Manual de Procesos Gestion de Tesoreria

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n ele Inclusión
Económica y Social
Vigencia Código
MIES 3.9 - CGAF - DF - P03
1 7 JUN. 2016
MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE

TESORERíA
ACTIVIDAD NOMBRE CARGO FI~MA FECHA

Responsable de
Sylvia Bustillos
Tesorería
Inés Aguas
Elaboración
Edison Analista de Tesorería "\~I xí..\p
Quillupangui _ J&:t11J ~[L~::-- I h ) o dUn!
Gustavo Analista de Servicios,( (J~l~tJjJ---P i: ,: .
Quinatoa B. Procesos y Calidad >~J u ,
'1
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Leslie Caiza Directora Financiera
Revisión
Olmedo
Revisión Técnica
Aprobación
Edison Romero
Myriam
Quinchimba
Álvarez
Director de Servicios,
Procesos y Calidad
Coordinadora
Administrativa
Financiera
General A fV /J '?Pi /6)X;;2.J/6
/ ~
Macroproceso: Gestión Administrativa Financiera
Proceso: Gestión de Tesorería
Código: MIES 3.9-CGAF-DF-P03 Versión: 1.0
Tipo de proceso: Gobernante  Sustantivo  Adjetivo  Página: 1 de 53
CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO....................................................................................................... 3

1.1 FICHA DEL PROCESO................................................................................................................... 3
1.2 ALCANCE DEL PROCESO............................................................................................................ 10
1.3 POLÍTICAS DEL PROCESO .......................................................................................................... 11
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................ 12
1.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO......................................................................... 13
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS................................................................................. 15
2.1 ABREVIATURAS............................................................................................................................ 15
2.2 DEFINICIONES:............................................................................................................................. 16
3. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ................................................................................. 17
4. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS....................................................................................... 18
4.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS ................................. 18
4.1.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO ........................................................................................ 19
4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ...................................................................... 20
4.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO ....................................................... 21
4.2 FICHA DEL SUBPROCESO EJECUCIÓN DE PAGOS........................................................... 26
4.3 FICHA DEL SUBPROCESO REINTEGRO DE RECURSOS .................................................... 34
4.4 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACION BANCARIA..................................................... 43
Archivo: Gestión de Tesorería

Toda copia impresa o digital de este documento será considerada COPIA NO CONTROLADA. Revisar versiones
actualizadas en la Intranet Institucional

5. PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 51
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ............................................................................... 51
7. ANEXOS..................................................................................................................................... 52

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1.1 FICHA DEL PROCESO
Proceso: Gestión Interna de Tesorería
Código del Proceso: MIES 3.9-CGAF-DF-P03
PROPÓSITO:
Descripción:
Salvaguardar los recursos del Estado, ordenar un pago verificando que
la transacción disponga de la documentación sustentatoria y
autorización respectiva de una obligación o deuda, que se haya
registrado contablemente y no varíe con respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto, que mantenga su
razonabilidad y exactitud matemática. Mantener medidas de
protección de las recaudaciones mediante un control y registro diario.
Control y custodia adecuada de garantías y especies valoradas.
DISPARADOR:
 Expediente de pago
 Estados de cuenta bancaria
ENTRADAS:
 Documentación habilitante para pago
 Garantías
 Depósitos realizados en cuentas bancarias
SUBPROCESOS:
1. Control y Custodia de garantías

2. Ejecución de Pagos
3. Registro de Reintegro
4. Conciliación Bancaria.
PROCEDIMIENTOS:
No aplica
Productos/Servicios
del Proceso:

 CUR Solicitud de Pago

 Comprobante de Pago
 Comprobante de Ejecución de Ingreso
 CUR Contable de Reclasificación (Rechazo)
 Base de datos de garantías, garantías vigentes y custodiadas
 Orden de Pago SUPA
 Matriz Conciliación Bancaria
 Cumplimiento de Obligaciones contraídas por el MIES
Tipo de Proceso: Adjetivos de apoyo
Responsable del Director/a Financiero/a

Proceso:
Tipo de cliente: Interno
Marco Legal: Carta Suprema- Constitución de la República del Ecuador-Registro Oficial

No.449 del 20 de Octubre del 2008.
LEYES, REGLAMENTOS, NORMAS, REGISTROS OFICIALES-
CODIGO,RESOLUCIONES, ACUERDOS-SUPLEMENTOS
ACUERDOS, ENTRE OTROS
Ley Orgánica del Sistema Nacional Registro Oficial No. 395 del 4
de Contratación Pública (LOSNCP) de agosto del 2008.
Última modificación el 18 de
Diciembre de 2015.
Reglamento a la Ley Orgánica del Registro Oficial Suplemento

Sistema Nacional de Contratación 588 de 12 de Mayo de 299
Pública.
Modificado el 15 de junio de
2015.
Normas de Control Interno para las Acuerdo No. 039-LACO2

Entidades, Organismos del Sector Suplemento – Contraloría
Público y de las personas jurídicas General del Estado, publicadas
de derecho privado que dispongan
en el Registro Oficial No. 87 del
de recursos públicos.

14 de Diciembre del 2009 y las

reformas realizadas mediante
acuerdo A52 RO 397 de 16 de
diciembre de 2014 y A006 RO
178 de 6 de febrero de 2014.
Reglamento de Comprobantes de Decreto Ejecutivo 580/

Venta y de Retención. Registro Oficial No. 488 del 28
de Febrero del 2015
4.-Código Orgánico de Planificación CAPÍTULO VI DEL

y Finanzas Públicas COMPONENTE DE TESORERIA
TITULO III DE LA
TRANSPARENCIA FISCAL
Normas Técnicas de Tesorería Acuerdo 447-perteneciente a

Tesorería
Ley Orgánica de la Contraloría - Ley No. 73. RO/ Suplemento

General del Estado No. 595 de 12 de Junio del
2002.
Registro Oficial No. 595 del 12

de junio del 2012
Reforma Acuerdo No.-033 del

14 de Septiembre del 2015
Reglamento de Telefonía Celular Registro Oficial No.790 del 17

de Diciembre del 2012
Actualizado
Clasificador Presupuestario de Ministerio de Finanzas/

Ingresos y Gastos del Sector Público Subsecretaria de
vigente a partir del ejercicio fiscal Presupuesto.
2016.
Acuerdos y Resoluciones Internos Acuerdo Ministerial No.024 del

14 de Agosto del 2014 y sus
reformas Acuerdo No. 077 del
02-abril de 2015.Acuerdo

No.79 del 8 de Abril 2015.-

Acuerdo No.329 del 29 de
Enero del 2014 y su Reforma
Acuerdo No. 59 del 29 de
Diciembre de 2014.
Ley de Régimen Tributario Interno Que con fecha 23 de diciembre

de 2009, fue publicada en el
Suplemento del Registro Oficial
94, la Ley Reformatoria a la Ley
de Régimen Tributario Interno
y a la Ley Reformatoria Para la
Equidad Tributaria del Ecuador.
Reglamento a la Ley de Régimen Fuente: Decreto Ejecutivo 374,
Tributario Interno Decreto 374 (Suplemento del
Registro Oficial 209, 8-Vl-
2010).
Ley Orgánica de Servicio Público Registro Oficial Suplemento
LOSEP. 294 de 06-oct-2010
Reglamento General a la Ley En ejercicio de las facultades

Orgánica de Servicio Público (LOSEP) previstas en el numeral 13 del
artículo 147 de la
Constitución de la República,
el Ministerio de Finanzas
Expide: el Reglamento
General a la Ley Orgánica del
Servicio Público, dado en el
Palacio el 24 de marzo del
2011.
Catálogo General de Cuentas del Ministerio de Finanzas,

Sector Público. actualiza con Acuerdo 001 del
04 de enero del 2016 y 0048
del 14 de marzo del 2016.
Ley Orgánica de Transparencia y Registro Oficial / Suplemento

