UNIVERSIDAD NACIONAL DE ANCASH SANTIAGO ANTNEZ DE MAYOLO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

GUA PARA PRCTICA

COSTOS DE INVENTARIO
350

300

250

COSTO

200

150

100

50

0
42 50 59 67 75 84 92 100 109 117 125 134

Q PRODUCIDA Costo de Pedido Costo Mantenimiento COSTO TOTAL

Lic. Adm. RICARDO TOLEDO QUIONES

HUARAZ PER - AGOSTO - 2 004

UNIVERSIDAD NACIONAL DE ANCASH SANTIAGO ANTNEZ DE MAYOLO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Serie de Tcnicas de Estudio: Ricardo Toledo Quiones Agosto 2 004

Publicacin para los estudiantes de la Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas y Contables Escuela Profesional de Administracin.

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LOTE ECONMICO: SISTEMA PERPETUO 1. OBJETIVO

El lote econmico llamado tambin modelo de pedido en la cantidad econmica o SISTEMA PERPETUO debido a que cuando el inventario baja a un punto de reorden establecido, se coloca una orden de reabastecimiento, tiene como objetivo el permitir decidir: a) Cunto ordenar cuando se hace un pedido de materiales. b) Cundo pedir. 2. CARACTERSTICAS

a) Permite optimizar la cantidad a pedir y prev periodos para solicitar abastecimiento con determinado artculo, fecha de recepcin y cantidad del artculo en el Almacn. b) Considera la distribucin uniforme de los requerimientos. Ejemplo: Si el requerimiento de la materia prima XX en 300 das es 300 unidades, el modelo considerar que se requiere uno por da. c) Se aplica de manera individual a cada artculo, razn por lo cual se debe identificar aquellos que respondern a polticas programadas de adquisicin, bsicamente se aplica a los artculos llamados estratgicos que son los que de faltar impediran la continuidad operativa de la empresa. Un modo prctico de lograr sta identificacin es mediante el Catlogo de Materiales el cual puesto a disposicin de las unidades administrativas de lnea podran identificarlos. d) Existen variados modelos como los relacionados con descuentos por cantidad pedida, modelos de reemplazo gradual, con faltantes, etc. El presente documento slo trata de uno de ellos: Sistema Perpetuo. 3. REQUERIMIENTO DE INFORMACIN

3.1. INFORMACIN GENERAL DESCRIPCION 01 DEMANDA ANUAL 02 COSTO DE ORDENAR TASA DE MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO COSTO UNITARIO DE ADQUISICION SIMBOLO DA Co CONCEPTO Cantidad necesaria al ao. El modelo supone demanda uniformemente distribuida. Costos por hacer el pedido. Costos: transporte, inspeccin y administracin. Costos asociados al sostenimiento del inventario: Costos: espacio del almacn, seguros, por prdidas o daos y costo de capital. Precio del producto. Das que opera la empresa y se tiene requerimiento del material. Tiempo entre el pedido al abastecedor y su recepcin por la Empresa.

