METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

FASE 3 – CONSTRUIR LA CAJA DE HERRAMIENTAS PARA LA

GESTIÓN DE PROYECTOS

212056A_954)

DIVER FLAMINIO RENTERIA MOSQUERA

TUTOR:
EVER EDUARDO CAUSADO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

INGENIERÍA DE SISTEMAS
CEAD - QUIBDO
2021
 INTRODUCCION

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la

flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar
resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto. Además, hay que señalar
que la administración eficiente de un proyecto implica la utilización de procesos de
gestión específicos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificación,
ejecución, control y cierre.

Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de
proyectos, y dado a esta enorme variedad, podríamos decir que el principal problema no
es encontrar herramientas sino identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras
necesidades y a las necesidades del proyecto. También se hace necesario aplicar todos
los conocimientos, habilidades y técnicas para alcanzar los objetivos del proyecto.

Para ello el presente trabajo describiremos las técnicas y herramientas más destacadas y
usuales en la gestión de proyectos, no pretendiendo hacer un estudio exhaustivo dado el
gran número existente de estas técnicas y herramientas, busca describir la importancia
de las herramientas de gestión de proyectos, establecer la utilidad de cada una de ellas,
con el fin de elegir la más adecuada para emprender un proyecto.
 OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Comprender la contextualización de los proyectos y los términos específicos asociados

a su concepción y diseño, reconocer las diferencias entre un proceso, las Áreas de
Conocimiento y las Herramientas que se utilizan en la Gestión de Proyectos.
.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICO

• Reconocimiento de las herramientas para la gestión de proyectos de acuerdo con

las referencias bibliográficas suministradas
• Contextualizar y reconocer algunas de las herramientas que se utilizan para la
gestión de proyectos.
• Elaborar una caja de herramientas para reconocer la utilidad de las diferentes
herramientas de la gestión de proyectos.
 DESARROLLO DEL TRABAJO

1. Resumen de conceptos de las Herramientas por cada uno de los estudiantes

que integran el grupo.

1. Análisis de Viabilidad: Evaluación de información procedente de varios ámbitos

que permite conocer si un nuevo proyecto aportara lo que se espera de él.
2. Diagramas Causa – Efecto o Ishikawa: representación gráfica para visualizar de
forma intuitiva las causas, subcausas que explican los problemas.
3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT:
- PERT: Herramienta que facilita estimar el coste y duración de las tareas del
proyecto.

- Diagrama de dependencias: PDM técnica que permite representar las

subordinaciones entre las tareas del proyecto.

- Diagrama de Gantt: diagrama de barras que muestra la relación entre las

actividades del proyecto y el marco temporal del proyecto.

4. Análisis de Riesgos: Herramienta de análisis cualitativo de los riesgos que

permite prioriza según dos factores: probabilidad de que ocurra y las repercusiones
que pueda tener.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados: Permite clasificar a los interesados en el

proyecto en subgrupos y definir estrategias comunes para gestionarlos.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT): representación gráfica y descriptiva de

la descomposición jerárquica, orientada a entregables, no tareas de todo el trabajo
que se va a realizar para el logro de objetivos.
7. Evaluación de Lecciones Aprendidas: herramienta para documentar las lecciones
aprendidas de un proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades: RACI permite conocer los roles y

responsabilidades del recurso del proyecto de cada una de las actividades
programadas

9. Plan de Comunicaciones e Informes: herramienta básica para planificar y

gestionar la comunicación con los diversos interesados de un proyecto.

10. Plan de Hitos: formato de visualización resumido de todos los estadios decisivos
que se deben alcanzar del proyecto.

11. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario: técnicas sobre las cuales
se revisa en el calendario del proyecto.
2. Identificación del uso de cada Herramienta