Acceso a la Información Pública No 337del 18 de mayo de 2004
(LOTAIP)
Reglamento General a la Ley Decreto 2471 (Registro Oficial
Orgánica de Transparencia y Acceso 507, 19-I-2005)
a la información Pública LOTAIP.
Instructivo para la Administración Fuente: ACUERDO Nro. 53
de Fondos a Rendir Cuentas para emitido por la Ing. Ana Beatriz

pagos en efectivo del Ministerio de Tola Bermeo-Ministra de
Inclusión Económica y Social-MIES. Inclusión Económica y Social, el
09 de Diciembre de 2014.
Anexo:
Anexo 1. Liquidación del Fondo
a Rendir Cuentas
Fuente: ACUERDO Nro. 54

emitido por la Ing. Ana Beatriz
Tola Bermeo-Ministra de
Inclusión Económica y Social,
09 de Diciembre de 2014.
Anexos:
Anexo 1. Vale de Caja Chica
Anexo 2. Solicitud de Apertura,
Reposición o Liquidación del
Fondo Fijo de Caja Chica
Anexo 3. Acta de Arqueo del
Fondo Fijo de Caja Chica.
DECRETO EJECUTIVO No. 838, Dado en el Palacio Nacional, en
Quito, a 25 de noviembre del
2015.
Estatuto Orgánico de Gestión Ministerio de Inclusión

Organizacional por Procesos de Económica y Social, el 09 de
Ministerio de Inclusión Económica y abril del 2015
Social mediante Acuerdo Ministerial
No. 080
Instructivo para la emisión de Ministerio de Finanzas.

Comprobantes de Retención
Electrónicos a través del e-SIGEF
Acuerdo Ministerial No.00944 del El Ministerio de Inclusión

12 de enero del 2012. Económica y Social, expide el
Instructivo de Gestión
Documental y Archivo
Acuerdo No. 027-CG-2015 del 25 de Contraloría General del Estado

agosto del 2015, expide el
Reglamento General para la
Administración, Utilización y Control
de los Bienes y Existencias del

Sector Público.
Acuerdo No.040-CG-2015 del 30 de Contraloría General del Estado

diciembre 2015, expide la reforma
al Reglamento General para la
Administración, Utilización y Control
de los Bienes y Existencias del
Sector Público, Art. 1 y Art. 2
Recomendaciones de buenas Secretaria Nacional de la

prácticas en contratación pública. Administración pública
Acuerdo Ministerial No. MRL-2014- Ministerio de Relaciones

0165 donde se expide la norma Laborales
técnica para el pago de viáticos,
subsistencias movilizaciones y
alimentación, dentro del país para
las y los servidores y las y los
obreros en las instituciones del
estado.
Acuerdo No.041 –CONTROL DE Ministerio de Finanzas

INGRESOS del 07 de Febrero del
2013
Circular Nro. MINFIN-STN-2013- Ministerio de Finanzas

0003 - Procedimiento entidades
públicas para la recaudación de
valores a través de
las cuentas de recaudación ,
expedido el 10 de Abril del 2013
Acuerdo Ministerial Nro. 00078 de Ministerio de Inclusión

fecha 07 de Abril del 2015, el Económica y Social
Ministerio de Inclusión Económica y
Social expide el Reglamento Interno
para el pago de viáticos,
subsistencia, alimentación y
movilización o transporte dentro del
país, para las y los servidores y las y
los obreros del Ministerio de

Inclusión Económica y Social - MIES .
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015- Ministerio de Trabajo

290 del 16 de diciembre del 2015, el
Ministerio de Trabajo expide la
reforma a la Norma Técnica para el
pago de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación, dentro
del país para las y los servidores y
las y los obreros de las instituciones
del estado, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No.
657 del 28 de diciembre del 2015.
Acuerdo Ministerial No.MDT-2015- Ministerio de Trabajo

0236 del 12 de octubre del 2015, el
Ministerio de Trabajo emite la
reforma al Reglamento para el pago
de compensación por residencia y
transporte para funcionarios y
servidores de las instituciones,
organismos y empresas del estado.
Regulación Banco Central del Banco Central del Ecuador

Ecuador No. 042-2013, expedido
el 15 de mayo de 2013
Acuerdo Ministerial No. 0009 del 18 Ministerio de Finanzas

de enero del 2016, el Ministerio de
Finanzas expide las directrices para
la gestión del gasto público no
permanente.
Acuerdo Ministerial Nro. 998, de Secretaria Nacional de la

fecha 23 de diciembre del 2014, Administración Pública
publicado en el Registro Oficial /
Tercer Suplemento No. 422 del 22
de enero del 2015, emitido por la
Secretaria Nacional de la

Página: 10 de
Tipo de proceso: Gobernante  Sustantivo  Adjetivo 
53
Administración Pública mediante el

cual expidió el Reglamento de
viáticos al exterior; y, en el exterior;
de los servidores públicos de las
instituciones de la administración
pública central, institucional y que
dependen de la Función Ejecutiva
(APCIC).
Código de Comercio Título VIII DE LA Superintendencia del Control

DE LA LETRA DE CAMBIO del Poder de Mercado
Acuerdo Ministerial No. MDT-2016- Ministerio de Trabajo

0082, del 23 de marzo del 2016, el
Ministerio de Trabajo expide la
reforma a la Norma Técnica para el
pago de viáticos, subsistencias,
movilización y alimentación, dentro
del país para las y los servidores y
las y los obreros de las instituciones
del estado, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No.
724 del 01 de abril del 2016.
Banco Central del Ecuador- Banco Central del Ecuador

Instrucciones para Aperturas de
Cuentas
Ley General de Seguros R.O. 290, de 03-Abr-1998
1.2 ALCANCE DEL PROCESO
El proceso de Gestión Interna de Tesorería abarca todas las obligaciones que adquiere la
institución hasta el momento de su cancelación o pago, cuya observancia es obligatoria
para todo el personal que participa en el Subproceso de Tesorería del MIES.

Página: 11 de
53
1.3 POLÍTICAS DEL PROCESO
1.- Los Analistas de Gestión Interna de Tesorería deben ejecutar sus actividades de
conformidad con las leyes, reglamentos, normas, acuerdos, resoluciones y disposiciones
institucionales vigentes.
2.- Todos los documentos habilitantes para el pago deben ser originales, legible, íntegra,
confiable y exacta.
3.- El/la Analista de Tesorería /debe priorizar y optimizar los tiempos de respuesta de
acuerdo a la normativa y las exigencias institucionales.
4.-Efectuar los controles y registros en forma oportuna y de acuerdo al ámbito de sus

competencias, con el propósito de generar información financiera oportuna real y
confiable.
5-Los documentos de respaldo deben estar debidamente legalizados, ser legibles y

ordenados de manera cronológica ascendente.
6.-Todas las garantías serán devueltas por la Gestión Interna de Tesorería.
7.-La aprobación de la creación o modificación de Cuenta Bancaria de Beneficiario debe

estar respaldado por una certificación bancaria de cuenta activa.
8.- Con quince días de anticipación a su vencimiento, Tesorería solicitará al ente

asegurador la renovación de las garantías e informará al administrador del contrato y/o
convenio, a fin de que la institución mantenga protección ante los incumplimientos del
objeto del contrato y/o convenio.
9.- La garantía de fiel cumplimiento se mantendrá vigente hasta la recepción definitiva

del bien y/o servicio y liquidación del contrato y/o convenio y, la del anticipo recibido
hasta que se devengue en su totalidad.
10.-Para el levantamiento y liberación de las garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato

y/o Convenio, se realizará cuando se haya suscrito el Acta Entrega Recepción Definitiva
del bien o servicio, en el caso de garantías de Buen Uso de Anticipo será cuando éste
haya sido devengado en su totalidad.
11.- La garantía de fiel cumplimiento se mantendrá vigente hasta la recepción definitiva

del bien y/o servicio y liquidación del contrato y/o convenio y, la del anticipo recibido
hasta que se devengue en su totalidad.

