Colecciones virtuales y recursos propios:

criterios para su selección

Micaela Chávez Villa

SELECCIÓN DE RECURSOS

Aquellos bibliotecarios que han realizado actividades de selección de recursos saben que éste es un
proceso que se realiza muchas veces de manera heurística, sobre todo cuando la selección se hace mediante
catálogos o listas que incluyen pocos elementos para hacer la evaluación. En este sentido siempre es útil tener
a la mano criterios que nos ayuden a orientar nuestra selección, considerando que existen factores que
influyen en el desarrollo de nuestras colecciones, como son:
1) Objetivos, funciones y servicios de la biblioteca
2) Número y características de los lectores
3) Colecciones disponibles en la biblioteca
4) Presupuesto
5) Acceso a la tecnología de la información
6) Cambios en el mercado editorial e informativo
7) Programas cooperativos
Los recursos existentes se hacen accesibles a la comunidad a partir de las actividades de selección y
adquisición; y los factores que se han mencionado deben tenerse en mente al momento de realizar estas
actividades y aplicar criterios específicos para cada tipo de recurso que se vaya a seleccionar. En este trabajo
me ocuparé de mencionar los criterios que pueden servir de guía para llevar a cabo la selección, ya sea de
recursos que la biblioteca va a adquirir o, a los que tendrá acceso y disponibilidad sin ser propietaria. En este
punto debemos mencionar que "vivimos por muchas generaciones en un mundo en el cual la tecnología de
publicación indicaba que el acceso requería propiedad [... 1 las nuevas tecnologías electrónicas permiten la
posibilidad de separar la propiedad del acceso, el objeto material de su contenido".

La aseveración anterior trae a colación el debate entre acceso versus propiedad, entre los que se
sumergen en distintas técnicas para conocer las necesidades de los usuarios y esperan llegar a ser los mejores
predictores de lo que será 1 El ('olegio de México, A.C., México.

necesitado, y los que sugieren olvidarse de la predicción de las necesidades de los usuarios y
simplemente proporcionar acceso a lo que se necesita, en el cliché del día, ellos favorecen el acceso contra la
propiedad" (Ferguson, p. 87). Sin embargo, en el caso de las bibliotecas mexicanos, considero que este tema
apenas se empieza a analizar, y que la falta de presupuesto hace que en nuestras bibliotecas, el acceso, la
propiedad y la disponibilidad se usen sin una definición clara y sin criterios específicos. Hay bibliotecas que
carecen de recursos para adquisición de material, por lo que el acceso gratuito es la única posibilidad que
tienen para brindar un servicio a su comunidad y otras, por el contrario, están tratando de disponer
electrónicamente de los recursos con que atender las demandas de su comunidad, dando poca importancia a
la forma en que hacen posible ese acceso.
No podemos perder de vista dos factores que influyen de manera definitiva en la operación de las
bibliotecas: " 1) El costo de la información que se incremento más rápidamente que el presupuesto para la
compra de materiales, y 2) la cantidad de información se está expandiendo más rápidamente de lo que
nuestros presupuestos para materiales" (Ferguson, p. 87). Por último, en lo que se refiere a los costos, si el
usuario paga por el acceso o el suministro de información, él decidirá cuánto gastar. Sin embargo, esto no es
tan claro cuando la biblioteca paga los gastos. De cualquier manera, independientemente de la forma en que
la biblioteca decida ejercer su presupuesto, será necesario que seleccione los recursos que va a adquirir.

LAS COLECCIONES
 El primer paso para iniciar la selección de recursos es definir el tipo de colecciones que se desea
formar, independientemente de cómo se organicen bibliográficamente, y que pueden identificarse de la
siguiente manera:

Colección general de consulta

La colección general de consulta estará formada por bibliografías, compendios, diccionarios,

directorios, enciclopedias, índices impresos y en disco compacto, manuales, mapas, y obras similares, que
cumplan con cualquiera de los siguientes propósitos:
a. La interpretación de los recursos con que cuenta la biblioteca, así como el aprovechamiento
de otros pertenecientes a distintas instituciones.
b. El desarrollo de las labores de tipo directivo, técnico y administrativo, del personal de la
institución, incluyendo la biblioteca.

c. La representación de las materias incluidas en los programas de docencia e investigación de la

institución, por medio de fondos que permitan obtener una idea general y esquemática del estado actual del
conocimiento relativo a dichas materias.
d. Larepresentacióndemateriashumanísticasysociales,queguardenrelación, de analogía o
vecindad, con las materias que se señalen en el inciso anterior.