Herramienta ¿En qué consiste?
Consiste en analizar y
visualizar la viabilidad, tanto
técnica como económica, para
Análisis de facilitar la decisión sobre la
Viabilidad selección y aprobación. Pueden
utilizarse metodologías de
análisis tanto cuantitativas
como cualitativas.
Consiste en identificar las
numerosas causas y sus efectos
potenciales organizándolas en
Diagramas categorías principales y
Causa – subcategorías, de modo tal que
Efecto la disposición final se parece al
esqueleto de un pez.
Diagramas de Consiste en Un diagrama de
Programació red representa las
n GANTT, interdependencias y relaciones
CPM y PERT de precedencia
Entre las actividades del
proyecto. Normalmente se usa
CAJA DE HERRAMIENTAS
CAJA DE HERRAMIENTAS
¿Para qué se utiliza? Área
Conocimient
o
Permite identificar las Riesgos,
limitaciones del proyecto, alcance,
detectar oportunidades, costos,
definir los requisitos del tiempos
proyecto, evaluar
alternativas y llegar a un
consenso sobre la línea de
acción.
Se utiliza entre para: Riesgos
Analizar las relaciones
causa-efecto, Comunicar las
relaciones causa-efecto,
Facilitar la solución de
problemas desde el síntoma
hasta la causa y luego hasta
la solución.
La aplicación de PERT- Estima los
CPM proporciona un plazos en
programa conteniendo las cuanto
fechas de inicio y tiempo
finalización de cada
actividad. Debido a la
de Grupo de Relación con una
Procesos herramienta
Inicio Brújula, ya que nos indica
hacia donde debemos ir , y
permite ubicarnos en donde
estamos
Planificación y La relaciono con un alicate
ejecucion porque me permite hacer
una verificación de las
condiciones de un circuito
para poder hacer una
intervención y o corrección
del mismo, de la misma
forma quitar elementos para
poner otros
Inicio GPS es un sistema global
de navegación por satélite
que permite localizar con
precisión un dispositivo
GPS en cualquier lugar del
mundo. De la misma
 una flecha (arco dirigido) para
representar una actividad; la
punta indica el sentido de
avance del proyecto.
La secuencia entre las
actividades se precisa con
eventos. Un evento (nodo) es la
terminación de algunas
actividades y el comienzo de
nuevas en un instante de
tiempo
Consiste en el estudio de las
causas de las posibles
amenazas y probables eventos
no deseados, así como los
daños y consecuencias que
éstas puedan producir.
Análisis de
Riesgos
Análisis de Consiste en la identificación de
Stakeholders todos los interesados, Las parte
o Interesados interesadas pueden ser:
individuos dentro del proyecto;
interacción entre las
actividades, la
determinación de estos
tiempos , exige cálculos
especiales que conducen a
Clasificar las actividades de
los proyectos como críticas
o no críticas.
Se utiliza para determinar
determinará cuáles son los
factores de riesgo que
Potencialmente tendrían un
mayor efecto sobre nuestro
proyecto y por lo tanto,
deben ser gestionados por el
gerente del proyecto con
especial atención.
Se utiliza para identificar a
todas las partes interesadas
clave (primarias y
secundarias) que tienen un
manera los diagramas de
programación, me mantiene
ubicado sobre las
actividades, tiempos y la
criticidad de las mismas.
Riesgo, Planeación y Lo comparo con otra
costos, control. herramienta tecnológica
calidad. como son los software anti
virus, que buscar y detectar
virus informáticos
consiguen bloquearlos,
desinfectar archivos y
prevenir una infección de
los mismos, de la misma
manera el análisis de los
riegos nos permite controlar
nuestro proyecto de la
exposición a fallas
inesperadas en la
planeación.
Interesados, Planeación La herramienta que
integración, considero que se puede
recursos comparar es el microscopio
humanos. que sirve para el aumento
 individuos o departamentos
dentro de la organización; e
individuos o grupos fuera de la
organización (pueden ser
influyentes).
La EDT es una representación
gráfica y descriptiva de la
descomposición jerárquica,
identificar los productos
Estructura finales; consiste en: definir los
Desglosada entregables principales;
del Trabajo descomponer los entregables
(EDT) principales en componentes
más pequeños hasta llegar al
nivel de paquete de trabajo y;
revisarla con los interesados
principales.
Evaluación de Es una matriz sencilla que
Lecciones permite generar una dinámica
Aprendidas de equipo para identificar
buenas prácticas y áreas de
mejora del proyecto.
Gestión de En la matriz, o tabla, aparecen
interés en las cuestiones
referentes al proyecto.
Es una actividad importante
del director del proyecto
para asegurar el éxito del
proyecto.
Usada para definir el Interesados,
alcance de un proyecto. alcance,
Orientada a entregables, no tiempo
tareas, de todo el trabajo que
se va a realizar para lograr
los objetivos del proyecto.
Herramienta para Interesados,
documentar las lecciones calidad,
aprendidas de un proyecto integración.
Esta herramienta nos Interesados,
de la imagen, a fin de
permitir que el ojo humano
pueda percibir formas y
estructuras, que sin su
ayuda no se podrían ver.
Por tanto el análisis de los
interesados también es
similar a la función de
dicha herramienta ya que
nos permite identificar los
interesados del proyecto.
Inicio, Lo comparo con una
planeación. máquina herramienta se
dedican a fabricar
productos o partes de
productos, Se dice que las
máquinas-herramienta son
máquinas madre porque
posibilitan la fabricación de
todas las demás máquinas
incluyendo a ellas mismas.
Si comparamos en el EDT
hay que entregar productos.
Seguimiento Se puede relacionar con un
post test en donde se
evaluar los conocimientos
originados en el transcurso
de la puesta en marcha de
algo.
Inicio, Lo asocio con la
 los recursos como columnas y permite conocer los roles y integración, planeación elaboración de contrato de
las tareas como filas. Para cada responsabilidades de cada trabajo en donde está
fila, se asignan los códigos recurso del proyecto en cada plasmado los roles y las
RACI; “R” – Responsable es el una de las actividades o funciones a desempeñar
rol encargado de realizar la tareas. dentro de la empresa.
tarea. “A” – Aprobador es el
rol que aprueba el trabajo
realizado por el Responsable.
“C” – Consultado son aquellas
personas que son consultadas
Roles y
sobre la cuestión. “I” –son
Responsabilid
aquellas personas a las que hay
ades
que mantener informadas sobre
la evolución de la tarea. Como
regla general para su
elaboración, se ha de tener en
cuenta que un recurso puede
tener varios roles en una tarea y
que en una fila solo puede
haber una única A, al menos
una R y no tienen por qué
haber C ni I
Control, Cuando el proyecto está en Es un proceso iterativo a lo alcance, Planeación, Asociado con la estructura
Seguimiento y marcha, el gestor se encarga de largo de todo el proyecto en costes, Control, de un sistema de gestión de
Monitoreo supervisar su día a día, de el que se comprueba si está tiempo y seguimiento, calidad en la que se
asegurar que se cumplen las avanzando tal y como estaba calidad ejecución. describe el control,
tareas necesarias para verificar previsto a nivel de alcance, seguimiento y monitoreo al
los requisitos y producir los costes, tiempo y calidad. Es sistema de gestión de
entregables pactados de parte de la estrategia de calidad, este manual
documentar el trabajo realizado mejora continúa definida permite visualizar como se
 mediante informes, de
actualizar los planes de
proyecto o de hacer
previsiones.
Plan de El plan de comunicación es la
Comunicacio herramienta básica para
nes e planificar y gestionar la
Informes comunicación con los diversos
interesados de un proyecto
por el ciclo Deming o
PDCA es una estrategia de
mejora continúa basada en
una espiral que incluye
planificar, hacer, verificar y
actuar (del inglés PDCA).
El plan de comunicación
ayudará a optimizar el flujo
de comunicación y facilitará
una comunicación eficiente
entre los socios y equipo
dando a conocer el proyecto
a interesados, e informando
y comunicando los
resultados y avance del
mismo.
debe de actuar cuando
algún factor sale de control,
y se establece como punto
crítico de control PCC o PC
(Punto de control), además
se debe delimitar los límites
de control de cada uno de
los puntos, de la misma
forma describe la
periodicidad del
seguimiento a las tareas y
procesos así como del
programa de monitoreo
Comunicació Planeación, Este lo asocio con una
n, tiempo. seguimiento. auditoria interna o externa
en la cual se evalúa el
estado y el impacto del
proceso que se está
evaluando, de la misma
forma permite obtener
informes acerca del estado
de los procedimientos, para
que se lleven a cabo las
acciones correctivas a que
haya lugar. Cuyos
resultados deben de ser
relacionados a todas las
partes interesadas ya que
todas estas participan del
plan de auditoria: este

