Estudio de caso: construcción marco referencial

Propuesta de mejoramiento: diseño y plan estratégico DOFA

Estudiantes

Jully Paola Díaz Álvarez

John Fredy Sierra Salcedo
Carmen Cecilia Méndez Andrade

Profesor
Efren Danilo Ariza Ruiz

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREANDINA

SEMINARIO DE INVESTIGACIÓN.

PEREIRA-2021
Contenido
1. TÍTULO PRELIMINAR..................................................................................................................3
1.1 ANTECEDENTES...................................................................................................................3
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................................4
2. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN...............................................................................................4
3. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................................4
4.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS..............................................................................................................5
4. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................................................5
5. HIPÓTESIS..................................................................................................................................5
6. ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA......................................................6
7.1 Reseña histórica.......................................................................................................................6
7.2 Misión......................................................................................................................................6
6.3 Visión.................................................................................................................................7
7.4 Valores.....................................................................................................................................7
7.5 Organigrama.............................................................................................................................7
7. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO........................................................................................8
8.1 Ambiente de control.................................................................................................................8
8.2 Evaluación de riesgos...............................................................................................................8
8.3 Riesgo interno..........................................................................................................................8
8.4 Riesgo Externo.........................................................................................................................9
8.5 Actividades de control..............................................................................................................9
8.6 Información y comunicación..................................................................................................10
8.7 Supervisión.............................................................................................................................11
8. Modalidad por procesos..........................................................................................................11
9.1 Gobierno corporativo.............................................................................................................12
9.2 Procesos estratégicos de la organización:...............................................................................12
9.3 Procesos operativos de la organización:...........................................................................12
9.4 Procesos de soporte de la organización:.................................................................................13
10. Modalidad funcional............................................................................................................13
11. Bibliografía...........................................................................................................................14
 1. TÍTULO PRELIMINAR
Propuesta de mejoramiento en el área financiera de la empresa
SURENVIOS S.A.S

1.1 ANTECEDENTES

El hurto es una palabra tan antigua como el propio ser humano ya que desde textos tan
antiguos como la biblia, el Corán, Popol Buh entre otros es tocada la palabra de robo o
hurto.
En nuestro concepto el hurto hace parte de nuestras raíces como ser humano ya que como
humanos nos encontramos ante oportunidades que muchos no pasan desapercibidos, esto
depende de la ética que tenga cada persona en un mundo que poco a poco está cayendo en
lo corrupto.
Por otro lado, han sido incontables los casos de empresas que se han visto en serios aprietos
producto de desfalcos tan gigantescos que difícilmente pueden recuperarse.
¿Y esto a que se debe? ¿Se debe a las oportunidades que tienen los desfalcadores?, ¿a las
faltas de controles?, pues todas las anteriores son válidas ya que en compañías donde no
hay un control estricto en las diferentes áreas de la empresa permite que los mismos
empleados o personas externas vean la oportunidad y buscan alternativas para poder
efectuar los robos en la compañía.
Todo lo anteriormente descrito no es ajeno a la empresa que deseamos investigar
SURENVIOS S.A.S, la cual en los últimos años se ha visto perjudicada por la toma de
decisiones, costos elevados, mal manejo del área financiera haciendo que la empresa se vea
inmersa en una cadena de irregularidades perjudicando diferentes áreas, operativa,
administrativa, contable, talento humano, financiera.
Para el siguiente proyecto nos enfocaremos en una de las áreas más importantes de la
compañía como es el caso de la financiera.
¿Por qué escogimos esta área en particular? La respuesta es sencilla la columna vertebral de
toda compañía está en su flujo de fondos que permite el hacer frente a todos los pagos que
deba realizar y por qué es uno de los puntos más cruciales.
 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Hoy en día las empresas están luchando por ser más eficientes y tener mayor participación
en el mercado. Para lograr esto la organización SURENVIOS S.A.S necesita un
crecimiento constante, lo que la obliga a canalizar sus recursos financieros.
Las finanzas juegan un papel muy importante dentro de la planeación de las empresas, ya
que la administración financiera tiene como objetivo maximizar el patrimonio de la entidad.
Actualmente, las empresas tienen diferentes opciones de financiamiento entre las cuales se
encuentra: proveedores, clientes, aportaciones de capital, arrendadoras financieras, bancos
entre otros.

2. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

 ¿Se encuentran las funciones establecidas en el Manual de funciones?

