Propuesta de Un Cuadro de Clasificación de Archivos para Los Cole

Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Sistemas de Información, Bibliotecología y Escuela de Humanidades y Estudios Sociales

Archivística
2010
Propuesta de un cuadro de clasificación de archivos para los

colegios de la comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá
Jeimmy Andrea Castro Garavito
Universidad de La Salle, Bogotá
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Castro Garavito, J. A. (2010). Propuesta de un cuadro de clasificación de archivos para los colegios de la
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PROPUESTA DE UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS
PARA LOS COLEGIOS DE LA COMUNIDAD DE AGUSTINOS
RECOLETOS DE BOGOTÁ
JEIMMY ANDREA CASTRO GARAVITO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ D.C.,
2010
JEIMMY ANDREA CASTRO GARAVITO
Trabajo presentado como requisito parcial para optar el título de

profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística
Director
PEDRO IGNACIO GALEANO MARTÍNEZ
Bibliotecólogo y Archivísta
Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
PROGRAMA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ D.C.,
2010
Nota de Aceptación
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Presidente del Jurado
_________________________________
Jurado
_________________________________
Jurado
Bogotá D.C.
3
DEDICATORIA
A mi hijo, porque es la motivación mas inmensa que Dios me

a puesto en el camino,
A mi familia porque es por ellos y para ellos este gran

esfuerzo y logro.
4
AGRADECIMIENTOS
A la academia y sus más ilustres representantes, los profesores Pedro

Galeano, amigo, profesor, quien me ha apoyado en la consecución de
este trabajo con su emprendimiento y su tutoría que fue un
acompañamiento contínuo en la realización de este documento.
A Julio Alberto Parra quien desde el principio de la elaboración del

anteproyecto me guió acertadamente con sus aportes.
A Roberto Tellez, quien desde la academia aporto con su conocimiento a

mi formación y fue un guía pujante en mi desarrollo profesional.
Luis Ernesto Pardo, Luis Fernando Sierra, Carlos Alberto Zapata entre
tantos más.
A mis compañeros de estudio…sencillamente gracias.
A mi amiga Denny Carolina Rozo Lozano Ingeniera Industrial, por su

tiempo y sus aportes.
5
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 12
1. ANTECEDENTES, FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 14
1.1 ANTECEDENTES 14
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 15
2. JUSTIFICACIÓN 17
3. OBJETIVOS 20
3.1 OBJETIVO GENERAL 20
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 20
4. TIPO DE INVESTIGACIÓN 21
4.1 POBLACIÓN 21
5. MARCO REFERENCIAL 23
5.1 MARCO TEÓRICO 23
5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental 25

5.1.2 Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 39
5.2 MARCO CONCEPTUAL 41
5.3 MARCO INSTITUCIONAL 42
5.3.1 Colegio Agustiniano Suba 42

5.3.2 Colegio Agustiniano San Nicolás 44
5.3.3 Colegio Agustiniano Salitre 46
5.3.4 Colegio Agustiniano Norte 47
6. METODOLOGÍA 53
6
6.1 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACIÓN 53
6.2 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 53
6.2.1 Fuentes Primarias 53

6.2.2 Fuentes Secundarias 54
6.2.3 Fuentes Terciarias 54
6.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN 55
7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL PARA LOS COLEGIOS DE LA COMUNIDAD
DE AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOTÁ 56
7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN 56
7.2 FICHAS TÉCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES 61
7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA

LOS COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOTÁ 71
8. CONCLUSIONES 73
BIBLIOGRAFÍA 74
ANEXOS 78
7
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Cuadro de Clasificación Documental 29
Figura 2. Cuadro de Clasificación Orgánico 30
Figura 3. Cuadro de Clasificación Funcional 31
Figura 4. Enfoque jerárquico Vs. Enfoque por procesos 32
Figura 5. Codificación alfabética 33
Figura 6. Codificación con códigos numéricos consecutivos 33
Figura 7. Codificación con códigos numéricos significativos 34
Figura 8. Codificación alfanumérica 34
Figura 9. Estructura de la documentación del Sistema de la Calidad 41
Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba 43
Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicolás 45
Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre 47
Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte 48
Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte 50
Figura 15. Criterios de Organización del Archivo (Anexo B) 80
Figura 16. Usuarios que consultan el archivo (Anexo B) 82
Figura 17. Criterios de búsqueda para realizar consultas (Anexo B) 83
Figura 18. Clasificación normalizada (Anexo B) 84
Figura 19. Expedientes Físicos (Anexo B) 85
Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales (Anexo B) 87
Figura 21. Dificultades documentales (Anexo B) 88

8
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Tipos de Fondos documentales 36
Tabla 2. Gestión de la Documentación 40
Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos 55
Tabla 4. Extensión de los códigos organizacionales 58
Tabla 5. Codificación organizacional 59
Tabla 6. Codificación de Subseries 60
9
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Entrevista Documental 78
Anexo B. Análisis de la Encuesta Única Documental 80
Anexo C. Caracterización del Proceso de Gestión estratégica 90
Anexo D. Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa

y financiera 91
Anexo E. Caracterización del Proceso de Admisión y Matricula 92
Anexo F. Caracterización del Proceso de Gestión Académica 93
Anexo G. Caracterización del Proceso de Formación y Desarrollo

del Estudiante 94
Anexo H. Caracterización del Proceso de Desarrollo del Personal 95
Anexo I. Caracterización del Proceso de Desarrollo de la

Comunidad 96
Anexo J. Caracterización del Proceso de Seguimiento y Mejora 97
Anexo K. Caracterización del Proceso de Compras 98
Anexo L. Caracterización del Proceso de Administración

Documental 99
Anexo M. Caracterización del Proceso de Servicios

Complementarios 100
Anexo N. Encuestas a los 40 procesos del colegio estudio 101
10
RESÚMEN
El presente trabajo de grado propone la elaboración de una herramienta

de control de clasificación documental para los colegios de la comunidad
de los Agustinos, la cual permitirá establecer el criterio archivístico, para
proceder de manera normalizada a la organización de sus fondos
documentales.
Además cuentan con sistemas de control y calidad que en su aplicabilidad

se entiende la necesidad de contar con taxonomías y herramientas para
lograr categorizar la información para con ello tomar decisiones
estandarizadas además de darle un significado con nombre propio a la
información, esto emitido en un cuadro de clasificación documental.
La herramienta de clasificación se diseña partir de los procesos

organizacionales de uno de los colegios que se tomo como muestra,
teniendo en cuenta su reconocimiento a nivel interno, número de
estudiantes y la normalización de la información debido a la certificación
en ICONTEC ISO 9001-2008, entre otras. Se aplica la metodología para
la elaboración de Cuadros de Clasificación Documental por procesos, es
decir basados en el análisis de información de los procedimientos, mapa
de procesos, y en si en la información resultante de un Sistema de
Gestión Documental, en tanto el trabajo está constituido por capítulos
estructurados en recolección de información, análisis y la propuesta final
el Cuadro de Clasificación de Archivos Para los Colegios de la
Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá, basado en el ejercicio de
normalización y certificación del colegio Agustiniano Norte.
Palabras clave: series documentales, tipologías, Cuadro de Clasificación

Documental, procesos organizacionales.
11
INTRODUCCIÓN
Desde hace más de 60 años la comunidad religiosa de Agustinos

recoletos vienen trabajando en la formación de niños y jóvenes de este
país. Su presencia educativa en el mundo también es significativa de la
cual se resaltan varios colegios europeos, otros distribuidos por varios
países de América y las universidades de Bacolod y de Cebú, en
Filipinas. Actualmente la comunidad cuenta con 7 colegios de educación
básica primaria y secundaria en Colombia, 4 de ellos en Bogotá.
Los archivos de los colegios Agustinos en Bogotá están constituidos por

documentación que refleja trámites curriculares, administrativos y sociales
de los actores de la comunidad en roles de docencia, estudiantado,
personal directivo y administrativo que ha vivido bajo la doctrina
Agustiniana.
El esquema curricular de los Agustinos, ha sentado bases de enseñanza

a través de los tiempos lo cual se manifiesta un continuo desarrollo del
quehacer educativo. La organización de la documentación en los
archivos escolares permitirá analizar los modelos curriculares aplicados,
la historia de los directores quienes han estado al frente del desarrollo
educativo bajo las doctrinas de la iglesia católica, las labores
administrativas y de apoyo que permiten gestionar un sistema complejo
para cumplir los objetivos misionales.
Sus documentos son huellas de legados pedagógicos, testigos del largo

recorrido de biografía escolar donde se construyeron, debatieron e
implementaron diferentes paradigmas escolares en las distintas
realidades socio culturales y políticas de la comunidad religiosa objeto de
estudio e incluso de la historia colombiana.
El presente trabajo de grado tiene como fin, crear un Cuadro de

Clasificación Documental por procesos para los Colegios Agustinos
Recoletos que pueda ser adoptado e implementado en los 4 colegios de
la comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá, siendo los miembros de
estos colegios hoy quienes pongan en valor, este tesoro que permitirá
enriquecer su propia identidad escolar, de la comunidad y de la historia
pedagógica–didáctica del país, a partir de un conjunto de lineamientos
comunes en las 4 instituciones educativas. Promover en esta comunidad
educativa la puesta en valor de los fondos documentales de los colegios
como fuentes de información, investigación e interpretación de la memoria
pedagógica.
Este modelo se construyo a partir del análisis de los procesos y

procedimientos definidos por el Sistema de Gestión de Calidad en los
colegios de la Comunidad Agustina Recoleta. De la misma forma se
considero la similitud en las directrices, filosofía, y políticas emanadas de
12
la casa provincial de la comunidad que permitió dar uso a la propuesta de
Cuadro de Clasificación Documental para los colegios de los agustinos
recoletos que funcionan en Bogotá.
La estructura del presente estudio se constituye inicialmente en la

exploración de las metodologías existentes para la elaboración de
cuadros de clasificación, posteriormente se determina la metodología mas
adecuada para los colegios Agustinos en Bogotá, lo cual refiere
finalmente a utilizar la clasificación documental a partir de los procesos
establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad.
De esta manera los resultados obtenidos en esta investigación reflejan

una alternativa metodológica para la creación de Cuadros de Clasificación
Documental por procesos, en medio de un ambiente innovador
administrativo, como lo son los Sistemas de Gestión de Calidad.
De igual forma por medio de fichas técnicas se establece un análisis

detallado de las agrupaciones documentales que constituyen el Cuadro
de Clasificación. Lo anterior permitira coadyudar, a la gestión documental
en todos los colegios de la comunidad, racionalizando y controlando la
produccion documental de los mismos.
Además de otros trabajos de grado realizados basados en una

organización por procesos, este documento aporta específicamente al
sector educativo, herramientas básicas para la clasificación de su
información institucional, diagnostica y evidencia la situación actual frente
a la organización de los archivos escolares de la Comunidad; valor
agregado de la presente investigación a partir del análisis de información.
Como factor concluyente se considera pertinente abordar los sistemas de
gestión de calidad y los programas de gestión documental como un
mismo contexto, dado que los objetivos son comunes a la normalización y
al control administrativo de la información.
Dentro los aportes fundamentales de la presente investigación, se

pretenden generar criterios funcionales a la técnica archívistica, que
sirvan a futuro como fuentes de información de nuevas investigaciones.
13
1. ANTECEDENTES, FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1.1 ANTECEDENTES
En el sector de la educación se han elaborado Cuadros de Clasificación

Documental para instituciones de educación superior, los mismos son
referencia para abordar las instituciones de educación básica secundaria
y en específico las que competen los Colegios Agustinos Recoletos de
Bogotá
A nivel internacional se ha profundizado sobre diferentes procesos y

sectores dando una guía de interpretación y orientación para diferentes
propósitos como el de esta investigación.
En Brasil, el estudio de clasificación de archivos involucrados con la

educación, desde las investigaciones de la memoria de la educación
reseñándose a “la educación como proceso de producción y
reproducción de la cultura1”, hasta los aportes de Adelina Ethel Dematti
de Alaye, con la organización, clasificación y ordenación de su propio
fondo documental por medio de un “Sistema de Clasificación Funcional2”
con la aplicación de métodos archivísticos a su archivo personal el cual
comprende documentos académicos de docencia recopilados en el
ejercicio de su profesión, involucrando un equipo de Memoria Abierta a
través de la Coordinación del Programa de Patrimonio Documental y
Archivistas sin Fronteras de Brasil.
Por otra parte María del Carmen Mastropierro, expone que “para la
organización de un archivo es previamente ideal realizar la identificación,
necesaria para determinar la estructura del fondo, series o subseries
documentales3…” se define la identificación como “fase del tratamiento
archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura
de un fondo” posterior a esta fase, detalla la definición de clasificación y
1
Archivo Histórico de la Escuela Normal de Quilmes [en línea]. Disponible en:
http://archivo104.blogspot.com/2009/11/segundas-jornadas-de-recuperacion-del.html
[Consulta 03-09-09].
2
Fondo Adelina de Alaye Madres de Plaza de Mayo La Plata. Disponible en:
http://www.memoriaabierta.org.ar/bases/colecciones/adelina/descripcion.htm Consulta en
línea en: agosto 2009
3
MASTROPIERRO, María del Carmen. ARCHIVOS PRIVADOS: Análisis y gestión,
Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 352 p.
14
ordenación como aspectos fundamentales para la creación de los
Cuadros de Clasificación, más exactamente el “Cuadro de clasificación
del fondo documental de la Universidad Católica de la Santísima
Concepción-Santiago de Chile”.4
En Colombia, en el sector de la educación se ha adelantado un trabajo

significativo con educación superior con el Banco Terminológico de las
Series Documentales5, donde varias instituciones aportaron para la
estandarización de los ejes temáticos.
Haciendo un recorrido por la literatura y los resultados de las

investigaciones en este campo con respecto a los archivos escolares de
las instituciones de educación básica primaria y secundaria, no se tuvo
referente o relación a la elaboración de estas investigaciones de Cuadros
de Clasificación Documentales por procesos ni orgánico funcionales así
como tampoco a la organización de archivos en este sector, no existen, lo
cual refuerza aun mas o soporta el desarrollo del presente estudio.
En el caso de Colombia, según experiencias en colegios de Bogotá no se

ha realizado un trabajo exhaustivo para estandarizar el manejo de la
información de este sector simplemente se gestionan los documentos
reglamentarios de manera organizada, existiendo algún tipo de
generalidad como por ejemplo: los Libros de matrícula, Protocolizaciones,
Libros de calificaciones, Libros de actas de grado y Libros de graduación,
debido a que reflejan el objeto de la educación, el cual es un servicio
público realizado por un ente privado y se debe a la Secretaria de
educación así como también al Ministerio de Educación, pero no se han
generado herramientas de clasificación normalizadas que aporten al
manejo documental organizacional.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La problemática archivística en las Entidades del Estado Colombiano, el

sector privado y productivo, y las instituciones de educación básica
primaria y secundaria, surge como una tradición heredada que obedece,
entre otras razones, al poco interés que los estamentos directivos y de las
agencias de Gobierno que han prestado a los archivos, al no reconocerlos
como verdaderos centros de información indispensables para la gestión
administrativa y la preservación del patrimonio documental.
Esta situación no es ajena a las instituciones educativas que imparten la

educación formal, en los niveles de básica primaria y básica secundaria,
4
MASTROPIERRO, María Del Carmen. ARCHIVOS PRIVADOS: análisis y gestión.
Alfagrama, 2006, p. 117
5
Marín, M. Banco terminológico de las Series Documentales en las Instituciones de
educación Superior: Santa fe de Bogotá: Pontificia Universidad Javeriana, 1998.
15
en donde los archivos son administrados sin ningún tipo de organización,
obedeciendo en la mayoría de los casos a criterios subjetivos y
empíricos, dados por la apreciación o experiencia de los funcionarios de
turno, que están frente a esta responsabilidad panorama percibido en las
visitas técnicas adelantadas en el archivo de gestión y en el archivo
central del Colegio estudio.
Dentro de los hallazgos identificados se encuentra que los archivos

escolares de la comunidad Agustina Recoleta adolecen de políticas,
normas, procedimientos y técnicas archivísticas, acordes con las
exigencias establecidas por las políticas públicas que enmarcan los
archivos y su relación con el servicio público de la educación, pues a
través de ellos se debe garantizar el libre acceso a la información y por la
preservación del patrimonio documental institucional y nacional.
Desde esta perspectiva, son innumerables los problemas archivísticos

que enfrentan los colegios de dicha Comunidad religiosa, toda vez que
carecen de planes archivísticos articulados con las políticas educativas y
con el programa educativo institucional; los documentos no responden a
directrices claras para su producción, trámite, organización, control y
puesta al servicio de la comunidad académica; no cuentan con personal
capacitado en el campo archivístico; el archivo es considerado como un
repositorio de documentos y la información no representa un activo
estratégico en los procesos organizacionales.
Por tal razón cabe formular la pregunta de investigación:
¿Cómo elaborar un Cuadro de Clasificación Documental común para los

colegios de los Agustinos Recoletos en Bogotá, que permita la
organización de los archivos y la normalización de gestión documental?
16
2. JUSTIFICACIÓN
La reforma educativa colombiana, inspirada en la carta constitucional de

1991 y traducida en la Ley General de Educación, marcó el horizonte para
el desarrollo de un verdadero sistema de formación con calidad total,
precepto dentro del cual se hallan inmersos los colegios de la Comunidad
de Agustinos Recoletos que operan en Bogotá.
Desde esta concepción, es importante precisar que las instituciones

educativas deben considerar todas las intencionalidades, esfuerzos y
recursos hacia el establecimiento de una infraestructura administrativa,
académica y social, que les permita cumplir con la misión y función
educativa, especialmente en el sector de la formación básica primaria y
secundaria.
Así, los archivos, entendidos como el resultado de la función educativa,

deben servir de forma preferencial como soporte a la toma de decisiones
propias del ser y quehacer académico de las labores de la Comunidad de
Agustinos Recoletos.
Como consecuencia de estas influencias, la Comunidad Agustina

Recoleta ha fijado en sus metas estratégicas implementar Sistemas de
Gestión de calidad en todos sus colegios, a razón de ello como lo indica
los requisitos de la “NORMA NTCGP-1000:2004 / ISO-9001: 2008,
capítulo 4.2 Gestión documental” se evidencia la necesidad de construir
herramientas que apoyen el control de la documentación, que clasifiquen
de manera técnica la información, por ende el presente trabajo de grado
elabora una propuesta de diseño de Cuadro de Clasificación Documental
para los archivos escolares de los colegios agustinos recoletos basados
en el estudio de caso del colegio Agustiniano Norte.
De igual forma, la necesidad de contar con un programa de gestión

documental para los Colegios de la comunidad, presupone, dentro de uno
de sus componentes, el establecimiento de un lenguaje normalizado que
se materialice a través de la conformación de un Cuadro de Clasificación
Documental que agrupe la información misional y los documentos
facilitativos. Ello permitirá que se conjuguen las necesidades de
accesibilidad de la información y simplifique la labor de administración
documental como un valor agregado para el trabajo archivístico.
En efecto “Los documentos misionales de los archivos escolares tienen

en común funciones educativas en lo relativo a los alumnos, docentes,
actividades curriculares y de extensión, preparadas profesionalmente y
los que apoyan a la gestión como testimonio para la memoria de la
institución o del grupo responsable de su custodia”.6
6
MASTROPIERRO, María del Carmen. Archivos privados. Op. Cit., p. 21
17
De aquí que conservar la memoria educativa de los colegios
pertenecientes a la Comunidad de Agustinos Recoletos es un objetivo
latente, en su afán de asumir la organización y la construcción del archivo
escolar de las instituciones educativas de la comunidad, con el propósito
de promover la gestión documental para la preservación de los materiales
que dan cuenta de la historia particular de cada comunidad educativa, al
tiempo que se reconocen las instituciones como polos de producción y
posicionamiento de otras formas de memoria y otras narraciones de la
historia de la educación de la ciudad.
Por consiguiente, en los archivos escolares, “se accede a todos los

documentos que dan testimonio de su pasado y que permiten reconstruir
su historia, la trayectoria de todos sus alumnos, profesores e integrantes
de su comunidad”.7 También “pueden dar razón sobre el rendimiento
(éxitos y fracasos) de cada uno de los alumnos”,8 brindan testimonios
enriquecedores sobre la realidad socioeconómica del contexto”9 y son una
“contribución para la preservación de la memoria educativa”.10
En un contexto semejante en relación con el caso especial de los archivos

universitarios, es de destacar “su función pedagógica”11 y “su extensión
en número por cuanto surgen nuevas creaciones”.12 De esta forma los
archivos de los colegios de la Comunidad de los Agustinos Recoletos, se
constituyen en testimonios tras la labor evangelizadora y educativa, son
una fuente de información imprescindible para la educación en Colombia.
Así mismo permite generar indicadores de gestión útiles para la toma de

decisiones en diseño de modelos curriculares que estén direccionados al
mejoramiento y cambio continúo de la educación básica primaria y
secundaria y en general de la construcción del conocimiento.
De otra parte, este proyecto permitirá incursionar de manera sistemática,

