PROCEDIMIENTO DE COMPRA

OBJETIVOS:
Establecer las pautas orientadas a la adquisición de bienes y/o servicios necesarios, ajustado a los procesos de manera ágil y transparente, con el fin de obtener productos de buena calidad y precios competitivos para la
empresa.
ALCANCE:

Este procedimiento cubre todas las compras, y va desde la identificación de las necesidades requeridas, incluyendo Evaluación de Proveedores hasta la actualización del listado maestro de Proveedores.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera la empresa es competencia expresa del área de compras, ninguna otra área podrá realizar esta función.

* La adquisición de bienes y servicios responderá a una necesidad expresa de cada una de las Áreas de la empresa y se efectuará buscando obtener las condiciones más favorables en materia de calidad, precio y tiempo de
respuestas para la empresa.

* La adquisición de bienes y servicios deberá estar precedida de una solicitud de compras o servicio del área solicitante, Orden de Compras de Bienes y/o servicios ( Documentos generados aplicativo SIESA ERP), cotización,
de conformidad con los montos, condiciones de pago, entrega y características de los productos o servicios y firmas respectivas de autorizaciones.

* Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera las diferentes áreas de la empresa deben realizarse con la debida anticipación para una correcta gestión de compras.

* Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera la empresa deben contar con las autorizaciones del Jefe y/o Director de Compras y la Gerencia General. (aprobación en el aplicativo SIESA ERP y firmas digitales)

* Las órdenes de compra serán válidas únicamente con la firma del Dpto. de compras y gerencia general.

* Las compras de todo bien o servicio se soportará en una factura o documento equivalente que cumpla con los requisitos que establecen el Estatuto Tributario y la legislación comercial vigente.

* Toda compra de maquinaria, equiipos de oficina , Hardware y software, así como de servicios especializados deberá contar tanto con el Concepto Técnico como la Evaluación Técnica, y estar incluido en el presupuesto anual
de inversion, de lo contrario debe ser autorizado por la gerencia general.
* La compra de servicios como los mantenimientos preventivos de vehículos, equipo de oficinas e infraestructura, se realizará con orden de servicio por medio de un cronograma de mantenimiento preventivo emitido por el
área responsable de estos, la orden de compra puede ser maestra por el periodo de duracion del cronograma.
* Toda compra de bienes y/o servicios que requieran anticipos, el área de compra será la responsable de la generación de la solicitud hasta el seguimiento a la aprobación de este. Ninguna otra área podrá solicitar anticipos
para la adquisición de bienes y/o servicios.

* Las adquisiciones de bienes y/o servicios pueden realizarse por medio de una orden de compra maestra u orden de compra Individual, de acuerdo a los criterios establecidos en coordinación con la gerencia general.

* Bajo ninguna circunstancia el proveedor podrá despachar o prestar servicio, sin una respectiva orden de compra firmada por gerencia general y el area de Compras.
* El área de compras realizara seguimiento al cumplimiento del despacho por parte del proveedor para asegurar que se cumplan las condiciones acordadas, en caso de que se presenten incumplimiento se deberá tomar
acciones correctivas pertinentes e informar al área solicitante de estas condiciones especiales, también realizara seguimiento a las devoluciones totales o parciales para el cumplimiento de entrega de los faltantes o cancelación
total del pedido.
* Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por la empresa deben regirse bajo los principios de transparencia, responsabilidad, selección objetiva, eficiencia en el gasto y economía

* Las personas naturales y jurídicas que provean bienes y/o servicios a la empresa, deben estar inscritas en el registro mercantil y haber cumplido con el deber de renovación, con excepción de quienes no tengan calidad de
comerciantes.

* Serán requisitos mínimos que deben cumplir los potenciales proveedores para participar en los procesos de compras de bienes y/o/ servicios que desarrolle la empresa:

* Hoja de vida del contratista y/o Proveedor

* Presentación de la oferta o propuesta del contratista

* Copia del Registro Único Tributario

* Certificación Bancaria

* Afiliación y Pago Seguridad Social, para los casos necesarios.

* El proveedor domiciliado por fuera del área de jurisdicción de la Empresa, deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, este certificado no
podrá tener una vigencia superior a 30 días.
* El número de cotizaciones requeridas mínimas , para realizar la compra de bienes y/o servicios es de 2 cotizaciones escritas, y estas deben contener la siguiente información:
* Nombre o razón social del cotizante.
* NIT.
* Ciudad y fecha.
* Descripción y cantidad del bien a adquirir, o servicio a desarrollar.
* Valor de la oferta.
* Forma de pago.
* Si el valor incluye o no el IVA.
Los proveedores deben estar creados tanto en el módulo de compra y contabilidad , antes de solicitarles el despacho de bienes y / o servicios, cuando por razones de urgencia se haga estrictamente necesario adquirir bienes o
servicios con proveedores que en la fecha Inicio
de su cotización no se tenga completa la documentación , se podrá autorizar su contratación sin el cumplimiento de este requisito siempre y cuando el proveedor se comprometa a
diligenciar el registro dentro de los 3 días siguientes a la fecha de la contratación.

Aquellas solicitudes de bienes y/o servicios cuyos precios han sido negociados previamente con los proveedores confiables o se tiene una lista de precios vigentes, o son distribuidores únicos, el área de compras podrá realizar
la orden de compra, sin hacer cotización, el proveedor estará en la obligación de informar cualquier cambio de precios que se presente.

Si se evidencian prácticas de compra irregulares o fraudulentas que van en contra del código de conducta de la empresa, el colaborador debe denunciar a través de los canales disponibles de la organización sobre el hecho
presentado. Elaboracion Solicitud y/o
Requisicion de Compras
El area de compras deberá realizar una revisión con una periocidad mensual, en donde se verifiquen el estado de las ordenes de compras (parcialmente satisfecho, pendientes) para determinar si son anuladas bajo los
siguientes motivos; cambio de proveedor, cambio de artículo, o precios.

Mensualmente elaborara informe de las ordenes de compras generadas a destiempo por partes de las demás áreas que conforman la empresa e informa a gerencia general.

Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por la Gerencia General.

En caso de que algunos de los lineamientos dados en esta política, no pueda ser aplicado en algunos proyectos específicos de la empresa, por cambios en la operación o del mercado, dicha situación deberá ser escalada a la
gerencia general para su revisión y aprobacion para ejecucion.
Solicitud y/o
Requerimiento
Responsable Cotizacion
Compras Proceso Actividad
Usuarios Ordenadores del Gasto

Elabora solicitud y/o requisicion de Compras de Bienes Y/o Servicios donde se

describen todas las especificaciones técnicas, cantidades, referencia, modelo de
los bienes y servicios.

Todo requerimiento de maquinaria o equipos de IT, así como de servicios

especializados deberá contar tanto con el Concepto Técnico como la Evaluación
Técnica

Aprobacion
Compra
 Aprobacion
Compra

Recibe por parte de las diferentes áreas de la empresa las solicitudes de compras
de bienes y servicios, con el visto bueno del jefe de cada area o seccion.

No
VoBo
Area de Compras

Solicita Cotización a los proveedores seleccionados para su respectiva evaluación,

Una vez recibidas las Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un cuadro
comparativo de las propuestas, para escoger la mejor opción, si existe anticipos
este debe estar detallado en la cotización
Si

Si la compra es por medio de anticipo , se debe proceder de acuerdo al

procedimiento establecido para este tipo de compras ( Anticipo de Proveedores).