Página: 12 de
53
12.- Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque
certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en
forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas,
durante el curso del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente.
13.- Los depósitos por conceptos de devolución (ejemplo saldos de caja chica,
recuperación de anticipos, etc.) realizados a través de las cuentas de recaudación,
deberán utilizar el código y concepto de depósito contable (6 dígitos) detallado en
archivo adjunto.
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

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53
1.5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO
Responsable No. Actividad Descripción de Actividad Registro

Verificar que las garantías
reúnan las condiciones y
formas detalladas en el
contrato y/o convenios y que
cumplan con la normativa
legal vigente y que sean
emitidas a nombre del MIES.
Comprobar que los valores

de las garantías sean los
establecidos en contratos y
Gestión de Control y Custodia
1 /o convenios, posterior se
Tesorería de garantías
realiza la matriz en Excel
(base de datos) con el
detalle de garantías.
Realizar custodia física de las

garantías, controla la
vigencia y renovación,
finalmente una vez liberada
la garantía se entrega al
afianzado.
Realizar el control previo al

pago a través de la revisión,
verificación y análisis de los
documentos: justificativos,
precontractual, contractual y
comprobatoria que
justifiquen la obligación del
MIES para con terceros.
Ejecución
2 de Pagos Si existe rechazo de pago por
parte del BCE, se reclasifica
los pagos rechazados por el
Banco Central del Ecuador y
Gestión de se vuelve a solicitar el pago,
Tesorería se realiza el seguimiento
hasta la confirmación de
pago.
Cuando existe pagos de

Página: 14 de
53
nómina con retenciones

judiciales se realiza la orden
de pago en el sistema SUPA
y posterior la confirmación
del pago.
Iniciar con la recaudación de

recursos públicos mediante
un depósito, transferencias,
descuentos en nómina,
cheque y podrá hacerse de
manera directa o por medio
de la red bancaria privada.
En ambos casos se canalizará
a través de las cuentas
rotativas de ingresos
abiertas en los bancos
corresponsales.
Por cada recaudación que

realice una entidad u
organismo del sector
público, por cualquier
concepto, se entregará al
Registro de usuario el original del
Reintegro comprobante de ingreso pre
Gestión de
3 impreso y pre numerado o
Tesorería
una especie valorada.
Los depósitos por conceptos

de devolución (ejemplo
saldos de caja chica,
recuperación de anticipos,
etc.) realizados a través de
las cuentas de recaudación,
deberán ser registrados por
Contabilidad para los ajustes
correspondientes y Tesorería
aprueba la solicitud de pago
mediante el sistema e-SIGEF
por tesorería.
Los ingresos con afectación

presupuestaria se realizan el
registro y aprobación del
Comprobante de Ejecución
de Ingresos, en coordinación
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53
con presupuesto.
Asegurar que todos

los depósitos estén
correctamente
reflejados en el saldo
bancario y que no se
hayan abonado a
otra cuenta,
posterior se detecta
Conciliación
algún depósito
Gestión de Bancaria. contabilizado que no
4
Tesorería llegó al banco por
algún motivo, se
registran se realiza
un informe de todos
los cargos bancarios.
Se detectar errores
en los montos, en los
libros contables o en
la cuenta bancaria
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
2.1 ABREVIATURAS
MIES: Ministerio de Inclusión Económica y Social

MF: Ministerio de Finanzas
SRI: Servicio de Rentas Internas
CUR: Comprobante Único de Registro
COM: Compromiso.
CYD: Compromiso y devengado en forma simultánea.
DEV: Devengado con un compromiso previo.
REG: Regularización de un pago, con compromiso, devengado y pago a la vez.
NOR: Clase de modificación de tipo normal.
RTO: Reversión total de transacciones COM, DEV y CYD
SUE: Corresponden a los gastos de sueldos.
TRF: Corresponden a los gastos de transferencias.
OGA: Corresponde a la clasificación de otros gastos administrativos.
BCE: Banco Central del Ecuador
SUPA: Sistema Único de Pensiones Alimenticias
CGE: Contraloría General del Estado
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53
2.2 DEFINICIONES:
Recursos Fiscales: Están constituidos por los recursos que percibe y administra el Tesoro
Nacional. Son la principal fuente de financiamiento del Presupuesto del Gobierno
Central.
Gasto: Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir
los medios indispensables en la realización de sus actividades de producción de bienes o
servicios.
Compromiso Presupuestario: Es una reserva presupuestaria previa al devengamiento

(Presupuesto Devengado), de los hechos económicos producto de la celebración de
contratos, convenios, emisión de actos administrativos u otros procedimientos de
similares características
Devengado: Consiste en el registro de los hechos económicos (ingresos y gastos) en el

momento en el que estos ocurren, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia
del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos,
condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas
comerciales de general aceptación.
Ajustes económicos: Son ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria,

consumo de existencias, acumulación de costos u otros de igual naturaleza, que
impliquen regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o
Patrimonio, se registrarán directamente en las cuentas que correspondan, sin que por
ello, implique afectación presupuestaria, ni se efectuaran en cuentas de Activos
Operacionales ni de Deuda Flotante.
Custodiar: Cuidar y vigilar los documentos financieros como lo dispone la ley.
Base de Datos: Almacenar datos de manera estructurada, ordenada y cronológica.
Estado de Cuenta: es el documento enviado al cliente por un banco en el que le da a

conocer las operaciones realizadas en un período con algún tipo de producto bancario,
para conocimiento del cliente. Auxiliar contable de Bancos
Expediente: es el conjunto de los documentos relacionados a un proceso
E-sigef: Sistema Integrado de Administración Financiera del Ministerio de Finanzas del

Ecuador

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53
Actividad: Es la categoría programática de menor nivel, cuya producción puede ser

terminal en el caso que contribuya a la producción y provisión del programa o proyecto,
o intermedia si precede a otras actividades necesarias para los programas o proyectos.
Actividades son un tipo de tareas asumidas para la elaboración de los productos
Garantía de fiel cumplimiento de contrato: La póliza de fiel cumplimiento de contrato

garantiza que los contratistas y proveedores de materiales y servicios cumplan con el
tiempo y la calidad de lo estipulado en dicho documento, este tipo de póliza es común
en el sector público, pues es un requisito establecido en el artículo 74 de la Ley Orgánica
del Sistema de Nacional de Contratación Pública.
Garantía de buen uso de anticipo: Una póliza de buen uso de anticipo asegura que los
recursos entregados a un proveedor en calidad de “anticipo” sean empleados para los
fines estipulados en el contrato. Es un respaldo para que estos fondos se inviertan
efectivamente para la ejecución del contrato. La principal función de la póliza es
salvaguardar los bienes de un mal uso, que de producirse puede generar pérdidas de
capital o contratiempos para la ejecución de una obra, este requerimiento está
establecido en el artículo 75 de la Ley Orgánica del Sistema de Nacional de Contratación
Pública.
Gasto: Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir
los medios indispensables en la realización de sus actividades de producción de bienes o
servicios.
Egreso: Término que comprende tanto los gastos como las erogaciones realizadas por
los entes económicos para cancelar las obligaciones de amortización de la deuda.
3. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
- Gestión
Presupuestaria
GESTIÓN DE Manual de Procesos
- Gestión de TESORERÍA Gestión de
Contabilidad Tesorería
- Recursos

Página: 18 de
53
4. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS
4.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS
CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS

Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Controlar y custodiar las garantías que respaldan los
recursos entregados a proveedores internos y externos,
que se invertirán en la ejecución de contratos y convenios
suscritos por el MIES, por la prestación de servicios y/ o
adquisición de bienes.
DISPARADOR:
 Contratos y Convenios suscritos por el MIES
ENTRADAS:
 Garantías Bancarias
 Pólizas
 Pagares
 Letras de Cambio
 Garantías técnicas
 Otros
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
1. Verificar que las garantías reúnan las condiciones y formas

detalladas en el contrato y/o convenios que cumplan con la
normativa legal vigente.
2. Verificar que las garantías sean emitidas a nombre del MIES.
3. Comprobar que los valores de las garantías sean los
establecidos en contratos y /o convenios
4. Realizar matriz en Excel (base de datos) con el detalle de
garantías
5. Realizar custodia física de las garantías
6. Controlar la vigencia de garantías.
7. Informar oportunamente los vencimientos de las garantías
8. Realizar entrega recepción de garantías que cuentan con actas
de finales.
Productos/Servicios Garantías vigentes
del Subproceso:  Anexo (base de datos) de Garantías
 Garantías custodiadas

