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MINISTERIO DE TRABAJO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
02 ACTAS
02 50 Actas de Reunión de Seguimiento a Agrupación documental que
X 2 3 X
Centros de Formación evidencian el seguimiento y
Plan de visita X control de las metas
Compromiso del Centro de propuestas en los centros de
X formación profesional.
Formación Profesional
Informe de ejecución de meta X Cumplido el tiempo de
Lista de asistencia X retención en el archivo de
gestión se transfiere el
Acta X
soporte original al archivo
central, en donde agotado su
tiempo total se conserva por
cuanto contiene valores
relacionados con la misión de
la entidad.
26 CONVENIOS
26 01 Convenios de Ampliación de Gestión Manual de Los convenios de ampliación
X 1 19 X X
Cobertura Jurídica Convenios de cobertura se suscriben en
Etapa precontractual las Regionales y se derivan de
Listado de proponente X un convenio marco suscrito
Acta de conformación del banco de en la Dirección General. Con
X lo establecido en la Ley 29 de
institución educativa
Certificado de existencia y 1990 Artículo 1° y el Articulo
representación legal o norma de X 70 de la Ley 1675 de 2013 y el
creación Decreto 393 de 1991. Para
Acta de autorización para suscribir facilitar la consulta, en el
X archivo de gestión, el Grupo
convenio
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VERÓNICA PONCE VALLEJO DIANA EUGENIA SARMIENTO SOTO
SECRETARIA GENERAL COORDINADORA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR
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Anticipada)
Notificaciones y audiencias X
Etapa Pos contractual
Aval para liquidación de la
X
Interventoría o Supervisión
Informe de Verificación financiera
X
del Aval/ Informe de Liquidación
Soporte de reintegro X
Acta de liquidación X
Resolución de liquidación unilateral X
Notificación X
26 05 Convenios Derivados X 1 19 X X Los convenios derivados,
precontractual establecen compromisos
Copia del convenio marco X determinados como
Estudio previo X desarrollo de un convenio
Plan operativo X marco, Para facilitar la
Certificado de existencia y x consulta, en el Grupo
representación legal ó norma de Administración de
creación Documentos se digitalizan en
Copia del documento de identidad X el aplicativo OnBase.
del representante legal ó copia de Cumplido el tiempo de
resolución del nombramiento y acta retención en el archivo de
del posesión gestión, contado a partir del
Concepto técnico X cierre administrativo del
Autorización expresa expedida por X expediente, se transfiere el
el órgano competente soporte original al archivo
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Comunicación producida en la
X
ejecución del Convenio
Informe del conviniente X
Concepto aval de pago del convenio X
Transferencia de rendimientos
X
financiero
Modificación del Convenio (Adición,
Prórroga, Suspensión, Terminación X
Anticipada)
Etapa Pos contractual
Aval para liquidación de la
X
interventoría o supervisión
Informe de verificación financiera
X
del aval/ informe de Liquidación
Soporte de reintegro X
Acta de liquidación del convenio X
Resolución de liquidación unilateral
X
del convenio
Notificación X
Acta de audiencia X
26 07 Convenios Interadministrativos X 1 19 X X Agrupación Documental que
Etapa precontractual X evidencia los de convenios
Carta de intención o solicitud para Interadministrativos
X
suscribir convenio celebrados con estatales, en
Certificado de existencia y X cumplimiento de lo
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liquidación en SECOP
Constancia de publicación en SECOP X
30 DERECHOS DE PETICION Relacionamie Peticiones, X 1 9 X Los derechos de petición
Petición nto Quejas, X comprenden: las peticiones,
Comunicación de traslado por Empresarial y Reclamos y quejas, reclamos, sugerencias
Gestión del Sugerencias X y felicitaciones que alleguen
competencia
Respuesta a derecho de petición Cliente (PQRS) X los ciudadanos por cualquiera
Informe consolidado de atención a de los canales dispuestos para
X tal fin por la entidad, de
derechos de petición
conformidad con lo
establecido en la Ley 1755, de
2015, Articulo 13 y Resolución
359 de 2016, expedida por el
SENA. Cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión, se transfiere el
soporte original al archivo
central, en donde agotado su
tiempo total, se realiza una
selección cuantitativa
aleatoria así: de 10 a 60
unidades del 10%, de 61 a 200
el 5% y de 201 a N el 2% por
vigencia, la documentación
no seleccionadas serán objeto
de eliminación,
procedimiento a cargo del
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Grupo de Administración de
Documentos mediante
destrucción física por picado,
atendiendo lo estipulado en
el Decreto 1080 de 2015,
CAPÍTULO II Evaluación de
documentos de archivo,
articulo 2.8.2.2.5.
39 INFORMES
39 11 Informes de Gestión X 1 2 X Agrupación documental que
Informe de gestión X evidencian la gestión del
Informe de seguimiento X Grupo, el informe se remite al
despacho del Director
Regional respectivo, para ser
consolidado y enviado a la
Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo
en donde forma parte de la
serie Informes, subserie
Informes de gestión anual
institucional. Cumplido el
tiempo de retención en el
archivo de gestión, se
transfiere el soporte original
al archivo central, donde
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archivo de gestión, se
digitaliza en cada
dependencia, para consulta y
control. El soporte original se
transfiere al archivo central
para su conservación total.
57 PROGRAMAS
57 05 Programas de Atención a las Fuerzas Gestión de Agrupación documental que
X 1 4 X
Militares Empleo, evidencian la atención a las
Acta de reunión interinstitucional Análisis X Fuerzas Militares para que se
Solicitud de información Ocupacional y X conviertan en actores
Petición Empleabilidad X principales en la
Queja X transformación de la
población rural colombiana.
Respuesta X
Cumplido el tiempo de
Informes X
retención en el archivo de
gestión, se transfiere el
soporte original al archivo
central, donde agotado su
tiempo total se conserva de
manera permanente por
cuanto contiene valores
secundarios históricos para la
investigación
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