Fecha: 20/10/2017

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Versión: 02

1. OBJETIVO

En este documento se presenta los pasos a seguir para la realización de los mantenimientos
preventivos y correctivos.

2. ALCANCE

Este documento de soporte debe ser consultado por los empleados de la Empresa de Servicios
Públicos de Cajicá S.A. E.S.P autorizados por la empresa para el manejo, y administración del
mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos y equipamiento.

3. DEFINICIONES

Mantenimiento Preventivo: aquel que se realiza de manera anticipada con el fin de prevenir el

surgimiento de averías en los artefactos, equipos electrónicos, vehículos automotores,
maquinarias pesadas, etc. Algunas acciones del mantenimiento preventivo son: ajustes,
limpieza, análisis, lubricación, calibración, reparación, cambios de piezas, entre otros. En el
área de informática, el mantenimiento preventivo consiste en la revisión en el software y
hardware de la PC u ordenador lo que permite al usuario poseer un equipo fiable para
intercambiar información a una máxima velocidad con respecto a la configuración del sistema.

Mantenimiento Correctivo: aquel que corrige los defectos observados en los equipamientos o
instalaciones, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o
defectos y corregirlos o repararlos. Este mantenimiento que se realiza luego que ocurra una
falla o avería en el equipo que por su naturaleza no pueden planificarse en el tiempo, presenta
costos por reparación y repuestos no presupuestadas, pues implica el cambio de algunas
piezas del equipo.

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Director Administrativo y Financiero: Asegura los recursos para el desarrollo de este

procedimiento.

Sub. Directora Administrativa: Responsable del desarrollo de la actividad., Supervisa o

Aprueba la actividad.

El empleador tiene la obligación de cumplir y velar por el cumplimiento de los estándares de

Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.

Requisitos para un mantenimiento seguro:

 Cumplir con la Política de Seguridad Vial si hay movimiento del equipo o vehículo a
mantenimiento.
 Identificar los peligros y evaluar los riesgos en conjunto con las contratistas.
 Análisis de Trabajo Seguro (ATS). Cuando el cliente solicite diligenciar su propio
AST, se realizará éste y debe quedar como soporte en la oficina.
 Realizar la Charla de Seguridad, contemplando los riesgos de la actividad de
mantenimiento, de la zona y de la operación.
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PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
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 Verificar el cumplimiento de la lista de chequeo de emergencias

 Contar con botiquín
 Elementos de apoyo (extintores, camilla, pedestales, inmovilizadores, señalización,
entre otros.
 Verificar que todo el personal cuente con los EPPS necesarios para realizar la
operación (Gafas, casco, botas, ropa de trabajo, protectores auditivos, guantes, entre
otros).

5. DESARROLLO

5.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

5.1.1 Ejecución de Mantenimientos Programados

La EPC cuenta con un programa de mantenimiento preventivo en el cual se incluyen

tareas de mantenimiento y tiempos de ejecución de estas labores, para mantenimiento
electromecánico toda esta información está parametrizada donde se planean los tiempos de
intervención de cada equipo con una tolerancia del ±20%, y se lleva un historial de la ejecución
de los mantenimientos de los equipos de la empresa, al igual que la hoja de vida de los
mismos.
Para lo anterior, se genera una orden de trabajo, de acuerdo al tiempo establecido en el
programa de mantenimiento de cada equipo, este tiempo se debe actualizar una vez en la
semana obteniendo la información de los horómetros de los equipos y retroalimentando de
manera manual la hoja de vida del equipo, es así como se generan las Ordenes de Trabajo
para los mantenimientos preventivos programados y se determinan los recursos
necesarios para ejecutar el mantenimiento.

5.1.2 Ejecución de Mantenimientos Programados con Terceros

Para realizar un mantenimiento programado fuera de la EPC, se debe coordinar una serie de
condiciones y recursos a fin de realizar la labor, sin llegar a afectar la operación, los pasos a
realizar son los siguientes:

El encargado del mantenimiento debe pedir la OT a la Dirección Administrativa y

Financiera de la EPC relacionando donde está el equipo.

Coordinar Insumos: En el sistema de información, se crea una requisición en donde se solicitan

los insumos y repuestos propios del mantenimiento programado, para realizar el mantenimiento
del equipo, y con la colaboración de las áreas de Compras y Almacén se realiza la
correspondiente compra y entrega de estos elementos.

Coordinar parada del equipo: Para lo anterior la dirección administrativa y financiera coordina
con el respectivo jefe de área, supervisor o personal de operación, a fin de determinar la
disponibilidad del equipo para mantenimiento programado.
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Coordinar movilización de personal: Cuando se conoce la disponibilidad del equipo y se tienen

los insumos para el mantenimiento, se programa el medio de transporte y medios necesarios,
para cumplir con las labores.

5.1.3 Llevar a cabo el mantenimiento preventivo

5.1.3.1. Se ejecuta lo establecido en el PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, que se

expresa en una ORDEN DE TRABAJO PREVENTIVO, generada desde la dirección
administrativa y financiera, en la cual se explican las tareas a realizar en determinado
equipo o herramienta.

5.1.3.2. Al momento de realizar las tareas descritas en la orden de trabajo, se especifican los
tiempos y personal utilizados en cada labor, a fin de conocer los tiempos de ejecución de los
planes de mantenimiento.