en el abordaje de una nueva temática de investigación disciplinar, toda
7
PRESTA, María Ines (2003) Archivo de la Escuela Superior de Comercio Manuel
Belgrano (Universidad Nacional de Cordoba). V Congreso de Archivología del
MERCOSUR.
8
“Como consultar los archivos de su niño” [en línea]. Disponible en:
http://www.nichcy.org/pubs/spanish/pa9stxt_archivos.htm. [Consulta 03-06-07].
9
BASSI, Guillermo, Graciela FRIGERI y María del Carmen MASTROPIERRO
TELLECHEA (2003) Análisis de posibilidades de automatización del acervo documental
del archivo Consejo Nacional de Educación Serie Historia de las Escuelas Láinez. V
Congreso de Archivología de Mercosur. (18 a 20 Agosto).
10
BARBOSA ZAIA, lomar (2003) Arquivo escolar: contribuiçao para a preservaçao da
memoria educacional brasilera. V Congreso de Archivología de Mercosur. (18 a 20
Agosto).
11
BOTTINO, Mariza (2003) El archivo universitario y la práctica profesional. V Congreso
de Archivología de Mercosur. (18 a 20 Agosto)
12
CARIMAN, Brígida (2003) Apertura del Archivo Central de la Universidad Nacional de
la Patagonia San Juan Bosco. V Congreso de Archivología de Mercosur. (18 a 20
Agosto)
18
vez que sobre archivos de instituciones de educación primaria y
secundaria, son pocos o porque no decir, inexistentes los estudios
adelantados.
Es importante que la información, esté debidamente clasificada y

ordenada, porque representa para los Colegios de los Agustinos
Recoletos que funcionan en Bogotá, toda vez que a partir de ella se
logrará modernizar la gestión administrativa de sus instituciones, mejorar
la calidad de la educación y ofrecer un espacio propicio para la reflexión
social y cultural de las nuevas generaciones, de cara a las exigencias de
una sociedad altamente competitiva, informatizada y globalizante.
De manera concluyente el desarrollo de la presente investigación

permitirá contribuir con la creación de modelos normalizados que logren
mejorar los procesos de clasificación, organización y recuperación
efectiva de información de los archivos escolares en la Comunidad.
19
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de cuadro de clasificación documental aplicable a

los archivos de los colegios de la Comunidad de Agustinos Recoletos de
Bogotá, que permita la normalización de la gestión documental en estas
instituciones.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Explorar Los criterios metodológicos requeridos para la

estructuración de cuadros de clasificación documental por
procesos, que puedan ser aplicables al sector de la educación
básica primaria y secundaria para una comunidad religiosa en
Bogotá.
Establecer la conveniencia de un sistema de clasificación por

procesos para los colegios de la comunidad Agustina Recoletos en
Bogotá, que posibiliten la funcionalidad y estructuración de las
agrupaciones documentales para la población objeto de estudio.
Caracterizar las agrupaciones documentales (series y subseries) a

partir del análisis de los procesos y procedimientos resultantes del
Sistema de Gestión de calidad.
20
4. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación se considera exploratoria, debido a que pretende

indagar sobre los Cuadros de Clasificación Documental a nivel general en
cuanto a los conceptos técnicos para entidades educativas que ofrecen
formación primaria y secundaria, temática que dentro del ámbito
Colombiano ha sido poco estudiada, se tiene ideas vagamente
relacionadas con el sector o problema estudio, lo cual constituye el punto
de partida para la realización de futuras investigaciones.
De acuerdo con lo que establece Lizardo Carvajal 13, la realización de este

tipo de investigaciones, permite a partir de los resultados obtenidos, abrir
líneas de investigación, indagar sobre áreas desde nuevas perspectivas y
proceder a su consecuente comprobación con la aplicación en los
archivos escolares.
De igual manera como el tema de los cuadros de clasificación por

procesos no es un tema de conceptos archivísticos técnicos normalizados
ni legislados y por lo contrario el fin es identificar conceptos o variables
promisorias debido a que no existe información detallada del mismo,
excepto algunos estudios de trabajos de grado y estudios a nivel estatal.
Basándose en lo anterior se puede ver que el objetivo de esta

investigación es conocer la estructura documental y sistémica de la
comunidad de Agustinos Recoletos además a través del análisis de los
procedimientos y procesos, de igual manera explorar aleatoriamente los
diferentes modelos de Cuadros de Clasificación para obtener pautas que
nos lleven a la elaboración de un Cuadro de Clasificación por procesos
para los archivos escolares de la Comunidad Agustina Recoleta.
4.1 POBLACIÓN
La población objeto de estudio seleccionada corresponde al análisis los

procesos y los procedimientos Colegio Agustiniano Norte de la
Comunidad de Agustinos Recoletos de Bogotá, el cual se enmarca en los
niveles de enseñanza básica primaria y secundaria, además de ser líder
administrativamente frente a la casa provincial. Por las siguientes razones
se toma como muestra uno de los cuatro colegios:
Por ser este el de mayor reconocimiento, entre la Comunidad

Agustina, por ser un colegio de vanguardia, y entre la misma
comunidad haberse hecho acreedores de diferentes menciones de
honor por su administración y calidad académica.
13
CARVAJAL, Lizardo. Metodología de la investigación. 1999. p. 41.
21
Tiene mayor cantidad de estudiantes que entre los otros 3 colegios,
al momento cuenta con 2750.
Lo mas importante para la comunidad, porque se encuentra

certificado a partir del 2007 por ISO-9001 2008, el cual es
otorgado por ICONTEC, y con las respectivas re-certificaciones
anuales (2008-2009), lo cual es de interés por la casa provincial
para tomar como ejemplo y aplicar dicha estructuración de su
Sistema de Gestión de Calidad a los demás colegios de Bogotá.
Su estructura organizacional obedece a la presencia de las mismas

dependencias productoras de documentos que los demás
colegios, debido a que todos los colegios manejan el mismo
objeto.
Obedecen a unas políticas administrativas y académicas propias

de la Comunidad Religiosa, es la Casa Provincial quien imparte
sus directrices para el correspondiente funcionamiento.
Los archivos de estos colegios adolecen de procesamiento técnico

de documentos, de actividades preliminares de clasificación,
ordenación y descripción documental, en conclusión de
Organización de archivos.
Para el desarrollo del trabajo investigativo, se tomaron el mapa de

procesos y sus procedimientos para su respectivo análisis así como las
diferentes herramientas de información que genera un sistema de Gestión
de Calidad en el proceso de recolección de información a nivel
documental, que permitieron la estructuración del Cuadro de Clasificación
Documental, demostrando la aplicabilidad para los 4 colegios.
22
5. MARCO REFERENCIAL
5.1 MARCO TEÓRICO
El mundo actual se caracteriza por generar y enfrentar el cambio a gran

velocidad, el cual tiene un impacto simultáneo en diferentes dimensiones
(social, económica, política, tecnológica, entre otras). Las instituciones
educativas no son ajenas a este proceso de cambio acelerado, que les
plantea un gran reto: desarrollar capacidad para enfrentarlo y para se
participes del mismo. Para hacerlo es necesario aprender de manera
permanente, tanto de forma individual como colectiva.
Las instituciones se enfrentan a la competitividad, entendida como “el

resultado que mide la capacidad de mantenerse con éxito en un entorno
cambiante y competido” para Lester Thurow, las instituciones que logran
ser competitivas en el siglo XXI, se caracterizan por:
Conocer su competencia para desarrollar procesos de cambio,
percibido éste como una evolución permanente, frente a la cual
no hay que esperar a la crisis sino más bien anticiparlas.
Ser capaces de construir cadenas de valor agregado.
Realizar procesos de benchmarking de manera honesta y
comprometida con estándares de talla mundial.
Generar procesos y mecanismos para difundir y mantener el
conocimiento y las habilidades de las personas.
Tener una visión global, que les permita observar a su
Institución como un todo sistémico en un entorno cambiante.
La calidad se concibe como la capacidad de la Institución de satisfacer
adecuadamente las necesidades de la comunidad educativa. Para esto es
necesario entender la gestión integral la cual se enmarca en dos
elementos de referencia: la Institución y la gestión de la información.
La Institución educativa es un espacio donde circulan dos tipos de

conocimiento, el técnico y el administrativo, los cuales apoyan el trabajo
humano con mira a generar un servicio que atiende necesidades y
expectativas de la comunidad educativa. El conocimiento técnico, da
cuenta de los procesos propios de la Institución; el conocimiento gerencial
y administrativo, implica la optimización del trabajo de las personas, los
recursos. Este conocimiento se refiere a la capacidad de ejercer
responsabilidad sobre los resultados de un proceso en el que se
controlan la información) y se influye sobre las consecuencias
(resultados).
23
La gestión administrativa implica la implementación de sistemas de
gestión integrales de información con herramientas que beneficien la
gestión de la información organizacional en las instituciones educativas.
La educación se presenta en la sociedad como un servicio y una

necesidad, al mismo tiempo como un objetivo de desarrollo del
conocimiento y la ciencia, logros alcanzados a través de la investigación.
Que en diferente escala, es decir a un nivel escolar o universitario
requiere de gestión de información de valor administrativo y táctico,
permitiendo ejercer la labor de la educación en un contexto tecnológico y
administrativo eficiente. Y en segundo lugar el investigativo que
contribuya al análisis de la calidad de la educación en sus programas
curriculares y en los aportes científicos que genere una institución
educativa en cualquiera de sus niveles.
Por otra parte, la labor archivística a nivel nacional nace de varias

motivaciones que llevan a un individuo, un grupo o una institución a la
pregunta de “¿cómo lograr conservar el presente cuando lo mire desde el
futuro? ¿Qué documentos debo guardar para analizar el presente en el
futuro? ¿Cómo puedo cristalizar el presente para que desde cualquier
escenario futuro pueda conocerse con la mayor certeza aquello que hoy
se nos aparece como indudable?”14, en relación con la necesidad de
control documental que la sociedad requiere para lograr un marco
organizativo considerado, dado a través del desarrollo de diversos
procesos cuya finalidad es gestionar la información para asegurar el
acceso, garantizar los derechos, difundir la información, crear cultura,
apoyar a la investigación y propender por la construcción de una memoria
colectiva para el país, se reglamenta con la Ley 80 de 1989 por medio de
la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
Lo cierto es que en el caso de Colombia según el Archivo General de la

Nación dice que “en un Cuadro de Clasificación deben distinguirse dos
niveles: el primero está identificado con la estructura de la Institución y
corresponderá a las Secciones (Procesos) y Sub-secciones (Sub-
Procesos). El segundo estará referido a las Series y Sub-series
documentales, es decir los testimonios de las actividades desarrolladas
por cada oficina. Además de las dependencias, en el cuadro de
clasificación deben registrarse las series documentales producidas en
ejercicio de las funciones, a las que se les asignará un número siguiendo
un orden establecido en cada dependencia, el cual, agregado al de ésta,
identificará la serie.”15
14
MASTROPIERRO, María del Carmen. Op. cit ., p. 27
15
GODOY DE LOZANO, Op. Cit., p. 23
24
5.1.1 CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Clasificación: La clasificación consiste en agrupar jerárquicamente “los

documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más
amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original”16 es una labor intelectual que hace parte de
la organización de los archivos, inicialmente se debe hacer una
identificación de las características homogéneas de los documentos
teniendo en cuenta el estudio previo a la organización productora, sus
procedimientos organizacionales y funciones.
Posterior al análisis de los anteriores elementos teniendo en cuenta los

anteriores principios se determinan y se estructuran las series, subseries
con sus respectivas tipologías documentales, de manera que se establece
una clasificación jerarquizada, evidenciada en el Cuadro de clasificación
documental.
Ahora bien, parte de la organización de archivos es la clasificación

documental, entendida como “la labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las agrupaciones homogéneas del fondo, de las
secciones y las sub-secciones de acuerdo a la estructura orgánico-
funcional de la entidad”17, la Clasificación es ordenar, es agrupar por
características homogéneas la información, de esta forma se establecen
sistemas de clasificación acordes a cada organización según la estructura
de la institución, su misión y la información encontrada en ella.
Es pertinente tener en cuenta realizar la clasificación a los tipos

documentales por tradición documental o “forma” como lo explica Antonia
Heredia18 (originales, copias), partiendo del ámbito jurídico (públicos,
privados), por la prioridad de su uso (administrativos, históricos), por su
composición (simples, compuestos), por la manera de transmitir la
información (textuales,, por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por
máquina, orales) y por (substantivos o específicos, facilitativos o
comunes)
Por consiguiente los elementos que se pueden tener en cuenta para

realizar la clasificación de documentos son: las acciones a que estos se
refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los procede y los
asuntos o materias sobre los que tratan.
16
CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística. 3 ed. Madrid: Fundación
Germán Sánchez Ruipérez, Pirámide, 1994. p. 238.
17
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, op. cit. p36.
18
HEREDIA HERRERA, Antonia. Clasificación y ordenación. En: GUTIERREZ
MUÑOZ, César. Archivística: Materiales de Enseñanza de la Facultad de Letras y
Ciencias Humanas. Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú, 1991. p. 102
25
Desde otra perspectiva, la clasificación “es la operación mediante la cual
los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad
administrativa se van separando, formando conjuntos orgánicos de
documentos”19. Así la clasificación a su vez consiste en agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original”20
Según el tratamiento determinado para la organización de la información

debe ceñirse a sistemas u “operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales para con ello revelar su contenido” 21, se
entiende que el proceso trata completamente la información.
Así la finalidad de clasificar es agrupar la información homogéneamente

con el fin de recuperarla en el tiempo y poder disponer de ella,
apoyándose en un lenguaje documental que representa semánticamente
una información procesada.
Partiendo de estos conceptos Schellenberg22 establece 2 tipos de

clasificación:
1. Clasificación funcional: indica las funciones de la entidad que

genera o ha generado el fondo de archivo, son los elementos
tomados en consideración para clasificar los documentos. En el
desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán
tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o
jerarquizado de las mismas.
Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o

más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias
sobre la base de las funciones y las clases elementales y otras
agrupaciones de documentos como resultado de cada actividad.
“Ventajas
Permite utilizar el cuadro para todas las edades del documento

Es la clave en la implementación de un sistema de gestión integral
y es la base para la conservación, descripción documental
Agiliza el acceso y la consulta global de la información que es
gestionada por más de una dependencia administrativa
19
DUPLA DE MORAL, Ana. Manual de archivos de oficina para gestores: comunidad de
Madrid, 1997. p. 89.
20
CRUZ MUNDET, Op. Cit., p. 238.
21
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivos. 2ed.
Santa fe de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia, 1997. 41 p.
22
T.R. Schellenberg. Archivos modernos, págs. 86-92.
26
Facilita el intercambio de información para toda la organización
Ahorra modificaciones cuando se presenta un cambio en la
estructura orgánica
Permite utilizar un mismo lenguaje en el intercambio de información
pues viene de la definición de las funciones
Facilita la identificación del expediente principal y secundario
cuando existe concurrencia de varios órganos.
Desventajas
La implantación es lenta y presupone un cambio en la cultura

organizacional
Por el carecer funcional del sistema obliga al personal a tener un
conocimiento en las funciones y procedimientos
Implica supervisión y actualización de manera constante para evitar
su obsolescencia”23.
2. Clasificación orgánica: en este sistema las series se agrupan

de acuerdo con las diferentes departamentos administrativos o
estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios,
unidades…
Acercando estas definiciones a la realidad de este proyecto, tenemos que

clasificar por funciones es clasificar orgánico-funcionalmente la
documentación, así como lo indica el Consejo Internacional de Archivos
en su Norma internacional para la descripción de funciones24 donde
establece que las funciones se clasifican de acuerdo jerárquicamente.
Cuadro de Clasificación Documental: la clasificación documental se ve

representada en un instrumento denominado Cuadro de Clasificación
Documental, que es “la herramienta que nos permite codificar e identificar
cada oficina con sus respectivas series, subseries y tipologías
documentales”25. El Archivo de Bogotá, define un Cuadro de
Clasificación Documental, como: “sistema de clasificación elaborado a
partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una entidad
y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un fondo”26.
M. Roberge, define el Cuadro de Clasificación Documental como:
23
BRAVO RIVERA, Carolina, CARO VILLARRAGA, Diana Paola. Modelo de Cuadros
de Clasificación Funcional de series misionales para la banca comercial oficinas y para
las compañías aseguradoras. Bogotá. Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de
Información y Documentación, 2007. p. 41
24
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma internacional para la
descripción de funciones. Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. P. 14
25
UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestión. Bogotá: Proyecto
Archivo, 2001. 9 p.
26
ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO. Propuesta Reglamento General de Archivos
para el distrito capital (documento de trabajo) 1ed. Bogotá: AGD, 2001. 55p.: il.
27
“Una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones
y las actividades de una organización, funciones que
generan la creación o la recepción de documentos. Se
trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente
la información y que permite situar los documentos en sus
relaciones los unos con los otros para constituir eso que se
llama generalmente expedientes. El sistema de
clasificación es un modelador de información, irremplazable
por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a
partir de las funciones de la organización, el sistema de
clasificación tiene igualmente como ventaja normalizar la
denominación de los expedientes. El requisito previo
indispensable para la elaboración de un sistema de
clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las
funciones del organismo que genera los documentos”. 27
Igualmente, Paloma Fernández Gil, señala que “los Cuadros de

Clasificación Documental son un instrumento de consulta que refleja la
organización del fondo documental y aporta datos esenciales de su
estructura” 28.
El Archivo General de la Nación de Colombia establece que los Cuadros

de Clasificación “son esquemas que reflejan la jerarquización y
clasificación dada la documentación producida por una institución. En
ellos, se registran jerárquicamente las secciones, sub-secciones, la series
y subseries documentales”.29
Características de los Cuadros de Clasificación Documental: algunas

de las características y las más importantes que deben tener los CCD dice
Paloma en su Manual, para que funcionen bien y sean eficaces son:
Abierto a nuevas inclusiones: explico, que sea flexible y proyectado
en sus niveles de estructuración, en su sistema de codificación y
en la forma de disponer las series de modo tal que se puedan
incluir nuevas series o nuevas funciones.
Debe llevar pocas subdivisiones: al extralimitarse en la
jerarquización del fondo se aumenta la posibilidad de error y la
poca amabilidad de uso para con los usuarios.
No debe incluir una serie de VARIOS: porque esto no significa otra
cosa que no se clasifico la información debidamente.
27
M. Roberge: “Le systéme de classification des documents administratifs”, en Lligall, 2,
1990, pág. 14.
28
FERNADEZ GIL, Paloma; Manual de organización de archivo de gestión en oficinas
municipales. Granada: ediciones Adhara, 1999. p. 88.
29
GODOY DE LOZANO, Julia y LÓPEZ ÁVILA, María Imelda. Cartilla de clasificación
documental. Archivo General de la Nación, 2001. p. 22
28
Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes
cambios: independientemente de las restructuraciones
administrativas que tenga la institución.
Debe estar siempre codificado: es indispensable, para que indexe
la información del cuadro, además que el código tenga un
significado, ya sean las letras o los números, para que arrojen
información de los documentos.
Deben incluir los documentos de apoyo a la gestión: que en
algunas oficinas en ocasiones son fotocopias de otras oficinas
propias de la institución.
Figura 1. Cuadro de Clasificación Documental30

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2
MUNICIPIO 100 NIVEL CENTRAL 100 Alcaldía – Despacho
Alcaldía y Secretarías 110 Oficina de Control Interno
120 Oficina de Planeación
130 Oficina de Prensa
140 Secretaría General
150 Secretaría de Gobierno 151 Comisaría de Familia
152 Inspección de Policía
153 Cárcel Municipal
160 Secretaría de Hacienda 161 Tesorería General
162 Almacén
170 Secretaría de Bienestar 171 Subsecretaría de
Social Educación y Cultura
172 Subsecretaría de Salud
173 Coordinación de
desarrollo Comunitario y
Juventudes
174 SISBEN
180 Secretaría de Obras y 181 Unidad de Servicios
Públicos
190 Secretaría de Desarrollo 191 U.M.A.T.A.
Económico
200 NIVEL 210 Instituto Municipal de
Recreación y Deporte
DESCENTRALIZADO
Establecimientos
Públicos y Empresas
Industrias y Comerciales del
Municipio
Para concluir el concepto de Cuadro de Clasificación Documental se

puede decir que es una herramienta de control documental para un fondo,
el cual se construye identificando, codificando y organizando las series,
subseries y tipologías documentales de cada dependencia área o
proceso, según sea la estructura organizacional.
30
Ibid., p. 24
29
Tipos de Cuadros de Clasificación: de acuerdo con, Paloma Fernández
Gil, existen dos Tipos de Cuadros de Clasificación Documental los cuales
tienen ventajas y desventajas, el primero es:
Orgánico “que tiene como base la estructura orgánica y el orden

jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas)
en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define
las unidades mayores (secciones y sub-secciones)”31, es ideal para
las organizaciones pequeñas o con pocos cambios
organizacionales, las cuales son pocas las empresas que nunca
tienen cambios y lo ideal es que el Cuadro de clasificación entre
menos cambios sufra es más efectivo.
Figura 2. Cuadro de Clasificación Orgánico32
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ORGÁNICO