Es un formato de visualización
resumido de todos los estados
decisivos que se deben alcanzar
en el proyecto para llegar a su
fin.
Plan de Hitos
El camino crítico identifica la
Programació cadena de tareas que
n, Ajustes y determinan la duración mínima
Optimización de un proyecto y, por lo tanto,
del las tareas con una menor
Calendario flexibilidad y que requieren un
mayor control.
Los hitos ayudan a mantener Tiempo,
el enfoque del equipo y a
realizar el seguimiento de su
avance. Son un elemento
visual que hay que incluir
en informes de seguimiento
y otras acciones de
comunicación.
Se usa esta herramienta para
revisar el calendario del
proyecto, y realizar el ajuste
necesario.
responde al porque? ¿Para
qué? Cuando, y como
Planeación, Este puede ser asociado con
calidad seguimiento un diagrama de flujo en el
cual se muestra cuando un
aspecto del proceso cumple
o no cumple y el respectivo
proceso correctivo que se
debe llevar a cabo de forma
documentada y organizada,
permite un sistema de
mejora continua del
proyecto.
Alcance, Inicio, Lo asocio con un
costos, planeación, calendario en el cual se
riesgos, ejecución, plasma todas las
calidad. seguimiento. actividades que se deben de
llevar a cabo en el
momento. Asocio al
Diagrama Gannt
• CAPTURA DE PANTALLA QUE EVIDENCIE MÍNIMO TRES (3)
PARTICIPACIONES POR INTEGRANTE CON APORTES SIGNIFICATIVOS
EN FUNCIÓN DEL INFORME.
 CONCLUSIONES

 Se concluye que un proyecto es como una combinación de actividades

interrelacionadas que deben ejecutarse en un determinado orden para terminar
un trabajo.
 Es importante que las personas que forman parte del proyecto, y sobre todo los
administradores, conozcan y sepan utilizar las herramientas que ayudan a
gestionarlo.
 Conocer todos los aspectos, de las herramientas de gestión de proyectos permite
que sea un factor de éxito muy importante en las organizaciones y garantiza que
se logren los objetivos del proyecto durante el tiempo previsto, y con el
presupuesto designado y entender que la administración de los nuevos tiempos
tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organiza y controlan
los proyectos.
 Uno de los elementos que puede tener impacto directo en el éxito de un proyecto
es el uso de las técnicas y métodos más adecuados al mismo. Muchas de ellas no
se aplican por falta de conocimiento de las técnicas, o a la falta de tiempo, o que
las características propias del proyecto no parecen requerir del uso de las
técnicas.
 BIBLIOGRAFIA

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