RECEPCIÓN RADICACIÓN E IMPRESIÓN DE

RÓTULO
Enseguida se imprime el rótulo con Al comienzo de cada año laboral, la
El proceso de Recepción se desarrolla en la
el número de radicación asignado
Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de numeración debe ser ascendente y
por el aplicativo. Este rótulo
continua, iniciando con el 001 y
administrar las comunicaciones oficiales identifica el documento dentro de
la base de datos de la Entidad, finalizando con el último
contribuyendo con la normalización de los servicios (SGD), se hace con el fin de de consecutivo que se registre al
de recepción, registro, radicación y distribución de velar por la transparencia de la cierre de labores administrativas
los documentos como parte integral del Programa actuación administrativa asignada de la Institución, al finalizar el año.
en estricto orden de recepción de
de gestión Documental. los documentos.

REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN O REPARTO

RADICACIÓN
PA SO A PA SO El paso subsiguiente al de registro, es el de
proceder a la distribución o reparto hacia

PARA LA RECEPCIÓN
Después de recibir las Comunicaciones las oficinas que deben realizar el proceso
oficiales en Ventanilla Única, se ingresan de atención y trámite correspondiente.

DE DOCUMENTOS
todas las comunicaciones producidas o El funcionario de la Ventanilla Única,
recibidas, al Sistema SGD (sistema de recibe, clasifica las comunicaciones

gestión documental de la empresa). externas en carpetas, por dependencias.

RADICACIÓN E
IMPRESIÓN DE RÓTULO
Según ICONTEC, (2009) en la Guía
técnica Colombiana, el espacio para
colocar el sello radiador en la
elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo
superior derecho del documento.
COMUNICACIONES
OFICIALES EXTERNAS
Si las comunicaciones oficiales Se recoge la
se dirigen para entes externos correspondencia y el
Al registrar las comunicaciones
se Coloca sello a la formato en el casillero se
oficiales en el aplicativo SGD, se
procede a escanear el documento para correspondencia para controlar verifica el aval del envío por
grabarlo en la base de datos y al la fecha de recibido encasilla parte de la Unidad y la
presionar el botón de radicar, el la correspondencia con el asociación del centro de
aplicativo automáticamente asigna el formato diligenciado según el costo (formato o correo
número de radicación del documento. servicio requerido donde electrónico).
corresponda.

 COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX

PETICIONES QUEJAS, RECLAMOS
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este

medio, se tramitarán teniendo en cuenta la Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario

encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
información que forma parte integral de las series
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro
establecidas en las tablas de retención
país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo
documental, para su radicación en la Ventanilla posible.
Única. .

MEMORANDOS PROCEDIMIENTO
Éste deberá enviarse a través del PASO A PAS O

La Dependencia recibe el documento a través

de la Ventanilla Única o de otra dependencia.
El funcionario de la dependencia basado en el
derecho de turno y los tiempos de respuesta,

P ARA LA RECEPCIÓN
aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, Todas las PQRSF –peticiones, quejas,
analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega
al Jefe de la dependencia para revisión, éste la
revisa y procede a firmarla.

a menos que la dependencia destinataria reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben

D E DOCU MENTO S
atenderse, en los términos definidos Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o
anteriormente. precisar la información.

exija el documento impreso para un trámite Si el documento amerita trámite o requiere El auxiliar administrativo aplica el procedimiento
para la distribución y envío de documentos
legal o administrativo. respuesta, el Jefe de la dependencia entrega

externos o internos según sea requerimiento.

el documento al funcionario competente para
que proceda con las respectivas anotaciones Terminado el trámite del proceso se archiva el
de chequeo y control. documento en la serie correspondiente.

PETICIONES QUEJAS, CORREO ELECTRÓNICO

RECLAMOS La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los
Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo
Las PQRSF deberán ser Nombres completo del solicitante o su representante.
diligenciadas en lo posible en el electrónico.
Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se
formato diseñado para tal efecto y debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado. La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya
deben contener la siguiente regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
información. comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y código de la
La relación de los documentos que sustentan la PQRSF. dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
La firma del peticionario y/o su apoderado.
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.