocio.
2.2. Desarrollo de los planes informáticos.
Igualmente es necesario que un plan informático contenga elementos claves como son los niveles de
servicios, catastro de Sistemas de Información Administrativos, planes de continuidad operacional o
planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestión,
arquitecturas de integración e interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer
una nueva estructura organizacional para el área de Tecnología Informática, de acuerdo a los proyectos
que proponga el plan.
Desde la década pasada, los directivos admiten la decisiva importancia de la tecnología informática para
el crecimiento, la competitividad y la supervivencia de la empresa.
Razón por la cual el apoyo de los directivos es de vital importancia en el emprendimiento de un plan
informático, además de poseer los recursos económicos necesarios para realizar el Plan, deben mostrar
abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la
realización del Plan y determinar las actividades en las cuales su participación activa permita
“garantizar” el éxito del proyecto.
Este equipo es además el encargado de motivar la ejecución, implementación e implantación del plan
informático, el efecto de su aplicación debe aplicarse desde la cima de pirámide hacia sus bases, es
decir debe empezar por los directivos de más alto nivel y poblar todos los estratos de la organización. La
perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica
* Es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por todos los usuarios de la unidad
(Subgerencia, Subdirección, Departamento o Unidad) de Informática, el cual empieza con el desarrollo
de objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados
para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en términos de
productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los usuarios y por el nivel
Director de la empresa u organización, en parámetros no técnicos y exentos de ambigüedad.
* No es un método para resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite
competir con cambios inesperados en la Dirección, esto no es indicador de un error de concepto, pero
prueba el riesgo adquirido en las actividades del Plan.
* Debe contemplar un horizonte que alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del
tamaño de la organización. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales,
y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el
nivel Directivo de la organización.
* Es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es básicamente satisfacer las necesidades
de información que el sistema de decisiones de la organización requiere, en la cantidad, calidad,
oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la
velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de
informática ofrece.
MODELOS.
Los modelos existentes responden a la necesidad de clasificación de los distintos proyectos que se
presentan. Los modelos relevantes para planes de informática son:
* Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas o sistemas
computacionales.
* Modelo de Equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como
software básico.
* Modelo de Mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de
hardware y/o mejoramiento de software.
* Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una
describe una actividad, algo que la firma hace, independientemente de la estructura organizacional. Una
de las características de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la
compañía, sin sujetarse a ataduras institucionales. La misma actividad puede ser realizada por varias
unidades diferentes, pero se la representa sólo una vez en el modelo corporativo. Las actividades que
éste contiene reflejan qué se hace, no cómo, cuándo ni dónde. Este sesgo asegura la integridad lógica
del modelo de negocios, pues es un vehículo para gestionar el cambio a medida que se da en el tiempo
y dentro de la empresa. Las actividades (funciones) de alto nivel se discriminan en procesos
componentes, que representan actividades discretas con puntos de inicio y fin identificables, pasibles de
ejecutarse repetidamente.
* Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informáticas vistas desde la óptica corporativa,
describiendo las entidades de interés para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos
se presenta como mapa lógico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en
forma separada de las características de software, hardware o desempeño.
Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático, básicamente
debido a lo vertiginoso de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios,
hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que
necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que
podrían ser formuladas.
1. Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los
conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los
usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente.
2. La preparación del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para considerar los
intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las características de cada uno y las razones
por las que se establecieron las prioridades para cada uno de los mismos.
3. Contenido de un plan básico:
3.1. Resumen de la situación actual:
a) Hardware.
b) Software.
c) Redes.
d) Recursos humanos.
e) Sistemas vigentes y su estado.
f) Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios.
g) Resumen de costos por cada concepto anterior.
3.2. Resumen Ejecutivo:
a) Objetivos.
b) Premisas o supuestos básicos.
c) Resumen de planes componentes.
d) Análisis beneficio v/s compromisos.
3.3. Sistemas de información:
a) Desarrollo de nuevos sistemas previstos.
b) Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes.
c) Planes de contingencia para seguridad y respaldo.
3.4. Recursos informáticos:
a) Justificación del equipamiento necesario.
b) Justificación del software básico y de desarrollo necesario.
c) Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de capacitación.
3.5. Planes componentes:
a) Perfil del equipo en el tiempo.
b) Perfil de sistemas y resultados en el tiempo.
c) Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias.
d) Flujos de recursos económicos.
e) Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el plan informático
formal.
f) Plan de seguridad y auditoría computacional.
4. Documentos de trabajo asociados:
4.1. Informe de objetivos de la organización y de cada componente de la misma, identificando las
misiones y tareas de cada uno.
4.2. Informe de premisas y supuestos básicos considerados para cada nivel de la organización.
4.3. Evaluación de la realización pasada del plan.
4.4. Evaluación de las debilidades y fortalezas de la unidad de Informática.
4.5. Relación de estrategias y su evaluación para alcanzar los objetivos del punto.
4.6. Sistemas de información para usuarios con los estudios de factibilidad (operacional, técnica y
financiera) necesarios.
4.7. Evaluación de alternativas de software y de sus proveedores según pautas.
4.8. Evaluación de alternativas de equipamientos y de sus proveedores según pautas.
4.9. Análisis económico de cada alternativa anterior.
4.10. Análisis de los recursos humanos disponibles y de su potencial técnico actual.
4.11. Análisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componente anterior.
4.12. Análisis de estado del arte informático en el país y de sus tendencias futura.