Colección general de estudio

La colección general de estudio estará formada por las obras que apoyen los pro-ramas de estudio de
la institución, como son métodos audiovisuales, guías

c,
de estudio y manuales.

Colección general de investigación

1,a colección general de investigación estará formada por publicaciones periódicas, anuarios, series de
materia, publicaciones oficiales, nacionales e internacionales y todo tipo de materiales, que apoyen los
programas de investigación que se realizan en la institución.

Colecciones específicas de estudio

Las colecciones específicas de estudio incluirán, además de las obras a que se refiere el inciso c del
primer párrafo, los libros de texto y los trabajos incluidos como lecturas de carácter obligatorio, básico o
recomendado, en cada uno de los cursos que se impartan en la institución.

Colecciones específicas de investigación

Las colecciones específicas de investigación estarán formadas por el tipo de obras descritas en el inciso
c del párrafo primero, y en el apartado 3, cuando sean útiles en relación con cada tema de investigación (El
Colegio de México, pp. 1-22).
En el proceso de selección, no debe olvidarse que los criterios que se apliquen para la selección de
recursos que se adquieren por compra deberán aplicarse a aquellos que se obtienen en canje o donación y
que en la decisión de qué adquirir y a qué tener acceso deben estar implicados los usuarios, del mismo modo
en que se les consulta qué libros y revistas adquirir o cancelar.

LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

 Recursos impresos

Libros inclkvendo obras de Referencia

El criterio principal es la relevancia de¡ material para el propósito de la institución en lo que se refiere
a sus actividades de docencia e investigación. Otros factores que deben considerarse son la demanda por
parte de los usuarios, así --omo las carencias dentro de una materia determinada.
Los criterios específicos para la selección de un título individual en obras no novelísticas son:
Autoridad, competencia y reputación del autor editor o colaboradores
Uso anticipado o esperado
Oportunidad de la publicación
Importancia de la materia
Exactitud, calidad, objetividad y amenidad de estilo
Significado social
Comprensión y profundidad de tratamiento
Calidad literaria
Costo en relación con el uso potencial

Contribución al campo del conocimiento

Reputación y normas de la editorial ,-,N ivel de tratamiento

Calidad y disponibilidad del formato

Inclusión en bibliografías especializadas

Demanda por parte de los usuarios

Además de los criterios anteriores, para la selección de obras de imaginación -novela, teatro y poesía-
también deberán incluirse:
Representación de un género significativo o cultura nacional
Originalidad

Calidad literaria

Publicaciones periódicas
Relevancia de la publicación para los propósitos de docencia e
investigación
Acceso a su contenido mediante servicios de índices y resúmenes

Número de títulos que se reciben en el momento de la selección, sobre esa materia

Número de títulos requeridos en el campo de interés
Costo de la suscripción en relación con su posible uso
Autoridad y reputación de editores y colaboradores
Formas alternativas de acceso

Recursos audiovisuales

Oportunidad de información

Nivel de tratamiento

Calidad técnica

Atractivo estético
 Costo

Disponibilidad del equipo necesario para su uso Durabilidad del formato

Recursos electrónicos

Dado que no existen normas para la producción, promoción y mantenimiento de recursos

electrónicos, la localización, evaluación y acceso a ellos constituye un cambio creciente en las habilidades que
deben desarrollar los bibliotecarios. Los cambios se están dando principalmente en el desarrollo de criterios
para selección, búsqueda de opciones de catalogación y trabajo en cooperación con otras instituciones para
reducir los costos de acceso.
De acuerdo con White y Crawford, es necesario considerar los siguientes criterios para determinar qué
formato seleccionar, en este tipo de recursos:
Relevancia y uso. En función de los objetivos de la institución Redundancia. Tomar en consideración
si la biblioteca ya posee otros recursos en otro formato.
Demanda. Cuántos usuarios potenciales se beneficiarán de la información. Facilidad de uso.
Tomando en consideración las habilidades de los usuarios finales.
Disponibilidad de uso. Considerar si es posible el uso por varios usuarios simultáneos o existen
restricciones que impidan su uso.
Estabilidad de cobertura. Hasta qué punto el proveedor garantiza que se mantendrá la cobertura en
cuanto a indización y que ésta no será dañada con las actualizaciones.

Longevidad. Cuánto tiempo será relevante el recurso para la misión de la institución.

,,.',Costo. Considerar los precios de los distintos formatos.

Predictibilidad en los precios. Analizar la política de precios del proveedor para determinar su
estabilidad.
Equipo. Determinar si la biblioteca cuenta con el equipo apropiado y suficiente o si necesitará
adquirir el equipo necesario, cuál será el costo.

