Terracom SAS

Eds Juan Mina

Manual de funciones y procedimientos
Cargo: Administrador

Funciones:
 Realizar ronda a la estación de servicio. Check List.
 Realizar diariamente corte a las 2pm.
 Enviar a consignar diariamente todo el efectivo.
 Elaborar y enviar cuentas de cobro, semanal, quincenal o mensual, según cada cliente.
 Cargar los descuentos por nomina a los empleados.
 Recibir el combustible.
 Custodia y manejo de la caja general.
 Custodia y manejo de la caja menor, elaboración de listado de gastos en Excel.
 Elaborar los recibos de caja.
 Elaborar las facturas de lubricantes y arriendos.
 Atender a terceros que presten servicios de mantenimiento y/o adecuaciones.
 Informar de las necesidades y requerimientos de la eds y verificar que permanezca aseada
y en buen estado.
 Elaborar pedidos de combustible y lubricantes.
 Recibir pedidos de lubricantes y atender proveedores.
 Realizar gestión de cobro y evitar que se afecte la rotación de cartera.
 Realizar los despachos de combustibles a los clientes, elaborar la remisión y coordinar con
el transportador – Pedro Gutiérrez.
 Coordinar el pago de los servicios públicos.

Ruta de ubicación de archivos:

Red/Win/Colaboración/Mis documentos/JM 2019

Red/Win/Colaboración/Mis documentos/FORMATOS

Red/Win/Colaboración/Mis documentos/ JM 2019/CUENTAS POR COBRAR 2019

Red/Win/Colaboración/Mis documentos/ JM 2019/NOMINA JM 2019

Red/Win/Colaboración/Mis documentos/ JM 2019/CTS X PGR TERPEL 2019

En la ruta anterior se encuentran los archivos de Excel que a continuación se mencionarán.

Procedimientos:
 Realizar ronda a la estación de servicio. Check List:

El administrador debe realizar el chequeo a la estación diariamente según listado consignado

en la bitácora ambiental, es un documento que debe imprimirse uno por mes y se encuentra
en la carpeta FORMATOS. Debe archivarse en un folder y tenerlo en la repisa de su puesto de
trabajo, para acceso diario. Ante cualquier novedad y/o requerimiento debe informar a
gerencia. Básicamente en esta ronda se verifica que la estación de servicio se encuentre en
óptimas condiciones para su funcionamiento, limpia, ordenada y segura.

 Realizar diariamente corte a las 2pm:

Los promotores de servicio tienen 3 turnos laborales, se realiza un corte diariamente a las 2
pm, donde se registra la información de todos los turnos, así:

El administrador debe salir a la isla con el libro de corte y las planillas de inventario, tomar la
numeración mecánica de los surtidores, realizar el cierre de turno - en cada surtidor en el
tablero de ingeniería apropiada, se oprime el cuarto botón y se busca la opción administrador,
cerrar turno - , verificar que se imprima la tirilla de cierre donde aparece la venta de
combustible, de no ser así, reimprimir antes de que el promotor que inicia abra su turno.
Mientras se realiza el corte no se debe vender.

Se realiza cierre de datafono, - Flecha abajo, reporte detallado, se imprime. Flecha abajo,
cierre, clave, se imprime.

Se miden los 3 tanques, con la vara. Se debe aplicar crema medidora. En el libro de corte se va
registrando toda la información.

Se realizan los inventarios de lubricantes y nevera. En caso de haber compras o entrada de

mercancía al inventario debe verificarse las cantidades y que estén ubicados en la planilla de
inventario en el rubro correcto. Para el caso de los lubricantes debe verificarse con el libro de
traslados.

Se ingresa a la oficina con el promotor que entrega el turno, éste debe entregar la totalidad
del dinero recaudado y el administrador debe retirar de la caja fuerte los sobres confirmando
la cantidad con el promotor, los sobres deben estar marcados con su nombre, la fecha y la
cantidad de dinero que contiene. Se realiza el conteo del dinero. Además debe entregar toda
la documentación soporte del turno y la planilla completamente diligenciada.

En el archivo de Excel llamado 02. FEBRERO 2019 – El nombre corresponde al mes que se esté
trabajando -, se ingresa la información así:

Se abre una hoja y se le coloca por nombre la fecha que corresponde - FEBRERO 23- y se
actualizan los precios y los valores de sobretasa.
Se ingresa la venta en galones de combustible de las tirillas de cierre, en la celda para cada
producto ubicada en la parte superior del archivo en la primera columna, son tres columnas
una para cada turno 2pm, 10pm y 6am.

Cuando se vende a algún cliente bodega completa, en la misma celda debe sumarse, debido a
que no sale por surtidor y no se va ver reflejado en las tirillas.

