Gestión del tiempo

El tiempo es un recurso escaso, totalmente inelástico, no es almacenable ni se puede guardar, es

el recurso más valioso que poseemos.

La diferencia entre los trabajadores que tienen tiempo y a los que siempre les falta estriba en que
los primeros saben o han aprendido a gestionarlo y los segundos no han conseguido establecer un
orden de prioridades o las asignan de forma errónea, no delegando aquellas que son menos
importantes.

A tener en cuenta…

La prolongación de la jornada de trabajo no es directamente proporcional a producir más que en

una jornada normal. El secreto es aprovechar bien el tiempo en cada momento.
Y esto es cierto, muchas veces las personas en el campo laboral, Para contrarrestar la falta de
tiempo, prolongan su jornada laboral pensando, erróneamente, que, para cumplir bien con su
tarea, han de pasarse mucho tiempo realizándola, pero no necesariamente es así.

(Y para rendir más y mejor es preciso conseguir un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Este equilibrio será diferente para cada persona; por consiguiente, cada uno tiene que buscar el
que se adecue a sus necesidades.) tal vez

Elementos que nos harán perder el tiempo:

A veces es culpa de nosotros la falta de tiempo debido a que no nos programarnos debidamente;
la falta de planificación y el no saber delegar (asumimos más de lo que debemos)

(Es muy fácil culpar a los otros de que nos falta tiempo, de no cumplir con los plazos asignados, de
tener que organizar las reuniones de trabajo, de llevarnos trabajo a casa, de tener que hacerlo
todo porque los demás no saben hacerlo. Nadie nace con el gen de la función directiva ni del
mando, todos tenemos que aprender. La capacidad y calidad para conducir equipos, desempeñar
nuevas responsabilidades e incrementar el volumen de trabajo, no va implícita con el acceso a un
cargo directivo, sino que se aprende y asume con tiempo y a costa de errores)

Identificando los “ladrones” de tiempo

Este es un concepto clásico en los manuales de gestión del tiempo.

Este concepto hace referencia a todas aquellas situaciones que absorben una parte importante de
nuestro tiempo, impidiéndonos mantenernos centrados en nuestros objetivos y en la planificación
establecida para su consecución. Son todo tipo de interrupciones, situaciones inesperadas,
consultas, visitas no previstas, reuniones no contempladas o sin objetivos claros...

Algunos son tan obvios que sabemos enfrentarnos a ellos y evitar el ladronicio de nuestro tiempo;
pero otros son «enanos» y no nos percatamos de su distorsión. Ejemplo clásico es: ¿Tienes un
minuto? Cómo vamos a negar un minuto a nuestros colaboradores, compañeros o ¡a nuestro jefe!
Pero minuto a minuto podemos perder un tiempo significativo que después necesitaremos y no
tendremos a no ser que alarguemos, más allá de lo prudente, nuestra jornada laboral.
Las llamadas tareas activas (aquellas que están programadas, son las más importantes ya que van
dirigidas áreas claves) y no invertir tiempo en las tareas reactivas (aquellas que no están
programadas) o ladrones del tiempo. Además de intentar identificar sus ladrones del tiempo por
medio del instrumento que se acompaña, le recomendamos que durante un tiempo lleve un
control estricto de cómo invierte realmente su tiempo a lo largo de la jornada laboral.
Ladrones internos

 Ausencia de objetivos y planificación

 Incapacidad para decir que no
 Desorden, poca organización...
 Falta de disciplina y método
 «Contactos sociales» en el trabajo
 Falta de sincronía con el reloj biológico
 Ausencia de delegación
 Uso incorrecto nuevas tecnologías
 Hiperperfeccionismo
 Falta de prioridades
 Tareas sin terminar

Ladrones externos

 Interrupciones telefónicas
 e-mail
 Visitas no previstas
 Reuniones de trabajo
 Comunicaciones deficientes
 Tiempos de espera
 Directrices cambiantes
 Consultas
 Necesidad de consultar
 Compañeros absorbentes
 Instrucciones confusas

Establezca ahora un plan de acción para hacer frente a sus principales ladrones del tiempo; para
ello, escriba en la primera columna sus principales cronófagos, y, en la segunda, cómo piensa
hacerles frente.

Ser más eficaz que eficiente

(Objetivos mal definidos)
Muchos trabajadores están más preocupados por sus actividades que por sus objetivos, y lo que
realmente cuenta es la eficacia, más que la eficiencia. Si el tiempo se distribuye de forma
sistemática y eficaz, se consiguen dominar las actividades, por muchas y variadas que estas sean, y
como consecuencia se alcanzarán los objetivos.

Crear hábitos que lleven a la eficacia (eliminar esos que me hacen mal un hábito se elimina
creando uno nuevo que lo reemplace)

Para tener éxito hay que adquirir el hábito de hacer aquello que es importante para ser eficaz. Los
hombres y mujeres de empresa eficaces se distinguen de los que no lo son por hacer aquellas
cosas que otros no hacen o no les son tan gratas de realizar.
No se consigue el éxito dejándose llevar por las preferencias, apetencias, inclinaciones o
prejuicios. El éxito es el resultado de hacer lo necesario, lo más idóneo a cada momento y
situación, tanto si es grato como si no lo es.

Ejercicio
Estas direcciones básicas son:

1.a Objetivos principales. Los que están directamente asociados a los resultados y principales
responsabilidades de su puesto de trabajo y misión.

2.a Asuntos pendientes. Aquellas cuestiones que no ha podido cerrar o ultimar.

3.a Otros objetivos secundarios o actividades. Todo lo demás que forma parte de su acción.

Luego pregúntese ¿Qué fases y momentos del día están dedicando a cada una de las tres
direcciones?

Su ciclo vital, su forma de hacer, le hace ser más concentrado y eficaz al inicio de la jornada, a
mitad de la misma, o al final de la jornada, por la mañana o por la tarde, después de comer o
antes… Se trata de trabajar su primera dirección, objetivos principales, en las fases de la jornada
en las que usted es más eficaz. Concentre pues sus acciones hacia los objetivos principales en sus
horarios más productivos. Seguramente no podrá seguir ese criterio de forma exhaustiva ya que
quizás dependa de horarios de otros (clientes, jefes), mas, sin embargo, sí podrá canalizarlo al
menos parte. Ocupe el tiempo restante en:

La 2.a dirección: solucionar pendientes. —

La 3.a dirección, resto de objetivos y actividades.

Triginé, J. (2012). Gestión del tiempo. Ediciones Díaz de Santos.

https://elibro.net/es/lc/colmayorbolivar/titulos/62715

Martínez Guillén, M. D. C. (2012). Administración y planificación del tiempo. Ediciones Díaz de

Santos. https://elibro.net/es/lc/colmayorbolivar/titulos/62675