Envía cotización con su respectiva solicitud de compras a Gerencia General para

aprobación

Aprueba cotización
Gerencia General

Aprueba Orden de Compras

Orden de Compras
 Una vez recibida la aprobación por parte de la gerencia, procede generar las
órdenes de compra y/o servicios , debe contener todas las especificaciones
necesarias que describen el producto o servicio a comprar, además de los tiempos
de entrega de cada proveedor, notifica a gerencia general para su posterior
aprobacion. la orden de compra pueden ser MAESTRAS o INDIVIDUAL por
periodo.
Area de Compras

Aprobadas la orden de compras por la gerencia general , envía copia por correo
electronico al proveedor y áreas generadoras del servicio y confirmará el recibido.

El área de compras deberá hacer seguimiento a la llegada de los productos

solicitados para asegurar que se cumplan las condiciones acordadas, en caso de
que se presenten incumplimiento se deberá tomar acciones correctivas
pertinentes e informar al área solicitante de estas condiciones especiales.

También realizara seguimiento a las devoluciones totales o parciales para el

cumplimiento de entrega de los faltantes o cancelación total del pedido.
oductos de buena calidad y precios competitivos para la

n del listado maestro de Proveedores.

s más favorables en materia de calidad, precio y tiempo de

( Documentos generados aplicativo SIESA ERP), cotización,

n de compras.

. (aprobación en el aplicativo SIESA ERP y firmas digitales)

legislación comercial vigente.

a Evaluación Técnica, y estar incluido en el presupuesto anual

n cronograma de mantenimiento preventivo emitido por el

obación de este. Ninguna otra área podrá solicitar anticipos

stablecidos en coordinación con la gerencia general.

ras.
o de que se presenten incumplimiento se deberá tomar
para el cumplimiento de entrega de los faltantes o cancelación

en el gasto y economía

renovación, con excepción de quienes no tengan calidad de

presa:

por la Cámara de Comercio de su domicilio, este certificado no

nformación:

de urgencia se haga estrictamente necesario adquirir bienes o

requisito siempre y cuando el proveedor se comprometa a

o son distribuidores únicos, el área de compras podrá realizar

e los canales disponibles de la organización sobre el hecho

pendientes) para determinar si son anuladas bajo los

general.

ción o del mercado, dicha situación deberá ser escalada a la

Referencia

Aplicativo SIESA ERP

Solicitud y/o requerimiento

Cotizaciones

Procedimiento de Anticipo de
Proveedores

Aplicativo SIESA ERP

Aplicativo SIESA ERP
 PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR

OBJETIVOS:
Establecer directrices y el adecuado procedimiento para el manejo, control de la caja menor de las diferentes áreas de la empresa, al efectuar desembolsos de carácter limitado y en efectivo, destinados a cubrir
gastos menores, urgentes o imprevistos, de tramitación inmediata y abreviada, inaplazable e imprescindible realización para el funcionamiento del área.
ALCANCE:
A todas las dependencias que conforman la empresa y que tenga bajo su responsabilidad el manejo de recursos bajo la modalidad de caja menor.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* Toda Caja Menor debe ser constituida por medio de acta aprobada por la gerencia general .

* Todas las actas de constitución de caja menor deben ser resguardados una copia en tesorería y Recursos Humanos.
* No podrá existir dos cajas menores a nombre de un mismo funcionario.
* Los cambios en los montos asignados a las cajas menores deberán ser aprobados por la gerencia general.
* No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:
-          Comprar elementos y/o Bienes inventariables o devolutivos.
-          Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, sueldos, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares.
-          Efectuar pago de Servicios Públicos, asesorías, arriendos.
-          Efectuar préstamos personales.
-          Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
-          Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acta de creación.
-          Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.
-          Compra de Bebidas alcohólicas
-          Pago de proveedores y contratistas

* La ejecución de los recursos de la caja menor, están bajo la total responsabilidad de la persona que se designó en el acta de constitución y son quienes autorizan cada uno de los gastos pagados por Caja Menor.

* Todo responsable de administrar la Caja Menor, deberá suscribir un pagaré en blanco que permita dar cubrimiento a cualquier diferencia que presente el saldo de la caja.

* Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos con corte a la fecha en la que se efectúa el cambio.
* Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad, licencia o comisión, se podrá mediante Acta autorizada por la gerencia general encargar a otro funcionario su manejo
temporalmente, para lo cual se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo al recibo y a la entrega de la misma.
* Las compras por caja menor no podrán ser superiores al 20 % de la cuantía total de la caja menor
* En caso de que se requiera realizar una compra superior al monto máximo autorizado por Caja Menor, se deberá realizar el procedimiento normal de compras.
* Todo responsable de administrar la Caja Menor debe efectuar las deducciones practicadas si a ello hubiere lugar, por ejemplo, Rete Fuente, Rete Ica y Rete IVA, de no ser aplicados, serán asumidos por el
responsable de la caja menor.
* Soportes legales admitidos a presentar para el reembolso de caja menor:
-          Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
-          Cuenta de cobro: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar.
-          Documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar como soporte a la cuenta de cobro.
-          Fotocopia del RUT.
-          Tiquetes de máquina registradora.
-          Tiquetes de transporte intermunicipal.
-          Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para transporte intermunicipal cuando no se generen tiquetes y para legalizar la alimentación a los que aplica).
-          Tiquetes de tasa aeroportuaria.
-          Tiquetes Aéreos.
* Todo Recibo provisional de Caja Menor deberá ser legalizado máximo en 1 (uno) días y para lo cual se deberá adjuntar la factura original.

* Todos los recibos de caja menor correspondiente a gastos de transporte cuando estos no generan tiquetes, deberán describir las rutas de desplazamiento y deberán contar con la autorización del jefe inmediato.

* Todo reembolso de caja menor debe realizarse atravez de un formato de reembolso de fondo, donde se debe detallar o relacionar las facturas o recibos de caja menor en orden cronológico, no se aceptarán
soportes en mal estado (Rotura, Registros Ilegibles)

* Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menor, siempre que se tenga solo la disponibilidad en efectivo del 30% de dichos recursos.

* Los recursos de la Caja Menor deben ser legalizados dentro del mismo mes en que se efectúan y/o en caso fortuito que se haya consumido más del setenta por ciento (70%) del monto total asignado, anexando
todos los soportes originales con la fecha del periodo en que se está solicitando el reembolso, y finaliza con la verificación y validación de estos soportes junto con el formato de legalización de gastos realizando la
contabilización de éstos en el programa contable.
* Para hacer efectivo el reembolso de la Caja Menor se deberá contar previamente con la debida legalización y la creación de la cuenta por pagar soportada por el valor a reembolsar; posteriormente, se obtendrá la
aprobación de gerencia general para el debido desembolso.
* En el evento que se presente pérdida de los recursos de la caja menor deberá ser reportado inmediatamente a la gerencia general , la empresa procederá a deducir de las sumas que se hayan causado o se causen
en el futuro a favor del trabajador por concepto de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y
pagar a su favor, bien sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo.
* Es responsabilidad del funcionario asignado para la administración de la caja menor, cumplir con las condiciones de seguridad físicas, así como tomar las precauciones necesarias para salvaguardar los recursos
entregados.

* El area de tesoreria debera realizar arqueos sorpresivos mensualmente.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Usuarios Ordenadores del

Inicio
Gasto

Solicita a la gerencia general autorización para conformación de

Correo Institucional de la empresa
caja menor de efectivo.

Solicitud de Caja Menor

Gerencia General

Aprueba la creacion de la caja menor , de igual forma la gerencia

VoBo No podrá devolver al usuario la solictud caja menor para revisión del
monto solicitado.

Si

Una Vez obtenido el visto bueno de la gerencia Gral , el usurio

remitira al Dpto Talento humano para la elaboracion de la
constitucion de la caja menor el cual debera firmar , con las
siguientes indicaciones:

*Cuantía
Dpto de Talento Humano

Acta Constitucion de
Caja Menor *Finalidad
*Unidad o Area ejecutora
*Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
Dpto de Talento Humano
Acta Constitucion de
Caja Menor

*Discriminación de los gastos que se puedan realizar.