En la parte inferior se ingresa la numeración mecánica y el resultado de la venta se compara

con la sumatoria arrojada por las tirillas, no deben existir diferencias, de darse el caso, debe
informar.

En el mismo archivo se ingresan todos los datafonos, uno a uno para que quede el registro. Del
mismo modo los tiquet de movilidad – rumbo terpel – y los tiquet de créditos propios –
clientes directos de la estación -. Los gastos se registran colocando número de factura y valor.
Y se coloca el valor del efectivo recibido.

Se registra en la hoja de LUBRI Y NEVERA el inventario final, obteniendo el valor total de la

venta de cada uno. El valor de nevera se resta del efectivo recibido y se guarda en la caja
nevera y la venta de lubricantes se registra en la misma columna, en la celda de venta de
lubricantes crédito y contado respectivamente.

Luego de ingresar toda esta información la parte general del corte nos arrojará si existe
diferencia en la entrega del promotor.

En la parte derecha del archivo, se encuentra el detalle de los clientes donde se ingresa
número del vale y el valor del suministro, en el producto que corresponda, se encuentra
formulado de tal manera que arroje los galones tanqueados y se debe comparar con la
información del tiquet. Luego de ingresar toda la venta crédito y verificar los totales se
guardan en el acordeón hasta el momento de elaborar la cuenta de cobro.

En el mismo archivo hay una hoja denominada CONTEO DINERO, se utiliza para el registro del
efectivo recibido y cuando se envía a consignar se imprime como soporte para la consignación.

En la mañana siguiente se termina el corte a las 6am. A la hora de llegada del administrador
recibe los cortes de 10pm y 6am y se ingresa de la misma manera descrita anteriormente, en
la misma hoja, quedando los 3 turnos en la misma hoja que lleva por nombre la fecha. Se
elabora un recibo de efectivo donde se detalla los valores recibidos de cada turno. Este recibo
se relaciona en el libro de efectivo, al momento de entregar el dinero para consignar, la
persona que recibe debe contar y firmar.

El corte se imprime, se anexa las planillas, los gastos, datafonos, recibo y se entrega a
contabilidad. En este momento se da por terminado el corte.

 Enviar a consignar diariamente todo el efectivo:

Luego de registrar en el libro de efectivo el valor recibido por cortes y los recibos de caja en
efectivo se suman y se envían a consignar a nombre de Terpel. Las personas autorizadas son
Pedro Gutiérrez, Alfonso Santiago y/o Rosiris Pérez. Cualquier otra persona que se envíe a
consignar debe ser con previa autorización de gerencia.

 Elaborar y enviar cuentas de cobro:

Los soportes de la venta crédito –tiquet- que se guardan diariamente en el acordeón por
cliente se sacan al momento de realizar la cuenta de cobro, según lo acordado con el cliente
puede ser semanal, quincenal, mensual o al momento de enviar el combustible.

La cuenta de cobro se elabora en el archivo llamado CUENTAS POR COBRAR 2019, en la hoja
llamada CTA, se ingresa información como: fecha, el consecutivo, razón social y nit del cliente,
los galones vendidos y el valor total en números y letras; la información se obtiene de
ingeniería apropiada para algunos clientes que se manejan con chip, los demás deben
relacionarse todos los tiquets en un cuadro de Excel, y debe ser exactamente igual a la
sumatoria registrada en cortes. A algunos clientes se le otorga descuento por galón, se elabora
nota crédito y se anexa a la cuenta de cobro.

Se imprimen dos copias, se firman y se sellan, una para el cliente al cual se anexan los soportes
originales y la otra para que el cliente firme como recibido.

En el mismo archivo de CUENTAS POR COBRAR 2019, se elaboran las remisiones, hay una hoja
con el nombre de cada cliente donde se registran las cuentas de cobro generadas y los pagos
recibidos de cada uno, arrojando el saldo actualizado de los clientes, en la parte superior de
cada hoja se encuentra información de los clientes, como periodo de facturación, fecha de
cierre, nombre y teléfono de contacto, entre otros datos.

Luego de enviar las cuentas de cobro a cada cliente respectivamente, la copia de recibido se
archiva en la AZ correspondiente a cada cliente.

Dentro de los clientes se encuentra Organización Terpel S.A., la cuenta de cobro se maneja
mensual para un sistema de venta denominado Movilidad o Rumbo, mediante el cual se le
suministra combustible a clientes autorizados y luego se le cobra a Organización Terpel S.A.