Ayuntamiento nº 1- Área de Régimen anterior
1. RÉGIMEN INTERIOR
1.1. PERSONAL
1.1.1. Expedientes Personales
1.1.2. Expedientes de Acceso
1.1.3. Expedientes Disciplinarios
……………
1.2. CONTRATACIÓN
1.2.1. Expedientes de Contratación
1.2.2. Libro Registros de Plicas
……………
1.3. SERVICIOS JURÍDICOS
1.3.1. Expedientes de Contenciosos
…………….
RÉGIMEN INTERIOR
SERVICIOS
PERSONAL CONTRATACIÓN JURÍDICOS
El segundo tipo de Cuadro de Clasificación es:
Funcional “este modelo se encuentra ligado con las funciones de

la entidad y de las unidades mayores (secciones y sub-secciones),
siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo
31
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre Cuadros de
Clasificación Documental (CCD). Códice 2 (2006): p. 89
32
FERNANDEZ GIL, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las
Oficinas Municipales. CEMCI. 1999, p. 90
30
misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando
en las actividades propias encomendadas a cada unidad
administrativa”33 , la clasificación hecha por las funciones de una
organización arroja series con una semejanza al nombre de la
función, de modo que podrían confundirse con el orgánico, aunque
es modelo más estable.
Figura 3. Cuadro de Clasificación Funcional34
OFICINAS DE UN CENTRO CULTURAL
1. Información
1.2. Correspondencia
1.3. Registro de Entrada de Correspondencia
1.4. Registro de Salida de Correspondencia
…………..
2. Gestión del Personal

2.1. Partes de Control
2.2. Solicitudes de Permisos
…………...
3. Promoción Cultural
3.1. Expedientes de actividades
3.2. Informes
3.3. Memoria Anual
……………
De otro lado el 4. Cuadro de Clasificación orgánico-funcional es el

Gestión Económica
4.1. Presupuesto
establecido en Colombia para el orden público, al igual numerosos países
4.2. Expedientes de Compras
también lo emplean, es simplemente en donde interactúan los dos
4.3. Extractos de Cuentas Corrientes
modelos anteriores. Muestra las series de cada oficina productora
teniendo en cuenta las funciones, además de ser muy dinámico y
cambiante porque usualmente las funciones en las organizaciones hoy en
día pasan de una dependencia a otra.
Sin embargo es importante mencionar y describir el cuadro de

clasificación por procesos:
Por procesos Este modelo es nuevo en el área de archivo teniendo

en cuenta que a nivel de Colombia no existe normatividad
específica pero es indispensable mencionar que los procesos son
organizacionales es decir que se asemeja al modelo funcional, de
la misma manera en experiencias similares en la realización de
proyectos de grado se menciona que “El modelo de clasificación
por procesos permite ver la producción documental como un todo
integrado, en el que cada rol de un proceso realiza su gestión, de
33
SIERRA ESCOBAR, Op. Cit., p. 90
34
FERNANDEZ GIL, Op. Cit., p. 91
31
manera sistemática, en lugar de obedecer sólo a unas exigencias
rígidas según la dependencia que los crea.35”
Figura 4. Enfoque jerárquico Vs. Enfoque por procesos36
En la anterior figura se evidencia en desventaja que la clasificación

jerárquica no describe la producción transversal de documentación
además no se identifica la relación que existe entre cada una de las
funciones. A diferencia del enfoque por procesos, éste se centra en el
ejercicio del proceso, refleja su producción documental y determina
detalladamente la relación de su documentación entre las funciones.
Es así, que la clasificación por procesos resulta ventajosa en el desarrollo,

al implicar cada uno de los elementos de producción documental de las
organizaciones, por documentar el seguimiento a las funciones.
Por último se conoce el modelo de Cuadro de Clasificación uniforme-

integral de documentos37 el cual según el análisis de SIERRA, L. “se
caracteriza por ser una variación del Cuadro Funcional, cuya flexibilidad
permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un
único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas).
Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir
información (procedimientos y trámites comunes), hablar el mismo idioma
(conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por
varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar
modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales
garantizando estabilidad en el tiempo”38.
35
VARGAS SUPELANO, John Jairo, HERNÁNDEZ ECHEVERRI, José David.
Elaboración de una propuesta de cuadros de clasificación por procesos del sector
eléctrico en Bogotá. Bogotá. Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de
Información y Documentación, 2009. p. 47
36
Ibid., p. 47.
37
MORATALLA, I. y MARTINEZ, C. La clasificación: evolución y práctica. [término de
búsqueda: Moratalla Martínez la clasificación evolución y práctica]. [en línea - ppt].
Montevideo: Universidad de la República, 2004. [consulta: 2009 – 10 – 20]. Disponible
en www.universidad.edu.uy/ag/clasificacionevypract.ppt
38
SIERRA ESCOBAR, Op. Cit., p. 90
32
En todo caso lo importante es encontrar un Cuadro de Clasificación que
sea lo más ventajoso para la entidad a la que se le aplique teniendo en
cuenta la dinámica de su estructura y funciones.
Codificación: es oportuno ahora contextualizar acerca de la codificación,

porque complementa el Cuadro de Clasificación, esto es, “la asignación
de letras, números o una combinación de ambos a los distintos niveles de
clasificación, precediendo a la denominación de la serie. Su estructura
puede ser jerárquica o secuencial, es decir, que los componentes del
código reproduzcan una escala jerárquica, la estructura del cuadro de
clasificación, o sean solamente secuenciales.”39
Habría que decir también que existen tipos de codificación:
Codificación Alfabética: Usando las letras del alfabeto con,

identificando los niveles por medio de Mayúsculas y minúsculas.
Figura 5. Codificación alfabética
A. ADMINISTRACIÓN GENERAL.
A.a. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
A.b. ÓRGANOS DE GOBIERNO.
A.b.a. Claustro.
A.b.b. Juntas.
A.b.b.a. Internas
A.b.b.b. Externas
Fuente. CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las

organizaciones. Pirámide. Madrid, 2006, p. 207
Codificación Numérica: Usando números naturales, agrupados

de algún modo significativo o por bloques, existen dos clases
(consecutivos y significativos).
Figura 6. Codificación con códigos numéricos consecutivos
100 ADMINISTRACIÓN GENERAL.

101 DOCUEMNTOS CONSTITUTIVOS.
102 ÓRGANOS DE GOBIERNO.
103 Claustro.
104 Juntas.
105 Internas.
106 Externas.
39
CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones.
Pirámide. Madrid, 2006, p. 207
33
Figura 7. Codificación con códigos numéricos significativos
01. ADMINISTRACIÓN GENERAL

01.01. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
01.02. ÓRGANOS DE GOBIERNO.
01.02.01. Claustro.
01.02.02. Juntas.
01.02.02.01. Internas.
01.02.02.02. Externas

Codificación Alfanumérica: Se utilizan las dos o tres formas

anteriores con su respectivo significado.
Figura 8. Codificación alfanumérica
01. ADMINISTRACIÓN GENERAL

01.A. DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS.
01.B. ÓRGANOS DE GOBIERNO.
01.B.01. Claustro.
01.B.02. Juntas.
01.B.02.a. Internas.
01.B.02.b. Externas

Contrario a esto Paloma Fernández y Roberge, en la conceptualización

de la codificación alfabética dice que no se debe asignar más de 3 letras.
En cuando a la codificación numérica, explican que existes dos tipos de

códigos numéricos:
Código numérico consecutivo
Código numérico significativo
El Código numérico consecutivo: es asignarle un número sucesivo a

cada serie documental.
Ejemplo:
31. PROGRAMA ANUAL DE ADMISIONES

32. PROGRAMA DE EVALUACIÓN
33. PROGRAMAS DE BIENESTAR
34
Como se puede observar el número en sí, no tiene ningún significado de
jerarquización, no dice nada, no reproduce la estructura del fondo, con lo
que se pierde información. Este código se asemeja con un computador
para la recuperación de información. Por lo general no pasa de cuatro
caracteres.
El código numérico significativo: con este código se representa la

estructura jerárquica, es así que muestran mayor información, existen dos
divisiones:
Decimal
Por Bloques
El primer código son agrupaciones decimales a las que se da un

significado según la estructura jerárquica, utilizando millares, centenas,
decenas…
Ejemplo: 30.000 GESTIÓN FINANCIERA

30.100 INFORMES DE GESTIÓN
30.200 ACTAS DE COMITÉ
El segundo caso es por bloque, el cual es semejante al decimal con la

diferencia que en este caso se refleja en el código las Funciones -
Actividades de la institución.
Ejemplo:
GESTIÓN FINANCIERA ACTAS DE COMITÉ

003 14
Entonces el código 14-003 Indicará: Actas de comité de Gestión

Financiera.
GESTIÓN ACADÉMICA ACTAS DE COMITÉ

005 14
Para las Actas de Comité de Gestión Académica el código será 14-005

Ahora bien, el código alfanumérico es una combinación de los dos
anteriores, en este caso la descripción del alfanumérico significativo en el
que se emplean letras para la primera división del fondo (Macro -
proceso), mientras que para los procesos y sub procesos se emplean
números.
Ejemplo:
A. PROCESOS ESTRATÉGICOS
A-1000. GESTIÓN FINANCIERA
A-1100. ACTAS DE COMITE
35
Organización de archivos: la organización de un archivo es un conjunto
de registros similares con una organización coherente que conlleva una
serie de “tareas concatenadas que se definen en tres procesos:
Clasificar los fondos

Ordenar los documentos por medio o dentro de agrupaciones
Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de
relieve la estructuración dada al fondo”40.
Por esta razón según Nougaret, Ch. citado por Nuñez Fernández, la
función del trabajo en un archivo para su organización es “la reunión,
organización, conservación y descripción de los fondos”41.
Fondos Documentales: los cuales están regidos por el principio de

respeto a la procedencia de los fondos documentales y el principio al
orden originario de los documentos dentro del Fondos42, los cuales se
dividen en:
Tabla 1. Tipos de Fondos documentales

FONDO ABIERTO FONDO CERRADO FONDO ACUMULADO
Son documentos reunidos

por una entidad en el
El que se
transcurso de su vida
incrementa
Compuesto por institucional sin ningún
sistemáticamente
todos los criterio archivístico de
de acuerdo con el
documentos de un organización, sin las
desarrollo de las
mismo productor mínimas condiciones de
funciones y
cuyas funciones ya conservación y con pocas
trámites que
cesaron. posibilidades de ser fuente
atiende a una
de información y de
entidad activa.
consulta eficiente para los
usuarios.
Fuente: Colombia, Archivo General de la Nación. Cartilla de Clasificación

Documental. Bogotá; Archivo General de la Nación de Colombia, 2001.
Series Documentales: la unidad de análisis que constituye los fondos,

“es la serie, las cuales se agrupan, dentro del fondo, en torno a las
categorías jerárquicas que testimonian la estructura de la Institución”43.
40
CRUZ MUNDET, Manual de archivística, 1999. 238 p.
41
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo, Organización y gestión de archivos, 1999. p. 44
42
Conjunto orgánico de documentos. Antonia Heredia, 2007.
43
HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un archivo?, TREA. 2007, p. 113
36
Al respecto conviene decir que “las Series Documentales se
identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las
dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la producción
documental necesaria para iniciar y finalizar la acción
administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta
actividad origina una unidad documental que, reunida con otras
de estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie
Documental”. (Godoy de Lozano y López Ávila)
Subseries Documentales: llegados a este punto cabe referirnos a las

Subseries Documentales; en el caso del Diccionario de Terminología
Archivística del Ministerio de Cultura habla de 4 tipos de series y no
nombra la SubSerie, estas definiciones son:
Serie Cerrada: aquella que ha dejado de producirse por desaparición

del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por
la norma de procedimiento.
Serie Abierta: aquella que es generada por un sujeto productor que

continua en el ejercicio de sus actividades administrativas.
Serie Complementaria: son aquellas que, respondiendo a trámites

administrativos diferentes, contribuyen a la realización de un mismo
objetivo, resultando así una información complementaria.
Serie Paralelas: son aquellas que materializan actividades dentro de

las funciones administrativas y comunes (gestión económica, gestión
de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las
distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido.
Las Subseries documentales son las agrupaciones documentales

facticias44 realizadas por los propios productores, por cuestiones prácticas
o de otra índole45.
Tipologías Documentales: y para hablar de tipos documentales cabe

resaltar el concepto de los archiveros Municipales madrileños “Expresión
de las diferentes actuaciones de la Administración reflejadas en un
44
Que no es natural, artificial. Diccionario de la Lengua Española. Real academia
Española, 1992
45
GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología. Series documentales. Cuadros de
Clasificación. Cuestiones metodológicas y prácticas. Las Palmas de Gran Canaria
(España) : Anroart Ediciones , 2007, p.40
37
determinado soporte y con unos mismos caracteres internos específicos
para cada uno, que determinan su contenido46”
Sin embargo, un concepto entre tipo y serie la aporta José Luis de la

Torre al recoger como definición de la segunda lo siguiente: “conjunto de
documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo
de una misma función, y cuya actuación administrativa ha sido plasmada
en un mismo tipo documental”.47O lo que es lo mismo “Serie = Sujeto
productor + Función + Tipo Documental”.48
Al respecto conviene decir que el tipo documental tiene varias versiones:
Tipo diplomático49
Tipo jurídico50
Tipo documental51
Ordenación: para efectos de la organización de un archivo cabe anotar

que estos beben ir ordenados en el interior de un expediente, entiéndase
por Ordenación “Método que consiste en formar grupos o clases de
documentos, según múltiples caracteres: con base en su presentación
física (el soporte); con base en el factor tiempo (fechas del documento);
por sucesión alfabética; según la estructura y/o la finalidad, la función que
realiza”.52 Los métodos más comunes son: alfabético, numérico,
geográfico, cronológico, por materias-asuntos, alfa-numérico, etc.
Por otro lado Paloma Fernández define ordenación como “la operación de
unir elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros,
de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano53” así mismo
establece dos niveles de orden:
PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL

Orden numérico
Orden cronológico
Orden numérico-cronológico
46
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, Manual de
Tipología Documental de los Municipios, Madrid, Comunidad de Madrid, 1988, p. 179.
47
TORRE MERINO José Luis la, MERCEDES Martín- PALOMINO y Benito, Metodología
para la identificación y valoración de fondos documentales, Madrid, Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte, S.G. de Información y Publicaciones, D.L. 2000, p. 22.
48
Para Juana Molina Nortes y Victoria Leiva Palma, en sus Técnicas de Archivo y
tratamiento de la documentación Administrativa (Guadalajara: ANABAD Castilla-La
mancha, 1996, p. 31), los elementos que definen una serie son el sujeto productor y el
tipo documental.
49
Ej. Clausulas diplomáticas, solemnes y formales, etc.
50
Ordenanzas, leyes, acuerdos, etc.
51
Cuando se precisa la identidad del documento.
52
ANGULO VALLEJO, Marina. Ordenación y descripción de archivos. Universidad del
Quindío, 1995, p 1.
53
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. «Organización de Archivos de Oficina. Metodología». En:
IRARGI, V (1992-1993). p. 285
38
Orden alfanumérico
Orden alfabético
Orden por conceptos o asuntos
El primer nivel se refiere a la ordenación natural de creación que no exige

un plan de ordenación determinado o ya sea por la primera letra
destacada que lleva el documento alfabéticamente.
El segundo nivel es cuando se refiere a uno de los elementos del

contenido informativo del documento o también puede ser cuando se le
asigna un elemento externo, ejemplo un número consecutivo.
Es importante tener en cuenta que la ordenación se hace teniendo en

cuenta el volumen documental, al igual que los elementos para la
recuperación de la información.
5.1.2 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001-2000
Se basan en los principios orientados a los usuarios, fundado en

procesos, hacia la gestión y siempre con mejoras continuas. Es por ello
que los requisitos de documentación son primordiales a la hora de la
estandarización y normalización de la información.
Llegados a este punto es significativo, acercarnos a la propuesta de este

documento, la cual es de manera necesaria aclarar, que, para este caso
el colegio debido a su trabajo de certificación de ISO-9001 maneja un
organigrama por procesos y no por dependencias, que en si viene siendo
lo mismo al ser procesos – organizacionales.
Procesos: los procesos son “un conjunto de actividades mutuamente

relacionadas mutuamente relacionadas o que interactúan, la cuales
transforman elementos de entrada en resultados”54, al respecto conviene
decir que no hay una aceptación unánime sobre la clasificación de los
procesos ni sobre la forma de graficar la empresa vista como un conjunto
de procesos.
Documento: “En la Norma ISO 9001 la palabra “documento” es utilizada

para cubrir la forma como se provee la información que en su
organización requieren para desempeñar las actividades.”55 En algunos
54
PÉREZ FERNÁNDEZ DE VELASCO, José Antonio. Gestión por procesos: cómo
utilizar ISO 9001:2000 para mejorar la gestión de la organización. ESIC. Madrid, 2004,
p.318
55
Documentos curso SENA virtual, ISO 9001:2008 - módulo 3. Documentación de un
sistema de gestión de la calidad.
39
casos vienen siendo para la elaboración de este trabajo tipologías
documentales o en otros casos series documentales, está en el archivista
definirlo.
Procedimiento: es oportuno hablar ahora de los procedimientos que en

sí no es otra cosa que las funciones, es decir al documentar una función,
el equivalente es un procedimiento, para esto las organizaciones o la
Norma ISO 9001, establece unos requisitos para esta estandarización
documental, es así que se establece el procedimiento.
Figura 8. Estructura de la documentación del Sistema de la Calidad
La gestión de la documentación que hace el SGC de una organización

nos arroja datos tan importantes como los siguientes:
Tabla 2. Gestión de la Documentación

Actividad Entradas Salidas
Elaboración Plan de elaboración del documento Proyecto del documento
Proyecto de documento corregido
Revisión Proyecto de documento
y listo para aprobar
Aprobación Proyecto de documento revisado Documento aprobado
Documento identificado con un
Identificación Documento aprobado
código
Documento reproducido en el
Reproducción Documento aprobado e identificado
número de copias necesarias
Documento distribuido en las
Distribución Documento a distribuir
áreas
Archivo Documento a archivar Documento archivado
Comprobación Documento vigente Documento comprobado
Modificación Documento vigente Documento modificado
Derogación y/o Documento comprobado declarado Documento derogado y/o
destrucción obsoleto destruido
Consulta Solicitud de consulta Documento consultado
Liberación (para
el caso de Registros llenos Registros revisados
registros)
Fuente: Castro, Andrea, 2009
Los cuales son vitales a la hora de identificar los tipos documentales las
series y sub-series de un proceso organizacional.
Mapa de procesos: “El mapa de procesos de una organización permite

considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y
horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la
40
organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fuera de
la organización, formando así el proceso general de la institución56”
Pirámide documental: es otro aspecto que cabe resaltar como soporte

físico de un Sistema de Gestión de Calidad en una organización, la cual
consta de un Manual de calidad, procedimientos e instructivos e
instrucciones técnicas.
Figura 9. Estructura de la documentación del Sistema de la Calidad
Fuente. Documentos curso SENA virtual, ISO9001:2008 - módulo 3.