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53
Responsable del
Subproceso: Director/a Financiero/a
Tipo de cliente:
Interno y Externo
4.1.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO
1. Tesorería constituye un elemento de control, por lo que actuarán con diligencia y

constancia en el control organizado del vencimiento, custodia, renovación y
ejecución de las garantías.
2. La Tesorería informará oportunamente a nivel superior sobre los vencimientos de
las garantías, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas en cuanto a requerir su
renovación o ejecución según sea el caso.
3. Con quince días de anticipación a su vencimiento, Tesorería solicitará al ente
asegurador la renovación de las garantías e informará al administrador del contrato
y/o convenio, a fin de que la institución mantenga protección ante los
incumplimientos del objeto del contrato y/o convenio.
4. Coordinar oportunamente con la Coordinación de Asesoría Jurídica, la ejecución de
garantías.
5. La garantía de fiel cumplimiento se mantendrá vigente hasta la recepción definitiva
del bien y/o servicio y liquidación del contrato y/o convenio y, la del anticipo
recibido hasta que se devengue en su totalidad.
6. Para el levantamiento y liberación de las garantías de Fiel Cumplimiento de
Contrato y/o Convenio, se realizará cuando se haya suscrito el Acta Entrega
Recepción Definitiva del bien o servicio, en el caso de garantías de Buen Uso de
Anticipo será cuando éste haya sido devengado en su totalidad, de conformidad a
lo establecido en el artículo 118 devolución de garantías del Reglamento a la de la
Ley Orgánica del Sistema de Nacional de Contratación Pública.
7. A pedido del afianzado y/o administrador y previo cumplimiento de levantamiento
y liberación de las garantías, Tesorería realizará la entrega recepción de las mismas,
mediante acta suscrita por las partes, en caso de delegación del afianzado, se
adjuntará autorización y copias de cédulas de identidad.

Página: 20 de
53
4.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

Página: 21 de
53
4.1.3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO
Responsable # Actividad Descripción de Actividad Registro

Recibir y revisar las garantías, a fin
de determinar el cumplimiento de lo
estipulado en las cláusulas de los
contratos y/o convenios y con la
normativa legal vigente.
Planta Central:
Analista de Tesorería
Si al recibir la resolución institucional
Planta Central Recibir ,
para ejecución de garantías, se
Coordinación Zonal: revisar
elabora oficio para Ente asegurador
Responsable 1 garantías y/o
y se debe continuar con la actividad
Financiero Zonal resolución de
2 hasta la actividad 12 de este
Dirección Distrital: ejecución
proceso.
Responsable de
Tesorería Distrital
Si se recibe garantías, se debe aplicar
proceso desde actividad 13 de este
proceso.
Planta Central:
Responsable de
Revisar y validar oficio dirigido al
Tesorería Planta OFICIO
Ente asegurador a fin de efectivizar
Central EJECUCION
Validar oficio la resolución de ejecución.
Coordinación Zonal: GARANTIA
2 para ejecución
Responsable
de la garantía
Financiero Zonal
Dirección Distrital:
Responsable
Financiero Distrital
Planta Central:
Director/a
Financiero/a
Revisar, suscribe (firmar), coordina
/Coordinador
(copia de oficio) con área jurídica y
General de Asesoría OFICIO
enviar al ente asegurador el oficio para
Jurídica Coordinar y EJECUCION
efectivizar el cobro de la garantía.
Coordinación Zonal: realizar GARANTIA
3
Coordinador Zonal / Gestión de LEGALIZADO
Responsable de Cobro
Asesoría Jurídica
Director Distrital /
Responsable de
Asesoría Jurídica

Página: 22 de
53
Verificar el crédito bancario en la

cuenta de recaudaciones en el Banco
Planta Central: Corresponsal y/o en la cuenta
Analista de Tesorería institucional del Banco Central, se
Planta Central elabora el comprobante de ingreso de
Coordinación Zonal: Verificar caja. COMPROBANTE
Responsable 4 crédito DE INGRESO DE
Financiero Zonal bancario CAJA 1
Responsable de
Planta Central:
Responsable de
Tesorería Planta
Revisar y
Central
Aprobar Revisar la documentación habilitante y COMPROBANTE
Coordinación Zonal:
5 Comprobante aprueba el comprobante de ingreso de DE INGRESO DE
Responsable
de Ingreso de caja. CAJA 2
Financiero Zonal
Caja
Responsable
Remitir a la Gestión Interna de
Contabilidad, original del
Comprobante de Ingreso de Caja, con
Planta Central:
la copia de la documentación
Analista de Tesorería Remitir copia
habilitante.
Coordinación Zonal: del expediente
Responsable y original del
6 Mantener en archivo la copia del
Financiero Zonal Comprobante
Comprobante de Ingreso de Caja y del
Dirección Distrital: de Ingreso de
expediente.
Responsable de Caja
Enviar a la gestión interna de
Presupuesto, el original del
expediente.
Planta Central:
Responsable de
Contabilidad de
Recibir el original del Comprobante de
Planta Central
SUBPROCESO Ingreso de Caja, con la copia del
7 DE expediente para proceso respectivo, y
Responsable
CONTABILIDAD finaliza el proceso.
Contabilidad Zonal
Responsable de
Contabilidad Distrital
Planta Central: 8 Realizar Recibir el original del expediente y
Página: 23 de
53
El Responsable de proceso para elaborar oficio dirigido al Ministerio de

Presupuesto de la Finanzas, solicitando la recuperación OFICIO
Planta Central recuperación de recursos. RECUPERACION
Coordinación Zonal: de recursos DE RECURSOS
Responsable
Financiero Zonal
Responsable de
Presupuesto Distrital
Planta Central:
Director/a
Financiero/a Revisar, aprobar y enviar oficio al OFICIO
Enviar Oficio
Coordinación Zonal: Ministerio de Finanzas, solicitando el RECUPERACION
9 al Ministerio
Coordinador Zonal / reintegro de recursos para la DE RECURSOS
de Finanzas
Dirección Distrital: Institución. LEGALIZADO
Director Distrital
Planta Central: Recibir la comunicación favorable del

Director/a Ministerio de Finanzas y remiten al
Recibir
Financiero/a subproceso de presupuesto para
aprobación de
Coordinación Zonal: 10 trámite respectivo.
recuperación
Coordinador Zonal /
de valores
Director Distrital
Planta Central:
Responsable de Recibir comunicación favorable del
Presupuesto de Ministerio de Finanzas y realizan
Planta Central trámite presupuestario.
SUBPROCESO
11 DE
Responsable
PRESUPUESTO
Financiero Zonal
Responsable de
Presupuesto Distrital
Planta Central:
Registrar y aprobar en el sistema
Financiero el ingreso presupuestario.
Planta Central
Registrar y
aprobar el
Responsable 12
ingreso
Financiero Zonal
presupuestario
Responsable de
Tesorería Distrital,
Planta Central: Del control previo aplicado a las MEMORANDO
Analista de Tesorería Devolver garantías, se determina que no DE
13
Planta Central Garantías cumplen con lo estipulado en los DEVOLUCIÓN
Coordinación Zonal: contratos y/o convenios y en la DE GARANTÍAS
Página: 24 de
53
Responsable normativa legal vigente se devuelve la

