CURSO VIRTUAL:

REQUISITOS PARA LA GESTIÓN

DOCUMENTAL EN SEDES ELECTRÓNICAS,
VENTANILLAS ÚNICAS Y PORTALES
TRANSVERSALES

Módulo 3: Componentes de gestión

documental - Parte II
Unidad 1: Componentes III
 Curso virtual: Requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas, ventanillas
únicas y portales transversales
Módulo 3: Componentes de gestión documental - Parte II
Unidad 1: Componentes III

Contenido temático
1 Articulación con el SGDEA

2 Gestión de metadatos

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 Curso virtual: Requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas, ventanillas
únicas y portales transversales
Módulo 3: Componentes de gestión documental - Parte II
Unidad 1: Componentes III

1 Articulación con el SGDEA

A continuación, se describen los requisitos mínimos que se deben contemplar para que los trámites o servicios digitales que
hacen parte de las sedes electrónicas, portales de programas transversales y ventanillas únicas digitales, se articulen con el
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos (SGDEA) de las entidades del Estado:

A La documentación
recibida o generada por
los diferentes canales,
correspondiente a
B Definir los
parámetros que se
deben tener en
C Todos los
documentos
vinculados a los
D Los metadatos de
los tipos
documentales
trámites y servicios cuenta para la diferentes canales administrados
deberán estar vinculación al SGDEA deberán por los diferentes
vinculados con el de la documentación responder a un
SGDEA de cada Entidad recibida o enviada,
canales deberán
a través de servicios de sistema de lograr integrarse
los datos y toda la
interoperabilidad o clasificación
intercambio de
información asociada
definido en el en el SGDEA.
información.
al flujo de trabajo.
SGDEA.
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Unidad 1: Componentes III

1 Articulación con el SGDEA

A continuación, se describen los requisitos mínimos que se deben contemplar para que los trámites o servicios digitales que
hacen parte de las sedes electrónicas, portales de programas transversales y ventanillas únicas digitales, se articulen con el
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos (SGDEA) de las entidades del Estado:

E Los documentos
gestionados a
F Todas las acciones
sobre los
G En caso de que se
presenten fallas
H Los formatos,
formularios y los
flujos de trabajo
través de los documentos en los formularios
trámites y de los trámites y
gestionados a electrónicos de
servicios deberán través de los cara al usuario, servicios
vincularse al canales digitales deberá ser dispuestos,
sistema de oficiales deberán notificado en deben estar
radicación del estar vinculadas al tiempo real a los articulados con
SGDEA. SGDEA. mismos. el SGDEA.
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Unidad 1: Componentes III

2 Gestión de metadatos

Los metadatos son un elemento importante para dar valor y contexto a los documentos y expedientes electrónicos que han sido producidos
y recibidos a través de los trámites, OPA, CAIP y servicios de atención por medios digitales pertenecientes a las sedes electrónicas,
ventanillas únicas y portales transversales, para ello deben cumplir con los siguientes requisitos:

Definir el esquema de metadatos y los estándares bajo los cuales se estructurará.

A
Definir el alcance del esquema de metadatos, así como su integración con los diferentes sistemas de
B información.
Definir la metodología y elementos que conformarán el esquema de metadatos (entidades, agrupaciones y
C tipos de metadatos).
Establecer las relaciones e identificación de los diferentes tipos de metadatos.
D
Definir las diferentes reglas asociadas a los metadatos (herencia, sintaxis, elementos automáticos,
E elementos manuales, entre otros).
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Unidad 1: Componentes III

Definir las diversas etapas para la gestión de los metadatos. (creación e incorporación, almacenamiento,
F repositorios, acceso, valoración, preservación y mantenimiento).

Definir los roles y responsabilidades frente al esquema y administración de los metadatos.

G
Definir los metadatos de contenido, estructura y contexto para los documentos electrónicos creados y
H recibidos garantizando que se incorporen durante todo el ciclo de vida de los documentos.

Definir los metadatos mínimos para los expedientes electrónicos e híbridos.

I
Definir los metadatos para garantizar la preservación a largo plazo de los documentos y expedientes
J electrónicos.
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Unidad 1: Componentes III

¡Importante!
Para complementar la anterior información se
sugiere revisar el documento “Guía de requisitos
para la gestión documental en sedes
electrónicas”, así como el ANEXO 1: Resolución
MinTIC 1519 del 2020. Directrices de accesibilidad
web, de donde ha sido tomada la información
relacionada con el presente curso.
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Unidad 1: Componentes III

Bibliografía
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Requisitos para la gestión
documental en sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales
transversales:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/
5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Guia_Requisitos_GD_en_Sede
sElectronicas.pdf

• MINTIC. Resolución 1519 de 2020 “por la cual se definen los

estándares y directrices para publicar la información señalada en la
Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a la
información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos
abiertos”. Disponible en:
https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-349495_recurso_138.
pdf

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