Código: TR-PR-01

PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN Y TERMINO DE Fecha: 05-04-2021

SERVICIO Versión: 01
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1. OBJETIVO:

El procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos para la asignación, coordinación y
término del servicio.
2. ALCANCE:

El procedimiento tiene como alcance todas las operaciones de transportes de HANSA. Aplicable a
todas las operaciones desde la instrucción del ESC hasta el registro para el pago del proveedor.
3. RESPONSABLES:

Gerente de Operaciones & Técnica Aduanera, es el responsable de aprobar los lineamientos del
presente documento.

Coordinador y Jefe de Transporte, son responsables en cumplir con los lineamientos del presente
documento.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma BASC y OEA

5. DEFINICIONES:

 ILO: Instrucción Logística Operacional, que se envía a través del sistema SOL3 por correo electrónico
a los coordinadores de Transporte y Centro de Control.

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Perú bajo las regulaciones legales locales e internacionales.
COPIA NO CONTROLADA (SOLO DE REFERENCIA) – Revisar versión vigente con el responsable SGCS.
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Fecha: 05-04-2021
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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

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7. DESARROLLO
7.1 Lineamientos
A. La asignación de cada servicio estará en función al peso y tipo de mercadería, volumen o de la
particularidad del servicio, cumpliendo con los servicios según estos son solicitados (orden de
llegada).
B. El Coordinador de Transporte es el responsable de asignar la unidad de transporte, la cuadrilla
y demás servicios a prestar, verificando lo establecido en el ILO (Instrucción Logística
Operacional), según las características de la carga y cumpliendo con las especificaciones
mínimas establecidas por HANSA y las que el cliente haya instruido.
C. Sólo en casos de emergencia en los que no contemos con disponibilidad de unidades propias,
ni de terceros homologados, se podrá contratar a otros Proveedores que no estén homologados,
siempre y cuando se cuente con la autorización del Gerente de Operaciones & Técnica
Aduanera.
D. Debe controlar la identificación de los conductores de vehículos automotores, que reciban o
trasladen la carga durante todo su recorrido hasta la entrega para su embarque o recepción final.
Se debe llevar un registro respecto al control de conductores de vehículos.
E. Durante el proceso de planificación de la programación se deben hacer dos cortes por día:
 La primera en la mañana en el rango de 10:00 a 11:00 a.m. para el horario normal
 La segunda en la tarde en el rango de 4:00 a 5:00 pm para el plan en amanecida.
7.2 Narrativa del diagrama de flujo

E  Instrucción Logística Operacional

Responsable Nº Objeto Descripción

de la actividad
a. Recibir vía correo electrónico la alerta de instrucción logística operacional,
el cual es generada por el ESC, en donde detalla el tipo de unidad o
1 servicio a requerir.
Actividad
b. Registrar instrucción de operaciones en el drive compartido, detallando la
siguiente información: Cliente, orden del servicio, equipo, dirección (inicio
y termino), horario y tipo de unidad.
2 a. Verificar tipo de unidad o servicio instruido, identificando en la lista de
Actividad
proveedores homologados (hansa o Cliente)
D1. ¿Proveedores Homologados?
D1 Decisión
Coordinador de  No, continúa en la actividad 3.
Transporte  Sí, continúa en la actividad 4.
a. Solicitar vía correo electrónico al área de Compras, la búsqueda y
selección de nuevo proveedores.
3 Actividad
b. Continúa en el proceso se calificación de proveedores, regresa a la
actividad 2.

Actividad a. Comunicar vía correo electrónico o telefónico con el proveedor, para

4 indicar el requerimiento por el despacho.
a. Asignar transporte para el despacho solicitado.
5 Actividad
b. Registrar datos de la unidad o servicio en el drive compartido

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Responsable Nº Objeto Descripción

de la actividad
a. Registrar datos de la unidad en la plataforma del DT, generando la cita
para el ingreso.
6 Actividad
b. Informar vía correo electrónico la generación de cita en el DT programada
al proveedor de transporte.
D2. ¿Requiere Servicios de Cuadrilla, resguardo y otros?
D2 Decisión
 Sí, continúa en la actividad 7.
 No, continúa en la actividad 8.
a. Informar vía correo electrónico o telefónico al proveedor el servicio
Actividad requerido, detallando los datos del despacho u operación a realizar.
7
b. Continúa en la actividad 8.
a. Informar vía correo electrónico al área de Operaciones y ESC, la cita
8 Actividad
generada, datos del transporte y conductor a realizar la operación.

a. Registrar programación en drive de transporte, para realizar el

seguimiento.
9 Actividad
b. Continúa en el proceso de Seguimiento y monitoreo de unidades de
transporte.
a. Devolución de contenedor, en caso el servicio es plataforma, se verifica la
devolución del contenedor por parte del transportista.
b. Recibir información del término del servicio, informar al ESC y
10 Actividad operaciones.
c. Al término del día, registrar en menú gestión el servicio culminado,
detallando los siguientes datos: orden, proveedor, carga, zona, importe del
flete, cantidad de viajes).
a. Recibir vía correo electrónico las facturas de los servicios solicitados a
los proveedores.

11 Actividad b. Registrar las facturas de transporte, custodia o cuadrilla en el sistema

menú gestión/recepción, detallando los datos de la factura, proveedor,
Coordinador de
Transporte tipo de servicio y número de orden.

a. Imprimir el cargo generado al registro de la factura en el menú gestión.

12 Actividad
b. Solicitar VB de las facturas y cargo al Jefe de Operaciones y transporte.

a. Registrar el cargo visado en el menú gestión / control documento para el

13 Actividad envío a contabilidad.

a. Enviar físicamente las facturas visadas del proveedor al área de

contabilidad.
14
Actividad b. Fin del procedimiento.

S  Facturas visadas

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8. APROBACIONES:
Elaborado por: Cargo: Actualizado por: Cargo:
Oscar Campos Analista Senior de
Procesos
Revisado por: Cargo: Firma: Fecha de Aprobación

Jefe de Operaciones 05-04-2021

Hector Eto
& Transporte

Aprobado por: Cargo: Firma: Fecha de Vigencia

Gerente de
Deckner Campusano Operaciones & 05-04-2022
Técnica Aduanera

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