PROCEDIMIENTO

INGRESO DE VISITANTES, CONTRATISTAS Y

VEHICULOS PROVEEDORES A PLANTA
FECHA: 2015/06/24 VERSIÓN: 04 PÁGINA 1 DE 5 CODIGO: PR-RH-12

HISTORIAL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

CODIGO: PR-RH-12 No DE VERSION: 04

DATOS DE CAMBIOS

FECHA DE LUGAR DEL SOLICITUD Y/O RESUMEN

VERSION
CAMBIO DOCUMENTO DE LA MODIFICACION

1 2015/06/24 Todo el Documento Generación del Documento

2 2015/07/10
3 2016/09/06
Inclusión del código del
Todo el Documento formato ingreso de visitantes
FR-RH-27
Actualización funciones
del guarda de seguridad
en el ítem 2,3 y 4.
Punto 4.
En el desarrollo en la
Punto 5.1
primera nota se quita el
tercer párrafo.

Se modifican los puntos 3, 4,

4 2017/09/14 Todo el Documento
5.1 y 5.3
5
6

Elaborado por: Revisado Aprobado

Jhon Fredy Carmona Gomez Ing. Nur Fernanda Martelo Ing.Fernando Defrancisco
Coordinador Seguridad F. Directora Recursos Reyes
Humanos Gerente General
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1. OBJETIVOS
Establecer los pasos a seguir para proteger a nuestros visitantes y contratistas a fin de darles a
conocer los riesgos a que estarán sometidos durante su estadía en las instalaciones de Cementos
San Marcos S.A. y minimizar la probabilidad de ocurrencia de accidentes de éstos.

2. ALCANCE
Entran dentro del alcance de este procedimiento todas las personas no pertenecientes a Cementos
San Marcos S.A. Incluidos sus vehículos cuando el ingreso de éstos sea autorizado.

3. DEFINICIONES

Visitantes: Toda persona que ingresa a Cementos San Marcos S.A. con una duración inferior o igual
a un día y cuya finalidad principal es el ingreso a las instalaciones con motivos diferentes a la de
ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado, lo que excluye los movimientos migratorios
de carácter laboral.

Contratista o Sub contratista: Toda persona o empresa que ingresa a Cementos San Marcos SAS
a realizar algún tipo de trabajo, labor o servicio contratado y que implique exposición a riesgos
laborales, se clasifican:

 Contratista y/o Proveedor permanente: Toda persona o empresa que ingresa a Cementos
San Marcos SAS a realizar algún tipo de trabajo, labor o servicio contratado y que implique
exposición a riesgos laborales y su ejecución de las actividades es permanente en función
empresarial.
 Contratista y/o Proveedor Ocasional: Toda persona o empresa que ingresa a Cementos
San Marcos SAS a realizar algún tipo de trabajo, labor o servicio contratado y que implique
exposición a riesgos laborales y su ejecución de las actividades sea con una frecuencia no
mayor a tres en el semestre.

Vehiculo Proveedor: Todo vehiculo que ingresa a la planta a entregar material, equipos, herramienta
o encomiendas al área administrativa (almacén), al área de la mina (taller diésel) o de igual forma
entrega alguna, empresa contratista que se encuentre realizando trabajo dentro de la planta (área de
contenedores).

4. RESPONSABILIDADES

Gerente General Suministrar los recursos para la aplicación de este procedimiento y realizar
seguimiento al menos una vez al año.

Gerente de Operaciones: Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo el cabal cumplimiento y
desarrollo y al procedimiento de visitantes.

Director de Recursos Humanos: La responsabilidad de revisar y aprobación de este procedimiento,

y realiza auditoria por intermedio del Coordinador de seguridad Física para su buen funcionamiento.

Director Técnico: Solicitar ante la Gerencia de Operaciones los recursos necesarios para llevar a
cabo la implementación y sostenibilidad del presente procedimiento.