A pesar que la cuenta de cobro es mensual los cortes son todos los días a las 6am. Diariamente
el administrador debe realizar el cierre de rumbo de la siguiente manera:

Se ingresa a la página www.movilidad.terpel.com , se coloca usuario y contraseña. En la parte

superior se ingresa a clientes, revisión ventas diarias, conciliación diaria de estaciones.
Aparece un calendario se selecciona el día, se debe esperar a que cargue y se resalta en blanco
y se le da click en buscar, después de cargar aparece la información, se confirma que el valor
de la venta registrado es idéntico al del acumulado por corte, de no ser así es porque alguna
venta quedó fuera del sistema y se debe informar. En la parte superior se le da confirmar,
luego de cargar aparece procesado, se selecciona continuar dos veces, luego aceptar y por
último se selecciona ver reporte, pdf, se imprime la primera hoja y se archiva. En algunos
casos, existen ventas MI EMPRESA, que aparecen en el segundo pantallazo de cierre de
rumbo.
 Cargar los descuentos por nomina a los empleados:

En el archivo de NOMINA JM 2019, existe una hoja llamada DESCUENTOS, aquí se registran los
préstamos y/o descuadres generados por corte, también los descuentos realizados por
nómina. Al igual que todos los archivos deben permanecer actualizados.

 Recibir el combustible:

Al llegar el carrotanque el administrador debe salir a recibirlo, el transportador entrega la guía

y la remisión, la factura se descarga posteriormente. Con los documentos recibidos se verifica
el nombre de la empresa y las cantidades despachadas. Se procede a medir cada bodega, a la
vara se le aplica la crema reveladora de agua, esta no debe marcar fucsia, de ser así no se debe
descargar, se debe informar inmediatamente. La medida física se compara con las medidas
registradas en la remisión, deben ser mínimas las diferencias y por lo general la medida física
es mayor.

Al salir el administrador debe llevar los implementos necesarios: Crema, probeta y planilla de
recibo de combustible. Antes de descargar se realiza la prueba del nivel de oxigenación: en
una botella de vidrio el transportador saca un poquito de gasolina del carrrotanque y en otra
botella el promotor consigue un poco de agua. En la probeta el administrador debe ingresar
50ml de gasolina y 50ml de agua, se agita y se deja reposar, debe subir 1 o 2 rayas, si el
resultado es mayor se debe informar antes de descargar. En la botella con la gasolina restante
se realiza otra prueba que consiste en aplicar la crema marrón a un baja lenguas y al sumergir
debe verse amarillo. La mezcla de la probeta y el combustible de la botella se depositan en el
tanque de las borras. Es necesario realizar todos procedimientos indicados. El color rojo indica
la gasolina corriente, el color amarillo el diésel y el color azul indica la gasolina extra.

Se ubica el carrotanque para descargar y se le colocan los “burros” para que quede inclinado.
Se colocan los conos para evitar el paso a terceros y para delimitar el área, se coloca cerca el
extintor satelital. En la planilla de recibo de combustible se toman las medidas mecánicas
iniciales de los surtidores y se realiza la medida del tanque correspondiente al producto a
descargar, toda esa información se registra en la planilla. Durante el descargue es preferible
no vender, ni debe haber personal ajeno a la estación. Se procede al descargue, es necesario
que el administrador esté presente en el momento de abrir la llave del producto a descargar,
debe confirmar con la remisión la bodega que contiene el producto a descargar inicialmente.

Al terminar el descargue de la primera bodega se verifica que haya escurrido todo el

combustible, se toma la medida mecánica final y se mide, se cierra el tanque y se procede a
realizar el mismo procedimiento anterior para descargar el otro u otros productos.

Al terminar todas las bodegas se deben abrir todas las llaves verificando que no quede
combustible en el carrotanque, esto debe hacerse inclinado en los burros. Luego se debe
ubicar todos los implementos utilizados en cada uno de sus sitios. Se verifica que los tanques
hayan quedado cerrados y asegurados.
Al llegar a la oficina se debe registrar en el archivo CTS X PGR TERPEL 2019 la compra del
combustible.

 Custodia y manejo de la caja general:

Es responsabilidad del administrador el manejo de los dineros recaudados, se debe elaborar

un recibo de caja cada vez que se reciba efectivo, luego registrarlo en el libro efectivo y
enviarlo a consignar. Del mismo modo al recaudar el efectivo de cada corte. En su mayoría las
consignaciones se realizan a Organización Terpel S.A., como abono a facturas de combustible,
existe un archivo denominado CTS X PGR TERPEL 2019, aquí se registran los abonos realizados
con cada consignación, cuando se elabora un cheque para cancelar factura también se registra
en este archivo descargándolo del saldo adeudado.

