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Auxiliar de compras y almacen GE-CA-PR-23 00

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APROBACIONES PARA LIBERACIÓN

Nombre(s) Firma

(Nombre del puesto)

Elaboro

(Nombre del puesto)

Revisó y Autorizo

1. INDICE.

Número Contenido. Pagina.

2. Objetivo 1
3. Alcance 1
4. Procedimiento 2
5. Anexos 10
6. Glosario de Términos
7. Referencias
8. Historial de cambios

2. OBJETIVO.

Garantizar un flujo eficiente y efectivo de productos y servicios dentro de la empresa, asegurando que se cumplan las
necesidades operativas y estratégicas de la organización. contribuir al funcionamiento eficiente y efectivo de la cadena de
suministro de la empresa, garantizando que se satisfagan las necesidades del negocio de manera oportuna, rentable y
conforme a los estándares de calidad establecidos.

ALCANCE.

Proporcionar una visión general de las responsabilidades y actividades asociadas con este puesto. Es importante tener en
cuenta que el alcance puede variar según las necesidades específicas de la empresa y las funciones asignadas al empleado
en este rol.

3. PROCEDIMIENTO.

No. Descripción del proceso Responsable

4.1 Auxiliar de compras y almacén
Colaborar con los departamentos relevantes para identificar las necesidades de bienes y
4.1.1
servicios que se requieren para el funcionamiento de la empresa.
Investigar y seleccionar proveedores potenciales que puedan satisfacer las necesidades
4.1.2
de la empresa, teniendo en cuenta criterios como calidad, precio y confiabilidad.
4.1.3 Enviar solicitudes de cotizaciones a los proveedores seleccionados, detallando los requisitos del
producto o servicio y solicitando información sobre precios, plazos de entrega y otras
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condiciones.
Evaluar las cotizaciones recibidas de los proveedores, teniendo en cuenta factores como precio,
4.1.4
calidad, plazo de entrega y términos de pago, para seleccionar la mejor opción.
Negociar los términos y condiciones con los proveedores seleccionados, buscando obtener las

4.1.5 mejores condiciones posibles en términos de precios, descuentos, plazos de entrega y

garantías.
Emitir órdenes de compra formales a los proveedores seleccionados, detallando los
4.1.6 productos o servicios solicitados, los precios acordados, los términos de entrega y
cualquier otra condición relevante.
Hacer seguimiento de las entregas de los productos o servicios ordenados, coordinando
4.1.7 con los proveedores para garantizar que se cumplan los plazos de entrega y
resolviendo cualquier problema que pueda surgir.
Recibir y verificar las entregas de mercancías, asegurándose de que cumplan con los
4.1.8 estándares de calidad y cantidad especificados, y organizando su almacenamiento en el
almacén de la empresa.
Mantener registros precisos del inventario de productos en el almacén, registrando
4.1.9 entradas y salidas, realizando conteos cíclicos y reconciliaciones periódicas, y
asegurándose de que haya suficiente stock disponible para satisfacer la demanda.
Monitorear los niveles de inventario y generar órdenes de compra adicionales según
4.1.10 sea necesario para mantener niveles adecuados de existencias y evitar escasez de
productos.
Colaborar con otros departamentos, como producción, ventas y logística, para asegurar
4.1.11 una gestión eficiente de la cadena de suministro y satisfacer las necesidades de la
empresa.
Mantener registros y documentación precisos de todas las transacciones de compras y
4.1.12
movimientos de inventario, asegurando la trazabilidad y la precisión de la información.

4. ANEXOS.

metodología SMART al rol de auxiliar de compras y almacén:

Específico (Specific):
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Define claramente qué aspecto del rol de auxiliar de compras y almacén quieres mejorar o qué objetivo deseas
alcanzar. Por ejemplo, ¿quieres reducir los tiempos de entrega de productos? ¿O tal vez deseas optimizar el
proceso de recepción y almacenamiento de mercancías?