*Prohibiciones
*Nombre, cargo. Correo electrónico, numero telefónico del
funcionario asignado como ordenador de la caja menor

*Fechas, cuantías para legalización y desembolso.

Contabilidad
Creacion Caja Menor Registro contable en el Software , de la constitución de la caja
Aplicativo SIESA ERP
menor

Captura la información en el aplicativo contable SIESA ERP,

revisando y validando los soportes que autorizan el desembolso.

Desembolso Caja Prepara el traslados de fondos entre las cuentas bancarias de la

Tesoreria

Menor empresa, necesarios que permitan cubrir el desembolso de la caja

menor , comunicando a la gerencia general que dichas Aplicativo SIESA ERP
preparaciones de traslados están listas para su realización, si el
pago es por cheques, se procederá a su elaboración respetando
su numeración consecutiva, debe contar con sus respectivas
firmas de autorizado, sellos secos y húmedos.

Los cheques girados a favor de personas naturales deben llevar

sello de “PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”.
Usuario Asignado para el manejo de la caja

Verifica los rubros aprobados en el acta de constitución de caja

menor y firma de recibido.

Manejo y Legalizacion Recibe solicitudes de compra menores , elabora Recibo provisional

de Reembolso Caja realiza la compra, en el evento que no pueda realizarla el mismo
Menor elabora recibo provisional y desembolsa los recursos entregando
al funcionario autorizado para la compra.
Recibos de Caja Menor / Formato de reembolso de Caja Menor

Realiza solicitud de reembolso de la caja menor a Contabilidad

por medio del formato de reembolso de caja menor adjuntando
los documentos con sus debidos soportes una vez cumplido el
70% del total de la caja menor.

Reembolso de Caja
Menor
Revisa el formato debidamente diligenciado el cual debe coincidir
Contabilidad

con los soportes de las facturas adjuntas, fecha del periodo del
reembolso. Si encuentra inconsistencias devuelve al responsable
Aplicativo SIESA ERP
del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes, si
todo está bien procede a la causacion y generacion de la cuenta
VoBo No por pagar, y envía a tesoreria para programacion de pagos.

Si

Captura información en el aplicativo contable SIESA ERP,

revisando y validando los soportes que conforman el reembolso
Revision y de fondo caja menor, cuentas contables ,etc.
Validacion
Reembolso Caja
Menor
Contabilidad

Aplicativo SIESA ERP

No VoBo

Si hay inconsistencia en la informacion, soportes, causacion,

devuelve a tesoreria para correcion, de lo contrario pasa a
Si gerencia general para aprobacion del desembolso.
 Aprobacion Aprueba Reembolso Caja Menor , pueden existir observaciones de
Reembolso algunos gastos.
Caja Menor
Gerencia General

VoBo No

Si

Una vez obtenido el visto bueno de la gerencia general, el área de

tesorería procederá a preparar los traslados de fondos entre las
cuentas bancarias de la empresa, necesarios que permitan cubrir
el reembolso de caja menor, comunicando posteriormente a la
gerencia general dichas preparaciones de traslados están listos
Desembolso para su realización, si el pago es por cheques, se procederá a su
Fondo Caja elaboración respetando su numeración consecutiva, debe contar Aplicativo SIESA ERP
Menor con sus respectivas firmas de autorizado, sellos secos y húmedos.
Tesoreria

Los cheques girados a favor de personas naturales deben llevar

sello de “PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER
BENEFICIARIO”. Los cheques girados a favor de personas
jurídicas deben llevar además de éste, el sello de cruce.

Una vez realizado el pago, se enviará correo electrónico al

responsable de la caja menor , notificando del reintegro del fondo Correo Institucional de la empresa
de caja menor.

Se elaboran y causan los egresos los pagos realizados.

 PROCEDIMIENTO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES
OBJETIVOS:

El objetivo del presente documento es condicionar y realizar un filtro de excepción para pago anticipado a proveedores que lo requieran y no trabajen bajo el modelo de negocio de pago de la empresa

ALCANCE:
Este procedimiento incluye las actividades, directrices, para el manejo, legalización de los anticipos, que la empresa entrega a los proveedores que lo requieran para la adquisición de bienes y servicios.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* El anticipo es una excepción al proceso de pago de proveedores, tiene como objetivo pagar por adelantado o contra factura la adquisición de un producto o servicio a proveedores que no trabajen bajo el modelo de
negocio de pago de la empresa.

* Todo anticipo a proveedores que se necesite para la adquisición de bienes y/o servicios se debe realizar atravez del aplicativo SIESA ERP, por el departamento de compras, esto con el fin de llevar el control y
seguimiento de estos gastos.

* Todo Anticipo deberá tener asociada una orden de compra para el caso de los productos y/o servicios esporádicos y adicionalmente un contrato de prestación de servicios para aquellos proveedores de obras civiles,
el cual deberá estar validado por el área legal de la empresa.

* Para generar una solicitud de anticipo se debe cumplir con los siguientes requisitos:

* Requisición y/o solicitud de compras de bienes y/o servicios por parte del área interesada.

* Cotizaciones (mínimo 2) de los proveedores seleccionados, donde se especifique los precios, condiciones de pago, y el valor del anticipo pactado.

* Orden de compras con sus soportes (cotización, cuadro comparativo con la mejor opción.).

* Solicitud de anticipo para la compra de bienes y/o servicios.

* Validación y comprobación de la solicitud de anticipo, la correcta generación en el aplicativo SIESA ERP.

* Aprobación y visto bueno de la orden de compras de bienes y/o servicios y anticipo para pago a proveedor.

* Los anticipos solo son autorizados por la Gerencia General.

* Notificación vía correo electrónico aL proveedor y área de compras del pago realizado por concepto de anticipo.

* Conciliación mensual de la cuenta de anticipos a proveedores, elaboración de informe de los anticipos pendientes por legalizar.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Usuarios Ordenadores del

Inicio
Gasto

Generación de requisición y/o solicitud de compras de bienes y/o servicios Aplicativo SIESA ERP

Requerimiento del Bien

y/o Servicios

Recibe requisición y/o solicitud de compras , Solicita Cotización a los proveedores

seleccionados para su respectiva evaluación (mínimo 2), Una vez recibidas las
Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un cuadro comparativo de las
Archivo Excel
propuestas, para escoger la mejor opción, donde se especifique los precios,
Area de Compras

condiciones de pago, y el valor del anticipo pactado.

Cotizaciones - Orden
de Compra - Solicitud
de Anticipo Elabora orden de compras donde se debe especificar el tipo de pago a realizar y
Aplicativo SIESA ERP
anexa cotización con la mejor opción y envía a gerencia general para aprobación

Posteriromente a la aprobacion de la orden de compras , procede a la creacion Aplicativo SIESA ERP

de la solicitud de anticipo y notifica a contabilidad para validación

Validacion Solictud de
Anticipo
Contabilidad

Válida la solicitud de anticipo , comprobando la correcta generación, adicional

verifica que las retenciones liquidadas sean correctas y genera la cuenta de
VoBo No Aplicativo SIESA ERP
anticipos., si es correcta remite a gerencia para aprobación, de lo contrario remite
al Dpto. de Compras para corrección

Si
Gerencia General

Revision y
Aprobacion
Aprobación de orden de compra y/o solicitud de anticipo Aplicativo SIESA ERP

Captura información en el aplicativo contable SIESA ERP, antes de proceder con

el pago, revisando y validando los soportes que autorizan el anticipo.

