QUITO 25 DE JUNIO DE 2018

Gerencia

Personal de Bandas y Bandas

Presentes.

Mediante el presente catálogo se establece el protocolo de ventas y operaciones actualizable,

aplicable a partir del fin de mes de junio 2018.

NOTAS IMPORTANTES:

Todas las ventas y operaciones deben seguir el protocolo descrito a continuación.

El reporte de ventas y actividades será revisado de manera semanal, el pago de comisiones a fin
de mes se realizará en base a las confirmaciones enviadas y el reporte presentado a fin de mes.

Los vendedores ya no estarán a cargo de enviar las órdenes de trabajo al taller, esta función
queda a cargo de Andrés Hernández y Felipe Noboa para coordinar la producción.

Estas disposiciones se harán efectivas de manera inmediata para mejorar la eficiencia de los
procesos tanto de ventas como operaciones por lo tanto su cumplimiento es de carácter
OBLIGATORIO para todo el personal involucrado en los mismos.

Atentamente,

Felipe Noboa

Ventas y Operaciones
CATÁLOGO DE PROCESOS DE VENTAS Y OPERACIONES

PRIMERO: Todos los vendedores deben realizar un reporte detallado de las actividades de
ventas y gestiones operativas que realicen, para esto se ha incluido el formato del reporte en la
carpeta del servidor T:\VENTAS\REPORTES.

En el reporte debe detallarse la fecha y hora del contacto, persona de contacto por parte del
cliente o comprador, numero de celular y correo electrónico.

En el reporte debe estar registrada la acción que ha tomado el vendedor con el cliente, acción
se refiere a llamadas, correos, conversaciones por mensaje, visitas técnicas, reuniones,
cotización, consulta, revisión de pedido, confirmación con orden de compra, cobro, despacho
etc.

Acorde con la acción registrada, se debe colocar los comentarios u observaciones para revisar
los casos de cada venta, se coloca el numero de cotización para verificar el momento de
confirmar la venta, descuentos otorgados, reclamos, negocios no realizados y la razón.

Conforme la acción y observación es se debe marcar el proceso como pendiente, confirmado,

completado o rechazado para facilitar la planificación de ventas durante reuniones.

SEGUNDO: Todos los vendedores deben realizar de manera obligatoria las copias de
cotizaciones en la carpeta del servidor T:\VENTAS\COTIZACIONES acorde con el mes
correspondiente, la manera de realizar lo siguiente es guardar una copia de la cotización con el
numero o referencia que maneja el vendedor acompañado del nombre del cliente.

Ej.-

UBICACIÓN: T:\VENTAS\COTIZACIONES\JUNIO\FELIPE

ARCHIVO: 01189 FN ACCYEM PROYECTOS

TERCERO: En el momento que se confirma una venta, el vendedor debe notificar por medio de
correo electrónico con adjunto de la cotización y orden de compra de ser el caso a la Sra. Viviana
Jara y Srta. Jessenia Zambrano, para efectos de facturación y registro de comisiones.

1. Los recipientes del correo de confirmación son yadirajara@hotmail.com y

jesseniazambrano@bandasybandas.com, el correo debe ir copiado a
andreshernandez@bandasybandas.com y felipenoboa@bandasybandas.com
2. Dentro del asunto del correo debe constar el cliente y el número de cotización.
3. Adjunto al correo se debe enviar la cotización y orden de compra del cliente en el caso
que aplique.
4. Dentro del cuerpo del correo se debe especificar los datos del cliente, si se encuentra
registrado en el sistema solo es necesario especificar la razón social a la que se emite
la factura.
5. Dentro del cuerpo del correo se debe incluir las notas acerca del producto
6. Dentro del cuerpo del correo se debe incluir la forma de pago y detalles de la factura
7. Dentro del cuerpo del correo se debe incluir los detalles del despacho de la mercadería

Ej.-