MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA...

SUS
RECURSOS, SU PROBLEMÁTICA ACTUAL ( * )
Maria Soledad Gonzalez Bruce
Bibliotecaria Documentalista
Departamento de Adquisiciones
Sistema de Bibliotecas
Pontificia Universidad Católica de Chile
msgonzal@puc.cl

B3 17 DE JUNIO DE 1998

Resumen
El presente trabajo describe los criterios de selección de material
bibliográfico ante los diferentes productos que ofrece hoy el mercado de
información.
Presenta la problemática actual ante la decisión de un mismo producto en
medios impresos, magnéticos y/o electrónicos a incluir en la colección de
una Biblioteca, su evaluación, requerimientos y costos asociados a su
adquisición.
Se presentan los las diferentes fuentes de información en medios
magnéticos y electrónicos de apoyo a la selección aplicadas en el sistema de
Bibliotecas de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

1.- INTRODUCCION
Dentro del marco de la globalización y de la tecnología de información, es de
suma importancia particularmente para las instituciones de Educación
Superior la información y la diversidad de recursos disponibles . Hoy las
bibliotecas o centros de información deben ser una puerta a la información,
en diferentes fuentes, un canal abierto y expedito a datos, sonidos e
imágenes incluyendo monografías y publicaciones periódicas, abriendo así el
acceso a una combinación de recursos que ofrece el mercado editorial tanto
como una fuente de apoyo a la selección, como material a incluir dentro de
la colección de la biblioteca.
La rápida difusión y el fácil acceso a la información contribuyen al desarrollo
de las organizaciones y es por esta razón que las tecnologías de información
en bibliotecas o centros de información toman una significativa ventaja al
contar con diferentes recursos los cuales le permitirán acrecentar la calidad
en la entrega de servicios a sus usuarios.
La selección es un punto de gran relevancia dentro de la cadena de
información tomando como principio que se debe desarrollar una colección
acorde a los intereses de los usuarios. Hace algunos años la selección se
realizaba a partir de la publicidad y catálogos impresos de las diferentes
editoriales con el objeto de estar al día y de conocer las novedades que
ofrecía el mercado. Luego se comenzó a utilizar el CD ROM el cual se
transformó en un corto plazo en una importante herramienta que deslumbro
por sus múltiples ventajas y su capacidad de almacenamiento,
porteriormente surgió la Super carretera de la información en donde se
permitió navegar a través de un gopher o introducirse en la intimidad de un
computador cualquiera a través del TELNET. Hoy esta carretera ofrece
nuevas dimensiones, nuevas perspectivas mas herramientas en la
recuperación de la información, la cual permite navegar, conocer y accesar
de una forma amena e interactiva al mundo, creando enlaces y nexos de
conocimiento.
Dada la demanda de información y la oferta de esta, se debe tener especial
cuidado en el uso que se dará a la nueva tecnología ofrecida, la cual requiere
de variables a evaluar para tomar la decisión final de implementar un
servicio diferente al impreso en una biblioteca cualquiera.
Es por esto que ante la oferta de cualquiera de estos medios ya sea impreso,
magnético y/o electrónico esta presente el servicio y la calidad de servicio
que potencialmente se puede dar a través de él.

2.- SELECCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO

La selección del material a incluir en la colección de una biblioteca sea este
impreso, magnético y/o electrónico se realiza de acuerdo a las necesidades
de los usuarios y debe estar directamente relacionada con la misión y los
objetivos de la institución
La buena y oportuna selección de material bibliográfico es de vital
importancia en el desarrollo de una colección. Es esencial trabajar en
conjunto con profesionales de cada área, transformado la selección en una
cadena de recursos para lograr los objetivos del servicio, la cual se grafica
en el siguiente flujo