Financiero Zonal garantía a la unidad requirente.
Responsable de Del control previo aplicado a las
Tesorería Distrital garantías, se determina que cumplen
con lo estipulado en los contratos y/o
convenios y en la normativa legal
vigente, se continúa con la actividad 15
Planta Central:
Recibir la garantía y coordina con la
Unidad Requirente
aseguradora para emisión de nueva
Coordinación Zonal: Realizar
14 garantía, reingresa el documento e
Unidad Requirente Correcciones
inicia con la actividad 1 de este
proceso.
Unidad Requirente
Planta Central:
Planta Central Revisada la garantía y esta si cumple
Coordinación Zonal: Registrar con las condiciones, formas y montos
Responsable 15 garantía en establecidos en el contrato y/o BASE DE DATOS
Financiero Zonal base de datos convenio y en normativa legal vigente,
Dirección Distrital: se procede a registrar en la base datos
Responsable de
Las garantías se mantienen archivadas,
Planta Central:
debidamente custodiadas y se realiza
el control sobre la vigencia de las
Planta Central
Archivar, mismas.
Controlar y
Responsable 16
Custodiar
Financiero Zonal
Garantía
Responsable de
Planta Central: Cuando se trata de pagare y/o letra de
Analista y cambio, a pedido del afianzado y/o
Responsable de administrador y previo cumplimiento
Tesorería Planta de levantamiento y liberación de las
Elaborar Acta
Central garantías, se realiza la entrega
Entrega –
Coordinación Zonal: recepción de las mismas, mediante ACTA DE
Recepción y
Responsable 17 acta suscrita por las partes, en caso de ENTREGA
Entregar a
Financiero Zonal delegación del afianzado, se adjuntará RECEPCIÓN
Proveedor la
Dirección Distrital: autorización y copias cédulas de
Garantía.
Responsable de identidad; y se mantendrá en archivo
Tesorería Distrital, la copia del Acta entrega recepción y
Responsable de la garantía.
Página: 25 de
53
Si se trata de Garantías Bancarias y/o

Pólizas, se continúa con la actividad 19
Realizada el Acta entrega recepción

Planta Central:
de la garantía, se actualiza la base de
datos y termina el proceso.
Planta Central
Coordinación Zonal: Actualizar Base
BASE DE DATOS
Responsable 18 de Datos
ACTUALIZADA
Financiero Zonal
Responsable de
Si se trata de Garantías Bancarias y/o
pólizas se realiza seguimiento a la
vigencia de las garantías y se informará
Planta Central: oportunamente a nivel superior sobre
Analista de Tesorería los vencimientos de las mismas, a fin
Controlar
Planta Central de que se tomen las decisiones
Fechas de
Coordinación Zonal: adecuadas en cuanto a requerir su
Cumplimiento
Responsable 19 renovación o ejecución según sea el INFORME
de contrato y
Financiero Zonal caso.
Vencimiento
de Garantías
Responsable de ¿Garantías Vencen en 15 días?
SI: Ir a la actividad 20
NO: continuar desde actividad 16.
Planta Central:
Analista de
Elaborar oficio para el Ente asegurador,
Tesorería Planta
solicitando la renovación de las
Central
Solicitar garantías e informar al administrador OFICIO DE
20 renovación de del contrato y/o convenio RENOVACIÓN
Responsable
garantías DE GARANTÍAS
Financiero Zonal
Responsable de
Tesorería Distrital.
Planta Central: Revisar, suscribe (firmar) y envía oficio
Enviar oficio al OFICIO DE
Director/a al ente asegurador, solicitando la
21 Ente RENOVACIÓN
Financiero/a renovación de las garantías.
Asegurador DE GARANTÍAS
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53
Coordinador Zonal /
Director Distrital
Planta Central:
Analista de Tesorería Aseguradora emite y remite garantía
Planta Central con fecha de vigencia actualizada,
Coordinación Zonal: Recibir según las cláusulas del contrato y/o
GARANTÍA
Responsable 22 Garantía convenio y normativa legal vigente y se
ACTUALIZADA
Financiero Zonal renovada continúa con el proceso desde la
Dirección Distrital: actividad 15.
Responsable de
4.2 FICHA DEL SUBPROCESO EJECUCIÓN DE PAGOS
EJECUCIÓN DE PAGOS
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Prever el pago oportuno de las obligaciones contraídas por el
Ministerio de Inclusión Económica y Social – MIES y utilizar los
recursos de acuerdo con los planes institucionales y los
respectivos presupuestos aprobados, siempre y cuando
cumpla con la normativa legal vigente.
DISPARADOR:
 Expediente de Pago
ENTRADAS:
 Documentos Habilitantes para pago
1. Realizar control previo al pago a través de la revisión,

verificación y análisis de los documentos: justificativos,
precontractual, contractual y comprobatoria que justifiquen la
obligación del MIES para con terceros.
2. Reclasificar los pagos rechazados por el Banco Central del

Ecuador.

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53
3. Registrar los pagos por retenciones judiciales en el Sistema

Único de Pensiones Alimenticias del Consejo de la Judicatura
Productos/Servicios
del Subproceso:  Cumplimiento de Obligaciones contraídas por el MIES
 CUR de Solicitud de Pago.
 Comprobante de Pago
 CUR Contable (Reclasificación de Pagos por Rechazos)
 Orden de Pago (SUPA)
Responsable del
Subproceso:  Director/a Financiero/a
Tipo de cliente:
Interno y Externo
1.- Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción
de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos.
2.- Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja
autorizada.
3.- Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos.
4.- Previo a la solicitud de pago se deberá revisar la existencia de disponibilidad presupuestaria y

de los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de las obligaciones.
5.- Los pagos correspondientes a anticipos de sueldos, anticipos a contratistas, constitución de

fondos rotativos, cajas chicas y subrogaciones de deuda se realizarán siempre y cuando exista el
registro contable y la solicitud de pago correspondiente que luego permita regular
presupuestariamente los anticipos otorgados o recuperar los valores subrogados.
6.- Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos
que se realizan a través de la caja chica.
7.- La aprobación de la creación o modificación de Cuenta Bancaria de Beneficiario debe estar

respaldado por una certificación bancaria de cuenta activa.

Página: 28 de
53

Página: 29 de
53

Planta
Central:
Analista de
Procede a recibir los expedientes para
Tesorería
pago e inicia el proceso de verificación de
Coordinación
la documentación habilitante
Zonal:
HOJA DE
Responsable Recibir y revisar
1 RUTA
Financiero expediente
¿El expediente tiene garantías? LEGALIZADA
Zonal
Si : Ir la actividad 2
Dirección
No: Ir a la actividad 3
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Zonal:
CONTROL Y
Responsable Verificada la Garantía procede a realizar
2 CUSTODIA DE
Financiero el Control y Custodia de Garantías.
GARANTÍAS
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Efectuar control previo al pago al
Analista de
expediente a través de la revisión,
Tesorería
verificación y análisis de la
Coordinación
documentación habilitante: justificativos,
Zonal: Realizar la
precontractual, contractual y
Responsable revisión de la
3 comprobatoria que justifiquen la
Financiero documentación
obligación del MIES para con terceros.
Zonal previo al pago
Dirección
¿Existen Observaciones?
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital

Página: 30 de
53
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Zonal:
Responsable Devolver Remitir a Contabilidad para realizar las
4
Financiero documentación correcciones necesarias
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de
Contabilidad
Coordinación
Zonal:
Realizar correcciones y adjuntar
Responsable
Realizar documentación faltante y reingresa para
de 5
correcciones continuar con el proceso de pagos a partir
Contabilidad
de la actividad 3.
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
de
Contabilidad
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería Validar la información de respaldo
Planta Central contenida en el expediente y se solicita el
Coordinación pago al Ministerio de Finanzas a través
Zonal: del Sistema Financiero e-SIGEF. CUR
Validar y solicitar
Responsable 6 SOLICITUD DE
pago
Financiero ¿Se debe generar comprobante de PAGO
Zonal retención?
Dirección Si : Ir al Subproceso de Contabilidad
Distrital: No: Ir a la actividad 9.
Responsable
Financiero
Distrital
Página: 31 de
53
Planta
Central: El
Responsable
de
Contabilidad
de Planta
Central
Coordinación
Zonal: SUBPROCESO DE Recibir expediente de pago para proceso
7
Responsable CONTABILIDAD respectivo.
Contabilidad
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
de
Contabilidad
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Zonal: Receptar los comprobantes de retención,
Recibir
Responsable donde se verificará los porcentajes de
8 Comprobante de
Financiero retención acorde a normativa legal
Retención
Zonal vigente.
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Verificar el status de pagos de cada
Analista de
expediente solicitado al Ministerio de
Tesorería
Finanzas en el sistema e-SIGEF.
Coordinación
Revisar
Zonal:
confirmación de ¿Existen Rechazo del pago?
Responsable
9 pago en el Si : Ir la actividad 10
Financiero
sistema No: Ir a la actividad 13
Zonal
financiero
Dirección
¿Existe desolicitación del MF?
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta 10 Determinar causa Revisar en el sistema e-SIGEF el código de Reporte Pagos
Página: 32 de
53
Central: de rechazo rechazo a fin de determinar las causas y Rechazados

