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Servicios al usuario

Colecciones virtuales y recursos propios:


Criterios para su selección
Micaela Chávez Villa'

SELECCIÓN DE RECURSOS

Aquellos bibliotecarios que han realizado actividades de selección de recursos saben que
éste es un proceso que se realiza muchas veces de manera heurística, sobre todo cuando
la selección se hace mediante catálogos o listas que incluyen pocos elementos para
hacer la evaluación. En este sentido siempre es útil tener a la mano criterios que nos
ayuden a orientar nuestra selección, considerando que existen factores que influyen en
el desarrollo de nuestras colecciones, como son:

1) Objetivos, funciones y servicios de la biblioteca


2) Número y características de los lectores
3) Colecciones disponibles en la biblioteca
4) Presupuesto
5) Acceso a la tecnología de la información
6) Cambios en el mercado editorial e informativo
7) Programas cooperativos

Los recursos existentes se hacen accesibles a la comunidad a partir de las actividades de


selección y adquisición; y los factores que se han mencionado deben tenerse en mente al
momento de realizar estas actividades y aplicar criterios específicos para cada tipo de
recurso que se vaya a seleccionar. En este trabajo me ocuparé de mencionar los criterios
que pueden servir de guía para llevar a cabo la selección, ya sea de recursos que la
biblioteca va a adquirir o, a los que tendrá acceso y disponibilidad sin ser propietaria.
En este punto debemos mencionar que "vivimos por muchas generaciones en un mundo
en el cual la tecnología de publicación indicaba que el acceso requería propiedad [... 1
las nuevas tecnologías electrónicas permiten la posibilidad de separar la propiedad del
acceso, el objeto material de su contenido".

La aseveración anterior trae a colación el debate entre acceso versus propiedad, entre
los que se sumergen en distintas técnicas para conocer las necesidades de los usuarios y
esperan llegar a ser los mejores predictores de lo que será 1 El Colegio de México, A.C.,
México.

necesitado, y los que sugieren olvidarse de la predicción de las necesidades de los


usuarios y simplemente proporcionar acceso a lo que se necesita, en el cliché del día,
ellos favorecen el acceso contra la propiedad" (Ferguson, p. 87). Sin embargo, en el
caso de las bibliotecas mexicanos, considero que este tema apenas se empieza a analizar,
y que la falta de presupuesto hace que en nuestras bibliotecas, el acceso, la propiedad y
la disponibilidad se usen sin una definición clara y sin criterios específicos. Hay
bibliotecas que carecen de recursos para adquisición de material, por lo que el acceso
gratuito es la única posibilidad que tienen para brindar un servicio a su comunidad y
otras, por el contrario, están tratando de disponer electrónicamente de los recursos con
que atender las demandas de su comunidad, dando poca importancia a la forma en que
hacen posible ese acceso.

No podemos perder de vista dos factores que influyen de manera definitiva en la


operación de las bibliotecas: " 1) El costo de la información que se incremento más
rápidamente que el presupuesto para la compra de materiales, y 2) la cantidad de
información se está expandiendo más rápidamente de lo que nuestros presupuestos para
materiales" (Ferguson, p. 87). Por último, en lo que se refiere a los costos, si el usuario
paga por el acceso o el suministro de información, él decidirá cuánto gastar. Sin
embargo, esto no es tan claro cuando la biblioteca paga los gastos. De cualquier
manera, independientemente de la forma en que la biblioteca decida ejercer su
presupuesto, será necesario que seleccione los recursos que va a adquirir.

LAS COLECCIONES

El primer paso para iniciar la selección de recursos es definir el tipo de colecciones que
se desea formar, independientemente de cómo se organicen bibliográficamente, y que
pueden identificarse de la siguiente manera:

Colección general de consulta

La colección general de consulta estará formada por bibliografías, compendios,


diccionarios, directorios, enciclopedias, índices impresos y en disco compacto,
manuales, mapas, y obras similares, que cumplan con cualquiera de los siguientes
propósitos:

a. La interpretación de los recursos con que cuenta la biblioteca, así como el


aprovechamiento de otros pertenecientes a distintas instituciones.
b. El desarrollo de las labores de tipo directivo, técnico y administrativo, del personal
de la institución, incluyendo la biblioteca.
c. La representación de las materias incluidas en los programas de docencia e
investigación de la institución, por medio de fondos que permitan obtener una idea
general y esquemática del estado actual del conocimiento relativo a dichas materias.
d. La representación de materias humanísticas y sociales, que guarden relación, de
analogía o vecindad, con las materias que se señalen en el inciso anterior.