 ¿Se ha dado cumplimiento a los objetivos y metas deseadas en las diferentes áreas
de la empresa?
 ¿Se ha cumplido las actividades en las funciones de: planificación, organización,
ejecución y control del personal del área financiera?
 ¿Se hacen previsiones de riesgos financieros acorde a los planes institucionales y
requerimientos de SURENVIOS S.A.S.?
 ¿Se ha estructurado planes de desarrollo administrativo?
 ¿Se preparan los registros y estadísticas financieras debidamente acorde a la
legislación colombiana actual?

3. OBJETIVO GENERAL

Proponer un plan de mejoramiento para el área financiera de la empresa SURENVIOS

S.A.S.
 3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Elaborar un diagnóstico de la situación actual de la empresa SURENVIOS S.A.S.

 Determinar las debilidades y fortalezas del área financiera de la empresa

SURENVIOS S.A.S.

 Proponer el plan de mejoramiento para el área financiera de la empresa

SURENVIOS S.A.S.

4. JUSTIFICACIÓN

Para SURENVIOS S.A.S, es importante estructurar un plan de mejoramiento en el área

financiera que le permita crecer ordenadamente a través del control eficiente de sus
operaciones administrativas, productivas y contables para que sigan teniendo presencia en
las diferentes ciudades de Colombia.

5. HIPÓTESIS

La Auditoría Financiera en la empresa SURENVIOS S.A.S. puede contribuir con la

optimización de la gestión de la empresa de servicios de transporte de paquetería y
mensajería, llevando a cabo en forma eficiente el proceso de su trabajo, realizando el
monitoreo de sus recomendaciones y facilitando la asesoría y consultoría que requieran
estas entidades para competir ventajosamente.
La evaluación del Sistema de Control Interno, en el marco de las normas de auditoría
financiera, permitirá llegar a conclusiones y formular recomendaciones que son
fundamentales para facilitar la gestión de la empresa de servicios SURENVIOS S.A.S.
El proceso eficiente de la auditoría Financiera, permitirá determinar la razonabilidad de la
información financiera, económica y patrimonial de la empresa SURENVIOS S.A.S., la
misma que será de utilidad para la planeación, toma de decisiones y control, en un contexto
de mejora continua y competitividad
 6. MARCO DE REFERENCIA

El presente documento parte como marco de referencia tomando el material otorgado por la
corporación universitaria del área andina, la cual establece los parámetros necesarios para
poder llevar a cabo la actividad solicitada
Por otro lado, se solicita a la empresa Surenvios, la documentación necesaria como historia
de la compañía, misión, visión, valores corporativos.
Marco Conceptual: Para el presente proyecto se incluye en el marco conceptual cuyo fin
es dar soporte al proyecto, además de contextualizar al lector términos básicos y fácil
entendimiento.
Planteamiento de un problema: es la parte de una investigación en el cual se expone el tema
en mención el cual se necesita aclarar.
Objetivo general: el la meta principal y global del proyecto.
Objetivos específicos: son metas concretas y medibles del proyecto siempre teniendo
causalidad con el objetivo general
Hipótesis: es una información no verificada, la cual se intenta confirmar, es una conjetura
que requiere una contrastación con experiencia.
Reseña histórica: es la explicación breve de un evento o acontecimiento en la historia.
Misión: es la unión de objetivos generales y principios de trabajos para avanzar en una
organización
Visión: es la explicación de estrategias para alcanzas los objetivos previstos
Valores: son costumbres, actuaciones y pensamientos, son principios de conducta.
Organigrama: es la representación grafica de la estructura de la empresa
Ambiente de control: es una labor en la que intervienen los niveles institucionales.
Evaluación de riesgos: es la medición de parámetros que determinan la magnitud de las
perdidas o daños posibles
Riesgo interno: son riesgos propios de la gestión de la misma empresa.
Riesgo externo: son riesgos de carácter externo que puede perjudicar a la compañía
Matriz Dofa: es una herramienta cuya finalidad permite medir la situación actual de una
empresa con respecto a las condiciones internas y externas.
Proceso estratégico: son aquellos relacionados con la determinación de políticas internas,
estrategias, objetivos y metas de una empresa.
Hipótesis de negocio en marcha: los estados financieros se realizan partiendo del supuesto
que una entidad esta funcionando y continuara su actividad.
tomado de http://fccea.unicauca.edu.co/old/marconias.htm
Los informes financieros generalmente son preparados y presentados anualmente cuyo
propósito es cubrir las necesidades de los usuarios que los requieran, estos usuarios confían
en la información otorgada ya que vienen firmados y autorizados por el respectivo
representante legal, revisor fiscal si es el caso y contador publico como preparador de la
información.
Dichos estados financieros deben estar preparados bajo las normas de contabilidad vigentes
y otras normas que dicten la preparación de información financiera.
tomado de https://www.ctcp.gov.co/proyectos/contabilidad-e-informacion-
financiera/documentos-organismos-internacionales/compilacion-marcos-tecnicos-de-
informacion-financi/1534345592-7193#:~:text=El%20Marco%20Conceptual%20se
%20ocupa,y%20de%20mantenimiento%20del%20capital.
https://repository.ucatolica.edu.co/bitstream/10983/15330/1/TRABAJO%20DE
%20GRADO%20FINAL%202017.pdf
Marco teórico: se toma como marco teórico aquellas leyes o normas no solamente en
Colombia que regulan el sistema financiero de empresa que cotizan en bolsa y para aquellas
que no lo hacen.
La ley Sarbanes, se establece en la cámara de representantes en Estados Unidos de América
el 30 de Julio del año 2002 cuyo objetivo es frenar los casos de fraude tales como Enron,
WorlCom entre otros.
(Campuzano y Jaramillo, 2008)