2.1.- Flujo de selección

Solicitud de material bibliográfico
Gestióndecompra

2.2.-Roles
Información: se genera desde el conocimiento humano hacia los medios de
difusión en diferentes formas Impreso, Magnético, electrónico
Editoriales y Libreros: difunden y distribuyen la información generada en
estos medios creando diferentes puntos de acceso hacia ella
Bibliotecario: recibe la información, desde los medios de difusión y crea
enlaces entre los usuarios y la información. Su rol fundamental es
direccionar la información recibida a los usuarios según su especialidad,
guiándolos en la selección del material, además de gestionar la adquisición
de este material Los bibliotecarios no deben perder el principio de la
selección, teniendo claro que el concepto de selección de material
bibliográfico no cambia, lo que varia es el medio por el cual se realiza,
tendiendo como objetivo final el adquirir un determinado titulo
Para el éxito de su trabajo los bibliotecarios deben utilizar las mejores
fuentes de selección tanto impresas, magnéticas y electrónicas. La selección
se hace a través de diferentes medios para a su vez
seleccionar productos de información disponibles en diferentes medios.
Académicos e Investigadores: Reciben la información ya filtrada por el
bibliotecario o los medios de difusión según el tema en el cual se interesen,
crean la necesidad de compra de un determinado producto, en resumen es
el académico quien revisa y selecciona para el usuario final
Hoy la oferta de información crece día a día conforme con el avance
científico, se investiga cada vez mas en diversas áreas del conocimiento,.
Las bibliotecas han debido acomodarse paulatinamente a estos cambios, con
el fin de obtener una mejor calidad de los servicios. Tanto como crece la
oferta de productos que accesan a la información crece también la demanda
de estos productos, convirtiéndose así en una compleja situación actual.

2.3.- Los productos ofrecidos por el mercado editorial objeto de

seleccionar hoy son.
• Medios Impresos : Libros, Revistas, papers de investigación, Catálogos
de editores, Abstract.entre otros
• Medios Magnéticos : CD Rom con todo tipo de información, bases de
datos de editores, directorios de instituciones, revistas, índices y
resúmenes analíticos etc.
• Medios Electrónicos : Acceso en línea a revistas electrónicas, Fondo de
diferentes editoriales, Libros a Texto completo, Bases de Datos, etc.
Ante esta oferta de información se debe ser cada vez más rigurosos en la
evaluación y selección de ellos, ya que se esta frente a la oferta de un
mismo producto en diferentes medios. En la colección se pueden incluir
cualquiera de estos productos para dar un servicio, por lo cual no se debe
olvidar que la selección esta basado en las necesidades de los usuarios que
la consultan y los medios que la institución tiene para satisfacer estas
necesidades.
Con el fin de guiar la selección es conveniente contar con una política de
desarrollo de colecciones como una herramienta para guiar las actividades
relacionadas con la planificación y selección de material bibliográfico, esta
debe ser una política clara e indicar los objetivos de la misma, bebe ser
flexible e indicar paso a paso los procedimientos y acciones a incluir en la
selección, debe además incluir los procedimientos y evaluación de los
diferentes formatos a incluir en la colección, y los responsables de realizarla
. Al desarrollar esta política se debe situar la colección y los servicios en una
perspectiva de presente y futuro.
Hace algunos años la producción editorial solo se encontraba impresa en
papel , por lo cual la selección era bastante más sencilla de lo que es hoy, en
ese momento solo se debía seleccionar el contenido del material y a lo mas
permitía según el presupuesto asignado decidir cual era el tipo de
encuadernación de un determinado titulo , hoy la realidad es otra, sé
continua seleccionando el contenido pero además se debe seleccionar el
medio mas expedito a través del cual se pretende dar el servicio, según sea
la realidad financiera y la demanda de información de la institución en la cual
se esta inserto estos factores van a determinar la adquisición de un material
impreso, magnético y/o electrónico.
La evaluación del producto debe hacerla tanto el académico como el
bibliotecario, tomando en cuenta que quien explotara el recurso adquirido
será el académico y el bibliotecario cumplirá el rol de guía hacia el servicio.
La cual debe realizarse en términos de calidad y cantidad
Calidad : Ante un mismo producto en diferentes medios se debe evaluar cual
de ellos es el que mejor satisface la necesidad del usuario que lo requiere,
vigencia de la información
Cantidad: Espacio de almacenamiento, costos involucrados tanto en la
adquisición como en su uso y la infraestructura requerida para dar un buen
servicio en el caso de los medios magnéticos y electrónicos
La evaluación debe basarse en preguntas con respuestas concretas sobre los
perfiles de usuario a los cuales se dará el servicio, Como la Biblioteca
apoyará a través de los servicios los objetivos de la institución?, Que
cantidad real de presupuesto se tiene asignado para la adquisición de un
medio en particular?,
En el caso que se seleccionen medios magnéticos y/o electrónicos, cual es la
infraestructura que se requiere para la implementacion del servicio?, Al
elegir un determinado proveedor tener presente cual es el soporte técnico
que se obtiene ante la compra de un medio diferente al impreso?
En cuanto a los costos se debe estudiar la equivalencia que este tiene el
medio magnético y/o electrónico con respecto al material impreso y los
beneficios asociados a su uso.
Realizar estudios financieros en términos de cuanto dinero se tiene para su
compra y cuanto dinero se requiere para su implementación en el caso de
que sea magnético y/o electrónico, realizando estudios de
mercado y costos de la infraestructura tecnológica requerida.

