Control de los gastos generales o de operación

melissa
Los gastos clasificados como generales o de operación incluyen aspectos tales como servicios
públicos, lavandería, reparaciones y mantenimiento, teléfono, pintura, papelería, útiles de oficina,
artículos de limpieza, depreciación, alquiler, amortización, seguros e impuestos. Estos gastos se
clasifican también como fijos y variables.
Aunque en realidad no existen gastos fijos, porque cambian tarde o temprano, se clasifican como
tales el valor de los seguros, las depreciaciones de locales y equipos de alquiler.

Los gastos variable: son los que cambian en forma proporcional al volumen de producción, por
ejemplo, vajilla y menaje, artículos de aseo, papelería, uniformes, servicios públicos, reparaciones,
fumigaciones, lavandería.
Muchos de estos costos pueden ser menos tangibles que los de alimentos y personal. Entre ellos se
pueden mencionar, por ejemplo, la rotación excesiva de personal, la carencia de adiestramiento, el
uso inadecuado de los locales y el control insuficiente de la calidad y satisfacción de los usuarios.
Se consideran ocultos porque no se pueden medir fácilmente en dinero, pero tienen un efecto
definido sobre los egresos financieros.
Con el fin de controlar los gastos generales o de operación, se deben:
— Tener especificaciones claras para todos los productos, indicando uso, materiales, empaque,
tamaño y otros aspectos.
— Hacer análisis de valor de todos los artículos requeridos.
— Hacer cotizaciones para la compra de los productos que lo ameriten.
— Mantener buenos registros de llamadas de servicio y hacer que el supervisor inspeccione el
desempeño. A continuación, se describen algunos de los controles que se pueden tener para los
rubros más importantes de este tipo de gastos
 Controles de los artículos de limpieza LICETH
Lo que se debe hacer para tener un control de esta clase de artículos es:
— Conocer el proveedor y el tipo de servicio que está dispuesto a suministrar con el precio.
— Hacer análisis de valor. Hay que recordar que, aunque los recipientes sean similares en tamaño,
los factores de dilución y la cantidad pueden ser diferentes.
— Instruir a los supervisores y al personal acerca de su uso correcto. Estandarizar porciones de
cada producto en relación con la superficie que se debe limpiar, la cantidad de agua en que se debe
diluir y el número de piezas que se van a asear.

Controles de los artículos de oficina

Es necesario que en estos artículos se ejerzan los siguientes controles:
— Verificación de que se tenga a mano sólo lo que se requiere, sin exceso de suministros.
— Control de los despachos y conservación de sus registros.
Controles de la vajilla y los cubiertos
Este rubro requiere estricto control, pues es motivo de continuos hurtos, daños y robos. Por tal
razón se debe:
— Chequear la posibilidad de tener doble inventario con el fin de reducir necesidades de personal
para el lavado y roturas causadas por la presión de la demanda.

— Tener registros de roturas.

— Exhibir en una cartelera una muestra de cada pieza de vajilla con su precio.
— Anotar las pérdidas de cubiertos y hacerlas conocer, para reducir hurtos.
— Responsabilizar al personal por las pérdidas de cubiertos y la rotura de vajilla 110 justificable.
Hacer que cada turno le entregue inventariado estos elementos al turno siguiente,
— Hacer inventarios periódicos y frecuentes.
Controles del equipo pequeño y de las herramientas JESSICA
También es un rubro que no se debe descuidar. Por tanto, hay que procurar:
— Mantenerlos equipos y herramientas apropiados para hacer el trabajo. La productividad se ve
afectada si no se cuenta con esto,
— Mantener los cuchillos bien afilados.
— Tener utensilios adecuados para obtener porciones.
Controles de la mantelería y los uniformes
Es muy importante controlar estos dos rubros, pues contribuyen a que la imagen del servicio de
alimentación sea positiva o negativa. De allí que se deban;
— Usar los materiales apropiados para las necesidades.
— Confeccionar los uniformes con telas fáciles de lavar y durables, para que el mismo personal se
encargue de esta tarea.
— Utilizar servilletas desechables e individuales o carpetas de caucho u otro material sintético, en
lugar de manteles y servilletas de tela.

Controles de mantenimiento y reparaciones

Un servicio de alimentación debe funcionar de manera permanente. En consecuencia, es necesario
tener un buen programa de mantenimiento preventivo y correctivo, Entre las acciones que se deben
llevar a cabo se encuentran:
— Establecer un programa de mantenimiento preventivo, con registros que indiquen fechas de
chequeos y reparaciones.
— Mantener buenos registros de mantenimiento y reparaciones.
— Tener buenos contratos de mantenimiento.
— Capacitar al personal en el uso, la limpieza y el mantenimiento del equipo y hacer que
notifiquen inmediatamente cualquier falla que necesite ser reparada.
Controles de los servicios públicos
Los servicios públicos son cada vez más costosos, lo cual exige que se tenga un control estricto y
se capacite al personal para que sepa usarlos con el debido cuidado. Los principales controles
consisten en:
— Establecer un programa de administración de la energía, del agua y del gas (véase capítulo 20).
— Controlar las llamadas telefónicas: tipo, destinación y duración.
Controles de otros rubros STEFANNY
Comprenden: música, ñores, libros, revistas y periódicos, elementos decorativos, viajes, talleres,
seminarios y cuotas de asociaciones, entre otros. Hay que preguntarse:
— ¿Son realmente necesarios?
— ¿Se están asignando correctamente?
Evaluación de los controles
Además de controlar los diferentes rubros mencionados anteriormente, se debe hacer una
evaluación de dichos controles, la cual puede consistir en:
— Establecer un sistema de análisis de valor para todas las compras. Fijar un tiempo para chequear
todos los controles.
— Chequear si todo lo que se está comprando es realmente necesario o ver si hay otras alternativas
más económicas.

Control de los costos indirectos

Los costos mencionados de alimentos, personal y de gastos generales se refieren a los que
corresponden de manera directa a la prestación del servicio de alimentación. Pero también se
ocasionan costos indirectos, tales como personal administrativo» de contabilidad y estadística,
servicios públicos, seguros, papelería, alquiler. El cálculo de estos costos no es fácil, especialmente
cuando el servicio de alimentación hace parte de una organización. En este caso, dichos gastos se
determinan estimando, en el caso del personal, la cantidad promedio de horas dedicadas al servicio
de alimentación en un periodo determinado; y en el caso de los gastos generales, estableciendo
porcentajes del gasto total, de acuerdo con criterios establecidos.