CODIGO: GC FT 05

FECHA: 3/3/2020
MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES
VERSION: 2

Fecha de actualización:

PROCESO OPORTUNIDAD RIESGO ASOCIADO A LA OPORTUNIDAD MEDIDA DE CONTROL PLAN DE CONTINGENCIA

OBSERVACIONES/SEGUIMIENTO
(1) (2) (3) (4) (5)

Solicitar concepto tecnico al comité

1. Se cuenta con la asesoría externa
2. Capacitación ofrecida por entes gubernamentales y
privados
GESTION
DOCUMENTAL
3. Implementación del Software Docx Flow (gestor
documental)
4. Acompañamiento de Comfecámaras y el Comité
Nacional de Archivo de las Cámaras de Comercio
Falta de recursos de la cámara de comercio para el
pago de la asesoría externa
Inasistencia o desconocimiento de las jornadas de
actualización
Desconocimiento de las herramientas de la aplicación
Docx flow
Inadecuado o ineficiente acompañamiento en temas de Personal con la competencia y experiencia en
gestión documental por parte de confecámaras
Personal con la competencia y experiencia en
gestión documental.
Plan de capacitación con temas asociados a la
gestión documental
Capacitación, asistencia remota y
acompañamiento del proveedor.
Manual del usuario del software Docxflow
documentado y actualizado
gstión documental.
Para la vigencia 2021 no se cuenta
nacional de archivo de camaras de
con este apoyo
comercio
Durante el primer trimestre se asistio
Capacitación virtual en temas de al curso "Metodología para la
gestión documental. elaboración de inventarios y
transferencias documentales"
Documentar manual de usuario del Se evidencia la creación del GD MA
software Docxflow 01 Manual de usuario Docxflow
Solicitar concepto tecnico al comité
nacional de archivo de camaras de
Para la vigencia 2021 no se ha
comercio frente a la nueva
presentado nueva normatividad
normatividad en materia de gestión
documental
Aclaraciones e instructivo:
En primer lugar debe de entenderse que es Riesgo: Efecto que no ha sucedido, con una probabilidad de que suceda y que en caso de su
- Positivo: Oportunidad
- Negativo: Amenaza
Por ello para la identificación de los Riesgos y Oportunidades de la entidad ponemos en análisis los procesos de la entidad y nuestr
Esta pregunta se debe plantear tanto para positivo como negativo.

PROCESOS ENTIDAD Y
IDENTIFICACIÓN RIESGO
PARTES INTERESADAS

Inexistencia o inadecuado análisis de causa raíz

producto de la no conformidad o hallazgo.

No Conformidades, No documentación de las no conformidades

Acciones correctoras y /hallazgos /acciones de mejora.
Propuestas de mejora

Formulación de acciones que no eliminan la no

conformidad o hallazgo.

Incumplimiento al plan de auditoria programada para la

vigencia.
Auditoria interna

Informes de auditoria sin el lleno de requisitos o fuera

del alcance de auditoria.

Selección de personal sin el cumplimiento del perfil

laboral requerido.

Recursos Humanos
Desconocimiento de los funcionarios de las funciones
propias de su cargo, así como de las responsabilidades
y autoridades frente a los sistemas de calidad y SGSST.

Inadecuada formulación de los parámetros de las

encuestas de satisfacción.
Satisfacción de clientes

Definición de indicador con rango errado para la

medición de satisfacción del cliente.

Información errada o incompleta en las asesorias

Proceso Registros públicos

Producto/servicio no conforme sin identificar y sin

solución.
 Baja participación de los empresarios y comerciantes en
las actividades programadas
Proceso gestión
capacitaciones Carencia de herramientas tecnológicas para las
capacitaciones virtuales

Proceso gestión
Incumplimiento en los objetivos estrategicos
estratégica

Sobrecosto de los insumos de bienes y servicios

Compras, proveedores y
subcontratistas

Incumplimiento del procedimiento de compras

Revisión por la dirección Incumplimiento al requisito de la norma numeral 9,3

Desmotivación del personal

Funcionarios
Falta de identificación de riesgos y peligros asociados
del SST al cargo

Falta de conocimiento de las necesidades y expectativas

Clientes

Falta de intervención frente a las necesidades y

expectativas diagnosticadas

Falta de seguimiento a la evaluación de proveedores.