Colección general de estudio

La colección general de estudio estará formada por las obras que apoyen los proramas
de estudio de la institución, como son métodos audiovisuales, guías de estudio y
manuales.
Colección general de investigación

La colección general de investigación estará formada por publicaciones periódicas,


anuarios, series de materia, publicaciones oficiales, nacionales e internacionales y todo
tipo de materiales, que apoyen los programas de investigación que se realizan en la
institución.

Colecciones específicas de estudio

Las colecciones específicas de estudio incluirán, además de las obras a que se refiere el
inciso c del primer párrafo, los libros de texto y los trabajos incluidos como lecturas de
carácter obligatorio, básico o recomendado, en cada uno de los cursos que se impartan
en la institución.

Colecciones específicas de investigación

Las colecciones específicas de investigación estarán formadas por el tipo de obras


descritas en el inciso c del párrafo primero, y en el apartado 3, cuando sean útiles en
relación con cada tema de investigación (El Colegio de México, pp. 1-22).

En el proceso de selección, no debe olvidarse que los criterios que se apliquen para la
selección de recursos que se adquieren por compra deberán aplicarse a aquellos que se
obtienen en canje o donación y que en la decisión de qué adquirir y a qué tener acceso
deben estar implicados los usuarios, del mismo modo en que se les consulta qué libros y
revistas adquirir o cancelar.

LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

Recursos impresos

Libros incluyendo obras de Referencia

El criterio principal es la relevancia del material para el propósito de la institución en lo que se


refiere a sus actividades de docencia e investigación. Otros factores que deben considerarse son
la demanda por parte de los usuarios, así --omo las carencias dentro de una materia
determinada.

Los criterios específicos para la selección de un título individual en obras no novelísticas son:

 Autoridad, competencia y reputación del autor editor o colaboradores


 Uso anticipado o esperado
 Oportunidad de la publicación
 Importancia de la materia
 Exactitud, calidad, objetividad y amenidad de estilo
 Significado social
 Comprensión y profundidad de tratamiento
 Calidad literaria
 Costo en relación con el uso potencial
 Contribución al campo del conocimiento
 Reputación y normas de la editorial ,-,N ivel de tratamiento
 Calidad y disponibilidad del formato
 Inclusión en bibliografías especializadas
 Demanda por parte de los usuarios

Además de los criterios anteriores, para la selección de obras de imaginación -novela, teatro y
poesía- también deberán incluirse:

 Representación de un género significativo o cultura nacional


 Originalidad
 Calidad literaria

Publicaciones periódicas

 Relevancia de la publicación para los propósitos de docencia e


investigación
 Acceso a su contenido mediante servicios de índices y resúmenes
 Número de títulos que se reciben en el momento de la selección, sobre esa materia
 Número de títulos requeridos en el campo de interés
 Costo de la suscripción en relación con su posible uso
 Autoridad y reputación de editores y colaboradores
 Formas alternativas de acceso

Recursos audiovisuales

 Oportunidad de información
 Nivel de tratamiento
 Calidad técnica
 Atractivo estético
 Costo
 Disponibilidad del equipo necesario para su uso Durabilidad del formato

Recursos electrónicos

Dado que no existen normas para la producción, promoción y mantenimiento de recursos


electrónicos, la localización, evaluación y acceso a ellos constituye un cambio creciente en las
habilidades que deben desarrollar los bibliotecarios. Los cambios se están dando
principalmente en el desarrollo de criterios para selección, búsqueda de opciones de
catalogación y trabajo en cooperación con otras instituciones para reducir los costos de acceso.

De acuerdo con White y Crawford, es necesario considerar los siguientes criterios para
determinar qué formato seleccionar, en este tipo de recursos:

 Relevancia y uso. En función de los objetivos de la institución Redundancia. Tomar en


consideración si la biblioteca ya posee otros recursos en otro formato.
 Demanda. Cuántos usuarios potenciales se beneficiarán de la información. Facilidad de
uso. Tomando en consideración las habilidades de los usuarios finales.
 Disponibilidad de uso. Considerar si es posible el uso por varios usuarios simultáneos o
existen restricciones que impidan su uso.
 Estabilidad de cobertura. Hasta qué punto el proveedor garantiza que se mantendrá la
cobertura en cuanto a indización y que ésta no será dañada con las actualizaciones.
 Longevidad. Cuánto tiempo será relevante el recurso para la misión de la institución.
 Costo. Considerar los precios de los distintos formatos.
 Predictibilidad en los precios. Analizar la política de precios del proveedor para
determinar su estabilidad.
 Equipo. Determinar si la biblioteca cuenta con el equipo apropiado y suficiente o si
necesitará adquirir el equipo necesario, cuál será el costo.
 Soporte técnico. Analizar si el proveedor cuenta con buen soporte técnico para el uso
del producto.
 Espacio. Cuánto espacio se necesita para almacenar y usar el material (White and
Crawford, pp. 56-57).

