SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

NOMBRE DEL FORMATO

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

REGIONAL: QUINDÍO CENTRO: COMERCIO Y TURISMO

1. IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO: Instrumento 3 – normas - diferentes

servicios de información

Programa de Formación: organización de archivos de gestión

Código: 134400 Versión 1 No. Ficha: 2162312-2

Competencia: Atención y servicio de información al usuario

Resultados de Aprendizaje: Interpretar el protocolo y la normativa para la consulta de

documentos de archivo, de acuerdo con la política institucional.
Presentar informe de gestión sobre requerimientos de usuarios y documentos consultados,
teniendo en cuenta normativa y políticas.
Actividad de Aprendizaje: Reconocer el contexto normativo y empresarial para identificar el
modelo corporativo de la Gestión Documental.

Nombre del Aprendiz: Nis SOFIA PLUS:

Nombre del Instructor: ANGELA CAMPAZ V. Nis SOFIA PLUS:
Duración de la evaluación: 20 horas

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Señor aprendiz, con este instrumento se pretende que usted tenga una noción
general de lo que es la presentación del protocolo de servicios archivísticos que
son propios de la Unidad de Correspondencia y los archivos de gestión, para
evidenciar acceso, la transparencia administrativa y la protección de sus datos.

 Tenga en cuenta que usted será observado por el instructor realizando su

ejercicio práctico.

SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

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3. CUERPO DEL INSTRUMENTO: (Preguntas o Lista de chequeo)

“Las Unidades de Correspondencia y archivos de gestión cumplen una función vital

en el establecimiento de un Modelo de Gestión Documental, debido a que ellas
controlan el trámite de los documentos garantizando el acceso, protección de la
información y la transparencia de las actuaciones administrativas. Sin embargo,
aún en la mayoría de las empresas públicas y privadas se carece de personal con
conocimientos relacionados con la adecuada atención a los usuarios para
garantizarles sus derechos y claridad en los trámites que se derivan de las
funciones organizacionales de acuerdo con requisitos normativos.”

ACTIVIDAD 1: Presentar el protocolo de servicios archivísticos que son propios de

la Unidad de Correspondencia y los archivos de gestión, para evidenciar acceso,
la transparencia administrativa y la protección de sus datos. El protocolo debe
contener el siguiente índice o contenido.

1. Introducción.
2. Objetivo.
3. Alcance
4. Marco Normativo

Capítulo I
5. Nuestra empresa - Coloque aquí una descripción de qué es la empresa, a qué se dedica,
cuál es su (misión, visión, estructura organizacional, Cultura
historia,
organizacional, principios, normas de etiqueta para atender a los usuarios,
servicios de información en las bases de datos).

6. Tipos de usuarios y forma en que serán atendidos.

7. Pautas de vestuario y presentación personal (Describa el vestuario adecuado y las

características de presentación personal para los diversos cargos del organigrama).

Capitulo II
8. Servicios archivísticos - Proceso que se genera de recibir y despachar
comunicaciones oficiales, trámite y organización del archivos. (describa el paso
a paso que se emplea para recibir y despachar las comunicaciones, tener en cuenta
los elementos que se utilizan, las herramientas tecnológicas, adecuación del sitio de
trabajo como tal.

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 Capitulo III

9. Elaboración de Documentos Organizacionales - norma GTC 185-2009

(Cartas, Memorando, Circulares, Actas, Informes, Certificados, Constancias, Hoja
De Vida Corporativa).
10. Recomendaciones
11. conclusiones
12. Bibliografías - web grafía

4. RESULTADOS: Aprobado Deficiente

5. OBSERVACIONES-RECOMENDACIONES

Ciudad y fecha de aplicación del instrumento: Armenia Quindío, febrero de 2021

ANGELA CAMPAZ
Firma del Aprendiz Firma Instructor

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