Analista de acciones a seguir.
Tesorería
Coordinación
Zonal:
Responsable
Financiero
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería
Coordinación
Zonal: CUR Contable
Reclasificar y Generar reclasificación de pago y solicita
Responsable de
11 solicitar autorización de pago en el sistema e-
Financiero Reclasificación
autorización SIGEF.
Zonal Rechazos
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Planta
Central:
Director/a
Financiero/a
su
Delegado/a /
Coordinación Realizar
Verificar y aprobar la obligación de pago
Zonal: 12 aprobación en el
en el sistema e-SIGEF.
Coordinador sistema
Zonal /
Dirección
Distrital:
Director
Distrital o su
delegado/a
Planta Imprimir Revisar la confirmación de pago en el
Central: confirmación de sistema e-SIGEF e imprime el
Comprobante
Analista de 13 pago y entregar comprobante de pago, así como remitir
de Pago
Tesorería comprobante de el comprobante de retención al
Coordinación retención al proveedor.
Página: 33 de
53
Zonal: proveedor
Responsable ¿Posee retención judicial?
Financiero Si : Ir la actividad 14
Zonal No: Ir a la actividad 15
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación Registrar en el Sistema Único de
Zonal: Coordinar los Pensiones Alimenticias – SUPA la
Responsable descuentos con confirmación y acreditación del pago de Orden de
14
Financiero institución nómina, a fin de que el Ente Rector Pago (SUPA)
Zonal financiera respectivo acredite a las cuentas
Dirección bancarias de los beneficiarios.
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Zonal:
Registrar en Hoja Una vez adjunto el comprobante de pago
Responsable
15 de Ruta el en el expediente, procederá a registrar el
Financiero
expediente mismo en la hoja de Ruta.
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Contabilidad
ADMINISTRACIÓN
Zonal: Recibir expediente de pago para proceso
16 DEL ARCHIVO
Responsable respectivo.
FINANCIERO
Financiero
Zonal
Dirección
Distrital:
Página: 34 de
53
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Director/a
Financiero/a
su
Delegado/a /
Mediante correo electrónico institucional
Coordinación Coordinar
se Ratifica el pago al Ministerio de
Zonal: 17 confirmación de
Finanzas y; posteriormente se continuará
Coordinador pago con el MF
con el proceso desde la actividad 6.
Zonal /
Dirección
Distrital:
Director
Distrital o su
delegado/a
4.3 FICHA DEL SUBPROCESO REINTEGRO DE RECURSOS
REINTEGRO DE RECURSOS
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 Mantener medidas de protección de la recaudación mediante
el control y registro diario, comprobando que los depósitos
realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores
recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al
Banco Central del Ecuador.
DISPARADOR:
 Papeleta de Depósito
 Transferencias
 Descuentos en Nómina
 Cheque
ENTRADAS:
 Documentación habilitante para el registro de ingreso.
1. Verificar el ingreso en la cuenta de recaudaciones en el Banco

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53
Corresponsal y en la cuenta institucional del Banco Central.
2. Elaborar y validar Comprobante de Ingreso de Caja
3. Registrar y aprobar el ingreso presupuestario (generar

Comprobante de Ingreso).
Productos/Servicios
del Subproceso:  CUR de Ingresos (Comprobante de Ejecución Ingresos)
 Comprobante de Ingreso de Caja
Responsable del
Tipo de cliente:
Interno y Externo
1.- Previo al reconocimiento de un derecho, por concepto de recaudación u otros conceptos de

ingresos, se verificará:
 La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los

ingresos.
 La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicas del ingreso.
 La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
2.- La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la
red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos
abiertas en los bancos corresponsales.
3.- Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o
cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e
intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de
recaudación o máximo el día hábil siguiente.
4.- Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier
concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso pre impreso y pre
numerado o una especie valorada

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53
5.- Los depósitos por conceptos de devolución (ejemplo saldos de caja chica, recuperación de
anticipos, etc.) realizados a través de las cuentas de recaudación, deberán utilizar el código y
concepto de depósito contable (6 dígitos) detallado en archivo adjunto.
6.- No se podrán utilizar códigos y conceptos de depósito diferentes a los emitidos por el Tesoro
Nacional (Ministerio de Finanzas).
7.- Se verificará que la transferencia de los recursos a la cuenta institucional en el BCE se haya
realizado a más tardar en dos días laborables.

Página: 37 de
53

Página: 38 de
53

Planta
Central:
Responsable
de Tesorería
Coordinación
Zonal:
Recibir y Recibir y reasignar la documentación con
Responsable
1 reasignar los anexos respectivos.
Financiero
documentación
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Recibir expediente y constata que se
Planta
encuentren todos los documentos
Central:
habilitantes (Depósito/
Analista de
Transferencias/Descuento en Nómina/
Tesorería
Cheque),
Coordinación
Zonal:
Para el caso de depósitos, nómina y/o
Responsable Recibir
2 transferencias se verifica que el valor
Financiero documentación
depositado o transferido se encuentre
Zonal
reflejado en la cuenta del banco
Dirección
corresponsal.
Distrital:
Responsable
¿Se recibe Cheque?
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de Verificar el
Tesorería ingreso en la
Coordinación cuenta de Verificar que el Banco Central haya
Zonal: recaudaciones en transferido todos los valores a la cuenta
Responsable 3 el Banco corriente del Banco Central del Ecuador,
Financiero Corresponsal y en dentro del plazo previsto por la
Zonal la cuenta Subsecretaría del Tesoro Nacional.
Dirección institucional del
Distrital: Banco Central
Responsable
Tesorería

Página: 39 de
53
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería
Coordinación
Zonal: Una vez confirmado los valores
Elaborar y validar COMPROBANTE
Responsable transferidos al BCE, procede a elaborar y
4 Comprobante de DE INGRESO DE
Financiero validar el comprobante de ingreso pre
Ingreso de Caja CAJA 3
Zonal numerado.
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Registrar en Base
Zonal:
de Datos y enviar
Responsable Registrar los valores confirmados (Banco MATRIZ
copia de
Financiero 5 Corresponsal y BCE) en la base de datos y CONCILIACIÓN
comprobante de
Zonal se envía la copia al archivo. BANCARIA
ingreso de caja al
Dirección
archivo
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Analista de
Tesorería
Coordinación
Zonal:
Responsable Proceder a recibir el expediente de
Financiero SUBPROCESO DE Ingreso para proceso respectivo, y finaliza
6
Zonal ARCHIVO el proceso.
Dirección
Distrital:
Responsable
Tesorería
Distrital

Página: 40 de
53
Planta
Central:
Analista de
Tesorería Entregar todo el expediente original del
Coordinación Ingreso de Caja.
Zonal: Entregar
Responsable expediente ¿Son registros relacionados a siniestros
7
Financiero original del (aseguradoras), ejecución de garantías,
Zonal Ingreso de Caja especies valoradas?
Dirección Si : Ir la actividad 11
Distrital: No: Ir a la actividad 8
Responsable
Tesorería
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de
Contabilidad
Coordinación
Zonal:
Responsable Proceder a recibir el expediente de
SUBPROCESO DE
de 8 Ingreso para proceso respectivo.
CONTABILIDAD
Contabilidad
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
de
Contabilidad
Distrital
Planta
Central:
Director
Financiero
Coordinación Aprobar la documentación y/o registro de
Zonal: Aprobar previo al soporte suficiente y pertinente que
9
Coordinador pago sustente su propiedad, legalidad y
Zonal veracidad del expediente previo al pago
Dirección
Distrital:
Director
Distrital
Planta 10 SUBPROCESO Una vez aprobado el expediente, se
Página: 41 de
53
Central: EJECUCIÓN DE procede a la solicitud de pago