Documentación de un sistema de gestión de la calidad.
5.2 MARCO CONCEPTUAL
Para efectos de la presente estudio y de acuerdo con la postura de la

investigadora, la clasificación se asumirá como la labor técnica que
estructura la organización de archivos, la cual consiste en determinar y
relacionar coherentemente la producción documental con los asuntos y
contenidos que evidencien una funcionalidad. Su objetivo primordial es
conformar a través de piezas y tipologías documentales un consolidado
de información que de lo general a lo especifico, documentan un proceso
administrativo, metodológico, técnico, entre otros.
Así mismo y de acuerdo con el referente teórico expuesto, se asumirá el

Cuadro de Clasificación Documental, como el instrumento propio de la
gestión documental que permite determinar la relación entre los procesos
56
Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001.
http://ftp.eia.edu.co/academico/Postgrado/Gerencia%20Produccion%20y%20Servicio%2
09/APLICACIONES%20INDUSTRIALES%20NORMA%20ISO%20Profesor%20Ana%20
Catalina%20Saldarriaga%20Giraldo/NORMA%20NTC%20ISO%209001-2000.pdf
Consulta en línea en enero 2010
41
productoras y las series documentales, a través de la asignación de
códigos e identidades que se aplica a entidades de la misma naturaleza
con funciones similares diseñado de manera flexible para su utilización.
Si bien la documentación es importante, las herramientas de control de la

información lo es también, quiere decir esto que los archivistas estamos
en la obligación de hacer parte de los sistemas de Gestión de calidad de
las empresas.
Los conceptos y las técnicas de gestión, ya sea documental,

administrativa o la gestión que fuere, están en constante evolución y son
aplicables por igual en las grandes organizaciones y en las pequeñas. La
única diferencia está en las herramientas utilizadas para llevar al día estos
conceptos.
5.3 MARCO INSTITUCIONAL
La comunidad Religiosa de Agustinos Recoletos cuenta con 4 colegios en

Bogotá su estructura administrativa, financiera, operativa y académica es
basada en los principios de la Casa Provincial, de manera que sus
estructuras organizacionales tienden a ser similares y dependen de las
directivas la evolución en sus administraciones. A continuación se
presenta una breve descripción de cada uno de ellos.
5.3.1. Colegio Agustiniano Suba: el Colegio Agustiniano Suba fue

fundado en 1966 como comunidad privada y religiosa mediante la
resolución 628 del 3 de junio del mismo año. Por medio de la resolución
583 del 1° de septiembre de 1969, se concedió licencia para ampliar el
servicio educativo en los dos últimos grados de la básica secundaria y la
Secretaría de Educación Distrital por resolución No. 3535 del 17 de
octubre de 1969 concedió aprobación de estudios a los dos primeros
grados del ciclo básico de enseñanza media57.
En 1972 siendo rector el Padre Clímaco López, solicita cambio de nombre

ante la Secretaria de Educación y esta por resolución No. 8677 del 5 de
diciembre de ese año, autoriza el nombre del Colegio Parroquial San
Agustín de Suba. En 1984 el Padre Carlos Villabona, pidió nuevamente
autorización para cambiar el nombre y la resolución No. 1734 del 02 de
mayo de 1984, aprobó el Colegio Agustiniano Suba58.
57
Documentos de estudio. Comunidad educativa y participación: educación, estilo
Agustiniano. Bogotá, 1986. 54 p.
58
Ibid 54 p.
42
En 1996 la Secretaria de Educación expidió la resolución No. 2004 del 5
de julio, la cual aprobaba los estudios de la educación media. Hasta la
fecha el Colegio Agustiniano Suba sigue prestando el servicio educativo a
una población de 1542 estudiantes
El colegio cuenta con un archivo centralizado, con estantería adecuada,

toda la información se encuentra archivada en AZ, sin ningún tipo de
control, de acceso o de consulta. No se encuentra ordenada y con una
clasificación muy básica.
Con la proyección del Sistema de Gestión de calidad en este colegio de

manera superficial se está intentando hacer una ordenación, clasificación
y en sí, organizar el archivo. Actualmente el colegio ya implementó
software de administración de información.
Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba
Fuente: Colegio Agustiniano Suba
Acerca de la gestión administrativa se puede decir que al igual que el

colegio Agustiniano Norte se encuentran desarrollando el Sistema de
Gestión de Calidad, la estructura como lo enseña la figura 9., se maneja
la misma estructura organizacional.
43
5.3.2. Colegio Agustiniano San Nicolás: El edificio donde funciona el
colegio fue fundado en 1635 por los Agustinos recoletos con el nombre
de “Hospicio de San Nicolás de Tolentino”. En 1861 por las revueltas
políticas nacionales, los religiosos fueron exclaustrados y el convento
confiscado. A partir de esta fecha el convento tuvo diferentes usos:
cuartel, escuela de ingeniería de la Universidad Nacional y seminario
conciliar.
En el año 1943 la Comunidad compró el edificio a la curia episcopal. Este

mismo año se iniciaron las mejoras y adaptaciones para salones de clase
y el 6 de febrero de 1944 se inauguró el Colegio con 180 estudiantes
desde ese momento se estableció un archivo de índole documental. En
1948 el colegio abrió las puertas a un grupo de internos. El bachillerato y
el colegio fueron aprobados el 6 de octubre de 1949, año en el que se
graduaron los primeros 14 bachilleres.
En 1975 se inició la jornada adicional para 173 jóvenes de escasos

recursos económicos; en 1993 se abrió el grado décimo y en 1994 se
graduaron los primeros 18 bachilleres.
El Colegio lleva laborando 63 años, durante este tiempo no se tiene

conocimiento de pérdida de información que haya afectado la historia
documental del mismo. En la actualidad el Colegio cuenta con la
presencia de dos sacerdotes, con cerca de mil ochocientos estudiantes y
ciento diez empleados.
El archivo principal es manejado por la secretaría académica por ser la

dependencia que tiene a su cargo la información, correspondencia, e
información legal de la institución. Se tienen estipulados los siguientes
objetivos para el tratamiento de la información:
Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un

trabajo específico que tenga acceso rápido a la documentación
relacionada con ese trabajo.
Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
Coordinar y controlar la recepción y salida de la documentación.
Velar por la conservación, restauración y mantenimiento de la

documentación.
El archivo central del colegio cuenta con un depósito conformado por

estanterías en madera (13), donde se guardan los documentos que deben
existir a perpetuidad. Las demás dependencias (Secretaría, Pagaduría y
Contabilidad) generan información y documentación que pasa a este
archivo con un básico procesamiento archivístico de ordenación alfabético
y cronológico.
44
En las oficinas productoras se tienen archivadores metálicos (en un total
de 24 metros lineales aproximadamente) conformando los archivos de
gestión los cuales hacen transferencia anualmente al archivo central.
El 60 % de la información se encuentra en carpetas legajadoras, un 20%

está en AZ, y el 20 % restante son los libros de matrículas los cuales se
encuentran empastados y foliados, estos se guardan en muebles tipo
biblioteca porque son los documentos que deben existir a perpetuidad.
En cuanto a la administración las oficinas productoras son: Rectoría,

Coordinación General, Coordinaciones (académica y de convivencia),
Secretaría Académica, Contabilidad, Pagaduría, Biblioteca, Sala de
material didáctico., es de manera sencilla muy similar a la anterior su
estructura; con el agravante de no tener sistemas de gestión adelantados,
herramientas de control de información, además de ser un colegio que
está en espera de decisiones superiores para la liquidación por motivos
arquitectónicos.
De estas circunstancias nace el hecho de su estructura simple pero

básica en su organigrama.
Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicolás
Fuente: Colegio Agustiniano San Nicolás
45
5.3.3 Colegio Agustiniano Salitre: al manifestarse el interés por el
traslado del Colegio Agustiniano San Nicolás, el LXXV Capítulo Provincial
dejó consignada la ordenación 40 en donde el Capítulo recomienda “al
prior provincial y a su consejo, asesorado por técnicos, el estudio
definitivo y construcción lo antes posible del Colegio Agustiniano Centro y
definir lo que se hará con las actuales instalaciones del mismo”. Tratando
de realizar esta ordenación, de inmediato se nombró una comisión
encargada de estudiar la conveniencia y viabilidad del terreno.
En principio se pensó en Tagaste, pero razones ponderadas de diverso

orden obligó a la mayoría de sus miembros a desistir y buscar otra
alternativa. Después de varias ofertas y análisis el consejo provincial,
oídos los informes del padre ecónomo provincial y previas ciertas
gestiones suyas muy importantes, le autorizó la compra del terreno en
Ciudad Salitre. El negocio se realizó a principios de 1996; concretamente
el 29 de enero de ese año el padre ecónomo provincial firmó la escritura.
Una nueva ley educativa sobre matrículas y pensiones, en el mismo año

1996, puso en dificultades al Consejo Provincial, que por prudencia y por
vía de consulta, en dos oportunidades citó a los rectores de nuestros
colegios en Colombia, para estudiar y discernir con números la
alternativa: traslado del colegio o colegio nuevo.
En la segunda reunión de rectores, invitados también los prefectos, luego

de analizar y discutir pros y contras, se hizo un sondeo de opinión en
votación secreta con el resultado: Colegio nuevo 11 votos a favor;
traslado del colegio 4 votos a favor (Acta 50, 28 de mayo de 1996). En
síntesis y con base en todo lo anterior, el 24 de junio del mismo año, el
Consejo Provincial unánimemente optó y decidió por el nuevo Colegio
Agustiniano Ciudad Salitre.
En el primer año y como fundadores de la obra están:

Padre Carlos Alberto Villabona Vargas OAR. Rector,
Padre Hernán Jaramillo OAR. Ecónomo (Q.E.P.D.)
Padre Enrique Cortés Fajardo OAR. Coordinador General.
El 26 de abril de 1996, se colocó la primera piedra de fundación del

Colegio, el 15 de enero de 1997 fecha de iniciación labores docentes y el
04 de febrero de 1997 fecha de iniciación labores estudiantes59.
En contraste con los demás colegios, es éste último el más moderno, en

sus instalaciones, procesos y gestión, de esta manera cabe resaltar, el
recinto destinado al archivo, con estantería adecuada, soportes
adecuados y con una clara clasificación por procesos de su información
manteniéndola ordenada en su interior.
59
Ibid 54 p.
46
Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre
Fuente: Colegio Agustiniano Salitre
5.3.4. Colegio Agustiniano Norte: Para el desarrollo de este proyecto de

investigación el colegio estudio es éste el cual fue fundado por iniciativa
de la Comunidad de Padres Agustinos Recoletos el día 2 de febrero de
1969, con motivo de la celebración de los veinticinco años de
funcionamiento del Colegio Agustiniano San Nicolás. El total de alumnos
matriculados fue de 422 divididos en los grados: kínder hasta primero de
bachillerato.
Desde este año se da comienzo a ampliación del colegio, nuevas aulas,

laboratorios entre otros. De aquí que, hace 40 años se constituye el
archivo que conforma parte de la memoria institucional.
De otro lado por norma los colegios de la comunidad de los Agustinos

Recoletos cada 4 años cambian de rector, este cargo es elegido por el
provincial de la comunidad, es decir que cada 4 años se tienen nueva
administración.
Ahora bien: en pasadas administraciones varios de los documentos que

hacían parte del archivo central del colegio, desafortunadamente fueron
eliminados; además, una inundación en la oficina de contabilidad llegó a
afectar cierta documentación que tuvo que ser eliminada, teniendo así
algunos vacíos de información.
A pesar de estos accidentes que afectaron información vital, la última

administración de la comunidad agustiniana se ha caracterizado por estar
47
a la vanguardia en la implementación de herramientas que coadyuven a la
gestión administrativa.
Cabe señalar que el colegio cuenta con software especializados en el

tratamiento de la información académica, al igual que la biblioteca; a la
vista la información administrativa queda de un lado, desde luego el ideal
es darle un tratamiento a esta información, de esta manera desde el año
2005 se está implementando el Sistema de Gestión de Calidad.
Es por ello que uno de los objetivos principales del SGC del colegio es
documentar los procedimientos, objetivo que atañe al flujo de la
información, responsables, funciones y por ende los documentos,
resultado de cada uno de los procesos de la institución.
Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte
Fuente: Colegio Agustiniano Norte
48
En la Figura 12., se visualiza la estructura del colegio orgánicamente. Es
fácil comprender por medio de organigrama, el porqué se escogió este
colegio como estudio: debido a la profundidad con que fue analizada la
estructura académica, administrativa, estratégica y sus procesos de
apoyo, los cuales se apreciarán más detalladamente en el mapa de
procesos posteriormente.
En realidad esta forma que adopta el organigrama, permite establecer y

relacionar los conductos regulares y grados de responsabilidad
específicos, como también funciones dentro de cada área con cada uno
de los involucrados en los procesos claves de la institución.
En relación con los organigramas, las entrevistas y el material que se

recopilo para esta investigación de los demás colegios, se evidencia que
se repite esta misma estructura, porque son las mismas funciones (mismo
objeto) para todos los 4 colegios, de esta manera basados en las matrices
de documentos que existen en el Colegio Agustiniano Norte, el fin es
revalidar esa información basados en la entrevista Anexo A, a los
productores de las dependencias o los procesos.
El desarrollo del proceso de certificación de ISO 9001 2000 ha

estructurado el mapa de procesos de la institución, como lo podemos
observar en la Figura 13., el cual de manera sistémica los procesos
interactúan aportando el desarrollo para la satisfacción de los clientes del
colegio.
A partir del direccionamiento estratégico se definieron objetivos e

indicadores asociados a cada uno de los procesos hacia los cuales toda
la institución orienta sus resultados.
El Macro Proceso Estratégico lo conforman:
El Proceso Gestión Estratégica

El Proceso Gestión Administrativa y Financiera
El Macro Proceso Operativo:
El Proceso Matrículas y Admisiones

El Proceso Gestión Académica
El Proceso Formación y Desarrollo del Estudiante
El Macro Proceso de Apoyo:
El Proceso Desarrollo del personal

El Proceso Desarrollo de la Comunidad
El Proceso Seguimiento y Mejora
El Proceso Compras
49
El Proceso Administración Documental
El Proceso Servicios Complementarios
Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte
Fuente: Colegio Agustiniano Norte
Esta descripción o diagnóstico será incompleto si no se habla del proceso

que nos atañe en esta investigación Administración Documental, el cual
es el encargado del archivo central del colegio, allí se depositan los
documentos más importantes de la institución. Este archivo tiene 40
metros lineales aproximadamente, la información que se deposita allí, es
la misional.
Habría que decir también que los demás procesos generan información y
documentación de gestión, la información inactiva pasa a una oficina
dispuesta para la conservación de ésta, sin ningún tipo de tratamiento
50
archivístico (ordenación, clasificación o descripción), aproximadamente el
colegio cuenta con 100 metros lineales de información.
La normatividad interna de los colegios agustinos Recoletos de Bogotá

se basan en:
Manual del Consejo Directivo

Manual del Consejo Académico
Manual de la Comisión de Evaluación y Promoción
Manual de la Comisión de Convivencia Social
Manual de Consejo de Estudiantes y Personero
Manual de Funciones
Manual de Convivencia
Manual Sistema de Calidad (en desarrollo)
Apoyados en:
Constitución Política de Colombia

Ley General de educación
Código del menor
Secretaría de Educación,
Plan Decenal de Educación, entre otros.
De acuerdo con lo anterior los procesos que se desarrollan en el Colegio

Agustiniano Norte son:
El Proceso de Gestión Estratégica: define, orienta, despliega y

controla la estrategia con el fin de lograr los objetivos
institucionales. (Ver anexo B)
Oficina Productora: Rectoría
El Proceso de Gestión Administrativa Y Financiera: coordina los
esfuerzos de la Institución enfocándolos hacia una meta común de
resultados. (Ver anexo C)
Oficina Productora: Rectoría
El Proceso de Matrículas y Admisiones: selecciona y matricula

estudiantes con un perfil acorde a la propuesta educativa del
colegio, que garanticen la sostenibilidad de la Institución. (Ver
anexo D)
Oficina Productora: Pagaduría
El Proceso de Gestión Académica: diseña, implementa, evalúa, y

mejora una propuesta pedagógica de calidad que contribuya a la
formación integral del estudiante. (Ver anexo E)
Oficina Productora: Coordinación Académica
51
El Proceso de Formación y Desarrollo del Estudiante: contribuye
a la formación integral del estudiante a través del desarrollo de los
valores católicos y agustinianos que aporte a la construcción de
una sociedad fraterna, equitativa y justa. (Ver anexo F)
Oficina Productora: Coordinación de convivencia
El Proceso de Desarrollo del Personal: procura que la Institución

cuente con un personal competente, comprometido y motivado,
que contribuye al alcance de los objetivos. (Ver anexo G)
Oficina Productora: Coordinador general
El Proceso de Desarrollo de la Comunidad: desarrolla la

responsabilidad ética y pública de la institución desplegando
acciones para integrar y beneficiar a la comunidad externa. (Ver
anexo H)
Oficina Productora: Coordinación de Pastoral
El Proceso de Seguimiento y Mejora: actualiza y asesora el

Sistema de Gestión de Calidad de la Institución con el fin de
agregar valor positivo a los procesos y así contribuir al logro de los
objetivos institucionales. (Ver anexo I)
Oficina Productora: Área de Calidad
El Proceso de Administración Documental: garantiza que la

Institución se encuentre organizada, actualizada, disponible y
controlada. (Ver anexo J)
Oficina Productora: Secretaría
El Proceso de Compras: garantiza el adecuado suministro de

recursos para el funcionamiento de la Institución. (Ver anexo K)
Oficina Productora: Contabilidad
El Proceso de Servicios Complementarios: ofrece un servicio

óptimo, amable, oportuno, seguro, veraz y ágil, con el fin de
complementar el desarrollo de la Visión, Misión del Colegio. (Ver
anexo L)
Oficina Productora: Auxiliar jefe de personal
52
6. METODOLOGÍA
Dentro de este capítulo se considero la elaboración del proyecto, la meta

era recolectar los datos llegando a una predicción o a un resultado
significativo que relacionara variables, para hacer una exploración y
clasificación basada en el análisis e interpretación de los datos obtenidos;
posteriormente se materializó la creación de la propuesta del Cuadro de
Clasificación Documental a partir de estas pautas metodológicas:
6.1 SUJETOS Y FUENTES DE INFORMACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación, inicialmente se elaboro y se

aplicó una entrevista (Ver Anexo A) basada en la Encuesta Estudio Unidad
Documental aplicada a cada uno de los procesos comprendidos en el
colegio estudio (40), como parte del diagnóstico inicial del estado de los
archivos del mismo, así mismo se analizaron los procesos y
procedimientos, el mapa de procesos lo cual permitió la recopilación de
información concerniente al objeto de estudio.
Dentro de las fuentes de información utilizadas se definen:
Fuentes primarias: datos obtenidos directamente por el

investigador a través del instrumento de recolección de
información aplicado.
Fuentes secundarias: estudios técnicos adelantados sobre el

mismo tópico en diferentes sectores.
Fuentes terciarias: información indirecta que soporta la

investigación en cuanto a metodología, normatividad y
experiencia en particular sobre la elaboración de un cuadro de
Clasificación Documental por procesos para los colegios
Agustinos Recoletos.
6.2 ISTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
6.2.1 Fuentes Primarias.
Caracterizaciones. Identifica las características de los procesos en una

organización, y está orientada a ser el primer paso para adoptar un
enfoque basado en procesos, reflexionando sobre cuáles son los
procesos que deben configurar el sistema, es decir, qué procesos deben
aparecer en la estructura de procesos del sistema.
Procesos. Proporciona el objetivo, y describe las funciones o

responsabilidades de la institución.
53
Mapa de procesos. Ofrece una visión global del Sistema de Gestión y
los componentes del mismo (procesos) y su interrelación. Esta
orientación hacia los procesos exige la subdivisión en procesos
individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la
organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los
datos de entrada, parámetros de control y datos de salida.
Manual de Calidad. Los documentos que proporcionan información

consistente, interna y externamente sobre el S.G.C, definen por un lado el
conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y
procedimientos genéricos que una organización establece para llevar a
cabo la gestión de la calidad, y por otro lado, la definición específica de
todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final. El
Manual de Calidad nos dice ¿Qué? y ¿Quién?, Manual de
Procedimientos, ¿Cómo? y ¿Cuándo?. Dentro de la infraestructura del
Sistema existe un tercer pilar que es el de los Documentos Operativos,
conjunto de documentos que reflejan la actuación diaria de la empresa.
Procedimientos. Los documentos que proporcionan información sobre

como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente
Manual de Procedimientos. Sintetiza de forma clara, precisa y sin

ambigüedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja de modo
detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de
la organización dentro del marco del Sistema de Calidad de la empresa y
dependiendo del grado de involucración en la consecución de la Calidad
del producto final.
Planes de calidad. Los documentos que describen como se aplica el

S.G.C. en un producto, proyecto o contrato
Guías. Los documentos que establecen requisitos (especificaciones),
recomendaciones o sugerencias
Registros. Los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las

actividades realizadas o resultados obtenidos
6.2.2 Fuentes Secundarias. La información de fuentes secundarias fue

obtenida a través del acceso a documentos bibliográficos, en teorías
archivísticas acerca de Cuadros de Clasificación, además de proyectos de
grado de la facultad de Sistemas de Información de La Salle referentes a
los Sistemas de Gestión de Calidad, clasificación por procesos y su
relación estrecha con la Gestión Documental y sus herramientas.
6.2.3 Fuentes Terciarias. Como información complementaria la

encuesta. La cual es “una técnica o instrumento destinado a obtener
información primaria a partir de un número representativo de individuos de
54
una población para proyectar sus resultados sobre la población total,60
para el caso de la recolección de información de los archivos del colegio
estudio, se tomo la encuesta Única Documental del AGN, se realizó para
indagar sobre las prácticas de clasificación con un conjunto ordenado de
preguntas relevantes para determinar los rasgos, características o
variables que fueron objeto del estudio61. Esta encuesta fue aplicada para
determinar la situación inicial del estado de la organización de los
archivos escolares de la comunidad Agustina Recoleta que funcionan en
Bogotá.
6.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El análisis de las fuentes primarias (Herramientas del sistema de Gestión

de Calidad) arrojó información, para la identificación, conformación de los
asuntos, sus posibles series y subseries documentales al igual que se
identificó el repertorio de tipologías documentales y la forma como se
integran los expedientes; posterior a ello la pregunta 6 de la encuesta (Ver
anexo A) ratifico la conformación de las agrupaciones documentales de la
misma herramienta.
Para la recolección de la información secundaria, la cual es aquella que

permitió el análisis de la fundamentación teórica sobre la cual se sustentó
el estudio, se recurrió a las Bibliotecas y Centros de Documentación,
existentes en la ciudad, especialmente a la Biblioteca Luis Ángel Arango,
Biblioteca de la Universidad de La Salle, Biblioteca del Archivo General de
la Nación, Biblioteca de la Pontificia Universidad Javeriana, entre otras.
Igualmente se accedió a proyectos de grado similares, acogiendo
experiencias y resultados de investigaciones similares.
Por otro lado la aplicación de la encuesta permitió facilitar a los

productores mencionar su contacto con el archivo, en el contexto
administrativo y en su realidad benéfica. Mediante la descripción de las
actividades de clasificación y organización del archivo, se establecieron
tres categorías de análisis: Organización Documental, Acceso y uso y
Accesibilidad de la información (Ver anexo B).
Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos

PROCESOS / FUNCIONES Item PROCEDIMIENTOS
1 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL
2 PLAN ESTRATEGICO
GESTION ESTRATEGICA 3 REVISION POR LA ALTA DIRECCION
4 ADMINISTRACION ESCOLAR
60
GALLARDO Yolanda y MORENO Adonay. Serie Aprender a Investigar. Módulo 3. Recolección de la
información. Instituto Colombiano Para El Fomento De La Educación Superior, ICFES. 1999. p. 80
61
Hernández, Sampieri. Metodología de la investigación. 2003, p. 12.
55
GESTION 5 PROYECTOS PRESUPUESTALES
ADMINSITRATIVA Y
DIAGNOSTICO FINANCIERO
FINANCIERA 6
MATRICULAS Y 7 ADMISIONES
ADMISIONES 8 MATRICULAS
9 PROCESOS PEDAGOGICOS
GESTION ACADEMICA 10 DESARROLLO CURRICULAR
11 SISTEMA DE EVALUACION DE PROCESO DE APRENDIZAJE
12 FORMACIÓN PARA LA SANA CONVIVENCIA
FORMACION Y 13 ORGANIZACIÓN Y DINAMIZACIÓN - GOBIERMNO ESCOLAR
DESARROLLO DEL 14 PROYECTO EDUCACIÓN SEXUAL
ESTUDIANTE 15 ORIENTACIÓN ESCOLAR
16 FORMACIÓN PARA LA SANA CONVIVENCIA POR CONVIVENCIA - PROCESO FORMATIVO
17 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN
18 PAGO DEL SERVICIO (NÓMINA)
DESARROLLO DEL
19 BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL
PERSONAL
20 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
21 EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO
22 PROYECTOS A LA COMUNIDAD EXTERNA
23 COMITÉ ECOLOGICO
DESARROLLO DE LA
24 ESCUELA DE PADRES
COMUNIDAD
25 CATEQUESIS
26 SERVICIO SOCIAL
27 ASESORIA DEL PROCESO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
28 CAPACITACION DEL PERSONAL
SEGUIMIENTO Y MEJORA
29 INFORMES A LA ALTA GERENCIA
30 AUDITORIA
31 ADMINSITRACIÓN DE INFORMACIÓN
ADMINISTRACIÓN 32 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTAL 33 DOCUMENTOS LEGALES ACADEMICOS
34 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
COMPRAS 35 PROCESAMIENTO DE FACTURAS
36 TRASLADO DE ESTUDIANTES
37 DIAGNÓSTICO Y VALORACIÓN DE LA COMUNIDAD
SERVICIOS
38 SERVICIOS GENERALES
COMPLEMENTARIOS
39 MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES
40 RECEPCION
El análisis general de toda la anterior información llevó a la elaboración de

las fichas técnicas realizadas a las Series Documentales, por medio de
los procesos y procedimientos se compararon, junto con la metodología
para la elaboración de Cuadros de Clasificación orgánico funcionales y se
dieron las agrupaciones resultantes.
56
7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA LOS
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOTÁ
Dado que la comunidad Agustina Recoleta tiene 4 colegios en Bogotá, en

este documento se presenta una propuesta de un Cuadro de Clasificación
Documental, para aplicar en los archivos escolares de los colegios de la
Comunidad Agustina Recoleta, basados en los hallazgos teóricos e
institucionales. Las similitudes en los 4 colegios son:
Entendiendo que el objeto o función es el mismo para los 4 colegios, es el

de Integrar el Proceso educativo en el Ministerio de Cristo Maestro desde
el pensamiento de San Agustín en torno al amor y a la ciencia, en
consonancia con la realidad actual. Formando personas con una actitud
reflexiva, crítica, democrática y participativa frente a los acontecimientos
científicos, tecnológicos, culturales, políticos y sociales.
Enmarcados en establecer un conjunto de acciones tendientes a

garantizar que su servicio cumpla con los requisitos establecidos en un
sistema de calidad (ISO 9001:2000), en el cual no solo se planifique la
evaluación y mejoramiento permanente de los procesos de servicio el la
administración y gestión de su información, sino también los
administrativos y de soporte, proveedores, mantenimiento de las
instalaciones y desarrollo de personas y comunidad.
Igualmente, las Instituciones consolidan un conjunto de herramientas y

mecanismos, orientados a generar indicadores que reflejen el nivel de
satisfacción del servicio, así como el procesamiento de su información, es
por esta razón que teniendo la casa provincial como veedor administrativo
y financiero, al igual que el colegio Agustiniano norte presenta las pautas
y los parámetros pedagógicos para los 3 restantes, su información resulta
ser homogénea.
Si bien este proyecto de normalización de información en los archivos

escolares de los Colegios Agustinos Recoletos ésta comenzando lo cual
se refleja en sus organigramas algunos por funciones, por dependencias y
por procesos, las tareas conducen a los mismos fines, razón por la cual
se hace necesaria la implementación o elaboración de propuestas como
la presentada en este documento.
7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
En seguida se presenta el modelo del cuadro con las siguientes

características:
57
PROCESOS
Se identificaron 11 procesos, entre los que tenemos tres Macro Procesos:

Estratégicos, Operativos y de Apoyo, cada uno de ellos tiene sus
procedimientos que vienen siendo las funciones, de allí se agruparon de
forma tal que el resultado son las series documentales.
DENOMINACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Se designan teniendo en cuenta los conceptos del marco teórico y para

este caso específicamente se tuvo en cuenta los Procedimientos ó
Funciones de los Procesos Organizacionales.
DENOMINACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES
Se designan asumiendo los aportes teóricos de este documento, además

de los resultados de la entrevista en la pregunta 6. y finalmente los
documentos mencionados en la matriz de documentos de cada proceso.
CODIFICACIÓN
A partir de la propuesta de Paloma Fernández62, se aplicó la codificación

Alfa-numérica para la codificación del Cuadro de Clasificación
Documental, es decir:
El primer Nivel, lo compone los Macro Procesos los cuales fueron

identificados con una Letra del abecedario.
El segundo nivel, lo conforma los Procesos se les asignó un código
numérico de 2 dígitos.
Y el tercer nivel lo compone las series y subseries el cual será de
de dos dígitos.
Con la siguiente estructura:
Tabla 4. Extensión de los códigos organizacionales

NIVEL COMPONENTE DEL CÓDIGO CARACTERES
1- MACRO
PROCESOS LETRAS DEL ALFABETO: A,B,C. UNO
2- PROCESOS NÚMEROS DEL 01 A 11 DOS
3- SERIES Y NÚMEROS CONSECUTIVOS DEL
SUBSERIES 01 A 99 DOS
62
FERNÀNDEZ GIL, Paloma. Manual. Op. Cit., p. 99
58
Ejemplo:
A 20 03 = A20-03
SUBSERIE
DOCUMENTAL
PROCESO
MACRO PROCESO
En donde: A = Macro Proceso Estratégico

20 = Gestión Administrativa y Financiera
03 = Actas de Comité
Como se observa en el ejemplo, la codificación, cumple con el requisito

de Jerarquía, significado y consecutivo. Para facilitar la inclusión de los
posibles sub-procesos que pudieran aparecer a futuro, el código se creo
con dos dígitos, como se describe en la siguiente tabla:
Tabla. 5 Codificación organizacional

MACRO PROCESOS PROCESOS
10 Gestión Estratégica
A - PROCESOS ESTRATÉGICOS
20 Gestión Administrativa y Financiera
10 Matrícula y Admisiones
B - PROCESOS OPERATIVOS 20 Gestión Académica
30 Formación y Desarrollo del Estudiante
10 Desarrollo del Personal
20 Desarrollo de la Comunidad
30 Seguimiento y Mejora
C - PROCESOS DE APOYO
40 Compras
50 Administración Documental
60 Servicios Complementarios
La codificación de las subseries como aparece en la tabla 7., obedece al

proceso inicial de identificación de series y sub-series existentes en los
procesos, posterior a esta actividad se enlisto en Excel eliminando
nombre de series que tuvieran subseries o que estuvieran repetidas, para
finalmente organizarlas alfabéticamente.
La codificación es dada por dos dígitos desde el 01 hasta el 47

consecutivamente, cabe señalarse que para el momento de una nueva
inclusión por alguna razón se enlistaran al final es decir con el código 48 y
así sucesivamente, a continuación se visualiza la codificación de las
Series y subseries.
59
Tabla 6. Codificación de Subseries
CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
01 ACTAS DE COMITÉ
02 ACTAS DE CONSEJO
03 ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL
04 BALANCE GENERAL
05 CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
06 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
07 CONTRATOS DE CONSULTORÍA
08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
09
INDEPENDIENTES
10 CONVOCATORIAS DE PERSONAL
11 ESCUELAS DEPORTIVAS
12 ESTADO DE RESULTADOS
13 HISTORIAS ACADÉMICAS
14 HISTORIAS DE VEHÍCULOS
15 HISTORIAS LABORALES
16 INFORMES DE AUDITORÍA
17 INFORMES DE DIAGNÓSTICO
18 INFORMES DE GESTIÓN
19 LIBROS CONTABLES
20 LIBROS OFICIALES DE ACTAS DE GRADO
21 LIBROS OFICIALES DE CALIFICACIONES
22 LIBROS OFICIALES DE GRADUACIÓN
23 LIBROS OFICIALES DE MATRÍCULA
24 LIBROS RADICADORES
25 NÓMINA
26 ORDENES DE COMPRA
27 ORDENES DE PAGO
28 PÉRDIDAS Y GANACIAS
29 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
30 PLAN ESTRATÉGICO
31 PLAN PEDAGÓGICO
32 PLANES DE RUTAS ESCOLARES
33 PRESUPUESTO
34 PROGRAMA ANUAL DE ADMISIONES
35 PROGRAMA DE CATEQUESIS
36 PROGRAMA DE ESCUELA DE PADRES
37 PROGRAMA DE EVALUACIÓN
38 PROGRAMAS DE BIENESTAR
39 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
40 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
41 PROTOCOLOS DE DOCENTES
42 PROYECTO CURRICULAR
60
(Continuación Tabla 7.)
43 PROYECTO GOBIERNO ESCOLAR
44 PROYECTOS AMBIENTALES
45 PROYECTOS DE ORIENTACIÓN ESCOLAR
46 PROYECTOS SOCIALES
47 REGISTRO DE MATRÍCULAS
7.2 FICHAS TÉCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Para dar una descripción normalizada y detallada de lo que compone

cada Serie Documental a continuación se describirá aleatoriamente
algunas de las series del Cuadro de Clasificación Documental:
61
1. Serie Documental
a. Denominación: ACTAS
Ésta agrupación responde a la función de
documentar lo sucedido o tratado en las juntas o
b. Definición: comités, así mismo consta el resultado de las
elecciones de cargos internos democráticamente
elegidos en el colegio.
c. Código: 01 ACTAS DE COMITÉ
02 ACTAS DE CONSEJO
d. Caracteres externos: Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Gestión Estratégica
Gestión Académica
Formación y desarrollo del estudiante
Seguimiento y Mejora
Desarrollo de la Comunidad
3. Destinatario: Colegio Agustiniano Norte
Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9 de
4. Legislación: marzo de 2009
Transcripción del Acta - Firmar el Acta por los
5. Trámite: asistentes a la sesión
6. Documentos básicos: Acta
7. Ordenación de la Serie: Cronológica y por consecutivo
8. Contenido: Personas: Asistentes
Lugares:
de la elaboración del comité,
Fechas: reunión, consejo, etc.
todos los relativos a la actividad
Asuntos: del Colegio
Vigencia
9. Administrativa: Indefinida
Dado que únicamente se conservan documentos
10. Expurgo:
en original no se realiza expurgo.
62
1. Serie Documental
a. Denominación: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
construir la comunicación formal y oportuna,
generada desde la fuente a través del proceso de
b. Definición:
administración documental facilitando la
normalización de la documentación y la gestión
documental de la institución.
ADMINISTRACIÒN
c. Código: 03
DOCUMENTAL
d. Caracteres externos: Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Gestión Estratégica
Gestión Académica
Formación y desarrollo
del estudiante
Seguimiento y Mejor
Desarrollo de la Comunidad
Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9 de
4. Legislación:
marzo de 2009
Transcripción del Acta - Firmar el Acta por los
5. Trámite:
asistentes a la sesión
Documentos
6. Matrices documentales
básicos:
Ordenación de la
7. Cronológica y por consecutivo
Serie:
8. Contenido: Personas: Asistentes
Lugares:
de la elaboración del
Fechas: comité, reunión, consejo,
etc.
todos los relativos a la
Asuntos:
actividad del Colegio
Vigencia
9. Administrativa: Indefinida
Dado que únicamente se conservan documentos
10. Expurgo:
en original no se realiza expurgo.
63
1. Serie Documental
a. Denominación: CONTRATOS
contratar servicios independientes, asesorías o
hacer compras de bienes. Comprende “desde
b. Definición: que se crea, se realiza el objeto, hasta que
culmina ya sea porque se cumple el propósito
por el cual se estableció o por terminación
unilateral de las partes”
CONTRATOS DE
06
ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE
07
CONSULTORÍA
c. Código:
08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIÓN
09 DE SERVICIOS
INDEPENDIENTES
Clase: Textual
Soporte: Papel
d. Caracteres externos:
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Desarrollo de Personal
4. Legislación: Código de Comercio y Código Civil
5. Trámite: Sin formalidades plenas
6. Documentos básicos: Contrato
7. Ordenación de la Serie: Cronológico. Asuntos
Personas:
Lugares
8. Contenido:
Fechas: de la adjudicación
Asuntos: el objeto del contrato
9. Vigencia Administrativa: Indefinida
Dado que únicamente se conservan
10. Expurgo:
documentos en original no se realiza expurgo.
64
1. Serie Documental
a. Denominación: CONVOCATORIAS DE PERSONAL
contratar docentes, en el cual reposan
desde el aviso de la vacante en diferentes
b. Definición: medios, hojas de vida, entrevistas y
pruebas psicotécnicas de personal que no
culminan a satisfacción el proceso de
selección.
CONVOCATORIAS DE
c. Código: 10
PERSONAL
Clase: Textual
Soporte: Papel
Formato: Expediente
Forma: Original
2. Oficina Productora: Desarrollo de Personal
4. Legislación: Código Sustantivo del Trabajo
Una vez se halla publicado el aviso de la
oferta laboral, las hojas de vida se reciben
son sometidas a un procesos de diferentes
5. Trámite: pruebas psicotécnicas para finalmente
hacer las entrevistas de las directivas.
Para culminar con el proceso de
contratación.
6. Documentos básicos: Hojas de vida
7. Ordenación de la Serie: Asuntos. Por cargo.
Personas: aspirantes a los cargos
Lugares
8. Contenido:
Fechas: de la convocatoria
Asuntos: cargos por áreas
9. Vigencia Administrativa: 2 años
Únicamente se dejan los aspirantes no
10. Expurgo: seleccionados dentro del expediente, los
demás pasan a su historia laboral.
65
1. Serie Documental
a. Denominación: HISTORIAS
b. Definición: reunir y documentar lo referente ocurrido a
los estudiantes o a los empleados.
13 HISTORIAS ACADÉMICAS
c. Código: 14 HISTORIAS DE VEHÍCULOS
15 HISTORIAS LABORALES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
Gestión Académica
2. Oficina Productora: Servicios Complementarios
Desarrollo de Personal
Código Sustantivo del Trabajo, Ley 115 de
4. Legislación: 1994, Código de Tránsito Ley 769 de 2002,
Acuerdo 331 de 2008
Proceso de matrícula, proceso formativo,
evaluación académica; Identificación,
seguridad o riesgo y mantenimiento correctivo
5. Trámite:
y preventivo; Proceso de selección,
contratación e historia laboral dentro del
periodo de vinculación.
6. Documentos básicos: Historias
Asuntos: Por apellido, nombre; Por grupo,
curso y estudiante (Apellido, Nombre); Por
7. Ordenación de la Serie: Placas
Estudiantes, empleados,
Personas: docentes.
8. Contenido: Lugares
Fechas: de ingreso y de compra
Asuntos:
9. Vigencia Administrativa: Indefinido
10. Expurgo:
66
1. Serie Documental
a. Denominación: HISTORIAS
b. Definición: llevar el registro legal de documentos
contables y oficiales del colegio
19 LIBROS CONTABLES
LIBROS OFICIALES DE ACTAS
20
DE GRADO
LIBROS OFICIALES DE
21
CALIFICACIONES
c. Código:
LIBROS OFICIALES DE
22
GRADUACIÓN
LIBROS OFICIALES DE
23
MATRÍCULA
24 LIBROS RADICADORES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: libro
Forma: original
Gestión Administrativa y Financiera
2. Oficina Productora: Administración Documental
Servicios Complementarios
Ley 115 de 1994, Código de Comercio,
4. Legislación: Proyecto Educativo Pastoral Agustiniano. 9
de marzo de 2009
Procesos contables legales, procesos de
5. Trámite: evidencia académica, control y registro de
visitantes,
6. Documentos básicos: Libros
Asuntos: cronológico; Por grupo, curso y
7. Ordenación de la Serie:
estudiante (Apellido, Nombre)
Empleados, docentes,
Personas: estudiantes.
8. Contenido: Lugares
Fechas: De registro.
Asuntos: legalización y oficialización
9. Vigencia Administrativa: indefinido
10. Expurgo:
67
1. Serie Documental
a. Denominación: PROGRAMAS
describir una previa declaración de lo que se
b. Definición:
va a hacer en una actividad o asunto, así como
lo señala cada subserie.
PROGRAMA ANUAL DE
35
ADMISIONES
36 PROGRAMA DE CATEQUESIS
PROGRAMA DE ESCUELA DE
37
PADRES
38 PROGRAMA DE EVALUACIÓN
39 PROGRAMAS DE BIENESTAR
PROGRAMAS DE
c. Código: 40
CAPACITACIÓN
PROGRAMAS DE SALUD
41
OCUPACIONAL
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
Matrícula y Admisiones
2. Oficina Productora: Formación y Desarrollo del Estudiante
Servicios Complementarios
Ley 115 de 1994, Código de Comercio, Código
Sustantivo del Trabajo, Proyecto Educativo
4. Legislación: Pastoral Agustiniano. 9 de marzo de 2009
Organización de actividades, cronograma de
5. Trámite:
realización.
6. Documentos básicos: Programación
7. Ordenación de la Serie: Asuntos, cronológico
Personas: Empleados, docentes, estudiantes.
Lugares
8. Contenido: Fechas: de realización
todos los relativos a la actividad del
Asuntos: Colegio
9. Vigencia Administrativa: un año
10. Expurgo:
68
1. Serie Documental
a. Denominación: PROTOCOLOS DE DOCENTES
Ésta agrupación responde a la función
de protocolizar, legalizar el escalafón de
b. Definición:
los docentes ante el Ministerio de
Educación.
PROTOCOLOS DE
42
DOCENTES
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: expediente
Forma: original
2. Oficina Productora Administración Documental
Ley 115 de 1994, Ministerio de
4. Legislación: Educación
Proceso de escalafón docentes ante
5. Trámite:
notaria y Ministerio de Educación
6. Documentos básicos: Resolución
7. Ordenación de la Serie: cronológico
Personas: docentes
Lugares Notaria
8. Contenido: de radicación ante el
Fechas: Ministerio
Asuntos: escalafón
Vigencia
9. Administrativa: indefinido
10. Expurgo: documentos en original no se realiza
expurgo.
69
1. Serie Documental
a. Denominación: REGISTROS DE MATRÍCULA
b. Definición: admitir y matricular estudiantes, sentar
matrícula.
REGISTRO DE
48
MATRÍCULAS
Clase: textual
Soporte: papel
Formato: sobres
Forma: original
2. Oficina Productora: Administración Documental
4. Legislación: Ley 115 de 1994, Ministerio de Educación
5. Trámite: admisión de estudiantes
6. Documentos básicos: Orden de matrícula
7. Ordenación de la Serie: Alfabético
Personas: estudiantes
Lugares
8. Contenido: de entrega de formulario
Fechas: diligenciado
Asuntos: admisión
Vigencia
9. dos años
Administrativa:
10. Expurgo: documentos en original no se realiza
expurgo.
70
7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LOS
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOTÁ
COLEGIOS AGUSTINOS RECOLETOS

