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REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE TRABAJO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN REGIONAL


OFICINA PRODUCTORA GRUPO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL, EMPLEO CÓDIGO DEPENDENCIA 00‐1060 FECHA 28/05/2020
Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

02 ACTAS
02 50 Actas de Reunión de Seguimiento a Agrupación documental que
X 2 3 X
Centros de Formación evidencian el seguimiento y
 Plan de visita X control de las metas
 Compromiso del Centro de propuestas en los centros de
X formación profesional.
Formación Profesional
 Informe de ejecución de meta X Cumplido el tiempo de
 Lista de asistencia X retención en el archivo de
gestión se transfiere el
 Acta X
soporte original al archivo
central, en donde agotado su
tiempo total se conserva por
cuanto contiene valores
relacionados con la misión de
la entidad.
26 CONVENIOS
26 01 Convenios de Ampliación de Gestión Manual de Los convenios de ampliación
X 1 19 X X
Cobertura Jurídica Convenios de cobertura se suscriben en
Etapa precontractual las Regionales y se derivan de
 Listado de proponente X un convenio marco suscrito
 Acta de conformación del banco de en la Dirección General. Con
X lo establecido en la Ley 29 de
institución educativa
 Certificado de existencia y 1990 Artículo 1° y el Articulo
representación legal o norma de X 70 de la Ley 1675 de 2013 y el
creación Decreto 393 de 1991. Para
 Acta de autorización para suscribir facilitar la consulta, en el
X archivo de gestión, el Grupo
convenio

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VERÓNICA PONCE VALLEJO DIANA EUGENIA SARMIENTO SOTO
SECRETARIA GENERAL COORDINADORA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

Aprobada mediante Resolución 1239 del 25 de Julio de 2018


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Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Copia del documento de identidad de Formación Profesional lo


del representante legal ó copia de digitaliza en el aplicativo
X
resolución del nombramiento y acta OnBase. Cumplido el tiempo
del posesión de retención en el archivo de
 Certificado de antecedente fiscal X gestión, contado a partir del
 Certificado de antecedente cierre administrativo del
X expediente, se transfiere el
disciplinario
 Certificado de antecedente penal X soporte original al archivo
 Fotocopia del equivalente al número central, en donde agotado su
de identificación tributaria ‐ NIT del X tiempo total, se realiza una
país selección cuantitativa así: de
10 a 60 unidades del 10%, de
 Fotocopia del registro único
X 61 a 200 el 5% y de 201 a N el
tributario ‐ RUT
2%, por vigencia, de aquellos
 Certificación cumplimiento de los
convenios que por su objeto
pago al sistema de seguridad social X
contractual han permitido el
integral
desarrollo de la ciencia,
 Paz y Salvo SENA cumplimiento innovación y tecnología, La
aporte al SENA y contratación – X documentación restante en
cuota aprendiz soporte físico se elimina bajo
 Certificación bancaria X la orientación del Grupo
 Estudio previos X de Administración de
 Acta de aprobación del Consejo Documentos mediante
X
Directivo Nacional y/o Regional destrucción física por picado,
 Copia del Convenio Marco X atendiendo el procedimiento
 Copia de certificado de contenido en el Decreto 1080
X
disponibilidad presupuestal de 2015, CAPÍTULO II

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SECRETARIA GENERAL COORDINADORA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

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SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Certificado de compromiso del Evaluación de documentos de


X
conviniente archivo, artículo 2.8.2.2.5.el
 Certificación inclusión en plan anual soporte digital se elimina en
X el archivo de gestión
de adquisición
Etapa Contractual mediante borrado.
 Minuta de Convenio X
 Certificado de registro presupuestal X
 Póliza y acta de aprobación X
 Solicitud para publicación en SECOP X
 Constancia de publicación en SECOP
X
II
 Designación de interventor y/o
X
supervisor
 Acta de Inicio X
 Designación de los integrante del
X
comité coordinador
 Plan operativo X
 Solicitud de prórroga, adición o
X
modificación del convenio
 Acta de aprobación del Consejo
directivo Nacional y/o Regional X
adición y/o modificación
 Minuta otro si prorroga, adición,
X
modificación al convenio
 Póliza de garantía y Acta de garantía
X
de la adición y/o modificación