 Custodia y manejo de la caja menor, elaboración de listado de gastos en Excel:

La caja menor tiene una base de $ 2.000.000 y está a cargo del administrador, se utiliza para
los gastos menores de la estación, los soportes deben relacionarse en un archivo de Excel,
pasarlo a contabilidad para revisión, registro y reembolso.

 Elaborar los recibos de caja:

Es labor del administrador realizar los recibos de caja físicos, conservando el consecutivo. Se
debe especificar el detalle y la forma del pago, si es efectivo, cheque, sodexo o transferencia,
también se debe colocar las retenciones respectivas si es el caso. Para elaborar los recibos de
caja por transferencias se debe solicitar movimiento bancario.

 Elaborar las facturas de lubricantes y arriendos:

Las facturas de venta de lubricantes se realizan manualmente y de forma diaria, a excepción

de la facturación a los clientes créditos, se elabora de acuerdo a su periodo de facturación, la
información se toma de la venta de lubricantes registrada en el archivo de corte en la hoja de
LUBRI Y NEVERA, aquí aparece el detalle de los productos vendidos. Para el caso de los
arriendos se realiza mensualmente.

 Atender a terceros que presten servicios de mantenimiento y/o adecuaciones:

El administrador debe atender a todas las personas que lleguen a la estación de servicio con la
finalidad de realizar mantenimientos, adecuaciones y/u otro concepto referente a la empresa.
Debe informar a la gerencia cuando no haya sido autorizada o programada la visita. Debe
seguir siempre la directriz indicada. Estas visitas deben registrarse en el libro de actas de
mantenimiento, técnico y general.
 Informar de las necesidades y requerimientos de la estación de servicio y verificar que
permanezca aseada y en buen estado:

Al realizar la ronda diaria o durante el día, el administrador debe estar en constante

verificación del buen funcionamiento y adecuación de la estación de servicio, de ser necesario
debe informar si se requiere de algún implemento, mantenimiento preventivo o correctivo, o si
es necesario realizar algún cambio siempre que sea para una mejora, siempre debe informar.

 Elaborar pedidos de combustible y lubricantes:

Los pedidos de combustible se realizan según el comportamiento de la venta y la capacidad de

los tanques. Los pedidos deben realizarse un día antes hasta las 4pm. Se realiza en la página
www.sicom.gov.co , se ingresa usuario, contraseña y sistema de verificación.

En la parte izquierda hay una opción llamada órdenes de pedido, se selecciona y luego en
generación - ordenes simple, se abre una ventana emergente y se selecciona la planta de
abastecimiento Baranoa, en la parte inferior en el calendario se coloca la fecha de retiro del
combustible. En la pestaña ver detalles se le da click y aparece un cuadro donde se pregunta
por el transporte, se le da si, y se selecciona el carrotanque, al colocar la placa QAK 845 y
buscar, el sistema muestra la información detallada de este. Se le da click en la placa
subrayada y automáticamente la información se llena. Luego se colocan las cantidades
requeridas y se le da click en vista previa en la parte de abajo. Se verifica la información
suministrada y se le da la opción registrar pedido, muestra otra ventana donde se selecciona
ver pedido y aparece el pedido ingresado.

Después de realizar el pedido se debe coordinar el transporte con el carrotanque.

Los pedidos de lubricantes se pueden realizar telefónicamente y/o cuando los proveedores
realizan la visita. Se debe tener en cuenta la rotación de inventario.

 Recibir pedidos de lubricantes y atender proveedores:

Es responsabilidad del administrador atender a los proveedores y recibir los pedidos, debe
registrar la compra en el libro de entradas colocando fecha, numero de factura y detalle de los
productos recibidos.

 Realizar gestión de cobro y evitar que se afecte la rotación de cartera:

Constantemente el administrador debe verificar los saldos en cartera de los clientes – en el

archivo de CUENTAS POR COBRAR 2019 -y realizar la gestión de cobro y seguimiento con la
finalidad de recaudar y evitar que se acumulen varias cuentas de cobro.
 V Realizar los despachos de combustibles a los clientes, elaborar la remisión y coordinar
con el transportador – Pedro Gutiérrez:

Al ser informado de algún pedido de combustible para un cliente, el administrador debe

informar al transportador Pedro Gutiérrez y coordinar la entrega, se debe prever el inventario
disponible y los horarios para recibir el combustible. La remisión se realiza en el archivo de
CUENTAS POR COBRAR 2019, y es indispensable entregarla al transportador, este debe llevar
el pago de la ARL para el ingreso a las instalaciones de los clientes.

 Coordinar el pago de los servicios públicos:

El administrador debe coordinar el pago oportuno de los servicios públicos con el fin de
garantizar la prestación de los mismos y el buen funcionamiento de la estación de servicio.