Prepara los traslados de fondos entre las cuentas bancarias de la empresa,

Tesoreria

Revision y necesarios que permitan cubrir los anticipos a proveedores, comunicando a la

Aplicativo SIESA ERP /
Desembolso de gerencia general que dichas preparaciones de traslados están listas para su
Plataforma Pagos Virtuales /
Anticipos realización, si el pago es por cheques, se procederá a su elaboración respetando
Cheques
su numeración consecutiva, debe contar con sus respectivas firmas de autorizado,
sellos secos y húmedos.
Tesoreria
Aplicativo SIESA ERP /
Plataforma Pagos Virtuales /
Cheques

Los cheques girados a favor de personas naturales deben llevar sello de

“PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”. Los cheques girados a favor
de personas jurídicas deben llevar además de éste, el sello de cruce.
Gerencia General
Transferencia de Aprueba y realiza transferencias de fondos para cubrir los anticipos
fondos
Aplicativo SIESA ERP

Notificación vía correo electrónico a cada proveedor del pago realizado a su favor
Correo Institucional de la
al día siguiente de haberse realizado la operación, de igual forma copiara al área
Confirmacion empresa
de compras para seguimiento del despacho de los bienes y/o servicios.
Desembolso
Anticipos
Tesoreria

Archivar ordenadamente la documentación generada durante el procedimiento de

pagos de anticipos de proveedores, para su comprobación y auditorías
posteriores.

Conciliación y análisis mensual de la cuenta de anticipos a proveedores con saldos

en libros para llevar a cabo depuración y elaboracion de informe a la gerencia Aplicativo SIESA ERP
general y al área financiera de los anticipos pendientes por legalizar.

Despacho de Despacha la mercancía correspondiente al anticipo anexando a la factura la orden

Bienes o de compra, facturando la totalidad del valor del pedido, ndicando el anticipo
Proveedor

Prestacion del recibido y el saldo pendiente a su favor.

Servicio
Para pago de saldo de factura , debe seguir el procedimientos de Cuentas por
pagar.
Contabilidad

Auditoria Conciliación de las transferencias realizadas dentro del periodo, confrontándolo

Aplicativo contable SIESA ERP/
Conciliatoria con la relación de la programación de pagos aprobada por la gerencia general y
Archivo excel
extractos electrónico bancarios e informar novedades encontradas.
 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
OBJETIVOS:
Garantizar que todas las obligaciones que contraiga la empresa por concepto de adquisición de bienes, servicios u otros, sean oportunamente causadas y debidamente registradas en el sistema contable dentro del
periodo correspondiente y pagados en el tiempo establecido.
ALCANCE:
Desde recepción, revisión de las facturas y sus soportes por parte de las áreas generadoras del gasto, registro contable, pago y conciliaciones con proveedor por el área de contabilidad y tesorería.
CONSIDERACIONES GENERALES:

* El proveedor y/o contratista de bienes y servicios enviara al correo electrónico de la empresa, la factura electrónica luego de haberla registrado en la plataforma de la DIAN. para revisión y causación.

* Ninguna area diferente a Contabilidad podra recibier facturas por adquisicion de bienes y/o servicios , todas sin excepcion alguna deben ser enviado al correo de la empresa con sus soportes correspondientes

* Para los proveedores de bienes y servicios que no están obligados a ser facturadores electrónicos, igualmente la recepción de las facturas, documentos equivalentes, notas crédito y notas débito, se realizará
mediante envió al correo electrónico de la empresa.

* Validación de la factura electrónica en plataforma de la DIAN, verificando que la descripción del servicio corresponda con el servicio o bien que está cobrando, si la factura no está publicada o presenta alguna
inconsistencia, se devolverá al proveedor para corrección.

* Revisión y visto bueno de las facturas por parte de las áreas generadoras del gasto, para pago.

* Revisión y causación de las facturas o cuentas de cobros en el periodo contable correspondiente a la adquisicion del bien o servicio en el sistema de información contable SIESA ERP.

* Creación del contratista, el tercero y/o proveedor en el aplicativo contable SIESA ERP, si no está registrado en la base de datos.

* Elaboración de relación de pagos, clasificado por fecha de vencimientos, con sus debidos soportes para pago.

* Revisión y visto bueno de la relación de pagos por el área financiera.

* Visto bueno y aprobación para pago por parte de la gerencia general, de la relación de pagos.

* Preparación de traslados de fondos para cubrir la programación de pagos.

* Elaboración de egresos y contabilización de los pagos realizados en el aplicativo SIESA ERP

* Notificación a los proveedores y/o contratistas del pago realizado a su favor.

* Conciliación de los pagos realizados dentro del periodo.

* Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la documentación comprobatoria correspondiente.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Inicio
Enviara al correo electrónico de la empresa, la factura electrónica luego de
haberla registrado en la plataforma de la DIAN para revisión y causación por el
área de contabilidad. Para los proveedores de bienes y servicios que no están www.dian.gov.co/impuest
Proveedor

obligados a ser facturadores electrónicos, igualmente la recepción de las facturas, os/factura-electronica -

Envio y Radicacion documentos equivalentes, se realizará mediante envió al correo electrónico de la Correo Electronico :
Factura empresa con el asunto: número de factura, NIT del emisor, orden de compra, Contabilidad@agmdesarrol
remisión o acta de recibo (Formato PDF). los.com

Revision
Facturas
https://www.dian.gov.co/i
mpuestos/factura-
electronica

Toda factura que ingrese al buzón de radicación de factura de la empresa es

revisada y validada en la plataforma de la DIAN, donde se verificara que la
descripción de los bienes y/o servicios corresponda con el servicio y/o bien contabilidad@agmdesarroll
No VoBo facturado, si la factura no está publicada o presenta alguna inconsistencia, será os.com
devuelta al proveedor y/o contratista para corrección y posterior envió
Contabilidad

Si

Envió de facturas Envió de facturas atravez de correo electronico a cada Área o dependencia Correos Institucional de cada
para validacion . competente para visto bueno de las facturas área

El jefe de cada área o dependencia revisará, y dará su visto bueno del cobro de
Revision y Validacion de los bienes y/o servicios anexando los siguientes documentos soportes:
Facturas
1. Orden de compras de Bienes y/o Servicios.
2. Entrada aplicativo SIESA ERP (si aplica al caso)
3. Acta de recibo de bienes y/o servicios que contenga las firmas y sellos de
Usuarios Ordenadores del Gasto

recibido a conformidad, donde especifique que la cantidad de los bienes y/o

Servicios facturados sea igual a los recibidos.
4. Notas créditos o débitos
VoBo No
Una vez realizada la verificación por parte del Jefe De Área O Dependencia, y de
presentarse diferencias en la cantidad, precios facturados, notificara al área de
Correos Institucional de cada
contabilidad para devolución y corrección de la factura por parte del proveedor,
área
de lo contrario notifica enviando la documentacion al área de contabilidad del
Si
debido cumplimiento de los requisitos anteriores.
 Realiza verificación de todas las facturas aprobadas por las diferentes áreas
Revision y Validacion de
generadoras del gasto para pago, validando todos los soportes , a falta de alguno
Facturas
de estos devuelve factura al área generadora del gasto para los correctivos al
respecto.

No VoBo
Contabilidad

Aplicativo contable SIESA

Si
ERP

Procederá a la causación de la factura ingresando al sistema de información

contable SIESA , los datos de la factura o cuenta de cobro en el periodo contable
correspondiente a la adquisición del bien o servicio, verifica que las retenciones
Causacion Facturas liquidadas sean correctas y genera la cuenta por pagar. Si el tercero, contratista o
proveedor no está registrado en la base de datos, procede a la creación en el
sistema contable SIESA con las respectivas obligaciones fiscales

Se deberá revisar si el proveedor tiene o no anticipos, de tenerlo debe realizar el

debido cruce de saldos.