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Documentos e informes ejecución de la


formación profesional
 Actas Comité Coordinador X
 Informe del conviniente X
 Concepto y aval de pago del
X
convenio
 Concepto / informe de interventoría X
 Concepto / informe de supervisión X
 Concepto / informe de coordinación X
 Transferencia de rendimiento
X
financiero
Etapa Pos contractual
 Aval para la liquidación de la
X
interventoría
 Informe de la verificación financiera
X
del aval / informe de liquidación
 Soporte de reintegro X
 Acta de liquidación del convenio X
 Resolución de liquidación unilateral
X
del convenio
 Notificación
X
26 02 Convenios de Asociación X 1 19 X X Los convenios de asociación,
Etapa precontractual son aquellos que se celebran
 Estudios previo X con personas jurídicas

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 Plan operativo X particulares sin ánimo de


 Certificado de existencia y lucro y que se relacionan con
representación legal ó norma de X los Planes Seccionales de
creación Desarrollo. De conformidad
 Concepto técnico X con establecido en el Artículo
 Copia del documento de identidad 209 de la constitución política
del representante legal ó copia de y el Articulo 96 de la Ley 489
X de 1998, en el archivo de
resolución del nombramiento y acta
del posesión gestión, para facilitar la
 Autorización expresa expedida por consulta el en el archivo de
X gestión el Grupo de
el órgano competente
Formación Profesional lo
 Certificado de antecedente fiscal X
digitaliza en el aplicativo
 Certificado de antecedente
X OnBase. Cumplido el tiempo
disciplinario
de retención en el archivo de
 Certificado de antecedente penal X gestión, contado a partir del
 Copia del registro único tributario ‐ cierre administrativo del
X
RUT expediente, se transfiere el
 Copia de Certificado de soporte original al archivo
X
disponibilidad presupuestal central, en donde agotado su
 Certificación cumplimiento de pago tiempo total, se realiza una
al Sistema de Seguridad Social y X selección cuantitativa
cuota de aprendizaje aleatoria así: de 10 a 60
 Certificado de titularidad bancaria X unidades del 10%, de 61 a 200
 Certificación de inspección y el 5% y de 201 a N el 2%, por
vigilancia de las entidad sin ánimo X vigencia, la documentación
de lucro restante en se elimina

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 Declaración de ingreso y patrimonio procedimiento bajo la


X
o declaración de renta orientación del Grupo
 Certificación de idoneidad expedida de Administración de
X Documentos mediante
por el Ordenador del Gasto
Etapa Contractual destrucción física por picado,
 Minuta de Convenio X atendiendo el procedimiento
 Certificado de registro presupuestal X contenido en el Decreto 1080
de 2015, CAPÍTULO II
 Póliza y acta de Aprobación X
Evaluación de documentos de
 Acta de Inicio X
archivo, artículo 2.8.2.2.5, el
 Solicitud de publicación del soporte digital se elimina en
X
convenio en el SECOP el archivo de gestión
 Designación de interventor y/o mediante borrado.
X
supervisor
 Designación miembro del Comité
X
Coordinador
 Acta del Comité en orden
X
cronológico
 Comunicación producida en la
x
ejecución del Convenio
 Informe del conveniente X
 Concepto / Avale de Pago del
X
Convenio
 Transferencia de rendimiento
X
financiero
 Modificación del Convenio (Adición,
X
Prórroga, Suspensión, Terminación