Responsable PAGOS
de Tesorería
Coordinación
Zonal:
Responsable
Financiero
Zonal
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Proceder a recibir el expediente de
Presupuesto Ingreso en caso de siniestros
SUBPROCESO DE
Dirección 11 (aseguradoras), ejecución de garantías,
PRESUPUESTOS
Distrital: especies valoradas para el proceso
Responsable respectivo
de
Presupuesto
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería
Coordinación
Zonal: Registrar y
Se registra y aprueba el comprobante de COMPROBANTE
Responsable aprobar el
12 ingreso en el sistema e-SIGEF y pasa a la DE EJECUCION
Financiero ingreso
actividad 6 DE INGRESOS
Zonal presupuestario
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería Elaborar y validar En caso de recibir cheque se procede a COMPROBANTE
Coordinación 13 Comprobante de elaborar y validar el comprobante de DE INGRESO DE
Zonal: Ingreso de Caja ingreso pre numerado. CAJA 4
Responsable
Financiero
Zonal
Página: 42 de
53
Dirección
Distrital:
Responsable
Financiero
Distrital
Planta
Central:
Responsable
de Tesorería Realizar el depósito en la cuenta de
Coordinación recaudaciones del Banco Corresponsal
Zonal: con el código respectivo en conformidad
Realizar depósito COMPROBANTE
Responsable a las directrices emitidas por el Ministerio
14 en la cuenta de DE
Financiero de Finanzas.
recaudaciones TRANSACCIÓN
Zonal
Dirección Posteriormente pasa al proceso de la
Distrital: actividad 3.
Responsable
de Financiero
Distrital

Página: 43 de
53
4.4 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACION BANCARIA
CONCILIACION BANCARIA
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
 La conciliación bancaria es un ejercicio por el cual se comparan los
movimientos que aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco
con los movimientos que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus
libros de contabilidad, para determinar discrepancias en los registros de
los movimientos bancarios
DISPARADOR:
 Cuenta corriente bancaria
 Auxiliar contable de Bancos
ENTRADAS:
 Estado de Cuenta Bancario
1. Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el

saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta
2. Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún
motivo.
3. Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados
4. Contabilizar todos los cargos bancarios
5. Detectar errores en los montos, en los libros contables o en la cuenta
bancaria.
Productos/Servicios del
Subproceso:  Conciliación Bancaria
Responsable del
Tipo de cliente:
Interno y Externo

Página: 44 de
53
1. Mantener registros contables actualizados en tiempo real

2. Realizar la conciliación bancaria en forma regular y periódica (mensualmente)
3. Fecha de corte o cierre del banco coincida con la fecha de cierre de los ejercicios
contables.
4. Determinación oportuna de los débitos y créditos en el estado de cuenta
bancaria.

Página: 45 de
53

Página: 46 de
53
Cotejar los movimientos de

la cuenta de mayor general
Planta Central:
de bancos, con los
Analista de Tesorería Cotejar los
documentos físicos que
Planta Central movimientos
respaldan los egresos
Coordinación Zonal: (egresos) del
bancarios.
Responsable 1 Mayor General de
Financiero Zonal bancos con los
¿Existen egresos contables
Dirección Distrital: documentos
sin los sustentos físicos?
Responsable de físicos
Si : Ir la actividad 2 y 3
Planta Central:
Responsable de Si de la revisión efectuada se
Tesorería Planta determina movimientos
Central bancarios sin documentos
Coordinación Zonal: justificativos y documentos
Responsable probatorios, se emite e
Financiero Revisar informa sobre las mismas al
Informe de
Zonal/Coordinador 2 novedades e inmediato superior.
Novedades
Zonal informar
Responsable de
Tesorería
Distrital/Responsable
Planta Central:
Amparado en el informe de
Director/a
novedades, procede de
Financiero/a
acuerdo a la normativa legal
Coordinación Zonal: 3 Tomar Acciones
vigente a fin de determinar
Coordinador Zonal
responsabilidades.
Director Distrital
Planta Central:
Analista de Tesorería Se obtiene los Estados de
Planta Central cuenta mensuales del Banco
Obtener Estados Estados de Cuenta
Coordinación Zonal: 4 Corresponsal y del Banco
de Cuenta Bancario mensuales
Responsable Central del Ecuador.
Financiero Zonal
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53
Responsable de
Planta Central:
Analista de Tesorería Imprimir los mayores
Planta Central generales de las Cuentas de
Imprimir
Coordinación Zonal: Bancos del sistema
auxiliares Mayor General de las
Responsable 5 financiero – módulo de
contables de las Cuentas Bancos
Financiero Zonal contabilidad.
Cuentas Bancarias
Responsable de
 Revisar los
movimientos del
Estado de cuenta del
Banco Corresponsal
y se determina
créditos (depósitos
en Tránsito) que no
son transferidos al
Banco Central, por
cierre mensual Y/o
por incumplimiento
a las cláusulas del
Planta Central: CUENTA BANCO convenio suscrito
Analista de Tesorería CORRESPONSAL con el Banco
Planta Central Corresponsal.
¿Existe depósitos en
Responsable 6 Determinar si tránsito?
Financiero Zonal existe depósitos
Dirección Distrital: en tránsito y/o No: Ir a la actividad 7
Responsable de Notas de Débito Si : Ir la actividad 8
por cargos
bancarios  Además se
determina que
existen notas de
débito por cargos
bancarios, se
elabora un Informe
Detalle de Notas de
Débito y se remite a
Contabilidad para el
registro contable
respectivo.

Página: 48 de
53
 Si se determina que
no existen créditos
(Depósitos en
Tránsito) pendientes
de transferir a la
cuenta del Banco
Central del Ecuador.
Planta Central:  Se elabora la

Analista de Tesorería conciliación bancaria
Planta Central y se remite para
Elaborar ,
Coordinación Zonal: legalización, al Formatos
legalizar, informar
responsable de Estandarizados de
Responsable y archivar la
7 Tesorería Planta Conciliaciones
Conciliación
Financiero Zonal Central, Bancarias
Bancaria
Dirección Distrital: Coordinador Zonal y
Responsable de Responsable
Financiero Distrital,
respectivamente.
 Una vez legalizado se

mantiene bajo
custodia el archivo
cronológico de las
conciliaciones
bancarias
 Si se determina que
existen créditos
(Depósitos en
Tránsito) que no son
trasferidos a la
cuenta corriente del
Planta Central: Banco Central del
Analista de Tesorería Realizar acciones Ecuador, en los
Oficio y
Planta Central ante el Banco plazos estipulados
Formatos
Coordinación Zonal: Corresponsal y en las cláusulas del
Estandarizados de
Responsable 8 dar seguimiento convenio suscrito
Conciliaciones
Financiero Zonal hasta la con el Banco
Bancarias
Dirección Distrital: confirmación de Corresponsal, se
Responsable de la transferencia formaliza el reclamo
Tesorería Distrital mediante Oficio
respectivo al Banco
Corresponsal, hasta
la confirmación de la
transferencia
respectiva.

