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Referencia:
Código Documento: PA-001-PV
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Fecha de Elaboración: NOVIEMBRE 2020 Revisión: 1

Título: PROCESO DE VENTAS

Elaboró: Maria Luisa Almazán Fecha de Aprobación:
Aprobó: Maria Luisa Almazán Raya
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Control de Cambios

Fecha: Revisión Responsable Descripción del cambio

1. OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos necesarios para llevar a cabo la venta de los productos y servicios que
SUMINISTROS Y SERVICIOS ANGELOPOLITANOS DE HIGIENE S DE RL DE CV, presta, con el propósito
de lograr el cumplimiento de los Requisitos del Producto ante el cliente.

2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento cubre a las siguientes funciones: Departamento de Ventas,
Encargado de Almacén, Personal que prestará el servicio, Departamento de Facturación.

3. RESPONSABILIDADES
Gerencia de Ventas
 Recibir, aprobar y reportar a la Dirección General el Reporte Semanal de Ventas que le
proporcionen los encargados del Departamento de Ventas.
Departamento de Ventas
 Asegurarse de que los Requisitos del Cliente se encuentren debidamente establecidos
antes de aceptar un pedido, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las
posteriores a la misma.
 Establecer las directrices y requisitos que, si bien no hayan sido establecidos por el Cliente,
sean necesarios para dar cumplimiento a los Requisitos del Cliente.
 Asegurarse de que la empresa tenga la capacidad para cumplir con los Requisitos del
Cliente, antes de aceptar un pedido.
 En caso de que no exista suficiente producto en inventario para cumplir con un pedido,
requerir el suministro de un nuevo lote de Producto.

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 En caso de tratarse de un producto nuevo o esporádico o de alto volumen, evaluar con la

Gerencia la oportunidad de negocio con su inclusión.
 Cumplir con los Requisitos del Cliente.
 Documentar el cumplimiento con los Requisitos del Cliente en las cotizaciones y en la
factura correspondiente.
Jefe de Almacén
 Autorizar la salida de mercancía del Almacén para la entrega de un pedido.
 Previamente a la salida a ruta de distribución preparar materiales.
Transportista
 Entregar en tiempo y forma los productos al cliente, de acuerdo a las especificaciones
dadas por el Almacén

4. DEFINICIONES

PRODUCTO: Resultado de un proceso (incluye la prestación de servicios).

REQUISITOS DEL PRODUCTO: Necesidad o expectativa establecida por el cliente respecto de un
producto, generalmente implícita y obligatoria.
CLIENTE: Organización o persona que recibe un producto.
ASESOR/EJECUTIVO DE VENTAS: Profesional responsable de llevar a cabo las técnicas y estrategias
más adecuadas a cada tipo de tratativa comercial, proponiendo soluciones concretas a los
problemas de negocio de sus potenciales clientes.
ALMACEN: Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad
de artículos, productos o mercancías para su posterior venta, uso o distribución
TRANSPORTISTA: Persona que tiene por oficio transportar mercancías, generalmente por
carretera.

5. PROCESO

REGISTRO/
PASO RESPONSABLE DESCRIPCION DOCTO. DE
REFERENCIA
1 ASESOR DE VENTAS Ejecutivo contacta y/o se

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comunica con cliente

SUSEANH para realizar una
oferta y/o cotización
Ejecutivo de ventas solicita
2 ASESOR DE VENTAS al cliente la información
de los productos a cotizar
Asesor de ventas ingresa al
3 ASESOR DE VENTAS sistema SAI para consultar
disponibilidad y existencias
4 SAI ¿Producto está disponible?
¿SI está disponible? Sigue
a5
¿NO está disponible? Sigue
a 4.1
Ventas Informa al cliente
4.1 ASESOR DE VENTAS
FIN
Evaluar con Gerencia la
4.2 GERENCIA/ASESOR DE VENTAS oportunidad de negocio
con su inclusión
¿No se autoriza? regresar
al punto 4.1
¿Si se autoriza? Sigue a 4.3
Ventas solicita cotización a
4.3 ASESOR DE VENTAS SSAH-02
compras
4.4 GERENCIA/ASESOR DE VENTAS Agente de ventas debe
considerar los tiempos
siguientes:
Cotización solicitada a
compras mismo antes de
4pm (Tiempo de
respuesta): 36 hrs
Cotización debe ser
evaluada con Gerencia