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Anticipada)
 Notificaciones y audiencias X
Etapa Pos contractual
 Aval para liquidación de la
X
Interventoría o Supervisión
 Informe de Verificación financiera
X
del Aval/ Informe de Liquidación
 Soporte de reintegro X
 Acta de liquidación X
 Resolución de liquidación unilateral X
 Notificación X
26 05 Convenios Derivados X 1 19 X X Los convenios derivados,
precontractual establecen compromisos
 Copia del convenio marco X determinados como
 Estudio previo X desarrollo de un convenio
 Plan operativo X marco, Para facilitar la
 Certificado de existencia y x consulta, en el Grupo
representación legal ó norma de Administración de
creación Documentos se digitalizan en
 Copia del documento de identidad X el aplicativo OnBase.
del representante legal ó copia de Cumplido el tiempo de
resolución del nombramiento y acta retención en el archivo de
del posesión gestión, contado a partir del
 Concepto técnico X cierre administrativo del
 Autorización expresa expedida por X expediente, se transfiere el
el órgano competente soporte original al archivo

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 Certificado de antecedente fiscal X central, en donde agotado su


 Certificado de antecedente tiempo total, se realiza
X una selección cuantitativa
disciplinario
 Certificado de antecedente penales X aleatoria así: de 10 a 60
 Copia de RUT ó número de unidades del 10%, de 61 a
X 200 el 5% y de 201 a N el
identificación tributaria
 Certificación de contrapartida ó 2%, por vigencia, la
certificado de disponibilidad X documentación restante se
presupuestal elimina, procedimiento bajo
la orientación del Grupo
 Certificación cumplimiento de pagos
de Administración de
al Sistema de Seguridad Social y X
Documentos, mediante
cuota de aprendizaje
destrucción física por picado,
 Certificado de titularidad bancaria X
atendiendo el procedimiento
Etapa Contractual contenido en el Decreto 1080
 Minuta de Convenio X de 2015, CAPÍTULO II
 Certificado de registro presupuestal X Evaluación de documentos de
 Póliza y acta de aprobación X archivo, artículo 2.8.2.2.5, el
 Acta de Inicio X soporte digital se elimina en
 Solicitud de publicación del el archivo de gestión
X
convenio en el SECOP. mediante borrado.
 Designación de interventor y/o
X
supervisor
 Designación miembros del Comité
X
Coordinador
 Actas del Comité Coordinador X
 Comunicación producida en la X

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ejecución del convenio


 Informes del conviniente X
 Conceptos / aval de pagos del
X
convenio
 Transferencia de rendimiento
X
financiero
 Modificación del Convenio (Adición,
Prórroga, Suspensión, Terminación X
Anticipada)
 Notificaciones y audiencias X
Etapa Postcontractual
 Aval para liquidación de la
X
interventoría o supervisión
 Informe de Verificación financiera
X
del aval/ informe de liquidación
 Soporte de Reintegro X
 Acta de liquidación del convenio X
 Resolución de liquidación unilateral
X
del convenio
 Notificación
X

26 06 Convenios Especiales de Cooperación X 1 19 X X Son convenios especiales de


Etapa precontractual cooperación de ciencia,
 Certificación plan anual de X tecnología e innovación, de
adquisición acuerdo con lo establecido en

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
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SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Estudio previo X Artículo 17 del Decreto Ley


 Copia acta de aprobación del X 591 de 1991, Artículo 6, 7 y 8
Consejo Regional del Decreto Ley 393 de 1991,
 Concepto técnico de viabilidad X Artículo 79 del Decreto 1510
 Certificado de viabilidad técnica de X de 2013, Acuerdo 15 de 2012
la Comisión Nacional de Proyectos SENA, Para facilitar la
(si aplica) consulta en el archivo de
 Carta de intención X gestión, el Grupo de
Formación Profesional lo
 Plan operativo X
digitaliza en el aplicativo
 Formato articulación currículo X
OnBase. Cumplido el tiempo
educación media
de retención en el archivo de
 Formato de autodiagnóstico de la X gestión, contado a partir del
institución educativa cierre administrativo del
 Certificado de existencia y X expediente, se transfiere el
representación legal o norma de original en soporte original al
creación de la entidad archivo central, en donde
 Resolución de licencia de agotado su tiempo total, se
funcionamiento expedida por la X realiza una selección
Secretaría de educación cuantitativa por vigencia, así:
 Autorización para suscribir convenio X de 10 a 60 unidades del 10%,
 Copia del documento de identidad de 61 a 200 el 5% y de 201 a
del representante legal ó copia de N el 2%, de aquellos que por
X
resolución del nombramiento y acta su objeto hayan permitido
del posesión un desarrollo científico
 Certificado de antecedente fiscal X o tecnológico, la
 Certificado de antecedente X documentación restante en