Soporte técnico. Analizar si el proveedor cuenta con buen soporte técnico para el uso del producto.

Espacio. Cuánto espacio se necesita para almacenar y usar el material (White and Crawford, pp. 56-
57).

Bases de datos en disco compacto

Cuando se evalúan las bases de datos es necesario tener en mente que se está evaluando un número
de componentes separados pero interrelacionados. Generalmente las bases de datos están compuestas por:
Archivo de datos. Contiene los datos bibliográficos comúnmente almacenados como archivos
secuenciales.
Archivos de índices. Usados para proporcionar acceso al contenido del archivo. Depende del tipo de
datos que sean buscados, y si los datos son únicos o tienen ocurrencias múltiples.

Los criterios de selección para este tipo de recursos serían:

Para la base de datos en general: título, editor, versiones distintas de una misma base, comparabilidad
con el formato impreso.
Para el contenido de la base de datos:
)-y Contenido. Se refiere a la información reunida o creada por el editor o productor. La
información contenida es independiente del software y de los medios de distribución de manera que debe ser
evaluadapor separado, considerando, en primer término, un mínimo traslape con la información que ya tiene
la biblioteca en otros recursos.
 Alcance. Incluye el tamaño de la base de datos (cantidad de información incluida), qué fuentes y qué
tanto de cada fuente es incluida, tiempo cubierto por la base de datos y para cada título incluido en la base, y
la cobertura geográfica.
>< Calidad. Incluye elementos tan importantes como la precisión del contenido de la información
(errores de captura, o de redacción), si es usado un vocabulario controlado para la indización, qué tan
propiamente es aplicado,

cuántos de los registros contienen todos los elementos de información que deberían estar ahí,
etcétera.
)c Accesibilidad. Significa cuánta de la información en el archivo es localiza-
ble. Esto incluye qué campos y elementos de información han sido selec-
cionados como puntos de acceso, precisión de los puntos de acceso, qué tan
fácilmente pueden usarse los puntos de acceso, y qué tan completo es un re-
gistro para que se pueda confiar en la consistencia de cada punto de acceso.
índices, resúmenes y descriptores que arreglan la información y agregan
valor a la base de datos.
>( Actualidad de la información. Periodicidad con que se actualiza y al mo-
mento de la actualización qué tan reciente es la información que se incluye.
>< Idioma. Debe ser accesible al tipo de usuario para el que se pretende
adquirir.
)c índices. Considerar qué campos son incluidos, qué valor agregado tiene
la información incluida (índices y resúmenes), cómo están arreglados o
estructurados los campos y cómo está la información en el archivo.

,I< Facilidad de uso. En la medida de lo posible que requiera un mínimo de entrenamiento y venga
acompañada de los manuales necesarios.
Software.- Incluye evaluación del software de recuperación y la internase (comandos, menús,
interactivo), características de salida y requisitos para su instalación, cantidad de memoria que se requiere para
su instalación, si requiere otro software para haceraccesible la información (Dos, Windows, etc.). En este
punto debemos considerar el software de creación de la base de datos que sirve para procesar su contenido;
el software de recuperación que proporciona las características para la búsqueda; y la internase que es cómo
el usuario interactúa para buscar en la base de datos.
Requerimientos de equipo. Determinar si es compatible con el equipo que posee la biblioteca.
Dc Características del lector de disco, tarjeta de internase, incluyendo tama-
ño, velocidad y compatibilidad.
>,, Costos. Comparar con costo de suscripción en formato impreso o acceso en línea,
contratación para acceso de un solo usuario o varios usuarios simultáneos (Confróntese con Tenopir y
Armendáriz).

Cuando se evalúan obras de carácter monográfico, debemos aplicar, en primer término, los criterios
de selección relativos a obras impresas, de este carácter y con posterioridad las que se refieren a recursos
electrónicos.