Estudiar los costos de capacitación del personal involucrado en su uso en el

caso que la capacitación sea pagada.
Dejar un item de costos asociados a los envíos y fletes en el caso que sea
adquirido en el extranjero
Si se toma la decisión de adquirir un medio magnético y/o electrónico se
debe tener presente que desde el momento que se comienza a dar un
servicio determinado con estos productos se debe seguir entregándolo a los
usuarios a través del tiempo, es por esto que la evaluación es de suma
importante y debe hacerse de la forma más responsable posible.
En el caso de tomar la decisión de la compra de una base de datos en CD
ROM para estos efectos debe ser tomada bajo las siguientes consideraciones
por parte de la Biblioteca
 • Necesidades de los usuarios involucrados en su uso
• Numero de discos requeridos para dar una mayor cobertura de
información
• Costos de implementación involucrados tanto en el presente como en
el futuro orientados a la calidad del servicio
• Impacto en el servicio tanto del personal involucrado como en los
usuarios
• Actualizaciones con relación a la vigencia de la información
Al pensar en implementar el uso de una base de datos en CD ROM se
requiere de una infraestructura tecnológica apropiada para soportar el
servicio tanto en el momento actual como para la proyección a futuro se
debe considerar
• Hardware necesario ( PC, LECTORAS, CONEXIONES, disponibilidad de
equipos, numero de licencias necesarias en caso de que se encuentre
en red
• Licencias necesarias en caso que los CD ROM se encuentren en red
para ser consultados por diferentes usuarios, para así facilitar su
acceso
• Soporte técnico que ofrece el proveedor de la base de datos, se debe
formalizar el soporte técnico ofrecido y requerido desde el proveedor
hacia el cliente, en este caso la Biblioteca.
• Capacidad de acceso de los usuarios a estas bases de datos, es decir,
contar con la cantidad necesaria para que el usuario pueda consultar
en forma libre y expedita.
Ante la decisión de la compra de un servicio pagado como es el caso de un
acceso en línea a incluir en la colección donde se puede incluir las revistas
electrónicas como uno de los ejemplos más relevante se deben considerar
los siguientes puntos de evaluación además de los relacionados con los
costos ya indicados anteriormente
• Accesos simples a los medios electrónicos, los cuales no requieran de
mayor capacitación para su uso
• Facilidad en el uso
• Interfaces computacionales conocidas que no requieran de mayor
infraestructura tecnológica que la que ya se tiene para su
implementacion.
• Numero de Licencias requeridas para su uso
• Definición clara de las restricciones y prohibiciones de las licencias
• Soporte Técnico entregado por parte del proveedor en caso de que sea
requerido, con el fin de continuar entregando el servicio.
Ante su implementación
• PC que soporten conexión a Internet
• Conexión a Internet en forma rápida y expedita
• Licencias de consulta las cuales son asignadas por el proveedor con un
costo determinado
3.- APLICACIÓN DE MEDIOS MAGNETICOS Y ELECTRONICOS COMO
APOYO A LA SELECCIÓN EN EL SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE

El sistema de Bibliotecas cuenta con un Departamento de adquisiciones en el

cual se realiza la gestión de compra en forma centralizada para las 10
Bibliotecas del sistema, en el se gestiona la compra en términos de calidad
ya filtrada en una selección previa por parte de los académicos de las
diferentes facultades y en cantidad con relación a la optimización de los
costos asignados. El apoyo a la selección se hace a través de diferentes
fuentes tanto impresas, magnéticas y electrónicas

3.1.1.- Las Fuentes de selección a citar son:

• Fuentes Impresas: Catálogos de editores, publicidad
• Fuentes Magnéticas : Directorios de editores disponibles en CD ROM
• Fuentes Electrónicas : Acceso de los diferentes fondos editoriales y
colecciones de bibliotecas disponibles a través de INTERNET.
Con el fin de orientar sus servicios a la calidad y precisión se ha equipado de
la infraestructura tecnológica necesaria para el uso del CD ROM, contando
con acceso en red para sus bibliotecas y departamentos a la base de datos
de la Biblioteca del Congreso de USA , cuenta con catálogos de editores para
la selección de material bibliográfico periódico y no periódico tales como
GLOBAL BOOKS IN PRINT, ISBN LIBROS EN VENTA EN ESPAÑA, THE
SERIALS DIRECTORY , BOOK OUT OF PRINT para libros agotados entre los
más importantes, estos últimos disponibles en acceso monousuario.Sin
contar además bases de datos de consulta, obras de Referencia, Bases de
Datos de Indices y resúmenes analíticos

3.1.2.- Características de algunos CD ROM del Departamento de

Adquisiciones ( SIBUC)
• GLOBAL BOOKS IN PRINT :Contiene material publicado en USA, UK,
Europa Continental; Australia, Nueva Zelandia, Africa, Asia, América
Latina, y Estados Oceánicos, en Ingles. Su actualización es Mensual.
Permite búsquedas combinadas, contiene registros bibliográficos y
direcciones de editores
• ISBN LIBROS EN VENTA EN ESPAÑA: Contiene material bibliográfico
no periódico publicado por editoriales españolas. Permite búsquedas
por Autor, titulo, Materia e ISBN. La información de cada registro es en
base a la referencia bibliográfica indicando cuando el material se
encuentra agotado. Su actualización
• SERIALS DIRECTORY: Base de datos de publicaciones periódicas con
cobertura mundial, interdisciplinaria, sin cobertura cronológica
determinada, enlista sobre 170.000 publicaciones periódicas y 800
 diarios incluyendo información bibliográfica, descripción temática y en
algunos casos la fuente en la cual esta indizado él titulo. Su
actualización es trimestral. Cabe señalar que los CD ROM descritos
contienen el precio del material lo cual ayuda a llevar un control del
presupuesto asignado a la compra. Entre otros
Ante cada solicitud de compra se realiza una exhaustiva revisión bibliográfica
del material a adquirir a través de estos medios con el fin de evitar errores,
duplicar información y estar al día en la producción editorial mundial. Su
misión fundamental es proveer a las Bibliotecas en el menor tiempo posible
y al menor costo de la información bibliográfica requerida para la
Investigación, Docencia y Extensión.