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CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

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Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

disciplinario soporte físico se elimina


 Certificado de antecedente penal X procedimiento bajo la
 Copia del registro único tributario ‐ orientación del Grupo
X de Administración de
RUT
 Certificación de contrapartida y/o Documentos mediante
certificado de disponibilidad X destrucción física por picado,
presupuestal atendiendo el procedimiento
 Certificación cumplimiento de pago contenido en el Decreto 1080
al Sistema de Seguridad Social y X de 2015, CAPÍTULO II
cuota de aprendizaje Evaluación de documentos de
archivo, artículo 2.8.2.2.5, el
 Certificación bancaria X
soporte digital se elimina en
 Paz y salvo SENA X
el archivo de gestión
Etapa Contractual
mediante borrado.
 Minuta de Convenio X
 Resolución de contratación directa X
 Certificado de registro presupuestal X
 Póliza X
 Acta de aprobación de la póliza X
 Constancia de publicación en SECOP X
 Acta de inicio X
 Designación de interventor y/o
X
supervisor
 Designación miembro del Comité
X
Coordinador
 Acta del Comité Coordinador X
 Acta de seguimiento X

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CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

Aprobada mediante Resolución 1239 del 25 de Julio de 2018


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OFICINA PRODUCTORA GRUPO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL, EMPLEO CÓDIGO DEPENDENCIA 00‐1060 FECHA 28/05/2020
Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Comunicación producida en la
X
ejecución del Convenio
 Informe del conviniente X
 Concepto aval de pago del convenio X
 Transferencia de rendimientos
X
financiero
 Modificación del Convenio (Adición,
Prórroga, Suspensión, Terminación X
Anticipada)
Etapa Pos contractual
 Aval para liquidación de la
X
interventoría o supervisión
 Informe de verificación financiera
X
del aval/ informe de Liquidación
 Soporte de reintegro X
 Acta de liquidación del convenio X
 Resolución de liquidación unilateral
X
del convenio
 Notificación X
 Acta de audiencia X
26 07 Convenios Interadministrativos X 1 19 X X Agrupación Documental que
Etapa precontractual X evidencia los de convenios
 Carta de intención o solicitud para Interadministrativos
X
suscribir convenio celebrados con estatales, en
 Certificado de existencia y X cumplimiento de lo

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Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

representación legal o norma de establecido Artículo 95 de la


creación Ley 489 de 1998, Artículo 76
 Autorización para firmar el convenio X del Decreto 1510 de 2013,
 Copia del documento de identidad X Para facilitar la consulta en el
del representante legal ó copia de archivo de gestión, el Grupo
resolución del nombramiento y acta de Formación Profesional lo
del posesión digitaliza el aplicativo OnBase.
 Certificado de antecedente fiscal X Cumplido el tiempo de
 Certificado de antecedente X retención en el archivo de
disciplinario gestión, contado a partir del
cierre administrativo del
 Certificado de antecedente penal X
expediente, se transfiere el
 Fotocopia de NIT X
soporte original al archivo
 Fotocopia RUT X
central, en donde agotado su
 Certificación cumplimiento de pago X tiempo total, se realiza una
al Sistema de Seguridad Social selección cuantitativa
Integral aleatoria así: de 10 a 60
 Paz y Salvo SENA cumplimiento X unidades del 10%, de 61 a 200
aporte al SENA y contratación – el 5% y de 201 a N el 2%, por
cuota aprendiz vigencia la documentación
 Estudio previo X restante en se elimina
 Copia Convenio Marco, X procedimiento bajo la
 Acta de aprobación del Consejo X orientación del Grupo
Directivo Nacional y/o Regional de Administración de
 Acto Administrativo de justificación X Documentos mediante
de contratación directa destrucción física por picado,
Etapa Contractual atendiendo el procedimiento