Bases de datos en disco compacto

Cuando se evalúan las bases de datos es necesario tener en mente que se está evaluando un
número de componentes separados pero interrelacionados. Generalmente las bases de datos
están compuestas por:

 Archivo de datos. Contiene los datos bibliográficos comúnmente almacenados


como archivos secuenciales.
 Archivos de índices. Usados para proporcionar acceso al contenido del archivo.
Depende del tipo de datos que sean buscados, y si los datos son únicos o tienen
ocurrencias múltiples.

Los criterios de selección para este tipo de recursos serían:

Para la base de datos en general:

 título, editor, versiones distintas de una misma base, comparabilidad con el formato
impreso.

Para el contenido de la base de datos:

 Contenido. Se refiere a la información reunida o creada por el editor o productor.


La información contenida es independiente del software y de los medios de
distribución de manera que debe ser evaluadapor separado, considerando, en primer
término, un mínimo traslape con la información que ya tiene la biblioteca en otros
recursos.
 Alcance. Incluye el tamaño de la base de datos (cantidad de información incluida),
qué fuentes y qué tanto de cada fuente es incluida, tiempo cubierto por la base de
datos y para cada título incluido en la base, y la cobertura geográfica.
 Calidad. Incluye elementos tan importantes como la precisión del contenido de la
información (errores de captura, o de redacción), si es usado un vocabulario
controlado para la indización, qué tan propiamente es aplicado, cuántos de los
registros contienen todos los elementos de información que deberían estar ahí,
etcétera.
 Accesibilidad. Significa cuánta de la información en el archivo es localizable.
Esto incluye qué campos y elementos de información han sido seleccionados como
puntos de acceso, precisión de los puntos de acceso, qué tan fácilmente pueden
usarse los puntos de acceso, y qué tan completo es un registro para que se pueda
confiar en la consistencia de cada punto de acceso. Indices, resúmenes y
descriptores que arreglan la información y agregan valor a la base de datos.
 Actualidad de la información. Periodicidad con que se actualiza y al momento de
la actualización qué tan reciente es la información que se incluye.
 Idioma. Debe ser accesible al tipo de usuario para el que se pretende adquirir.
 índices. Considerar qué campos son incluidos, qué valor agregado tiene la
información incluida (índices y resúmenes), cómo están arreglados o estructurados
los campos y cómo está la información en el archivo.
 Facilidad de uso. En la medida de lo posible que requiera un mínimo de
entrenamiento y venga acompañada de los manuales necesarios.
 Software. Incluye evaluación del software de recuperación y la internase
(comandos, menús, interactivo), características de salida y requisitos para su
instalación, cantidad de memoria que se requiere para su instalación, si requiere
otro software para hacer accesible la información (Dos, Windows, etc.). En este
punto debemos considerar el software de creación de la base de datos que sirve para
procesar su contenido; el software de recuperación que proporciona las
características para la búsqueda; y la internase que es cómo el usuario interactúa
para buscar en la base de datos.
 Requerimientos de equipo. Determinar si es compatible con el equipo que posee
la biblioteca. Características del lector de disco, tarjeta de internase, incluyendo
tamaño, velocidad y compatibilidad.
 Costos. Comparar con costo de suscripción en formato impreso o acceso en línea,
contratación para acceso de un solo usuario o varios usuarios simultáneos
(Confróntese con Tenopir y Armendáriz).

Cuando se evalúan obras de carácter monográfico, debemos aplicar, en primer término, los
criterios de selección relativos a obras impresas, de este carácter y con posterioridad las que se
refieren a recursos electrónicos.

Revistas electrónicas

En la actualidad hay un buen número de revistas que está disponible en forma electrónica, y
las editoriales comerciales y universitarias han empezado a ofrecer versiones electrónicas en
texto completo de títulos de gran tradición que se publicaban sólo en forma impresa. En otros
casos se ofrecen contenidos o resúmenes de los números más recientes.