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
PROCESO
CÓDIGO SERIE / SUBSERIE
DOCUMENTAL
A MACRO PROCESO ESTRATÉGICO
A10-02 ACTAS DE CONSEJO
A10-17 INFORMES DE DIAGNÓSTICO
A10-18 INFORMES DE GESTIÓN
A10-30 PLAN ESTRATÉGICO
A20-04 BALANCE GENERAL
A20-12 ESTADO DE RESULTADOS
A20-19 LIBROS CONTABLES
A20-28 PÉRDIDAS Y GANACIAS
A20-33 PRESUPUESTO
PROCESO
CÓDIGO SERIE / SUBSERIE
DOCUMENTAL
B MACRO PROCESO OPERATIVO
PROGRAMA ANUAL DE
B10-34 ADMISIONES
B10-47 REGISTRO DE MATRÍCULAS
B20-01 ACTAS DE COMITÉ
B20-02 ACTAS DE CONSEJO
B20-13 HISTORIAS ACADÉMICAS
B20-31 PLAN PEDAGÓGICO
B20-37 PROGRAMA DE EVALUACIÓN
B20-42 PROYECTO CURRICULAR
B30-02 ACTAS DE CONSEJO
71
(Continuación)
C MACRO PROCESO DE APOYO
C10-06 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
C10-07 CONTRATOS DE CONSULTORÍA
C10-08 CONTRATOS DE OBRA
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
C10-09 INDEPENDIENTES
C10-10 CONVOCATORIAS DE PERSONAL
C10-15 HISTORIAS LABORALES
C10-25 NÓMINA
C10-38 PROGRAMAS DE BIENESTAR
C10-39 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
C10-40 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
C20-01 ACTAS DE COMITÉ
C20-05 CAMPAÑAS INSTITUCIONALES
C20-35 PROGRAMA DE CATEQUESIS
C20-36 PROGRAMA DE ESCUELA DE PADRES
C20-44 PROYECTOS AMBIENTALES
C20-46 PROYECTOS SOCIALES
C30-01 ACTAS DE COMITÉ
C30-16 INFORMES DE AUDITORÍA
C30-18 INFORMES DE GESTIÓN
C30-29 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
C30-39 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
C40-03 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
C40-20 LIBROS OFICIALES DE ACTAS DE GRADO
C40-21 LIBROS OFICIALES DE CALIFICACIONES
C40-22 LIBROS OFICIALES DE GRADUACIÓN
C40-23 LIBROS OFICIALES DE MATRÍCULA
C40-41 PROTOCOLOS DE DOCENTES
C50-26 ORDENES DE COMPRA
C50-27 ORDENES DE PAGO
C60-14 HISTORIAS DE VEHÍCULOS
C60-18 INFORMES DE GESTIÓN
C60-24 LIBROS RADICADORES
C60-32 PLANES DE RUTAS ESCOLARES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
____________ _______________ __________________
72
8. CONCLUSIONES
Las instituciones hoy en día en pro de ser cada día más competentes
frente al mercado, opta por mejorar sus índices de calidad en la
prestación de sus servicios, todo esto conlleva a implementar Sistemas de
Gestión de Calidad, en donde por obvias razones involucran la gestión
Documental.
Debido a este gran auge los archivistas nos vemos en la necesidad y el

deber de interactuar en este proceso, diseñando herramientas, aportando
técnicas y conceptos para que la gestión Documental no salga del marco
Archivístico y se relacione directamente con los Sistemas de Gestión de
Calidad.
Acerca del marco teórico archivístico se puede decir que, ISO-9001-2008,

no está apartado en su totalidad, da una vía al tratamiento archivístico de
los documentos, además de darle dentro de la institución un valor
substancial a la documentación, en sus etapas de producción, gestión,
conservación y disposición como tal de la información.
Dadas estas observaciones cabe señalarse los principios archivísticos

como el valor inicial para el desarrollo de esta investigación. La
organización de los fondos documentales se basa en la clasificación y la
ordenación como base fundamental. En donde posterior a la clasificación
se realiza el inventario lo cual lleva a la Descripción y posterior a la
ordenación viene la catalogación lo cual de igual forma nos lleva a la
Descripción.
Como se observa es una cadena de procesos que consecutivamente

permiten la organización de un archivo, aportando con ello herramientas
flexibles para el tratamiento de la información de las instituciones.
El análisis de los archivos escolares pone en evidencia que en Colombia

no se da mayor importancia al proceso de organización de este tipo de
archivos, señalando aquí el tratamiento intelectual como el físico. Pero la
propuesta de diseñar una herramienta de clasificación para estos archivos
finalmente, se concluyo, dejando una idea, o más que eso una
experiencia acerca del tratamiento de la información del sector de la
educación en Colombia.
Además de generar esta herramienta para el sector de la educación, lo

interesante es hacerlo bajo una estructura organizacional basada en
procesos, es innovador, aun así no se deja de un lado los conceptos
teóricos ya establecidos en la archivística, es otra experiencia más,
73
documentada en la Universidad de la Salle por estudiantes del Programa
de Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística.
Frente a esta experiencia, los profesionales y las instituciones deben

entrar a hacer parte de las innovaciones administrativas, de los nuevos
procesos organizacionales, sin temor a dejar de un lado los lineamientos
técnicos archivísticos, porque está en ellos integrar modelos
administrativos, calidad, y herramientas de Clasificación para la
administración Documental.
Basados en los hallazgos de esta investigación de campo, cabe resaltar

que la información del sector educativo no varía trascendentalmente entre
sí, de modo que la herramienta propuesta en este documento sirve como
base para las instituciones educativas en Colombia específicamente.
El ejercicio planteado por otros autores acerca de la clasificación y los

Cuadros de Clasificación Documental por procesos, nos demuestra que la
gestión administrativa avanza en el análisis integral de las organizaciones,
de esta manera es indispensable generar nueva terminología,
normatividad y ampliar la visión a los nuevos procesos administrativos.
Es indispensable abarcar nuevos conceptos administrativos para

visualizar de manera trazable la relación entre las funciones en las
organizaciones, de esta manera se evidencian problemas de gestión,
producción, clasificación, ordenación y descripción documental, al mismo
tiempo genera propuestas de herramientas para la gestión de la
información.
El aprendizaje profesional en el desarrollo de esta investigación se

demuestra en la identificación de las necesidades de herramientas de
clasificación documental en el sector educativo, en medio del lenguaje de
los Sistemas de Gestión de Calidad, generando ideas innovadoras frente
a las características planteadas por la clasificación por procesos lo cual es
un tema que genera controversias pedagógicas pero que es necesario
seguir en la continuidad de la investigación para los nuevos trabajos de
grado de nuestra facultad y así vencer las barreras frente al tema.
Como estudiante de pregrado la experiencia académica que genera este

documento generó aportes de tipo académico y de tipo profesional al
momento de la recopilación de la información, análisis y posterior
documentación del mismo trabajo, afrontando los obstáculos en cuanto a
las restricciones de acceso a la información, lo que dejo ver el
profesionalismo y el compromiso con esta contribución desde la formación
académica.
74
BIBLIOGRAFÍA
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____________. Ley General de Archivos. Bogotá: Archivo General de La

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General de la Nación de Colombia, 2003. 94 p.
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Archivos para el distrito capital (documento de trabajo) 1ed. Bogotá:
AGD, 2001. 55 p.
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de Ayuntamientos / Mesa de Trabajo sobre Organización de Archivos
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MASTROPIERRO TELLECHEA (18 al 20 de agosto de 2003). “Análisis de
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En: V Congreso de Archivología de Mercosur.
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BRAVO RIVERA, Carolina, CARO VILLARRAGA, Diana Paola. Modelo

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Central de la Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco”. En:
V Congreso de Archivología de Mercosur.
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http://www.agustinianonorte.edu.co/agustin/nosotros/default.asp [Consulta
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Sistemas de Información y Documentación, 2009. 114 p.
77
ANEXOS
Anexo A Encuesta Única Documental
TRABAJO DE GRADO “DISEÑO DE UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS
COLEGIOS DE LA COMUNIDAD DE AGUSTINOS RECOLETOS DE BOGOTÁ”
COLEGIO AGUSTINIANO NORTE
FORMATO DE ENCUESTA UNICA DOCUMENTAL
ENTREVISTADO:
FECHA:
NOMBRE DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
INSUMOS (ENTRADAS):
ROLES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
1. ¿Qué criterios se tienen para la organización del archivo del proceso?
2. ¿Quiénes (que roles) consultan los documentos del proceso?
3. ¿Cuáles son los criterios de búsqueda de los documentos al momento de la consulta?
4. ¿Cuenta con herramientas de control para la clasificación de la documentación Ejemplo: Lista temática,
Tesauros, Cuadro de Clasificación?
SI __ Descríbala NO __ ¿Porqué?
78
5. Físicamente como se ubican los documentos (¿Cómo se organiza el archivo?)
6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso?
7. ¿Hay inventario del archivo?
SI ____ ¿En qué formato? Papel __ CD __ Base de Datos__
NO ____ ¿Por qué?
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la documentación?
Firma Entrevistado Firma Entrevistador
79
Anexo B. Análisis de la Encuesta Única Documental
Posterior a la realización de las 40 entrevistas se establecieron categorías

de análisis y criterios la cual posibilitó la agrupación de los datos en:
procesos u oficinas de origen, series documentales, subseries
documentales, tipologías documentales, con base en la estructura
organizacional, funcional, procedimental y normativa del Colegio
seleccionado.
Se consideró para efectos de su tabulación definir criterios o códigos

analíticos los cuales se codificaron con el fin de dar un valor por
frecuencias de repetición de información y para que teóricamente le diera
peso argumentativo a cada pregunta, analizando de esta manera la
información.
Una vez terminado el proceso de tabulación de la información, vale la

pena dar relevancia a los aspectos encontrados en la frecuencia de las
respuestas, a continuación se presenta la consolidación de los datos
analizados:
PREGUNTA 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del

archivo del proceso?: En relación con este aspecto, se identificación
las siguientes situaciones:
Figura 15. Criterios de Organización del Archivo
El 35 % de las respuestas refiere que los entrevistados utilizan

el criterio de ordenación cronológica para organizar el archivo,
definiendo el periodo anual como el punto de referencia para la
administración del archivo de gestión.
80
El 23% de las respuestas reseñan que los entrevistados utilizan
el criterio de ordenación cronológica y por asuntos, asumiendo
que son los datos más importantes para su información al
momento de la organización.
El 2.5% de las respuestas describen que los entrevistados
utiliza el método de ordenación cronológico y alfabético según
la naturaleza del tipo documental.
El 25% de las respuestas dan cuenta que los entrevistados
ordenan los expedientes por asuntos, señalando que los
asuntos creados tienen una sola fecha, por lo cual, el interior del
expediente no tiene ordenación cronológica.
El 2.5% de las respuestas demuestran que los entrevistados
utilizan el criterio de ordenación alfabética y por consecutivo,
indicando que sus expedientes tienen un numero consecutivo,
el cual en muchos de los casos identifica el tema del
expediente.
El 2.5% de las respuestas señalan que los entrevistados utilizan
el criterio de ordenación alfabética por asunto, exponiendo que
los expedientes son de estudiantes y cada uno se encuentra
dentro de un grado de curso específico.
El 5% de las respuestas informan que los productores utilizan la
ordenación alfabética por ser expedientes con nombres propios.
El 2.5% de las respuestas hacen referencia que los
entrevistados utiliza el método de ordenación por asunto y
consecutivo por considerarlo una manera práctica para
encontrar sus expedientes.
El 2.5% de las respuestas reseñan que los entrevistados no
ordenan por ningún criterio, asumiendo que los documentos no
están normalizados.
De acuerdo con esto, los sistemas de ordenación más utilizados son la

ordenación cronológica y la alfabética, que facilitan más el acceso y
uso a la información, según lo establecido por Fernández Gil, Paloma 63,
establece que la ordenación forma parte del proceso de organización de
archivo: clasificación-ordenación-descripción. Por tanto este criterio no
puede ir de manera independiente, además dice que la ordenación
alfabética y cronológica es de nivel 1, la más usada pero no la mejor por
ser muy básica.
63
Fernández Gil, Paloma. Manual Op Cit, p.105
81
PREGUNTA 2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del
proceso?: En cuanto a los tipos de usuarios, se encontró:
Figura 15. Usuarios que consultan el archivo
El 45 % de las respuestas muestran que los usuarios que

consultan los documentos son los Roles que intervienen en el
procesos, aunque sean de diferentes procesos intervienen en la
gestión documental y acceden a ellos.
El 30 % de las respuestas informan que los usuarios que
consultan son únicamente los dueños de los procesos quien
tiene acceso a la información.
Y los restantes son las directivas quienes consultan la
información, por ser estrategia agustina intervenir conocer y
saber de la información que ese maneja en el colegio.
Cabe señalarse que la información debe ser de libre acceso a los roles
que intervienen en el proceso, por trazabilidad en el flujo documental de
la función64.
PREGUNTA 3. ¿Cuáles son los criterios de búsqueda de documentos

al momento de la consulta?: En relación con este aspecto, se
identificación las siguientes situaciones:
64
Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
82
Figura 17. Criterios de búsqueda para realizar consultas
El 30% de las respuestas refiere que los entrevistados utilizan

el criterio de Consulta cronológica, definiendo el periodo anual
como el punto de referencia para la consulta del archivo de
gestión.
El 20% las respuestas reseñan que los entrevistados utilizan el
criterio Consulta cronológica y por asuntos, asumiendo que son
los datos más importantes para su información al momento de
la consulta.
El 5% de las respuestas describen que los entrevistados
utilizan el método de Consulta cronológica y alfabético según la
naturaleza del tipo documental.
El 25% las respuestas dan cuenta que los entrevistados
consultan los expedientes por asuntos, señalando que son
asuntos específicos.
El 2.5% de las respuestas demuestran que los entrevistados
utilizan el criterio de Consulta alfabética y por consecutivo,
indicando que sus expedientes tienen un numero consecutivo,
el cual en muchos de los casos identifica el tema del
expediente.
El 2.5% de las respuestas señalan que los entrevistados
utilizan el criterio de Consulta alfabética por asunto, exponiendo
que los expedientes son de estudiantes y cada uno se
encuentra dentro de un grado de curso específico.
El 5% de las respuestas informan que los productores utilizan
la Consulta alfabética por ser expedientes con nombres propios.
83
El 5% de las respuestas hacen referencia que los entrevistados
utilizan el método de Consulta por asunto y consecutivo por
considerarlo una manera práctica para encontrar sus
expedientes.
El 5% de las respuestas reseñan que los entrevistados
consultan por varios índices porque se ajusta en sus búsquedas
por el tipo de información.
Es importante satisfacer las necesidades de información de toda

organización, así que es necesario contar con varias opciones se de
búsqueda y los resultados en la entrevista demuestran que la consulta es
muy delimitada. Esta en nivel 165.
PREGUNTA 4. ¿Cuenta con herramientas de control para la

clasificación de la documentación (Lista temática, tesauros, Cuadros
de Clasificación): A primera vista la frecuencia de las respuestas en las
entrevistas, revelan que:
Figura 18. Clasificación normalizada
El 83% de las respuestas reflejan que los productores no

clasifican la información, asumiendo que se implementará a
partir de la ejecución del Sistema de Gestión de Calidad y
que es labor de Administración documental hacerlo, además
de asumir desconocimiento por las herramientas de control
de clasificación documental.
El resto de las respuestas evidencian que los productores si
clasifican pero por medio del sistema o software
especializado que cuenta para la realización de sus labores.
65
Fernández Gil, Paloma. Manual. Op Cit, p.105
84
Según Schellenberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin
clasificación puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el
paso del tiempo66.
PREGUNTA 5. ¿Físicamente como se ubican los documentos

(cómo se organiza el archivo)?: En cuanto a la ubicación de los
documentos la frecuencia de las respuestas de las entrevistas
arrojaron los siguientes datos:
Figura 19. Expedientes Físicos
o El 95% de las respuestas evidencian que los productores

utilizan unidades de conservación (AZ, EMPASTES, LIBROS,
CARPETAS Y SOBRES) como protección de la información sin
ninguna recomendación técnica, solo por custodiar la
información.
o Los productores restantes mantienen los documentos sueltos
por aludir que son documentos que hacen parte de la gestión y
no se convierten en expedientes.
"De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas

legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas “No se
deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación porque su
uso implica la perforación de los documentos y el contacto con el material
metálico de los ganchos. Además la alta capacidad de almacenamiento
que caracteriza este tipo de unidades, dificulta el manejo de los
66
GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología, Op. Cit. 118 p.
85
documentos y crea deformaciones en ellos.67”. Paloma en su manual
habla de las desventajas de la unidad de soporte AZ: Obligación de
perforar las hojas, lo que supone cierta pérdida de tiempo, y el deterioro
del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez que se
introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no está totalmente
llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no varía
en función del contenido." Por otro lado "Cada oficina tiene sus
peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten por un
Sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a
sus circunstancias." afirma Paloma68.
PREGUNTA 6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del

proceso?: Aquí vale la pena hacer un pequeño paréntesis porque en
esta respuesta los usuarios señalaron el nombre de sus expedientes, que
son en realidad las series, sub-series y tipos Documentales de los que se
constituye el Cuadro de Clasificación.
Es oportuno ahora mencionar que el Tipo documental revela tanto el

contenido como la estructura física del documento según Schellenberg 69.
De igual forma constituye una categoría de la Serie o Asunto que
diferencian de acuerdo a la función70.
Esto nos lleva a mencionar que según Schellenberg, como lo menciona

Ruipérez, Mariano, él archivero norteamericano definía Serie como
"Grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos
juntos por una actividad específica71"
PREGUNTA 7. ¿Hay inventario del archivo?: En esta consulta

las frecuencias de las respuestas de las entrevistas arrojaron los
siguientes resultados:
67
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Laboratorio de restauración.
Bogotá: En: http://www.contratos.gov.co/archivospuc1/2009/DA/115001005/09-9-
43728/DA_PROCESO_09-9-43728_115001005_941417.pdf [Consulta 01-11-09].
68
FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual. Op Cit, p.144
69
SCHELLENBERG, T. Archivos Modernos. Principios y técnicas, 2ª. Ed. En español,
México: Archivo general de la Nación, 1987. 108 p.
70
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de Retención y Transferencias
Documentales. p. 22.
71
GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología, Op. Cit. p. 35
86
Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales
o El 70% de las respuestas de las entrevistas muestran que los

usuarios no elaboran inventario, lo que nos lleva a decir que no
hacen descripción a sus archivos.
o Y las respuestas restantes revelan que los usuarios tienen
descripción de los archivos pero en bases de datos, es decir, la
información que arrojan los sistemas especializados con que
cuenta el colegio de administración e información académica o
contable.
De acuerdo con lo anterior, lo que identificó esta pregunta es relevante

como recomendación para la administración documental del colegio
porque según Sierra Escobar, la identificación documental es el primer
paso en la organización de archivos y demuestra que al igual que la
clasificación, las dos son labores de tipo intelectual72.
PREGUNTA 8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la

documentación?: Con las respuestas dadas por los usuarios en esta
pregunta podremos examinar minuciosamente el problema
documental que atañe el Colegio Agustiniano Norte:
72
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Condiciones, Op. Cit. p. 89
87
Figura 21. Dificultades documentales
El 3% de las respuestas refiere que los entrevistados manejan

la información de manera empírica en el colegio, lo cual demora
el proceso de gestión documental.
El 58% de las respuestas de los entrevistados exponen que
existe Carencia de conocimiento en la Organización
Documental cabe señalarse que es desconocimiento de toda la
organización.
El 3% las respuestas describen que los entrevistados dicen que
falta cronograma de transferencias, lo dicen por el hecho que
en algunos periodos de trabajo es tanto el volumen de
información que se genera que se congestionan las oficinas con
archivo.
El 10% de las respuestas dan cuenta que los entrevistados
mencionan que los expedientes se encuentran incompletos
pues la información no se encuentra normalizada aun.
El 10% de las respuestas demuestran que los entrevistados
indican que no hay un manejo acertado con la información
confidencial y no se tiene el conocimiento o las herramientas
para dar tratamiento a esta documentación.
El 3% de las respuestas señalan que la información no siempre
está disponible para la consulta, pues alguna información que
88
se encuentra centralizada en Administración documental al no
tener un sistema de Gestión documental pues no es eficaz la
accesibilidad, ni el procesamiento de la misma.
El 3% de las respuestas informan del problema de la
recuperación de información, Formación e implementación de
Sistemas de Información.
El 10% de las respuestas hacen referencia acerca de la
necesidad de centralizar la información con mobiliario y
responsable idóneo.
Las respuestas restantes indican que no existe evidencia de las
comunicaciones formales. No existe un sistema de
Correspondencia.
El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la

obligatoriedad de llevar registros e inventarios73. Paloma Fernández
en su Manual habla de los inconvenientes en la gestión documental de
una organización:
a. El mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para