La ley fue propuesta por Michael Garver Oxley y Paul Sarbanes miembros de la cámara en
el año 2002
Dicha ley es considerada como una reforma a la contabilidad o acta de protección al
inversionista, la cual refuerza actos normativos al interior de las organizaciones, proteger la
inversión de los accionistas y generar confiabilidad y razonabilidad en la información
financiera.
La ley Sarbanes Oxley crea a su vez el PCAOB “Public Company Accounting Oversight
Borad”, la cual es una organización que monitorea e inspeccion las firmas de auditoria la
cual inicia en el 2003, la ley sarbanes aplica para aquellas entidades que cotizan en la bolsa
de valores de new york y la NASDAQ incluyendo a entidades extranjeras
El impacto de la ley Sarbanes en America latina y en Colombia aplica a entidades que
hubieran exportado mas de 16.200 millones de dólares como control de aseguramiento.
Para el plan de mejoramiento encaminado a la empresa Surenvios debemos tener en cuenta
que debemos acogernos a la normatividad vigente la cual es necesaria para llevar a cabo el
proceso de auditoria y determinar las fallas que se presentan en el área financiera.
https://www.gestiopolis.com/marco-legal-la-auditoria-financiera-presentacion/

Por otra parte las NIAS

 NIA 200 – Objetivos globales del auditor independiente y realización de la
auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria
 NIA 210 – Acuerdo de los términos del encargo de auditoría
 NIA 220 – Control de calidad de la auditoría de estados financieros
 NIA 230 – Documentación de auditoría
 NIA 240 – Responsabilidades del auditor en la auditoría de estados
financieros con respecto al fraude
 NIA 250 (revisada) – Consideración de las disposiciones legales y
reglamentarias en la auditoría de estados financieros
 NIA 260 (revisada) – Comunicación con los responsables del gobierno de la
entidad
 NIA 265 – Comunicación de las deficiencias en el control interno a los
responsables de gobierno y a la dirección de la entidad

Establecen, objetivos, competencias, ética, procedimientos y herramientas que permiten al

auditor poder llevar a cabo su trabajo en el proceso de la auditoria financiera.
https://actualicese.com/nia-vigentes-en-2020-principios-planeacion-y-evidencia-de-
auditoria/
El contexto de la investigación hace referencia a la empresa Surenvios SAS en el cual se
trata de construir conocimiento partiendo de la misión, visión, la investigación recaerá en el
área administrativa y financiera de la compañía Surenvios, la cual tiene presencia a nivel
nacional con presencia de administradores, digitadores y otros auxiliares administrativos.
El área administrativa y financiera de Surenvios en su mayoría está ubicada en la ciudad de
Neiva la cual pertenece al departamento del Huila, el área administrativa está compuesta
por los departamentos de contabilidad, tesorería, gestión humana, seguridad y salud en el
trabajo, auditoria.
 7. PLAN DE MEJORAMIENTO EMPRESARIAL

Se escogió la organización SURENVIOS S.A.S, ya que es una empresa que abarca gran
parte del país, ofreciendo servicios de paqueteo, mensajería y operaciones logísticas.
Logrando posicionarse en el mercado con la entrega de mercancía y documentos de hasta
5 kilos con cobertura a nivel nacional. El valor de este servicio es de un 2% del valor
declarado, a excepción de los documentos que no tienen valor. La forma de pago puede ser
al contado y a crédito. 

8. ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

8.1 Reseña histórica

El 22 de septiembre de 1995, en el departamento del Huila, Colombia; nacemos como
empresa SURENVIOS, Nombre que surge en referencia a la región SUR del país,
iniciamos transportando tulas de mensajería para el Banco Agrario de Colombia, gracias a
nuestro excelente desempeño logramos expandirnos en poco tiempo a otras regiones del
país, llegando a ser reconocidos por prestación de servicios de logística, transporte de
mercancía y documentos.