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CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

Aprobada mediante Resolución 1239 del 25 de Julio de 2018


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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Minuta de Convenio X contenido en el Decreto 1080


 Póliza y acta de aprobación X de 2015, CAPÍTULO II
 Solicitud de publicación del X Evaluación de documentos de
convenio en SECOP archivo, artículo 2.8.2.2.5, el
 Constancia plan de adquisición en X soporte digital se elimina en
SECOP II (pantallazo) el archivo de gestión
 Designación de supervisor X mediante borrado.
 Designación miembros del Comité X
Coordinador
 Acta de Inicio del convenio X
 Plan operativo X
 Comunicación producida en la
X
ejecución del convenio
 Documentos e informes de
ejecución de la Formación X
Profesional
 Documento e informes supervisión X
 Actas del Comité Coordinador X
 Informes del conviniente X
Etapa Pos contractual
 Acta de liquidación del convenio con
X
anexos
 Resolución de liquidación unilateral
X
del convenio
 Notificación X
 Solicitud de publicación acta de X

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VERÓNICA PONCE VALLEJO DIANA EUGENIA SARMIENTO SOTO
SECRETARIA GENERAL COORDINADORA GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

CONVENCIONES P: PAPEL EL: ELECTRÓNICO AG: ARCHIVO GESTIÓN AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACIÓN TOTAL E: ELIMINACIÓN S: SELECCIÓN M: MICROFILMAR D: DIGITALIZAR

Aprobada mediante Resolución 1239 del 25 de Julio de 2018


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Y SISTEMA NACIONAL DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

liquidación en SECOP
 Constancia de publicación en SECOP X
30 DERECHOS DE PETICION Relacionamie Peticiones, X 1 9 X Los derechos de petición
 Petición nto Quejas, X comprenden: las peticiones,
 Comunicación de traslado por Empresarial y Reclamos y quejas, reclamos, sugerencias
Gestión del Sugerencias X y felicitaciones que alleguen
competencia
 Respuesta a derecho de petición Cliente (PQRS) X los ciudadanos por cualquiera
 Informe consolidado de atención a de los canales dispuestos para
X tal fin por la entidad, de
derechos de petición
conformidad con lo
establecido en la Ley 1755, de
2015, Articulo 13 y Resolución
359 de 2016, expedida por el
SENA. Cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión, se transfiere el
soporte original al archivo
central, en donde agotado su
tiempo total, se realiza una
selección cuantitativa
aleatoria así: de 10 a 60
unidades del 10%, de 61 a 200
el 5% y de 201 a N el 2% por
vigencia, la documentación
no seleccionadas serán objeto
de eliminación,
procedimiento a cargo del

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

Grupo de Administración de
Documentos mediante
destrucción física por picado,
atendiendo lo estipulado en
el Decreto 1080 de 2015,
CAPÍTULO II Evaluación de
documentos de archivo,
articulo 2.8.2.2.5.
39 INFORMES
39 11 Informes de Gestión X 1 2 X Agrupación documental que
 Informe de gestión X evidencian la gestión del
 Informe de seguimiento X Grupo, el informe se remite al
despacho del Director
Regional respectivo, para ser
consolidado y enviado a la
Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo
en donde forma parte de la
serie Informes, subserie
Informes de gestión anual
institucional. Cumplido el
tiempo de retención en el
archivo de gestión, se
transfiere el soporte original
al archivo central, donde

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

agotado su tiempo total


se elimina. Procedimiento
bajo la orientación del
Grupo Administración de
Documentos, mediante
destrucción física por picado,
de conformidad con lo
establecido en el Decreto
1080 de 2015, CAPÍTULO II
Evaluación de documentos de
archivo, articulo 2.8.2.2.5.