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antes 4 pm (Tiempo de
respuesta): 12 hrs
Asesor de venta recibe
4.5 GERENCIA/ASESOR DE VENTAS precio del producto a
cotizar en tiempo correcto
¿Si se recibe precio? Sigue
a 4.6
¿No recibe precio? Sigue a
4.5.1
Asesor de venta reporta no
GERENCIA/COMPRAS/ASESOR DE contar con la propuesta en
4.5.1
VENTAS tiempo a
Gerencia/Compras
Gerencia/Compras notifica
la razón por la que no se
4.5.2 GERENCIA/COMPRAS
ha procesado en tiempo su
solicitud Sigue A 4.6
Asesor envía cotización al
cliente vía correo
electrónico con copia a
Gerencia indicando
4.6 GERENCIA/ASESOR DE VENTAS
tiempos de entrega o
explicando por qué no se
puede concluir su solicitud
Sigue a 7
Asesor de venta envía
cotización al cliente en un
lapso no mayor a 24 horas
5 ASESOR DE VENTAS vía correo electrónico con
copia a Gerencia indicando
los posibles tiempos de
entrega.

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Ejecutivo confirma con

6 ASESOR DE VENTAS cliente la recepción de la
cotización
¿Cliente confirma? Sigue a
7
¿Cliente NO confirma?
Sigue a 6.1
Ejecutivo de ventas
recuerda a
6.1 ASESOR DE VENTAS cliente/prospecto, la
vigencia del documento
FIN
Cliente / prospecto
7 CLIENTE
aprueba la cotización
¿SI aprueba? Sigue a 8
¿No aprueba? Sigue a 7.1
Validar la razón del por
7.1 ASESOR DE VENTAS qué no se aprobó la
propuesta
¿El cliente valido? Sigue a
7.2
¿El cliente NO valido?
Sigue a 7.1.1
Cliente se archiva en
7.1.1 ASESOR DE VENTAS
cartera de prospectos FIN
Agente de ventas modifica
la cotización y la envía en
7.2 GERENCIA/ASESOR DE VENTAS
un plazo no mayor a 24 hrs
Regresa al paso 6
8 ASESOR DE VENTAS Asesor de venta obtiene
OC del cliente y/o correo
donde establezcan la
aprobación del documento

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(cotización)
Agente de ventas captura
información del cliente y
9 ASESOR DE VENTAS pedido en SAI y confirma
que sus datos estén
correctos
Ejecutivo de cuenta envía
el pedido a Facturación /
Cobranza para solicitar la
10 ASESOR DE VENTAS/FACTURACION
liberación de entrega,
adjuntando la forma de
pago.
Facturación revisa si ES
compra a CREDITO sigue a
11 FACTURACION
11.1 Si es compra a
CONTADO sigue a 11.2
11.1 Compra de crédito
Facturacion notifica
autorización mediante
11.1.1 FACTURACION/ASESOR DE VENTAS
correo electrónico al
Ejecutivo su Vo. Bo.
¿Facturacion autoriza?
Sigue a 11.1.2
¿Facturacion NO autoriza?
Sigue a 11.1.1.1
Facturación notifica a
FACTURACION/ GERENCIA/ASESOR Ejecutivo y Gerencia las
11.1.1.1
DE VENTAS razones y solicita su
involucramiento.
Se le notifican al cliente las
11.1.1.2 ASESOR DE VENTAS acciones necesarias para
liberar su pedido.
11.1.1.3 CLIENTE ¿El cliente soluciona?