Proveedores

Selección inadecuada de proveedores sin el lleno de

requisitos.
 ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

cedido, con una probabilidad de que suceda y que en caso de suceder tendrá un consecuencia sobre los resultados esperados. Dicha consecuencia podr

entidad ponemos en análisis los procesos de la entidad y nuestras partes interesadas planteamos la siguiente pregunta - ¿Que cambio puede desencad

FECHA
RIESGO: AMENAZA / OPORTUNIDAD ACCIONES A TOMAR
INICIO

1º- Capacitación al personal en identificación y análisis de

causa raíz.
Riesgo Positivo: Oportunidad
2º- Sensibilización a todos líderes de los procesos acerca de
informar la no conformidad.

1º- Realizar el seguimiento al control de los registros.

Riesgo Positivo: Oportunidad 01/02/2020

1º- realizar taller práctico con temas de formulación de planes

de acción.
Riesgo Positivo: Oportunidad 2º- Revisar y actualizar los procedimientos GC PR 03 y 05,
Procedimiento Control de las salidas no conformes y
Procedimiento Acciones Correctivas o de mejora.

1º- Seguimiento mensual a la ejecución del plan de auditoria

Riesgo Negativo: Amenaza
2º- Formulación del plan de auditoria alcanzable y medible. 01/02/2020

1º- Acompañamiento a los auditores internos en todo el

Riesgo Positivo: Oportunidad proceso auditor.

1º- Actualizar el manual de funciones

Riesgo Negativo: Amenaza 2º- Fortalcer el proceso de selección de personal, realizando el
cumplimiento al lleno de requisitos por cargo.
01/01/2020

1º- Socialización y entrega de funciones especificas

Riesgo Positivo: Oportunidad 2º-Concertación para la formulación en conjunto de la matriz
de roles, responsabilidades y autoridades.

1º- Revisión de las encuestas de satisfacción y actualizarla.

Riesgo Negativo: Amenaza 2º- Verificación de los parámetros de calificación de la
encuesta de satisfacción.
15/03/2020

1º- Verificación de los rangos definidos para la calificación de

No se identifica Riesgo las encuestas de satisfacción.

1º-Capacitar continamente al personal de asesorias

02/01/2020
Riesgo Negativo: Amenaza 2º-Acompañamiento o seguimiento al personal a alguna de
estas asesorias para verificar el lleno de los requisitos.

1º-Sensibilización a los funcionarios sobre al importancia de

documentar los servicios y/o productos no conformes. 02/01/2020
Riesgo Negativo: Amenaza
2º-Realizar análisis de causa raíz y sensibilizar a los
funcionarios sobre las medidas a tomar.

Riesgo Positivo: Oportunidad
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Positivo: Oportunidad
Riesgo Negativo: Amenaza
Riesgo Positivo: Oportunidad
Riesgo Negativo: Amenaza
1º-Diagnosticar el medio de comunicación óptimo para la
realización de la difusión y/o convocatoria a eventos. 01/03/2020
2º-Formular plan de medios
1º- Verificar el cumplimiento de requisitos tecnológicos antes
de programar una capacitación. 01/03/2020
2º-Formular plan de contingencia para eventos indeseados en
la ejecución de una capacitación virtual.
1º- Monitoreo de los objetivos estratégicos y su medición.
1/2/2020
2º-
1º-Realizar estudio de mercados de la región para tener una
base de precios para las adquisiciones de bienes y/o servicios.
02/01/2020
1º-Verificación del cumplimiento del procedimiento de
compras por parte de los funcionarios
2º-Formulación y seguimiento a las acciones correctivas por
este concepto.
1º-Verificación de los requisitos de la norma y actualizar el
procedimiento interno de revisión por la dirección. 02/01/2020
2º-Solicitar los documentos necesarios por proceso como
insumo para la reunión de revisión por la dirección.
1º-Formulación del plan de bienestar con las necesidades y
expectativas del cliente interno
2º-
1º-Actualizar la matriz de IPVRDC, de acuerdo a los nuevos 02/01/2020
riesgos identificados e identificar los otros riesgos de gestión
del SST
2º- Realizar de manera conjunta y participativa la
identificación de riesgos.
1º-Actualizar el listado de partes interesadas y ampliar la
muestra para aplicación de encuesta.
2º-Realizar encuesta de partes interesadas por lo menos una
vez al año.
02/02/2020
1º-Incluir las necesidades y expectativas detectadas en el PAT
2º- Realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades
definidas para atender las necesidades y expectativas
1º- Ajustar los parámetros de calificación de los proveedores
2º- Depurar base de datos con calificaciones menores, de
acuerdo a procedimiento interno.
02/01/2020
1º- Aplicar el procedimiento interno de selección de
proveedores
2º-Realizar seguimiento a la selección de proveedores en
cuanto al cumplimiento de requisitos
OS Y OPORTUNIDADES