5.1.3.3. Ejecución de pruebas a los equipos o herramientas intervenidos, a fin de verificar la

funcionabilidad, lo anterior, con presencia del encargado del equipo o herramienta quien
realizará el respectivo chequeo y firma de aceptación en la ORDEN DE TRABAJO
PREVENTIVA.

5.1.3.4. Una vez se ha confirmado por parte del encargado del equipo o herramienta, la
funcionalidad del mismo, se realiza la debida marcación con el FORMATO DE ESTADO DE
EQUIPO LISTO debidamente diligenciado, el cual indica que el equipo se encuentra operativo.

5.1.4. Cierre de Órdenes de Trabajo preventivas

5.1.4.1 Una vez el personal ha ejecutado el Programa de mantenimiento preventivo, se realiza

el cierre de dicha labor, la cual es diligenciada por el Sub, Dirección Administrativa y
Financiera, en el cual se actualiza la siguiente información:

- Personal responsable de la ejecución del mantenimiento

- Insumos y repuestos utilizados en tal labor
- Comentarios resultados del mantenimiento preventivo
- Tiempo de ejecución de la ORDEN DE TRABAJO PREVENTIVA
- Tiempo de trabajo del equipo (Horómetros y/o Kilometraje), con el cual se ejecutó el
mantenimiento.

Todo lo anterior sirve de base para preparar los respectivos cálculos y probabilidades a fin de
dar un pronóstico de la ejecución del siguiente mantenimiento preventivo.

5.1.4.2 Con la Orden de Trabajo Preventiva cerrada adecuadamente, se envía al historial del
equipo.

5.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

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5.2.1. El responsable del equipo o herramienta en operación, debe diligenciar un

reporte de Condición sub. Estándar o Peligroso e informar al representante de Seguridad y
Salud en el Trabajo y al área responsable del mantenimiento de dicho equipo.

5.2.2. La dirección Administrativa y Financiera crea una ORDEN DE TRABAJO MANUAL para
determinar los recursos necesarios para el mantenimiento.

5.2.1.3 La Sub - dirección Administrativa junto con el responsable del equipo deben determinar
la viabilidad de reparar en sitio el equipo o herramienta, o en su defecto solicitar su reemplazo.

NOTA: El Supervisor responsable del mantenimiento debe evaluar la conveniencia de reparar

o no el equipo o herramienta. En caso de considerar que no es conveniente reparar el equipo o
herramienta, el Supervisor responsable de mantenimiento debe justificar la decisión y
gestionar con su Jefe inmediato el cambio del equipo o Herramienta dando de baja el
equipo dañado, por medio de un acta firmada por un representante del almacén.

5.2.2 Llevar a cabo el mantenimiento correctivo

5.2.2.1 Una vez realizadas las actividades necesarias para solucionar la falla el responsable del
mantenimiento, tramita el cierre de LA ORDEN DE TRABAJO MANUAL con el encargado del
equipo o herramienta, de tal forma que éste último certifique el recibo a conformidad del equipo
o herramienta.

5.2.2.2 Ejecución de pruebas a los equipos o herramientas intervenidos, a fin de verificar la

funcionabilidad, lo anterior, con presencia del encargado del equipo o herramienta quien
realizará el respectivo chequeo y firma de aceptación en la ORDEN DE TRABAJO
MANUAL.

5.2.2.3 Una vez se ha confirmado por parte del encargado del equipo o herramienta, la
funcionalidad del mismo, se realiza la debida marcación con el FORMATO DE ESTADO
DE EQUIPO LISTO debidamente diligenciado, el cual indica que el equipo se encuentra
operativo.

5.2.2.4 Cierre de Órdenes de Trabajo preventivas

5.2.2.5 Una vez el personal ha ejecutado el Programa de mantenimiento preventivo / correctivo,

se realiza el cierre de dicha labor en, la cual es diligenciada por el Ingeniero de mantenimiento,
en el cual se actualiza la siguiente información:

- Personal responsable de la ejecución del mantenimiento correctivo

- Insumos y repuestos utilizados en tal labor
- Comentarios resultados del mantenimiento correctivo
- Tiempo de ejecución de la ORDEN DE TRABAJO CORRECTIVO
- Tiempo de trabajo del equipo (Horómetros y/o Kilometraje), con el cual se ejecutó el
mantenimiento.
Todo lo anterior sirve de base para que se realicen los respectivos cálculos y probabilidades a
fin de dar un pronóstico de la ejecución del siguiente mantenimiento preventivo.
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5.2.2.6 Luego del Cierre de la ORDEN DE TRABAJO MANUAL, se debe hacer el

cierre del LLAMADO DE SERVICIO se describen brevemente los requerimientos principales y
se remite al Número de la ORDEN DE TRABAJO MANUAL correspondiente.

Todo lo anterior sirve para mantener trazabilidad de los trabajos realizados al equipo en el
módulo historial – Hoja de Vida.

Si se trata de un activo de un tercero que va a ser intervenido, debe tramitarse previamente

autorización con el dueño del equipo o herramienta, a fin de comprar insumos o
repuestos necesarios y pactar las condiciones comerciales correspondientes y luego se
cumple el procedimiento a partir del ítem 5.1.