8.2 Misión
Suministrar a nuestros clientes soluciones logísticas eficaces a nivel nacional, satisfaciendo
sus necesidades de servicio a través de altos estándares de calidad, infraestructura física y
tecnológica, personal calificado y capacitado, garantizando un servicio seguro, confiable y
oportuno.

8.3 Visión
SURENVIOS S.A.S será una de las primeras opciones en soluciones logísticas y de
trasporte a nivel nacional de forma eficaz, superando las exigencias y expectativas de
nuestros clientes, con servicios competitivos en el mercado que permitan maximizar el
rendimiento del negocio, cumpliendo con altos estándares de calidad y ofreciendo un
servicio de logística soportado en un Sistema de Gestión integral certificado y mejorado
continuamente.

8.4 Valores
 Compromiso
 Trabajo en equipo
 Innovación
 Respeto
 Responsabilidad social
 Honestidad.

8.5 Organigrama

9 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

9.1 Ambiente de control

Es una empresa que inicia al sur del país en el departamento del Huila en 1995 y gracias a
su excelente desempeño logro expandirse al poco tiempo. Dedicada a la prestación de
servicios de logística y transporte de mercancías y documentos, con cubrimiento a nivel
nacional, garantizando con responsabilidad seguridad e información actualizada a los
clientes del estado de sus mercancías.

9.2 Evaluación de riesgos

Este componente tiene como fin identificar, medir y administrar los riesgos que se detecten
en una entidad, para el trabajo analizaremos 2 riesgos internos y 2 externos, los cuales
explicaremos a continuación.

9.3 Riesgo interno

1. Falta de dinero/ capital: La falta de liquidez puede convertirse en el

principio del fin de la empresa. Cuando una compañía no tiene la capacidad
para hacer frente a sus obligaciones y compromisos financieros en el corto
plazo, se dice que sufre iliquidez. Si no sale rápido del problema, las deudas
podrían hacerla quebrar.

2. Fallas en los controles internos: Los controles internos son vitales para la
organización si el empresario quiere lograr sus metas en un tiempo
determinado, el control interno mitiga riesgos y asegura el alto
cumplimiento de los objetivos.

9.4 Riesgo Externo

1. Delitos informáticos: atentados y amenazas a los sistemas de

información tales como el programa contable y los portales bancarios.
2. Asaltos: delito que consiste en abordar a los administradores de las
agencias antes de consignar el dinero.
9.5 Actividades de control

En el tercer componente se desarrollaron dos políticas o procedimientos por cada uno de los
riesgos seleccionados anteriormente con el fin de gestionar el riesgo de manera adecuada y
oportuna.

Riesgo política 1 Política 2

 Falta de dinero/ Priorizar los clientes que Mejorar y revisar los
capital aporten mayor liquidez a plazos de pagos a
la entidad para ofrecerles proveedores, es algo
descuentos. fundamental para
conseguir mejores
condiciones de compra y
precios, que a la larga
permitirán tener más
liquidez.
Fallas en los controles Implementar un marco Desarrollar un proceso
internos integral para evaluar el para identificar y
diseño adecuado y el remediar las deficiencias
funcionamiento eficaz del control interno.
del control interno.
Activar las notificaciones Verificar las ofertas y no
Delitos informáticos de las tarjetas bancarias suministrar datos de la
de la empresa para entidad por teléfono.
controlar las
transacciones.
Concientizar a los Implementar cámaras de
Asaltos administradores para que vigilancia en todo el
los recaudos de las ventas establecimiento.
sean consignados
diariamente.

9.6 Información y comunicación

El cuarto componente del sistema de control interno corresponde al sistema de como

capturar e intercambiar información que se necesita para ejecutar administrar y controlar las
operaciones de la empresa, en donde se entrara en establecer las instrucciones, actividades e
informes que se realizaran por cada uno de los riesgos mencionados con anterioridad.
 Falta de dinero/capital: el aspecto más importante para evitar este rubro es la
elaboración de un correcto flujo de fondos donde se tenga en cuenta una proyección
de pago por parte de los clientes, previa comunicación con ellos, el pago a
proveedores en lo posible que sea un solo día a la semana esto con el objetivo de
permitir al área financiera analizar, recaudar y tomar decisiones que eviten malas
prácticas en los respectivos pagos.
Además de tener reservas en caso de pagos imprevistos como el caso de sanciones,
multas entre otros.
Por último, la elaboración de un informe semanal sobre el comportamiento de
recaudos vs pagos cuya responsable seria directamente el área financiera.