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El cliente SI soluciona Pasa

a 11.1.1
El cliente NO soluciona
11.1.1.4 ASESOR DE VENTAS Se detiene el pedido FIN
Ejecutivo de ventas envía
mediante correo
electrónico la solicitud
ASESOR DE
11.1.2 adjuntando OC, requisitos,
VENTAS/GERENCIA/ALMACEN
horarios, especificaciones
(Gerencia y Almacén)
Sigue a 12
11.2 Compra de contado
11.3 FACTURACION ¿El pago se ve reflejado?
¿SI se refleja? Sigue a 11.4
¿NO se refleja? Sigue a
11.3.1
Se informa al cliente y se
11.3.1 ASESOR DE VENTAS/FACTURACION esperan 24 hrs más para
volver a revisar
¿SI paso después de 24
hrs? Sigue a 11.4
¿NO paso después de 24
hrs? FIN
Facturación confirma a
FACTURACION/ASESOR DE VENTAS/ Ejecutivo y Gerencia que el
11.4
GERENCIA depósito esté en firme
sigue a paso 11.1.2
Almacén revisa existencias
12 ALMACEN
disponibles
Almacén confirma pedido
13 ALMACEN
completo
¿COMPLETO? Sigue a 14
¿INCOMPLETO? Sigue a

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13.1
Almacén notifica a
ALMACEN/ASESOR DE Ejecutivo / Compras la
13.1
VENTAS/COMPRAS falta de material vía correo
electrónico
Compras reabastece el
13.2 COMPRAS producto en un tiempo de
48 hrs sigue a 12
Gerencia y Almacén
generan ruta de entrega
GERENCIA/ALMACEN/ASESOR DE
14 diaria, comparten
VENTAS
calendario a ejecutivos de
cuenta.
Agente de ventas notifica
al cliente fecha de entrega
estimada:
*Local: 48 horas después
15 ASESOR DE VENTAS de confirmado y liberado
su OC.
*Foránea: considera los
días de entrega a rutas
establecidas
Transportista recoge
pedido en bodega:
16 TRANSPORTISTA/ALMACEN
Locales de 09:00 a 10:30
Foráneos de 16:00 a 18:00
Transportista entrega
pedido a cliente con su
17 TRANSPORTISTA Remisión y factura; así
como adicionales
requeridos.
18 CLIENTE Cliente recibe pedido y

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revisa este completo en

base a la remisión y/o
factura
Cliente firma de recibido
19 CLIENTE
pedido
¿SI firma? Sigue a 20
¿NO firma? Sigue a 19.1
Transportista informa
inmediatamente al
19.1 TRANSPORTISTA/ALMACEN
Almacén el por qué no fue
recibido
Almacenista informa al
Ejecutivo sobre el suceso y
solicita el apoyo para
19.2 ALMACEN/ASESOR DE VENTAS gestionar acuerdos con el
cliente:
- cantidad, presentación,
tiempo, calidad.
Ejecutivo resuelve la
19.3 ASESOR DE VENTAS/GERENTE situación y genera informe
escrito a Gerencia
¿Ejecutivo SI resuelve
situación? FIN
¿Ejecutivo NO resuelve
situación? Sigue a 19.3.1
Transportista devuelve
19.3.1 TRANSPORTISTA/ALMACEN
mercancía al almacén
Almacén solicita la baja o
19.3.2 ALMACEN/GERENCIA continuidad del pedido a
gerencia
19.3.3 GERENCIA Gerencia aprueba
¿NO Aprueba? Pasa a 19.4
¿SI Aprueba? Pasa a 11.1.2

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Se cancela pedido y/o

19.4 ALMACEN
entrega FIN
Transportista al finalizar la
ruta, entrega documentos
20 TRANSPORTISTA/ALMACEN
de recibido al almacenista
para su archivo
48 hrs después de
realizada la entrega,
ejecutivo realiza llamada
21 ASESOR DE VENTAS
de seguimiento con el
cliente para validar su
conformidad.
22 CLIENTE Cliente conforme
¿CONFORME? Pasa a 22.2
¿NO CONFORME? Pasa a
21.1
Genera un reporte de
incidencia validado por el
ASESOR DE
21.1 Cliente y enviado a
VENTAS/CLIENTE/GERENCIA
Gerencia para su
seguimiento. FIN
Ejecutivo revisará que el
cobro de la factura se haya
22.2 ASESOR DE VENTAS/FACTURACION
concretado para realizar
ventas posteriores.
23 Fin

6. REFERENCIAS

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

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