03 04

r p d L

05 DIAS DE OPERACIN ANUAL 06 TIEMPO DE ENTREGA

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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3.2. COSTO DE MANTENIMIIENTO El costo de mantenimiento incluye las actividades de: control de los materiales almacenados, custodia de los materiales, mantenimiento del local, manipuleo, iluminacin, conservacin de artculos que pueden deteriorarse por accin del tiempo (oxidacin, por ejemplo), etc. Asimismo insumen gastos de personal, amortizacin de locales e instalaciones, formularios, etc. Igualmente comprende intereses por la inmovilizacin del capital, seguros, perdidas por roturas y obsolescencia Los Costos de Mantenimiento, generalmente estn expresados en una Tasa que es un indicador que representa de manera resumida los siguientes costos: Almacenamiento. Seguro sobre el inventario Obsolescencia y/o depreciacin sobre el inventario Intereses sobre el capital invertido Los rangos tpicos que se consideran para estos rubros y se usan como guas para determinar la tasa del costo de mantenimiento se presenta en el Cuadro N 1, el rango general de referencia est entre el 12% y el 23%. CUADRO N 1 RANGOS TIPICOS DEL COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL COMPONENTE DEL COSTO - Almacenamiento - Seguro - Obsolescencia y/o depreciacin. - Intereses sobre el capital TASA ANUAL DE MANTENIMIENTO 3.3. COSTO DE ORDENAR Uno de los objetivos principales del control de inventarios es el minimizar la inversin en el inventario. Al respecto los costos asociados con la adquisicin de materiales incluyen las actividades de: formulacin del pedido por el rea solicitante, anlisis y seleccin de los proveedores, emitir las solicitudes de oferta, cuadro comparativo de cotizaciones y rdenes de compra, seguimiento de las rdenes, recibo de los materiales e inspeccin y aceptacin de la cantidad y calidad recepcionada, almacenamiento, registros del ingreso y cumplir con la documentacin sustentatoria de las operaciones de compra. Los costos de Ordenar, llamados tambin Costos del Pedido por lo general son fijos, sin importar el volumen de la cantidad pedida. Cuando se fijan los tamaos ptimos del lote econmico de compra para cada producto, a su vez se optimiza el nmero de pedidos, en consecuencia los costos de adquisicin disminuyen. Para efectos de tener un estndar unitario para el Costo de Ordenar por ejemplo para una empresa se identificaron los siguientes componentes: Elaboracin: Ricardo Toledo Q. % SOBRE EL VALOR DEL INVENTARIO 03 06 00 01 02 06 07 10 12 23

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Nmero de Pedidos al ao. Costos anuales de formatos utilizados. Costos anuales de tiles de oficina. Costos de movilidad. Remuneraciones del personal relacionado a los pedidos. 4.
N/O

FRMULAS
DESCRIPCION SIMBOLO FORMULA

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

LOTE ECONOMICO (CANTIDAD A ORDENAR) N PEDIDOS ANUALES (ORDENES ANUALES) COSTO UNITARIO DE MANTENIMIENTO COSTO ANUAL DE ORDENAR (*) COSTO ANUAL DE MANTENIMIENTO (*) COSTO ANUAL DE INVENTARIO COSTO ANUAL DE ADQUISICION COSTO ANUAL TOTAL (INVENT. + ADQUIS.) PUNTO DE REORDEN (CANTIDAD MINIMA) CANTIDAD MAXIMA DE INVENTARIO PERIODO DE ORDEN (DIAS ENTRE ORDENES) PERODO DE PUNTO DE REORDEN

Q .n Cm Co CM CI CA CT MIN MAX do dr

2 * C 0 xD A rxp DA/Q rxp Co x ( DA/Q) Cm x Q/2 CP + CM P x DA CI + CA DA x L/d MIN + Q d/n do L

(*) El ptimo matemtico se encuentra cuando Co = CM 5. GRFICA

Las grficas relacionadas a este modelo nos permiten explicar su significado, en la Grfica 1 se puede observar que los costos de Ordenar se decrementan al incrementarse la cantidad pedida e inversamente, los Costos de Mantenimiento se incrementan al incrementan la cantidad pedida., estando el costo mnimo paralelo al punto donde se interceptan o hacen iguales el Costo de Ordenar y el Costo de Mantenimiento. Ver tambin Grfica del Ciclo de Inventario en Ejercicio Resuelto. 6. PROCEDIMIENTO

a) Establecer los datos que figuran en el tem 3.1. b) Aplicar las frmulas del Lote Econmico. 7. VENTAJAS

a) Esta relacin emprica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresarial. b) Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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8.

DESVENTAJAS

a) Genera inventarios que en otro tipo de polticas tratan de eliminarse (Justo a Tiempo y Teora de Restricciones). b) Es aplicable en caso de que la demanda de artculos es constante en el tiempo, por lo que no es aplicable a productos con demanda estacional. Aunque podra fijarse criterios para pedidos adecuados a cada perodo estacional. c) Cuando se tiene mltiples artculos y no se tiene un sistema automatizado de pedidos, se complica al tener fechas diversas de efectuar los pedidos. GRFICA 1

COSTOS DE INVENTARIO
350

300

250

COSTO

200

150

100

50

0
42 50 59 67 75 84 92 100 109 117 125 134

Q PRODUCIDA Costo de Pedido Costo Mantenimiento COSTO TOTAL

9. 1.