40 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Gestión Organización


Documental de archivos de
40 04 Inventarios documentales de Archivo gestión, Agrupación documental que
de Gestión central e X 2 8 X X evidencia el cumplimiento y
aplicación de los procesos y
histórico
 Inventarios procedimientos en la
organización de los archivos
de gestión, de conformidad
con lo establecido en ley 594
artículo 26°, Artículo 7° del
acuerdo 42 de 2002, Artículo
2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de
2015 literal e; cumplido el
tiempo de retención en el

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

archivo de gestión, se
digitaliza en cada
dependencia, para consulta y
control. El soporte original se
transfiere al archivo central
para su conservación total.
57 PROGRAMAS
57 05 Programas de Atención a las Fuerzas Gestión de Agrupación documental que
X 1 4 X
Militares Empleo, evidencian la atención a las
 Acta de reunión interinstitucional Análisis X Fuerzas Militares para que se
 Solicitud de información Ocupacional y X conviertan en actores
 Petición Empleabilidad X principales en la
 Queja X transformación de la
población rural colombiana.
 Respuesta X
Cumplido el tiempo de
 Informes X
retención en el archivo de
gestión, se transfiere el
soporte original al archivo
central, donde agotado su
tiempo total se conserva de
manera permanente por
cuanto contiene valores
secundarios históricos para la
investigación

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

57 06 Programas de Atención a Población Gestión de Gestión para Agrupación documental que


X 1 9 X
Víctima de la Violencia Empleo, la Atención de evidencian la atención a las
 Fallo de restitución de tierra Análisis las X víctimas y aquellas personas
 Solicitud datos de contacto a la Ocupacional y Poblaciones que individual o
Empleabilidad Vulnerables X colectivamente hayan sufrido
unidad de restitución de tierra
 Memorando solicitud apoyo de un daño por hechos ocurridos
X del 1 de enero de 1985, como
atención
 Acta de atención y soporte X consecuencia de infracciones
al Derecho Internacional
 Listado de asistencia X
Humanitario o de violaciones
 Registro fotográfico X
graves y manifiestas a las
 Informe al juzgado notificando la normas internacionales de
atención brindada y solicitud cierre X Derechos Humanos, ocurridas
de fallo con ocasión del conflicto
 Respuesta del juzgado X armado interno” atendiendo
 Matriz de seguimiento X lo establecido en los Artículo
 Acta acciones de concertación X 3º de la Ley 1448 de 2011
 Acta de reunión interinstitucional X y el Artículo 2.3.3.5.5.1 del
 Ruta de atención estandarizada Decreto 1075 de 2015.
X
(Diapositiva) Cumplido el tiempo de
 Encuesta X retención en el archivo de
 Solicitud de información X gestión, se transfiere el
 Petición X soporte original al archivo
central, donde agotado su
 Queja X

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
CÓDIGO SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

 Respuesta X tiempo total se conserva de


 Informe X manera permanente por
cuanto contiene valores
históricos y de investigación.

57 07 Programas de Atención a Población Gestión de Gestión para Agrupación documental que


X 1 9 X
Vulnerable Empleo, la Atención de evidencias la atención de las
 Acta de reunión interinstitucional Análisis las X personas o grupos
 Solicitud de información Ocupacional y Poblaciones X poblacionales que se
 Petición Empleabilidad Vulnerables X encuentran en condiciones de
 Queja X fragilidad, bien sea por su
condición étnica, de género,
 Respuesta X
edad, capacidad funcional,
 Informe X
nivel económico, cultural y
que requieren de una
atención especializada, por
parte de las entidades del
Estado, para favorecer los
proceso de inclusión social,
atendiendo lo establecido en
la Ley 115 1994 Artículos 24 y
27 de la Ley 1346 de 2009. Y
los Artículo 2.3.3.5.1.4 y
2.3.3.5.4.1.1 del Decreto 1075
de 2015.Cumplido el tiempo
de retención en el archivo de
gestión, se transfiere el

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SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AUTOCONTROL PROCEDIMIENTO
SERIE SUBSERIE PROCESO PROCEDIMIENTO P EL AG AC CT E S M D

soporte original al archivo


central, donde agotado su
tiempo total se conserva de
manera permanente por
cuanto contiene valores
secundarios históricos y de
investigación.

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