PROCEDIMIENTO - MANTENIMIENTO PARQUE VEHICULAR

OBJETIVO:
Establecer un procedimiento sistemático y consistente que permita realizar la adecuada
administración y mantenimiento de los vehículos que constituyen el parque automotor de
la Empresa.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable para todas las unidades vehiculares de la empresa.
DEFINICIONES:
Vehículos: Medios de transporte Vehicular propiedad de la Empresa que se ponen a
disposición del personal para su utilización en el desempeño de las labores cotidianas de
la Empresa.
Custodio/Resguardatario: persona encargada de un vehículo de la Empresa,
responsable del cuidado, mantenimiento preventivo básico y del cumplimiento de las leyes
y reglamentos vigentes sobre el tránsito y el transporte terrestre,
Mantenimiento preventivo: Conjunto de tareas programadas periódicamente para el
mantenimiento mecánico de los vehículos.
Mantenimiento correctivo: Reparación inmediata de las partes que dejan de funcionar o
empiezan a fallar en los vehículos de la Empresa.
Hoja de control del mantenimiento vehicular: Documento mediante el cual se podrá
llevar el control de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la Empresa.

CONSIDERACIONES GENERALES
Es responsabilidad de todo el personal de la Empresa cumplir con las normas descritas
en el presente documento, para la administración de los vehículos.
La utilización de los vehículos, se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de
labores estrictamente profesionales de la empresa, por ningún motivo no podrán ser
utilizados para fines personales, ni familiares.
Todas aquellas áreas que tenga vehículos a su cargo serán responsables de la
elaboración del cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo, como también de
la supervisión de la ejecución de estos. Los mantenimientos preventivos se deberán
efectuar bajo dos modalidades: Frecuentes; se realiza de acuerdo al kilometraje o uso
efectuado. No frecuentes que pueden ser semestrales y anuales.
El Resguardatario o custodio de Vehículos de cada área, deberá realizar diariamente la
revisión de los niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos y presión de aire
de llantas, que permitan mantener en óptimas condiciones de operación del vehículo; por
lo que, de comprobarse daños a los Vehículos ocasionados por no haber aplicado las
medidas preventivas señaladas, corresponderá al resguardatario el pago de los importes
correspondientes.
Los jefes de área que tengan vehículos asignados, será responsable de notificar a los
resguardatarios de Vehículos, la fecha en que deberán presentar las unidades a
Mantenimiento Preventivo en los talleres externos contratados; conforme al Programa de
Mantenimiento Preventivo concertado con el Prestador del Servicio.
Será responsabilidad de los resguardatarios, presentar los Vehículos a los Mantenimiento
Preventivo o Correctivo en los Talleres Externos contratados, y de supervisar los Trabajos
de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, con el propósito de verificar y certificar la
calidad y avance de los trabajos contratados por la empresa.
Los jefes de áreas que estas tenga asignados vehículos, mantendrá vigilancia respecto al
cumplimiento de los tiempos de ejecución de los trabajos concertados con Talleres
Externos, los cuales empezarán a contar a partir de la recepción de los vehículos en las
instalaciones del Prestador del Servicio; así como a los establecidos, en las Ordenes de
servicios generadas.
La ejecución de trabajos de Mantenimiento Correctivo, se llevará a cabo por medio de una
orden de servicio y deberán contar con la autorización de la Gerencia General, esta
ordenes de servicios deberá contar con las cotizaciones, deberán presentarse en hoja
membretada con los siguientes datos: Nombre, Fecha, Domicilio y Teléfono del Prestador
del Servicio Descripción del Vehículo, Tipo y Marca correspondiente. Placas y Modelo.
Precios Unitarios por Concepto, con IVA desglosado. Tiempo de Entrega. Nombre y Firma
del Encargado o Representante Autorizado por el Taller.
Cada vehículo se deberá llevar una hoja de vida, donde se anotará todos los
mantenimientos realizados, evidencia fotográfica.
No se autorizará el pago de las facturas por concepto de Servicios de Mantenimiento
Preventivo y/o Correctivo, que no estén amparadas con la correspondiente Orden de
servicio debidamente autorizada, acta de recibo del servicio y sin visto bueno del jefe de
área solicitante del servicio.

DESCRIPCION ACTIVIDAD:
MANTENIMIENTO PREVENTIVOS

Responsable Descripción
Identifica Parque Automotor en Uso y
Jefe de Área determina la necesidad de mtto preventivo
y/o correctivo.
Elaboración de cronograma de
Jefe de Área mantenimientos preventivos teniendo en
 cuenta la frecuencia y vigencia .
Envía al Dpto. de Compras , el
Jefe de Área cronograma de mantenimientos
preventivos del parque vehicular , para
solicitar las respectivas cotizaciones .
Solicita Cotización a los proveedores
seleccionados para su respectiva
Dpto. de Compras evaluación, Una vez recibidas estas ,
realiza la evaluación de las cotizaciones
elaborando un cuadro comparativo de las
propuestas, escogiendo la mejor opción.

Gerencia Gral. Aprueba la cotización , para la respectiva

elaboración de las ordenes de servicio.

Elabora orden de servicio maestra

teniendo en cuenta el cronograma y
Dpto. de Compras frecuencia.
Envía copia de las ordenes de servicio al
proveedor y área solicitante.
Notifica mediante comunicado escrito a los
resguardatarios o custodios de los
Jefe de Área Vehículos, las fechas en que deberá de
presentar el vehículo, al Servicio de
Mantenimiento Preventivo. con el Taller
Contratado ,recaba acuse de recibo en
copia del oficio y archiva.
Recibe Vehículo con "Orden de Servicio",
realiza inventario del vehículo y entrega
Prestador del servicio copia al usuario, realiza el Servicio de
Mantenimiento Preventivo en el tiempo
convenido según Orden de Servicio, bajo
la supervisión del usuario.
Recibe Vehículo por parte del prestador
del servicio, verificando que el documento
presente la fecha correcta de recepción
Custodio del vehículo del vehículo , o en su caso, solicita que
sea registrada la fecha correcta; revisa ,
evalúa con el proveedor la efectividad del
servicio de estar conforme firma el recibo
de servicio expedido por el proveedor e
incorpora el vehículo a la operación de
acuerdo a las actividades asignadas , de
presentarse inconformidad del servicio de
mtto preventivo solicita inmediatamente
corrección del mismo.
Envía a contabilidad factura por la
prestación de servicio, anexando la orden
Prestador del servicio de servicio y acta de entrega a
satisfacción del mantenimiento realizado.
 para solicitar su pago correspondiente.

MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS

Responsable Descripción
Recibe Solicitud de servicio de
Mantenimiento Correctivo, por parte del
Área de Compras área que lo requiere , solicita cotizaciones
respectivas escogiendo la mejor opción,
envía a gerencia general para aprobación
Aprueba las cotización , para la respectiva
Gerencia Gral. elaboración de las ordene de servicio.
Elabora ordenes de servicio de
mantenimiento correctivo, envía copia de
Dpto. de Compras la orden de servicio al proveedor y área
solicitante.
Recibe "Orden de Servicio" autorizada,
Prestador del servicio realiza Mantenimiento Correctivo al
Vehículo, resguarda refacciones usadas
hasta su entrega al custodio del vehículo.
Recibe el Vehículo reparado, firma de
Custodio/jefe de área recepción en "Orden de Servicio"; integra
el Vehículo a la operación propia del área.
Envía a contabilidad factura por la
prestación de servicio, anexando la orden
Prestador del servicio de servicio y acta de recibo satisfacción
del mantenimiento realizado. para solicitar
su pago correspondiente.