EJERCICIO RESUELTO La Empresa NN tiene que resolver el problema de desarrollo de una poltica de inventarios apropiada para la materia prima XY. Se puede ordenar a una compaa local por un costo unitario de $ 5 el requerimiento anual de XY es de 3 000 unidades uniformemente distribuidas, estima que su tasa de costos por espacio de almacn, seguros, prdidas por daos y costo de capital son 2%, 3%, 4% y 6% respectivamente, opera 250 das al ao y el precio que le cobra el abastecedor por unidad de la materia prima XY es de $ 20, demorando 5 das entre el pedido y la entrega del producto. Actualmente se ordena en lotes de 200 unidades de XY. Se solicita: a) Calcular y comentar brevemente los indicadores de adquisicin a partir de la fijacin del lote econmico ptimo. b) Comparar los datos actuales con los costos optimizados. c) Graficar el Ciclo del Inventario, Punto de Reorden y Nivel del Inventario. d) Graficar sensibilizando las cantidades a ordenar a fin de demostrar que el Costo Anual de Inventario (CI) es el mnimo con el lote econmico.

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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RESPUESTAS: DATOS DE ENTRADA: N/O 01 02 03 04 05 06 a)

N/O 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 DESCRIPCION LOTE ECONOMICO (CANTIDAD A ORDENAR) N PEDIDOS ANUALES (ORDENES ANUALES) COSTO UNITARIO DE MANTENIMIENTO COSTO ANUAL DE ORDENAR (*) COSTO ANUAL DE MANTENIMIENTO (*) COSTO ANUAL DE INVENTARIO COSTO ANUAL DE ADQUISICION COSTO ANUAL TOTAL (INVENT. + ADQUIS.) PUNTO DE REORDEN (CANTIDAD MINIMA) CANTIDAD MAXIMA DE INVENTARIO CICLO DEL INVENTARIO (DIAS ENTRE ORDENES) PERODO DE PUNTO DE REORDEN SIMBOLO RESULTADO

DESCRIPCION DEMANDA ANUAL COSTO DE ORDENAR TASA DE MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO COSTO UNITARIO DE ADQUISICION DIAS DE OPERACIN ANUAL TIEMPO DE ENTREGA

SIMBOLO DA Co .r .p .d L

DATO 3 000 5 15% 20 250 5

Q .n Cm Co CM CI CA CT MIN MAX do do L

100 30 3 150 150 300 60 000 60 300 60 160 8,33 3,33

Los costos se minimizan al adquirir en lotes de 100 unidades, en el ao se efectuarn 30 pedidos, el costo anual del inventario ascender a $ 300, se adquirir por $ 60 000 (que es el precio de adquisicin x la demanda anual del producto), los pedidos se deben efectuar cuando los inventarios hayan llegado a 60 unidades (Punto de Reorden), que es el nivel del inventario a que a los 3,33 das de iniciado el ciclo del inventario (Ciclo del Inventario Tiempo de Entrega o demora en llegar el pedido). Se debe prever un espacio para almacenar 160 unidades como mximo (100+60, considerando que el pedido podra llegar apenas se le solicit, es decir cuando el nivel del inventario estaba en el mnimo = 60, los pedidos se efectuarn cada 8 das aproximadamente (Ciclo del Inventario). b) El costo anual del Inventario bajo la poltica de adquisicin en lotes de 200 unidades resulta en un costo mayor de $ 75, al incrementar el tamao del lote econmico, el Costo Anual de Hacer el Pedido disminuye pero el Costo Anual de Mantenimiento se incremente, con el modelo del Lote Econmico se optimiza minimizando el Costo Anual del Inventario. COSTO ANUAL COSTO ANUAL HACER PEDIDO MANTENIMIENTO 100 150 150 200 75 300 DIFERENCIA COSTOS 75 (150) Elaboracin: Ricardo Toledo Q. PEDIDO COSTO ANUAL DE INVENTARIO 300 375 (75)