Captura y revisa la información de las cuentas por pagar del aplicativo contable
Tesoreria

Programacion de Pagos SIESA, clasifica por fecha de vencimiento y elabora relación de facturas para
Aplicativo contable SIESA
pagos, con sus debidos soportes, posteriormente envía relación con sus debidos
ERP
soportes al área financiera, quien realizar una revisión de las facturas con sus
debidos soportes .

Revision y Validacion
Programacion de Pagos
Area Financieria

Revisa y Valida la relacion de pagos , de presentarse inconsistencias en la relación

Aplicativo contable SIESA ERP/
de pagos , devuelve al área de tesorería para corrección, si todo está correcto
Archivo excel
No VoBo procede a dar visto bueno

Si
 Visto Bueno a la
Programación de Pagos
Gerencia General

VoBo No
Aprueba la programacion de pagos , de igual forma la gerencia podrá objetar el
no pago de algunas obligaciones , procede a devolver a tesoreria para
modificacion y actualizacion de la programacion de pagos.

Si

Una vez obtenido el visto bueno de la gerencia general, el área de tesorería

procederá a preparar los traslados de fondos entre las cuentas bancarias de la
empresa, necesarios que permitan cubrir los pagos programados del día,
Plataformas de pagos de
comunicando posteriormente a la gerencia general dichas preparaciones de
bancos / Cheques Fisiscos
traslados están listos para su realización, si el pago es por cheques, se procederá
a su elaboración respetando su numeración consecutiva, debe contar con sus
respectivas firmas de autorizado, sellos secos y húmedos.

Pago de Facturas /y/ Obligaciones Los cheques girados a favor de personas naturales deben llevar sello de
“PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”. Los cheques girados
a favor de personas jurídicas deben llevar además de éste, el sello de cruce.

Una vez realizado el pago, se enviará correo electrónico a cada proveedor y/o
contratista, notificando del pago realizado a su favor al día siguiente de haberse
Tesoreria

Correos Electrónicos/SIESA
realizado la operación ERP

Se elaboran y causan los egresos los pagos realizados.

Una vez efectuado el pago, se inhabilitan las Facturas pagadas con sello con la
siguiente información: la palabra “PAGADO”, para evitar su doble pago,
consignando el número de cheque o transferencia bancaria por el que se ejecutó
el pago y la fecha.

Realizado los diferentes pagos, se debe archivar ordenadamente la

documentación generada durante el procedimiento de pagos, para su
comprobación y auditorías posteriores.

Correo electronico
Se anularán los cheques que no hayan sido cobrados en un término de dos (2)
meses a partir de la fecha del giro. Esta anulación se hará por medio de un correo
dirigido al banco con orden de no pago, firmado por la gerencia general.
Conciliación de los pagos realizados dentro del periodo, confrontándolo con la
Aplicativo SIESA/ Movimeinto
relación de la programación de pagos aprobada por la gerencia general y
Electronico de Bancos
extractos electrónico bancarios e informar novedades encontradas.

Auditoria Conciliatoria
Aplicativo SIESA/ Estado de
Contabilidad

El área de contabilidad solicitara mensualmente vía correo a los proveedores

( Manera selectiva ) un estado de cuenta para ser conciliados con los saldos de Cuenta Proveedor
cuentas por pagar de proveedores en el aplicativo contable.

Revisión anual de la correcta parametrización en el sistema contable de las tasas

impositivas para los pagos realizados. (Retención Fuente, IVA, Aportes de
Aplicativo SIESA
Nomina, etc.), emitir informe al área financiera informando de la revisión y los
cambios realizados.
 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
OBJETIVOS:
Realizar el control de cuentas bancarias de la administración municipal mediante la comparación las cifras de los extractos bancarios y los registros contables, con el fin de establecer las partidas conciliatorias para que
se elaboren los documentos correspondientes en Tesorería, dentro del mes siguiente a la ocurrencia del hecho.
ALCANCE:
Inicia cuando la tesorería certifica al área contable los saldos de bancos al cierre del mes y dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente, la llegada del extracto bancario y la documentación necesaria para la
ejecución de la conciliación y finaliza con la evaluación de las actividades y la toma de acciones pertinentes.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* Elaborar como mínimo una conciliación bancaria al mes, por cada cuenta bancaria.

* Todo registro que se realiza en la tesorería debe estar soportado por información del banco o entidad financiera ya sea por el portal o por información recibida físicamente.
* La Tesorería no podrá mantener partidas conciliatorias con una antigüedad superior a 2 meses. Si estas superan los 2 meses el área contable notificara con copia a la gerencia general para que se den las
explicaciones correspondientes.

* El Área de Contabilidad deberá contar con las conciliaciones de todas las cuentas bancarias en los quince (15) días hábiles siguientes al cierre certificado por la tesorería.

* Las conciliaciones bancarias deberán estar conformadas invariablemente por los siguientes soportes :

* Extracto recibido o generado por la banca virtual de cada entidad bancaria, financiera o cooperativa,

* Extracto de libros generado por el area de tesoreria

* La hoja de cálculo de la conciliación como documento resumen del saldo inicial mes, valores de partidas pendientes de conciliar y/o no identificadas y saldo final mes que debe coincidir con el saldo del
extracto bancario

Responsable Proceso Actividad Referencia

Inicio
Luego de ejecutado el proceso de integración de los movimientos mensuales enel
aplicativo SIESA ERP, informa al auxiliar y/o analista de contabilidad para que
proceda a hacer las conciliaciones bancarias
Area de Contabilidad

Consolidacion de Recibe los extractos bancarios impresos que envían diferentes bancos. Los que no
Informacion son enviados, se solicita a la tesorería que los imprima por el portal de internet Aplicativo contable SIESA ERP -
del banco o entidad financiera Extractos Bancarios

Confronta y verifica cada una de las partidas del libro auxiliar de bancos de
tesorería y del extracto enviado por el banco, estableciendo las partidas
conciliatorias. Entre las más comunes están:

* Cheques girados por la empresa y no cobrados por el beneficiario.

* Consignaciones registradas en el libro auxiliar de bancos que el banco
Conciliacion Bancaria aun no ha abonado a la cuenta
Area de Contabilidad

* Notas débito que el banco ha cargado a la cuenta y que no ha sido

registrada en el libro auxiliar de bancos.
* Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta y no se han Aplicativo contable SIESA ERP -
registrado en el libro auxiliar de bancos. Extractos Bancarios - Formato
de Cociliacion en EXCEL

Establece los diferentes gastos e ingresos financieros generados en las

operaciones bancarias y reportadas por las entidades financieras a través de los
extractos bancarios, una vez efectuada la conciliacion , esta se imprime para las
respectivas firmas ( Auxiliar y/o Analista Contables- Jefe de Contabilidad), una vez
firmada se envian al area de tesoreria.

Recibe las conciliaciones bancarias elaboradas por el auxiliar y/o Analista de

Contabilidad y firmada por el Jefe del area , procede a analizar las partidas
conciliatorias resultantes para hacer los ajustes correspondientes; si es necesario
Causacion Partidas
pide información adicional al banco.
Conciliatorias
Tesoreria
 PROCEDIMIENTO DE ANTICIPOS DE VIATICOS YGASTOS DE VIAJES
OBJETIVOS:
Establecer las directrices para el manejo y legalización de anticipos a empleados por viáticos.
ALCANCE:
Este procedimiento incluye las actividades y directrices, para el manejo y legalización de los anticipos, que la empresa entrega a los trabajadores que lo requieran para el desarrollo de sus funciones.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* La suma que por concepto de “Anticipo” que entrega la empresa, no tiene connotación salarial, por cuanto su finalidad es que el empleado pueda atender ciertos eventos en desarrollo de las funciones propias de su
cargo.