archivar los documentos
b. La mala utilización de los instrumentos informáticos en relación
con los documentos en soporte papel hace que se deteriore la
administración documental74.
73
Documentos curso SENA virtual, ISO 9001:2008 Op. Cit.
74
FERNANDEZ GIL, Paloma. Manual, Op Cit. p. 53
89
Anexo C. Caracterización del Proceso de Gestión estratégica
Anexo D. Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa y financiera
91
Anexo E. Caracterización del Proceso de Admisión y Matricula
92
Anexo F. Caracterización del Proceso de Gestión Académica
93
Anexo G. Caracterización del Proceso de Formación y Desarrollo del Estudiante
94
Anexo H. Caracterización del Proceso de Desarrollo del Personal
95
Anexo I. Caracterización del Proceso de Desarrollo de la Comunidad
96
Anexo J. Caracterización del Proceso de Seguimiento y Mejora
97
Anexo K. Caracterización del Proceso de Compras
98
Anexo L. Caracterización del Proceso de Administración Documental
99
Anexo M. Caracterización del Proceso de Servicios Complementarios
100
Anexo N. Entrevistas
MATRIZ DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
CATEGORIA SUCATEGORÍA INSTRUMENTO INFORMACIÓN CODIGO ANALÍTICO COMENTARIOS
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de organización
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Ordenación cronológica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronológicamente por año. Copia controlada
de manera independendiente.
en Administración Documental.
La clasificación debe estar orientada a satisfacer las necesidades de localización y
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso?
uso de la información por los usuarios, en este caso por control estratégico y
ACCESO Y USO Clasificacion Directivas
seguimiento a los procesos. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por
Rector y Coordinador General
procesos, 322 p.
3. ¿Cuáles son los criterios de búsqueda de documentos al momento
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta cronológica
Por fecha de elaboración
4. ¿Cuenta con herramientas de control para la clasificación de la
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, tesauros, Cuadros de Clasificación)? Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
Descripcion No clasifica
DOCUMENTAL No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
para ello. Se esta mejorando a partir de ISO 9001
GE-01
5. ¿Físicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
ORGANIZACIÓN archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
Ordenación Unidad de conservación
DOCUMENTAL Archivo Central de Administración documental (Secretaria): pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
archivadores, carpetas legajadoras, orden cronológico.
6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso? Constituye una categoría de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Informes función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL Informe de diagnóstico Institucional documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra escobar en su artículo Condiciones generales sobre (CCD), la
DE LA Descripcion No hay descripción identificación documental es el primer paso en la organización de archivos y
No hay. Falta de tiempo para hacerlo
INFORMACION demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la
El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN documentación? Manejo empÍrico,
Ordenación llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL El conocimiento de la ubicación de un documento solo lo sabe una memorÍstico
documentos.
persona.
101
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso?
Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de organización
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Ordenación cronológica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronológicamente por año. Copia controlada
ir de manera independendiente.
en Administración Documental.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? La clasificación debe estar orientada a satisfacer las necesidades de localización y
Rector uso de la información por los usuarios, en este caso por control estratégico y
procesos, 322 p.
3. ¿Cuáles son los criterios de busqueda de documentos al momento
documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)?
ORGANIZACIÓN Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
DOCUMENTAL puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
GE-02 No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIÓN archivo)? por un
DOCUMENTAL Archivo Central de Administración documental (Secretaria): sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a sus
archivadores, empastado, orden cronológico. circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIÓN
Clasificacion 1. Plan estratégico 2. Plan operativo de estrategia Planes función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra escobar en su artículo Condiciones generales sobre (CCD), la
DE LA Descripcion No hay. Falta de tiempo para hacerlo No hay descripción identificación documental es el primer paso en la organización de archivos y
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN documentación?
Ordenación de Organización llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL
Hasta el momento no se han presentado incovenientes. Documental. documentos.
102
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL Los informes se archivan cronológicamente por año en Administración
Documental.
Rector, Cordinador General, Coordinador Pastoral y Coordinador uso de la información por los usuarios, en este caso por control estratégico y
Calidad. seguimiento a los procesos. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por
procesos, 322 p.
No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
GE-03 Archivo Central de Administración documental (Secretaria): triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIÓN archivadores, AZ, orden cronológico. la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
no está totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma
no varía en función del contenido."
ORGANIZACIÓN
Clasificacion 1. Informe revisión por la alta dirección Informes función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
ACCESIBILIDAD Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales sobre
No hay. Falta de tiempo para hacerlo
DE LA Descripcion No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
INFORMACION y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
documentación? Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN Hasta el momento no se han presentado incovenientes.
DOCUMENTAL
Documental. documentos.
103
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Número consecutivo acta, fecha de realización (Periodicidad mensual) de manera independendiente.
Rector, Cordinador General, Coordinador Pastoral procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta cronológica y
ACCESO Y USO Descripcion
consecutivo
Por fecha de elaboración y número de acta
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
DOCUMENTAL No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
ORGANIZACIÓN
GE-04 archivo)?
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
DOCUMENTAL pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Archivo Central de Administración documental (Secretaria): carpetas
legajadoras por orden consecutivo de número de acta.
Constituye una categoría de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Actas función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
1. Consejo directivo - Actas
Si, Base de datos
DE LA Descripcion Descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
documentación? Carencia de conocimiento El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL Hasta el momento no se han presentado incovenientes.
Documental. documentos.
104
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL Cronológico (periodicidad anual), en Administración Documental de manera independendiente.
(secretaría).
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienenen el
ACCESO Y USO Clasificacion La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Rector, Contadora procedimiento función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Año de ejecución
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)?
DOCUMENTAL No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
para ello. puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
GAF-01 Archivo Central de Administración documental (Secretaria): AZ en orden triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIÓN cronológico. la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
Según Schellenberg, el último concepto que se tiene de Serie es "Grupo de
ORGANIZACIÓN
Clasificacion 1. Presupuesto Presupuesto documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
específica"
Si, Base de datos
ORGANIZACIÓN
Ordenación documentación? de Organización llevar registros e inventarios. Mobiliario y material incorrecto para archivar los
DOCUMENTAL
Que los documentos vienen con anexos de diferentes tamaños. Documental. documentos.
105
ORGANIZACIÓN Ordenación cronológica y
Clasificacion de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Cronológico (periodicidad anual), en Administración Documental por asuntos
(secretaría).
Roles que intervienen en el
procedimiento.
Rector, Contadora función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Fecha de elaboración
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
No, lo único que se tiene en cuenta era archivar en un lugar dispuesto Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
para ello. puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
GAF-02 archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
Archivo Central de Administración documental (Secretaria): AZ en orden triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIÓN cronológico. la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
1. Informe diagnóstico finaciero documentales. p. 22.
ACCESIBILIDAD 7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales sobre
DE LA Descripcion No, no había creado la necesidad. No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
documentación? Carencia de conocimiento
ORGANIZACIÓN El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenación de Organización
DOCUMENTAL Los dos últimos informes permanecen en archivo de gestión antes de llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
Documental.
ser llevados al archivo de secretaría. para archivar los documentos.
106
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Ordenación por asuntos de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL Los documentos permanecen en el archivo de gestión con clips hasta
finalizado el proceso de admisión.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
ACCESO Y USO Clasificacion
Rector, Coordinador general, Pagaduría, Secretaría procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta cronológica y
alfabética
Número consecutivo del formulario y Nombre del alumno solicitante.
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
No, estos documentos solo se archivan después de ser aceptado el Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
MAD-01 solicitante. puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIÓN archivo)? Documentos sueltos de por un
Ordenación
DOCUMENTAL En el archivo de gestión de Pagaduría por número consecutivo de gestión sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a sus
formulario con clip. circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIÓN Formatos, formulario, El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del
Clasificacion 1. Formulario de inscripción 2.Prueba de admisión 3.Formato de
DOCUMENTAL listados documento. Schellenberg.
entrevista 4. Listado de seleccionados
DE LA Descripcion No, porque se tienen en el archivo de gestión hasta ser archivados con No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
INFORMACION los documentos de matrícula. y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
Ordenación de Organización llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL
Que no conforman un expediente en físico. Documental. para archivar los documentos.
107
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL Documentos totalmente diligenciados, Apellidos-Nombres del alumno,
grado y curso.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? La consulta por los dueños del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
ACCESO Y USO Clasificacion Dueños del proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nación:
Secretaria, Enfermera, Jefe de personal. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos
Apellidos-Nombres del alumno, grado y curso.
4. ¿Cuenta con herramientas de control para la clasificación de la Según Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos la
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? normalización de información es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion Clasifica
DOCUMENTAL dispocisiones destinadas a un uso común repetido, con el fin de conseguir un grado
Si, Listado de cursos, del sistema. óptimo de órden.
archivo)?
En archivadores en Pagaduría (antes del asiento de la matrícula) en
ORGANIZACIÓN
Ordenación sobres por curso alfabético Apellidos-Nombres del alumno, grado y Unidad de conservación "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
DOCUMENTAL
MAD-02 curso. Después de matriculados los sobres pasan a administración
documental.
por un
sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a sus
circunstancias." afirma Paloma en su manual.
ORGANIZACIÓN
Clasificacion
DOCUMENTAL Pagaduría: Orden de matrícula-Contrato-Pagaré-Formulario
Formulario, contrato, El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del
Enfermería: Fotocopia Carné eps-Recibo seguro de vida-certificado
certificados, pagares documento. Schellenberg.
ACCESIBILIDAD Médico
DE LA Descripcion Secretaría: Formulario - Hoja de matrícula - Fotos - fotocopia del
INFORMACION documento de identificación - Último boletin (nuevo)
7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales sobre
ORGANIZACIÓN
Ordenación Si, Base de datos. Descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
DOCUMENTAL
y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
SISTEMA DE documentación?
ORGANIZACIÓN Falta cronograma de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
GESTIÓN
DEL ARCHIVO Es excesivo el número de sobres y documentos por clasificar en cortos transferencias llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL
periodos de tiempo. para archivar los documentos.
108
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de organización
ORGANIZACIÓN proceso?
DOCUMENTAL
Por Áreas (departamentos) y grados. de manera independendiente.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Coordinadora académica, Coordinadora general y Docentes procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Áreas (Departamentos) y Grados
No, son pocos los expedientes y permanecen en el archivo de gestión.
En archivo de gestión por AZ y separadores triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIÓN
Ordenación
GAC-01 Unidad de conservación
la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Proyecto de área - Plan operativo - Diseño del curso - Diario de campo - Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Recurso de aprendizaje. documentales. p. 22.
DE LA Descripcion No, falta de tiempo. No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
Ordenación Que están en AZ y los expedientes son robustos, hace difícil su de Organización
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios.
manipulación. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para Documental.
archivar los documentos.
109
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Por Áreas, año lectivo y grado. de manera independendiente.
Roles que intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
Coordinadora académica, Coordinador general, Docentes y jefes de procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
área.
de la consulta?
ACCESO Y USO Descripcion Consulta por asuntos
Área, año lectivo y grado.
No, son pocos los expedientes y permanecen en el archivo de gestión.
GAC-02 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de
ORGANIZACIÓN En archivo de gestión en AZ con separadores la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Proyectos, Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Proyecto currícular - Plan de estudios. documentales. p. 22.
DE LA Descripcion No, no se ha generado la necesidad. No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
Ordenación de Organización llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL
Se generan muchas copias no controladas. Documental. para archivar los documentos.Falta de normalización de los impresos
110
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Ordenación por asuntos organización de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL
Por grado y apellidos-nombres (alfabéticamente) criterio no puede ir de manera independendiente.
Coordinadora convivenciaa, Coordinador general, Coordinadora procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
académica, Orientadoras y Docentes.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos.
Apellidos-Nombres y grado.
No, Se desconoce la importancia de la implementación de estas
herramientas.
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas
GAC-03 archivo)? legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja
de lado la triada de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las
En archivo de gestión en AZ por grado y curso.
ORGANIZACIÓN desventajas de la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que
DOCUMENTAL supone cierta pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de
manipular el mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento.
Cuando la carpeta no está totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el
ancho de la misma no varía en función del contenido."
ORGANIZACIÓN El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del
Clasificacion Formatos, evaluaciones.
DOCUMENTAL documento. Schellenberg.
Balance evaluativo - Acuerdos de refuerzo - Recuperaciones
ACCESIBILIDAD
No, falta de tiempo. (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de
DE LA Descripcion No hay descripción
archivos y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo
INFORMACION
intelectual.
documentación? El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN Carencia de conocimiento de
Ordenación llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL Por la cantidad de folios y su uso permanente en algunos casos el Organización Documental.
para archivar los documentos. Falta de normalización de los impresos.
deterioro es frecuente.
111
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Por periódo o bimestre, grado y curso. de manera independendiente.
procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Coordinadora académica, Jefes de área y Docentes.
Periódo grado y curso.
No, se desconce la importancia de la implementación de estas
herramientas.
archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada
Informes: AZ por áreas y periódos de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta pérdida
ORGANIZACIÓN de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo
DOCUMENTAL GAC-04 cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no está
totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no varía en
función del contenido.
"
Planillas de registro de notas - Valoración por área - Informe bimestral

ORGANIZACIÓN de valoraciones de las actividades de refuerzo y recuperación - Informe El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del
Clasificacion Informes, Formatos
DOCUMENTAL académico por periódos - Informe general por cursos - Actividades de documento. Schellenberg.
refuerzo y superación - Informes de evaluación - Informe final (Notas
definitivas) - Informe por bimestre.
DE LA Descripcion Si, Base de datos Descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos y
documentación? Expedientes incompletos, El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN
Ordenación Información no llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para
DOCUMENTAL Por estar la información sistematizada la física no se encuentra
normalizada. archivar los documentos.
completa.
112
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Ordenación por asuntos. de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Por actividad física (Tema), por grados, cursos y equipos. de manera independendiente.
procedimiento. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Jefe de Área y títulares.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta por asuntos.
Programación de actividades y equipos.
No, hasta la fecha no hay una normalización de la información de esta
función.
FDE-01 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
DOCUMENTAL En el archivo de gestión por carpetas legajadas, por actividad deportiva pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
(Temas) cronológicamente.
Clasificacion Informes, Formatos
DOCUMENTAL 1.Planillas de control y resultados 2.Programa olimpiadas 3.Evaluación documento. Schellenberg.
actividades (informes)
DE LA Descripcion No, por falta de organización de la información y desconocimiento de la No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
INFORMACION misma. y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
Ordenación de Organización
DOCUMENTAL Desorganización en la información y pérdida de documentos. Falta de llevar registros e inventarios.
Documental.
normalización de los impresos.
113
Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación cronológica y por
Clasificacion organización de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL asuntos
Por año de elecciones y cargo. criterio no puede ir de manera independendiente.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? Roles que intervienen en el
procedimiento.
Coordinador General, Coordinador Pastoral y Jefe de Área función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Consulta cronológica y por
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta?
asuntos
Por cargo, año lectivo y nombre de candidatos

No, porque no se le tiene el conocimiento necesario para el manejo de
este tipo de documentos (confidencialidad de los mismos).

ORGANIZACIÓN FDE-02 archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
DOCUMENTAL En administración Documental - Carpetas legajadoras por año de pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
elección y cargo

ORGANIZACIÓN
Clasificacion Programa gobierno escolar 1. Elecciones personero 2.Elecciones Formatos, actas. función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
consejero 3.Elecciones docente al consejo directivo 4.Elecciones documentales. p. 22.
representante de curso 5.Elecciones representante de los estudiantes.
ACCESIBILIDAD
(CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de
DE LA Descripcion No, por lo que se encuentran en administración documental entonces No hay descripción
archivos y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo
INFORMACION no se ve la necesidad, pues es responsabilidad de este proceso.
intelectual.
Ordenación documentación? Confidencialidad
El manejo de la confidencialidad.
114
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso?
DOCUMENTAL
Por grado. de manera independendiente.
La consulta por los dueños del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
ACCESO Y USO Clasificacion Dueños del proceso. los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nación:
Orientadoras, Enfermera. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Proyecto por grado.

No, son pocos los expedientes y permanecen en archivo de gestión.
FDE-03 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
DOCUMENTAL En el archivo de gestión de orientación escolar por carpetas legajadoras pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
por grado.
ORGANIZACIÓN 6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso?
Clasificacion Proyectos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Proyecto de educación sexual por grado documentales. p. 22.
Si, Base de datos.
ORGANIZACIÓN documentación? Disponibilidad de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenación
DOCUMENTAL Se tienen satelitalmente ubicadas las ayudas o recursos que información. llevar registros e inventarios.
complementan audiovisuales el proyecto.
115
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación alfabética y
DOCUMENTAL consecutiva.
Por Apellidos-Nombre (alfabeticamente), código del estudiante. de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueños del proceso. los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nación:
Orientadoras. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Consulta alfabética y
consecutiva.
Apellidos-Nombre (alfabéticamente)

No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de
FDE-04 información (confidencial)
DOCUMENTAL En el archivo de gestión de orientación por cada alumno con pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
intervención por parte del profesional asignado.
Clasificacion Historia documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Orientación psicológica. específica"
DE LA Descripcion No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de No hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
INFORMACION información (confidencial) y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
El manejo de la confidencialidad.
116
Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de organización de
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación por asunto,
Clasificacion archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de
DOCUMENTAL alfabética
Grado, Apellidos-Nombres (alfabeticamente) manera independendiente.
Orientadoras, coordinadora de convivencia, Coordinador general y procedimiento.
La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
titulares.
función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta por asunto,
alfabética
Grados, Apellidos-Nombre (alfabéticamente)

No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de
información (confidencial)
FDE-05 "De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada
archivo)?
de organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
ORGANIZACIÓN unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta pérdida de
DOCUMENTAL tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez
Archivo de gestión de la coordinación de convivencia en AZ por grados. que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no está totalmente llena
se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no varía en función del
contenido."
Clasificacion Informes documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Proceso formativo específica"
ACCESIBILIDAD Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales sobre (CCD),
DE LA Descripcion No, no se tiene el conocimiento para el manejo de este tipo de No hay descripción la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos y
INFORMACION información (confidencial) demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.

El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de llevar
Ordenación Confidencialidad registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para
DOCUMENTAL
La pérdida del expediente en el continuo movimiento del mismo. archivar los documentos.
117
Clasificacion Ordenación alfabética de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Apellidos-Nombres (alfabeticamente) de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Auxiliar Jefe de personal función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta alfabética
ORGANIZACIÓN normalización de información es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? Clasifica
Si, lista en el sistema por cargo. óptimo de órden.
DP-01 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
DOCUMENTAL Archivo de administración documental, carpetas legajadoras por pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Apellido-nombres (alfabéticamente)
Clasificacion Hoja de vida documentos , expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Historia laboral específica"
DE LA Descripcion Si hay descripción. (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
Si, base de datos.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Carencia de conocimiento
Ordenación documentación? de Organización
No se han encontrado inconvenientes. Documental.
118
Clasificacion Ordenación alfabética. de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Apellidos-Nombres (alfabeticamente) de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Coordinador General, Contadora función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
ACCESO Y USO Descripcion de la consulta? Consulta alfabética.
ORGANIZACIÓN normalización de información es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? Clasifica
Si, lista en el software de contabilidad óptimo de órden.
DP-02 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
DOCUMENTAL sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a sus
Formas contínuas en cajas y son marcadas por año.
ORGANIZACIÓN 6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso? El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del
Clasificacion Comprobantes
Comprobantes pago de nómina.
DE LA Descripcion Si hay descripción (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos
Si, base de datos.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Recuperación de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN documentación? información, Formación e llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
Ordenación
DOCUMENTAL La recuperación de información en el archivo físico es muy difícil, por implementación de para archivar los documentos. Mala utilización de los instrumentos informáticos en
ello recurren a la base de datos. Sistemas de Información. relación con los documentos en soporte papel.
119
DOCUMENTAL
Cronológicamente de manera independendiente.
procedimiento.
Rector, Auxiliar Jefe de personal, Coordinador General función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Consulta cronológica y por
asunto.
Fecha y tema

Descripcion documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? No clasifica
No, porque es nueva la función y pocos los expedientes.
DP-03 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
DOCUMENTAL Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Auxiliar del Jefe de pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
Personal
Clasificacion Proyectos, Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Programa salud ocupacional, Capacitaciones documentales. p. 22.
No, porque es nueva la función y pocos los expedientes.
Ninguna. Documental.
120
DOCUMENTAL por asunto
Cronológicamente por departamento de manera independendiente.

Coordinador general, Coordinador académico, Aux. Jefe de Personal. procedimiento. La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
de la consulta? Consulta por proceso y
asunto
Por tema, por departamentos y por fechas.

DP-04 No, porque son pocos los expedientes.
Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Coordinador general

Clasificacion Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Capacitaciones académicas
INFORMACION No, son pocos los expedientes. y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.

ORGANIZACIÓN Unicamente personal autorizado. El control de documentos y registros de ISO 9001
DOCUMENTAL establece la obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
Documental.
Ninguna.
121
DOCUMENTAL Por procesos teniendo en cuenta el manual de funciones manual de por asunto
funciones, cronológicamente.
procedimiento.
Cordinador general función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.

Consulta por proceso y
asunto
Por proceso y por cargo.

No, porque es nueva la función y son pocos los expedientes.
DP-05
Carpetas legajadoras, en el archivo de gestion del Coordinador general
Clasificacion Formatos
Evaluación y desempeño
INFORMACION Si, base datos, Indicadores y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.

ORGANIZACIÓN Unicamente personal autorizado. El control de documentos y registros de ISO 9001
DOCUMENTAL establece la obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
Manejo de la confidencialidad
122
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación por asunto y
DOCUMENTAL cronológica
Por nombre de la campaña y cronológicamente de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueño del proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nación:
Coordinador Pastoral. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Consulta por asunto y
cronológica
Por nombre de la campaña y cronológicamente

DEC-01 No, son pocos los expedientes generados.