Medible (Measurable):

Debes ser capaz de medir el progreso hacia tu objetivo. Esto podría implicar establecer métricas específicas para
evaluar el desempeño del auxiliar de compras y almacén, como el tiempo promedio de entrega de productos, la
precisión del inventario, o la satisfacción del cliente interno.

Alcanzable (Achievable):

Asegúrate de que tu objetivo para el rol de auxiliar de compras y almacén sea alcanzable y realista. Considera tus
habilidades y experiencia actuales, así como los recursos y el tiempo disponibles para implementar mejoras.

Relevante (Relevant):

El objetivo del rol de auxiliar de compras y almacén debe estar alineado con los objetivos generales de la empresa
y contribuir a su éxito. Por ejemplo, si la empresa está buscando mejorar la eficiencia operativa, tu objetivo podría
estar orientado a optimizar los procesos de compras y almacenamiento para reducir costos y aumentar la
productividad.

Temporal (Time-bound):

Establece un plazo específico para alcanzar tu objetivo de auxiliar de compras y almacén. Esto podría ser a corto
plazo, como mejorar la precisión del inventario en un 10% para el final del próximo trimestre, o a largo plazo, como
reducir los tiempos de entrega de productos en un 20% para finales de año.

Por ejemplo, un objetivo SMART para el rol de auxiliar de compras y almacén podría ser: "Reducir el tiempo
promedio de entrega de productos en un 15% para el final del próximo trimestre, mediante la implementación de
mejoras en los procesos de recepción, almacenamiento y distribución, medido por el tiempo promedio desde la
emisión de la orden de compra hasta la entrega de productos en el almacén". Este objetivo es específico, medible,
alcanzable, relevante y tiene un plazo definido.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Termino: Definición:
Proveedor: Una persona o empresa que suministra bienes o servicios a otra organización.
Compra: El acto de adquirir bienes o servicios a cambio de dinero u otros activos.
Orden de compra: Un documento formal emitido por una empresa para solicitar la compra de bienes o
servicios a un proveedor.
Cotización: Una oferta de precio proporcionada por un proveedor en respuesta a una solicitud de
cotización o propuesta.

Negociación: El proceso de discusión entre comprador y proveedor para acordar los términos y
condiciones de una transacción, como precios, plazos de entrega y garantías.
Contrato: Un acuerdo legal entre un comprador y un proveedor que establece los términos y
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condiciones de una transacción, incluyendo precios, cantidades, fechas de entrega y

responsabilidades.
Inventario: El conjunto de bienes almacenados por una empresa para su uso en la producción, venta
o distribución de productos.
Recepción de mercancías: El proceso de recibir y verificar la entrega de bienes por parte del proveedor para
asegurarse de que cumplan con los requisitos especificados en la orden de compra.
Almacén: Un espacio físico utilizado para el almacenamiento de bienes antes de su uso, venta o
distribución.
Gestión de inventario: La supervisión y control de los niveles de existencias de bienes para asegurar que estén
disponibles cuando se necesiten, sin incurrir en costos excesivos de almacenamiento.
Rotación de inventario: El proceso de mover y vender inventario para evitar que los productos se vuelvan
obsoletos o caduquen.
Etiquetado: La colocación de etiquetas o códigos de barras en los productos para identificarlos y
rastrearlos en el inventario.
Reabastecimiento: El proceso de comprar y reponer existencias de productos agotados en el almacén.
Control de calidad: La evaluación de la calidad de los productos recibidos y almacenados para asegurar que
cumplan con los estándares especificados.
Sistema de gestión de almacén Un sistema informático utilizado para controlar y administrar las operaciones de un
(WMS): almacén, incluyendo recepción, almacenamiento, inventario y despacho de productos.

6. REFERENCIAS.

Señalar cualquier referencia a documento interno o externo

Clave Título

Fecha Revisión Sección afectada Descripción del cambio

7. HISTORIAL DE CAMBIOS.