* En ese orden de ideas, el empleado tiene la obligación de:

-       Utilizar el recurso única y exclusivamente para actividades previamente aprobadas por su jefe inmediato, el cual en ningún caso se debe usar para fines o actividades personales.

-       El empleado deberá presentar la solicitud del anticipo de gastos por lo menos con cinco (5) días calendario de anticipación al mismo, para que se cuente con el plazo suficiente para procesar
administrativa y contablemente la información y de esta manera, el empleado cuente con el anticipo al momento de su salida.
-       El empleado debe legalizar los gastos realizados con el anticipo recibido dentro de los dos (2) días siguientes a la finalización del viaje o la comisión que ha originado el recibo del citado anticipo, con
sus respectivos soportes en el Dpto. de Contabilidad, como también devolver los saldos de efectivos a favor de la empresa, exigir recibo de caja/o/paz y salvo.

* Soportes legales admitidos a presentar para la legalización del anticipo:

Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
Cuenta de cobro: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar.
Documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar como soporte a la cuenta de cobro.
Fotocopia del RUT.
Tiquetes de máquina registradora.
Tiquetes de transporte intermunicipal.
Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para transporte
intermunicipal cuando no se generen tiquetes y para legalizar la alimentación a los que aplica).
Tiquetes de tasa aeroportuaria.
Tiquetes Aéreos.
* La entrega de soportes para la legalización del anticipo debe realizarse por medio de un formato de relación de gastos de viajes, en orden cronológico, no se aceptarán soportes en mal estado (Rotura, Registros
Ilegibles)

* Aplicar las retenciones en la fuente a las que haya lugar, de acuerdo a las condiciones fiscales de la empresa y del proveedor, de no ser aplicados, serán asumidos por el empleado.
* En el evento en que el trabajador no realice en el  plazo  señalado la legalización de gastos del anticipo recibido, la empresa procederá a deducir de las sumas que se hayan causado o se causen en el futuro a favor
del trabajador por concepto de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su favor, bien
sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo, el valor total del anticipo si no ha presentado la correspondiente legalización dentro del plazo establecido.
* No están autorizados los gastos por concepto de propinas, minibar, invitaciones a terceros, bebidas alcohólicas.

* No se autorizarán nuevos anticipos a empleados si éste tiene anticipos anteriores por legalizar.

* El área de contabilidad y tesorería, en conjunto revisarán y emitirán informe mensual de los anticipos por viáticos pendientes por legalizar.

* La omisión por parte del trabajador de lo antes señalado genera un incumplimiento de sus obligaciones frente a la empresa.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Usuarios Ordenadores del

Inicio
Gasto

Identificar la necesidad y realizar la solicitud de los Viáticos, en el software

contable con 5 días de anticipación al viaje o comisión. Aplicativo SIESA ERP
Solicitud de Anticipo

Revision y validacion
Solicitud Anticipo
Contabilidad

Revisa y valida la correcta generacion de la solictud de anticipos en el Sistema

SIESA ERP , de existir inconsistencias en la generacion no se dara tramite a la
gerencia general y sera devuelto al usuario para su respectiva correcion, como
No VoBo tambien no se dara tramite a la gerencia general de existir anticipos pendiente Aplicativo SIESA ERP
por legalizar por el mismo usuario.

Si

Revision y Aprobacion de
solictud de anticipo
Aprueba los anticipos para Viaticos. De igual forma la gerencia podrá devolver al
usuario la solictud de anticipo para revisión de los gastos estimados en la solicitud
Gerencia General

Aplicativo SIESA ERP

VoBo No

Si
 Una vez obtenido el visto bueno de la gerencia general, el área de tesorería
procederá a preparar los traslados de fondos entre las cuentas bancarias de la
empresa, necesarios que permitan cubrir los desembolsos de los anticipos ,
comunicando posteriormente a la gerencia general dichas preparaciones de
traslados están listos para su realización, si el pago es por cheques, se procederá
a su elaboración respetando su numeración consecutiva, debe contar con sus
respectivas firmas de autorizado, sellos secos y húmedos.
Tesoreria

Los cheques girados a favor de personas naturales deben llevar sello de Aplicativo contable SIESA
Desembolso de Anticipos “PÁGUESE ÚNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO”. Los cheques girados ERP
a favor de personas jurídicas deben llevar además de éste, el sello de cruce.

Una vez realizado el pago, se enviará correo electrónico a cada proveedor y/o
contratista, notificando del pago realizado a su favor al día siguiente de haberse
realizado la operación
Se elaboran y causan los egresos los pagos realizados, el cual debe ser firmado
por el usuario generador del requerimiento

Realizado el desembolso de anticipos , se debe archivar ordenadamente la

documentación generada durante el procedimiento de pagos, para su
comprobación y auditorías posteriores.
Usuarios Ordenadores

Legalizacion de Anticipos
del Gasto

Legalización del anticipo de viáticos a los 2 días siguiente a la finalización del viaje
Formato Relacion de Gastos de
o comisión , por medio de formato de relación de gastos de viaje .
Viaje
 PROCEDIMIENTO MAN TENIMIENTO DE VEHICULOS
OBJETIVOS:

Establecer un procedimiento sistemático y consistente que permita realizar la adecuada administración y mantenimiento de los vehículos que constituyen el parque automotor de la Empresa.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable para todas las unidades vehiculares de la empresa.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* Es responsabilidad de todo el personal de la Empresa cumplir con las normas descritas en el presente documento, para la administración de los vehículos.

* La utilización de los vehículos, se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores estrictamente profesionales de la empresa, por ningún motivo no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares.

* Todas aquellas áreas que tenga vehículos a su cargo serán responsables de la elaboración del cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo, como también de la supervisión de la ejecución de estos. Los
mantenimientos preventivos se deberán efectuar bajo dos modalidades: Frecuentes; se realiza de acuerdo al kilometraje o uso efectuado. No frecuentes que pueden ser semestrales y anuales, este será enviado al
Dpto. de compras para la consecución de proveedores y mejores precios.

* Los mantenimientos preventivos/correctivos con proveedores y/o contratistas, se realizarán bajo órdenes de servicios emitidas por el Dpto. de compras, debidamente autorizadas por Gerencia general.

* El Custodio de cada Vehículo de cada área, deberá realizar diariamente la revisión de los niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos y presión de aire de llantas, etc., que permitan mantener en óptimas
condiciones de operación del vehículo y deberá ser consignado en la hoja de vida del vehículo de comprobarse daños a los Vehículos ocasionados por no haber aplicado las medidas preventivas señaladas,
corresponderá al custodio el pago de los importes correspondientes.

* Los jefes de área que tengan vehículos asignados, será responsable de notificar a los custodios de los Vehículos, la fecha en que deberán presentar las unidades a Mantenimiento Preventivo en los talleres externos
contratados; conforme al Programa de Mantenimiento Preventivo concertado con el Prestador del Servicio.

* Será responsabilidad de los custodios, presentar los Vehículos a los Mantenimiento Preventivo o Correctivo en los Talleres Externos contratados, y de supervisar los Trabajos de Mantenimiento Preventivo y Correctivo,
con el propósito de verificar y certificar la calidad y avance de los trabajos contratados por la empresa.

* Los jefes de áreas que estas tenga asignados vehículos, mantendrá vigilancia respecto al cumplimiento de los tiempos de ejecución de los trabajos concertados con Talleres Externos, los cuales empezarán a contar a
partir de la recepción de los vehículos en las instalaciones del Prestador del Servicio; así como a los establecidos, en las Ordenes de servicios generadas.