DOCUMENTAL Archivo de gestión del coordinador de pastoral en carpetas legajadoras pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
en un archivador.
DOCUMENTAL
Campañas sociales documentales. p. 22.
No, son pocos los expedientes generados.
123
DOCUMENTAL
Cronología. de manera independendiente.
ACCESO Y USO Clasificacion Dueños del Proceso los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General de la Nación:
Coordinador Pastoral, docente encargado. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Consulta específica por
varios índices
Actividad, fecha, número de acta.

DEC-02 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
en un archivador.
Clasificacion Actas, Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Actas de comite ecológico, Actividades ecológicas documentales. p. 22.
124
DOCUMENTAL
Coordinador Pastoral, Coordinador general, Coordinador académica, seguimiento a los procesos. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por
Auxiliar Jefe de Personal. procesos, 322 p.
Cronología.

DEC-03 No, porque no se habia generado la necesidad.
en un archivador.
DOCUMENTAL
Proyecto escuela de padres documentales. p. 22.
125
DOCUMENTAL
Coordinador Pastoral, Docente encargado. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Cronología.

No, porque no se habia generado la necesidad.
en un archivador.
Clasificacion Programas función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Programa de catequesis documentales. p. 22.
No, porque no se había generado la necesidad.
126
DOCUMENTAL
Temas. de manera independendiente.
Coordinador Pastoral, Docente encargado. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Temas.

en un archivador.
DOCUMENTAL
Proyectos de servicio social. documentales. p. 22.
127
DOCUMENTAL
Cronológico de manera independendiente.
Rector, Coordinación general, Coordinación calidad.
procesos, 322 p.
Fecha de elaboración.

SGC-01 No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos expedientes.
DOCUMENTAL Archivo de gestión del proceso de calidad en carpetas legajadoras por pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
orden cronológico.
DOCUMENTAL
Informe estado del SGC documentales. p. 22.
No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos expedientes.
No se han detectado inconvenientes. Documental.
128
DOCUMENTAL
Cronológico
Coordinador Calidad, Rector y Coordinador general
procesos, 322 p.

Fecha

SGC-02 No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos expedientes.

archivo)?
ORGANIZACIÓN De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
Archivo de gestión del proceso de calidad en carpetas legajadoras por
orden cronológico.
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Formatos función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Programas Capactación de formación en calidad documentales. p. 22.
No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos expedientes.
No se han detectado inconvenientes. Documental
129
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de
ORGANIZACIÓN
Clasificacion archivo del proceso? Ordenación por asunto organización de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este
DOCUMENTAL
Por Proceso criterio no puede ir de manera independendiente.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del La consulta por los dueños del proceso es poque son quienes recepcionan o
ACCESO Y USO Clasificacion proceso? Dueños de procesos generan los documentos en cumplimiento de sus funciones. Archivo General
Coordinador Calidad, Dueños de proceso de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
3. ¿Cuáles son los criterios de busqueda de documentos
ACCESO Y USO Descripcion al momento de la consulta? Consulta por asunto
Por procesos
4. ¿Cuenta con herramientas de control para la

clasificación de la documentación (Lista temática, Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin
ORGANIZACIÓN thesauros, Cuadros de Clasificación)?
Descripcion No clasifica clasificación puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el
DOCUMENTAL
paso del tiempo
No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos
SGC-03 expedientes.
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo
ORGANIZACIÓN se organiza el archivo)? De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas
DOCUMENTAL Archivo de gestión del proceso de calidad en carpetas legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas.
legajadoras por procesos.
6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del Constituye una categoría de la Serie o Asunto que diferencian de acuerdo a la
ORGANIZACIÓN
Clasificacion proceso? Informes función. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y Transferencias
DOCUMENTAL
Auditorias documentales. p. 22.
7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales
ACCESIBILIDAD DE LA sobre (CCD), la identificación documental es el primer paso en la organización
Descripcion No, por lo que es una función nueva y aun no hay muchos No hay descripción
INFORMACION de archivos y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores
expedientes.
de tipo intelectual.
ORGANIZACIÓN Carencia de conocimiento de El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad
Ordenación documentación?
DOCUMENTAL Organización Documental de llevar registros e inventarios.
No se han detectado inconvenientes.
130
ORGANIZACIÓN
Clasificacion proceso? Ordenación por asuntos de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Por procesos y funciones de manera independendiente.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? La consulta por los dueños del proceso es poque son quienes recepcionan o generan
Dueños del proceso o personas autorizadas por los mismos.
Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
3. ¿Cuáles son los criterios de busqueda de documentos al
momento de la consulta?
ACCESO Y USO Descripcion Consulta por asuntos
Por expediente, procesos, funciones, cronológico, grados, áreas y
proyectos.
documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de
ORGANIZACIÓN Clasificación)? Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
DOCUMENTAL No , porque hasta ahora se esta implementando la manera de puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
normalizar los documentos a través de los requisitos exigidos por la
norma ISO-9001
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIÓN el archivo)? por un
DOCUMENTAL ADOC-01 Estantería, archivadores verticales, vitrinas, por procesos.
sistema que, dentro de unos criterios archivísticos básicos, se adapte a sus
6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso? Según Schellenberg, el último concepto que se tiene de Serie es "Grupo de
ORGANIZACIÓN
Clasificacion Expedientes y Formatos documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL Gestión documental
específica"
No, factor tiempo y cantidad de expedientes.
documentación?
La estantería no es la adecuada. Los soportes son diversos y no esta
normalizada la clasificación. No se cuenta con inventario que
identifique el total de la documentación. No se tiene el conocimiento
Necesidad de centralizar la
ORGANIZACIÓN necesario para clasificar la información debidamente. No hay eficacia El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenación información con mobiliario
DOCUMENTAL en la búsqueda de información.Diferentes criterios de archivo entre llevar registros e inventarios.
y responsable idóneo.
el personal de la oficina. Inexistencia de un Archivo General o falta de
personal cualificado en el mismo, lo
que impide una transferencia de documentos sistematizada.
Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para archivar los
documentos.
131
ORGANIZACIÓN Consulta cronológica y
Clasificacion proceso? de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL especifica por asunto
Por años cronologicamente. de manera independendiente.
Rector, coordinador General y Coordinadora académica
procesos, 322 p.
Consulta cronológica y
especifica por asunto
Por años y alfambeticamente

Descripcion documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? Si clasifica
DOCUMENTAL ADOC- puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
Si, Listas docentes posesionados
02 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
Libros empastados en el archivo central.
Clasificacion Listados documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad
DOCUMENTAL
Protocolización específica"
Si, base de datos
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la
Ordenación documentación? información con mobiliario
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios. Mobiliario incorrecto para archivar los documentos.
No se han generado inconvenientes. y responsable idóneo.
132
ORGANIZACIÓN
Clasificacion proceso? Ordenación cronológica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Libros-Temas de manera independendiente.
Secretarias, Rector, Coordinador General, Coordinador Pastoral y seguimiento a los procesos. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por
coordinador académico procesos, 322 p.
Consullta específica por
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta?
varios indices
Temas, grado, curso Apellidos-Nombres alfabeticamente.
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo sin clasificación
Descripcion Si clasifica
DOCUMENTAL Clasificación)? puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
Si, Software académico, listados
ADOC-03 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se "Cada oficina tiene sus peculiaridades y deben ser sus responsables los que opten
ORGANIZACIÓN organiza el archivo)? por un
Libros empastados en el archivo central.
Los registros son identificados como "conjunto de documentos, referidos a asuntos
ORGANIZACIÓN diversos, ordenados cronológicamente y dispuestos en forma de libro". Archivos
Clasificacion Libros
DOCUMENTAL libros de matrícula, Libros de calificaciones, Libros Actas de grado, Municipales: Propuesta de Cuadro de Clasificación de Fondos de Ayuntamientos, p.
Libros de graduación, 23.
Si, base de datos
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la
Ordenación documentación? información con mobiliario y
DOCUMENTAL llevar registros e inventarios. Mobiliario incorrecto para archivar los documentos.
No se han generado inconvenientes. responsable idóneo.
133
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del proceso de organización de
ORGANIZACIÓN
Clasificacion proceso? Ordenación por asuntos archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de
DOCUMENTAL
manera independendiente.
Proveedores, Nit.

proceso. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Contadora, Auxiliar Jefe de personal, Pagaduría, Rector.

Proveedores, Nit.

documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? Según Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos la normalización
ORGANIZACIÓN de información es una actividad que esta encaminada a establecer dispocisiones
Descripcion Clasifica
DOCUMENTAL destinadas a un uso común repetido, con el fin de conseguir un grado óptimo de
Si, un listado de los proveedores con datos escenciales en base de órden.
datos.
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras, pues

COM-01 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la triada de
archivo)? organización del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la unidad
ORGANIZACIÓN de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta pérdida de
DOCUMENTAL tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el mecanismo cada vez
que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no está totalmente llena
En archivo de gestión de contabilidad en AZ se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de la misma no varía en función del
contenido.
ORGANIZACIÓN 6. ¿Qué documentos se generan en desarrollo del proceso? El Tipo documental revela tanto el contenido como la estructura física del documento.
DOCUMENTAL Schellenberg.
Selección y evaluación de proveedores.
ACCESIBILIDAD Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones generales sobre (CCD),
DE LA Descripcion Si hay descripción la identificación documental es el primer paso en la organización de archivos y
INFORMACION Si, Base de datos. demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.

documentación? Unidad de conservación en El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de llevar
ORGANIZACIÓN desorden. Carencia de registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para
Ordenación
DOCUMENTAL conocimiento de archivar los documentos. Mala utilización de los instrumentos informáticos en relación
No esta normalizada la documentación interna. Los anexos son de Organización Documental. con los documentos en soporte papel.
difererntes tamaños.
134
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación por asunto y
DOCUMENTAL por consecutivo
Proveedor, Consecutivo de orden de compra. de manera independendiente.
2. ¿Quiénes (roles) consultan los documentos del proceso? Roles ue intervienen en el La informacion debe ser de acceso por trazabilidad en el flujo documental de la
proceso. función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Contadora, Auxiliar Jefe de personal, Rector.
Consulta cronológica, por
asuntos
Proveedores, Nit., Fechas
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de Clasificación)? normalización de información es una actividad que esta encaminada a establecer
Descripcion Clasifica, ordena, describe.
Si, un listado de los proveedores con datos escenciales en base de óptimo de órden.
datos.
COM-02 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el
archivo)?
De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIÓN la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL En archivo de gestión de Auxiliar Jefe de personal en AZ por proveedor, pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
consecutivo y cronologicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
no varía en función del contenido.
COMPRAS -Cotizaciones y -Órdenes de compra
Si, Base de datos.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Necesidad de centralizar la El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN
Ordenación documentación? información con mobiliario llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL
Los documentos son de diferentes tamaños. y responsable idóneo. para archivar los documentos.
135
ORGANIZACIÓN 1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del proceso? Ordenación cronológicay
DOCUMENTAL asunto específico.
Por ruta (Tema), cronológicamente (anual) de manera independendiente.
Auxiliar Jefe de personal, Rector. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Consulta por Asunto
específico.
Por ruta.

No, en proceso de normalización de la documentación.
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
SEG-01 archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIÓN Documentos de gestión sin la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
Ordenación
DOCUMENTAL Archivo de gestión de la Auxiliar de jeje de Personal sin ningún tipo de organización pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
organización interna. mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
Control y seguimiento a rutas.
No, en proceso de normalización de la documentación.
ORGANIZACIÓN
Ordenación documentación? de Organización llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL
La búsqueda de información no es oportuna. Documental. para archivar los documentos. Falta de normalización de los impresos.
136
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del Fernandez Gil establece que la ordenación forma parte del
ORGANIZACIÓN proceso? Ordenación cronológica y por proceso de organización de archivo: clasificacion-ordenacion-
Clasificacion
DOCUMENTAL asuntos descripcion. Por tanto este criterio no puede ir de manera
Por temas y cronológico
independendiente.
La consulta por los dueños del proceso es poque son quienes
recepcionan o generan los documentos en cumplimiento de sus
ACCESO Y USO Clasificacion Dueño del proceso
funciones. Archivo General de la Nación: Tablas de Retención y
Enfermera.
Transferencias documentales. 2001
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta? Consulta cronológica, por asuntos
Temas, fecha, Nombres estudiantes
Según Schellemberg y Mundet, no se puede concebir un archivo
ORGANIZACIÓN documentación (Lista temática, thesauros, Cuadros de
Descripcion No clasifica sin clasificación puesto que su consecuencia serán fondos
DOCUMENTAL Clasificación)?
acumulados con el paso del tiempo
No, se encuentra en proceso de normalización la documentación.
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en
el archivo)? carpetas legajadoras, pues no se aconseja el uso de AZ u otras
formas. Sin embargo se deja de lado la triada de organización
SEG-02 del archivo. Paloma en su manual habla de las desventajas de la
ORGANIZACIÓN unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que
DOCUMENTAL supone cierta pérdida de tiempo, y el deterioro del documento.
Archivo de gestión de enfermería en AZ
Necesidad de manipular el mecanismo cada vez que se
introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta no está
totalmente llena se desaprovecha el espacio, ya que el ancho de
la misma no varía en función del contenido.
ORGANIZACIÓN El Tipo documental revela tanto el contenido como la
DOCUMENTAL Seguimiento de alumnos por trauma, Suministros elementos de estructura física del documento. Schellenberg.
enfermería.
7. ¿Hay inventario del archivo? Según Sierra Escobar, Luis Fernando en su artículo Condiciones
ACCESIBILIDAD DE LA generales sobre (CCD), la identificación documental es el primer
Descripcion No hay descripción
INFORMACION No, se encuentra en proceso de normalización la documentación. paso en la organización de archivos y demuestra que al igual
que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para archivar
ORGANIZACIÓN documentación? los documentos.Falta de normalización de los impresos. El
Ordenación Información no normalizada
DOCUMENTAL control de documentos y registros de ISO 9001 establece la
No esta automatizado el ingreso de registros.
obligatoriedad de llevar registros e inventarios.
137
ORGANIZACIÓN
Clasificacion proceso? Ordenación cronológica de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL
Cronológico de manera independendiente.
Auxiliar Jefe de personal. Tablas de Retención y Transferencias documentales. 2001
Fechas
DOCUMENTAL Clasificación)? puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo.
No, no se ha generado la necesidad.
5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
el archivo)? pues no se aconseja el uso de AZ u otras formas. Sin embargo se deja de lado la
ORGANIZACIÓN
SEG-03 la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL Archivo de gestión de Auxiliar de Jefe de personal en AZ, pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
cronológicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
DOCUMENTAL Servicios generales (Suministro elementos de aseo, programación de documento. Schellenberg.
aseo)
ORGANIZACIÓN documentación? Información no El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
Ordenación
DOCUMENTAL Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para archivar los normalizada llevar registros e inventarios. Falta de normalización de los impresos.
documentos.
138
Clasificacion proceso? de archivo: clasificacion-ordenacion-descripcion. Por tanto este criterio no puede ir
DOCUMENTAL por asuntos
Temas y cronológico de manera independendiente.
proceso.
Auxiliar Jefe de personal, Técnico de mantenimiento, Jefe de taller función. Pérez Fernando de Velasco, José Antonio. Gestión por procesos, 322 p.
Ordenación cronológica y
por asuntos
Temas y fechas

5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza el De acuerdo con el AGN se deben conformar expedientes en carpetas legajadoras,
ORGANIZACIÓN
Ordenación
SEG-04 Unidad de conservación
la unidad de soporte AZ: Obligación de perforar las hojas, lo que supone cierta
DOCUMENTAL Archivo de gestión de Auxiliar de Jefe de personal en AZ, cuadernos, pérdida de tiempo, y el deterioro del documento. Necesidad de manipular el
cronológicamente mecanismo cada vez que se introduce o se saca un documento. Cuando la carpeta
Clasificacion Formatos, Registros
Taller Mecánico, Mantenimiento instalaciones.
8. ¿Qué dificultades ha encontrado en el manejo de la El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
documentación? llevar registros e inventarios. Además T. Schellenberg define documento como todo
ORGANIZACIÓN testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene
Ordenación Información no normalizada
DOCUMENTAL información. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos para archivar los
Algunos soportes son cuadernos y no esta normalizada la información.
documentos. Diferentes criterios de archivo entre el personal de la oficina. Falta de
normalización de los impresos.
139
1. ¿Qué criterios se tiene para la organización del archivo del
proceso? No existe producción Aunque no se generan expedientes de consecutivos de comunicaciones si clasifica la
documental a excepción correspondencia recibida para hacer la distribución y dar trámite por la oficina
ORGANIZACIÓN
Clasificacion del libro radicador. No se respectiva y el funcionario delegado. Se genera un registro de control de las
DOCUMENTAL
Temas y cronológico clasifica, ordena ni comunicaciones oficiales recibidas en un libro radicador, por tanto si se cumple el
describe. proceso de organización de Archivo establecido por, Fernandez Gil "Triada".
Auxiliar Jefe de personal, Rector procesos, 322 p.
3. ¿Cuáles son los criterios de busqueda de documentos al Consulta cronológica y por
ACCESO Y USO Descripcion momento de la consulta? asuntos en el libro
Temas y fechas radicador.
DOCUMENTAL Clasificación)? puesto que su consecuencia serán fondos acumulados con el paso del tiempo
SEG-05 5. ¿Fisicamente como se ubican los documentos (cómo se organiza
el archivo)? Registros: instrumento resultante de una acción administrativa en el que se
materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volúmen, y contiene la
ORGANIZACIÓN
Ordenación Unidad de conservación inscripción, generalmente numerada en órden cronológico, de informaciones
DOCUMENTAL Archivo de gestión de Auxiliar de Jefe de personal en Carpetas
consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas.
legajadoras y libros, cronológicamente.
Diccionario de Terminología Archivística, p. 46.
Clasificacion Planillas de control, Libros.
DOCUMENTAL Correspondencia, Libro de anotaciones documento. Schellenberg.

INFORMACION No, no se ha generado la necesidad. y demuestra que al igual que la clasificación, las dos son labores de tipo intelectual.

El control de documentos y registros de ISO 9001 establece la obligatoriedad de
ORGANIZACIÓN documentación? No existe evidencia de las
Ordenación llevar registros e inventarios. Mobiliario y Unidades de conservación incorrectos
DOCUMENTAL comunicaciones formales.
El proceso de correspondencia no esta normalizado, ni documentado, para archivar los documentos.Falta de normalización de los impresos.
por ende no tienen control de la información.
140

Propuesta de Un Cuadro de Clasificación de Archivos para Los Cole

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1. ANTECEDENTES, FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 14

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 15

3.1 OBJETIVO GENERAL 20

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 20

5.1 MARCO TEÓRICO 23

5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental 25

5.2 MARCO CONCEPTUAL 41

5.3 MARCO INSTITUCIONAL 42

5.3.1 Colegio Agustiniano Suba 42

6.2 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 53

6.2.1 Fuentes Primarias 53

6.3 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN 55

7. PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN

7.1 COMPONENTES DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN 56

7.2 FICHAS TÉCNICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES 61

7.3 PROPUESTA DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA

Figura 1. Cuadro de Clasificación Documental 29

Figura 2. Cuadro de Clasificación Orgánico 30

Figura 3. Cuadro de Clasificación Funcional 31

Figura 4. Enfoque jerárquico Vs. Enfoque por procesos 32

Figura 5. Codificación alfabética 33

Figura 6. Codificación con códigos numéricos consecutivos 33

Figura 7. Codificación con códigos numéricos significativos 34

Figura 8. Codificación alfanumérica 34

Figura 9. Estructura de la documentación del Sistema de la Calidad 41

Figura 10. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Suba 43

Figura 11. Organigrama del Colegio Agustiniano de San Nicolás 45

Figura 12. Organigrama del Colegio Agustiniano Salitre 47

Figura 13. Organigrama Colegio Agustiniano Norte 48

Figura 14. Mapa de procesos Colegio Agustiniano Norte 50

Figura 15. Criterios de Organización del Archivo (Anexo B) 80

Figura 16. Usuarios que consultan el archivo (Anexo B) 82

Figura 17. Criterios de búsqueda para realizar consultas (Anexo B) 83

Figura 18. Clasificación normalizada (Anexo B) 84

Figura 19. Expedientes Físicos (Anexo B) 85

Figura 20. Existencia de Inventarios Documentales (Anexo B) 87

Figura 21. Dificultades documentales (Anexo B) 88

Tabla 1. Tipos de Fondos documentales 36

Tabla 2. Gestión de la Documentación 40

Tabla 3. Encuestas por procesos y procedimientos 55

Tabla 4. Extensión de los códigos organizacionales 58

Tabla 5. Codificación organizacional 59

Tabla 6. Codificación de Subseries 60

Anexo A. Entrevista Documental 78

Anexo B. Análisis de la Encuesta Única Documental 80

Anexo C. Caracterización del Proceso de Gestión estratégica 90

Anexo D. Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa

Anexo E. Caracterización del Proceso de Admisión y Matricula 92