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c) Tiempo X 0,00 3,33 8,33 Nivel Inventario Y 100,00 60,00 0,00 OBSERVACIONES PARA GRFICO X Y 0,00 Lote Econmico Perodo del Punto de Reorden Punto de Reorden Ciclo del Inventario 0,00

Tambin se puede hallar los valores fijando la ecuacin de la recta que es: Y = a + b*X DONDE: Y = Nivel de Inventario, a, b = Parmetros y X = Tiempo. a = 100 (interseccin en Y cuando X = 0) y b es la pendiente de la recta. Hallando la pendiente: Y1 Y2 = b (X1 X2) b = (100 0) / (0 8,33) = -12 La ecuacin de la recta sera: Y = 100 12*X

CICLO DEL INVENTARIO

120
NIVEL DE INVENTARIO

100 80 60 40 20 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
TIEMPO (Das)
Punto de Reorden; 3,33; 60,00

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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d) Para efectuar el grfico se determina cantidades de pedido, luego con las frmulas se halla el Costo de Hacer el Pedido y el Costo de Mantenimiento anuales, que sumados dan el Costo del Inventario, con lo que se procede a graficar (NOTA: la grfica es la misma que figura en el tem 8: Grfica 1). SIMUL. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 CANTIDAD PEDIDA 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00 110,00 120,00 130,00 140,00 150,00 160,00 COSTO HACER EL PEDIDO 300,00 250,00 214,29 187,50 166,67 150,00 136,36 125,00 115,38 107,14 100,00 93,75 COSTO DE MANTENIM. 75,00 90,00 105,00 120,00 135,00 150,00 165,00 180,00 195,00 210,00 225,00 240,00 COSTO DE INVENTARIO 375,00 340,00 319,29 307,50 301,67 300,00 301,36 305,00 310,38 317,14 325,00 333,75

10. EJERCICIO PROPUESTO 1. La Empresa de Transportes Amrica S.A. adquiere aceite por latas para sus vehculos, le cuesta $ 10 cada lata. Se ha determinado que la demanda anual para este producto ser de 4 000 latas, sus costos de ordenar importan $ 15 por orden y su tasa de mantenimiento del inventario es del 18%, opera los 365 das al ao y el proveedor demora 3 das en entregarle el producto. Actualmente se ordena en lotes de 160 latas. Establecer la informacin de manera similar a lo solicitado en el Ejercicio Resuelto.

RESPUESTAS: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 LOTE ECONOMICO (CANTIDAD A ORDENAR) N PEDIDOS ANUALES (ORDENES ANUALES) COSTO UNITARIO DE MANTENIMIENTO COSTO ANUAL DE HACER EL PEDIDO COSTO ANUAL DE MANTENIMIENTO COSTO ANUAL DE INVENTARIO COSTO ANUAL DE ADQUISICION COSTO ANUAL TOTAL (INVENT. + ADQUIS.) PUNTO DE REORDEN (CANTIDAD MINIMA) CANTIDAD MAXIMA DE INVENTARIO CICLO DEL INVENTARIO (DIAS ENTRE ORDENES) PERIODO DE PUNTO DE REORDEN 258 15 2 232 232 465 40 000 40 465 33 291 23,56 20,56

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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11. BIBLIOGRAFA GALLAGHER, Charles. WATSON, Hugh MERCADER DEL CAMPO, Francisco SCHNEIDER, Kenneth RANDALL BYERS, C. Mtodos Cuantitativos para la Toma de Decisiones en Administracin. Mxico, Mc Graw Hill, 1 991. El Ejecutivo Moderno Direccin Produccin. Per, Cultural S.A. Ediciones, 1 992. Mtodos cuantitativos en Editorial Limusa S.A., 1 982. Administracin. Mxico,

Elaboracin: Ricardo Toledo Q.

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FCEAC 2 004 RTQ/TM