* La ejecución de trabajos de Mantenimiento Correctivo, se llevará a cabo por medio de una orden de servicio y deberán contar con la autorización de la Gerencia General, esta ordenes de servicios deberá contar con
las cotizaciones, deberán presentarse en hoja membretada con los siguientes datos: Nombre, Fecha, Domicilio y Teléfono del Prestador del Servicio Descripción del Vehículo, Tipo y Marca correspondiente. Placas y
Modelo. Precios Unitarios por Concepto, con IVA desglosado. Tiempo de Entrega. Nombre y Firma del Encargado o Representante Autorizado por el Taller.

* Cada vehículo deberá llevar una hoja de vida, donde se anotará todos los mantenimientos realizados, evidencia fotográfica.

* No se autorizará el pago de las facturas por concepto de Servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, que no estén amparadas con la correspondiente Orden de servicio debidamente autorizada, acta de
recibo del servicio y sin visto bueno del jefe de área solicitante del servicio.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Inicio

Identifica Parque Automotor en Uso y determina la necesidad de mtto preventivo

y/o correctivo.

Cronograma anual
Jefe de Area

de Mantenimientos
Preventivos y/o Cronograma / Archivo Excel
Correctivos
Elaboración de cronograma anual de mantenimientos preventivos teniendo en
cuenta la frecuencia y vigencia .

Envía al Dpto. de Compras , el cronograma de mantenimientos preventivos del

parque vehicular , para solicitar las respectivas cotizaciones .
Area de Compras

Recibe Cronograma Mtto Preventivos y/o Correctivos , Solicita Cotización a los

Cotizaciones proveedores seleccionados para su respectiva evaluación (mínimo 2), Una vez
recibidas las Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un cuadro Cotizaciones
comparativo de las propuestas, para escoger la mejor opción, donde se
especifique los precios, condiciones de pago, Etc. envia estas a gerencia general
para aprobacion.

Aprobacion Cotizaciones
Gerencia General

Revisa y aprueba Cotizacion para los Mttos Preventivos y envia a compras para
elaboracion de la orden de servicio , de igual forma devolver al area de compras
la cotizacion para revisión de los gastos estimados en la solicitud
VoBo No

SI
Area de Compras

Orden Compra Elabora orden de servicio maestra teniendo en cuenta el cronograma y frecuencia,
Maestra notifica a gerencia para aprobacion en el aplicativo SIESA ERP

Aplicativo contable SIESA ERP

Una ves aprobada la Orden de Servicio Maestra envia por correo electronico ,
envia al area solictante y proveedor
Jefe de Area

Aviso de las Notifica mediante comunicado escrito a los custodios de los Vehículos, las fechas
Actividades de Comunicado Escrito
en que deberá de presentar el vehículo, al Servicio de Mantenimiento Preventivo.
Mtto Preventivo con el Taller Contratado ,recaba acuse de recibo en copia del oficio y archiva.
Prestador Servicio

Recibe Vehículo con la Orden de Servicio, realiza inventario del vehículo y entrega
Acta Inventario
Recepcion copia al usuario, realiza el Servicio de Mantenimiento Preventivo en el tiempo
Vehiculo convenido según Orden de Servicio, bajo la supervisión del usuario.

Recibe Vehículo por parte del prestador del servicio, verificando que el documento
Acta Resivo presente la fecha correcta de recepción del vehículo , o en su caso, solicita que
Sastifacion del sea registrada la fecha correcta; revisa , evalúa con el proveedor la efectividad
Custodio del Vehiculo

Servicio del servicio de estar conforme firma el recibo de servicio expedido por el Acta de recibo Sastifacion
proveedor e incorpora el vehículo a la operación de acuerdo a las actividades servicio mtto preventivo
asignadas , de presentarse inconformidad del servicio de mtto preventivo solicita
inmediatamente corrección del mismo.

VoBo No

De presentarse un daño considerable que conlleve a cambio de repuestos y

accesorios que impidan el correcto funcionamiento del vehiculo , se debe notificar
Procedimiento de Compras
SI al jefe de area y debera realizar el procedimiento de compras para la adquision de
estos.
Parque Automotor

Reincorporacion Reintegro del vehicilo a las operaciones cotidianas de la empresa

Vehiculo
 PROCEDIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS DE OFICINA
OBJETIVOS:
Determinar el procedimiento a seguir para Ejecutar el plan de mantenimientos preventivos menores y correctivos de la infraestructura física y equipos de oficinas de la empresa, con el fin de garantizar su conservación
y óptimo funcionamiento para el adecuado desempeño de todos los procesos
ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todas las áreas de la empresa, el procedimiento inicia desde que se detectan las necesidades de mantenimiento de la infraestructura física Y equipos de oficina , hasta la verificación del
servicio y entrega a satisfacción.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* El Área de Infraestructura deberá realizar un cronograma anual con frecuencia trimestrales de mantenimiento preventivos a las diferentes áreas de la empresa

* Programar y ejecutar los mantenimientos preventivos en las fechas establecidas en el cronograma anual.

* Los mantenimientos preventivos serán realizados en el horario que no interfiera o afecte el trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.

* Los mantenimientos preventivos/correctivos con proveedores y/o contratistas, se realizarán bajo órdenes de servicios emitidas por el Dpto. de compras, debidamente autorizadas por Gerencia general.

* Controlar la ejecución de las actividades descritas en las ordenes de servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo.

* Revisar la ejecución y prestación de los servicios para el mantenimiento preventivo y que se cumplan según la orden de servicio y el cronograma

* Aquellos mantenimientos preventivos y/o/ correctivos que se originen por fuera del cronograma de mantenimiento establecido, solo se podrán ejecutar con el visto bueno, gerencia general y con su respectiva orden
de servicio expedida por el Dpto. de Compras.

* Promover que la realización de todas las actividades de mantenimiento que sean ejecutadas con los elementos de seguridad y salud en el trabajo que dispone la normativa legal aplicable

* No se autorizará el pago de las facturas por concepto de Servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, que no estén amparadas con la correspondiente Orden de servicio debidamente autorizada; acta o
recibo conformidad del servicio y visto bueno del jefe de área solicitante del servicio.

Responsable Proceso Actividad Referencia

Inicio Elaboración de cronograma Anual de mantenimientos preventivos teniendo en

cuenta la frecuencia y vigencia , para atender los mantenimientos preventivos de:

-       Equipos de aire acondicionado.

Jefe de Infraestructura

-       Equipos de Cómputo y Biométricos.

Cronograma anual de -       Impresoras
Mantenimientos
-       Video Beam
Preventivos y/o Cronograma / Archivo Excel
Correctivos -       Servidores
-       Alarmas
-       Sistema Eléctrico
-       Iluminarias en General
-       Instalaciones Hidro-Sanitarias
-       Pintura de oficinas y áreas comunes
Area de Compras

Recibe Cronograma Mtto Preventivos y/o Correctivos , Solicita Cotización a los

proveedores seleccionados para su respectiva evaluación (mínimo 2), Una vez
Cotizaciones Cotizaciones
recibidas las Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un cuadro
comparativo de las propuestas, para escoger la mejor opción, donde se
especifique los precios, condiciones de pago, Etc. envia a gerencia general para
aprobacion.