 Fallas en los controles internos: para este tipo de riesgo tomamos uno de las áreas
con mayor factor de riesgo a nivel, financiero.

Se toma el área financiera la cual es la responsable del correcto recaudo de las

ventas facturadas para hacer frente a los pagos de proveedores, nomina, impuestos,
obligaciones financieras entre otras.

Para llevar acabo esto es necesario revisar y evaluar diariamente los lotes de pago
para evitar errores aritméticos las edades de las cuentas por cobrar y cuentas por
pagar.

 Delitos informáticos: Robo de identidad y fraude financiero son algunos delitos a

los que están expuestos nuestra entidad. Lo principal es entender que, así como
tomamos ciertas precauciones cuando transitamos las calles, debemos hacer lo
mismo cuando estamos navegando en la web. Lo primero que se recomienda es no
confiar en todos los mensajes que nos llegan, cambiar periódicamente las
contraseñas y asegurarse de cerrar sesión en equipos públicos a los que otras
personas tengan acceso.

 Asaltos: Ahora que la reactivación económica avanza y que cada vez hay más
personas en la calle, parece que las bandas criminales también han retomado sus
actividades delictivas. Para evitar dicho riesgo será necesario implementar cámaras
 de seguridad y alarmas silenciosas para dar aviso a la policía, aumentando así las
posibilidades de atrapar a los delincuentes.

9.7 Supervisión

Por último, el Sistema de Control Interno requiere supervisión, es decir, un proceso que

compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Para esto se implementará los indicadores de gestión, es una forma de medir si la empresa,
está logrando sus metas y objetivos estratégicos. La organización utiliza indicadores de
gestión en múltiples niveles para evaluar su éxito al alcanzar lo definido en la planeación
estratégica.

10 ENFOQUE POR PROCESOS

 Procesos estratégicos de la organización:

El proceso estratégico de SURENVIOS SAS es la definición de responsabilidades, el

trabajo en equipo y la organización en cada uno de los procesos para suministrar a nuestros
clientes soluciones logísticas efectivas, a nivel nacional, buscando con ello la excelencia y
la rentabilidad, satisfaciendo y superando sus necesidades de servicios a través de los más
altos estándares de calidad, respaldados por un moderno parque automotor y la mejor
infraestructura física y tecnológica.

 Procesos operativos de la organización:

Los procesos operativos de SURENVIOS SAS están respaldado por equipos de alta
tecnología y busca responder en todo momento por la seguridad física de sus empleados y
de todos los involucrados en el cargue y descargue de mercancías. Conocer y aplicar los
procedimientos operativos para el cargue y descargue de mercancías. Velar también para
que su personal cuente con los equipos de seguridad necesarios y el kit ambiental. En esta
empresa se vela por cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio
ambiente establecidos por la empresa. En este punto el riesgo de la empresa es el de sufrir
alteraciones en los tiempos de entrega de la paquetería por factores sociales como los
bloqueos y vías en mal estado que afectan la calidad del servicio, también existe el riesgo
de la perdida de la mensajería por daños físicos ya sea climáticos o mal manejo de los
mismos.

11. ENFOQUE FUNCIONAL

12.PROPUESTA DE ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO

12.1 Análisis DOFA

DAFO FORTALEZAS
ANÁLISIS INTERNO -Gran red de distribución
y servicios.
-Posee ventajas en
promoción y publicidad.
-Gran índice de
crecimiento.
DEBILIDADES
-Estructura de tasas a
impuestos con alto
crecimiento.
-Aunque existen un
aumento en los ingresos,
la utilidad no lo ha
 -Buen posicionamiento
con los clientes.
reflejado.
-Aprovechar la
herramienta de la
tecnología capacitando al
personal encargado.
-Salarios bajos en algunos
departamentos.

ANÁLISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES
-Posibilidad de ingresar a
nuevos mercados.
-Distribución logística.
-Posicionamiento a nivel
nacional.
-excelente clima laboral.
-Cuenta con camiones
propios de la empresa.
AMENAZAS
-Aumento de la
competencia y reducción
de la rentabilidad.
-Nuevas regulaciones en
material legal.
-Asociaciones estratégicas
con agentes nacionales.
-Capacitaciones
constantes.
-Costos de combustibles.

13. Bibliografía

 http://www.fundacionprevent.com/app/webroot/news/Infounomas/n45/Docs/pdf/PR
L/6-SGPRLI.pdf

 https://idrd.gov.co/sitio/idrd/sites/default/files/imagenes/gtc450.pdf

 https://prezi.com/it3szrgu5g75/surenvios-sas/