Como consecuencia, en muchos casos, el mismo título estará disponible tanto en formato
impreso como electrónico. En algunos casos, el pago de la suscripción incluye ambos accesos
y, en otros, el costo adicional es mínimo siempre y cuando se mantenga la suscripción al
formato impreso. En otros, se ofrece la opción de tomar una versión u otra. Tomando en
consideración lo anterior, la biblioteca "frecuentemente tiene cuatro opciones para proporcionar
a sus usuarios acceso a un título particular de revista: suscripción a la versión impresa;
suscripción a la versión electrónica; suscripción simultánea a la versión impresa y a las
versiones electrónicas; o no suscripción sino acceso por medio de préstamo interbibliotecario o
servicios comerciales de suministro de documentos" (Nisonger, p. 63).

A diferencia de lo que prevalece en el caso de las obras monográficas, considero que en el


caso de las revistas se pone de manifiesto que el concepto de propiedad es menos relevante y
que en este renglón se vuelven más importantes los conceptos de disponibilidad (si el artículo
que el usuario quiere está disponible cuando él lo necesita) y accesibilidad (en cuánto tiempo
estará disponible el artículo que el usuario necesita).

Para seleccionar un título específico podemos tomar en cuenta los siguientes factores:

 Materia
 Idioma de la publicación
 Exactitud
 Circulación
 Indización Comité editorial ( Reputación de la editorial
 Si existe arbitraje para los artículos que se incluyen Calidad académica
 Audiencia
 Facilidades de conexión

A estos criterios debemos agregar aquellos que son propios de un recurso electrónico, que se
describen ampliamente en el apartado anterior, y que son: disponibilidad en línea; monousuario
o red; si está en ASCII, Postscript, HTML, o algún otro formato; compatibilidad técnica con el
equipo que posee la biblioteca; cantidad de entrenamiento y mantenimiento requerido; términos
de licenciamiento; uso de internases; contabilidad de acceso y estabilidad (Nisonger, p. 60).
Cuando se seleccionan recursos gratuitos debemos aplicar los mismos criterios de selección,
ya que debemos tomar en cuenta que el acceso a estos recursos implica labores de
mantenimiento, catalogación y clasificación para mantenerlos al día.

Suministro de documentos

El suministro de documentos se refiere a "cualquier método o grupo de métodos para ordenar


y recibir copias completas de documentos originales" (Fitzsimmons, p. 112). Los mejores
métodos están caracterizados por tecnología innovadora, acceso conveniente y respuesta rápida.

Existen diversos proveedores, mediante los cuales puede contratarse este servicio, entre ellos
destacan: British Lending Library Division; Uncover (Colorado Association of Rescarch
Libraries); Source One (Dialog); Institute of Scientific Information; Ebsco Doc (Ebsco
Subscription Services); SwetsDoc (Swets Subscription Agency); First Search (OCLC);
University Microfilms International. Los criterios que deben tomarse en cuenta en la selección
del servicio idóneo son:

1) Evaluar nuestras necesidades.


2) Evaluar las capacidades de los sistemas con que cuenta la biblioteca.
3) Recopilar detalles sobre los proveedores, sus productos y servicios.
4) Evaluar necesidades contra productos y servicios específicos y desarrollar guías para
comparar proveedores potenciales (las guías deben incluir cobertura de las bases de
datos, variaciones de precios, equipo proporcionado y requerido, crecimiento
proyectado de su base de datos y velocidad de envío, prácticas contables y de
facturación, informes administrativos y otros servicios de valor agregado).
5) Probar los productos y servicios de los proveedores seleccionados.
6) Evaluar los servicios, considerando no sólo el tamaño de sus archivos, velocidad de
respuesta y costo, sino también la facilidad para procesar solicitudes; apoyo del
proveedor y satisfacción del usuario final (Walters, pp. 20-22).

Para tomar buenas decisiones en el uso de estos servicios el bibliotecario de desarrollo de


colecciones deberá monitorear activamente el uso, los costos de propiedad (copyright), ya que
es el medio que han usado los editores para recuperar los ingresos de suscripciones canceladas,
y los costos de envío. Definitivamente el costo del suministro de documentos es un factor
crítico si tomamos en cuenta que el costo promedio de una suscripción en papel es de $130 dlls
y, de acuerdo con un estudio de la Association of Research Libraries, el costo promedio de una
transacción de préstamo interbibliotecario es de $29.55 y el costo promedio por documento, de
un proveedor comercial es de $15.00 dólares, casi la mitad del costo de préstamo
interbibliotecario (Fitzsimmons, p. 119). Si bien es cierto que algunos proveedores podrían
ofrecer costos bajos por derecho de uso, la ubicación geográfica en que éstos se encuentren será
definitiva para determinar los gastos de envío, factor que influirá de manera definitiva en el
costo final.

BIBLIOGRAFÍA

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