Página: 49 de
53
 Se elabora la
conciliación bancaria
y se remite para
legalización, al
inmediato superior
 Una vez legalizado se

mantiene bajo
custodia el archivo
cronológico de las
conciliaciones
bancarias.
Se revisa y comparan que
los débitos de la cuenta
corriente del Banco
Corresponsal consten
acreditados en la cuenta
Planta Central: CUENTA BANCO
corriente del Banco Central
Analista de Tesorería CENTRA DEL
del Ecuador y se determina
Planta Central ECUADOR
que existen créditos que no
constan en el estado de
Responsable 9 Revisar y
cuenta del Banco
Financiero Zonal Comparar
Corresponsal.
Dirección Distrital: movimientos
Responsable de Bancarios
¿Existen movimientos no
Tesorería Distrital Realizados
registrados en la cuenta
corresponsal?
De la revisión efectuada a los
movimientos del Estado del
Banco Central del Ecuador,
Planta Central:
se determina que existen
créditos que no constan en
Planta Central Elabora
el estado de Cuenta del
Coordinación Zonal: Comprobante de Comprobante de
Banco Corresponsal, se
Responsable 10 Ingreso de caja y Ingreso de Caja/
elabora el Comprobante de
Financiero Zonal remitir para el registro contable
Ingreso de Caja y se remite
Dirección Distrital: registro contable
a contabilidad para el
Responsable de
registro contable respectivo.
Planta Central: 11 Imprimir Auxiliar Registrados todos los Mayor General

Página: 50 de
53
Analista de Tesorería contable movimientos contables, se

Planta Central Actualizado imprime el Mayor General
Coordinación Zonal: de la cuenta de bancos
Responsable actualizado.
Financiero Zonal
Responsable de
De la revisión efectuada a los
movimientos del Estado de
Planta Central:
cuenta del Banco Central del
Ecuador, se determina que
Planta Central
no existen diferencias, en
Coordinación Zonal: Elaborar y remitir
relación a los movimientos
Responsable 12 la conciliación Conciliación Bancaria
de la cuenta corriente del
Financiero Zonal Bancaria
Banco Corresponsal y
registrados todos los
Responsable de
movimientos contables, se
elabora la conciliación
bancaria.
Planta Central:
Responsable de
Tesorería Planta
Central Revisar, legalizar la
Revisar y legalizar
Coordinación Zonal: conciliación bancaria y Conciliación Bancaria
13 la conciliación
Coordinador Zonal remite para su archivo. legalizada.
Bancaria
Responsable
Planta Central:
Planta Central
Archivar
Coordinación Zonal: Archivar cronológicamente
cronológicamente
Responsable 14 con documentos habilitantes
con documentos
Financiero Zonal y mantiene bajo custodia.
habilitantes
Responsable de

Página: 51 de
53
5. PROCEDIMIENTOS
No aplica
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Nombre: Porcentaje de pagos efectuados.
Medir el porcentaje de pagos efectuados a tiempo con relación a la

Descripción: totalidad de pagos solicitados / recibidos.
Fuente: Sistema Informático e-SIGEF reportes
Fórmula de Cálculo: Pagos efectuados (CUR’s generados) / Pagos solicitados *100.
Unidad de Medida: Porcentaje.
Frecuencia de Mensual del 1 al 31 de cada mes

Medición:
Tipo: Creciente / Decreciente
Línea Base: Mide los tiempos en el proceso de pago, desde el CUR devengado
hasta el CUR de solicitud de pagos.
Responsable: Director(a)/Financiero(a)

Página: 52 de
53
7. ANEXOS
1.- Oficio Ejecución de Garantía
2.- Oficio Ejecución de Garantía Legalizado
3.- Comprobante de Ingreso de Caja 1
5.- Oficio Recuperación de Recursos
6.- Oficio Recuperación de Recursos Legalizado
7.- Memorando de Devolución de Garantías
8.- Base de Datos
9.- Acta de Entrega Recepción
10.- Base de Datos Actualizada
11.- Informe
12.- Oficio Renovación Garantías
13.- Oficio Renovación Garantías
14.- Garantía Actualizada
15.- Hoja de Ruta legalizado
16.- CUR Solicitud de Pago
17.- Reporte Pagos Rechazados
18.- CUR Contable Reclasificación Rechazo
19.- Comprobante de Pago
20.- Orden Pago (SUPA)
21.- Informe de Novedades
22.- Estados de cuenta bancaria mensuales
23.- Mayor General de las Cuentas Bancos
24.- Formatos Estandarizados de Conciliaciones Bancarias

Página: 53 de
53
25.- Oficio y Formatos Estandarizados de Conciliaciones Bancarias
26.- Comprobante de Ingreso de Caja registro contable
27.- Mayor General
28.- Conciliación Bancaria
29.- Conciliación Bancaria Legalizada
31.- Matriz Conciliación Bancaria
32.- Comprobante de Ejecución Ingresos
34.- Comprobante de Transacción


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Mil 'bLtH le'

MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE

ACTIVIDAD NOMBRE CARGO FI~MA FECHA

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO....................................................................................................... 3

Archivo: Gestión de Tesorería

4.4.1 POLÍTICAS DEL SUBPROCESO ........................................................................................ 44

Archivo: Gestión de Tesorería

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1.1 FICHA DEL PROCESO

Macroproceso: Gestión Administrativa Financiera

Proceso: Gestión Interna de Tesorería

Código del Proceso: MIES 3.9-CGAF-DF-P03

1. Control y Custodia de garantías

Archivo: Gestión de Tesorería

 CUR Solicitud de Pago

Responsable del Director/a Financiero/a

Marco Legal: Carta Suprema- Constitución de la República del Ecuador-Registro Oficial

Reglamento a la Ley Orgánica del Registro Oficial Suplemento

Normas de Control Interno para las Acuerdo No. 039-LACO2

Archivo: Gestión de Tesorería

14 de Diciembre del 2009 y las

Reglamento de Comprobantes de Decreto Ejecutivo 580/

4.-Código Orgánico de Planificación CAPÍTULO VI DEL

Normas Técnicas de Tesorería Acuerdo 447-perteneciente a

Ley Orgánica de la Contraloría - Ley No. 73. RO/ Suplemento

Registro Oficial No. 595 del 12

Reforma Acuerdo No.-033 del

Reglamento de Telefonía Celular Registro Oficial No.790 del 17

Clasificador Presupuestario de Ministerio de Finanzas/

Acuerdos y Resoluciones Internos Acuerdo Ministerial No.024 del

Archivo: Gestión de Tesorería

No.79 del 8 de Abril 2015.-

Ley de Régimen Tributario Interno Que con fecha 23 de diciembre

Reglamento General a la Ley En ejercicio de las facultades

Catálogo General de Cuentas del Ministerio de Finanzas,

Ley Orgánica de Transparencia y Registro Oficial / Suplemento

de Fondos a Rendir Cuentas para emitido por la Ing. Ana Beatriz

Fuente: ACUERDO Nro. 54

Estatuto Orgánico de Gestión Ministerio de Inclusión

Instructivo para la emisión de Ministerio de Finanzas.

Acuerdo Ministerial No.00944 del El Ministerio de Inclusión

Acuerdo No. 027-CG-2015 del 25 de Contraloría General del Estado

Archivo: Gestión de Tesorería

Acuerdo No.040-CG-2015 del 30 de Contraloría General del Estado

Recomendaciones de buenas Secretaria Nacional de la

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014- Ministerio de Relaciones

Acuerdo No.041 –CONTROL DE Ministerio de Finanzas

Circular Nro. MINFIN-STN-2013- Ministerio de Finanzas

Acuerdo Ministerial Nro. 00078 de Ministerio de Inclusión

Archivo: Gestión de Tesorería

Inclusión Económica y Social - MIES .

Acuerdo Ministerial No. MDT-2015- Ministerio de Trabajo

Acuerdo Ministerial No.MDT-2015- Ministerio de Trabajo

Regulación Banco Central del Banco Central del Ecuador

Acuerdo Ministerial No. 0009 del 18 Ministerio de Finanzas

Acuerdo Ministerial Nro. 998, de Secretaria Nacional de la

Archivo: Gestión de Tesorería

Administración Pública mediante el

Código de Comercio Título VIII DE LA Superintendencia del Control

Acuerdo Ministerial No. MDT-2016- Ministerio de Trabajo

Banco Central del Ecuador- Banco Central del Ecuador

Ley General de Seguros R.O. 290, de 03-Abr-1998

1.2 ALCANCE DEL PROCESO