s. Dicha consecuencia podrá ser:

ue cambio puede desencadenarse vinculado al proceso o parte interesada, que pueda suponer una Amenaza u Oportunidad?

ESTADO DEL RIESGO: AMENAZA /

RESPONSABLE FECHA ESTADO RECURSOS
OPORTUNIDAD

coordinadora de calidad y Humanos

20/04/2020
control interno Mitigación activada Tecnológicos

coordinadora de calidad y Seguimiento activado

20/04/2020
control interno

Seguimiento activado

Director de talento humano

Mitigación activada

20/04/2020

Director de talento humano

El riesgo ha sido mitigado / Seguimiento ha sido
Coordinador de calidad y CI
satisfactorio

Directores de area
Directores de area/
coordinador de calidad y
control interno
Seguimiento activado
20/04/2020
Resuelto (Es un riesgo u oportunidad sin prioridad
de tratamiento)

Directora de registros públicos

Mitigación activada

Coordinadora de calidad y
control interno
Seguimiento activado
Todos los líderes de proceso
Coordinadora de
comunicaciones En gestión

Coordinador de sistemas y
comunicaciones En gestión

Presidente ejecutivo En gestión 4/20/2020

Director administrativo
En gestión
Director de promoción y
desarrollo 20/04/2020
Director administrativo
Director de promoción y
desarrollo Seguimiento activado
Coordinador de calidad

Coordinador de calidad y
Resuelto (Es un riesgo u oportunidad sin prioridad 20/04/2020
control interno0
de tratamiento)

Director administrativo y TH
Seguimiento activado

20/04/2020
Auxiliar del SGSST
Mitigación activada

Todos los líderes de proceso

Todos los líderes de proceso

Coordinador de calidad y 20/04/2020
Seguimiento activado
control interno

Director administrativo
En gestión
Director de promoción y
desarrollo
Director administrativo
Director de promoción y
desarrollo Seguimiento activado
Coordinador de calidad
ad?

EVALUACIÓN DE LAS ACCIONES

RIESGO: AMENAZA / OPORTUNIDAD
TOMADAS

Riesgo Positivo: Oportunidad

Capacitación realizada en análisis de
causa raía realizada en marzo de
2020

Riesgo Negativo: Amenaza

Acompañamiento al proceso de
auditorias internas de calidad. No se identifica Riesgo
 ESTADO DEL RIESGO: AMENAZA / OPORTUNIDAD

En gestión

Mitigación activada

Seguimiento activado

Resuelto (Es un riesgo u oportunidad sin prioridad de tratamiento)

Asumido (Inicialmente se asume sin capacidad de mitigación real)

Mitigación finalizada

Seguimiento finalizado

Mitigación no satisfactoria

Seguimiento no satisfactorio

El riesgo ha sido mitigado / Seguimiento ha sido satisfactorio

1 Proceso Nombre del proceso
Traslade las oportunidades de la matriz DOFA de
2 Oportunidad identificada en la matriz DOFA
su proceso

3 Riesgo asociado a la oportunidad Identifique los riesgos de las oportunidades

4 Medida de control Acciones para mitigar el riesgo identificado

De la oportunidad, puede estar definido en las

5 Plan de Contingencia estrategias, en los programas ó en la matriz de
riesgos
Riesgo de implementar esta oportunidad, no
riesgo de la matriz de riesgos operativos

No siempre voy a tener un riesgo asociado a

la oportunidad.
Plan de contingencia si se materializa el
riesgo, plan B