Coordinador de Seguridad Física: Verificar el cumplimiento de este procedimiento y ejerce el

control por intermedio de los guardas de seguridad en el ingreso de personas visitantes, contratistas y
vehículos a la empresa, además realiza campañas de capacitación y sensibilización sobre este
procedimiento al personal de planta, visitantes y contratistas.
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Colaboradores: Todo colaborador de Cementos San Marcos S.A. es responsable de sus visitantes
para cual se debe informar su ingreso a la planta programando la visita en el sistema de SIESA de
esta forma queda en línea para su autorización de ingreso en portería, cuando se presente algún
inconveniente con el sistema se debe informar por medio de un correo la visita suministrando los
siguientes datos; Nombre de la empresa que realiza la visita, Nombres completos con el número de
cedula de la persona o las personas que van a ingresar, lugar donde se va a realizar la visita y el
tiempo de estadía dentro de la planta para su autorización en la portería y realizar la programación en
el sistema, de igual forma deberá impartir la charla básica estándar de “Empresa Segura”,
acompañará en todo momento a su visitante desde el ingreso hasta la salida de éste, le guiará en los
casos de emergencia o evacuación (punto de reunión) y vigilará sus comportamientos a fin que no
incurra en actos inseguros ni ejecute labores no permitidas a los visitantes.
En caso de que el visitante vaya ingresar a una zona productiva o de alto riesgo (Mina-Geoscam), es
el encargado de diligenciar el APR para su autorización y de ser necesario también diligenciara el
PUTC.
NOTA: todo visitante que desee ingresar a las instalaciones de la planta Cementos San Marcos debe
estar previamente enunciado y autorizado mediante la programación de su visita o por medio de
correo emitido por el colaborador que atiende su visita informando a seguridad física y debe hacer
uso de los EPPS que se requieren para el ingreso a las áreas operativas.

Guarda de seguridad: Es el responsable de realizar el ingreso del personal visitante, contratista y

supervisar el ingreso y salida de los vehículos adelantando los siguientes pasos:

 Verificar en el sistema la programación de la visita, para proceder en el ingreso a planta.

 Verificar por medio del correo la autorización del colaborador en el ingreso del visitante a
planta.
 Debe solicitar el documento de identificación la cedula de ciudadanía al visitante para realizar
el registro del ingreso en el sistema Control de Acceso tomando el registro fotográfico y
haciendo firmar el formato de Protección de Datos Personales, se registra el responsable de
la visita, número celular o telefónico de un acudiente.
 Imprimir el stiket para la firma del responsable de la visita al término de la misma registrando
el equipo computo que vaya a ingresar a la planta, diligenciar el formato para el ingreso FR-
RH-27 en caso de presentarse un inconveniente con el sistema e impartir la inducción de
seguridad para el ingreso a Cementos San Marcos S.A. entregando el folleto de visitantes
donde están las medidas de seguridad a seguir en caso de una emergencia o evacuación.
 Entregar chaleco reflectivo, casco de seguridad y gafas de seguridad, si el visitante va a
ingresar a las zonas productivas.
 Comunicar vía telefónica a la recepción informando el ingreso del visitante y la persona
responsable de la visita.
 Verifica que el personal contratistas realice el registro de ingreso o de salida en el sistema
control de acceso (SIESA), mediante el código de barras de su cedula de ciudadanía original
pasándola por la lectora de códigos de barras ubicada en el área de portería en la puerta de
ingreso y salida peatonal, en caso de pérdida debe presentar el denuncio respectivo para
realizar el ingreso o salida mediante la PDA. (equipo portátil utilizado para el ingreso de
personal de CSM que hace su ingreso o salida en vehículo o moto mediante uso carnet de
CSM); debe brindar la asesoría en caso de presentarse alguna novedad en el sistema como
se debe corregir.
 Verifica que el encargado de la firma contratista realice el registro del personal a diario
mediante listado de la empresa que debe ser entregado en la portería realizando la firma del
responsable (ingeniero o Siso), la cantidad de personas que ingresan y el área donde van a
permanecer realizando el trabajo.
 Anuncia la llegada del vehiculo proveedor con sustancias peligrosas (combustible, cilindro de
gases, grasas y lubricantes, fuente radiactiva y aditivos) al área de Gestion Ambiental para
que se realice el respectivo chequeo del vehiculo por medio del formato FR- DT- 220 Registro
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Inspección Pre Operacional para el ingreso vehículos a CSM por parte del ingeniero de
Gestion Ambiental.
 Anuncia la llegada del vehiculo proveedor que va a dejar material, equipos o herramientas al
área administrativa de CSM al SISO de turno para que realice el respectivo chequeo del
vehiculo por medio del formato FR- DT- 220 Registro Inspección Pre Operacional para el
ingreso vehículos a CSM o al SISO de la empresa contratista para que realice el respectivo
chequeo del vehiculo por medio del formato FR- DT- 220 Registro Inspección Pre
Operacional para el ingreso de vehículos a CSM que se encuentre realizando un trabajo
dentro de la planta