Aprobacion Cotizaciones
Gerencia General

Revisa y aprueba Cotizacion para los Mttos Preventivos y envia a compras para
elaboracion de la orden de servicio , de igual forma devolver al area de compras
VoBo No la cotizacion para revisión de los gastos estimados en la solicitud

SI
Area de Compras

Orden Compra Elabora orden de servicio maestra teniendo en cuenta el cronograma y frecuencia,
Maestra notifica a gerencia para aprobacion en el aplicativo SIESA ERP

Aplicativo contable SIESA ERP

Una ves aprobada la Orden de Servicio Maestra envia por correo electronico , al
area solictante y proveedor

Se inicia con la ejecución de los servicios requeridos para el mantenimiento, el

contratista se presenta en la ubicación de la empresa para realizar la revisión y
atención del mantenimiento, atendiendo la normativa legal aplicable a seguridad y
Jefe de Infraestructura

salud en el trabajo.

Inicio Actividades
Mtto Preventivo Revisa los servicios entregados por el proveedor, durante su ejecución o posterior
Acta recibo sastifacion del
a la misma, conforme a los reportes técnicos vs propuesta económica para
servicio
consolidar los resultados.

De presentarse un daño considerable que estipule un Mtto Correctivo , se

solicitara un informe técnico donde se describa el diagnostico, costo del
mantenimiento, repuestos, viabilidad, etc. y debera realizar el procedimiento de
compras para la adquision de estos.
 PROCEDIMIENTO DE USUARIOS DE EQUIPOS DE COMPUTO Y DISPOSITIVOS DE COMUNICACION
OBJETIVOS:
Proporcionar las bases para mantener el registro, control, ubicación, estado y distribución de todos los bienes y servicios informáticos de la empresa, garantizando con ello una asignación y administración correcta de
los mismos a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y lograr el aprovechamiento de estos recursos.
ALCANCE:

Este procedimiento contiene y describe las actividades generales que deberán ser realizadas por los usuarios y administradores de los activos fijos IT (computadoras personales, portátiles, servidores, periféricos, etc.),
del software y equipos móviles de comunicación perteneciente a la empresa.

CONSIDERACIONES GENERALES:
* El área de tecnología deberá elaborar presupuesto anual de inversión para adquisición o renovación de activos fijos IT, así como todos aquellos gastos de mantenimiento en los cuales se deba incurrir, y estos son
aprobados por la gerencia general.
* El área de tecnología es la única responsable de la asignación, reasignación y mantenimiento, de todo el equipo de cómputo y dispositivos móviles propiedad de la empresa, adquirido mediante un presupuesto anual
de inversión,
* La aprobación de adquisición de nuevos activos no incluidos en el presupuesto anual (Proyectos Especiales), son aprobados únicamente por el Gerente General
* Toda compra de activos Fijos IT debe ser direccionada atraves del Dpto. de Compra con el visto bueno de la gerencia general.

* Toda Adquisición especial de equipo de cómputo, deberá solicitarse mediante documento escrito al Dpto. Compras con el visto bueno del área de Tecnología.

* El área de Tecnología, será la responsable de registrar todos los movimientos de Entrada , asignación, y bajas de Activos fijos IT (base de datos digital), a efecto de tener actualizado el inventario de bienes
informáticos, así como las custodias correspondientes de cada equipo, como también se deberá colocar tags de identificación de activos.

* Toda asignación de equipo de cómputo a un usuario del Registro, se realizará por medio de acta de entrega de equipos quien es el único responsable de lo que le pudiera pasar a ese equipo bajo su custodia.

* La autorización para la creación de usuarios y la asignación de perfil en cada aplicativo, será por medio un requerimiento formal del Jefe de Área, la creación de usuarios y la asignación del perfil que corresponda, es
realizada por el área de Tecnología.

* Esta estrictamente prohibido la creación de usuarios genéricos.

* Los usuarios deberán limitarse a utilizar el software instalado, no deberán utilizar software no autorizado, si se requiere utilizar Software que no esté instalado, se deberá solicitar a través de un escrito al área de
informática con el visto bueno del jefe de área quien realiza la solicitud, área de tecnología evaluará el caso y si es procedente será instalado. El personal técnico perteneciente al área de informática no podrá instalar
los programas o paquetes de software si no cuenta con la orden de servicio de instalación previamente autorizado.

* El área de tecnología será responsable de coordinar todas las salidas/retorno de los activos fijos IT para reparación o mantenimiento y deberán actualizar el estatus del activo en la base de datos digital para el
control de activos fijos y al mismo tiempo dejar constancia en el formulario de salidas de activos para reparación/Mantenimiento, con la identificación del activo, motivo de la salida, número de activo, serial o lote,
lugar al que se dirige, fecha de salida y de retorno del activo.

Todo mantenimiento preventivo y correctivo realizado a los equipos, deberán ser registrados en la base de datos del inventario de activos fijos IT, Las reparaciones y el mantenimiento de estos activos se cargan a
resultados en tanto que las mejoras y adiciones se agregan al costo de los mismos.

Toda transferencia de equipos de un área a otra, debe ser informado y autorizado por el área de tecnología, quien realizara la actualización respectiva en la base de datos para el control de activos fijos IT y al mismo
tiempo dejar constancia por escrito en el formulario de transferencias de Activos (identificación del activo, motivo del traslado, serial o lote, lugar al que se dirige, fecha de traslado y de retorno del activo).

Las bajas, ventas o donaciones de los activos fijos IT es autorizada únicamente por la gerencia general, para lo cual siempre se deberá hacer llegar el acta con el análisis que justifica la baja y/o venta del activo, el
valor contable y el concepto sobre el estado del activo, y se deberá actualizar el sistema para control de Activos Fijos.

El área de tecnología deberá realizar inventario físico de todos los activos fijos de IT, por lo menos una vez al año, actualizar Base de datos de activos , en caso de existir inconsistencias en el levantamiento de
inventario físico, se deberá notificar mediante memorándum de la (as) inconsistencia (as) a la gerencia general, con copia a Talento Humano , y al empleado o Funcionario responsable de la custodia del activo,
a fin que dentro de una plazo de 2 días hábiles proporcione las explicaciones del caso.

El área de informática deberá realizar conteos periódicos selectivos trimestrales de autocontrol para confrontar las existencias físicas contra los registros del sistema de control de activos fijos.

Responsable Proceso <| Referencia

Area Infraestructura

Inicio Elaboración de presupuesto anual de inversión para la adquisición, reposición y

mantenimiento de activos fijos de IT

Formato EXCEL
Elaboracion de
Presupuesto

Aptobacion de
Presupuesto de
Inversion IT
Gerencia General

Aprobueba Presupuesto de Inversion, sin embargo puede solicitar revision del

plan anual de inversion.
Formato EXCEL

Vobo No

Si

Recibe, mediante comunicado la solicitud para la asignación del equipo de

cómputo, por parte de alguna área específica, en la que se deben señalar las
características y especificaciones técnicas requeridas, De contar con la Acta de Entrega de Equipos IT
disponibilidad del equipo, procederá a realizar entrega al área o usuario por medio
de acta donde se detalla el nombre del usuario, área destino, especificaciones
Ejecucion
Area Infraestructura

técnicas y de software del equipo, etc. De no contar con disponibilidad de

Presupuesto equipos, le informa al area para que proceda con el procedimiento de compras .
Inversion
Aplicativo SIESA ERP
Una vez recibido por parte del proveedor el equipo , se entregara al área
solicitante o usuario por medio de acta de entrega de equipos IT
Area Infraestructu
Una vez entregado los equipos, procederá actualizar la base de datos
Actualizacion Inventario
( Digital ) del inventario de los equipos de IT, de igual forma deberá llevar un Base Datos Digital
IT
archivo físico de las actas debidamente organizadas por áreas, proyectos, etc.
Area Financieria Tesoreria Contabilidad
Contabilidad Tesoreria Gerencia General

Auditoria Conciliatoria