Revistas ¡electrónicas
En la actualidad hay un buen número de revistas que está disponible en forma electrónica, y las
editoriales comerciales y universitarias han empezado a ofrecer versiones electrónicas en texto completo de
títulos de gran tradición que se publicaban sólo en forma impresa. En otros casos se ofrecen contenidos o
resúmenes de los números más recientes.
Como consecuencia, en muchos casos, el mismo título estará disponible tanto en formato impreso
como electrónico. En algunos casos, el pago de la suscripción incluye ambos accesos y, en otros, el costo
adicional es mínimo siempre y cuando se mantenga la suscripción al formato impreso. En otros, se ofrece la
opción de tomar una versión u otra. Tomando en consideración lo anterior, la biblioteca "frecuentemente
tiene cuatro opciones para proporcionar a sus usuarios acceso a un título particular de revista: suscripción a la
versión impresa; suscripción a la versión electrónica; suscripción simultánea a la versión impresa y a las
versiones electrónicas; o no suscripción sino acceso por medio de préstamo interbibliotecario o servicios
comerciales de suministro de documentos" (Nisonger, p. 63).
A diferencia de lo que prevalece en el caso de las obras monográficas, considero que en el caso de las
revistas se pone de manifiesto que el concepto de propiedad es menos relevante y que en este renglón se
vuelven más importantes los conceptos de disponibilidad (si el artículo que el usuario quiere está disponible
cuando él lo necesita) y accesibilidad (en cuánto tiempo estará disponible el artículo que el usuario necesita).

Para seleccionar un título específico podemos tomar en cuenta los siguientes factores:
Dc Materia
>< Idioma de la publicación
,I( Exactitud
Circulación
lndización

DC Comité editorial
>( Reputación de la editorial
Ic Si existe arbitraje para los artículos que se incluyen Calidad académica
Audiencia
Facilidades de conexión

A estos criterios debemos agregar aquellos que son propios de un recurso electrónico, que se
describen ampliamente en el apartado anterior, y que son: disponibilidad en línea; monousuario o red; si está
en ASCII, Postscript, HTML, o algún otro formato; compatibilidad técnica con el equipo que posee la
biblioteca; cantidad de entrenamiento y mantenimiento requerido; términos de licenciamiento; uso de
internases; contabilidad de acceso y estabilidad (Nisonger, p. 60).
Cuando se seleccionan recursos gratuitos debemos aplicar los mismos criterios de selección, ya que
debemos tomar en cuenta que el acceso a estos recursos implica labores de mantenimiento, catalogación y
clasificación para mantenerlos al día.

Suministro de documentos
El suministro de documentos se refiere a "cualquier método o grupo de métodos para ordenar y
recibir copias completas de documentos originales" (Fitzsimmons, p. 112). Los mejores métodos están
caracterizados por tecnología innovadora, acceso conveniente y respuesta rápida.
Existen diversos proveedores, mediante los cuales puede contratarse este servicio, entre ellos
destacan: British Lending Library Division; Uncover (Colorado Association of Rescarch Libraries); Source One
(Dialog); Institute of Scientific Information; Ebsco Doc (Ebsco Subscription Services); SwetsDoc (Swets
Subscription Agency); First Search (OCLC); University Microfilms International. Los criterios que deben
tomarse en cuenta en la selección del servicio idóneo son:

1) Evaluar nuestras necesidades.

2) Evaluar las capacidades de los sistemas con que cuenta la biblioteca.
3) Recopilar detalles sobre los proveedores, sus productos y servicios.
4) Evaluar necesidades contra productos y servicios específicos y desarrollar guías para comparar
proveedores potenciales (las guías deben incluir cobertura de las bases de datos, variaciones de precios,
equipo proporcionado y requerido, crecimiento proyectado de su base de datos y velocidad de envío,
prácticas contables y de facturación, informes administrativos y otros servicios de valor agregado).
5) Probar los productos y servicios de los proveedores seleccionados.
6) Evaluar los servicios, considerando no sólo el tamaño de sus archivos, velocidad de respuesta
y costo, sino también la facilidad para procesar solicitudes; apoyo del proveedor y satisfacción del usuario
final (Walters, pp. 20-22).

Para tomar buenas decisiones en el uso de estos servicios el bibliotecario de desarrollo de colecciones
deberá monitorear activamente el uso, los costos de propiedad (copyright), ya que es el medio que han usado
los editores para recuperar los ingresos de suscripciones canceladas, y los costos de envío. Definitivamente el
costo del suministro de documentos es un factor crítico si tomamos en cuenta que el costo promedio de una
suscripción en papel es de $130 dlls y, de acuerdo con un estudio de la Association of Research Libraries, el
costo promedio de una transacción de préstamo interbibliotecario es de $29.55 y el costo promedio por
documento, de un proveedor comercial es de $15.00 dólares, casi la mitad del costo de préstamo
interbibliotecario (Fitzsimmons, p. 119). Si bien es cierto que algunos proveedores podrían ofrecer costos
bajos por derecho de uso, la ubicación geográfica en que éstos se encuentren será definitiva para determinar
los gastos de envío, factor que influirá de manera definitiva en el costo final.

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