Recepcionista:

Recibir vía telefónica el anuncio de la visita, proceso donde se dirige y el responsable de esta.
Atender de forma amable y cortés la visita, mientras llega la persona responsable de ella.
Llamar al responsable de la visita y recordarle que lo están esperando en el área de recepción hace
15 minutos.

Gestor SST: vigilar y hacer seguimiento del personal visitante en las áreas críticas (Mina- Geoscam)
Haciendo verificación de los permisos (APR) y autorizaciones (PUTC).

Auxiliar SST: revisar y autorizar los APR, y PUTC y verificar de condiciones de seguridad en el uso
de los EPP, realiza el respectivo chequeo de los vehículos proveedor que va a dejar material, equipos
o herramientas al área administrativa y se disponen ingresar a CSM por medio del formato FR- DT-
220 Registro Inspección Pre Operacional.

Gestor Gestion Ambiental: vigila y realiza el seguimiento del ingreso de los vehículos proveedor con
sustancias peligrosas (combustible, cilindro de gases, grasas y lubricantes, fuente radiactiva y
aditivos) que se disponen a ingresar a planta realizando el respectivo chequeo del vehiculo por medio
del formato FR- DT- 220 Registro Inspección Pre Operacional en el área de portería antes de su
ingreso.
Realiza y coordina la salida del material de desperdicios o material sobrante plástico, cartón, madera,
cauchos, papel craf sustancias y materiales peligrosos como aceites, filtros que se encuentran en el
área de centro de acopio norte, almacén y taller diésel.

Visitantes: cumplir y acatar con las responsabilidades los pasos definidos en el presente
procedimiento.

Contratista o Sub contratista: cumplir y acatar con las responsabilidades los pasos definidos en el
presente procedimiento.

5. DESARROLLO.

5.1. Ingreso de Visitantes y contratista: Todo personal visitante o contratista accederá por la entrada
principal de la planta y el guarda de seguridad deberá cumplir las siguientes etapas:

 El guarda de seguridad deberá verificar la programación de la visita o vía correo la

autorización de ingreso de la visita por parte del colaborador y confirmar si el visitante va a
estar en zonas administrativas o zonas productivas.
 Verificar en el sistema la programación de la visita, para proceder al ingreso a planta.
Solicita documento de identificación la cedula de ciudadanía y realizar registro del ingreso en
el sistema Control de Acceso realizando registro fotográfico y haciendo firmar el formato de
Protección de Datos Personales El guarda de seguridad, aquí se registran los equipos
electrónicos como computadores portátiles, Tablet, cámaras fotográficas, entre otros
 se registra el responsable de la visita, número celular o telefónico de un acudiente.
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 Imprimir el stiket para la firma del responsable de la visita al término de la misma, diligenciar
el formato para el ingreso FR-RH-27 en caso de presentarse un inconveniente con el sistema
e impartir la inducción de seguridad para el ingreso a Cementos San Marcos S.A. entregar
folleto de visitantes donde están las medidas de seguridad a seguir en caso de una
emergencia.
 Entregar chaleco reflectivo, casco de seguridad y gafas de seguridad, si el visitante va a
ingresar a las zonas productivas.
 Comunicar vía telefónica a la recepción informando en ingreso del visitante y la persona
responsable de ella.
 El personal contratistas realiza el registro de ingreso o de salida en el sistema control de
acceso (SIESA), mediante el código de barras de su cedula de ciudadanía original pasándola
por la lectora de códigos de barras ubicada en el área de portería en la puerta de ingreso y
salida peatonal, en caso de pérdida debe presentar el denuncio respectivo para realizar el
ingreso o salida mediante la PDA. (equipo portátil utilizado para el ingreso de personal de
CSM que hace su ingreso o salida en vehículo o moto mediante uso carnet de CSM); debe
brindar la asesoría en caso de presentarse alguna novedad en el sistema como se debe
corregir.
 El encargado de la firma contratista realizara el registro del personal a diario mediante listado
de la empresa que debe ser entregado en la portería realizando la firma del responsable
(ingeniero o Siso), la cantidad de personas que ingresan y el área donde van a permanecer
realizando el trabajo.