3.2.- ACCESOS EN LINEA (PAGINAS WEB) COMO APOYO A LA

SELECCION
Además de contar con procedimientos en cuanto a la revisión del material
bibliográfico a través de diferentes accesos en línea de diferentes editoriales,
los cuales son servicios no pagados disponibles en Internet, permiten el
acceso a sus fondos editoriales con datos actualizados y fidedignos, esta
información también a su vez se dirige como apoyo a la selección a las
Bibliotecas del sistema y a los académicos involucrados en la selección
La ventaja de este producto esta directamente relacionada con la
optimización del tiempo en compra de un determinado titulo, ya que en la
mayoría de los casos permite realizar la compra directamente en línea, lo
cual se relaciona además con menor tiempo de envío del material desde el
proveedor, lo cual agiliza la gestión de compra.

Por otra parte se cuenta con acceso a través de este recurso a las principales
Bibliotecas del mundo, en las cuales se permite el acceso a sus catálogos en
línea los cuales permiten seleccionar, cotejar datos, completar referencias
bibliográficas etc.
Como de accesos en línea no pagados referirnos a las siguientes paginas
web como accesos electrónicos, los cuales son usados en el departamento
de adquisiciones.
• http:// www.blackwell.com Base de datos de libros publicados por
editoriales latinoamericanas, permite poner la orden de compra on line
• http://www.harrassowitz.de Base de datos de libros publicados por
editoriales alemanas, permite poner la orden de compra on line
• http://www.bowker.com/catalog/home/entries/bib_15_2.html: Base
de datos de Bowker Books Out of Print que contiene todos los libros en
ingles que se encuentran agotados.
• http://www.infornet.es: Pagina Web que contiene un formulario de
pedido de material, corresponde a CELESA distribuidor español.
• http://porrua.com.mx : Pagina web de librería y editorial Porrua
México. Permite consultar catálogos (de todas las editoriales), realizar
 pedidos en y fuera de línea y verificar el estado de su pedido. Esta
herramienta de búsqueda permite encontrar rápidamente no solo
libros, sino cualquier palabra o frase que se encuentre en un
documento en el sitio.
• http://www.online-bookfair.com/german.htm :Base de datos de
editoriales alemanas, entregando fondo, direcciones, e-mail y
contactos.
• http://editoras.com/servico/editoras.htm: Base de datos de editoriales
Brasileñas, , entregando fondo, direcciones, e-mail y contactos.
• http://www.johnsmith.co.uk/ils/: Base de datos de John Smith
distribuidor de libros publicados por editoriales del Reino unido,
permitiendo poner ordenes en línea y verificar estado de los pedidos

4.- CONCLUSIONES
Las Bibliotecas o centros de información al estar orientadas al servicio del
conocimiento a través de su colección deben crear nexos entre los usuarios y
el conocimiento generado en las diferentes áreas temáticas con el fin de
matenerlos actualizados en los temas de su interés.
Ante la oferta y demanda de información se deben realizar una exhaustiva
selección del material bibliográfico en cual debe ser evaluado
responsablemente por las personas involucradas en este proceso, la
evaluación debe estar orientada a la calidad de la información y la calidad de
los medios que la soportan, ya sean impresos, magnéticos y/o electrónicos,
estudiando para ello costos, impacto en el medio y los servicios,
infraestructura requerida y proyección en el tiempo.
La experiencia indica que se deben crear flujos interactivos de apoyo con
otros profesionales de diferentes áreas, lo cual hace que hoy el trabajo de
una biblioteca se convierta en una cadena de recursos que retroalimente el
quehacer del Bibliotecario.
Se debe tener presente que la tecnología que soporta los nuevos servicios
requiere de personal comprometido en sus tareas y capacitación permanente
para enfrenta los nuevos cambios que la información, los cuales se irán
incrementando día a día.

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( * ) Trabajo Presentado en Segundo Seminario Internacional de Bibliotecas

Asociadas a la Unesco, 23 al 27 de Mayo 1998 Cienfuegos, Cuba