NOTA: En Cementos San Marcos S.A. teniendo en cuenta que es una empresa segura y
protege a las personas, el visitante que va a ingresar a las zonas productivas deberá usar los
EPP básicos como botas de seguridad. Casco, gafas y protector respiratorio.

El guarda de seguridad entregará el carnet de visitante correspondiente (azul para zonas

administrativas y rojo para zonas productivas) el cual debe portarse en un lugar visible.

El guarda de seguridad dirige al visitante hacia la recepción, donde lo recogerá el responsable

de la visita.

NOTA: Si el visitante o contratista tiene vehículo y va acceder a la empresa al parqueadero

interno debe hacer entrega de la tarjeta de propiedad del vehículo, se realizara los mismos
pasos anteriores con la diferencia que se registrara en el libro control de visitantes la placa
del vehículo y en el formato FR-RH-27, se le entregara una tarjeta de identificación de color
rojo para visitantes la cual deberá colocar en un sitio visible del parabrisas.

5.2. Estadía de visitantes y/o contratista.

 Si el visitante va realizar labores como operar máquinas o herramentales dentro de las

instalaciones debe contar con la autorización de la persona responsable de su visita.
 Los visitantes deben acatar las normas básicas de seguridad y salud en el trabajo que se
encuentran registradas en el folleto de visitantes.
 Los visitantes que por sus funciones deben ingresar a zonas productivas siempre deben
hacerlo en compañía de un colaborador de Cementos San Marcos (utilizar los EPPS botas de
seguridad. Casco, gafas y protector respiratorio).
 Los visitantes deben transitar por los senderos peatonales autorizados, siempre en la
compañía de un colaborador de Cementos San Marcos.
 En caso de evacuación los responsables de los visitantes el colaborador de Cementos San
Marcos deberán dirigirse al punto de encuentro más cercano en compañía de éste.
 Todo visitante debe acatar en caso de una emergencia la orientación del personal de SST y
seguridad física.

5.3. Salida de Visitantes.

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 Al terminar la visita el visitante solicitará la firma del stiket o el formato de control de visitantes
FR-RH-27 al colaborador responsable de la visita para autorizar su salida y dirigirse hacia la
portería principal para registrar la salida en el sistema.
 Al llegar a la portería el visitante deberá entregar al guarda de seguridad el stiket o formato de
control de visitante FR-RH-27 debidamente diligenciado, retornar el carnet de identificación
de visitantes y reclamar su documento de identificación, retornar los elementos de protección
personal prestados y registrar la salida de los equipos electrónicos como computadores
portátiles, Tablet, entre otros.
 El visitante que ingresa en vehículo al parqueadero interno de la planta en su salida debe
hacer entrega de la tarjeta de parqueo color rojo y reclamar la tarjeta de propiedad de su
vehículo.

6. VERIFICACIÓN

a. Indicadores de proceso
.
Número de personas visitantes en Cementos San Marcos S.A. de acuerdo dato recogido por
seguridad física al medio día, y al término de horario administrativo.

b. Indicadores de resultado

Número de accidentes laborales de visitantes y/o contratistas al mes.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

a. FR-RH-27.Formato control de visitantes.

b. Folleto de información para visitantes.
c. FR-DT-222 Análisis Previo al Riesgo APR
d. FR-DT-163 Permiso Unificado de Tarea Critica PUTC
e. FR- DT- 220 Registro Inspección Pre Operacional para el ingreso vehículos a CSM.
e. Formato Ticket que saca la impresora en portería.